MENGGUNAKAN METODE KEY PERFORMANCE INDICATOR PADA BANK JATIM KANTOR PUSAT SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
GAZZA MUHAMMAD OETAMA 11410100085
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
BANK JATIM KANTOR PUSAT SURABAYA
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana
Oleh :
Nama : Gazza Muhammad Oetama NIM : 11.41010.0085
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
Bank Jatim merupakan sebuah perusahaan milik daerah pemerintah Jawa Timur. Dalam meningkatkan kinerja karyawan, Bank Jatim melakukan penilaian kinerja setiap bulan dengan menggunakan metode Key Performance Indicator (KPI). Tetapi terdapat permasalahan terhadap metode penilaian kinerja tersebut, yakni masih bersifat manual. Akibatnya sering terjadi kesalahan terhadap hasil penilaian kinerja dan laporan hasil penilaian sering tertukar antar divisi, serta dibutuhkannya sebuah metode untuk mendukung grafik penilaian dan Local Area Network (LAN) untuk pimpinan divisi.
Solusi yang dibutuhkan adalah membuat sebuah aplikasi penilaian kinerja karyawan menggunakan metode KPI, tampilan grafik penilaian kinerja dengan menggunakan metode Graphic Rating Scales (GRS), dan konfigurasi sistem LAN sesuai dengan ketentuan Bank Jatim.
Berdasarkan uji coba yang telah dilakukan dengan para pimpinan divisi, penyelia, dan HRD aplikasi penilaian kinerja ini telah sesuai dengan ketentuan Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dan fungsi yang diterapkan pada aplikasi telah memenuhi kebutuhan untuk proses penilaian kinerja karyawan dan dapat menampilkan grafik penilaian kinerja sesuai metode GRS. Untuk pengembangan aplikasi dapat diintegrasikan dengan smartphone agar lebih mudah untuk melakukan pemantauan dan dapat dikembangkan menggunakan web agar dapat diakses dengan mudah.
Kata kunci: KPI, Penilaian Kinerja, Karyawan, Aplikasi, dan Bank Jatim.
karunia-Nya dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Semoga laporan yang disusun oleh penulis dapat bermanfaat bagi pembaca.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Ayah dan ibu, serta teman-teman Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, yang telah mendoakan, membimbing serta memberikan dukungan penuh sampai saat ini.
2. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd., selaku Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
3. Ibu Dr. M.J. Dewiyani Sunarto selaku Ketua Program Studi S1 Sistem Informasi.
4. Bapak Ir. Henry Bambang Setyawan, M.M. selaku Dosen Pembimbing I yang selalu memberikan masukan dan arahan terkait dengan laporan dan program. 5. Ibu Sulistiowati, S.Si., M.M. selaku Dosen Pembimbing II yang selalu
memberikan masukan dan arahan terkait dengan laporan dan program.
6. Bapak Dr. Bambang Hariadi, M.Pd selaku Dosen Pembahas yang telah memberikan pengetahuan lebih mendalam bagi penulis untuk penyempurnaan Laporan Tugas Akhir.
7. Bapak Dias dan Bapak Aryo selaku penyelia dari Divisi Kredit & Retail Bank Jatim Kantor Pusat yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Tugas Akhir di perusahaan tersebut.
membantu dalam penyelesaian penulisan Laporan Tugas Akhir ini
Pada pengerjaan Laporan Tugas Akhir penulis menyadari banyak kekurangan dan kesalahan. Untuk itu penulis meminta maaf akan kesalahan baik dari penulisan maupun dari isi dan tidak lupa penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca sehingga kritik dan saran yang membangun dari pembaca dapat menjadi pembelajaran kepada penulis.
Surabaya, Agustus 2017
Penulis
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Perumusan Masalah... 6
1.3 Batasan Masalah... 7
1.4 Tujuan Penelitian... 7
1.5 Manfaat Penelitian... 7
1.6 Sistematika Penulisan... 7
BAB II LANDASAN TEORI ... 10
2.1 Tenaga Kerja……….. 10
2.2 Penilaian Kinerja……… 10
2.3 Standar Penilaian Kinerja... 12
2.6 Key Performance Indicator... 17
2.7 Graphic Rating Scale.... 19
2.8 Kelebihan Metode Graphic Rating Scale... 20
2.9 Kekurangan Metode Graphic Rating Scale……….. 20
2.10Proses Penilaian Menggunakan Graphic Rating Scale.. 20
2.11Skala Likert……….. 22
2.12Aplikasi……… 24
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 25
3.1 Analisis Sistem... 25
3.1.1 Observasi……….. 25
3.1.2 Wawancara……… 25
3.2 Analisis Proses Bisnis... 26
3.2.1 Identifikasi Masalah………. 26
3.2.2 Identifikasi Pengguna………... 30
3.2.3 Identifikasi Data……….... 30
3.3. Analisis Kebutuhan Pengguna... 31
3.4. Analisis Kebutuhan Fungsional... 32
3.5. Analisis Kebutuhan non Fungsional... 33
3.6. Analisis Kebutuhan Sistem... 34
3.7. Perancangan Sistem... 34
3.7.2System Flow... 36
3.7.3 Diagram HIPO………. 43
3.7.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya………….... . 45
3.7.5 Entity Relationship Diagram (ERD)……… 48
3.7.6 Conceptual Data Model (CDM)……….. 48
3.7.7 Physical Data Model (PDM)……… 50
3.7.8Struktur Database………. 51
3.7.9Desain User Interface……… 53
3.7.10Desain Uji Coba………... 62
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 65
4.1 Kebutuhan Sistem ... 65
4.1.1Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)... 65
4.1.2Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)... 66
4.2 Implementasi Sistem ... 66
4.2.1 Tampilan Form Login... 68
4.2.2 Tampilan Form Master Karyawan... 68
4.2.3 Tampilan Form Tambah Master Karyawan…... 69
4.2.6 Tampilan Form Tambah Master Divisi………. 71
4.2.7 Tampilan Form Koreksi Master Divisi... 72
4.2.8 Tampilan Form Master KRA... 73
4.2.9 Tampilan Form Tambah Master KRA... 73
4.2.10Tampilan Form Koreksi Master KRA... 74
4.2.11Tampilan Form Master KPI... 75
4.2.12Tampilan Form Tambah Master KPI... 75
4.2.13Tampilan Form Koreksi Master KPI... 76
4.2.14Tampilan Form Penilaian Kinerja... 77
4.2.15Tampilan Form Tambah Penilaian Kinerja... 77
4.2.16Tampilan Form Koreksi Penilaian Kinerja... 78
4.2.17Tampilan Form Grafik Penilaian Kinerja... 79
4.2.18Tampilan Form Laporan Penilaian kinerja... 79
4.3 Uji Coba Form Dengan Black Box Testing... 80
4.4 Uji Coba Pengguna... 93
BAB V PENUTUP... 96
5.1. Kesimpulan... 96
5.2. Saran... 96
DAFTAR PUSTAKA………. 97
BIODATA... 98
LAMPIRAN... 99
Halaman
Tabel 2.1 Kriteria Penilaian kinerja... 21
Tabel 2.2 Data Item Penilaian... 21
Tabel 2.3 Skala Nilai... 22
Tabel 3.1 Permasalahan dan Solusi Proses Penilaian Kinerja Karyawan... 30
Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan... 31
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Fungsional... 32
Tabel 3.4 Tabel Analisa Kebutuhan non Fungsional... 33
Tabel 3.5 Hak Akses Users... 33
Tabel 3.6 Tabel Karyawan... 51
Tabel 3.7 Tabel Divisi... 51
Tabel 3.8 Tabel KRA... 52
Tabel 3.9 Tabel KPI... 52
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Pengguna HRD... 92
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Pengguna Penyelia dan Pimpinan Divisi... 93
Halaman
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Ban Jatim... 2
Gambar 2.1 Elemen Pokok Sistem Peniliaian Kinerja... 19
Gambar 3.1 Document Flow Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. 28 Gambar 3.2 Blok Diagram Penilaian Kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya... 36
Gambar 3.3 System Flow Tabel Master Karyawan ... 37
Gambar 3.4 System Flow Tabel Master Divisi... 38
Gambar 3.5 System Flow Tabel Master KRA... 39
Gambar 3.6 System Flow Tabel Master KPI... 40
Gambar 3.7 System Flow Tabel Penilaian Kinerja... 41
Gambar 3.8 System Flow Laporan Penilaian Kinerja... 42
Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat... 43
Gambar 3.10 Context Diagram Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan... 44
Gambar 3.13 DFD Level 1 Maintenance Data Penilaian Kinerja... 47
Gambar 3.14 DeFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja... 48
Gambar 3.15 Conceptual Data Model (CDM)... 49
Gambar 3.16 Physical Data Model (PDM)... 50
Gambar 3.17 Desain Form Login... 53
Gambar 3.18 Desain Form Home... 54
Gambar 3.19 Desain Form Master Karyawan... 54
Gambar 3.20 Desain Form Tambah Master Karyawan... 55
Gambar 3.21. Desain Form Master Divisi... 56
Gambar 3.22 Desain Form Tambah Master Divisi... 56
Gambar 3.23 Desain Form Master KRA... 57
Gambar 3.24 Desain Form Tambah Master KRA... 58
Gambar 3.25 Desain Form Master KPI... 59
Gambar 3.26 Desain Form Tambah Master KPI... 59
Gambar 3.27 Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan... 60
Gambar 3.28 Desain Form Tambah Penilaian Kinerja Karyawan... 60
Gambar 3.31 Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan... 62
Gambar 4.1 Tampilan Form Login... 68
Gambar 4.2 Tampilan Form Master Karyawan... 69
Gambar 4.3 Tampilan Form Tambah Master Karyawan... 70
Gambar 4.4 Tampilan Form Koreksi Master Karyawan... 71
Gambar 4.5 Tampilan Form Master Divisi... 72
Gambar 4.6 Tampilan Form Tambah Master Divisi... 72
Gambar 4.7 Tampilan Form Koreksi Master Divisi... 73
Gambar 4.8 Tampilan Form Master KRA... 74
Gambar 4.9 Tampilan Form Tambah Master KRA... 74
Gambar 4.10 Tampilan Form Koreksi Master KRA... 75
Gambar 4.11 Tampilan Form Master KPI... 76
Gambar 4.12 Tampilan Form Tambah Master KPI... 76
Gambar 4.13 Tampilan Form Koreksi Master KPI... 77
Gambar 4.14 Tampilan Form Penilaian Kinerja... 78
Gambar 4.15 Tampilan Form Tambah Penilaian Kinerja... 79
Gambar 4.18 Tampilan Form Laporan Hasil Penilaian Kinerja... 80
Halaman
Lampiran 1 Surat Keterangan Tugas Akhir Pada Bank Jatim... 99
Lampiran 2 Form Seminar TA... 100
Lampiran 3 Form Konsultasi TA... 101
Lampiran 4 Copyright/Anti Plagiasi... 102
Lampiran 5 Form Hasil Akhir Penilaian Kinerja Bulanan... 103
Lampiran 6 Formulir Deskripsi Rating... 104
Lampiran 7 Kuesioner Pengguna HRD (1)... 105
Lampiran 8 Kuesioner Pengguna HRD (2)... 105
Lampiran 9 Kuesioner Pengguna HRD (3)... 106
Lampiran 10 Kuesioner Pengguna Penyelia & Pimpinan Divisi (1) 106
Lampiran 11 Kuesioner Pengguna Penyelia & Pimpinan Divisi (2) 107
Lampiran 12 Kuesioner Pengguna Penyelia & Pimpinan Divisi (3) 107
Lampiran 13 Kuesioner Pengguna Penyelia & Pimpinan Divisi (4) 108
Lampiran 14 Kuesioner Pengguna Penyelia & Pimpinan Divisi (5) 108
Lampiran 15 Kuesioner Pengguna Penyelia & Pimpinan Divisi (6) 109
1.1 Latar Belakang
Bank Jatim yang juga disebut Bank Pembangunan Daerah (BPD) Jatim, wilayah Provinsi Jawa Timur, didirikan pada tanggal 17 Agustus 1961 di Surabaya. Landasan hukum pendirian adalah Akte Notaris Anwar Mahajudin No. 91 tanggal 17 Agustus 1961 dan dilengkapi dengan landasan operasional Surat Keputusan Menteri Keuangan No. BUM.9-4-5 tanggal 15 Agustus 1961. Berikutnya berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah dan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1967 tentang Pokok-Pokok Perbankan, pada tahun 1967 dilakukan penyempurnaan melalui Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 2 Tahun 1976 yang menyangkut Status Bank Pembangunan Daerah dari bentuk Perseroan Terbatas (PT) menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD). Secara operasional dan seiring dengan perkembangannya, maka pada tahun 1990 Bank Pembangunan Daerah Jawa Timur meningkatkan statusnya dari Bank Umum menjadi Bank Umum Devisa. Hal ini ditetapkan dengan Surat Keputusan Bank Indonesia Nomor 23/28/KEP/DIR tanggal 2 Agustus 1990. Berikut adalah struktur organisasi Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya saat ini. Dapat dilihat pada gambar 1.1
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Bank Jatim
Untuk menjaga kualitas para karyawannya Bank Jatim melakukan proses penilaian kinerja kepada para karyawan agar tercapai visi dan misi yang telah ditetapkan oleh Bank Jatim. Visi Bank Jatim adalah: Menjadi bank yang sehat berkembang secara wajar serta memiliki manajemen dan sumber daya manusia
yang profesional. Sedangkan Misi Bank Jatim adalah: Mendorong pertumbuhan ekonomi daerah serta ikut mengembangkan usaha kecil dan menengah serta
perusahaan maupun layanan kepada customer (nasabah). Bank Jatim menggunakan metode Key Process Indicator (KPI) untuk memroses penilaian kinerja pada seluruh karyawan di setiap divisinya. Penilaiannya mulai dari staf, karyawan, dan yang menilai adalah atasan dari masing-masing karyawan, misalnya saja suatu staf dari Divisi Kredit & Retail maka yang akan menilai adalah atasan atau pimpinan divisi masing-masing. Form kinerja karyawan Bank Jatim ada dua yaitu Form Hasil Penilian Kinerja Bulanan dan Form Deskripsi Rating. Form Hasil Kinerja Bulanan adalah form yang berisi informasi mengenai pencapaian kinerja karyawan yang dapat diukur penilaiannya sehingga akan menunjukkan tingkat keberhasilan kinerja yang dapat dicapai (Form Hasil Kinerja Bulanan tersebut dapat dilihat pada lampiran 1). Sedangkan Formulir Deskripsi Rating merupakan form yang berisi informasi mengenai sasaran yang harus dicapai oleh karyawan untuk mendapatkan penilaian. (Form Deskripsi Rating tersebut dapat dilihat pada lampiran 2).
karyawan yang belum memahami bagaimana cara menilai KPI masing-masing. Kekurangan yang dihadapi oleh Bank Jatim adalah penilaian yang saat ini menggunakan metode Key Process Indicator (KPI), karena pada tiap Divisi di Kantor Pusat dan di Cabang berbeda cara penilaiannya (ukuran kinerjanya). Secara sistem tidak dapat dikontrol, tetapi dapat dikontrol secara struktural melalui Divisi atau masing masing Cabang untuk menentukan sasaran nilai KPI masing-masing karyawan. Metode ini setiap tahunnya diubah cara penilaiannya oleh pihak Bank Jatim. Selain itu proses penilaiannya juga membutuhkan waktu yang agak lama karena sering ditemukan kesalahan data, misalnya hasil penilaian kinerja karyawan Divisi Kredit & Retail tertukar dengan karyawan Divisi Akuntansi.
Dari uraian di atas maka penulis menyarankan Rancang Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja pada Karyawan Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dengan KPI yang telah ditentukan oleh pihak Bank Jatim dan menampilkan grafik sesuai metode Graphic Rating Scale (GRS).
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana merancang bangun Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya, dengan sub rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang bangun aplikasi dengan menerapkan metode KPI ? 2. Bagaimana merancang bangun aplikasi sampai menghasilkan grafik
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka, penulis menentukan pembatasan masalah sebagai berikut :
1. Sistem penilian kinerja menggunakan KPI sesuai dengan ketentuan Bank Jatim. 2. Perhitungan KPI sesuai dengan formula yang ditetapkan Bank Jatim.
3. Menampilkan grafik sesuai GRS.
4. Aplikasi menggunakan LAN yang nantinya pimpinan per divisi dapat melihat grafik hasil penilaian karyawan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari penilitian ini adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan metode KPI agar dapat membantu Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dalam melakukan proses penilaian kinerja karyawan dan membuat laporan serta grafik hasil penilaian kinerja karyawan.
1.5 Manfaat Penelitian
Denganadanya Rancang Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja dengan Menggunakan Metode Key Performance Indicator pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dapat membantu permasalahan penilaian kerja.
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi penggunanya, serta sistematika penulisan laporan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menguraikan metode penelitian mengandung uraian dan bahan atau materi penelitian, alat, tata cara penelitian, variabel dan data yang akan dikaji, dan cara analisis yang akan dipakai.
Bahan atau materi penelitian dapat berwujud populasi atau sampel, harus dikemukakan dengan jelas dan disebutkan sifat-sifat atau spesifikasi yang harus ditentukan.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini menjelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak (software) yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang telah dilakukan.
BAB V PENUTUP
2.1 Tenaga Kerja
Menurut UU No. 13 tahun 2003 Bab I pasal 1 ayat 2 disebutkan bahwa tenaga kerja (labor) adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat.
Tenaga kerja adalah produk yang telah atau sedang bekerja. Atau mencari pekerjaan, dan melakukan pekerjaan lainnya. Seperti sekolah, ibu rumah tangga. Dalam istilah praktis, tenaga kerja terdiri dari dua hal, yaitu angkatan kerja dan bukan angkatan kerja. [CITATION Pay90 \l 1033 ].
Syarat seorang calon tenaga kerja yang baik antara lain yaitu memiliki pengetahuan luas, ketrampilan yang memadai, mampu berkomunikasi secara lisan maupun tertulis dengan baik, memiliki motivasi yang kuat, mau bekerja keras, serta mampu bekerja secara cermat dan tepat. [CITATION Sun05 \l 1033 ]
Kesimpulannya tenaga kerja merupakan setiap orang baik laki-laki maupun perempuan yang mampu memlakukan sebuah pekerjaan yang berguna bagi masyarakat.
2.2 Penilaian Kinerja
Penilaian Kinerja adalah sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing secara keseluruhan. Pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan bukan
hanya dilihat atau dinilai hasil fisiknya tetapi meliputi berbagai hal, seperti kemampuan kerja, disiplin, hubungan kerja, prakarsa, kepemimpinan dan hal-hal khusus sesuai dengan bidang dan level pekerjaan yang dijabatinya. [ CITATION Joh88 \l 1033 ]
Penilaian kinerja adalah kegiatan manajer untuk mengevaluasi perilaku prestasi kerja pegawai serta menetapkan kebijaksanaan selanjutnya. Evaluasi atau penilaian perilaku meliputi penilaian kesetiaan, kejujuran, kepemimpinan, kerjasama, loyalitas, dedikasi, dan partsipasi pegawai.[ CITATION Mal08 \l 1033 ]
Penilaian Kinerja merupakan suatu proses untuk penetapan pemahaman bersama tentang apa yang akan dicapai, dan suatu pendekatan untuk mengelola dan mengembangkan orang dengan cara peningkatan dimana peningkatan tersebut itu akan dicapai didalam waktu yang singkat ataupun lama. Peningkatan ini tidak terjadi hanya karena sistem yang yang dikemudikan oleh manajemen untuk mengatur kinerja dari karyawan mereka, tapi juga melalui suatu pendekatan kearah mengelola dan mengembangkan orang yang memungkinkan mereka untuk mengatur pengembangan dan kinerja mereka sendiri dalam kerangka sasaran yang jelas dan standar yang telah disetujui dengan para penyelia mereka.[ CITATION Vei05 \l 1033 ]
Penilaian kinerja merupakan cara pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam organisasi. Nilai penting dari penilaian kinerja adalah menyangkut penentuan tingkat kontribusi individu atas kinerja yang diekspresikan dalam penyelesaian tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya. [ CITATION THa95 \l 1033 ]
Kesimpulan, penilaian kinerja merupakan sebuah metode untuk mengukur tingkat performa kinerja seorang pekerja yang ditunjukkan melalui tugas-tugas yang dikerjakannya.
2.3 Standar Penilaian Kinerja
Menurut [ CITATION Rob02 \l 1033 ] standar kinerja menjelaskan tingkat-tingkat kinerja yang diharapkan dan merupakan bahan perbandingan, tujuan atau target, tergantung dari pendekatan yang diambil. Standar kinerja terkadang digambarkan melalui angka misalnya: memuaskan atau tidak memuaskan. Standar kinerja menjadi suatu harapan atau tujuan bagi perusahaan agar bisa dicapai oleh karyawan-karyawan demi tercapainya visi dan misi organisasi.
Standar kinerja merupakan tingkat kinerja yang diharapkan dalam suatu organisasi, dan merupakan pembanding (benchmark) atau tujuan atau target tergantung pada pendekatan yang diambil. Standar kerja yang baik harus realistis, dapat diukur dan mudah dipahami dengan jelas sehingga bermanfaat baik bagi organisasi maupun para karyawan [ CITATION Abd12 \l 1033 ]
hasil pekerjaan merupakan hasil yang diperoleh seorang karyawan dalam mengerjakan pekerjaan sesuai persyaratan standar kinerja.
Kesimpulannya standar kinerja merupakan tingkatan untuk membandingkan atas tujuan atau target yang ingin dicapai.
2.4 Prosedur Pembuatan Penilaian Kinerja
Prosedur pembuatan standar kinerja pekerjaan sangatlah majemuk. Dalam rancangan yang sangat terpusat, atasan mungkin langsung menulis standar dan langsung memberitahukannya kepada para karyawan. Dalam rancangan partisipatif, lebih terdapat banyak interaksi antara penyelia dan kalangan karyawan. Prosedur partisipatif dalam rangka menyusun standar kinerja adalah sebagai berikut :
1. Penyelia menjalin kerja sama dari para bawahan dalam menyusun standar kinerja dan prosedur yang perlu diikuti ketika menuliskannya.
2. Setiap bawahan menuliskan standar tentatif untuk setiap aspek pekerjaannya dan menyampaikan usulan pendahuluan kepada penyelia. 3. Setiap bawahan menemui penyelia guna membahas standar tentatif dan mencapai kesepakatan atas dokumen akhir.
4. Standar ini digunakan oleh karyawan untuk menelusuri seberapa baik pekerjaannya, dan oleh karyawan maupun penyelia dipakai untuk menilai kinerja karyawan.
karyawan ini digunakan untuk mendapatkan informasi tentang baik tidaknya kinerja karyawan tersebut.
2.5 Manfaat Penilaian Kinerja
Hasil-hasil penilaian kinerja sering berfungsi sebagai evaluasi regular terhadap kinerja anggota-anggota organisasi [ CITATION Hen04 \l 1033 ]. Apakah individu tersebut kompeten atau tidak, efektif atau tidak efektif, dapat dipromosikan atau tidak dan seterusnya adalah didasari oleh informasi yang dihasilkan oleh sisten penilaian kinerja.
Sedangkan menurut [ CITATION Vei05 \l 1033 ] manfaat penilaian kinerja bagi semua pihak adalah agar mereka mengetahui manfaat yang dapat mereka harapkan. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam penilaian adalah (1) orang yang dinilai (karyawan); (2) penilai (atasan, supervisor, pimpinan, manajer, konsultan); dan (3) perusahaan.
A. Manfaat bagi Karyawan yang Dinilai
Bagi karyawan yang dinilai, keuntungan pelaksanaan penilaian kinerja adalah antara lain :
1. Meningkatkan motivasi 2. Meningkatkan kepuasan kerja
3. Adanya kejelasan standar hasil yang diharapkan mereka 4. Umpan balik dari kinerja lalu yang akurat dan konstruktif
6. Pengembangan perencanaan untuk meningkatkan kinerja dengan membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin 7. Adanya kesempatan untuk berkomunikasi keatas
8. Peningkatan pengertian tentang nilai pribadi
9. Kesempatan untuk mendiskusikan permasalahan pekerjaan dan bagaimana mereka dapat mengatasinya
10. Suatu permasalahan jelas dari apa yang diharapkan dan apa yang perlu untuk dilaksanakan untuk mencapai harapan tersebut
11. Adanya pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan
12. Kesempatan untuk mendiskusikan cita-cita dan bimbingan apapun, dorongan atau pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi cita-cita karyawan
13. Meningkatkan hubungan yang harmonis dan aktif dengan atasan
B. Manfaat bagi Penilai (supervisor/manajer/penyelia)
Bagi penilai (supervisor/manajer/penyelia), manfaat pelaksanaan penilaian kinerja adalah antara lain:
1. Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk memperbaiki manajemen selanjutnya
2. Kesempatan untuk mengembangkan suatu pandangan umum tentang pekerjaan individu dan departemen yang lengkap
5. Peningkatan kepuasan kerja
6. Pemahaman yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa grogi, harapan dan aspirasi mereka
7. Meningkatkan kepuasan kerja baik dari para manajer maupun dari para karyawan
8. Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas penilai dengan memberikan pandangan yang lebih baik terhadap bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih besar kepada perusahaan/organisasi
9. Meningkatkan rasa harga diri yang kuat diantara manajer dan para karyawan, karena telah berhasil mendekatkan ide dari karyawan dengan ide dari para manajer
10. Sebagai media untuk mengurangi kesenjangan antara sasaran individu dengan sasaran kelompok atau sasaran departemen SDM atau sasaran perusahaan/organisasi
11. Kesempatan bagi para manajer untuk menjelaskan kepada karyawan apa yang sebenarnya diinginkan oleh perusahaan/organisasi dari para karyawan sehingga para karyawan dapat mengukur dirinya, menempatkan dirinya dan berjaya sesuai dengan harapan dari pimpinan
12. Sebagai media untuk meningkatkan interpersonal relationship atau hubungan antar pribadi antara karyawan dengan manajer
14. Merupakan kesempatan berharga bagi pimpinan agar dapat menilai kembali apa yang telah dilakukan sehingga ada kemungkinan merevisi target atau menyusun prioritas baru
15. Bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi atau perubahan tugas karyawan
2.6 Key Performance Indicator
Key Performance Indicator (KPI) atau disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan operasional mereka. KPI bervariasi antar perusahaan atau industri, tergantung pada prioritas atau kriteria kinerja. KPI dibuat setelah sebuah organisasi memiliki strategi dan tujuannya. KPI membantu organisasi memastikan seberapa jauh kemajuan tujuan yang telah dan akan dicapainya. Menurut [ CITATION Dar08 \l 1033 ], sebuah indikator keberhasilan strategis (strategic measures) yang baik perlu memenuhi unsur-unsur berikut ini:
1. Dapat menjadi sarana perusahaan mengomunikasikan strategi (ability of the organization to communicate their strategy for measures).
2. Terkait secara langsung dengan strategi yang dipilih perusahaan (the selected measure adequately focuses on the strategic issue).
4. Indikator tersebut dapat dihitung (the measures are quantifiable, reliabled and repeatable).
5. Frekuensi pemutakhirannya bermanfaat (the frequency of updates are meaningfull).
6. Penetapan target untuk perbaikan dapat dilakukan (meaningful targets for improvement are established).
7. Kemungkinan pembandingan dengan perusahaan lain dapat dilakukan(external benchmarking is feasible and/or desirable).
8. Pengukurannya masih valid (validity of measures– not old unvalid measures).
9. Data dan sumber daya tersedia (availability of data and resources).
10. Biaya pengukurannya tidak melebihi manfaatnya (cost of measures not more than benefit of measures).
menjelaskan suatu kondisi dari sebuah proses. Indikator lag merupakan ukuran dari past performance dan diketahui setelah resiko terjadi.
2.7. Graphic Rating Scale
Graphic Rating Scale adalah metode yang digunakan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. Metode ini banyak digunakan oleh perusahaan karena mudah untuk dikembangkan dan mudah untuk dimodifikasi jika diperlukan adanya perubahan terhadap kriteria-kriteria yang menjadi bahan penilaian. Dari hasil penilaian dengan penggunaan metode ini diharapkan mampu memberikan kontribusi terhadap karyawan yang sedang dievaluasi serta memotivasi para karyawan.
Gambar 2.1 Elemen Pokok Sistem Penilaian Kinerja (Werther dan Davis, 1993:341)
kriteria yang telah ditetapkan. Penilai memberikan nilai yang pantas dalam suatu skala untuk setiap pekerjaan yang didata.
2.8. Kelebihan Metode Graphic Rating Scale
Menurut [ CITATION Hen99 \l 1033 ] terdapat 2 alasan kenapa metode ini banyak dipakai secara luas, yaitu :
1. Skala penilaian grafik mudah digunakan. Penyelia dapat menilai banyak individu dalam waktu yang singkat. Skala-skala ini juga mudah dipahami dan dijelaskan kepada orang-orang yang dinilai.
2. Metode ini juga mudah dibuat dan dimodifikasi jika dibutuhkan. Skala penilaian grafik membandingkan kinerja individu terhadap sebuah standar absolut. Penilai mengevaluasi kinerja berbagai dimensi atau kriteria seperti kualitas kerja, penerimaan kritik, kemauan memikul tanggung jawab dan hal-hal serupa lainnya.
2.9. Kekurangan Metode Graphic Rating Scale
Menurut [ CITATION Gar97 \l 1033 ] Graphic Rating Scale bukan merupakan metode penialian yang sempurna, terdapat kekurangan yang disebabkan oleh metode ini, yaitu :
1. Tidak adanya standar yang jelas 2. Efek halo
3. Kecondongan memusat
Menurut [CITATION Her08 \l 1033 ] sebagai contoh proses penilaian kinerja karyawan, perusahaan menentukan faktor yang menjadi kriteria penilaian. Contoh kriteria-kriteria yang digunakan pada metode ini adalah kriteria untuk menilai karyawan dengan level superior dan staff. Adapun kriteria yang digunakan dapat dilihat pada Tabel 2.1 Kriteria Penilaian Karyawan.
Tabel 2.1 Kriteria Penilaian Karyawan
No. Nama Kriteria Persentase Tiap Level (%) Manager Supervisor Staff
1 Pengetahuan Pekerjaan 35 30 25
2 Disiplin Kerja 20 25 35
3 Kemampuan Memimpin 30 25 35
4 Pengembangan Diri 15 20 25
Total 100 100 100
Pada setiap kriteria memiliki beberapa item penilaian. Data-data item penilaian tersebut bisa dilihat pada Tabel 2.2 Data Item Penilaian.
Tabel 2.2 Data Item Penilaian
No Kriteria No Nama Item Penilaian
1 PengetahuanPekerjaan
1 Pengetahuan tentang pekerjaan
2
Penguasaan pekerjaan yang dipegang serta hasil kerja yang akurat
2 Disiplin Kerja 1 Kehadiran tepat
waktu
2 Mematuhi aturan perusahaan
No Kriteria No Nama Item Penilaian melakukan kesalahan dalam menyelesaikan pekerjaan
4 Hasil suatu pekerjaan diselesaikan tepat waktu
3 KemampuanMemimpin 1
Kemampuan dalam perencanaan,
memimpin organisasi, dan mengatur
aktivitas bisnis
4 Pengembangan Diri
1
Tanggungjawab dalam pekerjaan. Dan karyawan lebih aktif dalam mencari
penyelesaian masalah pekerjaan
2 Menempuh pendidikan yang lebih tinggi
Pada proses penilaian, pihak penilai memberikan nilai untuk masing-masing item penilaian. Kemudian menjumlahkan seluruh niliai tiap kriteria, lalu dibagi dengan jumlah item pada kriteria tersebut untuk mendapatkan nilai rata-rata dari kriteria tersebut. Setelah nilai rata-rata-rata-rata dari kriteria didapatkan, nilai tersebut akan dikalikan dengan persentase dari kriteria tersebut. Hasil dari perkalian untuk tiap-tiap kriteria akan dijumlahkan dan hasilnya digunakan dalam menetukan nilai akhir yang diperoleh seorang karyawan.
Rumus Perhitungan :
Nilai kriteria= (∑Nilai item penilaian / ∑item penilaian) x persentase
Lalu berdasarkan nilai akhir yang diperoleh melalui perhitungan, akan disesuaikan dengan skala yang telah dibuat. Pada Tabel 2.3, Skala tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 2.3 Skala Nilai
No. Nilai Akhir Skala Huruf
1 4.6 sampai dengan 5.4 A
2 3.7 sampai dengan 4.5 B
3 2.9 sampai dengan 3.6 C
4 0 sampai dengan 2.8 D
2.11 Skala Likert
Dalam suatu penilaian jawaban merupakan kunci dari keberhasilan suatu penilaian. Pemberian bobot pada tiap jawaban dari suatu pertanyaan harus dilakukan secara tepat. Jawaban tersebut akan memberikan nilai akhir dari sebuah penilaian. Suatu skala yang digunakan untuk memberikan skor terhadap jawaban yaitu dengan menggunakan metode rating yang dijumlahkan (method of summated rating) atau yang lebih dikenal dengan nama penentuan skala model likert. Metode ini merupakan metode penentuan skala pernyataan sikap yang menggunakan distribusi respon sebagai dasar penentuan nilai sikapnya [ CITATION Azw03 \l 1033 ].
Kategori faktor penilaian individu nilainya dinyatakan dengan kata-kata dan angka sebagai berikut :
4. Kurang (Marginal) = 2 5. Sangat Kurang (Deficient) = 1
Metode ini menggunakan nilai angka yang tinggi apabila jawaban yang diharapkan merupakan nilai yang bernilai positif, sedangkan angka terendah menunjukkan nilai dari jawaban yang tidak diharapkan.
2.12 Aplikasi
Menurut [ CITATION Har05 \l 1033 ] aplikasi merupakan sistem yang dirancang dan disusun sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang terpadu dengan menggunakan sarana komputer sebagai sarana penunjangnya.
Sedangkan menurut [CITATION Naz09 \l 1033 ] Perangkat lunak aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media. Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (application suite).
Menurut [ CITATION Pra13 \l 1033 ] ,aplikasi yaitu perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pemakai komputer untuk melaksanakan pekerjaannya.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis sistem
Tahap ini merupakan tahap awal dalam pembuatan aplikasi dimulai dari tahap perencanaan yang membahas mengenai proses pengumpulan informasi berupa data – data hasil wawancara, observasi, analisis masalah.
3.1.1 Observasi
Pada tahap ini penulis melakukan pengamatan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya pada tanggal 25 November 2016 sampai dengan 5 Desember 2016. Dari data yang didapat Bank Jatim belum menerapkan aplikasi untuk penilaian kinerja karyawan. Penulis juga melakukan pengamatan pada proses bisnis Bank Jatim dan mencatat berbagai hal yang diperlukan untuk membuat sebuah aplikasi penilaian kinerja Karyawan.
3.1.2 Wawancara
Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan Bapak Dias yang merupakan karyawan dari divisi Kredit & Retail, wawancara ini dilakukan penulis untuk mendapatkan informasi yang lebih relevan mengenai permasalahan yang dibahas pada tugas akhir ini. Dari wawancara tersebut menghasilkan data-data yang nanti akan dibahas pada analisis. Mulai dari Analisis Proses Bisnis, Analisis Kebutuhan Pengguna, Analisis Kebutuhan Fungsional, Analisis Kebutuhan non Fungsional hingga Analisis Kebutuhan Sistem.
3.2 Analisis Proses Bisnis
Pada tahapan ini akan dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang terjadi pada proses penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Tahapan yang dilakukan dalam anilisis bisnis yaitu dengan melakukan Identifikasi masalah, Identifikasi pengguna, dan Identifikasi data.
3.2.1 Identifikasi Masalah
Identifikasi permasalahan merupakan langkah awal yang harus dilakukan dalam membuat suatu sistem. Langkah awal yang dilakukan adalah proses wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya khususnya mengenai penilaian kinerja. Identifikasi masalah dimulai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tanggal 3 Oktober 2016 sampai 29 Desember 2016. Data-data yang harus dikumpulkan pada saat melakukan observasi dan wawancara diantaranya mengenai penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya.
Docflow Proses Penilaian Kinerja Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
HRD Penyelia PimDiv Karyawan
Start
1 2
3 Form Penilaian Kinerja
sering ditemukan kekurangan dan kesulitan dalam pelaksanaannya. Kesulitan yang sering ditemui adalah pada penentuan skor dan masih banyak karyawan yang belum memahami bagaimana cara menilai KPI masing-masing. Kekurangan yang dihadapi oleh Bank Jatim adalah penilaian yang saat ini menggunakan metode KPI, karena pada tiap Divisi di Kantor Pusat dan di Cabang berbeda cara penilaiannya (ukuran kinerjanya). Secara sistem tidak dapat dikontrol, tetapi dapat dikontrol secara struktural melalui Divisi atau masing masing Cabang untuk menentukan sasaran nilai KPI masing-masing karyawan. Metode ini setiap tahunnya dirubah cara penilaiannya oleh pihak Bank Jatim. Selain itu proses penilaiannya juga membutuhkan waktu yang agak lama karena sering ditemukan kesalahan data, misalnya hasil penilaian kinerja karyawan Divisi Kredit & Retail tertukar dengan karyawan Divisi Akuntansi, serta dibutuhkannya grafik yang dibutuhkan oleh masing-masing pimpinan per divisi untuk mengetahui perkembangan kinerja para karyawan.
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya perlu dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola proses penilaian kinerja. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan metode KPI dengan tambahan GRS untuk menampilkan grafiknya. Aplikasi ini berbasis desktop dengan menggunakan LAN agar grafik penilain kinerja karyawan dapat dipantau oleh pimpinan per divisi.Untuk detailnya permasalahan dapat dilihat pada tabel dibawah.
Tabel 3.1 Permasalahan dan Solusi Proses Penilaian Kinerja Karyawan
Permasalahan Dampak Solusi
Pada proses
penghitungan penilian
Proses penilaian sangat lama, menyebabkan
Permasalahan Dampak Solusi kinerja karyawan
Bank Jatim masih bersifat manual.
banyak kesalahan seperti penilaian antar karyawan tertukar
penilaian karyawan.
Pimpinan divisi tidak dapat memantau
Membuat grafik pada aplikasi penilaian karyawan dengan
menggunakan Local Area Network (LAN), agar pimpinan divisi dapat memantau secara langsung hasil penilaian kinerja karyawan serta rata-rata tiga minggu karena divisi HRD harus merekap hasil penilaian kinerja karyawan
Piminan divisi tidak dapat secara langsung mendapatkan laporan hasil penilaian kinerja karyawan sehingga terlambat untuk mengambil keputusan
Membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan penilaian kinerja secara keseluruhan.
3.2.2Identifikasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya pengguna yang terlibat pada proses penilaian kinerja karyawan yaitu HRD, Penyelia (penilai) dan Pimpinan Divisi.
3.2.3Identifikasi Data
Setelah melakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna maka dapat dilakukan identifikasi data. Proses penilaian kinerja karyawan ini membutuhkan data sebagai berikut: data karyawan, data divisi, data KRA, data KPI dan data penilaian kinerja karyawan.
3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna
Berikut ini telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini beserta kebutuhannya berdasarkan penggunanya (user), dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan
No .
Pengguna Kebutuhan Informasi yang Dihasilkan
1. HRD a. Mampu
d. Dapat merekap hasil penilaian kinerja
a. Form penilaian
2. Penyelia (Atasan) a. Mendapatkan akses terhadap penilaian kinerja karyawan b. Dapat melakukan
penilaian kinerja karyawan
a. Hasil penilaian kinerja karyawan
3. Pimpinan Divisi a. Mendapatkan akses terhadap penilaian kinerja Penyelia dan Pimsubdiv
b. Dapat melakukan penilaian kinerja Penyelia dan Pimsubdiv c. Dapat melihat
Grafik Hasil
penilaian karyawan per tahun (12 bulan).
a. Hasil penilaian kinerja Penyelia dan Pimsubdiv
3.4 Analisis Kebutuhan Fungsional
beberapa proses-proses, yaitu mulai dari proses penghitungan KPI, sampai tampilnya grafik hasil penilaian karyawan dengan metode LAN agar dapat di lihat grafiknya oleh pimpinan masing-masing divisi. Kebutuhan-kebutuhan fungsional bisa dilihat pada tabel di bawah:
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Fungsional
Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional
HRD 1. Dapat menginput data
karyawan
2. Dapat melihat data karyawan
3. Dapat menginput data KRA dan KPI
4. Dapat melihat data KRA dan KPI
1. Fungsi pencatatan data karyawan
2. Fungsi menampilkan data karyawan
3. Fungsi pencatatan data KRA dan KPI 4. Fungsi menampilkan
data KRA dan KPI Penyelia (Penilai) 1. Dapat menginput data
pada tabel penilaian karyawan
2. Dapat melihat data pada tabel penilaian karyawan
3. Dapat melakukan proses penilian kinerja karyawan per divisi
1. Fungsi pencatatan data pada Tabel penilaian kinerja. 2. Fungsi menampilkan
data pada Tabel penilaian kinerja. 3. Fungsi untuk proses
penilaian kinerja karyawan
Pimpinan Divisi 1. Dapat menginput data pada tabel penilaian karyawan
2. Dapat melihat data pada tabel penilaian karyawan
3. Dapat melakukan proses penilian kinerja karyawan per divisi
4. Dapat melihat grafik hasil penilaian kinerja karyawan selama setahun
1. Fungsi pencatatan data pada Tabel penilaian kinerja. 2. Fungsi menampilkan
data pada Tabel penilaian kinerja. 3. Fungsi untuk proses
penilaian kinerja karyawan
4. Fungsi untuk
3.5 Analisis Kebutuhan non Fungsional
Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan selain proses didalam aplikasi yang akan dikerjakan oleh penulis. Seperti hak akses setiap pengguna pada tabel analisis kebutuhan non fungsional dibawah
Tabel 3.4 Tabel Analisis Kebutuhan non Fungsional
Keamanan Setiap user diberikan hak akses, untuk login dan dapat mengakses setiap menu aplikasi. Usability Dapat memberikan kemudahan bagi user
untuk melakukan proses penilaian kinerja
Kecepatan Jaringan Dapat mengakses menu penilaian karyawan untuk melakukan input dan save.
Hak akses users dapat dilihat secara rinci pada tabel hak akses users di bawah
Tabel 3.5 Hak Akses Users
Users Dapat Mengakses Restriksi
HRD Master Karyawan, Divisi, KRA dan KPI
Penilaian kinerja, laporan penilaian kinerja & grafik penilaian kinerja
Penyelia (Penilai) Penilaian kinerja & laporan penilaian kinerja
Master Karyawan, Divisi, KRA dan KPI
Pimpinan Divisi Master Karyawan, Penilaian kinerja, laporan penilaian kinerja & grafik penilaian kinerja
3.6 Analisis Kebutuhan Sistem
Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan sistem. Spesifikasi yang dimaksud merupakan kebutuhan hardware dan software. Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya memerlukan spesifikasi seperti berikut :
Hardware : 1. RAM : 1GB
2. Hard Disk Space : 20-30Mb 3. OS : Windows 7 64 bit
Software :
1. Microsoft Visual Basic 2010 2. DevExpress
3. Microsoft SQL Server 2008 R2
3.7 Perancangan Sistem
Dalam perancangan aplikasi, menurut SDLC ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem yaitu block diagram, system flow, data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji coba.
3.7.1 Blok Diagram Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Input yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu: daftar nama, jabatan dan divisi. Kemudian input yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu: daftar jabatan dan data karyawan.
Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk pengolahan data KRA, yaitu: daftar kategori KRA dan data KRA. Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk pengolahan data keterangan nilai, yaitu: daftar KPI, data skor KPI, data bobot KPI.
BLOK DIAGRAM
Bobot KPI Data Bobot
Data KPI
Target KPI Persentase
KPI
Gambar 3.2 Blok DiagramPenilaian Kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
3.7.2 System Flow
ketentuan yang berlaku pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Berikut penjelasan system flow yang dibuat untuk membuat proses pembuatan aplikasi penilaian kinerja ini.
A. System Flow Master Karyawan
Pada gambar 3.3 merupakan system flow master karyawan yang didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data karyawan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam Tabel Master Karyawan. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data karyawan yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel Master Karyawan
HRD Aplikasi
Gambar 3.3 System Flow Tabel Master Karyawan
B. System Flow Master Divisi
dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel Master Divisi. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data Divisi yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel Divisi
HRD Aplikasi
Gambar 3.4 System Flow Tabel Master Divisi
C. System Flow Master Key Result Area (KRA)
aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel KRA. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data KRA yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel master KRA
HRD Aplikasi
Gambar 3.5 System Flow Master KRA
D. System Flow Master Key Performance Indicator (KPI)
penilaian ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel KPI. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data jabatan yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel Master KPI
HRD Aplikasi
Gambar 3.6 System Flow Master KPI
E. System Flow Transaksi Penilaian Kinerja
penilaian kinerja, setelah aplikasi menampilkan menu penilaian, penilai melakukan penilaian kinerja. Setelah menilai kinerja karyawan, penilai menyimpan penilaian tersebut sehingga aplikasi dapat menghitung
total nilai karyawan yang telah dinilai. Setelah dihitung maka munculah
hasil penilaian kinerja karyawan.
System Flow Tabel transaksi penilaian kinerja
Penyelia Aplikasi
Start
Input data KPI
Proses Penjumlahan Total Skor KPI
Penilaian Kinerja Data
Penilaian Kinerja
Finish Ubah Data
?
Pilih data penilaian yes
no
Menampilkan Data Penilaian
Kinerja
Gambar 3.7 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja
Pada gambar 3.7 merupakan system flow pada proses membuat laporan penilaian kinerja. Proses pertama penilai memilih menu laporan, setelah aplikasi menampilkan menu laporan, penilai memilih laporan seorang karyawan. Setelah itu memutuskan untuk mencetak laporan tersebut atau tidak.
System Flow Laporan Penilaian Kinerja
Pimpinan Divisi
3.7.3 Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output) Proses Penilaian Kinerja Karyawan
1.2.2 Grafk Penilaian Kinerja Karyawan
Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
Hierarchy Input Process Outpout
Hierarchy Input Process Output (HIPO) menggambarkan susunan proses yang terlibat dalam aplikasi penilaian kinerja, yang diawali dari context diagram sampai Data Flow Diagram (DFD) level n, dan menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. HIPO ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD.
dalam beberapa sub proses. Pertama maintenance data master mempunyai empat sub proses yaitu maintenance data master divisi, maintenance data master karyawan, maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI. Kedua yaitu proses penilaian kinerja. Ketiga yaitu grafik penilaian kinerja karyawan. Proses ini tidak memiliki sub proses. Keempat membuat laporan penilaian kinerja tiap karyawan.
3.7.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD pada aplikasi penilaian kinerja terbagi menjadi context diagram, DFD Level 0, dan DFD Level 1.
A. Context Diagram
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan
Grafik Penilaian Kinerja Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan Data KRA Kinerja Karyawan pada
Bank Jatim
HRD dengan aplikasi, Penyelia dengan aplikasi, Pimpinan Divisi dengan aplikasi dan Karyawan dengan aplikasi. Pertama, aliran data dari HRD yang masuk antara lain, data karyawan, data divisi, data KRA, dan data KPI. Kedua, untuk aliran data keluar dari aplikasi ke penyelia adalah hasil penilaian kinerja karyawan, begitu juga untuk aliran data masuk dari pimpinan ke aplikasi. Ketiga, untuk aliran data keluar dari aplikasi ke pimpinan sub divisi adalah grafk penilaian
kinerja karyawan.
Laporan Hasil Penilaian Kinerja Data Penilaian Kinerja Karyawan Grafik Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja Data Penilaian Kinerja Karyawan
Data KRA
Gambar 3.11 DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
Pada Gambar 3.11 DFD level 0 memiliki tiga proses yang fungsinya masing-masing adalah penjabaran lebih lanjut tentang proses dalam sistem dan tabel yang digunakan dalam penyimpanan data. Selanjutnya, empat proses tersebut juga dijelaskan lebih detil kedalam DFD Level 1 berikut:
2. DFD Level 1 Pengelolaan Data Master
[Data KPI]
Gambar 3.12 DFD Level 1 Maintenance Data Master
Pada Gambar 3.12 terdapat empat sub proses dalam maintenance data master yaitu, maintenance data master karyawan, maintenance data master divisi, maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI. Tabel yang digunakan dalam sub proses ini adalah tabel karyawan, tabel divisi, tabel KRA dan tabel KPI.
[Data KRA]
[Data Karyawan]
[Data Divisi]
[Grafik Penilaian Kinerja] [Data Penilaian Kinerja Karyawan]
[Data KPI]
Gambar 3.13 DFD Level 1 Maintenance Data Penilaian Kinerja
Pada Gambar 3.13 terdapat satu sub proses dalam maintenance data penilaian kinerja yaitu, maintenance data master penilaian karyawan. Tabel yang digunakan dalam sub proses ini adalah penilaian karyawan.
4. DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Penyelia
Gambar 3.14 DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja
Pada Gambar 3.14 terdapat satu proses yaitu laporan penilaian kinerja. Pada DFD ini merupakan laporan untuk karyawan, penyelia dan pimsubdiv.
48
3.7.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem dengan rincian atribut-atribut yang digunakan. ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
3.7.6 Conceptual Data Model (CDM)
Reference_1
3.7.7 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Divisi, entity Karyawan, entity KRA, entity KPI, entity Detail_KPI, entity Penilaian Kinerja Karyawan (PKK), entity Detail_PKK. Dapat dilihat pada Gambar 3.16.
FK_KARYAWAN_REFERENCE_DIVISI
Gambar 3.16 Physical Data Model (PDM)
3.7.4 Struktur Database
A. Tabel Karyawan
a. Primary Key (PK) : Id_Karyawan b. Foreign Key (FK) : Id_Divisi
c. Fungsi : Mengelola data master karyawan
Tabel 3.6 Tabel Karyawan
No. Name Type Size Keterangan
1. Id_Karyawan Varchar 12 Primary Key
2. Id_ Divisi Varchar 12 Foreign Key
3. Nama_Karyawan Varchar 50
-4. Jabatan Varchar 25
-B. Tabel Divisi
a. Primary Key (PK) : Id_Divisi b. Foreign Key (FK) :
-c. Fungsi : Mengelola data master Divisi
Tabel 3.7 Tabel Divisi
No. Name Type Size Keterangan
1. Id_ Divisi Char 3 Primary Key
2. Nama_Divisi Char 3 Foreign Key
C. Tabel KRA
a. Primary Key (PK) : Id_KRA b. Foreign Key (FK) :
-c. Fungsi : Mengelola data master KRA
Tabel 3.8 Tabel KRA
No. Name Type Size Keterangan
No. Name Type Size Keterangan
2. Kategori_KRA Varchar 20
-3. Perspektif_KRA Varchar 50
-D. Tabel Master KPI
a. Primary Key (PK) : Id_KPI b. Foreign Key (FK) : Id_KRA
c. Fungsi : Mengelola data master KPI
Tabel 3.9 Tabel KPI
No
. Name Type
Siz
e Keterangan
1. Id_KPI Varchar 20 Primary Key
2. Id_KRA Varchar 100 Foreign Key
3. KPI Varchar 255
-4. Bobot Int -
-5. Ukuran Float 10
-6. Hasil Float 10
-7. Minimum Int -
-8. Rating1 Int -
-9. Rating2 Int -
-10. Rating3 Int -
-11. Rating4 Int -
-12. Rating5 Int -
-3.7.5 Desain User Interface A. Desain Form Login
Gambar 3.17 Desain Form Login
B. Desain Form Home (Beranda)
Desain form home merupakan tampilan awal setelah pengguna melakukan proses login. Pada form utama ini digunakan untuk menampilkan informasi secara sekilas tentang hasil penilaian keseluruhan dari periode tertentu. Desain form utama dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Gambar 3.18 Desain Form Home
C. Desain Form Master Karyawan
Gambar 3.19 Desain Form Master Karyawan
Pada saat menekan tombol tambah di form master karyawan, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar 3.20. Form tambah berfungsi untuk menambahkan data karyawan, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan.
D. Desain Form Master Divisi
Desain form master divisi merupakan form master divisi. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data divisi yang terdapat pada database. Desain form master divisi dapat dilihat pada Gambar 3.21.
Gambar 3.21 Desain Form Master Divisi
Gambar 3.22 Desain Form Tambah Master Divisi
E. Desain Form Master KRA
Desain form master KRA merupakan form master KRA. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data KRA yang terdapat pada database. Desain form master KRA dapat dilihat pada Gambar 3.23.
Pada saat menekan tombol tambah di form master KRA, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar 3.24. Form tambah berfungsi untuk menambahkan data KRA, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan.
Gambar 3.24 Desain Form Tambah Master KRA
F. Desain Form Master KPI
Desain form master KPI merupakan form master KPI. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data periode penilaian yang terdapat pada database. Desain form master KPI dapat dilihat pada Gambar 3.25.
Pada saat menekan tombol tambah di form master KPI, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar 3.26. Form tambah berfungsi untuk menambahkan data simpan.
Gambar 3.26 Desain Form Tambah Master KPI
G. Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan
Gambar 3.27 Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan
Pada saat menekan tombol tambah pada form penilaian kinerja karyawan, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar 3.28. Form tambah berfungsi untuk menambahkan data penilaian kinerja dan melakukan proses penilaian, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan.
Gambar 3.28 Desain Form Tambah Penilaian Kinerja Karyawan
H. Desain Form Grafik Penilaian Kinerja
Desain form grafik penilaian kinerja merupakan form transaksi grafik penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menampilkan data penilaian kinerja karyawan selama dua belas bulan yang terdapat pada database. Desain form grafik penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar 3.29.
Gambar 3.29 Desain Form Grafik Penilaian Kinerja
Gambar 3.30 Desain Tampilan Grafik
I. Desain Form Laporan Penilaian Kinerja
Desain form nilai kriteria merupakan form yang digunakan untuk mencetak laporan penilaian kinerja karyawan. Desain laporan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, jabatan, divisi serta KRA, KPI dan hasil penilaiannya Desain form laporan penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar 3.31.
Gambar 3.31 Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan 3.7.6 Desain Uji Coba
Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Dalam hal ini dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. Pada Tabel 3.9 ini merupakan test case yang telah direncanakan pada saat uji coba desain.
Tabel 3.10 Desain Test Case
No Tujuan Input Output Diharapkan
1. Menampilkan menu utama.
Login sebagai admin. Tampil menu utama. 2. Tambah data karyawan. Memasukkan data
karyawan pada form tambah kemudian menekan tombol simpan
Tampil daftar karyawan yang di tambahkan pada tabel karyawan
3. Ubah data karyawan. Menekan tombol koreksi, kemudian muncul data pada form ubah karyawan, jika sudah tekan tombol simpan.
Data karyawan berhasil diubah.
4. Hapus data karyawan. Menekan tombol hapus opsi daftar karyawan.
Data karyawan berhasil dihapus. 5. Tambah data divisi. Memasukkan data
divisi pada form tambah kemudian menekan tombol simpan.
Tampil daftar divisi yang di tambahkan pada tabel divisi
6. Ubah data divisi. Menekan tombol koreksi, kemudian muncul data pada form ubah divisi, jika sudah tekan tombol simpan.
Data divisi berhasil diubah.
7. Hapus data divisi. Menekan tombol hapus opsi daftar divisi.
Data divisi berhasil dihapus.
8. Tambah data KRA. Memasukkan data KRA pada form tambah kemudian menekan tombol simpan.
Tampil daftar KRA yang di tambahkan pada tabel KRA
9. Ubah data KRA. Menekan tombol koreksi, kemudian muncul data pada
No Tujuan Input Output Diharapkan form ubah KRA, jika
sudah tekan tombol simpan.
10. Hapus data KRA. Menekan tombol hapus pada opsi daftar KRA.
Data KRA berhasil dihapus.
11. Tambah data KPI. Memasukkan data KPI pada form tambah kemudian menekan tombol simpan.
Tampil daftar KPI yang di tambahkan pada tabel KPI 12. Ubah data KPI. Menekan tombol
koreksi, kemudian muncul data pada form ubah KPI, jika sudah tekan tombol simpan.
Data KPI berhasil diubah.
13. Hapus data KPI. Menekan tombol hapus pada opsi daftar KPI.
Data KPI berhasil dihapus.
14. Tambah data penilaian
kinerja karyawan. Memasukkan data penilaian kinerja karyawan pada form tambah kemudian menekan tombol simpan.
Tampil daftar
penilaian kinerja yang di tambahkan dan perhitungannya pada tabel penilaian kinerja.
15. Ubah data penilaian
kinerja karyawan. Menekan tombol koreksi, kemudian muncul data pada form ubah penilaian kinerja karyawan, jika sudah tekan tombol simpan.
Data penilaian kinerja karyawan berhasil diubah.
16. Hapus data penilaian kinerja karyawan.
Menekan tombol hapus pada opsi daftar penilaian kinerja karyawan.
Data penilaian kinerja karyawan berhasil dihapus.
17. Grafik Penilaian
Kinerja Memasukkan data kriteria pada form add kemudian menekan tombol save change
Tampil daftar kriteria yang di tambahkan pada tabel kriteria 18. Mencetak laporan
penilaian kinerja tiap karyawan
4.1 Kebutuhan Sistem
Tahap keempat pada penyusunan laporan tugas akhir ini akan dijelaskan mengenai proses implementasi dan evaluasi dari proses rancang bangun Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Diawali dengan analisis kebutuhan sistem pada Bank Jatim yang membutuhkan adanya sistem berbasis komputerisasi yang dapat melakukan proses pencatatan data karyawan, divisi, KRA dan KPI serta proses penilaian kinerja karyawan, laporan hasil penilaian kinerja dan grafik hasil penilaian kinerja. Sistem yang akan dibangun diperlukan untuk rekapitulasi secara realtime pada saat dilakukan. Dua kebutuhan tersebut adalah kebutuhan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software).
4.1.1Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Kebutuhan hardware merupakan komponen atau peralatan yang dibutuhkan dalam implementasi Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Pada Menggunakan Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Kebutuhan ini lebih merujuk pada jenis dan kemampuan komputer yang akan digunakan oleh pengguna ketika mengoperasikan aplikasi tersebut. Berikut ini adalah penjelasan dari spesifikasi kebutuhan perangkat keras (hardware) dalam implementasi Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
Menggunakan Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Penjabarannya adalah sebagai berikut:
1. Processor Core 2 Duo (atau diatasnya)
2. Memory RAM 1 Gigabyte (atau diatasnya)
3. Harddisk 100 Megabyte (atau diatasnya)
4. Monitor dengan resolusi 1366x768
5. Printer
6. Mouse
7. Keyboard
8. Kabel LAN (Local Area Network)
4.1.2Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
