Sebagai bab terakhir, dipaparkan tentang kesimpulan terhadap uraian dan pembahasan bab-bab sebelumnya, sekaligus berisi saran yang diharapkan akan bermanfaat bagi instansi.
BAB II
U.D. DENPASAR MEDAN
A. GAMBARAN UMUM
1. Sejarah Singkat Perusahaan
U.D.Denpasar Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri makanan ringan berupa roti kering dan kacang - kacangan yang berdomisili di Jln. Medan – Binjai KM.14 Gg.Kenduri No.56.
U.D.Denpasar Medan didirikan di Medan pada tahun 1979 oleh Sdr. Sjamsuddin dan diberi nama “U.D. Denpasar Medan“ yang lebih dikenal sebagai “ Pabrik Kacang“. Dan hingga saat ini masih dipimpin oleh Bapak Sjamsuddin atau dikenal dengan sebutan “Bapak Akie“ dengan dibantu oleh anak ke-empatnya sebagai manajer yang bernama“Rudy Lettan“.
Adapun tujuan didirikan perusahaan ini adalah untuk menangani permintaan pasar akan roti kering dan kacang – kacangan, Seperti: kacang Arcis, kacang Arab, kacang Madu, dan lain – lain. Dan pemasaranya hingga ke kota di Sumatera Utara dan sekitarnya, serta Pulau Jawa dan sekitarnya untuk pemasaran cabang “ U.D. Putra Denpasar “.
Pada mulanya perusahaan ini masih bersifat usaha kecil, namun selama 16 tahun menjalankan usaha dan melihat animo masyarakat dan permintaan pasar sejak
tahun 1979, Sdra.Sjamsuddin mulai mendirikan cabang sebagai salah satu strategi pemasaran untuk menjangkau pembeli.
U.D. Denpasar Medan merupakan usaha dagang yang sangat dikenal oleh masyarakat khususnya menjelang lebaran “ Idul Fitri “, “ Idul Adha”, “ Tahun Baru” maupun hari – hari besar lainnya. Sampai saat ini U.D. Denpasar telah mempunyai 1 cabang yang berdiri pada tahun 1995 dengan nama “ U.D. Putra Denpasar “ yang terletak di Jl. raya Dadap No.18 Tangerang , Jawa Barat. Yang dipimpin oleh anak pertamanya “Widi Lettan” dan anak anak ke-tiganya “Jendy Lettan” yang sangat sukses hingga saat ini.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi mengidentifikasi peran dan tanggung jawab karyawan yang dipekerjakan oleh perusahaan. Struktur organisasi perusahaan yang ada pada perusahaan adalah merupakan dasar penyusunan prosedur kegiatan. Struktur organisasi akan terus berkembang sesuai dengan perkembangan kegiatan dan tujuan perusahaan. Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik, maka dalam usaha menyusun suatu organisasi perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa azas atau prinsip – prinsip dari suatu organisasi. Diharapkan juga agar setiap karyawan dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan bidangnya masing – masing.
Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan tanggung jawab dalam perusahaan. Salah satu unsur dari struktur organisasi yang baik adalah adanya pola interaksi dan hubungan kerjasama antar orang- orang pada setiap bagian daru suatu organisasi perusahaan. Skema struktur organisasi yang jelas, akan mendukung aktivitas perusahaan sebab masing – masing bagian akan mengetahui dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Berikut akan disajikan
struktur organisasi pada U.D. Denpasar Medan yang dapat dillihat pada lampiran, dengan tugas dan tanggung jawab masing – masing bagian sebagai berikut :
a. Direktur
Direktur sebagai pemegang saham dan juga pimpinan pelaksana perusahaan, membawahi beberapa manajer dan bertanggung jawab menjalankan kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh para pemegang saham. Direktur adalah penangggung jawab tertinggi dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan sekaligus mengkoordinir kegiatan operasional perusahaan.
Adapun tugas dan wewenang direktur adalah : • Mengepalai para manajer
• Mengawasi setiap kegiatan perusahaan
• Menjalankan segala perencanaan yang telah direncanakan oleh perusahaan • Bertanggung jawab atas kerjasama dengan cabang – cabang perusahaan • Memimpin, mendidik, mengarahkan, memberikan motivasi serta
mengawasi bawahan
b. Manajer
Tugas seorang manajer adalah:
• Bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas – aktivitas perusahaan • Memberikan pengarahan bagi para karyawan untuk dapat bekerja secara
tepat dan berhasil guna, sehingga memudahkan pencapaian tujuan yang digunakan perusahaan
• Menyetor kewajiban – kewajiban pajak dan melakukan penyetoran ke bank
• Mengadakan konfirmasi / pencocokan setiap saldo yang terkait dan menandatangani buku – buku harian, laporan harian, laporan mingguan baik pengeluaran maupun pendapatan perusahaan.
c. Administrasi Tugasnya adalah :
• Mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan • Melakukan pencatatan transaksi harian
• Melakukan aktivitas pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan seperti : bahan baku, bahan penolong, peralatan produksi, peralatan kantor dan sebagainya
d. Kepala Toko
• Kepala Toko bertugas untuk mengawasi setiap kegiatan penjualan dan memantau bawahannya
• Memeriksa jumlah dan jenis barang baru yang masuk. e. Kasir
Tugas dan tanggung jawab kasir adalah sebagai berikut : • Mencetak pita register kas
• Memasukkan dan mengeluarkan uang dari mesin register
• Melakukan pemeriksaan terhadap faktur penjualan dan menyesuaikan dengan barang yang akan dijual.
f. Pegawai Toko
• Bertanggung jawab atas segala aktivitas penjualan seperti menawarkan produk dan membatalkan pesanan masyarakat
• Bertanggung jawab atas barang – barang yang ada di toko untuk dijual • Melakukan pemeriksaan terhadap barang baru yang masuk
g. Supir
Bertanggung jawab atas segala tugas – tugas transportasi seperti mengangkut pesanan roti – roti dan kacangan -kacangan ke cabang perusahaan dan ke toko,serta pengangkutan pembelian bahan.
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian, Fungsi dan Tujuan Sistem Akuntansi
Dengan pesatnya pertumbuhan dunia usaha akhir – akhir ini mengakibatkan timbulnya berbagai persoalan dalam bidang prosedur untuk mencatat dan mengolah data dari satu perusahaan sehingga untuk mengatasi masalah ini diperlukan suatu metode yang baik dan tepat, yaitu dengan jalan menciptakan suatu sistem yang dapat meliputi segala kegiatan unit usaha.
Definisi sistem menurut Simamora (2000;176) adalah : ”seperangkat peraturan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa tugas tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah diterapkan sebelumnya.”
Definisi sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001;3) adalah : “organisasi, formulir, catatan dan laporan yang di koordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang telah dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Adapun fungsi dari sistem akuntansi adalah : a. Menentukan hasil operasi
b. Mengikuti kejadian – kejadian yang menyangkut harta dan kewajiban perusahaan
c. Mengatur transaksi tertentu, misalnya : pembelian peralatan dan perlengkapan, pengiriman barang dan sebagainya..
Sedangkan tujuan sistem akuntansi adalah :
a. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen, pemilik atau pemegang sahan secara cepat dan tepat
b. Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar perusahaan, seperti: Bank dan lembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. c. Menyempurnakan pengendalian melalui organisasi, prosedur – prosedur
dan cara – cara lain untuk menggambarkan kekayaan perusahaan.
2. Unsur – Unsur Sistem Akuntansi
Dari pengertian sistem akuntansi yang telah disebutkan diperoleh kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri atas unsur – unsur :
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas masuk, kwitansi dan lainnya.
Dengan faktur penjualan, direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang, tanda tangan otorisasi dan sebagainya. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan trasaksi penjualan.
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akutnansi dengan computer
(computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke
dalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors dan cats.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Dalam jurnal ini, data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
Dalam jurnal ini terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah : jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening – rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening dalam buku besar ini desediakan sesuai dengan unsur – unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk menyajikan laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening – rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of
final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain sesudah data akuntansi
dringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga Karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku – buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam akuntansi.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan harga pokok produksi dan laporan biaya pemasaran. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akutansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak computer dan tayangan pada layar monitor komputer. Pada
dasarnya laporan ini berguna sebagai informasi yang akan digunakan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan.
C. Sistem Akutansi Penjualan
Dalam menjalankan catatan akuntansi penjualan, U.D. Denpasar Medan melaksanakannya dengan mencatat transaksi di dalam buku harian secara kronologis.
1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai
Pengertian penjualan tunai menurut Mulyadi (2001;455) adalah: “ penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.”
Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjalan tunai. Penjualan tunai biasanya dicatat pada register kas dan pada akhir kerja akan dijumlah. Penjualan tunai semacam ini dapat dicatat sebagai berikut :
Kas xxx
Penjualan xxx
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penjuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan Internal Check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
1. Fungsi penjualan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman
4. Fungsi pengiriman
Dalam fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pejualan tunai adalah : 1. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan menajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk
setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
2. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai.
3. Jurnal umum
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini juga untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang
5. Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gedung.
2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Pengertian penjualan kredit menurut Mulyadi (2001;210) adalah : “penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.”
Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Kegiatan penjualan secara kredit ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom – kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
b. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan bukti pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap – tiap debiturnya.
c. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
d. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
D. Prosedur Penjualan
Tingkat penjualan yang dicapai U.D. Denpasar Medan, juga dipengaruhi secara langsung oleh strategi pemasaran yang diterapkan oleh perusahaan.
Dalam menjalankan pemasaran, perusahaan juga menerapkan konsep pemasaran modern yaitu “bauran” yang terdiri dari :
1. Produk (product) 2. Harga (price)
3. Promosi (promotion) 4. Tempat (place)
1. Produk (product)
Produk yang dipasarkan oleh perusahaan ini adalah roti, kue – kue dan kacang - kacangan yang mempunyai cita rasa tersendiri. Adapun bahan – bahan yang digunakan dalam memproduksi roti/kue dan kacang – kacangan ini antara lain tepung tapioka, mentega, telur, cokelat, susu, gula,garam, lada, kacang juga merupakan pilihan agar menciptakan rasa yang lebih enak.
Berikut jenis – jenis roti dan kacang- kacangan maupun produk lainnya yang diproduksi dan dijual di U.D. Denpasar Medan :
Tabel jenis – jenis produk yang ada pada U.D.Denpasar Medan
NO
JENIS – JENIS PRODUK pada U.D DENPASAR MEDAN
KACANG - KACANGAN ROTI KERING KUE – KUE KERING
BAHAN JAGUNG BAHAN SINGKONG
MAKANAN RINGAN
1. ARCIS KACANG WIJEN AUSTRALIA STICK
ORIGINAL
ICHIBAN
2. MADU SALJU JAHE EMPING JAGUNG STICK BALADO CINTATOS
3. ATOM KEJU BAWANG
PITA
POP CORN MANIS STICK KEJU PICHANTOS
4. BOGOR ORIGINAL COKLAT LOVE
BAWANG PANJANG MANIS
POP CORN ASIN KERIPIK ORIGINAL
OPAK MEDAN
5. BOGOR PEDAS JEM POTONG RAJA MANIS KERIPIK BALADO
MAC.DONI
6. MENTE KULIT NANAS GABUS KEJU MIZUNO
7. BALI / ARAB SAGON WIJEN WARNA
PILUS
Harga juga merupakan variable yang dapat dikendalikan dan menentukan diterima atau tidaknya suatu produk oleh konsumen. Dalam penetapan harga jual dapat dilihat dari berbagai sudut, antara lain berdasarkan pada biaya, berdasarkan keseimbangan antara permintaan dan penawaran atau berdasarkan letak geografis suatu perusahaan, dan berdasarkan laba yang diinginkan perusahaan.
2. Promosi (Promotion)
Perusahaan memerlukan kekuatan promosi untuk meningkatkan omset atau pendapatan perusahaan. Dapat dikatakan bahwa promosi merupakan ujung tombak pemasaran suatu produk. Semakin gencar dan inovatif promosi diluncurkan, maka semakin besar pula probabilitas pengenalan produk tersebut kepada masyarakat dan mulailah terjadi permintaan terhadap produk tersebut.
3. Tempat (Place)
Tempat atau lokasi yang dipasarkan oleh perusahaan ini tidak terletak atau jauh dari pusat kota. Hal ini dikarenakan perusahaan ingin menjangkau konsumen yang berada di daerah yang jauh, sehingga dapat memberi kemudahan konsumen untuk memenuhi kebutuhan.
Prosedur – prosedur yang diterapkan oleh U.D. Denpasar Medan terdiri atas : a. Prosedur Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001;6) prosedur adalah :” suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat
9. DAHLIA MAC. RONI
10. COKLAT KEJU GOSEN
11. COKLAT
SUSU
BADUT
12. KELAPA KERUPUK
untuk menjamin penanganan secara seragam dari transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang.”
Prosedur – prosedur yang ditempuh dalam aktivitas–aktivitas penjualan adalah berbeda–beda diantara bermacam–macam perusahaan yang ada, tergantung dari besarnya perusahaan yang bersangkutan. Prosedur mengatur cara–cara dalam melakukan suatu penjualan baik barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas barang dan jasa sampai barang yang dijual tersebut diterima oleh pembeli.
Ada beberapa dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai, yaitu :
a. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk mencatat berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang.
b. Pita Register Kas
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (Cash Register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan tunai.
d. Rekapitulasi Harga Pokok Persediaan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom “jumlah harga” dalam kolom “pemakaian”.
b. Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit adalah urutan kegiatan yang sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan kredit U.D. Denpasar Medan adalah:
1. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
3. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman.
Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
5. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok yang dijual dalam periode tertentu.
Adapun dokumen atau formulir yang dipergunakan dalam prosedur penjualan kredit adalah :
1. Surat Order Pengiriman
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.
2. Faktur dan Tembusannya a. Faktur penjualan
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
b. Tembusan piutang
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
c. Tembusan jurnal penjualan
Tembusan ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh bagian penagihan kepada bagian akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan.
E. Definisi Pengendalian Intern Penjualan
Sistem pengendalian intern merupakan alat baik untuk membantu manajemen dalam mengamankan harta dalam perusahaan, menambah efisiensi kerja dan mendorong para pegawai mematuhi kebijaksanaan pemimpin.
Menurut Baridwan (2000;150) Pengendalian intern adalah :” internal control meliputi struktur organisasi dengan semua cara–cara sehat serta alat–alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran akuntansi, memajukan efisiensi di dalam usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan lebih dahulu.”
Menurut defenisi di atas dapat dikatakan bahwa Internal Control meliputi rencana organisasi suatu metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan untuk menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan akuntansinya kemudian meningkatkan efisiensi operasional serta mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang telah digariskan manajemen.
Menurut Mulyadi (2001;163): “ menyatakan Internal control yang diterapkan dalam penjualan meliputi organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat.
Menurut pengertian di atas diketahui bahwa pengendalian intern merupakan kegiatan yang lebih memfokuskan pada pembukuan dan keuangan perusahaan. Sistem akuntansi dan pengawasan intern yang dilakukan mempunyai hubungan yang erat, apabila sistem akuntansi yang dipakai oleh suatu perusahaan tersebut baik akan memungkinkan mengandung unsur – unsur pengawasan yang baik pula.
Untuk mengidentifikasi unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penjualan, maka harus dirincikan tiga unsur pokok pengendalian intern, yaitu:
Dalam internal control penjualan, organisasi penjualan dimaksud adalah adanya pemisahan fungsi – fungsi yang terkait di dalam penjualan,, sehingga tidak ada tumpang tindih wewenang dalam organisasi penjualan.
Adapun pemisahan fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakn oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Penjualan
Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan penjualan yang baik akan menjamin data yang dicatat dalam formulir di dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen.
Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem penjualan tunai, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada faktur penjualan tunai sebagai dokumen sumber dan pita register kas sebagai dokumen pendukung. Dengan demikian sistem otorisasi penjualan akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercya bagi proses akuntansi.
3. Praktik yang Sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan pada fungsi penjualan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara – cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam transaksi penjualan. Untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi tersebut.
Pada U.D.Denpasar Medan, pengendalian intern sangat ditekankan, hal ini dikarenakan pengendalian intern penjualan merupakan bagian yang sangat menentukan dalam pencapaian tujuan perusahaan. U.D. Denpasar Medan memiliki pemisahan fungsi (bagian) yang jelas, dimana masing – masing dapat melaksanakan fungsinya sesuai dengan wewenang tanpa ada penyalahgunaan tanggung jawab. Dengan demikian setiap bagian dapat melakukan prosedur pencatatan penjualan dengan baik. Dalam setiap transaksi penjualan yang dilakukan masing – masing bagian memiliki tanggung jawab untuk melakukan otorisasi, dimana otorisasi dilakukan oleh pejabat atau direktur sebagai tanda persetujuan bahwa transaksi tersebut sah, sehingga tidak terjadi penyalahgunaan penjualan dalam perusahaan.
