BAB 3
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PIUTANG PT. RAHARDJA EKALANCAR
3.1 Riwayat Perusahaan
PT.RAHARDJA EKALANCAR merupakan salah satu dealer dari PT.
Astra International, Tbk dalam penjualan kendaraan bermerek Isuzu.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 04 Januari 1991 dengan akte pendirian No. 161 oleh notaris Misahardi Wilamarta, SH di Jakarta.
Kantor pusat PT. RAHARDJA EKALANCAR beralamat di jalan Sukarjo Wiryopranoto No. 49-51, Jakarta Barat, dan memiliki satu kantor cabang di jalan Daan Mogot Km.1 No.24, Jakarta Barat. Saat ini jumlah keseluruhan karyawan mencapai 100 orang.
Pasaran penjualan perusahaan ini ke sub-sub dealer lain, perusahaan- perusahaan dan perorangan. Pangsa pasar yang diincar adalah pasar dalam negeri, khususnya daerah Jabotabek, dengan kriteria konsuman berpenghasilan menengah ke atas yang membutuhkan alat transportasi.
Perikatan antara perseroan sebagai dealer resmi (Authorized Isuzu Dealer) dengan PT. Astra International, Tbk ini kemudian diwujudkan dalam bentuk perjanjian penunjukan dan pengangkatan sebagai dealer. Perjanjian tersebut berisi antara lain jenis dan merek kendaraan yang dijual, jangka waktu, dan wilayah pemasaran. PT.Astra International, Tbk telah memberikan indikasi bahwa hubungan kemitraan ini akan terus berlangsung sampai masa yang akan datang.
3.1.1 Kegiatan Utama Perusahaan
Kegiatan utama PT. Rahardja Ekalancar sebagai dealer resmi kendaraan bermotor Isuzu telah dilakukan lebih dari 10 tahun. Peranan utama dealer resmi adalah memasarkan dan menyalurkan kendaraan bermotor sampai ke tangan konsumen, dalam keadaan baik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh masing-masing ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merek). Perusahaan sebagai dealer resmi dapat pula menyalurkan produknya kepada sub dealer atau ruang pamer (Showroom) lainnya di wilayah pemasaran dealer tersebut
Jenis kendaraan yang dijual PT Rahardja Ekalancar meliputi jenis Isuzu Panther minibus dengan kriteria lengkap seperti Grand Touring, Touring, LS sampai yang standar seperti LV maupun LM Smart. Selain minibus, produk Panther lainnya yang dijual adalah kendaraan-kendaraan niaga seperti Panther Pick Up yang dirancang untuk keperluan angkutan niaga kecil dan Isuzu ELF untuk angkutan niaga besar. Isuzu ELF sendiri dapat dipergunakan sebagai truk boks, Micobus, kargo, mobil tangki, mobil derek ataupun pengangkutan kendaraan.
Kegiatan penjualan dimulai dengan adanya permintaan barang dari pembeli, baik lewat telepon maupun mendatangi langsung ruang pamer kendaraan. Bila dilakukan demikian maka calon pembeli akan dilayani oleh wiraniaga (sales counter) khusus ruang pamer. Penjualan yang dilakukan perusahaan juga dilakukan secara aktif melalui tenaga salesman. Sedangkan penjualan antar cabang dalam hal ini masing-
masing showroom mempunyai persediaan sendiri, tetapi tidak menutup kemungkinan untuk membeli atau menjual unit dari atau ke cabang lain.
Sedang kewajiban yang harus dipenuhi oleh PT Rahardja Ekalancar untuk mendukung kesuksesan pemasaran produk yang dipasarkan dapat dilakukan dengan menyediakan fasilitas ruang pamer yang strategis dan eksklusif, melakukan kegiatan secara agresif, menyiapkan tenaga penjualan yang handal dan profesional, menjaga persedian yang cukup dan menjaga kualitas kendaraan bermotor serta menyediakan fasilitas lainnya seperti tersedianya bengkel sebagai sarana pendukung pelayanan purna jual maupun pelaksanaan pemberian garansi pada kendaraan bermotor sesuai dengan standar yang ditetapkan ATPM.
Dengan didukung oleh jaringan penjualan yang strategis serta ditunjang oleh tenaga penjual yang profesional, PT Rahardja Ekalancar juga melakukan usaha-usaha pemasaran lainnya seperti iklan diberbagai media cetak, penyebaran brosur, dan aktif mengikuti program promosi baik yang dilakukan secara bersamaan oleh seluruh dealer maupun secara sendiri.
Untuk mengantisipasi persaingan usaha, PT Rahardja Ekalancar saat ini sudah memiliki bengkel resmi disetiap showroomnya.
Pembangunan bengkel ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan, juga untuk mempermudah pelanggan mendapatkan suku cadang asli Isuzu sehingga perawatan kendaraan terjamin dan pelanggan mendapatkan pelayanan yang sesuai.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi salah satu Authorized dealer Isuzu yang terus tumbuh dan tetap bertahan serta menyediakan kebutuhan pasar akan kendaraan berbahan bakar solar.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Meningkatkan penjualan, dengan terus berusaha menyediakan mobil yang berkualitas tinggi dan handal sebagai sarana transportasi bagi masyarakat sesuai kebutuhan konsumen, pada tingkat harga yang terjangkau.
3.2 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI PT RAHARDJA EKALANCAR
Gambar 3.2
Struktur Organisasi PT.Rahardja Ekalancar Sumber PT Rahardja Ekalancar ( 2004 )
Direktur Komisaris
Manajer Akuntansi
Supv.
Acc& Tax
Senior Acc Pusat
Senior Acc Cabang
Staf Staff
Manajer Adm & Keu
ADH Pusat EDP
Staf Keuangan
Adm Pembelian
Adm Persediaan
Adm Penjualan
Manajer Penjualan
Sales Supervisor
Kepala Cabang
Sls Supv Cabang
ADH Cabang
S A L E S
C O U N T E R
3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Komisaris
• Mengawasi pekerjaan direksi.
• Dewan Komisaris berhak menanyakan sesuatu yang dianggap perlu kepada direksi.
2. Direktur
• Bertanggung Jawab terhadap Dewan Komisaris.
• Membawahi:
a. Manajer Akuntansi.
b. Manajer Administrasi dan Keuangan.
c. Manajer Penjualan.
• Menetapkan kebijaksanaan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
• Mengawasi seluruh kegiatan operasional perusahaan.
• Membuat keputusan penting bagi perusahaan, misalnya:
rencana perluasan perusahaan, investasi jangka panjang dan lain-lain.
• Mengadakan kerjasama dan menandatangani kontrak dengan pihak luar.
• Menetapkan target penjualan yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu.
3. Manajer Akuntansi
• Bertanggung jawab terhadap Direktur.
• Membawahi:
a. Supervisor Akuntansi dan Pajak b. EDP.
c. Senior Akuntansi Pusat.
d. Senior Akuntansi Cabang.
e. Staf Akuntansi Pusat.
f. Staf Akuntansi Cabang.
• Menetapkan kebijaksanaan dalam sistem dan prosedur akuntansi serta memimpin dan mengawasi pelaksanaan sistem tersebut.
• Bertanggung jawab dan mengawasi perhitungan serta pelaporan pajak seperti PPN, PPh pasal 21, 23, 25, dan 29.
• Melaporkan laporan keuangan (neraca dan laba rugi) beserta analisanya kepada direktur secara periodik.
4. Manajer Administrasi dan Keuangan
• Bertanggung jawab kepada Direktur.
• Membawahi:
a. Kepala Administrasi (ADH) Pusat.
b. Staf Keuangan (Finance) c. Administrasi Pembelian.
d. Administrasi Persediaan.
e. Administrasi Penjualan.
• Menyusun rencana anggaran keuangan tahunan perusahaan.
• Memonitor dan mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
• Mengkoordinasi kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan.
• Menandatangani giro dan cek.
5. Manajer Penjualan
• Bertanggung jawab kepada Direktur.
• Membawahi:
a. Kepala Cabang
b. Sales Supervisor Pusat c. Sales Supervisor Cabang d. ADH Cabang
e. Sales
f. Sales Counter
• Memberikan suatu informasi dasar yang dapat dijadikan sebagai dasar pertimbangan dalam usaha perbaikan dan penyempurnaan sistem penjualan yang sedang berjalan.
• Menentukan harga jual, potongan penjualan, dan syarat penjualan.
• Menentukan kebijaksanaan penjualan perusahaan.
• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh kegiatan penjualan, baik pusat maupun cabang agar dapat mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Memberikan persetujuan order penjualan kantor pusat.
6. Supervisor Akuntansi dan Pajak
• Bertanggung jawab terhadap Manajer keuangan
• Membawahi:
a. Senior Akuntansi Pusat.
b. Senior Akuntansi Cabang.
c. Staf Akuntansi.
• Mempunyai kewenangan untuk mengakses aplikasi database perusahaan, termasuk untuk merubah bilamana terjadi kesalahan pada proses pengolahan data (input).
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi dan pajak, termasuk penyajian Laporan Keuangan dan Laporan lainnya dari kantor pusat dan kantor cabang secara akurat dan tepat waktu setiap bulannya kepada Manager Akuntansi.
• Menandatangani dan menyetujui setiap permohonan pembayaran kepada suplier-suplier (payment voucher), juga surat setoran pajak.
• Dalam hal menyangkut personalia, Supervisor akuntansi memproses kegiatan penggajian karyawan.
7. EDP (Electronic Data Processing)
• Bertanggung jawah kepada Supervisor akuntansi.
• Membuat dan memelihara aplikasi pemrosesan datum perusahaan.
• Mendukung dan memelihara database perusahaan, termasuk bertanggung jawab atas backup data program tersebut minimal satu kali setiap bulannya.
• Mengusulkan pembetulan software maupun hardware.
8. Senior Akuntansi Pusat
• Bertanggung jawab kepada Supervisor akuntansi
• Membawahi:
a. Staf akuntansi
• Memeriksa dan mereview laporan piutang, laporan penjualan, laporan stok dan laporan lain dari divisi administrasi kantor pusat.
• Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaporan pajak kantor pusat.
• Memeriksa kebenaran dan kewajaran laporan keuangan dan laporan lain yang disajikan oleh staf akuntansi, termasuk mencocokan hasil laporan (output) dengan yang diinput staf akuntansi ke dalam program komputer.
9. Senior Akuntansi Cabang
• Bertanggung jawab kepada Supervisor Akuntansi.
• Membawahi:
a. Staf Akuntansi Cabang
• Memeriksa dan mereview laporan piutang, laporan penjualan, laporan stok dan laporan lain dari divisi administrasi kantor cabang.
• Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaporan pajak kantor cabang.
• Memeriksa kebenaran dan kewajaran laporan keuangan dan laporan lain yang disajikan oleh staf akuntansi, termasuk mencocokan hasil laporan (output) dengan yang diinput staf akuntansi ke dalam program komputer.
10. Staf Akuntansi
• Bertanggung jawab kepada Senior Akuntansi.
• Memberi nomor perkiraan (coding) yang sesuai untuk masing-masing transaksi.
• Entry data ke program General Leader (GL) atas laporan penerimaan (Receive Voucher) maupun pengeluaran kas (Payment Voucher).
• Entry data ke progran Sales and Stock untuk semua dokumen operasional, akuntansi dan keuangan.
• Mencetak Faktur pajak dan membuat laporan keuangan yang dibutuhkan Supervisor Akuntansi.
11. Administration Head (ADH)
• Bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi dan Keuangan.
• Membawahi:
a. Staf Keuangan.
b. Administrasi Pembelian.
c. Administrasi Persediaan.
d. Administrasi Penjualan.
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan sebagai laporan kepada Manajer keuangan.
• Memonitor dan melaporkan kepada Manajer keuangan mengenai keadaan piutang perusahaan.
• Menandatangani dokumen yang berhubungan dengan kegiatan administrasi dan penjualan, termasuk kontrak untuk penjualan kredit.
• Mengawasi kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas perusahaan yang dilakukan oleh Staf Keuangan.
12. Staf Keuangan.
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Menyelenggarakan pembukuan dengan baik sampai dengan transaksi yang ada berdasarkan bukti-bukti pendukungnya.
• Menyusun laporan keuangan secara periodik antara lain:
laporan mutasi harian, laporan penerimaan piutang dan laporan lain yang berhubungan dengan pembukuan akuntansi, serta menginput piutang penjualan ke dalam aplikasi program Sales and Stock.
• Mempunyai tanggung jawab terhadap kas kecil, dimana uangnya digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
• Membuat tanda terima berdasarkan penerimaan uang atau cek/giro dari pihak ketiga.
• Memproses semua pembayaran kepada suplier dengan membuka giro atau cek.
13. Administrasi Pembelian.
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Meminta dan membandingkan penawaran harga dari suplier.
• Membuat faktur pembelian (Purchase Order) dalam Surat Penerimaan Gudang (SPG) beserta tembusannya.
• Menyusun laporan pembelian setiap bulannya.
• Menginput data pembelian ke dalam aplikasi Sales and Stock.
14. Administrasi Persediaan
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Memeriksa kebenaran dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang.
• Menangani administrasi persediaan kendaraan.
• Membuat permintaan pembelian barang yang persediaanya mulai menipis dan memiliki tingkat mobilitas yang tinggi.
• Membuat laporan persediaan secara periodik: Laporan persediaan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
15. Administrasi Penjualan
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Memeriksa kondisi kelengkapan dan standar kendaraan yang akan dikirim kepada pembeli.
• Menginput data penjualan ke Sales and Stock, termasuk didalamnya hasil output berupa faktur penjualan dan surat jalan (Delivery Order) beserta tembusannya.
• Mengurus surat-surat kendaraan yang akan dijual, yaitu STNK dan BPKB.
• Menyusun laporan penjualan setiap akhir bulan.
16. Kepala Cabang
• Bertanggung jawab kepada Manajer Penjualan.
• Membawahi:
a. Sales Supervisor Cabang.
b. ADH Cabang.
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan operasional perusahaan cabang.
• Menentukan harga jual, potongan penjualan, dan syarat penjualan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Manajer penjualan.
• Menentukan kebijaksanaan penjualan perusahaan cabang.
• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh kegiatan penjualan.
• Memberikan persetujuan order penjualan.
17. Sales Supervisor
• Bertanggung jawab kepada Manajer penjualan atau Kepala cabang.
• Membawahi:
a. Sales.
b. Sales Counter.
• Memimpin dan mengkoordinasi serta memotivasi Sales dan Sales Counter di dalam pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan.
• Menampung dan memberikan pemecahan terhadap masalah yang di hadapi Sales dan Sales Counter.
• Memberikan penjelasan mengenai harga dan data kendaraan yang akan dijual (Product Knowledge).
• Melaporkan laporan penjualan kepada Manajer Penjualan atau Kepala Cabang
18. ADH Cabang
• Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
Membawahi :
a. Staf keuangan.
b. Administrasi Pembelian.
c. Administrasi Persediaan.
d. Administrasi Penjualan.
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan sebagai laporan kepada Kepala cabang.
• Memonitor dan melaporkan kepada Kepala cabang mengenai keadaan piutang perusahaan.
• Menandatangani dokumen yang berhubungan dengan kegiatan administrasi dan penjualan, termasuk kontrak untuk penjualan kredit.
• Mengawasi kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas perusahaan yang dilakukan oleh staf keuangan.
19. Sales
• Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.
• Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh Manajer Penjualan.
• Mencari prospek penjualan melalui konsep door to door, iklan, maupun calon pembeli yang datang langsung ke ruang pamer.
• Menerima order penjualan, membuat order penjualan atau surat pesanan kendaraan, mengurus kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
20. Sales Counter
• Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.
• Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh Manajer Penjualan.
• Mencari prospek penjualan, baik melalui telephone, maupun datang langsung ke ruang pamer.
• Menerima order penjualan, membuat order penjualan atau surat pesanan kendaraan, mengurus kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
3.3 Sistem Penjualan Kredit dan Piutang yang Berjalan
Dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang PT Rahardja Ekalancar, fungsi yang terkait didalamnya :
1. Fungsi Penjualan.
2. Fungsi Gudang.
3. Fungsi Pengiriman.
4. Fungsi Penagihan
5. Fungsi Akuntansi.
3.3.1 Urutan Prosedur Kegiatan Penjualan dan Piutang
1. Bagian penjualan membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) berdasarkan pesanan konsumen. SPK terdiri dari 7 rangkap, yaitu:
- Lembar 1 untuk konsumen.
- Lembar 2 untuk administrasi penjualan.
- Lembar 3 untuk bagian penjualan.
- Lembar 4 untuk bagian akuntansi.
- Lembar 5 untuk staf keuangan (kasir).
- Lembar 6 untuk supervisor.
- Lembar 7 untuk bukti potongan harga (jika ada).
2. Kemudian Supervisor Penjualan akan mengecek mengenai data kendaraan pada administrasi persediaan untuk mendapatkan no rangka dan mesin, kemudian menandatangani SPK tersebut sebagai bukti persetujuan penjualan. Selain Supervisor Marketing, pihak lain yang turut menandatangani SPK tersebut adalah Konsumen, bagian penjualan, ADH, dan Kepala Cabang (untuk penjualan dicabang).
3. Setelah SPK tersebut ditandatangani maka bagian penjualan akan menyerahkannya pada administrasi penjualan untuk dibukakan faktur penjualannya.
4. Administrasi penjualan kemudian memproses untuk pembukaan faktur penjualan dengan menginput data konsumen, nomor faktur
penjualan, data kendaraan, harga kendaran, perlengkapan kendaraan, dan data lainnya (seperti jenis penjualan, nama bagian yang melakukan penjualan, nomor SPK, tanggal SPK, potongan harga, dan komisi).
5. Faktur dengan nomor penjualan tersebut kemudian dicetak dan memiliki dua bagian terpisah, yaitu bagian pertama memuat mengenai harga kendaraan, biaya pengurusan surat-surat kendaraan, PPN BM, dan PPN. Bagian kedua merupakan Bukti Pengiriman kendaraan ke konsumen (Delivery Order) dengan data perlengkapan kendaran. Kedua bagian tersebut memuat juga data konsumen, data kendaraan dengan logo, nama, dan alamat perusahaan PT Rahardja Ekalancar pada bagian atas faktur.
Faktur penjualan terdiri dari 5 rangkap, yaitu : a. Bagian Pertama (Faktur penjualan) :
- Lembar 1 untuk konsumen.
- Lembar 2 untuk staf akuntansi.
- Lembar 3 untuk staf keuangan (kasir).
- Lembar 4 untuk bagian administrasi penjualan.
- Lembar 5 untuk arsip atau bukti potongan harga (jika ada)
b. Bagian Kedua (Delivery order) :
- Lembar 1 untuk konsumen (penjualan tunai), Leasing (penjualan kredit).
- Lembar 2 untuk bagian akuntansi
- Lembar 3 untuk konsumen (penjualan kredit), arsip (penjualan tunai).
- Lembar 4 untuk administrasi penjualan.
- Lembar 5 untuk bagian pengiriman.
6. Selain mencetak faktur penjualan, administrasi penjualan juga mencetak kwitansi. Kwitansi terbagi atas 2 jenis :
a. Kwitansi untuk penjualan tunai, terdiri dari 1 bagian yang memuat harga utuh penjualan kendaraan. Harga utuh kendaraan terdiri atas:
• On The Road (OTR), termasuk biaya pengurusan surat- surat kendaraan (STNK, BPKB).
• Off The Road (harga kosong), dimana konsumen mengurus sendiri biaya pengurusan surat-surat kendaraan. Konsumen hanya membeli berupa fisik kendaraan saja.
b. Kwitansi untuk penjualan kredit, terdiri dari 2 bagian. Bagian pertama untuk uang muka, angsuran pertama, asuransi, biaya administrasi (tergantung kondisi kredit), dan bagian kedua untuk pelunasan kendaraan. Masing-masing dari kwitansi tersebut terdiri dari 4 rangkap, yaitu :
• Lembar 1 untuk konsumen (uang muka) dan leasing (pelunasan).
• Lembar 2 untuk staf keuangan (laporan bank).
• Lembar 3 untuk bagian akuntansi.
• Lembar 4 untuk arsip.
7. Setelah faktur penjualan dan kwitansi tercetak, administrasi penjualan akan menyerahkan dokumen tersebut kepada ADH yang kemudian akan diperiksa kebenarannya. Setelah benar, maka ADH akan menandatangani dokumen tersebut. Selain dokumen tersebut, ADH juga menandatangani kontrak leasing untuk penjualan kredit.
8. Dari ADH kemudian dokumen tersebut dipisahkan oleh adminitrasi penjualan dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan.
9. Untuk penjualan kredit, Staf keuangan (kasir) akan menyiapkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penagihan.
Dokumen tersebut yaitu :
a. Fotocopy kwitansi uang muka.
b. Kwitansi asli pelunasan.
c. Surat permohonan transfer.
d. Surat pernyataan penyerahan BPKB.
e. Esek-esek kendaraan.
f. Bukti pengiriman kendaraan (delivery order).
g. Fotocopy faktur kendaraan dan STNK.
h. 1 (satu) set kontrak.
Setelah semuanya lengkap, maka staf keuangan akan mengirimkan tagihan tersebut kepada leasing.
10. Untuk penjualan tunai, dimana pembayaran dilakukan sesuai perjanjian (biasanya 50 % untuk uang muka, sisa setelah STNK selesai) atau pembayaran uang muka dari konsumen, staf keuangan akan mengeluarkan bukti Tanda Terima Sementara (TTS) sebagai bukti pembayaran. TTS terdiri dari 4 rangkap :
• Lembar 1 untuk konsumen.
• Lembar 2 untuk staf keuangan (laporan bank)
• Lembar 3 untuk arsip
• Lembar 4 untuk bagian akuntansi
11. Untuk pengurusan surat-surat kendaraan (faktur kendaraan, STNK dan BPKB), administrasi penjualan akan mengetik pengajuan pembuatan faktur kendaraan tersebut dan diberikan ke pihak Suplier (dalam hal ini PT Astra International, Tbk) untuk mendapatkan faktur kendaraan dan NIK (Nomor Induk Kendaraan) sebagai dasar untuk pengajuan STNK. Sedangkan BPKB diperoleh kurang lebih 2 sampai 3 bulan dari tanggal keluarnya STNK.
12. Untuk pencatatan piutang, staf keuangan akan membuat laporan penerimaan piutang secara berkala berdasarkan mutasi yang diterima dari pihak bank. Pembuatan laporan ini dilakukan secara manual dengan dasar pemberian nomor laporan dari nomor terdahulu dan berurutan. Dokumen laporan penerimaan piutang tidak mempunyai rangkap, hanya terdiri dari satu lembar
catatan penerimaan piutang, dengan lembar asli untuk bagian akutansi dan copy untuk arsip di staf keuangan.
13. Setelah staf keuangan membuat laporan penerimaan piutang, maka laporan tersebut akan diperiksa oleh ADH untuk mengecek kebenarannya. Setelah selesai diperiksa maka staf keuangan akan menginput laporan tersebut ke dalam aplikasi piutang konsumen dan menghasilkan Laporan Piutang Customer. Selain input piutang ke dalam sistem aplikasi, pencatatan piutang juga dilakukan secara manual dalam kartu piutang.
3.3.2 Prosedur Penjualan yang Berlaku pada PT Rahardja Ekalancar Ada dua jenis prosedur penjualan yang berjalan di PT Rahardja Ekalancar:
1. Penjualan Tunai, dimana penjualan dilakukan secara tunai kepada konsumen. Biasanya konsumen akan membayar terlebih dahulu sejumlah uang sebagai uang muka dan sisanya dilunasi begitu pengiriman kendaraan dilakukan atau STNK selesai. Waktu jatuh tempo yang diberikan untuk melunasi kendaraan tersebut adalah 14 hari kerja, diluar kondisi yang tidak dipredeksikan.
2. Penjualan kredit, penjualan dilakukan menggunakan fasilitas kredit yang diberikan pihak ketiga diluar perusahaan, dalam hal ini PT Rahardja Ekalancar mengadakan kerjasama dengan pihak leasing atau bank untuk penyediaan fasilitas kredit. Konsumen yang telah disetujui permohonan kreditnya akan membayar sejumlah uang sesuai dengan total uang muka yang tertera diperhitungan
leasing/bank. Pelunasan kendaraan tersebut akan dibayarkan oleh pihak leasing/bank dua sampai tiga hari setelah mobil diterima konsumen dan tagihan lengkap diterima pihak leasing. Tidak ada perbedaan mencolok pada tanggal jatuh tempo untuk penjualan tunai atau kredit, karena biasanya penjualan baru diakui jika permohonan kredit sudah disetujui oleh pihak leasing/bank dan kontrak sudah tercetak dan ditandatangani oleh konsumen.
Dari dua penjelasan diatas dapat disimpulakan bahawa jenis piutang yang terjadi adalah piutang dagang jangka pendek.
3.3.3 Dokumen yang Dipergunakan
Berikut adalah dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam penjualan dan pencatatan piutang:
1. Bukti pembelian kendaran.
2. Surat pesanan kendaraan.
3. Faktur penjualan.
4. Tanda terima kendaraan (delivery order).
5. Kwitansi uang muka.
6. Kwitansi pelunasan.
7. Kwitansi harga isi (penjualan tunai).
8. Tanda terima sementara (TTS).
9. Laporan penerimaan piutang.
10. Mutasi bank.
11. Laporan piutang customer (print-out) 12. Kartu piutang konsumen.
3.4 Flowchart Penjualan dan Piutang PT Rahadja Ekalancar
Penjualan Tunai
Sales dan Counter
Mulai
Menerima order dari pelanggan
Membuat Surat Pesanan
Kendaraan (SPK)
7 6 5 4 3 2 Surat 1
Pesanan Kendaraan
Ke Konsumen
2
7
SPK 3
Mengarsi p untuk
claim insentive
SPK 3
T
Gambar 3.2
Flowchart penjualan tunai (sales dan counter)
2 Supervisor
7 6 5 4 3 SPK 2
Memberikan Persetujuan dan menandatangani
SPK
7 6 5 4 3 SPK 2
N 3
Gambar 3.3 Flowchart supervisor
3
7 5 4 3 SPK 2
Membuka Faktur penjualan,
Delivery Order, dan
kwitansi
Meminta Persetujuan
ADH
Mendistrbusikan Dokumen
5 7 4 SPK 3
2
4 5 3 Delivery 1 2 Order
4 5 3 Faktur 1 2 Penjualan
3 4 Kwitansi 1 2
Ke konsumen N
4 5 7
6 A
Administrasi Penjualan
Gambar 3.4
Flowchart administrasi penjualan
12
4 Delivery 3 Order
Administrasi Penjualan (lanjutan)
Mengarsip DO sesuai dengan
tanggal pengiriman
4 Delivery 3 Order
T
5
3 4 2 Kwitansi 1
Faktur 3 Penjualan SPK 5
Bagian Keuangan
Dari Konsumen
Menerima uang muka
Membuat Tanda Terima
Sementara (TTS)
4 3 2 TTS 1
Ke Konsumen
8
8
N
TTS 2
Membuat Laporan Penerimaan
Piutang
9
Faktur 3 Penjualan SPK 5
4 2 3
Ke Konsumen
Laporan Piutang Customer
N 10
Kwitansi 1
TTS 2
Gambar 3.5
Flowchart keuangan
4 9
TTS 4 SPK 4
Faktur 2 Penjualan
10
3 Kwitansi 2 Laporan 1 Piutang Customer TTS 2
Mencocokan data, membuat jurnal, mengarsip dokumen
Bagian Akuntansi
DO 2 SPK 4 Faktur 2 Penjualan TTS 4
3 Kwitansi 2 TTS 2
Jurnal Penjualan
N
11
Selesai
Delivery 2 Order
Laporan 1 Piutang Customer
Gambar 3.6 Flowchart akuntansi
6
Bagian Persediaan/Gudang
5 4 3 2 Delivery 1 Order
Menyiapkan Kendaraan
Mengecek Kelengkapan
Kendaraan
Mengirimkan Kendaraan Ke Konsumen
5
4 3 2 Delivery 1
Order
Ke konsumen Bersamaan dengan
kendaran
11 12 T
Gambar 3.7
Flowchart bagian persediaan / gudang
Penjualan Tunai dan Kredit
Sales dan Counter
Mulai
Menerima order dari pelanggan
Membuat Surat Pesanan Kendaraan
(SPK)
7 6 5 4 3 2 Surat 1 Pesanan Kendaraan
Ke Konsumen
2
4
SPK 3
Mengarsip untuk claim
insentive
SPK 3
T
Gambar 3.8
Flowchart penjualan tunai dan kredit (sales dan counter)
2
Supervisor
7 6 5 4 3 SPK 2
Memberikan Persetujuan dan menandatangani
SPK
7 6 5 4 3 SPK 2
N 3
Gambar 3.9
Flowchart supervisor kredit
3
7
5 4 3 SPK 2 Tunai&Kredit
Membuat dan mencetak Faktur penjualan,
Delivery Order
Meminta Persetujuan
ADH
Mendistribusik an Dokumen
7 5 4 SPK 2 3 Tunai&Kredit
N
5
4
3
2
Faktur 1
Penjualan 5
4
3
2
Delivery 1 Order
4 5 6 N 7 8
Administrasi Penjualan
Gambar 3.10
Flowchart administrasi penjualan
7
5 4 3 2 Faktur 1 Penjualan
Membuka Kwitansi uang muka, pelunasan, surat
pernyataan BPKB, permohonan transfer
Meminta Persetujuan ADH dan mendistribusikan
dokumen
5 4 3 2 Faktur 1 Penjualan
4 3 Kw 1 2
DP
4 3 2 Kw 1 Pel
Ke Konsumen
Surat Pernytan Surat BPKB Permhn Transfer
9 10 11
N
Administrasi Penjualan (sambungan)
9
Bagian Keuangan (Penagihan)
4 3 Kw 1 2
DP
4 3 2 Kw 1 Pel
Surat Pernytan Surat BPKB Perm hn Transfer
Mem eriksa kelengkapan dokum en, m engcopy kw DP
& m enyiapkan tagihan ke leasing
18
Delivey 1 Order
4 3 2 Kw 1 Pel
4 3 2 Kw 1 DP Surat Pernytan Surat BPKB Perm hn Transfer Copy Kw Pel Delivey 1 Order
Ke Leasing Ke Konsum en 12
N 13
Gambar 3.11
Flowchart keuangan (penagihan)
Bagian Keuangan
(Penerimaan uang muka dan pelunasan dari leasing)
Dari Konsumen
Menerima uang muka
Membuat Tanda Terima
Sementara (TTS)
4 3 2
TTS 1
Ke Konsumen
N 14 15
12
Menerima pelunasan dari
leasing
Mencocokan data dengan
kwitansi pelunasan
Kw Dp 2
Kw Pel 2
Kw Dp 2
Kw Pel 2
16
Gambar 3.12
Flowchart keuangan (penerimaan uang muka)
Bagian Keuangan (Pencatatan Piutang)
16 14
KW 2 DP KW 2 Pel
TTS 2
Membuat Laporan Penerimaan
Piutang
KW 2 DP KW 2 Pel TTS 2 Laporan
Piutang Customer
Kartu Piutang
17
Gambar 3.13
Flowchart keuangan (pencatatan piutang)
6
SPK 5
11
Faktur 3 Penjualan
Bagian Keuangan (Arsip)
20
Delivery 4 Order
Mencocokan dokumen dan mengarsip dokumen
SPK 5 Faktur 3 Penjualan Delivery Order
N
Gambar 3.14
Flowchart keuangan (arsip)
Bagian Akuntansi
SPK 4 Tunai &
Kredit
5 10
Faktur 2 penjualan
13
KW Pel 3 KW 3
DP
19
Delivery 2 Order
Mencocokan data &
mengarsip dokumen
SPK 4 Tunai & Kredit Faktur 2 penjualan
KW Pel 3 KW 3 DP Delivery Order
N
Gambar 3.15 Flowchart akuntansi
KW 2 DP KW 2 Pel TTS 2 Laporan
Piutang Customer
17
Bagian Akuntansi (Jurnal)
Membuat Jurnal
Jurnal Penjualan
& penerimaan piutang N
Selesai
Gambar 3.16
Flowchart akuntansi (jurnal)
8
5 4 3 2 Delivery 1 Order
Menyiapkan Kendaraan
Mengecek Kelengkapan
Kendaraan
Menyerahkan DO serah
terima ke konsumen
5 4 3 2 Delivery 1
Order Bersamaan
dengan kendaran
19 20 T
18
Bagian Persediaan/Gudang
Ke Konsumen Gambar 3.17
Flowchart bagian persediaan / gudang
