PERAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI BISNIS Dewi Rahayu Hambali
115254012
Program Studi Administrasi Bisnis D4 – Politeknik Negeri Bandung
Abstrak
Dengan bertumbuhnya tingkat persaingan di lingkungan global, maka terdapat beberapa tekanan bagi banyak organisasi untuk membuat kegiatan operasi dan strategi yang diambilnya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi adalah seperangkat alat yang dapat meningkatkan daya saing dan mendapatkan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, banyak organisasi memutuskan untuk mengimplementasikan sistem informasi dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Selain itu, penerapan sistem informasi manajemen memberikan pengaruh dalam sebuah organisasi, dan pengaruh ini berhubungan dengan proses bisnis perusahaan.
Paper ini mengupas tentang sistem informasi mulai dari sejarah perkembangan sistem informasi hingga pengertian yang telah dituangkan oleh beberapa ahli. Di samping itu, paper ini memaparkan peran-peran sistem informasi dalam organisasi bisnis.
Kata kunci: Bisnis, Manajemen, Organisasi, Sistem Informasi
Sejarah Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen merupakan bidang terapan yang mendapatkan perhatian para pelaku bisnis sejak Teknologi Informasi (TI) dimanfaatkan pada tahun 1950-an. Pada awalnya, titik fokus utama ialah efisiensi, mengingat harga perangkat keras yang sangat mahal (jutaan dollar). Secara perlahan komponen biaya perangkat keras menyusut. Namun secara keseluruhan, anggaran tahun TI sebuah organisasi cenderung untuk terus meningkat. Timbul kesadaran bahwa masalah yang dihadapi bukan sekedar Ilmu Komputer, Teknik Elektronika, atau Matematika. Diperlukan sebuah metoda universal yang secara sistematis dan efektif dapat dengan cepat menanggulangi permasalahan yang timbul dari waktu ke waktu.
permasalahan SIM dengan beraneka ragam kerangka-kerja (framework). Kerangka kerja tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan masing-masing, seperti Ilmu Komputer, Teknik Elektronika, Ilmu Perpustakaan dan Informasi Ilmu Matematika dan Statistika, Bisnis dan Manajemen, serta berbagai Ilmu Sosial lainnya.
Perkembangan Sistem Informasi Manajemen dibagi menjadi tiga periode, yaitu proses data, sistem informasi manajemen, dan sistem informasi strategis (Somogyi & Galliers dalam Kornkaew, 2012). Periode yang pertama, yaitu proses data, fokus pada peningkatan efisiensi bisnis melalui proses informasi dasar dengan tidak terlalu banyak pengawasan. Di periode kedua, yaitu sistem informasi manajemen, fokus pada peningkatan efektivitas manajerial dengan memberikan kepuasan penyebarluasan keperluan informasi. Sedang di periode ketiga, yaitu sistem informasi strategis, fokus pada peningkatan daya saing organisasi dengan mempergunakan strategi bisnis secara keseluruhan (Beaumaster dalam Kornkaew, 2012).
Selain itu, (Beaumaster dalam Kornkaew, 2012) mengklaim bahwa Sistem Informasi Manajemen menghimpun berbagai aktivitas bisnis yang tujuannya untuk menyediakan metode yang lebih baik dalam perencanaan, pelaporan, dan pengawasan operasi. Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah fasilitator dalam sebuah organisasi dan juga pendukung aktivitas manajemen.
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Taufik (2007) sistem informasi (information sistem) merupakan sebuah sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian dalam mendukung kegiatan operasional baik yang bersifat manajerial maupun berupa kegiatan strategi yang mampu menyediakan laporan-laporan berupa informasi kegiatan kepada pihak yang berkepentingan.
petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat. Sedangkan Davis (dalam Kornkaew, 2012) memberikan definisi Sistem Informasi Manajemen sebagai sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang bersifat menyeluruh, bertujuan untuk menyajikan informasi yang jauh lebih luas daripada informasi akuntansi yang bersifat historis (Widjayanto dalam Nugraha dan Astuti, 2013). Sistem Informasi Manajemen yang selalu menggunakan teknologi pengolahan data elektronik, dengan menggunakan teknologi komputer maka tingkat efisiensi pekerjaan akan semakin meningkat. Lebih jauh lagi sistem informasi manajemen dapat mengkomunikasikan seluruh output yang dihasilkan dari masing-masing subsistem yang kemudian diintegrasikan menjadi sebuah informasi yang diperlukan bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Kajian tentang manajemen tentunya tidak bisa terlepas keterkaitannya dengan kepemimpinan di perusahaan. Hal ini disebabkan pimpinan bertanggung jawab untuk mempengaruhi orang lain yang ada dalam perusahaan agar mau bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi manajemen adalah seperangkat alat penunjang dalam proses penyampaian informasi oleh pihak manajemen dan digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan dalam pencapaian tujuan organisasi.
Taufik (2007) memaparkan sistem informasi yang mampu melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan kebutuhan informasi dalam mendukung pengelolaan kegiatan manajerial maupun operasional, baik dalam tingkatan (level) manajemen maupun area fungsional di dalam sebuah perusahaan, sering dikenal dengan nama sistem informasi manajemen (SIM) atau Management Information Sistem yang terdiri atas:
1. Accounting Information Systems (AIS), sistem yang menyediakan informasi terhadap transaksi keuangan atau dikenal Sistem Informasi Akuntansi.
3. Inventory Management Information Systems (IMIS), sistem yang menyediakan informasi persediaan, pengeluaran, dan pemasaran barang penjualan atau dikenal Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang.
4. Human Resource Information Systems (HRIS), sistem yang menyediakan informasi kegiatan dan perkembangan pekerjaan sumber daya manusia, menyangkut prestasi, promosi, one prestasi, gaji, dan sebagainya atau dikenal Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
5. Research and Development Information Systems (RDIS), sistem yang menyediakan informasi tentang kegiatan penelitin dan pengembangan usaha atau sebuah produk atau dikenal Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan.
6. Engineering Information Systems (EngIS), sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan teknik atau rekayasa produk maupun teknik pengembangan usaha atau dikenal Sistem Informasi Rekayasa.
7. Credit Analysis Information Systems (CAIS), sistem yang menyediakan informasi hasil analisis kredit usaha atau dikenal Sistem Informasi Analisis Kredit.
8. Production Information Systems (PIS), sistem yang menyediakan informasi hasil kegiatan produksi, pengolahan bahan baku, pengolahan barang jadi, dan sebagainya, atau dikenal Sistem Informasi Produksi.
9. Finance Information Systems (FIS), sistem yang menyediakan informasi alokasi dana perusahaan baik eksternal maupun internal, cash flow, investasi, utang piutang, dan sebagainya, atau dikenal Sistem Informasi Keuangan.
Peran Sistem Informasi dalam Organisasi Bisnis
Aspek ekonomi dan sosial tidak dapat dilepaskan dari informasi, sektor bisnis di era informasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu sektor bisnis informasi primer yang terdiri atas perusahaan yang terutama bergerak dalam bidang produksi dan penggunaan informasi seperti perusahan komputer, kantor pengacara, akuntan, universitas, dan penerbit. Dan yang kedua, sektor bisnis informasi sekunder merupakan sektor bisnis yang diisi oleh salah satu bagian dari perusahaan yang sebenarnya tidak bergerak dalam bisnis informasi, namun menghasilkan atau menggunakan informasi, misalnya bagian pemasaran, promosi, publikasi, promosi, keuangan, produksi, SDM, dan lain sebagainya (Taufik 2007).
secara terus menerus serta dalam proses re-deferensiasi produk untuk memenuhi kebutuhan segmen pasar tertentu.
Kornkaew (2012) menyimpulkan terdapat beberapa peran dari sistem informasi dalam organisasi bisnis, yaitu sebagai berikut:
1. Teknologi memodifikasi kebutuhan-kebutuhan keterampilan untuk individu dan mengubah pekerjaan-pekerjaan dengan cara mengoperasikannya secara rutin. Perusahaan harus menyesuaikan proses bisnis dibandingkan mengubah sistem.
2. Penerapan sistem informasi mengatur hubungan antara individu dan divisi dengan organisasi serta mempengaruhi hubungan dengan organisasi lain dalam sebuah rantai penawaran seperti pemasok dan pelanggan. Selain itu, sistem informasi dapat lebih mendekatkan hubungan dengan pemasok, pelanggan, klien, dan masyarakat umum. 3. Teknologi dapat dilihat sebagai perubahan utama dalam struktur organsasi. Dengan kata
lain, dapat juga membantu perubahan organisasi.
4. Sistem informasi memiliki dampak besar bagi organisasi dan dapat bekerja sebagai inisiator, fasilitator, atau dapat menjadi alat manajemen baru.
5. Sistem informasi yang modern dapat mengurangi biaya komunikasi dan biaya koordinasi internal.
6. Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses informasi dan pembuatan keputusan manajemen, perencanaan serta pengawasan.
Sistem Informasi Manajemen merujuk pada sebuah sistem informasi untuk membuat suatu keputusan yang efektif dan efisien dalam hal perencanaan, pengarahan, dan pengawasan yang juga membantu organisasi mencapai tujuannya (Kornkaew, 2012). 7. Meningkatkan kualitas dan fleksibilitas data.
8. Administrasi, komunikasi, dan koordinasi lebih baik. 9. Manajemen yang lebih baik dari pengetahuan organisasi.
10. Penggabungan proses bisnis, contohnya untuk penjualan, pembelian, produksi, dan lain-lain, digabungkan melalui sistem bersama.
11. Pendukung yang lebih baik dalam proses bisnis.
12. Meningkatkan tingkat pengawasan kerja dan mengizinkan kendali kerja yang lebih besar oleh kelompok manajerial.
13. Menurunkan tingkat interaksi sosial antara para pekerja.
Sistem Informasi Manajemen dapat mengumpulkan beberapa jenis informasi yang dibutuhkan manajer. Manajer dapat melihat data finansial, seperti pendapatan dan pengeluaran harian perusahaan. Sistem Informasi Manajemen dapat memfasilitasi komunikasi dengan baik. Pegawai dapat mengedit dan membagikan dokumen serta mengkomunikasikan informasi yang relevan dalam hal pengembangan organisasi.
Selain itu, kemampuan untuk membuat laporan adalah salah satu peran penting dari penerapan Sistem Informasi Manajemen (Nazari & Nazari, 2013). Contohnya, penyajian laporan internal dapat menjadi jalan bagi manajer untuk memahami situasi perusahaan.
Kesimpulan
Sistem informasi manajemen merupakan seperangkat alat yang berperan penting bagi organisasi bisnis untuk mencapai tujuan. Dengan penerapan sistem informasi, organisasi dapat meningkatkan daya saing di lingkungan global. Pemangku jabatan manajerial pun dapat melakukan analisis yang mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan organisasi. Analisis tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan yang efektif dan efisien oleh para manajer dalam hal perencanaan, pengarahan, dan pengawasan yang juga membantu organisasi untuk mencapai tujuan.
Daftar Pustaka
Harmadhani Adi dan Yuli Widi Astuti. 2013. Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah (SIMDA Keuangan) dalam Pengolahan Data Keuangan pada Organisasi Pemerintah Daerah (Studi Kasus pada Dinas Kesehatan Kabupaten Nganjuk). Jurnal Akuntansi Aktual, Vol 2 No 1, Januari 2013. Malang. Kornkaew, Artit. 2012. Management Information Sistem: Implementation Challenges,
Success Key Issues, Effect and Consequences. May 2012. Jonkoping.
Nazari, Marzieh Zare & Hamid Reza Zare Nazari. 2013. Management Information System and Business. International Journal of Information Science and System, 2(1). Florida.
Prasojo, Lantip Dian dan Eko Budi Prasetyo. 2005. Sistem Informasi Manajemen dalam Pembelajaran. Majalah Ilmiah Pembelajaran Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta Nomor 2 Volume 1 Oktober 2005. Jakarta.
