MAKALAH
MANAJEMEN OPERASIONAL-2
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
– ERP –
( PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN )
Makalah ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Operasional - 2
Dosen Pengampu: Husni Muharram Ritonga, MSc
Oleh : Kelompok 2
Dikki Aprianta Ginting S (1415310041) Advendra Munthe (1415310051) M. Elfra Denanta Ginting (1415310058) Mei Triswan Zebua (1415310067) Putri Emninta Nauli (1415310066) Nurul Aini Situmorang (1415310062)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI MEDAN 2016
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Enterprise Resoure Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi
yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan system informasi secara spesifik untuk departemen – departemen yang berbeda pada suatu perusahaan.
ERP terdiri dari bermacam – macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk distribusi. Pengguna ERP menjadikan semua system di dalam suatu perusahaan menjadi satu system yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam melakukan komunikasi.
Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan refrensi modul yang sudah berhasil.
Ada beberapa software ERP yang dikenal secara umum, seperti SAP, PeopleSoft, JDEdward dan beberapa merk lainnya. Tidak semua software tersebut bisa dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, kadang kala perusahaan harus merubah aturan bisnisnya untuk dapat menggunakan software ERP tertentu.
Aturan bisnis dan kebutuhan sistem ERP berbeda dan spesifik untuk setiap perusahaan. Perusahaan skala besar, dengan dukungan kondisi ekonomi yang relatif besar, akan dengan mudah memilih softrware mana yang akan digunakan sekalipun harus merubah kebutuhan bisnisnya. Namun, untuk perusahaan skala kecil dan menengah, hal ini tentu saja sulit dilakukkan. Selain harga software ERP yang cukup tinggi.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas adalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian dari sistemERP? 2. Bagaimana karakteristik sistem ERP?
3. Bagaimana Fase-fase dalam implementasi sistem ERP? 4. Bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan? 5. Bagaimana siklus hidup pengembangan sistem ERP ?
6. Apa keberhasilan dan kegagalan dari implementasi sistem ERP?
1.3 Batasan Masalah
Agar permasalahan dalam rumusan masalah lebih spesifik, maka pada makalah ini penulis membatasi pembahasan masalah sebagai berikut:
1. Pengertian sistem ERP?
2. Fase – fase dalam implementasi sistem ERP? 3. Karakteristik sistem ERP?
4. Konfigurasi Sistem ERP?
5. Resiko yang berkaitan dengan Implimentasi Sistem ERP? 6. Implementasi Sistem ERP Pada Suatu Perusahaan?
7. Keberhasilan dan Kegagalan Dari Implementasi Sistem ERP ?
1.4 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Sebagai syarat untuk memenuhi tugas matakuliah ERP
2. Agar mahasiswa mampu memahami bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat dari disusunnya makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Sebagai sumber bacaan dan pengetahuan bagi mahasiswa yang mengikuti matakuliah ERP
2. Dengan adanya makalah ini mahasiswa dapat memahami implementasi sistem ERP
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise
(perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.
ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan, baik departemen penjualan, HRD, produksi, atau keuangan. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik
hardware/software.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yang maksudnya yaitu menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi yang dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkooordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
Sistem ERP merupakan seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari aspek ‘best practices’ yang artinya merupakan pencerminan cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua departemen/ fungsi dalam perusahaan.
Tujuan Dan Peranannya Dalam Organisasi
Tujuan System ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:
a. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
b. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise c. Menghasilkan informasi yang real-time
d. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
Konsep Dasar ERP
Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini :
Tahapan Evolusi ERP
a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
b. Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
e. Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
Perusahaan Yang Mengimplementasikan ERP
Modul ERP
Manufacturing
Supply Chain Management Financials
Projects
Human Resources
Customer Relationship Management Data warehouse
Access Control Customization
Manfaat Sistem ERP
Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien dan Memungkinkan melakukan integrasi secara global
Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang terjadi pada sistem yang terpisah
Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada dan Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta memadukannya
Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi
Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara perawatan sistem yang sah dan Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi.
Manfaat dan cara Mendapatkannya :
2.2 Fase – Fase Implementasi Sistem ERP
Adapun fase – fase sistem ERP adalah sebagai berikut : a. Fase inisisasi
Fase inisiasi yaitu berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya ada tawaran dari vendor, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada
peraturan dan hukum atau pemnafaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik.
b. Fase evaluasi
Pada fase ini meliputi evaluasi proses bisnis, analisa kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.
c. Fase selection
Pada fase ini dapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.
d. Fase modifikasi
Fase modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara, cara pertama yaitu memodifikasi apa saja yang terjadi dalam rangkaian proses analisa- konfigurasi dan pengujian sampai mendapatkan hasil yang diinginkan atau sampai batasan waktu tertentu. Cara kedua yaitu dengan melakukan pemilihan status target tertentu kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Dalam fase modifikasi perlu dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.
e. Fase penyelesaian
Apabila semua berjalan dengan lancar, maka konsumen akan melunasi pembayaran yang tergantung pada kontrak. Pada tahapan ini perusahaan akan mendapatkan pelajaran serta pengalaman atas semua kejadian selama proyek implementasi berlangsung, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan serta peluang implementasi selanjutnya.
2.3 Karakteristik Sistem ERP
Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut (WHL-2006):
1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
5. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata(real time). 6. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi
dan kegiatan perencanaan.
7. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.
8. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.
2.4 Resiko Yang Berkaitan Dengan ERP
Berikut resiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP: 1. Implementasi dengan pendekatan Big-Bang dan Phased-In
Kebanyakan implementasi ERP mengalami kegagalan karena masalah budaya dalam perusahaan yang menentang proses ini. Ada beberapa pendekatan dalam mengimplementasikan ERP, antara lain:
Pendekatan big-bang. Pendekatan ini mencoba untuk mengalihkan operasi dari sistem lama ke sistem baru sekaligus, tanpa adanya tahapan pengimplementasian. Hal ini tentunya akan mendapat penentang karena setiap orang dalam organisasi lebih familiar dengan sistem lama. Selain itu, individu seringkali menemukan dirinya mengisi data lebih banyak dibanding dengan saat menggunakan sistem lama. Hal tersebut dapat menyebabkan gangguan pada operasi harian. Tetapi ketika periode penyesuaian dapat terlewati dan munculnya budaya perusahaan baru, ERP menjadi alat operasi dan strategik yang memberikan keuntungan kompetitif kepada perusahaan.
Pendekatan Phased-In. Karena banyaknya tentangan atas pendekatan diatas, maka pendekatan ini menjadi alternative favorit dalam pengimplementasian ERP. Pendekatan ini mengimplementasikan ERP pada unit bisnis satu demi satu. Proses dan data umum dapat disatukan tanpa harus mengganggu operasi perusahaan. Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk membuat ERP dapat berjalan dengan baik bersamaan dengan sistem lama, setelah fungsi-fungsi organisasi terkonversikan kedalam sistem yang baru, sistem lama diistirahatkan.
Oposisi Terhadap Perubahan Budaya Bisnis
Perubahan harus dapat didukung oleh budaya organisasi itu sendiri agar implementasi ERP dapat berhasil. Selain itu, diperlukan staf teknis untuk sistem baru ini atau basis pengguna yang paham teknologi komputer agar proses pembelajarannya dapat berjalan lancar.
Memilih ERP Yang Salah
Alasan umumnya dari kegagalan pengimplementasian ERP adalah ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Jika salah memilih, dibutuhkan perubahan model ERP yang luas, memakan waktu, dan juga tentunya menghabiskan dana yang tidak sedikit. Gangguan serius dapat terjadi dikarenakan kealpaan ini. Lebih lanjut, pengembangan dari sistem ERP ini akan menjadi lebih sulit lagi.
Goodness Of Fit
Manajemen perlu yakin bahwa ERP yang dipilih tepat bagi perusahaan. Untuk menemukannya diperlukan proses seleksi perangkat lunak yang meyerupai corong, yang dimulai dari hal yang luas lalu menjadi lebih terfokus. Tetapi, jika proses bisnis itu sangat unik, sistem ERP harus dimodifikasi agar dapat berjalan dengan sistem yang lama atau mengakomodasi perangkat lunak bolt-on. Isu skalabilitas sistem. Jika manajemen memperkirakan volume bisnis yang meningkat saat penggunaan sistem ERP, mereka memiliki isu skalabilitas yang perlu dialamatkan. Skalabilitas adalah kemampuan dari sistem untuk berjalan secara lancar dan ekonomis saat persyaratan pengguna bertambah. Ukuran dari skalabilitas yang penting adalah size, speed, dan workload.
Memilih Konsultan Yang Salah
Sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak tersedia langsung. Karena itu, kebanyakan implementasi ERP melibatkan perusahaan konsultan yang mengkoordinasikan proyek,
membantu organisasi dalam mengenali kebutuhannya. Tetapi, dengan banyaknya permintaan pengimplementasian sistem ERP, maka perusahaan konsultan kekurangan sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan penempatan individu yang tidak sesuai dengan kualifikasi. Permasalahan ini menyebabkan banyaknya proses implementasi ERP yang gagal.
Oleh karena itu, sebelum melibatkan sebuah konsultan luar, manajemen perlu melakukan tahap-tahap berikut ini:
Mewawancara staf yang diusulkan kepada proyek dan buat draft yang meyebutkan penempatan tugasnya.
Tetapkan dalam tulisan bagaimana perubahan staf ditangani. Lakukan rujukan terhadap member staf yang diusulkan.
Selaraskan kpentingan konsultan yang organisasi itu bernegosiasi sebuah skema pay-per- performance yang didasari pencapaian tertentu atas proyek. Contohnya, jumlah uang yang dibayar kepada konsultan mungkin berada di kisaran 85 sd 115 persen dan upah kontrak, tergantung dari apakah kesuksesan proyek pengimplementasian berada sesuai jadwal atau tidak.
Buat waktu tenggat pemutusan yang tegas kepada konsultan untuk menghindari konsultasi yang tidak ada akhirnya, yang berakibat ketergantungan dan upah yang mengalir tanpa henti.
Biaya tinggi dan biaya yang melebihi anggaran Resiko yang ada bebentuk biaya yang di anggap terlalu rendah atau yang tidak diantisipasi. Masalah yang sering muncul terjadi dalam beberapa area yaitu
Pelatihan. Biaya pelatihan selalu lebih tinggi dari yang diperkirakan karena manajemen berfokus terutama pada niaya mengajarkan pekerja perangkat lunak baru. Hal ini sebenarnya hanya sebagian dari pelatihan yang dibutuhkan. Pekerja juga harus mempelajari prosedur baru, yang seringkali diabaikan saat proses penganggaran.
Pengujian dan penyatuan sistem. ERP merupakan model keseluruhan yang dalam teorinya satu sistem yang menggerakkan seluruh organisasi. Pada kenyataannya, banyak organisasi menggunakan ERP sebagai tulang
punggung yang terikat pada sistem lama dan perangkat lunak bolt-on, yang mendukung kebutuhan khusus perusahaan. Menggabungkan sistem yang tidak sama ini dengan sistem ERP dapat melibatkan penulisan program konversi atau bahkan memodifikasi kode internal dari ERP. Penggabungan dan pengujian dilaksanakan dengan basis case-by-case, jadi biayanya sangat sulit ditaksir sebelumnya.
Konversi basis data. Sebuah sistem ERP baru biasanya berarti basis data baru. Konversi data merupakan proses mengalihkan data dari sistem lama kepada basis data ERP. Jika data sistem lama handal, proses konversi dilaksanakan lewat prosedur yang otomatis. Meskipun dengan kondisi ideal, pengujian dan rekonsiliasi manual dibutuhkan untuk menjamin bahwa pemindahan telah lengkap dan akurat.
Proses implementasi ERP ini memerlukan biaya yang besar sedangkan manfaatnya tidak dapat dirasakan dalam jangka waktu yang pendek. Untuk itu, manajemen harus pandai menaksir kuntungan yang didapat dari pengimplementasian ini agar tidak mengalami kerugian akibat proses ini. Gangguan Operasi Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang memasangnya. Hal ini disebabkan sistem ERP ini terlihat asing dibandingkan dengan sistem lama sehingga memerlukan periode penyesuaian untuk memperlancar proses implementasi ini.
2.5 Implikasi Terhadap Kontrol Internal Dan Audit
Beberapa perhatian penting atas isu kontrol internal dan audit, antara lain: 1. Otorisasi transaksi
Kontrol perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor adalah memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan pengetahuan yang terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan pengertian yang seksama atas proses bisnis dan arus informasi antara komponen sistem.
2. Pemisahan Tugas
Keputusan operasional organisasiberbasis ERP berusah didekatkan dengan sumber dari kejadiannya. Proses manual yang memerlukan pemisahan tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP. Hal ini menimbulkan permasalahan baru bagaimana mengamankan, mengontrol suatu sistem agar dapat menjamin pemisahan tugas berjalan dengan baik. Untuk memecahkan masalah ini, SAP memperkenalkan teknik user role. Seiap role diberikan suatu set aktivitas yang ditugaskan pada pengguna yang berwenang dalam sistem ERP. Auditor perlu memastikan apakan role ini diberikan sesuai dengan tanggung jawab kerjanya.
3. Pengawasan
Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan manajemen tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali, setelah ERP berjalan, hanya tim implementasi yang mengerti cara kerjanya. Karena peran tradisional akan diganti, supervisor perlu mendapatkan pengertian teknis dan operasional yang mendalam atas sistem baru ini. Supervisor seharusnya memiliki waktu untuk mengelola melalui kemampuan pengawasan yang ditingkatkan serta meningkatkan rentang kontrol mereka. 4. Accounting Records
Dalam sistem ini data OLTP dapat dengan mudah diproses menjadi berbagai macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat diminimalkan dengan meningkatkan akurasi entri data. Tetapi, Walaupun menggunakan teknologi ERP, beberapa resiko atas akurasi accounting records masih muncul. Hal ini disebabkan karena data yang rusak atau tidak akurat akibat melewati sumber eksternal. Data ini dapat berisi duplicate records, nilai yang tidak akurat, atau fields yang tidak lengkap. Oleh karena itu dibutuhkan pembersihan data untuk mengurangi resiko dan menyakinkan data yang paling akurat dan terkini yang diterima.
5. Kontrol akses
Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP. Tujuan dari security ini untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran, dan ketersediaan
informasi yang dibutuhkan. Apabila security lemah, dapat menyebabkan pembeberan rahasia dagang kepada pesaing dan akses tanpa izin.
Akses Kepada Data Warehouse
Kontrol dari akses merupakan fitur penting data warehouse yang dibagi kepada konsumen dan pemasok. Organisasi seharusnya membangun prosedur untuk mengawasi otorisasi individual ditempat konsumen dan suplier yang akan diberi akses kedalam data warehouse-nya.
Perencanaan Kontingensi
Organisasi harus mempunyai rencana kontingensi yang rinci dapat digunakan sewaktu-waktu bila terjadi bencana yang dikembangkan untuk operasi komputer dan bisnis. Rencana ini perlu dikembangkan sebelum sistem ERP berjalan. Organisasi yang memiliki unit bisnis yang sangat terintegritas mungkin memerlukan satu system ERP yang dapat diakses melalui internet atau private line dari seluruh dunia untuk mengkonsolidasikan data dari sistem sekunder. Sedangkan perusahaan dengan unit organisasi yang berdiri sendiri dan tidak berbagi konsumen, pemasok, atau produk yang sama seringkali memilih untuk memasang server regional.
Verifikasi Independen
Fokus verifikasi independen atas sistem ini tidak tertumpu pada tingkatan transaksi, tetapi secara keseluruhan. Hal ini menyebabkan usaha verifikasi independen hanya dapat dilakukan oleh tim yang mahir teknologi ERP. 6. Mengaudit data warehouse
Dalam mengaudit sistem informasi, auditor harus dapat mendesain prosedur untuk mengumpulkan bukti atas asersi manajemen yang berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan. Data yang terkandung dalam data warehouse merupakan sumber yang sangat baik dalam menyelenggarakan analisis time-series dan ratio. Walaupun demikian, auditor perlu memahami prosedur dalam mempopulasi warehouse. Pembersihan data merupakan tahapan penting dalam mengelola warehouse agar berguna dengan baik. Jadi, auditor harus berhati-hati menggantungkan diri pada warehouse.
2.6 Implementasi Sistem ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup
dari perubahan dan peran serta pelanggan. Penerapan ERP banyak ditemukan pada industri manufaktur. Penerapan ERP tersebut menggunakan berbagai aplikasi atau software ERP. Software ERP yang banyak beredar di pasaran yaitu SAP, JDE, Baan, Protean, Compiere, Magic, dll.
Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya adalah:
1. Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluiruh
Perusahaan mengganti sitem lama dengan sitem ERP. Cara ini juga mengandung resiko, seperti kesiapan perusahaan dengan adanya pergantian sistem yag baru.
2. Melakukan strategi franchise
Cara ini dilakukan dengan mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang berbeda pada setiap unit perusahaan. Implementasi biasanya fokus pada satu unit terlebih dahulu. Cara Ini mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP pada unit itu apakah bisa berjalan dengan baik atau tidak. Apabila hasilnya memuaskan, maka sistem ERP dapat diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap berdasarkan referensi percobaan sebelumnya.
2.6.1 Studi Kasus Implementasi Sistem ERP
PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis makanan dan minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan tahun 1990 oleh sudono salim dengan nama Panganjaya Intikusuma. Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions.
a. Permasalahan yang dihadapi :
Indofood Tbk adalah perusahaan dengan cakupan bisnis yang sangat luas Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis olahan pangan
Aktivitas bisnis dilakukan dalam skala besar b. Penerapan ERP di Indofood Tbk. :
SAP R/3 sebagai solusi ERP
SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM)
c. Manfaat implementasi ERP di PT Indofood Tbk. : Menyesuaikan minat konsumen
Distribusi informasi Pengarsipan dokumen d. Tantangan yang dihadapi :
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil diperusahaan yang lain
Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat
Orang –orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
2.7 Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem ERP 2.7.1 Keberhasilan
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP, yaitu:
1. Proses bisnis yang matang
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak dapat diimplementasikan pada perusahaan yang tidak memiliki proses bisnis yang jelas.
2. Change management yang baik
Implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan kebiasaan pada perusahaan tersebut.
Change management sangat diperlukan untuk memberikan pelatihan kepada pengguna, operator atau pihak yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.
3. Komitmen
Implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan hingga pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem sangat diperlukan.
4. Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik anatara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan inplementasi. Konsultan dan pengguna sudah menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi.
5. Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam implementasi.
2.7.2 Kegagalan Penerapan Sistem ERP
Dari berbagai implementasi di perusahaan dapat disimpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini adalah beberapa faktor yaitu:
1. Ketika tidak ada atau kurangnya dukungan dari pimpinan
Instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil oleh pimpinan. Orang-orang harus mempunyai komitmen yang tegas untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang – orang yang dimasukkan dalam proyek akanmeluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek ini yang pada awalnya kelihatan seperti hal yang tidak berguna. Disinilah dibutuhkan dukungan dari pimpinan.
2. Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja
Proyek tidak akan berjalan sebagaimana mestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian/departemen saja. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan antara departemen yang satu dengan departemen yang lain.
3. Ketika tidak ada yang diserahi tugas untuk menjadi Person in charge (PIC).
Untuk satu proyek seperti ini sangat dibutuhkan seseorang yang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager. Hal ini untuk meningkatkan komitmen agar terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.
4. Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan kepada tim IT saja.
Hal ini umum terjadi, dimana anggota tim yang terlibat proyek implementasi hanya menyerahkan pengambilan keputusan atau perubahan prosedur kepada pihak IT saja dengan alasan mereka orang yang secara teknik menguasai bidang tersebut. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar di bagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama di dalamnya.
5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi
Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan implementasi dan instalasi yang sudah mengetahui kira-kira masalah yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah sesuai dengan pengalaman yang dimiliki.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. ERP merupakan Sistem Informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim dan dihitung secara efisien dan merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.
Implementasi ERP mencakup mengenai Pembuatan common database. [Semua information seperti customers, suppliers, employees, transactions dsb. Dapat disimpan di satu tempat.] Manfaatnya yaitu Efisiensi proses bisnis, Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien dan Memungkinkan melakukan integrasi secara global dan Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi.
Tujuan dari implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan pada perubahan budaya perusahaan. Untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi. Secara keseluruhan ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis, Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise, Menghasilkan informasi yang real-time dan Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
3.2 Saran
Sebaiknya dalam implementasi sistem ERP memperhatikan hal – hal apa saja yang berpengaruh seperti ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan, Juga alternatif – alternatif apa saja yang bisa digunakan karena sistem ERP pada setiap unit perusahan berbeda – beda.
