Desain pekerjaan dan analisis pekerjaan

(1)

1 | D e s a i n P e k e r j a a n d a n A n a l i s i P e k e r j a a n

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Globalisasi menjadikan lingkungan bisnis sangat bergolak, penuh dengan perubahan, maka persainganpun semakin tajam. Perusahaan – perusahaan yang pada masa lalu bersaing hanya di tingkat local, regional, atau nasional kini harus pula bersaing dengan perusahaan – perusahaan yang mampu menghasilkan barang dan jasa yang berkualitas kelas dunia yang dapat bersaing dalam pasar global.

Untuk memenangkan suatu persaingan, perusahaan harus memliki sumberdaya manusia yang unggul, karena hal itu akan menghasilkan keunggulan bersaing dalam jangka panjang. Hal tersebut terwujud tidak lepas dari adanya manajemen sumberdaya manusia. Manajemen sumberdaya manusia sangat menentukan keberhasilan direktur eksekutif berbagai perusahaan, mulai dari perusahaan multinasional yang paling terbesar sampai perusahaan domestic yang paling kecil.

Competency-Based Human Resources Management (CBHRM) adalah

suatu pola pendekatan di dalam membangun suatu sistem manajemen sumber daya manusia yang handal dengan memanfaatkan kompetensi sebagai titik sentralnya.

Manajemen sumberdaya manusia merupakan pandangan modern apa yang disampaikan oleh pandangan tradisional sebagai manajemen personalia. Meskipun demikian, para ahli sumberdaya manusia yakin bahwa manajemen personalia merupakan pandangan tradisional terhadap pengelolaan sumberdaya manusi yang jauh lebih sempit dan lebih berorientasi administratif.

(2)

Dalam makalah ini kami akan membahas mengenai kompetensi sumberdaya manusia sehingga unggul dalam persaingan.

1.2.Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas maka saya merumuskan bahwa 1. Apa manajemen sumberdaya manusia itu?

2. Apa saja alternative keunggulan bersaing dalam suatu organisasi? 3. Apa desain pekerjaan itu ?

4. Apa Job scope dan Job depth serta apa kaitannya dengan desain pekerjaan?

5. Pendekatan apa yang digunakan dalam desain pekerjaan ? 6. Faktor apa yang mempengaruhi desain pekerjaan ? 7. Apa analisis pekerjaan itu ?

8. Metode apa yang sering digunakan dalam analisis pekerjaan? 9. Menghasilkan apa analisis pekerjaan itu ?

10. Berguna untuk apa analisis pekerjaan itu

1.3.Tujuan

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas,maka tujuan dari makalah ini adalah untuk mempelajari tentang desain pekerjaan dan analisis pekerjaan berdasar pada kompetensi sumberdaya. Hal ini didasari pada semakin ketatnya persaingan dan adanya internasionalisasi yang semakin meluas.

(3)

BAB III

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia

Manajemen sumberdaya manusia menurut Byars & Rue (2004), adalah desain aktivitas yang mencakup pengadaan dan pengkoordinasian sumberdaya manusia. Sedangkan pengertian sumberdaya manusia menurut Jackson dan Schuler (2000), adalah orang yang berbakat dan bersemangat tinggi yang tersedia bagi organisasi sebagai contributor potensial untuk menciptakan dan merealisasikan tujuan,misi, serta visi organisasi

2.2. Alternative Keunggulan Bersaing

Persaingan yang semakin ketat seperti seperti saat ini dan dimasa-masa mendatang, sebuah organisasi membutuhkan keunggulan bersaing untuk memenangkan persaingan. Alternatif keunggulan bersaing yang dapat digunakan antara lain :

1. Quality leadership (menghasilkan produk yang berkualitas tinggi diantara produk-produk para pesaing)

2. Cost leadership (menanggung biaya operasi yang paling efisien diantara para pesaingnya)

3. Sumberdaya manusia (memiliki sumberdaya manusia yang lebih unggul bila dibandingkan dengan sumberdaya yang dimiliki para pesaingnya)

Quality leadership dan cost leadership hanya akan menghasilkan

keunggulan bersaing dalam jangka pendek karena keduanya mudah diduplikasi oleh pesaing. Sedangkan keunggulan sumberdaya manusia akan menghasilkan keunggulan bersaing dalam jangka panjang karena tidak mudah untuk

(4)

diduplikasi oleh pesaing. Bahkan quality leadership dan cost leadership tidak akan dapat dicapai tanpa dukungan sumberdaya manusia yang unggul.

2.3. Pengertian Desain Pekerjaan

Menurut Handoko (1993), desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional. Menurut Schuler (1996), desain pekeerjaan adalah proses penentuan dan penciptaan karakteristik serta kualitas pekejaan. Dan menurut Byars dan Rue (2004) desain pekerjaan adalah proses penyusunan pekerjaan dan penetuan aktivitas-aktivitas kerja spesifik bagi individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasional.

Sejak munculnya teori ilmiah (Fredrick W. Taylor. 1947) pekerjaan-pekerjaan di dalam perusahaan didesain untuk mencapai efisiensi teknikal dan produktivitas. Saat ini desain pekerjaan mencakup juga sebagai sasaran organisasi menarik dan mengakomodasi angkatan kerja yang berbeda-beda dalam usia, gender, gaya hidup, dan kemampuan. Namun demikian tugas desain pekerjaan secara keseluruhan adalah untuk menghasilkan penugasan-penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, kebutuhan teknologi dan yang memuaskan kebutuhan pribadi pelaksana pekerjaan (jobholder). Kunci sukses desain pekerjaan adalah menghasilkan keseimbangan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan pelaksana pekerjaan.

2.4. Tahapan Dalam Desain Pekerjaan

Proses pembuatan desain pekerjaan pada umumnya dapat dibagi dalam tiga tahapan berikut :

1. Spesifikasi tugas-tugas (tasks) individual

2. Spesifikasi metoda untuk melaksanakan setiap tugas (tasks)

3. Mengkombinasikan tugas-tugas (tasks) ke dalam pekerjaan-pekerjaan (jobs) spesifik yang akan diberikan kepada kepada individu-individu

(5)

Tahap 1 dan 3 menentukan isi pekerjaan (job), sedangkan tahap 2 menunjukkan ketepatan bagaimana pekerjaan (job) itu dilaksanakan. Bertahun-tahun telah diberlakukan praktik dalam mendesain pekerjaan (job) lebih fokus pada penyederhanaan tugas-tugas yang harus dilaksanakan . Hal ini membuat pekerjaan-pekerjaan (jobs) yang semakin terspesialisasi semakin baik. Spesialisasi pekerjaan memiliki banyak keunggulan antara lain :

1. Setiap orang hanya memerlukan sedikit ketrampilan, dan mempermudah untuk merekrut serta melatih karyawan.

2. Meningkatkan keahlian melalui melalui pengulangan dan pelaksanaan tugas-tugas (tasks) yang sama.

3. Lebih efisien dalam menggunakan ketrampilan dengan mengutamakan pemanfaatan ketrampilan terbaik yang dimiliki setiap karyawan.

4. Rendahnya upah karena mudahnya karyawan untuk digantikan. 5. Menghasilkan produk atau jasa yang lebih baik.

6. Melaksanakan tugas-tugas yang berbeda secara bersamaan.

Tetapi spesialisasi juga dapat menghasilkan kebosanan sehingga terjadi penurunan semangat kerja pada pelaksananya, dan selanjutnya akan menurunkan kinerja para pelaksana yang secara keseluruhan akan menurunkan kinerja organisasi.

2.5. Job scope Dan Job Depth

Job scope dan Job Depth adalah dua dimensi penting dari desain

pekerjaan. Job scope menunjukkan jumlah dan variasi perbedaan tugas-tugas yang dilaksanakan oleh jobholder. Dalam job yang sempit, jobholder melaksanakan tugas-tugas dengan sedikit perbedaan dan seringkali berulang-ulang. Pengaruh negatif dari Job scope yang sempit dapat bermacam-macam pada jobholder, tetapi yang pasti dapat menghasilkan lebih banyak kesalahan dan hasil kualitas kerja rendah karena bosan.

(6)

Job Depth menunjukkan kebebasan bagi jobholder untuk merencanakan

dan mengorganisasikan pekerjaannya sendiri, bekerja sesuai langkahnya sendiri, dan berpindah-pindah serta melakukan komunikasi bila diinginkan. Kekurangan dalam Job Depth dapat menghasilkan ketidakpuasan dalam bekerja, kemangkiran kerja, sabotase, dan jika terjadi sebaliknya (Job Depth yang berlebihan) dapat menghasilkan kelambanan serta kelambatan dalam melaksanakan pekerjaan.

Satu pekerjaan dapat sempit dalam Job scope dan cukup (lebih) dalam

Job Depth, atau sebaliknya.

2.6. Pendekatan - Pendekatan Dalam Desain Pekerjaan

a. Pendekatan mekanistik

Pendekatan ini berupaya untuk mengidentifikasi setiap tugas dalam

suatu pekerjaan agar tugas-tugas tersebut dapat diatur untuk

meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan dalam pelaksanaannya. Semakin efisien pelaksanaan tugas semakin baik.

b. Pendekatan Sosioteknikal

Pendekatan sosioteknikal merupakan pendekatan alternatif dalam desain pekerjaan dari pendekatan yang menghasilkan spesialisasi ekstrim seperti yang dihasilkan oleh pendekatan mekanistik. Namun demikian,

pendekatan sosioteknikal disampinh menggunakan pertimbangan

lingkungan fisik dan sosial, juga pertimbangan mekanistik dalam mendesain pekerjaan.

Tujuan utama pendekatan ini adalah memuaskan kebutuhan teknis organisasi dan kebutuhan sosial karyawan. Berikut ini adalah pedoman penggunaan pendekatan sosioteknikan untuk mendesain pekerjaan :

1) Karyawan butuh untuk dapat belajar di tempat kerja dan pembelajaran yang berkelanjutan

(7)

2) Karyawan mebutuhkan

2.4. Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan 2.4.1. Lingkungan fisik perusahaan

Lingkungan fisik pekerjaan seperti temperatur, kelembaban, sirkulasi udara, kegaduhan, penerangan, dan warna tempat kerja dapat berpengaruh pada desain pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kondisi lingkungan kerja yang buruk berdampak negatif pada pelaksanaan pekerjaan, meskipun tingkat pengaruhnya tidak selalu sama diantara para pekerja. Oleh karena itu, dalam mendesain pekerjaan harus mempertimbangkan kondisi lingkungan fisik tersebut.

2.4.2. Jadwal kerja alternatif

Faktor lain yang berpengaruh pada desain pekerjaan adalah jadwal. Beberapa tahun terakhir ini, banyak organisasi yang

meninggalkan jadwal kerja tradisional untuk meningkatkan

produktivitas atau menurunkan biaya. Mengubah jadwal kerja, secara umum tidak mengubah penyelesaian suatu pekerjaan, tetapi dapat berpengaruh pada bagaimana pekerjaan harus dialokasikan. Berikut adalah bentuk-bentuk jadwal kerja alternatif :

1. Jadwal kerja standard. Merupakan jadwal kerja yang ditentukan. Misalnya, sehari 8 jam, seminggu 40 jam.

2. Flextime. Waktu kerja maksimum per hari dibagi menjadi dua yaitu core time (jam kerja yang tidak dapat dipilih), dan flexible

time (jadwal kerja yang dapat dipilih oleh karyawan untuk

melaksanakan tugasnya). Misalnya, core time nya jam 8 sampai jam 12, kemudian 4 jam berikutnya diberlakukan sebagai flexible

(8)

time sehingga mungkin karyawan untuk memenuhi 4 jam kerja itu

memilih waktu jam 18 sampai dengan jam 22.

3. Pemadatan jam kerja. Waktu kerja satu minggu diselesaian dalam 3 hari dengan cara pemadatan waktu kerja selama 3 hari tersebut, jadi meskipun diselesaikan dalam 3 hari tetapi jumlah jamnya tetap 40 jam.

4. Electronic and industrial cottage. Karyawan dimungkinkan untuk bekerja di rumah atau membawa pulang pekerjaannya dengan bantuan peralatan elektronik yang menghubungkan rumah dan tempat kerja.

5. Telekomunikasi. Pekerjaan dapat dilaksanakan di rumah atau dalam perjalanan dengan bantuan alat telekomunikasi yang dapat dihubungkan dengan tempat kerja.

2.4.3. Aspek legalitas

Antara lain undang-undang ataupun peraturan pemerintah tentang ketenagakerjaan yang menentukan adanya kesamaan hak antara pria dan wanita untuk mempeoleh kesempatan yang sama dalam mendapatkan pekerjaan. Sedangkan secara fisik antara pria dan wanita adalah berbeda, oleh karena itu aspek legalitas akan berpengaruh pada desain pekerjaan.

2.4.4. Pasar tenaga kerja

Pasar tenaga kerja menggambarkan berbagai macam karakteristik (spesifikasi) tenaga kerja yang membutuhkan pekerjaan. Adakah di antara tenaga kerja tersebut yang memiliki karakteristik yang sesuai dengan karakteristik pekerjaan (hasil pendesainan pekerjaan) ? Secara teori, kesesuaian antar karakteristik pekerjaan dengan karakteristik pelaksana akan menghasilkan kinerja yang tinggi

(9)

dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Bagaiman kalau di pasar tenaga kerja tidak terdapat karakteristik tenaga kerja yang sesuai dengan yang dihubungkan perusahaan? Tentunya harus dilakukan redesain pekerjaan.

2.5. Pengertian Analisis Pekerjaan

Menurut Lloyd dan Leslie (2004), analisis pekerjaan adalah proses penentuan dan pencatatan tentang informasi yang berkaitan dengan karakteristik dari suatu pekerjaan tertentu. Dalam hal ini, mencakup penentuan tugas-tugas (tasks) yang ada di dalam suatu pekerjaan dan keterampilan, pengetahuan, kemampuan serta tanggung jawab yang diperlukan oleh pengampunya (holder) untuk kesuksesan pelaksanaan pekerjaan tersebut.

2.6. Tujuan dan Arti Penting Analisis Pekerjaan

Apa yang terjadi pada individu di tempat kerja tergantung pekerjaan yang diampunya saat ini. Prosedur rekrutmen, metoda seleksi, penilaian kinerja, program-program pelatihan, dan kompensasi didesaim untuk memenuhi tuntutan pekerjaan. Agar pelaksanaan manajemen sumberdaya manusia efektif, suatu pekerjaan harus dipahami secara jelas oleh organisasi dan pengampu pekerjaan. Analisis pekerjaan dapat memberikan pemahaman tersebut. Selain itu, analisis pekerjaan juga memiliki beberapa tujuan spesifik sebagai berikut : 1. Menyediakan informasi relistik yang berkaitan dengan aktivitas, kondisi

tempat kerja, dan persyaratan kerja kepada pelamar pekerjaan. 2. Identifikasi hubungan antara atasan dan bawahan

3. Membantu dalam merumuskan aktivitas setiap karyawan dan kaitannya dengan tugas.

4. Menyediakan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan tentang ketenagakerjaan konsisten dengan aspek legalitas.

(10)

5. Sumber informasi pelatihan yang diperlukan, perencanaan dan

pengembangan karir.

6. Dapat digunakan sebagai alat yang memfasilitasi redesain dan perubahan pekerjaan

7. Dapat memfasilitasi perubahan organisasional dalam mengidentifikasi redanden pada saat merjer, akuisisi, dan downsizing.

8. Memberikan pedoman bagi penyelia dan pengampu pekerjaan dalam menulis referensi dan mempersiapkan resum untuk karyawan yang meninggalkan dan mencari pekerjaan baru.

2.7. Tahapan Dalam Analisis Pekerjaan

Terdapat enam tahapan dalam melaksanakan analisis pekerjaan sebagai berikut: 1. Pengambilan keputusan tentang informasi yang akan digunakan. Mencakup

penentuan data yang akan dihimpun dan bagaimana menghimpunnya. Beberapa teknik penghimpuanan data antara lain bertanya kepada karyawan tentang apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan,

2. Meninjau kembali relevansi informasi yang melatarbelakangi bagan organisasi dan bagan proses. Bagan organisasi menunjukkan luasnya distribusi pekerjaan nama-nama setiap posisi, dan garis penghubung yang menunjukkan pengampu pekerjaan melapor serta berkomunikasi pada siapa. Bagan proses menunjukkan aliran pekerjaan , aliran input (dari mana?) dan

output (kemana?) suatu pekerjaan.

3. Memilih posisi yang dapat mewakili posisi lain yang ada. Mengapa ? untuk menghindari terlalu banyaknya pekerjaan yang sam dianalisis.

4. Menganalis pekerjaan. Menghimpun data tugas-tugas dalam suatu pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, karakteristik dan kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

(11)

5. Membuktikan informasi hasil analisis pekerjaan pada pekerjaan pelaksanaan pekerjaan tersebut dan pada atasan langsung pekerja pelaksana tersebut untuk memastikan bahwa informasi hasil analisis pekerjaan adalah benar dan telah lengkap.

6. Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang merupakan hasil nyata dari analisis pekerjaan

2.8. Metode Pengumpulan Informasi Untuk Analisis Pekerjaan

Terdapat beberaapa merode yang tersedia untuk melaksanakan analisis pekerjaan. Tiga metode diantaranya adalah yang paling sering digunakan. Tiga metode itu adalah sebagai berikut :

2.8.1. Observasi

Pengamatan langsung terutama bermanfaat dalam pekerjaan yang hanya terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Pengamatan langsung sering digunakan dengan kombinasi wawancara. Salah satu

pendekatan adalah dengan mengamati pegawai pada waktu

melaksanakan tugasnya dalam suatu daur (cycle) kerja yang lengkap. Di sini perusahaan mencatat semua aktivitas-aktivitas pekerjaan yang diamati, kemudian setelah mengakumulasi informasi sebanyak mungkin, perusahaan mewawancarai pegawai, di mana orang itu didorong untuk memperjelas hal - hal yang belum dipahami benar dan menjelaskan aktivitas tambahan yang dilakukannya yang tidak kita amati.

Menurut Moekijat, 1992: 76 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :

(12)

a. Ada keseragaman , baik mengenai informasi yang dikumpulkan, maupun mengenai standard yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja.

b. Informasi yang diperoleh adalah lebih lengkap, lebih teliti, dan lebih dapat dipercaya.

Kelemahan:

a. Sebagai metode tunggal, informasi yang diperoleh kurang lengkap. b. Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu yang

terbatas, misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka informasi yang diperoleh tidak lengkap.

Metode pengamatan merupakan metode yang paling baik untuk jabatan yang sederhana dan yang sifatnya berulang. Untuk jabatan-jabatan yang lain sebaiknya dipergunakan gabungan antara metode pengamatan dan metode wawancara

2.8.2. Wawancara

Wawancara tatap muka merupakan suatu cara efektif untuk mengumpulkan informasi pekerjaan.

Bila metode ini digunakan, analisis perlu mewawancarai baik tenaga kerja yang menempati posisi pekerjaan maupun atasan langsungnya. Dengan wawancara ganda seperti itu, analisis dapat memeriksa kebenaran tanggapan - tanggapan yang dia terima. Bagaimanapun juga, efektivitas sistem ini terutama tergantung pada ketrampilan pewawancara (T. Hani Handoko, 1992: 44)

Menurut Moekijat, 1992: 75 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah :

(13)

Keuntungan :

a. Dapat diperoleh informasi (keterangan) yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode kuesioner. Hal ini adalah jelas, karena apabila informasi itu kurang lengkap atau kurang jelas dapat segera ditanyakan lagi.

b. Dapat dihindarkan adanya salah pengertian.

c. Dapat dipergunakan untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode-metode lainnya.

Kelemahan :

a. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode dafltar pertanyaan.

b. Pegawai yang diwawancarai mungkin merasa pekerjaannya diselidiki, sehingga merasa kurang senang

2.8.3. Kuesioner

Kuesioner merupakan daftar-daftar pertanyaan yang dibagikan kepada para pegawai yang menguraikan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Melalui metode ini diharapkan mereka memperoleh gambaran yang jelas daripada suatu jabatan.

Hal utama yang perlu diputuskan dalam metode ini adalah sejauh mana kadar struktur kuesioner tersebut seharusnya dan apa pertanyaan - pertanyaan yang harus dicakup.

Setiap pegawai/karyawan disajikan suatu daftar yang berisi tugas-tugas dan beberapa tanggung jawab secara khusus. Kemudian pegawai diminta menunjukkan apakah ia melakukan pekerjaan tersebut

(14)

atau tidak, jika ia melakukan pekerjaan tersebut, berapa lama waktu yang biasanya diperlukan untuk melaksanakan tiap pekerjaan.

Pada bagian yang lain, kuesioner tersebut tidak terlalu terstruktur dan hanya meminta pegawai untuk menguraikan tugas-tugas utama dalam pekerjaannya. Dalam praktek, kuesioner terbaik sering merupakan gabungan antara kedua bagian itu.

Menurut Moekijat, 1992: 73 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah :

Keuntungan :

a. Biaya relatif murah, karena tidak memerlukan banyak orang.

b. Dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi guna menganalisis jabatan yang lebih baik.

c. Metode ini lebih sistimatis dibandingkan dengan metode - metode lainnya, karena telah dipersiapkan lebih dahulu secara tertulis apa yang akan ditanyakan.

d. Metode ini membantu pencatatan data dengan cara yang distandarisasikan sehingga menyebabkan lebih mudah pula dalam menafsirkan keterangan -keterangan yang ada.

Kelemahan :

a. Metode ini hanya dapat dipergunakan untuk pegawai-pegawai yang dapat membaca dan menulis. Untuk mereka yang buta huruf metode ini tidak dapat dipakai.

b. Informasi yang diperoleh sering kurang lengkap, kurang teratur dan kadang-kadang tidak berurutan.

c. Bagi banyak orang, sulit mengisi daftar pertanyaan.

(15)

Log harian adalah daftar hal-hal yang dilakukan oleh para tenaga kerja selama hari itu, di mana mereka mencatat setiap aktivitas tersebut dalam log.

Hal ini membantu penganalisa jabatan dalam memperoleh suatu gambaran yang lengkap mengenai pekerjaan yang dilakukan para pegawai, terutama apabila hal itu dilengkapi dengan wawancara dengan pegawai dan supervisor.

Menurut Moekijat, 1992: 75 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :

Keuntungan :

a. Memberikan dorongan kepada pegawai untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik, karena adanya pencatatan hasil pekerjaannya tiap hari dalam buku catatan harian yang kemudian diperiksa oleh kepalanya.

b. Metode ini dapat mengurangi waktu dari penganalisa jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara, apabila sebelumnya telah mempelajari buku-buku catatan harian.

Kelemahan:

a. Pada umumnya informasi yang diperoleh adalah tidak lengkap, karena tidak memasukkan data - data lain yang diinginkan seperti alat -alat yang dipergunakan, kondisi - kondisi kerja dan sebagainya. b. Memakan waktu lama

2.9. Hasil Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan tidak hanya melibatkan upaya menganalsis isi pekerjaan tetapi juga laporan hasil analisis. Umumnya, Hasil analisis pekerjaan ditampilkan dalam bentuk deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

(16)

2.9.1. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilaksanakan oleh karyawan, bagaimana ia melaksanakannya, dan seperti apa kondisi kerjanya. Tidak ada bentuk standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan, meskipun demikian sebagian besar deskripsi pekerjaan mencakup :

1. Identifikasi pekerjaan. Terdiri dari nama jabatanm departemen, disiapkan oleh (penyusun deskripsi pekerjaan), tanggal di persiapkan, disetujui oleh siapa? Dan tanggal disetujui.

2. Ringkasan pekerjaan. Menggambarkan karakteristik umum dari pekerjaan dan hanya mencakup fungsi atau pelaksanaan tugas utama dari pekerjaan tersebut.

3. Tugas-tugas. Merupakan penjabaran lebih lanjut dari ringkasan pekerjaan.

4. Wewenang. Menunjukkanhak untuk melakukan sesuatu atau untuk memerintahkan orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

5. Tanggung jawab. Merupakan kewajiban pemegang jabatan untuk melaksanakan tugas-tugas utamanya.

6. Standar kinerja. Merupakan standar atau ukuran yang harus dicapai oleh pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas-tugs utamanya. 7. Hubungan. Menggambarkan hubungan internal maupun eksternal. 8. Kondisi kerja. Menunjukkan tingkat gangguan, keadaan yang

membahayakan, penerangan, sirkulasi udara, kelembaban udara, kebisingan yang ada di tempat kerja.

(17)

Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan menunjukkan karakteristik pekerjaan, dan spesifikai pekerjaan menunjukkan karakteristik pelaksana (orang) yang tepat untuk melaksanakan tugas-tugas yang tertera didalam deskripsi pekerjaa. Secara teoritis, kesesuaian antara karakteristik pekerjaan dengan karakteristik orang yang melaksanakan pekerjaan itu akan menghasilkan kinerja yang tinggi. Karakteristik pelaksana (orang) itu mencakup kualifikasi, pendidikan, pengalaman, ketrampilan bahasa, ketrampilan matematis, dan kemampuan befikir logis.

Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan dalam menyusun spesifikasi pekerjaan yaitu spesifikasi untuk orang yang terlatih dan tidak terlatih, spesifikasi berdasarkan pendapat, dan spesifikasi berdasarkan pada analisis statistik.

a. Spesifikasi untuk orang yang terlatih dan tidak terlatih

Menyusun spesifikasi pekerjaan untuk orang yang terlatih relatif bisa langsung. Contoh, andaikata akan mengisi posisi pemegang pembukuan (bookkeeper), penasehat (counselor), atau

programmer. Dalam kasus ini, penyusunan spesifikasi pekerjaan

fokus pada karakteristik jangka waktu pengalaman kerja di bidang yang akan diisi, kualitas pelatihan relevan dengan bidang kerja yang akan diisi, dan kinerja pada bidang kerja yang akan diisi yang pernah dilakukan sebelumnya. Jadi, biasanya tidak terlalu sulit menentukan orang yang diperlukan untuk ditempatkan di bidang kerja yang akan diisi.

Persoalannya akan menjadi lebih rumit bila akan mengisi pekerjaan dengan orang yang tidak terlatih. Dalam hal ini, harus ditentukan kualitas karakteristik fisik, kepribadian, minat dan ketrampilan yang dapat mencerminkan potensi seseorang untuk

(18)

melaksanakan bidang kerja yang akan diisi atau untuk dilatih agar dapat melaksanakan bidang kerja yang akan diisi.

b. Spesifikasi berdasarkan pendapat

Kebanyakan spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan hasil prediksi pendidikan seseorang umumnya dilakukan oleh penyelian dan manajer sumberdaya manusia. Prosedur utamanya adalah dengan membuat pertanyaan tentang “apa yang dapat diambil dari pendidikan kecerdasan, dan sebagainya untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik?”

Pengumpulan informasi tentang karakteristik spesifik orang yanag dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan didasarkan pada logika, dan dilakukan melalui analisis pekerjaan, analisis pekerjaan tidak boleh mengabaikan fakta bahwa beberapa perilaku kerja pada hamper setiap pekerjaan sangat mungkin tidak bisa terlihat melalui analisis pekerjaan. Oleh karena itu, mungkin tantangan besar dalam melaksanakan analisis pekerjaan adalah jangan mengabaikan hutannya untuk sebuah pohon, sehingga dalam menyusun deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, harus benar-benar dipahami latarbelakang pekerjaan dan ketrampilan yang diperlukan. c. Spesifikasi berdasarkan pada analisis statistic

Mendasarkan spesifikasi pekerjaan pada analisis statistic adalah pendekatan yang lebih dapat dipertanggung jawabkan, tetapi juga lebih sulit. Tujuan utamanya adalah menentukan (secara statistic) hubungan antara beberapa predictor yang berupa karakteristik orang, seperti tinggi badan, kecerdasan, atau kelincahan dengan beberapa indicator atau kriteria keefektifan pelaksanaan pekerjaan, seperti kineja hasil penilaian penyelia. Prosedurnya, melalui lima tahapan berikut :

(19)

1) Analisis pekerjaan dan putuskan bagaimana mengukur kinerja pekerjaan tersebut

2) Pilih karakteristik orangnya, seperti kecerdasan yang diyakini sebagai prediktor kesuksesan pelaksanaan pekerjaan

3) Lakukan tes terhadap calon dengan karakteristik yang telah diterapkan

4) Mengevaluasi calon berikut kinerjanya

5) Analisis secara statistic hubungan antara kecerdasan dan kinerjanya.

Penyajian spesifikasi pekerjaan dapat bersama-sama atau menjadi satu dengan deskripsi pekerjaannya atau disajikan secara terpisah.

2.10. Kegunaan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan dasar dari semua fungsi sumberdaya manusia yang memiliki kegunaan antara lain :

1. Penarikan dan seleksi

Hasil analisis pekerjaan yang berupa deskripsi dan spesifikasi

pekerjaan memberikan informasi tentang bagaimana pekerjaan

dilaksanakan dan seperti apa karakteristik pelaksanaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas yang ada di dalam pekerjaan. Informasi ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan tentang karakteristik orang yang akan ditarik dan dipilih.

2. Kompensasi

Informasi dari analisis pekerjaan digunakan untuk mengestimasikan nilai (arti pentingnya) dari suatu pekerjaan dan kompensasi yang sesuai. Kompensasi, seperti upah dan bonus selalu di tentukan berdasarkan tingkat

(20)

ketrampilan dan pendidikan, besarnya risiko keamanan, besarnya tanggung jawab, dan lainnya yang dapat dinilai melalui analisis pekerjaan.

3. Penilaian kinerja

Penilaian kinerja pada dasarnya membandingkan antara kinerja aktual dan kinerja standarnya. Kinerja standar dapat dihasilkan melalui analisis pekerjaan.

4. Pelatihan

Analisis pekerjaan menghasilkan deskripsi pekerjaan yang menginformasikan tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan spesifikasi pekerjaan yang menginformasikan kualifikasiyang diperlukan oleh pelaksananya. Terdapat kemungkinan adanya kesengajaan antara

kualifikasi standard dan kualifikasi actual calon pelaksana,

sehinggadiperlukan pelatihan. 5. Evaluasi

(21)

BAB III

KESIMPULAN

Persaingan yang semakin ketat seperti seperti saat ini dan dimasa-masa

mendatang, sebuah organisasi membutuhkan keunggulan bersaing untuk

memenangkan persaingan. Oleh karena itu kita harus menerapakan

Competency-Based Human Resources Management dalam hal in adalah desain dan Analisis

jabatan dengan baik, agar tujuan suatu perusahaan tercapai serta memunculkan sumberdaya manusia yang berkualitas dengan knowledge, skill, atituted, dan personality yang baik pula

(22)

DAFTAR PUSTAKA

Al Fajar, Siti dan Heru, Tri.2013.Manajemen Sumberdaya Manusia Sebagai Dasar

Meraih Keunggulan Bersaing.Yogyakarta: UPP STIM YKPN

Hasibuan,Melayu.1995. Manajemen Sumberdaya Manusia. Jakarta : Gunung Agung

http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan-dalam-manajemen-sumber-daya-manusia/

http://denzyank.blogspot.com/2012/08/analisis-pekerjaan_1934.html http://online-hr.blogspot.com/2011/05/spesifikasi-pekerjaan.html