SAP Human Capital Management

(1)

HEAD OFFICE

Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya 60165 - Indonesia

T : +62 31 3298631-37

F : +62 31 3295204 www.pelindo.co.id

SAP Human Capital Management

End User Training – February 2018

Time Management

(2)

Agenda



Pendahuluan



SAP HCM Process : Time Management



Latihan



Rangkuman Pelatihan



Evaluasi

(3)

Tujuan Pelatihan

Pada akhir pelatihan ini, Anda diharapkan dapat:

•

Memahami konsep dari proses SAP HCM Time Management di PT. Pelindo III, diantaranya :



Konsep Time Management, termasuk :



Konsep Employee Work Schedule



Absences dan Attendances



Aktivitas yang harus dilakukan di awal tahun



Bisnis proses yang di desain untuk mengatur waktu kerja karyawan yang aktivitasnya dilakukan di SAP

•

Mampu untuk mengoperasikan transaksi Time Management di sistem SAP

(4)

Metode Pelatihan

1. Presentasi 2. Demo

3. Latihan Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah:

4. Evaluasi

(5)

Setelah SAP Logon pop-up window muncul…

Login ke SAP

(6)

Masukkan informasi yang diperlukan, kemudian klik atau tekan tombol enter di papan tombol (keyboard).

Masukkan 3 digit client number

Password harus terdiri dari 6– 8 karakter

Default language adalah English (EN) jika field ini

dibiarkan kosong

Pada saat Logon ke dalam sistem SAP untuk pertama kali,

sistem akan secara otomatis memunculkan dialog box untuk

password baru. Anda harus mengganti password awal yang

diberikan kepada Anda.

Masukkan user ID

Client number, User ID &

Password

(7)

Agenda



Pendahuluan



SAP HCM Process : Time Management



Latihan



Rangkuman Pelatihan



Evaluasi

(8)

Konsep Dasar Time Management

Time Management (TM) menawarkan fungsionalitas untuk memantain jadwal kerja karyawan, waktu yang terkait dengan data rekam karyawan (ketidakhadiran / kehadiran dan data lembur, dan tunjangan yang terbentuk terkait dengan waktu) dan juga untuk menghasilkan kuota cuti.

Data waktu juga akan ditransfer ke modul penggajian untuk pembayaran lembur.

Secara garis besar terdapat 3 proses yang dilakukan terkait dengan SAP modul Time Management :

Time Management

Time Administration

Administer Employee

Time Allowance

Annual Leave Generation

(9)

Time Administration

Time Evaluation Work

Schedule

Annual Leave Deduction

Daily Work Schedule

Substitution Attendances

Absence s

• Jadwal kerja mewakili berbagai poto- ngan informasi untuk menentukan kapan seorang karyawan seharusnya bekerja dan bagaimana kompensasi yang harus diberikan untuk waktu kerja mereka.

• Jika suatu hari ada pengecualian karena karyawan tidak hadir, maka alasan ketidakhadiran nya

dalam jadwal (attendance

akan kerja atau ditampilkan

sehari-hari absence).

• Data waktu ini akan digunakan oleh proses time evaluation untuk menghasilkan jadwal kerja sehari

- hari, yang merepresentasikan waktu kerja karyawan sehari - hari

• Jika alasannya diklasifikasikan menjadi absen jenis, maka nya hak cuti tahunan akan dipotong.

(10)

Konsep Employee Work Schedule

Work Schedule merupakan elemen dalam SAP yang memungkinkan pengguna untuk menstrukturisasi jenis waktu bekerja untuk seluruh karyawan perusahaan.

Jadwal kerja juga dapat didefinisikan dengan model flextime atau berbentuk shift untuk unit organisasi tertentu. Secara umum, jadwal kerja karyawan dibagi menjadi 2 jenis pekerjaan jadwal :

Shift Work Schedule

Jadwal kerja shift berarti karyawan bekerja dengan mengikuti jadwal shift tertentu

Normal Work Schedule

Jadwal kerja yang normal berarti bahwa karyawan bekerja reguler awal dan akhir waktu pada setiap

hari kerja (Senin-Jumat)

(11)

Employee Work Schedule di PT Pelindo

Daily Work Schedule yang diaplikasikan di PT Pelindo :

(12)

Employee Work Schedule di PT Pelindo

Waktu kerja karyawan akan disimpan dalam infotype (IT0007) planned working time. Sistem secara otomatis akan menghitung jam kerja karyawan ketika aturan jadwal kerja telah dipilih.

(13)

Public Holiday Calendar

Public Holiday Calender 2016 di PT Pelindo III

(14)

Absences dan Attendances

Ketika karyawan tidak dapat bekerja, alasan meninggalkan harus diklasifikasikan ke dalam absences atau attendances.

Absences (IT2001)

Absensi karyawan akan dikategorikan ke dalam Absences Type ( Infotype 2001)

• Cuti Tahunan

• Cuti Hamil

• Sakit Dengan Ijin Dokter

• Cuti lain - lain

Attendances (IT2002)

Absensi karyawan juga dapat Type dikategorikan melalui Attendances

(Infotype 2002)

• Perjalanan Dinas

• Training

• Attendances lain - lain.

1 2

(15)

Absences

Berikut merupakan tipe – tipe absen yang ada di PT Pelindo III :

Absences (IT2001)

1

Absence Type

Absence Description

Type

Min (Day)

Max (Days)

2000 Cuti Tahunan 001 012

2001 Cuti Bersama 001 003

2002 Cuti Besar 001 045

3000 Cuti Sakit 001 365

3001 Cuti Keguguran 030 030

3002 Cuti Bersalin 090 090

3003 Cuti Ibadah 045 045

3004 Cuti Keluarga

Meninggal / Sakit 001 012

Absences type dapat diklasifikasikan ke dalam:

- Quota Type  absence yang memiliki batasan

waktu

- Leave Type  absence yang tidak memiliki batasan waktu

(16)

Absences

Type

Min (Day)

Max (Days)

Type

Min (Day)

Max (Days)

3005 Cuti Pernikahan 001 006 4003 Izin Rawat Inap 001 021

3006 Cuti Menikahkan Anak 001 006 4004 Izin Rawat Inap 50 022 999

3007 Cuti Khitan/Baptis/Istri

Keguguran 001 002 4005 Izin Alasan Pribadi 001 3 jam

3008

Cuti Di Luar Tanggungan Perusahaan

001 999 4006 Izin Kepentingan

Dinas 001 999

4007 Izin Pasca Rawat Inap 001 003

4000 Izin Sela 001

5000 Alpha 001 999

4001 Izin Sakit Tanpa Surat

Dokter 001 002

(17)

Absences

Berikut merupakan contoh screen absence (IT2001):

(18)

Attendances

Berikut merupakan tipe – tipe absensi yang ada di PT Pelindo III

Attendance (IT2002)

2

Attendance Type

Attendance Description Type

Min (Day)

Max (Days)

5001 BST (Perjalanan Dinas Luar Kota)

001 999

5002 PERMITDNS

(Perjalanan Dinas Dalam Kota)

001 999

5003 Perjalanan Dinas Luar Negri

001 999

5004 Tugas Studi 001 999

Absensi dari karyawan dapat dikelompokan ke dalam jenis attendance

jika karyawan

meninggalkan pekerjaan untuk urusan yang berhubungan dengan

kantor

(19)

Attendances

(20)

Administer Employee Time Allowance

Karyawan di PT Pelindo III dapat melakukan klaim sejumlah uang atas beberapa tunjangan yang berkaitan dengan waktu.

Data ini akan digunakan dalam evaluasi waktu untuk merekam berapa banyak uang kompensasi yang harus dibayar dan kemudian akan diikutsertakan dalam kalkulasi gaji untuk pembayaran kepada karyawan .

Payroll Program Calculate

Overtime, Standby, Special Works, Emergency Call, Shift

Allowance

(21)

Contoh Input Uang Lembur

(22)

Time Evaluation Untuk Memproses Kuota Cuti

Time Evaluation Date

Specification:

Technical Date of Entry (based on Hiring Date)

Generate kuota cuti dibedakan atas kuota cuti tahunan, cuti tahunan tambahan, cuti tahunan khusus, dan adjustment holiday.

Full time employee → kuota cuti penuh selama satu tahunan diberikan kepada karyawan yang bekerja minimal satu tahun penuh

→ kuota cuti tambahan akan diberikan kepada karyawan dengan masa kerja minimal 4 tahun

→ Adjustment holiday diberikan kepada karyawan dengan jenis kerja shift

→ kuota cuti khusus diberikan kepada karyawan dengan status baru diangkat dengan maksimal mendapat 6 hari untuk 6 bulan

Generate kuota cuti berdasarkan

aturan binis perusahaan

(23)

Time Evaluation Untuk Memproses Kuota Cuti

Kuota tahunan hanya dihasilkan untuk karyawan yang memenuhi syarat dan yang dihasilkan melalui evaluasi saat :

• Pada awal tahun → Karyawan menerima cuti tahunan penuh dan kuota cuti lainnya

• Hari pertama karyawan dipekerjakan → Karyawan menerima cuti tahunan khusus dan kuota cuti tahunan prorata hingga desember tahun berjalan

(24)

Time Evaluation Untuk Memproses Kuota Cuti

Jenis absence kuota

Absence quotas type merupakan subtypes dari infotype Absence Quotas (IT2006). Di PT Pelindo III terdapat 3 jenis subtype di IT2006:

- 01-Cuti Tahunan

- 02-Cuti Besar

- 03-Cuti Tahunan – Tahun1

Jumlah Maksimum (Hari) dari absen kuota Menentukan jumlah hak karyawan untuk jangka

waktu tertentu

Jumlah (hari) dari kuota yang berkurang Merupakan pencatatan berapa banyak kuota cuti

tersebut sudah digunakan Periode Pemotongan

Pengurang dari dan hingga tanggal mendefinisikan periode di mana absence quota dapat dikurangi dari absence.

• Kuota cuti akan disimpan ke dalam infotype 2006 absence quota. Disitu terdapat kuota yang bisa digunakan karyawan beserta dengan kapan dan hingga kapan dapat digunakan.

• Data akan diperbaharui secara otomatis ketika waktu dievaluasi.

(25)

Fast Entry of Time Data

Kita dapat memasukan data waktu karyawan dalam satu waktu

besar Entry

dengan jumlah menggunakan menggunakan

yang Fast kode transaksi PA71.

Berikut merupakan infotype yang dapat

daftar diinput melalui PA71 :

- Absences (IT2001)

- Attendances (IT2002)

- Absence Quotas (IT2006)

- Employee Remuneration Info (IT2010)

(26)

Fast Entry of Time Data

Contoh :

Berikut merupakan contoh mencatat absensi Karyawan yang memiliki informasi yang sama untuk setiap karyawan.

Data waktu karyawan dapat dimaintain ke dalam satu layar sehingga akan mengurangi tindakan berulang-ulang untuk memperbarui perubahan.

(27)

Aktivitas di Akhir Tahun

Di akhir tahun terdapat kegiatan yang harus dilakukan oleh time data admin supervisor atau staff, seperti :



Update hari libur nasional yang berlaku untuk tahun berikutnya Rincian hari libur nasional untuk tahun berikutnya.



Mengecek kadaluarsa kouta cuti tahunan

Menurut kebijakan perusahaan, kuota cuti tahunan akan berakhir 1 tahun setelah dihasilkan.



Generate kuota cuti

Generate kuota cuti yang menjadi hak karyawan dalam setahun

(28)

Arsitektur integrasi antara mesin absensi – SAP – TV Monitor

PI/PO (WSDL)

Z Table for CI/CO raw data SAP

Zprogram Cleansing &

upload data CI/CO To TEVEN table

Table TEVEN

Time Evaluation Schema 1 (Monthly)

Time Evaluation

Schema 2 (Daily)

TV Monitor Pusat

Update Calendar Cluster B2 ESS

Mesin Absensi Cabang 1

APPS Zprogram Cleansing

every 3 month

Server TV Monitor

Z Program dorong data dari cluster B2 ke Pi/PO

APPS

Membaca data mesin (pin, cabang, Time,IP

Mesin)

Real Time

Setiap ½jam

TV Monitor Cabang 1

TV Monitor Cabang 2

PI/PO (WSDL)

(29)

Demo

contoh demo dari beberapa screen time Berikut merupakan

management SAP :

•

Maintain HR Master Data Planned Worked Schedule

•

Maintain HR Master Data Absence

•

Maintain HR Master Data Attendance

•

Input Tunjangan Shift, Emergency Call, Overtime, Standby, Special Works

•

Maintain Kuota Cuti Melalui HR Master Data

•

Generate kuota cuti tahunan

(30)

Demo : Maintain Rencana Waktu Kerja

Steps to Perform

PA30 – Maintain HR Master Data

Menu Path:

Human Resources > Personnel Management > Administration > HR Master Data > PA30 – Maintain >

Infotype 0007 Planned Work Schedule

(31)

Demo : Maintain Data Absence

PA61 – Maintain Time Data

Menu Path:

Human Resources > Time Management > Administration > Administration > Time Data > PA61 – Maintain >

(32)

Demo : Maintain Data Attendance

Menu Path:

(33)

Demo : Maintain Kuota Cuti Manual

Menu Path:

Infotype 2006 Absences Quota

(34)

Demo : Maintain Tunjangan Time

PA30 – Maintain HR Master Data

Menu Path:

Human Resources > Personnel Management > Administration > HR Master Data > PA30 – Maintain >

Infotype 2010 Employee Renumeration Info

(35)

Demo : Generate Kuota Cuti

PT61 – HR TIME : Time Evaluation

Menu Path:

Human Resources > Time Management > Administration > Time Evaluation > PT60 – Time Evaluation

(36)

Agenda



Pendahuluan



SAP HCM Process : Time Management



Latihan



Rangkuman Pelatihan



Evaluasi

(37)

Latihan

Silakan mengacu pada user manual

No. Activity T-Code

1 Assign New Work Schedule PA30 2 Process Annual Quota Leave PT60 3 Enter Employee Time –Absences PA61 4 Enter Employee Time –Attendances PA61 5 Enter Employee Remuneration Info PA61 6 Mass Upload EmployeeRemuneration Info LSMW 7 Input Leave Quota Manual PA61

(38)

Agenda



Pendahuluan



SAP HCM Process : Time Management



Latihan



Rangkuman Pelatihan



Evaluasi

(39)

Rangkuman Pelatihan

Di dalam pelatihan ini, Anda telah mempelajari :

•

Mengerti proses penggunaan SAP HCM Time Management di PT Pelindo III seperti:



Konsep Time Management, termasuk :



Konsep waktu kerja karyawan



Absences and Attendances



Time Evaluation untuk generate kuota cuti



Aktivitas rutin di akhir tahun



Desain proses bisnis untuk mengatur waktu kerja karyawan di SAP

•

Mampu untuk menjalankan transaksi Time Management di SAP dengan baik

(40)

List Transaction Code TM

Aktivitas T-code Deskripsi

Assign New Work Schedule

PA30

Maintain HR Master Data Enter Employee Time – Attendances

PA61

Maintain HR Master Data Enter Employee Time – Absences

PA61

Maintain HR Master Data Enter Employee Time – Employee

remuneration Info

PA61

Maintain HR Master Data

Process Time Data for Generate

Annual Leave Quota

PT60

Time Evaluation

Enter Employee Time – Fast Entry

PA71

Fast Entry of Time Data Mass Upload EmployeeRemuneration

Info

LSMW

(41)

Agenda



Pendahuluan



SAP HCM Process : Time Management



Latihan



Rangkuman Pelatihan



Evaluasi

(42)

Evaluasi

Silakan mengacu pada Lembar Soal Evaluasi.

(43)

Sem^Pelabuen^{han In}Gr^dones^esiai^(Pek G^rseroup^ro) / Page 43

SAP 2008 / Page 43

Thank you!

(44)

Page 44