Diterima 14 Maret 2017; Revisi 15 Maret, 2017; Disetujui 15 Maret, 2017
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ASET BERBASIS WEB
Yahdi Kusnadi1, Muhammad Sulthoni2
1
AMIK BSI Jakarta e-mail : [email protected]
2
STMIK Nusa Mandiri Jakarta e-email : [email protected]
Abstrak
Pusat Kesenian Jakarta Taman Ismail Marzuki (TIM) merupakan pusat kesenian yang ada di Jakarta didalamnya terdapat sebuah unit pengelolaan tentang peralatan yang digunakan yang disebut dengan sistem manajemen aset dimana informasi tentang data aset dan transaksinya dapat dipertanggung jawabkan. Kendala yang dihadapi oleh PKJ-Taman Ismail Marzuki dalam mengelola aset pemerintah adalah bagaimana cara aset itu terjaga dan tetap tertata dengan manajemen aset yang baik. Dimana aset yang ada dapat berupa aset milik pemerintah maupun milik Taman Ismail Marzuki itu sendiri yang harus diketahui dari banyak hal tentang keberadaan peralatan tersebut.. Manajemen aset yang dilakukan disini adalah dalam hal pengelolaan penggunaan peralatan yang terdapat dibagian seksi peralatan. Hal yang dilakukan pada bagian seksi peralatan tersebut adalah mengenai kemudahan dalam mengontrol aset atau peralatan yang keluar masuk dilakukan dengan proses kontrol yang baik dengan penggunaan database dan pengelolaan melalui media web secara online dengan akses yang mudah serta menghasilkan laporan pengelolaan manajemen aset secara baik, tepat, cepat dan akurat.
Keywords: manajemen, aset, kontrol, pengelolaan, database, web 1. Pendahuluan
Pusat Kesenian Jakarta Taman Ismail Marzuki merupakan pusat kesenian yang ada di Jakarta, didalamnya terdapat gedung pertunjukan teater, galeri pameran, dan area
taman yang semata-mata untuk
mempertunjukan pagelaran seni. Di dalam PKJ-Taman Ismail Marzuki terdapat juga aset-aset yang sangat berharga seperti perlengkapan manajemen kantor, lukisan, patung, dan benda seni lainnya. Kendala yang dihadapi oleh PKJ-Taman Ismail Marzuki dalam mengelola aset pemerintah adalah bagaimana cara aset itu terjaga dan tetap tertata dengan manajemen aset yang baik. Saat ini di bagian seksi peralatan hanya memanfaatkan media software Ms. Excel dan kertas yaitu dengan cara diinput dan dicetak yang nantinya akan disimpan oleh staf seksi peralatan.
Menurut Kristianto dkk (2012:2)
menyimpulkan bahwa:Dinas Pendapatan
Pengelolan Keuangan Aset Daerah
(DPPKAD) merupakan salah satu instansi yang berada di dalam struktur organisasi Kabupaten. Pengelolaan inventaris aset di Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan
dan Aset Daerah khususnya di kabupaten Sanggau dilakukan secara manual. Dinas-dinas melaporkan aset-aset yang dimiliki dalam bentuk kertas laporan bulanan. Untuk membantu dan mempermudah tugasnya maka DPPKAD perlu mengimple-mentasikan teknologi informasi. Salah satu metode analisis yang dapat digunakan untuk menilai kelayakan implementasi teknologi informasi adalah analisis SWOT.
Manajemen Aset adalah suatu bentuk
Informasi sangat penting untuk
mempresentasikan keadaan atau aktivitas organisasi secara akurat. Informasi juga berkaitan dengan waktu karena untuk mendukung suatu keputusan, sehingga informasi tidak boleh terlambat atau ketinggalan. Lalu data dari informasi harus lengkap dan jelas, jika tidak informasi dapat diverifikasi jika ada sumber lain yang dapat menjadi pembanding bagi keabsahannya (Tantra, 2012:2).
Menurut Sugiama (2013:15) disimpulkan bahwa manajemen aset adalah ilmu dan seni untuk memandu pengelolaan kekayaan yang mencakup proses merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan, menginventarisasi,
KNiST, 30 Maret 2017 422
melakukan legal audit, menilai,
mengoperasikan, memelihara,
membaharukan atau menghapuskan hingga mengalihkan aset secara efektif dan efisien. Berdasarkan bentuknya, aset dibagi ke dalam dua bentuk (Sugiama, 2013:24-25), yaitu: a. Aset berwujud (tangible assets) adalah
kekayaan yang dapat dimanifestasikan secara fisik dengan menggunakan panca indera. Contohnya:
1) Tanah/Lahan 2) Bangunan
3) Infrastruktur (misalnya jalan raya, jembatan, irigasi, dan waduk)
b. Aset tidak berwujud (intangible assets) adalah kekayaan yang manifestasinya tidak berwujud secara fisik yakni tidak dapat disentuh, dilihat, atau tidak bisa diukur secara fisik, namun dapat diidentifikasi sebagai kekayaan secara terpisah dan kekayaan ini memberikan manfaat serta memiliki nilai tertentu secara ekonomi sebagai hasil dari proses usaha. Contohnya: 1) Hak paten
2) Hak cipta
3) Hak merek dagang
2. Metode Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan Peneliti dalam penelitian ini adalah:
Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Observasi
Peneliti mengadakan pengamatan langsung terhadap permasalahan yang diambil ke kantor PKJ-Taman Ismail Marzuki.
b. Wawancara
Peneliti mengadakan tanya jawab secara langsung dengan staf peralatan pada bagian sarana dan prasarana di PKJ-Taman Ismail Marzuki yang ada kaitannya dengan topik yang diambil.
c. Studi pustaka
Pengumpulan data dengan cara
mengumpulkan literature, paper, artikel, buku dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
Model Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan untuk
mengembangkan perangkat sistem ini adalah metode Waterfall (Sommerville, 2011:30), model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata. Langkah-langkah yang penting dalam model ini adalah:
a. Analisa Kebutuhan Sistem
Peneliti mengamati sistem manajemen aset dengan mewawancarai karyawan dan menanyakan pula web dengan fungsi apa saja yang dapat mempermudah pekerjaan mereka jika dibuatkan web sistem informasi manajemen aset.
b. Desain
Peneliti merancang sistem dengan hubungan antar entitas yang ada dalam sistem dijabarkan dalam Entity Relationship Diagram. Rancangan database dari sistem usulan, Peneliti gambarkan dalam bentuk Logical Record Structure. Alur web dijabarkan dalam bentuk struktur navigasi dan desain arsitektur menggunakan UML (Unified Modeling Language). Peneliti merancang antarmuka aplikasi menggunakan Adobe Dreamweaver CS6 dengan tampilan sesederhana mungkin agar mudah digunakan pengguna.
c. Code Generation
Bagian pengodean merupakan bagian para programmer untuk memasukan script kode pemrograman kedalam sebuah software programming untuk menghasilkan aplikasi yang telah di
desain, Peneliti menggunakan
pemrograman terstruktur dengan bahasa
pemrograman PHP:Hypertext
Prepocessor dan database nya menggunakan MySql.
d. Testing
Peneliti menguji coba jalannya web ini menggunakan metode Black Box agar bisa dilihat apakah sudah sesuai dengan logika program dan keinginan pengguna. e. Support
Dalam tahapan supporting, web ini dapat dioperasikan dalam sebuah PC server sebagai pusat data dan melayani permintaan dari PC client. Serta software yang dibuat sangat ditentukan oleh kebutuhan dari user, dan apabila sebuah sistem memiliki support yang baik, maka sistem tersebut akan berkembang dengan sangat baik.
3. Pembahasan
Analisis Kebutuhan Software A. Tahapan Analisis
Sistem informasi manajemen aset
KNiST, 30 Maret 2017 423 pendataan aset (inventaris dan ruang) secara
terintegrasi seluruh instansi dalam rangka melaksanakan tertib administrasi pengelolaan dan pendataan barang. Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem informasi manajemen aset:
Halaman Administrator:
A1. Admin dapat mengelola data petugas. A2. Admin dapat mengelola data pegawai. A3. Admin dapat mengelola data supplier.
A4. Admin dapat mengelola data
departemen.
A5. Admin dapat mengelola data Lokasi. A6. Admin dapat mengelola data kategori. A7. Admin dapat mengelola data barang. A8. Admin dapat melakukan pencarian barang
A9. Admin dapat mencetak label barcode barang.
A10. Admin dapat melakukan transaksi peng- adaan barang.
A11. Admin dapat melakukan transaksi penempatan barang.
A12. Admin dapat melakukan transaksi mutasi
barang.
A13. Admin dapat melakukan transaksi peminjaman barang.
A14. Admin dapat mengelola laporan Master Data.
A15. Admin dapat mengelola laporan Transaksi
Halaman Petugas:
B1. Petugas dapat melakukan transaksi pengadaan barang.
B2. Petugas dapat melakukan transaksi penempatan barang.
B3. Petugas dapat melakukan transaksi mutasi barang.
B4. Petugas dapat melakukan transaksi peminjaman barang.
B. Use Case Diagram
Use Case Diagram Mengelola Data Petugas
Sumber : Hasil Penelitian (2016) Gambar 1. Detail Use Case Diagram
Mengelola Data Petugas
Deskripsi Use case Mengelola Data Petugas: Tabel 1. Deskripsi use case Diagram
Mengelola Data Petugas
Use Case Name Mengelola Data Petugas
Requirements A1
Goal Admin dapat menambah,
mengedit dan menghapus data petugas.
Pre-conditions Admin telah login
Post-conditions Data petugas tersimpan,
terupdate, atau terhapus
Failed end condition Gagal menyimpan,
mengupdate atau menghapus
Primary Actors Administrator
Main Flow / Basic Path
1. Admin melihat daftar petugas.
2. Admin menambah data petugas.
3. Admin menyimpan data petugas.
Alternate Flow / Invariant 1
1. Admin mengedit data petugas.
Invariant 2 1. Admin menghapus data
petugas. Sumber : Hasil Penelitian (2016)
Hal yang sama dilakukan juga pada use case untuk Package Diagram Halaman
Administrator yang lain, seperti: a. Mengelola Data Pegawai b. Mengelola Data Supplier c. Mengelola Data Departemen d. Mengelola Data Lokasi e. Mengelola Data Kategori f. Mengelola Data Barang g. Pencarian Barang h. Mencetak Label Barcode i. Transaksi Pengadaan Barang j. Transaksi Penempatan Barang k. Transaksi Mutasi Barang l. Transaksi Peminjaman Barang m. Mengelola Laporan Master Data n. Mengelola Laporan Transaksi
uc Mengelola Data Petugas
Administrator
Brow se Data Petugas
Tambah Data Petugas
Edit Data Petugas
Delete Data Petugas
Simpan Data Petugas
Form Data Petugas
«include» «extend» «extend» «include» «extend» «extend»
KNiST, 30 Maret 2017 424 Hal yang sama dilakukan juga pada use case
untuk Package Diagram Halaman Petugas yang lain, seperti
a. Transaksi Pengadaan Barang b. Transaksi Penempatan Barang c. Transaksi Mutasi Barang d. Transaksi Peminjaman Barang
A. Activity Diagram
Pada tahapan ini menggambarkan activity diagram yang dapat dilakukan dalam software yang akan dirancang.
1. Activity Diagram Mengelola Data Petugas
Sumber : Hasil Penelitian (2016)
Gambar 2. Activity Diagram Mengelola Data Petugas
Hal yang sama dapat dilakukan pada Activity Diagram yang lain, antara lain:
a. Mengelola Data supplier b. Mengelola Data Departemen c. Mengelola Data Lokasi d. Mengelola Data Kategori e. Mengelola Data Barang f. Pencarian Barang g. Mencetak Label Barcode h. Transaksi Pengadaan Barang i. Transaksi Penempatan Barang j. Transaksi Mutasi Barang k. Transaksi Peminjaman Barang l. Mengelola Laporan Master Data m. Mengelola Laporan Transaksi B. Database
Entity Relationship Diagram
Sumber : Hasil Penelitian (2016)
Gambar 3. Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Manajemen Aset
a. Spesifikasi File
Spesifikasi File merupakan kumpulan item data yang diatur didalam suatu record dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk memproses data tertentu, didalam perancangan program ini penulis memberi nama database inventory_kantor21db.sql. Spesifikasi ini terdiri dari file-file yang akan dibuat untuk sebuah program beserta record-record yang diperlukan antara lain:
a. Spesifikasi File Tabel Petugas
Nama Database :
inventory_kantor21db
Nama File : Tabel Petugas Akronim : petugas.myd Tipe File : File Master
Akses File : Random
Panjang Record : 364 byte Kunci Field : kd_petugas Tabel 2. Spesifikasi File Table Petugas No Elemen
Data Nama Field Type Size Ket
1 Kode
Petugas kd_petugas char 4
Primary Key 2 Nama Petugas nm_petuga s Varchar 100 3 Nomor
Telepon no_telepon Varchar 20
4 User
Name username Varchar 20
5 Passwor
d password Varchar 200
6 Level level Varchar 20
Sumber : Hasil Penelitian (2016) Hal ini juga dilakukan pada table-tabel spesifikasi file yang lain, seperti: act Mengelola Data Petugas
Start
Browse Data Petugas Pilih Tambah Pilih Edit
Pilih Delete
Tampil Form Data Petugas
Input Data Petugas
Simpan Data Petugas Hapus Data Petugas
End Fork Join Join Decision [ YA ] [ TIDAK ] kategori kd_kategori nm_kategori barang kd_barang nm_barang keterangan merek satuan kode_kategori mempunyai kd_kategori kd_barang mempunyai pengadaan no_pengadaan tgl_pengadaan kd_supplier jenis_pengadaan supplier kd_supplier nm_supplier alamat no_telepon petugas kd_petugas password no_telepon level pegaw ai kd_pegawai nm_pegawai jns_kelamin alamat no_telepon keterangan kd_petugas peminjaman no_peminjaman tgl_peminjaman tgl_akan_kembali kd_pegawai keterangan kd_petugas mempunyai melakukan mempunyai melakukan penempatan no_penempatan tgl_penempatan keterangan kd_lokasi kode_petugas mempunyai melakukan departemen kd_departemen nm_departemen keterangan lokasi kd_lokasi nm_lokasi kd_departemen mempunyai 1 M mutasi no_mutasi tgl_mutasi keterangan kd_petugas melakukan mempunyai 1 M 1 1 M 1 M 1 M M 1 1 1 1 M 1 M M 1 kd_barang no_pengadaan kd_supplier no_pengadaan no_pengadaan kd_petugas kd_petugas no_penempatan no_penempatan kode_lokasi kd_petugas no_mutasi no_mutasi kode_lokasi kd_lokasi kd_departemen no_peminjaman kd_pegawai no_peminjaman kd_petugas nm_petugas jumlah mempunyai 1 M kd_barang no_penempatan jenis tgl_kembali M no_pengadaan
KNiST, 30 Maret 2017 425 a. Tabel Data Pegawai
b. Tabel Data Supplier c. Tabel Data Departemen d. Tabel Data Lokasi e. Tabel Data Kategori f. Tabel Data Barang
g. Tabel Data Barang Inventaris h. Tabel Pengadaan Barang i. Tabel Pengadaan Item j. Tabel Penempatan Barang k. Tabel Penempatan Item l. Tabel Mutasi Barang m. Tabel Mutasi Asal Barang n. Tabel Mutasi Tujuan Barang o. Tabel Peminjaman Barang p. Tabel Peminjaman Item q. Tabel Pengembalian Barang
r. Tabel Pengadaan Barang Sementara s. Tabel Penempatan Barang Sementara t. Tabel Mutasi Barang Sementara u. Tabel Peminjaman Barang Sementara E. User Interface
A. Tampilan Halaman Login
Sumber : Hasil Penelitian (2016) Gambar 4. Halaman Login Sistem
Manajemen Aset
B. Tampilan Halaman Data Petugas
Sumber : Hasil Penelitian (2016)
Gambar 5. Halaman Data Petugas
Hal yang sama juga dilakukan terhadap form yang yain dalam program web ini, sebagai berikut: C. Halaman Data Pegawai
D. Halaman Data Supplier E. Halaman Data Departemen F. Halaman Data Lokasi G. Halaman Data Kategori H. Halaman Data Barang I. Halaman Cetak Label Barang J. Halaman Pencarian Barang K. Halaman Transaksi Pengadaan L. Halaman Transaksi Penempatan M. Halaman Transaksi Mutasi N. Halaman Transaksi Peminjaman O. Halaman Laporan Master Data P. Tampilan Halaman Laporan
Transaksi
Testing
Pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan Blackbox Testing yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.
Pengujian Terhadap Form Login
Tabel 2. Hasil Pengujian Blackbox Testing Halaman Login
No Skenario
Pengujian Test Case
Hasil yang diharapkan Hasil Pengujian Kesimpulan 1 User id dan password tidak di isi kemudian di klik tombol login
Username= (kosong) Password = (kosong) Level Akses = (kosong) Sistem akan menampilkan pesan “Username,
password, dan level
Tidak Boleh Kosong!”
Sesuai Harapan Valid 2 Mengetikan user id dan password kosong kemudian login Username = 001 Password = (kosong) Level Akses = Admin Sistem akan menampilkan pesan “Data Password tidak boleh kosong!.”
Sesuai
Harapan Valid
3 User id tidak di isi
Username = (kosong) Password = 123456 Sistem akan menampilkan pesan “Username tidak boleh kosong!”
Sesuai
Harapan Valid
Sumber : Hasil Penelitian (2016)
Hal yang sama dilakukan terhadap testing bagi kegiatan yang lain, yaitu:
a. Form Log Out b. Form Petugas
c. Form Pegawai d. Form Supplier e. Form Departemen f. Form Lokasi
KNiST, 30 Maret 2017 426 g. Form Kategori
h. Form Barang
C. Support
Sub bab ini penulis akan menjelaskan spesifikasi hardware dan software yang digunakan oleh sistem manajemen aset.
a. Spesifikasi Hardware Dan Software
Tabel 3. Spesifikasi Hardware Dan Software
Kebutuhan Keterangan Sistem Operasi Processor Windows 7 Profesional Edition Core 2 Duo 2.4 GHZ RAM 2 GB Harddisk 500 GB Monitor Keyboard SVGA 15” 108 Key Printer Deskjet Mouse Browser Standart
Mozila Firefox, Google Chrome, Opera Software Adobe Dreamwaver, Notepad++, Xampp, Adobe Photoshop, PhpMyAdmin Sumber : Hasil Penelitian (2016)
Spesifikasi Dokumen Sistem Usulan
a. Laporan Data Petugas b. Laporan Data Supplier c. Laporan Data Pegawai d. Laporan Data Departemen e. Laporan Data Lokasi f. Laporan Data Kategori g. Laporan Data Barang
h. Laporan Data Barang Per Kategori i. Laporan Data Barang Per Lokasi j. Laporan Pengadaan Barang k. Laporan Pengadaan Per Periode l. Laporan Pengadaan Per Bulan m. Laporan Pengadaan Per Supplier n. Laporan Pengadaan Barang Per Periode o. Laporan Pengadaan Barang Per Bulan p. Laporan Pengadaan Barang Per Kategori q. Laporan Pengadaan Barang Per Supplier r. Laporan Penempatan Barang
s. Laporan Penempatan Per Periode t. Laporan Penempatan Per Bulan u. Laporan Penempatan Per Lokasi v. Laporan Peminjaman Barang w. Laporan Peminjaman Per Periode x. Laporan Peminjaman Per Bulan y. Laporan Peminjaman Per Pegawai
Simpulan
Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam penelitian ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: Sistem ini menyajikan data-data master seperti mengelola data petugas, pegawai, kategori, lokasi, departemen, data barang (aset), dan transaksi pengadaan barang, penempatan barang, mutasi barang, serta peminjaman barang.
Dengan adanya sistem manajemen aset ini, informasi tentang data aset dan transaksinya dapat dipertanggung jawabkan dengan data yang telah tersimpan.
Proses input dan output data aset dapat ter manage dengan baik.
Referensi
Kristanto, K. Heru, P. Mudjihartono, dan Benyamin L. Sinaga. Analisis Dan Usulan Perbaikan Sistem Informasi Manajemen Aset Bergerak di Pemerintahan Daerah Kabupaten Sanggau. ISSN: 1979-2328. Yogyakarta: Jurnal Ilmiah UPN Veteran 30 Juni 2012.
Sommerville, Ian 2011. Software
Engineering. (9th edition). New York: Addison-Wesley.
Sugiama, A. Gima. 2013, Manajemen Aset Pariwisata. Edisi 1. Bandung: Guardaya Intimarta.
Tantra, Rudy. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset.
