SISTEM INFORMASI INVENTORY STOK BARANG BERBASIS WEB PADA PT.KODASINDO TATASARANA

(1)

SISTEM INFORMASI INVENTORY STOK BARANG BERBASIS WEB

PADA PT.KODASINDO TATASARANA

Endi Prehanto¹, Ahmad Yani²,Hardiyan Hardiyan³

1STMIK Nusa Mandiri e-mail: endiprehanto@gmail.ac.id

2AMIK BSI Jakarta e-mail: ahmad.amy@bsi.ac.id

3AMIK BSI Tangerang, e-mail: hardiyan.hry@bsi.ac.id

Abstrak

PT. Kodasindo Tatasarana merupakan perusahaan distributor percetakan kertas, stiker, barcode, label, brosur, dan sejenisnya. Bagian warehouse bertanggung jawab penuh atas stok barang yang ada digudang. Dalam proses bisnisnya, admin gudang melakukan pencatatan setiap kali ada barang masuk yang dilengkapi dengan surat jalan serta bukti transaksi dan juga ketika barang keluar dari gudang, stok dicatat secara manual dibuku, yang kemudian direkap dan diinput pada microsoft excel untuk laporan data stok barang tiap bulannya. Pencatatan adalah suatu hal yang sangat penting dalam proses inventarisasi karena hal itu berkaitan dengan keakuratan dari data inventarisasi tersebut. Akan tetapi, apabila hal tersebut dilakukan secara manual, akan memerlukan waktu yang lama jika data yang harus dicatat jumlahnya sangat banyak dan itu sangatlah tidak efisien. Serta dalam pencarian informasi data membutuhkan waktu yang lama.Oleh karena itu diperlukanlah sebuah sistem inventarisasi stokbarangyang memudahkan admin dalam mendatasetiaptransaksibarangmasukdankeluar sehingga menjadi lebih efektif dan efisiensi waktu.

Keywords: Sistem Informasi,Inventory, Web

1. Pendahuluan

PT.Kodasindo Tatasarana merupakan perusahaan distributor percetakan kertas, stiker, barcode, label, brosur, dan sejenisnya.

Bagian warehouse bertanggung jawab penuh atas stok barang yang ada digudang. Dalam proses bisnisnya, admin gudang melakukan pencatatan setiap kali ada barang masuk yang dilengkapi dengan surat jalan serta bukti transaksi dan juga ketika barang keluar dari gudang, stok dicatat secara manual dibuku, yang kemudian direkap dan diinput pada microsoft excel untuk laporan data stok barang tiap bulannya.

Pencatatan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam proses inventarisasi karena hal itu berkaitan dengan keakuratan dari data tersebut. Akan tetapi, apabila hal tersebut dilakukan secara manual, akan

rekap stok barang dan pelaporan sering terjadi kesalahan dan keterlambatan.

(Triyono dkk, 2013:1) 2. Metode Penelitian Penulisaninimenggunakan

metodologiwaterfall, sebagai berikut : 1. System Information Engineering and

Modeling

Kegiatan memperoleh informasi mengenai kebutuhan sistem.

2. Software Requirements Analysis

Kegiatan analisa akan kebutuhan sistem.

3. Design

Proses desain menerjemahkan kebutuhan sistem menjadi representasi software sebelum aktivitas coding dilakukan.

4. Code generation

(2)

KNiST, 30 Maret 2014

Proses memastikan bahwa sistem telah berjalan dengan baik dan tidak ada error.

6. Support

Support merupakan pemeliharaan sistem akibat adanya perubahan karena kebutuhan dari customer maupun adanya error pada sistem.

3. Pembahasan

Dalam proses bisnisnya, bagian warehouse atau gudang yang dibawahi oleh bagian purhasing selalu melakukan pencatatan stok barang apabila ada barang masuk maupun barang keluar berdasarkan transaksi pembelian dan penjualan, dalam pendataannya masih dilakukan secara manual menulis pada kartu stok yang kemudian di rekap ke Microsoft Excel.

Apabila diperlukan informasi mengenai stok barang, maka perlu membuka data excel terlebih dahulu kemudian mencari data barang yang dicari.

Bagian gudang menerima permintaan barang baik untuk proses produksi maupun untuk dikirim ke pelanggan, melakukan pengechekan stok barang, apabila barang masih mencukupi maka barang akan dikeluarkan sesuai dengan permintaan. Jika stok tidak tersedia maka akan dilakukan purchase order / pembelian untuk kebutuhan permintaan tersebut.

Terima dan Cek Barang

Barang Masuk Gudang Barang Sesuai Dokumen

Supplier Mengirim Barang

Barang Tidak Sesuai Dokumen

Kembalikan Ke Supplier

Catat Kartu Stok In/Out Material

Rekap Di Excel Cek Stok Barang

Barang Keluar Gudang Stok Barang Tersedia

Permintaan Barang

Stok Barang Tidak Tersedia

Purchase Order

Sumber: Hasilanalisa

Gambar 1. Activity Diagram Pencatatan Stok Barang Masuk / Keluar

3.1 Analisa Kebutuhan Software

Sistem inventory stok barang adalah sistem pendataan stok barang mencangkup barang masuk dan barang keluar yang diinput berdasarkan dokumen bukti transaksi pembelian dan penjualan. User dapat menginput data dokumen tersebut yang mempengaruhi jumlah stok yang tersedia.

Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem inventory stok barang:

Halaman User/Pengguna Program:

A1. User bisa mengelola data barang.

A2. User bisa mengelola data supplier.

A3. User bisa mengelola data pelanggan.

A4. User bisa mengelola data transaksi pembelian/ barang masuk.

A5. User bisa mengelola data transaksi penjualan/ barang keluar.

A6. User bisa melihat stok barang.

A. Use Case DiagramUser

(3)

User

Barang

Supplier

Pelanggan

Barang Masuk

Barang Keluar Stok Barang

Login Use Case User

«extends»

Cari Tambah

Ubah Hapus

<< extends >>

Cari Tambah

Ubah Hapus

<< extends >>

Cari Tambah

Ubah Hapus

<< extends >>

Cari Tambah

Ubah Hapus

<< extends >>

Cari Tambah

Hapus Ubah

<< extends >>

Cari

<< extends >>

Sumber: Hasilrancangan

Gambar 2. Use Case Diagram Halaman User

B. Activity Diagram 1. Activity Diagram User

Login Input Username Dan Password

Gagal Login

Home

Logout Mengelola Data Barang

Mengelola Data Supplier

Mengelola Data Pelanggan

Mengelola Data Transaksi Keluar Mengelola Data Transaksi Masuk

Melihat Data Stok

- Lihat Data - Cari Data - Tambah & Simpan Data - Edit & Simpan Data - Hapus Data

Activity Inventory Stok Barang

- Lihat Data - Cari Data Pilih Stok Barang

Salah

Benar Pilih Barang

Ya Tidak Pilih Supplier

Pilih Pelanggan

Pilih Barang Masuk

Pilih Barang Keluar Tidak Tidak

Tidak

Tidak Ya

Ya

Ya Ya

Sumber: Hasilrancangan Gambar 3. Activity Diagram User 2. Activity Diagram Mengelola Barang

Input Data Barang Simpan Data Barang Menampilkan Data Barang

Tambah Data

Update Tidak

Gambar 4. Activity Diagram Mengelola Data Barang

3. Activity Diagram Mengelola Data Supplier

Input Data Supplier

Hapus Data Supplier

Simpan Data Supplier Menampilkan Data Supplier

Update Data Supplier

Cari Data Supplier

Tambah Data

Update

Hapus

Cari Tidak

Tidak

Gambar 5. Activity Diagram Mengelola Data Supplier

4. Activity Diagram Mengelola Data Pelanggan

Input Data Pelanggan

Hapus Data Pelanggan

Simpan Data Pelanggan Menampilkan Data Pelanggan

Update Data Pelanggan

Cari Data Pelanggan Tambah Data

Tidak Update

Hapus Tidak

Cari

Gambar 6. Activity Diagram Mengelola Data Pelanggan

5. Activity Diagram Mengelola Data Transaksi Masuk

Input Data Transaksi Masuk

Cari Data Transaksi

Simpan Data Menampilkan Data Transaksi Masuk

Tampil Detail

Stok Bertambah Tambah Data

Tidak

Cari Lihat detail

Gambar 7. Activity Diagram Mengelola Data Transaksi Masuk

6. Activity Diagram Mengelola Data Transaksi Keluar

(4)

KNiST, 30 Maret 2014

Input Data Transaksi Keluar

Cari Data Transaksi

Simpan Data Menampilkan Data Transaksi Keluar

Tampil Detail

Stok Berkurang Tambah Data

Tidak

Lihat detail Cari

Gambar 8. Activity Diagram Mengelola Data Transaksi Keluar

7. Activity Diagram User Melihat Data Stok Barang

Menampilkan Data Stok Barang

Cari Nama Barang

Cari Tidak

Gambar 9. Activity Diagram User Melihat Data Stok Barang

3.2 Desain

1. Entity Relationship Diagram

barang

Memiliki

stok Membutuhkan

Membutuhkan temp_jual_detail

Jual Memiliki

beli Memiliki temp_beli_detail

beli_detail jual_detail

Memiliki Memiliki

Dari

supplier pelanggan

Kepada

Menambah Mengurangi

inc no_fak tgl_trans supplier_nama

biaya_kirim total beli_id

barang_id inc barang_nama barang_kategori

barang_id satuan

qty barang_nama

kategori

no_nota tgl_jual username pelanggan_nama

total jml_bayar

inc jual_id

tgl_jatuh_tempo

Barang_id Barang_nama

kategori qty satuan harga_satuan

Jual_id barang_id

barang_nama kategori

qty satuan harga_satuan

beli_id kategori

qty

harga_satuan satuan

beli_id barang_id barang_nama

Jual_id

harga_satuan satuan

qty barang_nama

kategori barang_id

inc pelanggan_nama pelanggan_alamat pelanggan_kota pelanggan_email pelanggan_kontak pelanggan_id inc

supplier_nama supplier_alamat supplier_kota supplier_email supplier_kontak supplier_id

harga_total

account Melakukan

username password nama level

1

M

1 1

1

M M

1 1

M 1

1

1 M

M

1 1

harga_total

harga_total 1

1

Gambar 10. Entity Relationship Diagram

2. Logical Record Structure

barang barang_id inc barang_nama Barang_kategori temp_beli_detail

harga_total

temp_jual_detail jual_id barang_id barang_nama

harga_total

account username password nama level

beli beli_id

inc no_fak tgl_trans supplier_nama

biaya_kirim total

jual jual_id

inc no_nota tgl_jual username pelanggan_nama

total jml_bayar tgl_jatuh_tempo

stok barang_id barang_nama

kategori qty satuan

supplier supplier_id

inc supplier_nama supplier_alamat supplier_kota supplier_email supplier_kontak

pelanggan pelanggan_id

inc pelanggan_nama pelanggan_alamat pelanggan_kota pelanggan_email pelanggan_kontak beli_detail

harga_total

jual_detail jual_id barang_id barang_nama

harga_total

barang_id barang_id

barang_id

barang_id barang_id

beli_id

supplier_nama pelanggan_nama

jual_id

beli_id jual_id

username

Sumber: Hasilrancangan Gambar 11. Logical Record Structure 3. User Interface

Desain tampilan dari program sistem usulan sebagai berikut :

Sumber: Hasilrancangan Gambar 12. Tampilan Halaman Utama

(5)

Sumber: Hasilrancangan

Gambar 13. Tampilan Halaman Form Input Barang Masuk

Gambar 14. Tampilan Halaman Form Input Keluar Barang

Gambar 15. Tampilan Halaman Data Stok Barang

3.3 Testing

a. Mengelola Data Transaksi Masuk Tabel 1. Hasil Pengujian Black Box

Mengelola Data TransaksiMasuk

No Skenario

Pengujian Test Case Hasil Yang Diharapkan

Ket.

1

Pilih Tanggal di kolom tanggal awal dan tanggal akhir, lalu mengklik tombol

‘tampilkan’

Tanggal Awal : 01/06/201 4 Tanggal Akhir : 30/06/201 4

Tampil data tersebut

Sesuai

2

Mengklik tombol

‘tambah data’

Klik tombol

‘tambah data’

Tampil form input

Sesuai

3

Pada form input data transaksi masuk barang, Pilih supplier, input biaya kirim, pilih barang, input qty dan harga lalu mengklik tombol

Supplier:

PT.

Chakrawal a Mega Biaya Kirim : 50000 Barang : art carton Qty : 10 Harga:

Dapat menyimpan data & stok secara otomatis

Sesuai

b. Mengelola Data Transaksi Keluar Tabel 2. Hasil Pengujian Black Box

Mengelola Data TransaksiKeluar

No Skenario

Pengujian Test Case Hasil Yang

Diharapkan Ket.

1

Pilih Tanggal di kolom tanggal awal dan tanggal akhir, lalu mengklik tombol

‘tampilkan’

Tanggal Awal : 01/06/201 4 Tanggal Akhir : 30/06/201 4

Tampil semua data transaksi

Sesuai

2

Mengklik tombol

‘tambah data’

Klik tombol

‘tambah data’

Tampil form input transaksi

Sesuai

3

Pada form input data transaksi barang keluar, Pilih pelanggan, pilih barang, input qty dan harga lalu mengklik tombol

‘simpan’

Pelanggan : PT.

Chingluh Indonesia Barang : art carton Qty : 15 Harga:

2000000 Tanggal Jatuh Tempo:

31/07/201 4

Dapat menyimpan data dan stok secara otomatis

Sesuai

4

Mengklik No Trans untuk menampilkan detail.

Klik ‘JL-01’ Tampil info

detail barang Sesuai

Sumber: Hasilpengujian

4.

Simpulan

Dari hasil pembahasan tentang sistem yang dibuat, maka diambil kesimpulan terhadap sistem sebagai berikut :

a. Dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan informasi tentang data transaksi dan stok barang dibanding bila mencari secara manual di buku in/out material.

b. Semua data transaksi pembelian dan penjualan dapat tersimpan di dalam database, mudah dilakukan pencarian data sesuai tanggal tertentu dibanding melalui excel.

c. Kesalahanpenulisan in/out material dapatdiminimalisir.

d. Keamanan data terjaga, orang yang

(6)

KNiST, 30 Maret 2014 Referensi

Aziz, M Farid. 2005. Object Oriented Programming dengan PHP5. Jakarta:

PT. ElexMedia Komputindo.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Hermawan, Julius. 2004. Analisa Desain &

Pemrograman Berorientasi Object dengan UML dan Visual Basic.net.

Yogyakarta: Andi.

Herwiatmoko, Richo Deska, Bambang Eka Purnama dan Indah Uly Wardati. 2013.

Pembangunan Sistem Inventaris Gudang Pada sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan. ISSN: 1979-9330 (Print) 2088-0154 (Online) 2088-0162 (CDROM). Indonesian Journal on Computer Science Speed (IJCSS) 15 Volume 10 No 1 – Februari 2013.

Diambil dari:

http://www.unsa.ac.id/ejournal/index.php/

speed/article/view/1091. (29 Mei 2014) Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman

Web Dinamis Menggunakan PHP (Revisi). Yogyakarta: Andi.

Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis, Grafindo Persada, Jakarta.

Sholikhin, Akhmad dan Berliana Kusuma Riasti. 2013. Pembangunan Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web. ISSN : 2302-5700.

Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS) Volume 2 No 2 – April

2013. Diambil dari :

http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article /view/31. (29 Mei 2014)

Triyono, Bambang Eka Purnama dan Indah Uly Wardati. 2013. Pembuatan Sistem Pencatatan Stok Obat Pada UPT Pukesmas Kebonagung. ISSN: 1979- 9330 (Print) 2088-0154 (Online) 2088- 0162 (CDROM). Indonesian Journal on Computer Science Speed (IJCSS) 15 Volume 10 No 1 – Februari 2013.

Diambil dari:

http://ejournal.unsa.ac.id/index.php/spee d/article/view/1070. (29 Mei 2014)