TINJAUAN MANAJEMEN PROYEK PADA IMPLEMENT

TINJAUAN MANAJEMEN PROYEK PADA IMPLEMENTASI TATA NASKAH DINAS

ELEKTRONIK DI PEMERINTAHAN INDONESIA MENUJU REFORMASI BIROKRASI

Anisa Dewi Prajanti

Fakultas Teknik Elektro, Program Keamanan Jaringan Informasi Universitas Indonesia

Anisa.dewi72@ui.ac.id

Dosen DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA.

Abstract. The draft of the journal is motivated from the Presidential Regulation No. 81/2010 on the Grand Design of Bureaucracy Reform 2010-2025 with the derivation of the Road Map Reform Bureaucracy 2010-2014 guided by the Bureaucratic Reform Map 2015-2019. In the Road Map Bureaucratic Reform there are points of management implementation with the description of realizing e-Government. In realizing the management of e-Government in order to accelerate the reform of the bureaucracy towards Good Governmance one of them is with the implementation of the Administration of Electronic Scripts in the government of Indonesia. Implementation of Electronic Office Procedure has been initiated by the issuance of the Regulation of the Minister of Administrative Reform and Bureaucratic Reform No. 6 of 2011 on the General Guidelines of Electronic Service Manuscript (TNDE) which then 2 years later, the Minister of Administrative Reform and Bureaucracy Reform issued Circular Letter Number 6 Year 2013 on the Application of Electronic Document Scripts on Government Agencies. In this paper the formulation of the problem focused on how the project management review in the implementation of Electronic Office Scripts in the government of Indonesia to find out the extent of the suitability of the implementation of TNDE in the Grand Design Bureaucracy Reform program with the concept of project management, especially on knowledge area of management project integration. The results of the implementation of the Bureaucratic Reform Road Map 2010-2014 have been achieved in terms of SiMAYA application output, but for the implementation of TNDE this requires a process that is not short to be implemented by all governments in Indonesia.

Keywords: electronic office document, TNDE, e-Government, bureaucratic reform, project management

Abstrak. Rancangan jurnal dilatarbelakangi dari Peratuan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2025 dengan turunan panduan Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2014 dilanjutkan Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2015-2019. Pada Road Map Reformasi Birokrasi terdapat poin penyelenggaraan tatalaksana dengan uraian mewujudkan e-Goverment. Dalam mewujudkan tatalaksana e-Goverment

dalam rangka percepatan reformasi birokrasi menuju Good Governmance salah satunya yaitu dengan implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia. Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik telah diinisiasi dengan terbitnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang kemudian 2 tahun setelahnya, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran Nomor 6 Tahun 2013 tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah. Dalam penulisan ini rumusan masalah difokuskan pada bagaimana tinjauan manajemen proyek dalam implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia untuk mengetahui sejauh mana kesesuaian implementasi TNDE dalam program Grand Design Reformasi Birokrasi dengan konsep manajemen proyek, khususnya pada knowledge area manajemen integrasi proyek. Didapatkan hasil pelaksanaan implementasi berdasar Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 telah tercapai dalam hal terdapat output aplikasi SiMAYA, tetapi untuk implementasi TNDE ini butuh proses yang tidak singkat agar dapat dilaksanakan oleh seluruh pemerintahan di Indonesia.

Kata kunci: tata naskah dinas elektronik, TNDE, e-Government, reformasi birokrasi, manajemen proyek

I. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi semakin pesat dari waktu ke waktu. Pemerintah Indonesia turut memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam rangka percepatan reforrmasi birokrasi. Langkah dalam penyelenggaraan teknologi informasi di pemerintah diwujudkan dengan konsep e-Government. Langkah tersebut diinisiasi dengan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan

e-Government. Pemerintahan dengan bentuk eletronik

ini bisa sangat efisien dan efektif dalam segala urusan pemerintahan. Sebagai bentuk negara demokratis, pemerintahan elektronik ini juga menawarkan bentuk pemerintahan yang terbuka dan transparan dari penyelenggara pemerintahan pada rakyatnya.

Model pemerintahan ini sendiri bisa

berupa Government to Citizen atau Government to

Customer (G2C), Government to Business (G2B)

serta Government to Government (G2G). Dengan jaringan yang cukup luas ini e-Government

diharapkan mampu meningkatkan dan

memaksimalkan pelayanan publik dengan rasa nyaman dan aksesibilitas yang mumpuni.

2010-2025. Pada Road Map Birokrasi 2010-2014 telah ditetapkan tujuan program penataan tata laksana yakni meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis proses dan mekanisme kerja atau prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan dengan target meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dan meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan.

Pemanfaatan TIK termasuk dalam 9 (sembilan) program percepatan reformasi birokrasi. Salah satu yang sedang dipergunakan adalah pengembangan sistem elektronik pemerintah (e-Government) sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Startegi Nasional Pengembangan e-Government, telah ditetapkan kebijakan pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). Pada tahun 2013, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran nomor 6 tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah. TNDE merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini merupakan upaya pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di lingkungan instansi pemerintah. Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak tumpah tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap pengguna dapat mengakses data dokumen yang benar. Pemerintahan Elektronik (e-Government) mengacu pada penggunaan teknologi informasi di lingkungan instnasi pemerintah, antara lain intranet dan internet.[10]

Dalam penyelenggaraan e-Government tentu dijumpai kendala oleh pemerintah Indonesia, salah satunya adalah kurangnya ketersediaan infrastruktur telekomunikasi. Kendala lain yang dihadapi yaitu masih mahalnya biaya penggunaan jasa telekomunikasi. Kendala berikutnya adalah masalah SDM (Sumber Daya Manusia) yang masih banyak yang belum bisa menggunakan fasilitas dan perangkat teknologi informasi. Dengan berbagai kendala yang ada ini, sudah seharusnya pemerintah bekerja lebih keras untuk mewujudkan e-Government. Pada penulisan ini diulas tinjauan implementasi e-Government salah satunya yaitu Tata

Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di pemerintahan Indonesia dari sisi manajemen proyek.

2. Batasan Masalah

Penulisan makalah ini hanya terbatas pada tinjauan manajemen proyek pada implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia sebagai percepatan reformasi birokrasi dalam Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 dan peraturan turunannya. Analisis manajemen proyek terbatas pada manajemen integrasi proyek dikarenakan pada manajemen integrasi proyek sudah mencakup lima tahapan proses grup proyek dan konsep ITTO. 3. Rumusan Masalah

Dalam penulisan ini rumusan masalah difokuskan pada bagaimana tinjauan manajemen proyek dalam implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia.

4. Tujuan Penulisan

Dalam penulisan ini bertujuan untuk menganalisis implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik, memberikan wawasan dan gambaran dalam penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik, serta

memberikan rujukan dalam peningkatan

implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia.

II. KERANGKA TEORI

A. Reformasi Birokrasi

Seiring dengan keseriusan pemerintah dalam mencanangkan reformasi birokrasi, maka disusun dan ditetapkanlah Peraturan Presiden Nomor 88 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025. Dalam makalah[7], faktor yang bisa mendorong timbulnya reformasi birokrasi pemerintah adalah:

1. Adanya kebutuhan malakukan perubahan dan pembaharuan;

2. Memahami perubahan yang terjadi di lingkungan strategis nasional;

3. Memahami perubahan yang terjadi di lingkungan strategis global; dan

4. Memahami perubahan yang terjadi dalam paradigma manajemen pemerintahan;

Adanya kebutuhan melakukan perubahan dan

pembaharuan aparatur negara dan

Dalam pencapaian reformasi birokrasi sesuai dengan grand Design dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010, maka terdapat keterkaitan dengan penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi sebagai berikut:[3]

Gambar 1. Keterkaitan pelaksanaan Grand Design Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi

Birokrasi.[3]

Grand Design

Reformasi Birokrasi 2010 - 2025

Grand Design Reformasi

Birokrasi 2010-

2025 ditetapkan dengan Peraturan Presiden

Road Map Reformasi

Birokrasi 2010 –

document, ditetapkan

dengan Peraturan

Menteri PAN dan RB

Road Map Reformasi

Birokrasi 2015 – 2019

Road Map Reformasi

Birokrasi 2020 –

dengan hasil pelaksanaan

RPJMN dan

Transisi 2024-2025 UU Nomor 25 Tahun 2004

tentang Sistem

Perencanaan

Pembangunan Nasional, menetapkan bahwa proses penyusunan RPJP harus dilaksankan 1 tahun sebelum berakhirnya RPJP sedang berjalan

Tabel 1. Keterangan Keterkaitan Grand Design Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi

Birokrasi.[3]

B. e-Government

Menurut Yani [], e-Government merupakan salah satu komponen dari e-Governance karena government

merupakan salah satu sektor dalam proses

governance, dimana e-Governance didefinisikan

sebagai penggunaan ICTs pada proses governance / kepemerintahan yang multi aktor (tidak hanya sektor publik tapi juga sektor privat dan sektor non-pemerintah), multi level (level international, regional 1, nasional, regional 2 dan lokal) dan multi arah dalam dimensi horisontal dan vertikal. Secara umum penggunaan ICTs yang dimaksud adalah penggunaan aplikasi internet seperti websites, e-mail, mailing list, pembangunan aplikasi yang dapat digunakan untuk menyebarkan informasi kepada sektor-sektor yang terlibat, menyelenggaraan pelayanan publik kepada sektor yang terkait dan berkomunikasi antar sektor secara elektronik.[5]

Aktor dalam e-Government secara sederhana dapat dibagi menjadi dua jenis. Pertama yaitu sektor publik sebagai penyelenggara pemerintahan yang terdiri dari eksekutif (departemen keuangan, pendidikan, kesehatan dsb), yudikatif dan legislatif pada level nasional, regional dan lokal. Aktor kedua disebut end-user, menurut konsep governance, end-user terdiri dari sektor non-pemerintah dan sektor privat yang berinteraksi di level governance. Dari dua jenis aktor tersebut maka ICTs dapat digunakan untuk fungsi internal dan eksternal. [5]

Fungsi internal yaitu ICTs digunakan untuk proses administrasi dengan mengintegrasikan seluruh sektor internal dalam publik baik secara horisontal (integrasi antar departemen) maupun vertikal (integrasi antara level). Dengan meningkatnya integrasi internal baik secara vertikal dan horisontal maka diharapkan

government mampu meningkatkan fungsi

eksternalnya yaitu menyelenggarakan pelayanan publik dengan lebih baik terhadap enduser. E-government sebagai fungsi internal dan eksternal ini diilustrasilkan seperti pada gambar [5]

Gambar 2. Framework Government: Fungsi e-Government secara internal dan eksternal pada level

nasional dan local[5]

mungkin menjawab perubahan yang kompleks dan dinamis, dan perlu ditanggapi secara cepat. Oleh karena itu di masa mendatang pemerintah harus mengembangkan sistem dan proses kerja yang lebih lentur untuk memfasilitasi berbagai bentuk interaksi

yang kompleks dengan lembaga-lembaga

negara lain, masyarakat, dunia usaha, dan masyarakat internasional.[5]

Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik. Pengembangan e-Government merupakan upaya

untuk mengembangkan penyelenggaraan

kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-Government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan yaitu[8]:

(1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis; (2) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.

C. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Regulasi yang mendorong implementasi sistem manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik ini dimandatkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenpanRB). KemenpanRB dalam Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 bertanggung jawab untuk memfasilitasi perencanaan dan perubahaan sistem manajemen dan proses kerja instansi pemerintah pusat dan daerah dengan ketentuan sebagai berikut[8]:

1. Perencanaan perubahan sistem manajemen dan

prosedur kerja tersebut harus

dilandaskan pada konsep manajemen modern dan menuju pada sistem manajemen organisasi jaringan yang memungkinkan distribusi serta interoperabilitas kewenangan dan kewajiban secara optimal sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta terbentuknya lini pengambilan keputusan yang lebih pendek dan pengelolaan rentang kendali yang lebih luas.

2. Perencanaan perubahan sistem manajemen dan proses kerja harus berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi secara optimal.

3. Di dalam perumusan peraturan yang berkaitan dengan perubahan sistem manajemen dan proses kerja, semua instansi pemerintah harus dilibatkan dan diminta memberikan konsep perubahan sistem manajemen dan prosedur kerja di lingkungannya masing-masing. Rumusan

peraturan pemerintah dan ketentuan

pelaksanaannya harus merupakan kesepakatan antar instansi.

4. Pandangan dan saran dari dunia usaha yang telah terbukti berhasil menerapkan sistem manajemen modern perlu diusahakan.

Gambar 3. Kerangka Arsitektur e-Government[8]

Dalam kebijakan tersebut menghendaki adanya panduan tentang sistem manajemen informasi dan dokumen elektronik. Sesuai dengan amanat Instruksi Presiden tersebut dan Peraturan Presiden Nomor 81

Tahun 2010, KemenpanRB mengeluarkan

PermenpanRB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.

TNDE. Pembuatan aplikasi TNDE memerlukan alur kerja tata naskah dinas, infrastruktur perangkat keras dan lunak, format naskah dinas, petugas operator, standar prosedur pelaksanaan dan keamanan.

Pada tahun 2013, MenpanRB menerbitkan Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 5 Tahun 2013 tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik. Dalam surat edaran tersebut MenpanRB mengenalkan dan menghimbau seluruh pejabat pemerintah pusat dan dearah untuk menggunakan aplikasi SiMaya (Sistem administrasi perkantoran MAYA) di instansi masing-masing. Aplikasi SiMaya merupakan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang dibuat dan dikembangkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo). Sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003,

Kemkominfo berkewajiban untuk

mengkoordinasikan pelaksanaan pengembangan e-Government serta melaporkan kemajuan dan permasalahannya.

D. Manajemen Proyek

Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci komponen-komponen obyek untuk dipelajari dan dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang positif, adapun komponen sistem merupakan unsur-unsur yang membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu sama lain. Kerangka manajemen proyek atau project management framework menyediakan landasan untuk memahami manajemen proyek. Berdasar PMBOK, aktivitas pada manajemen proyek dikelompokkan pada 10 (sepuluh) knowledge area sebagai berikut

Gambar 4. PMBOK kerangka proses sepuluh bidang ilmu (knowledge area) manajemen proyek.[9]

Sepuluh bidang ilmu (knowledge area) di atas,

menjelaskan bidang ilmu dan berbagai

pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:[6][9]

1. Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

3. Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal.

perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

5. Manajemen kualitas proyek, menjelaskan proses dan aktivitas organisasi kinerja yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dimilikinya. Terdiri dari tiga aktivitas proses yaitu perencanaan kualitas, penjaminan kualitas, dan pengontrolan kualitas.

6. Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.

7. Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif.

8. Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan

proses-proses yang berhubungan dengan

pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko.

9. Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.

10. Manajemen Stakeholder Proyek, proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang terkena dampak proyek, menganalisis harapan dan dampak pemangku

kepentingan terhadap proyek, dan

mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk melibatkan pemangku kepentingan secara efektif dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek.

Di setiap area manajemen proyek tersebut, ada proses tahapan yang dilakukan yaitu[9]

1. Initiation: proses yang dilakukan untuk mendefinisikan proyek baru atau fase baru dari proyek yang ada dengan mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek atau fase.

2. Planning: Proses-proses yang diperlukan untuk

menetapkan ruang lingkup proyek, memperbaiki tujuan, dan menentukan jalannya tindakan yang

diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai proyek.

3. Executing: Proses yang dilakukan untuk

menyelesaikan pekerjaan yang didefinisikan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek.

4. Monitoring dan Controlling: Proses-proses yang

diperlukan untuk melacak, mengkaji ulang, dan

mengatur kemajuan dan kinerja proyek;

mengidentifikasi area dimana perubahan rencana diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai. 5. Closing: Proses yang dilakukan untuk menyelesaikan

semua aktivitas di semua Kelompok Proses untuk menutup proyek atau tahap secara formal.

Selain itu, pada setiap aktivitas dalam proses tahapan grup di area manajemen proyek tersebut, masing-masing dapat ditentukan ITTO (Input, Tools dan Techniques Output). Konsep ITTO dalam aktivitas proses manajemen proyek seperti berikut

Gambar 5. Kerangka ITTO aktivitas proses grup manajemen proyek

Tujuan utama dari PMBOK adalah melakukan identifikasi secara bagian per bagian dari Pengetahuan atas Badan Pengelola Proyek (Project Management Body of Knowledge) yang secara umum dikenal sebagai praktek terbaik. Panduan dari PMBOK menyajikan dan mengenalkan bahan-bahan penting untuk didiskusikan, ditulis dan diterapkan dalam manajemen proyek. PMBOK selalu diterapkan sebagai subyek pada satu atau lebih kasus kasus bisnis yang menyertai hal-hal berikut:[6]

 Menetapkan hal-hal utama yang dilaksanakan dalam proses manajemen proyek

 Meningkatkan pengetahuan dari praktek terbaik

yang disajikan dalam manajemen

proyek

INPUTS TOOLS &

TECHNIQUES

III. METODOLOGI

Berikut bagan metodologi penulisan makalah

Gambar 6. Alur Kerja/Metodologi Penulisan Makalah

Dalam penulisan makalah ini, penulis menggunakan langkah – langkah kerja sebagai berikut

1. Penentuan rumusan masalah

Langkah ini diawali dengan menggali latar belakang masalah, mengidentifikasi persoalan, mencari tujuan dan manfaat penulisan, hingga dapat menentukan rumusan masalah yang akan disampaikan. Dalam penulisan makalah ini, berfokus bagaimana tinjauan implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik sehingga dapat mewujudkan reformasi birokrasi di pemerintahan Indonesia dari sisi analisis manajemen proyek. 2. Membuat hipotesis awal

Langkah ini dilakukan dengan pendekatan dari rumusan masalah yang sudah ditentukan. Pendekatan tersebut yaitu dengan observasi kondisi saat ini dan perkiraan kondisi yang akan datang berdasar hubungan identifikasi masalah dan tujuan penulisan. Hipotesis penulisan ini yaitu produk Tata Naskah Dinas Elektronik sesuai diluncurkan pada kurun waktu dalam Raod Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 dan implementasi menyeluruh di instansi pemerintah.

Pengumpulan data dan informasi

Langkah ini dilakukan dengan studi literatur dari berbagai sumber informasi, data, peraturan-peraturan, pedoman, berita, diskusi dan observasi mengenai implementasi TNDE, e-Goverment, reformasi birokrasi, dan sudut pandang manajemen proyek.

3. Analisis dan kajian data

Analisis dan kajian dilakukan dengan membanding data dan informasi yang telah didapat dari studi

literature yang kemudian dilakukan perbandingan serta observasi lebih lanjut sehingga mendapatkan hasil analisis. Pada penulisan ini akan dilakukan perbandingan program e-Government dan reformasi birokrasi pemerintah dengan teori manajemen proyek pada PMBOK berbasis sepuluh knowledge area dan proses aktivitas ITTO.

4. Penarikan kesimpulan

Tahap terakhir dari penulisan makalah yaitu penarikan kesimpulan dari hasil analisis dan kajian data. Tahap ini juga memuat saran dan rekomendasi dari kesimpulan yang nantinya dapat dikerjakan untuk penulisan makalah lebih lanjut.

IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Pada tahap ini akan dilakukan analisis dan kajian mengenai korelasi gambaran umum implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik dengan knowledge area manajemen proyek, khusus pada manajemen integrasi proyek.

Analisis Manajemen Integrasi Proyek

Gambar 7. ITTO Manajemen Integrasi Proyek[6]

Initiation (1)

Planning (2)

Executing (3)

Moni torin g & Monito ring & Contro lling

Closing (5) Penentuan

Rumusan Masalah 1

Penentuan Hipotesis Awal 2

Pengumpulan Data & Informasi

3 Analisis & Kajian

4

Jabaran korelasi gambaran umum implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik dengan knowledge area manajemen integrase proyek sebagai berikut

Tabel 2. Korelasi ITTO Manajemen Integrasi Proyek Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik

4.1 Develop project charter

Input: Inpres Nomor 3 Tahun 2003

Tools & Techniques: Koordinasi dan komunikasi para stakeholder pemerintah Output: RPJPN 2005-2025 (UU No.17 Tahun 2007) dan RPJMN 2010-2014 (Perpres No.5 Tahun 2010) RPJMN 2010-2014 (Perpres No.5 Tahun 2010)

Tools & Techniques: Rapat, koordinasi, sosialisasi stakeholder

Output: Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010

4.3 Direct & Manage Project Work

Input: Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010

Tools & Techniques: kajian, rumusan kebijakan stakeholder Output: PermenpanRB Nomor 20 Tahun 2010

4.4 Monitor & Control Project Work

Input: PermenpanRB Nomor 20 Tahun 2010

Tools & Techniques: Rapat, koordinasi, rumusan kebijakan stakeholder

Output: PermenpanRB Nomor 6 Tahun 2011 koordinasi, sosialisasi, bimtek, rumusan kebijakan stakeholder

Input: PermenpanRB Nomor 20 Tahun 2010

Tools & Techniques: Rapat, koordinasi, evaluasi, kajian rumusan kebijakan stakeholder Output: Aplikasi SiMaya, Evaluasi Kebijakan Reformasi

Birokrasi – Bappenas,

PermenpanRB Nomor 11

Tahun 2015 (input tahun 2015-2019)

Jika dilihat dari ITTO manajemen integrasi proyek pada Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik, dapat dilihat keterkaitan seperti tabel di bawah

Tabel 3. Keterkaitan Surat Tata Naskah Dinas Elektronik dengan Grand Design Dasar RPJPN 2005-2025 (UU No.17 Tahun

2007) dan RPJMN

2010-2014 (Perpres No.5 Tahun 2010) 2010 Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun

2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 2010 Road Map Reformasi Birokrasi

2010 – 2014

2011 Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

2013 Surat Edaran Nomor 6 Tahun

2013 tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah 2003

- 2014

Masa pembangunan atau pengembangan e-Government di instansi pemerintah pusat dan daerah, membuat produk pedoman internal masing-masing instansi mengacu pada peraturan pedoman umum

2015 Road Map Reformasi Birokrasi 2015 – 2019

2015 - 2019 Masa implementasi dan

penguatan tatalaksana berbasis e-Government

2020 Road Map Reformasi Birokrasi 2020 – 2024

2020 - 2024 -

TNDE setelah diterbitkannya Permenpan tentang TNDE. Namun ada juga instansi yang sudah menerapkan TNDE sebelum Permenpan terbit, yaitu Polri dengan Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2010 tentang Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Kepolisian Negara Republik Indonesia.

Kecepatan setiap instansi berbeda-beda dalam melakukan implementasi TNDE. Diperlukan upaya pemerintah pusat dalam mendorong program implementasi TNDE ini. Dalam kurun waktu Road Map Reformasi Birokrasi 2010

– 2014, penggunaan dan pemanfaatan aplikasi SiMAYA memang belum tercapai secara menyeluruh di instansi pusat dan daerah, melainkan baru beberapa instansi pusat dan daerah yang mengadopsi aplikasi SiMAYA untuk proses bisnis persuratan dinas.

Untuk itu program Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan keseriusan maksimum agar tercapai tujuan percepatan reformasi birokrasi di pemerintahan Indonesia.

Pengembangan Proyek Charter

Proyek Charter implementasi TNDE ini berbasis pada Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 dan Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 secara umum. Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 ditetapkan oleh Presiden RI pada tanggal 21 Desember 2010. RMRB 2010 – 2014 ditetapkan oleh Menteri PANRB pada tanggal 30 Desember 2010.

Berikut sasaran Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025

Tabel 4. Sasaran Makro, Meso, dan Mikro [3]

Ruang lingkup proyek

Tabel 5.. Ruang lingkup proyek [3]

Dalam hal implementasi TNDE merupakan bagian dari program tingkat mikro yaitu nomor 4) penataan tatalaksana dengan detail

Pelaksana proyek

Penggerak reformasi birokrasi secara nasional adalah Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional dipimpin oleh Wakil Presiden Republik Indonesia, Tim Reformasi Birokrasi Nasional dipimpin oleh Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dibantu oleh Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional, Tim Independen, dan Tim Quality Assurance. Selanjutnya, secara instansional penggerak reformasi birokrasi adalah pimpinan K/L dan Pemda.

Tabel 6. Pelaksana proyek[3]

Gambar 8. Pelaksana tingkat instansional K/L pusat dan daerah[4]

Dalam hal implementasi TNDE, pelaksana yang bertanggung jawab yaitu Kementerian PANRB dan Kementerian Kominfo.

Anggaran proyek

Kesenjangan yang lebar antara besarnya kebutuhan anggaran dengan keterbatasan anggaran yang dapat disediakan akan menimbulkan pengalokasian anggaran yang buruk apabila arah dan prioritas penggunaan anggaran tidak terdefinisi dengan baik, proses pengalokasian anggaran tidak sistematik, dan praktek penganggaran yang tidak transparan karena lemahnya persyaratan kelayakan pembiayaan.

kerangka perencanaan dan pengalokasian anggaran seperti tampak pada diagram di bawah[8]

Gambar 9. Kerangka kebijakan alokasi anggaran[8]

Evaluasi implementasi proyek

Khusus dalam hal penerapan e-government data pada tahun 2012 menunjukkan bahwa terdapat 8 Lembaga Tinggi Negara, 34 Kementerian, 4 Lembaga Setingkat Menteri, 28 Lembaga Non Kementerian yang telah menerapkan e-government. Penggunaan egovernment dalam tata kerja pemerintahan sebagian besar masih terbatas pada penyediaan website lembaga sebagai sarana publikasi informasi kepada masyarakat.[10] TNDE yang telah diluncurkan dalam bentuk aplikasi

SiMAYA sudah digunakan oleh beberapa

kementerian/lembaga serta instansi pemerintahan daerah, tetapi belum seluruh instansi memanfaatkan aplikasi tersebut. Terdapat beberapa instansi yang tidak

menggunakan aplikasi SiMAYA melainkan

mengembangkan aplikasi TNDE secara mandiri.

Kendala dalam implementasi TNDE dipengaruhi beberapa hal yaitu

a. Dukungan pejabat instansi pemerintah dalam menerapkan aplikasi SiMAYA.

b. Kepatuhan dan kedisiplinan pegawai yang belum teredukasi mengenai aplikasi TNDE.

c. Kesiapan manajemen help desk Kementerian Kominfo dalam menyelesaikan permasalahan aplikasi SiMAYA di instansi lain yang masih kurang.

d. Ketidakseuaian aplikasi SiMAYA dengan kebutuhan alur kerja persuratan di instansi pemerintah lain. Hal ini harus secara bertahap instansi pemerintah mengacu pada Pedoman Umum TNDE.

e. Perbedaan paradigma dalam persuratan di setiap instansi pemerintah sehingga mengembangkan aplikasi masing-masing.

f. Keamanan penggunan SiMAYA yang belum begitu dipahami.

Kunci pendukung implementasi TNDE di pemerintahan Indonesia, diantaranya

a. Komitmen pejabat dan perangkat dibawahnya

Komitmen dan dukungan penuh dari pejabat sangat diperlukan dalam implementasi SiMAYA, sehingga mampu mendorong pegawai di bawahnya untuk mengoperasikan aplikasi SiMAYA tersebut.

b. Regulasi dan prosedur masing-masing instansi SOP untuk pelaksanaan aplikasi SiMAYA diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan dan kedisiplinan pegawai dalam pelaksanaannya.

c. Layanan prima pusat resolusi dari pengembang aplikasi TNDE

Kebutuhan pusat resolusi untuk menangani masalah dalam penggunaan aplikasi SiMAYA perlu diperhatikan sehingga tidak akan mengganggu proses bisnis perusratan pada instansi ketika terjadi kegagalan koneksi.

d. Evaluasi dan perbaikan berkala

Diperlukan evaluasi dan perbaikan secara berkala baik dari sisi pengembang aplikasi SiMAYA maupun instansi pengguna.

V. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam penulisan ini didapatkan hasil pelaksanaan implementasi berdasar Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 telah tercapai dalam hal terdapat output aplikasi SiMAYA, tetapi untuk implementasi TNDE ini belum sepenuh dapat diterapkan di seluruh instansi pemerintah. Butuh proses yang tidak singkat agar implementasi TNDE dapat dilaksanakan oleh seluruh pemerintahan di Indonesia. Selain, juga terdapat instansi pemerintah yang mengembangkan TNDE sesuai dengan kebutuhan masing-masing alur kerja, sehingga tidak memanfaatkan aplikas SiMAYA dalam pelaksanaan TNDE. Untuk penulisan selanjutnya dapat dilakukan tinjauan analisis dari segi manajemen kelayakan keamanan informasi TNDE menggunakan framework ISO/IEC 270001 ataupun COBIT.

VI. DAFTAR PUSTAKA

[1] Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah. 2011. Jakarta.

[2] Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 5 Tahun 2013 tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah. 2013. Jakarta.

[3] Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025. 2010. Jakarta.

tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2014. 2010. Jakarta.

[5] Yani Nurhandryani. 2009. Memahami Konsep e-Governance Serta Hubungannya dengan e-Government dan e-Demokrasi. 2009. Semnas IF UPN Yogyakarta.

[6] Yudhitia M.S. Analisis Pedoman Pengelolaan Sistem Aplikasi Studi Kasus Instansi XZY.

[7] Ayu Desiana. Reformasi Birokrasi Pemerintahan Daerah Menunuju Good Governance. 2014. Vol 1 No 1. JMP.

[8] Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. 2003. Jakarta.

[9] Project Management Institute. A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth Edition. New Square. 2013.

[10]Bappenas. Evaluasi Kebijakan Reformasi Birokrasi. 2013. Jakarta.

[11]http://ethafasha.blogspot.co.id/, diakses pada tanggal 3 Desember 2017.

[12]http://www.iso27001security.com/html/27034.html, diakses pada tanggal 3 Desember 2017.

[13] https://www.menpan.go.id/site/cerita-sukses- rb/5411-relevansi-dan-kontekstualisasi-strategi-reformasi-birokrasi-2015-2019-1, diakses pada tanggal 3 Desember 2017.

[14] https://opyaroffah.wordpress.com/model-strategi-penerapan-e-government-indonesia/, diakses pada tanggal 3 Desember 2017.