Prosiding SENTIA 2017 – Politeknik Negeri Malang Volume 9 – ISSN: 2085-2347
PEMODELAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STOK BARANG
BERBASIS WEB PADA PT. RUANG KREASI
Yohannes Yahya Welim1, Kusniati Rofiah2
1,2 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
Semakin meningkatnya jumlah proyek yang dikerjakan oleh PT Ruang Kreasi berbanding lurus dengan jumlah barang yang digunakan untuk mengerjakan proyek tersebut.Belum adanya penyimpanan informasi mengenai stok barang yang ada di gudang, jumlah barang yang digunakan untuk proyek, serta jumlah sisa barang dari proyek yang dikembalikan ke gudang menyebabkan berbagai masalah yang menyebabkan keuntungan perusahaan menurun.Berbagai masalah yang muncul karena tidak adanya manajemen stok barang
yaitu barang hilang yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan history barang dan monitoring barang yang
diretur, jumlah barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek tidak terkendali karena tidak ada pencatatan penambahan maupun sisa barang dari proyek yang menyebabkan Project Director sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan untuk proyek tersebut, serta proyek tidak selesai tepat waktu karena pekerja kurang efektif dalam bekerja karena barang tidak tersedia. Barang yang akan digunakan untuk mengerjakan suatu proyek tidak tersedia karena jumlah barang yang dipesan kepada supplier kurang serta terjadi keterlambatan pengiriman barang dari supplier.Untuk mengatasi masalah tersebut maka dibuatlah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Stok Barang.Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan informasi mengenai stok barang dari pemesanan barang sampai penggunaan barang tersebut.
Kata kunci : barang, proyek, supplier, stok
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang
PT Ruang Kreasi yang bergerak di bidang pekerjaan konstruksi sipil dan design interior
dalam menjalankan kegiatan bisnisnya
memerlukan aplikasi yang berfungsi untuk manajemen stok barang karena munculnya berbagai masalah yang salah satunya menurunnya keuntungan perusahaan.
Beberapa masalah yang muncul antara lain pertama, terjadinya kehilangan barang di gudang karena setiap ada pengeluaran barang dari gudang tidak dilakukan pencatatan serta tidak adanya bukti retur jika ada barang yang diretur.Jika tidak ada bukti retur maka admin sulit untuk memonitoring barang apa saja yang telah diretur ke supplierserta bagaimana status barang tersebut apakah sudah dikirim ulang oleh
supplier atau belum.
Kedua, penggunaan barang yang tidak terkendali karena penambahan dan sisa barang dari proyek tidak terkendali.Penggunaan barang
yang tidak terkendali menyebabkan Project
Director sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan dalam suatu proyek.Hal ini berpengaruh terhadap hasil evalusi proyek.Jika total barang yang digunakan dalam suatu proyek melebihi total barang yang sudah direncanakan
maka Project Director akan menganalisa
mengapa proyek tersebut menggunakan barang lebih dari yang direncanakan dan begitu juga sebaliknya jika terdapat sisa barang dari proyek. Ketiga, proyek tidak selesai tepat waktu karena barang yang akan digunakan untuk mengerjakan proyek tidak tersedia, jika barang tidak tersedia maka kinerja pekerja menjadi tidak efektif karena pekerja memerlukan barang-barang tersebut untuk mengerjakan proyek.Barang tidak tersedia karena total barang yang dipesan kepada supplier kurang serta supplier tidak tepat waktu dalam melakukan pengiriman barang.
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Stok Barang Berbasis Web dapat menyelesaikan segala kebutuhan Perusahaan.
1.2.Permasalahan.
a. Penggunaan barang untuk pengerjaan
proyek tidak terkendali karena tidak adanya pencataan penambahandan sisa barang dari proyek sehingga sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek.
b. Barang hilang yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan history barang serta barang yang diretur tidak termonitoring
c. Proyek tidak selesai tepat waktu karena pekerja kurang efektif dalam bekerja.Hal ini disebabkan karena barang yang akan digunakan untuk mengerjakan proyek tidak tersedia.Jika barang tidak tersedia maka pekerja tidak bisa mengerjakan apa yang seharusnya mereka kerjakan dihari tersebut. Ada dua alasan kenapa barang tidak tersedia.Alasan pertama yaitu karena barang yang dipesan kepada supplier tidak datang tepat waktu karena tidak ada evaluasi kinerja supplier sehingga sulit untuk mengetahui kinerja supplier.Salah satu indicator yang menentukan kinerja
supplier bagus adalah pengiriman barang bisa dilakukan tepat waktu.
Alasan kedua kenapa barang tidak tersedia yaitu untuk mengerjakan suatu proyek
Project Directorsudah memperhitungkan berapa banyak barang yang diperlukan untuk mengerjakan proyek tersebut.Jika barang yang diperlukan masih tersedia di gudang maka barang yang ada di gudang tersebut akan digunakan tetapi jika barang tidak tersedia di gudang maka akan
dilakukan pemesanan barang ke supplier
tetapi karena data stok barang yang ada digudang tidak real time maka terkadang jumlah barang yang dipesan ke supplier
kurang.
1.3.Tujuan.
Memberikan suatu solusi untuk penyelesaian masalah pada sistem berjalan di PT Ruang Kreasi berupa suatu rancangan sistem informasi manajemen stok barang berbasis web.
1.4.Metode Penelitian.
a. Wawancara
Suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber yang mempunyai tanggung jawab terhadap kegiatan sistem perkreditan barang di Prioritas. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan
staff administrasi dan Kepala
Operasional selaku pimpinan cabang
Prioritas pada cabang Beringin
Tangerang dalam memperoleh data yang diperlukan.
b. Observasi
Kegiatan ini dilakukan untuk
mengumpulkan data dengan cara pengamatan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang terjadi pada Prioritas sekaligus sebagai bahan masukan.
c. Teknik Dokumentasi
Merupakan metode pengumpulan data melalui arsip-arsip serta dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan perkreditan barang agar dapat dijadikan sebagai acuan dalam perancangan sistem perkreditan barang yang terkomputerisasi.
d. Analisa Sistem
Adalah suatu metode pengembangan sistem yang menghasilkan sistem yang
Object Oriented di mana sistem itu sendiri mampu memberikan suatu definisi dan penjelasan secara baik dan jelas. Tahapan – tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1) Melakukan analisa pada sistem
dengan mempelajari apa saja yang mampu dihasilkan oleh sistem yang telah ada.
2) Melakukan spesifikasi pada sistem,
yaitu melakukan spesifikasi
masukan seperti data, tahapan kegiatan dan lain – lain sehingga
menghasilkan keluaran yang
diinginkan. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :
a) Activity Diagram
Diagram yang
menggambarkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas di dalam suatu proses.
b) Use Case Diagram
Diagram yang
menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang
user atau dilihat menurut pandangan orang yang berada di luar sistem.
e. Metode Perancangan Sistem
Dalam tahap perancangan sistem yang berfungsi sebagai alat proses atau pengolahan data dengan menggunakan metode berorientasi objek. Tahapan
merancang sistem secara rinci
berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem yang diusulkan dengan disertai
perancangan database dan spesifikasi
program. Adapun tahapan – tahapan yang dipergunakan adalah sebagai berikut :
1) Entity Relationship Diagram
(ERD)
Prosiding SENTIA 2017 – Politeknik Negeri Malang Volume 9 – ISSN: 2085-2347
terjadi antara satu atau lebih komponen sistem.
2) Relasi
Digunakan untuk mendefinisikan
dan mengilustrasikan model
conceptual secara terperinci dengan
adanya primary key dan foreign
key.
3) Logical Record Structure (LRS) Terdiri dari link diantara tipe
record, link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainnya.
4) Spesifikasi Basis Data
Digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model data konseptual secara detil.
5) Normalisasi
Untuk mengorganisasikan field
dengan menghilangkan group
elemen yang berulang atau sebuah langkah atau proses untuk
Menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing –
masing aliran berawal, decision
yang mungkin terjadi dan
bagaimana mereka berakhir.
7) Class Diagram
Menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain
seperti containment, pewarisan,
asosiasi, dan lain-lain.
2. Hasil dan Pembahasan.
Langkah dalam membuat uraian prosedur mengacu pada sistem berjalan manajemen stok barang pada PT Ruang Kreasi.
a. Proses pemesanan barang
Pemesanan barang dilakukan jika PT Ruang Kreasi mendapatkan proyek baru.Project Director akan menghitung jumlah barang yang diperlukan untuk proyek tersebut.Jika barang yang dibutuhkan tersedia di gudang maka tidak perlu dilakukan pemesanan barang kepada supplier tetapi jika barang tidak tesedia di gudang maka
Project Director akan menyuruh
Admin untuk membuat Purchase
Order. Sebelum membuat Purchase
Order Admin akan menghubungi
Supplier melalui email atau telepon untuk menanyakan harga barang yang akan dipesan.Jika sudah terjadi persetujuan harga antara Admin dan
Supplier maka Admin akan membuat
PurchaseOrder lalu menyerakan
PurchaseOrder tersebut kepada
Project Director untuk direview dan
ditandatangani.Jika Project Director
sudah menandatangani PurchaseOrder
maka Admin akan mengirimkan
PurchaseOrder tersebut kepada
Supplier melalui fax.
Supplier akan mengirimkan barang
pesanan jika PurchaseOrder sudah
diterima.Lama pengiriman barang dari
Supplier kepada PT Ruang Kreasi sesuai dengan delivery date yang ada di PurchaseOrder.
b. Proses penerimaan barang
Barang pesanan dari Supplier akan dikirimkan ke alamat pengiriman yang
ada di PurchaseOrder.Jika barang
pesanan tersebut dikirimkan ke kantor PT Ruang Kreasi maka Admin yang akan menerima barang pesanan tersebut tetapi jika barang pesanan dikirimkan ke lokasi proyek maka mandor proyek yang akan bertanggung jawab untuk menerima barang tersebut.
Saat Supplier mengirimkan barang
pesanan, Supplier akan menyerahkan Surat Jalan,Faktur, dan Faktur Pajak lalu Admin atau Mandor Proyek yang
bertanggung jawab terhadap
penerimaan barang tersebut akan mengecek apakah barang yang dikirim sudah sesuai pesanan atau tidak.Jika barang yang dkirim tidak sesuai pesanan maka Admin atau Mandor Proyek akan mengembalikan barang tersebut kepada Supplier.Jika yang mengembalikan barang pesanan adalah Mandor Proyek maka Mandor Proyek akan lapor kepada Admin bahwa ada
barang yang dikembalikan ke Supplier
supaya Admin bisa meng-followup
barang yang dikembalikan tersebut. Jika semua barang yang dikirim oleh
Supplier sudah dicek maka Admin atau Mandor Proyek akan menandatangani Surat Jalan.
c. Proses pengembalian barang kepada
Supplier
Jika barang pesanan tidak sesuai
dibuat maka barang tersebut akan dikembalikan kepada Supplier untuk diganti.Saat terjadi retur barang maka
Admin akan menghubungi Supplier
melalui email atau telepon untuk memberitahukan bahwa ada barang yang diretur.
d. Proses penggunaan barang untuk
proyek
Stok barang yang ada hanya digunakan untuk mengerjakan suatu proyek.Jika proyek sudah siap untuk dikerjakan
maka Project Director akan
memberikan perintah kepada Mandor Proyek untuk menggunakan barang tersebut untuk mengerjakan proyek.
e. Proses sisa penggunaan barang dari
proyek
Terkadang tidak semua barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek terpakai semua. Jika hal tersebut terjadi maka Mandor Proyek akan memberikan informasi kepada
Project Director melalui verbal atau telepon bahwa ada sisa barang dari
proyek tersebut.Kemudian Project
Director akan memerintahkan Mandor Proyek untuk menyimpan sisa barang tersebut ke gudang.
2.1.Analisa Proses.
Pada analisa proses ini akan dijelaskan seluruh aktifitas yang dilakukan pada sistem berjalan melalui activity diagram di bawah ini :
Aktivitas dalam Pemesanan Barang
Gambar 1. Activity Diagram Pemesanan Barang
Aktivitas Penerimaan Barang
Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan Barang
Aktivitas Retur
Gambar 3. Activity Diagram Retur Aktivitas penggunaan barang
Gambar 4. Actvity Diagram Penggunaan Barang Aktivitas sisa penggunaan barang
Prosiding SENTIA 2017 – Politeknik Negeri Malang Volume 9 – ISSN: 2085-2347
Entry Barang Entry Kategori Barang
Entry Karyawan
Entry Supplier Admin
Entry Proyek Project Director
Gambar 6. Use case Diagram Master
Entry Penggunaan Barang
Entry Sisa Penggunaan Barang Project Director
Entry Pemesanan Barang
Entry Penerimaan Barang
Entry Retur Admin
Gambar 7. Use case Diagram Transaksi
Cetak Laporan Total Penggunaan Barang Cetak Laporan Kinerja Supplier
Cetal Laporan History Barang
Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Stok Barang Project
Director
Cetak Laporan Stok Barang
Cetal Laporan History Barang Admin
Cetak Laporan Retur
Gambar 8. Use case Diagram Laporan
Gambar 9. Entity Relationship Diagram
Gambar 10. Logical Record Structure
2.2.Rancangan Layar
Gambar 12 Rancangan Layar Master
Gambar 13 Rancangan Layar Transaksi
Gambar 14 Rancangan Layar Laporan
3. Penutup 3.1.Kesimpulan
a. Dengan adanya Sistem Informasi
Manajemen Stok Barang penggunaan barang untuk pengerjaan proyek bisa terkendali kerena setiap ada penambahan ataupun sisa barang dari proyek selalu di record diaplikasi.
b. Masalah kehilangan barang bisa diatasi
dengan adanya pencatatan history barang dan monitoring retur.
c. Dengan adanya laporan stok barang yang
real time dan laporan kinerja supplier maka masalah stok barang yang tidak tersedia bisa
diatasi sehingga pekerja bisa bekerja dengan efektif supaya proyek bisa dikerjakan tepat waktu.
3.2.Saran
a. Bukti - bukti pendukung hendaknya
didokumentasikan dengan baik sehingga tidak mengalami kesulitan jika dibutuhkan.
b. Menyediakan peralatan pendukung seperti
software dan hardware untuk menerapkan sistem informasi ini.
c. Memberikan pelatihan kepada karyawan untuk
memperkenalkan sistem baru, agar sistem baru ini bisa digunakan dengan maksimal.
d. Melakukan audit secara berkala.
e. Melakukan backup secara berkala untuk
menghindari kehilangan data.
f. Melakukan pemeliharaan software dan
hardware secara berkala untuk menjaga kinerja sistem supaya selalu stabil.
Daftar Pustaka:
Henderi,S.Kom, 2010, Unified Modelling Languange, Tangerang: Raharja Enrichment Centre
Ladjamudin, Al-Bahra bin, 2013, Analisis dan Sistem Informasi, Yogyakarta:Graha Ilmu
Nugroho, Adi, 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan JAVA,
Yogyakarta:Andi, 2010
O’Brien, James A., 2015, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:Salemba Empat
Pudjo, Widodo, Prabowo, Herlawati, 2011, Menggunakan UML,Bandung:Informatika
Subrata, Tata, 2012, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi
Soemarso S.R, 2009, Akuntansi : Suatu Pengantar. Buku Satu Edisi Lima, Jakarta: Salemba Empat
Siswosoediro, Henry S., 2008, Buku Pintar pengurusan Perizinan & Dokumen, Jakarta : Transmedia Pustaka
Wicaksono, Yogi, 2008, Membangun Bisnis Online dengan Mamboo++ CD. Jakarta: PT Elex Media Komputindo
