Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai
a. deskripsi kegiatan
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dgn cara mewajibkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang
kemudian diserahkan kepada pembeli & transaksi penjualan tunai kemudian dicatat
oleh perusahaan.
Prosedur dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai:
1. prosedur penerimaan kas dari
over the counter sales
2. prosedur penerimaan kas dari
cash on delivery sales
(
COD sales
)
3. prosedur penerimaan kas dari
credit card sales
Kelompok kartu kredit :
a. kartu kredit bank
b. kartu kredit perusahaan
c. kartu kredit bepergian & hiburan
Sumber utama penerimaan kas :
2
1. penerimaan kas dari
over the counter sales
Pembeli
Bagian
Pengiriman
Barang
Bagian
Kasa
Bank
Pembeli memesan barang
(1)
Bagian Pengiriman
menyerahkan
barang kpd pembeli
(4)
Pembeli membayar
harga barang
(2)
Bagian Penjualan
memerintahkan Bagian
Pengiriman menyerahkan
barang kpd pembeli
(3)
Bagian
Penjualan
Bagian
Akuntansi
Bagian Kasa
menyetorkan
kas ke bank
(5)
Bagian Akuntansi
mencatat
pendapatan
penjualan
(6)
Bagian Akuntansi
mencatat
penerimaan kas
dari penjualan tunai
2. penerimaan kas dari
cash on delivery sales
(
COD sales
)
Kantor Pos
Pengirim
Penjual
Kantor Pos
Penerima
Pembeli
Kantor Pos mengirim barang ke
alamat pembeli
(3)
Kantor Pos Penerima memberitahu
Kantor Pos Pengirim bahwa COD
sales
telah dilaksanakan
(6)
Kantor Pos
Pengirim
memberitahu
penerimaan kas
dari COD
sales
(7)
Penjual
mengirim
barang ke
pembeli via
COD
sales
(2)
Pembeli
membayar harga
barang &
menerima barang
yg dibeli
(5)
Kantor Pos
mengirim
pemberitahuan
adanya COD
sales
(4)
4
3. penerimaan kas dari
credit card sales
Pemegang
kartu kredit
Bagian
Pengiriman
Barang
Bagian Kas
Bank penerbit
kartu kredit
Pemegang kartu kredit memesan barang
(1)
Bagian Pengiriman
menyerahkan
barang kpd pembeli
(4)
Pemegang kartu
kredit membayar
dgn kartu kredit
(3)
Bagian Penjualan
memerintahkan Bagian
Pengiriman menyerahkan
barang kpd pembeli
(2)
Bagian
Penjualan
Secara periodik,
bank penerbit
kartu kredit
melakukan
penagihan kpd
pemegang kartu
kredit
(6)
Menyetor slip kartu
kredit ke bank
penjualan dgn Kartu Kredit Bank
penjualan dgn Kartu Kredit Perusahaan
Perusahaan penerbit
kartu kredit
Pemegang kartu
kredit
Secara periodik perusahaan penerbit kartu
kredit melakukan penagihan kepada
pelanggan pemegang kartu kredit
(2)
Pelanggan membeli barang atau jasa dgn
menggunakan kartu kredit perusahaan
(1)
Pemegang kartu
kredit
Secara periodik bank penerbit kartu kredit
menagih piutang kepada pemegang kartu
kredit
Menyetor
credit card
sales slip
ke rekening
giro
merchant
Merchant
Bank penerbit
kartu kredit
Membeli barang /
jasa dgn kartu
6
b. fungsi yg terkait
1. fungsi penjualan
4. fungsi pengiriman
2. fungsi kas
5. fungsi akuntansi
3. fungsi gudang
c. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1.
jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu
2.
jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai
3.
jumlah harga pokok produk yg dijual selama jangka waktu tertentu
4.nama dan alamat pembeli
5.
kuantitas produk yg dijual
6.
nama wiraniaga yg melakukan penjualan
7.otorisasi pejabat yg berwenang
d. dokumen yg digunakan
1. faktur penjualan tunai
5. faktur penjualan COD
2. pita register kas
6. bukti setor bank
3.
credit card sales slip
7. rekapitulasi harga pokok penjualan
4.
bill of lading
e. catatan akuntansi yg digunakan
f. jaringan prosedur yg membentuk sistem
1. prosedur order penjualan
2. prosedur penerimaan kas
3. prosedur penyerahan barang
4. prosedur pencatatan penjualan tunai
5. prosedur penyetoran kas ke bank
6. prosedur pencatatan penerimaan kas
7. pencatatan harga pokok penjualan
g. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
2.fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
3.
transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
4.
penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dgn
menggunakan formulir faktur penjualan tunai
5.
penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dgn cara membubuhkan cap
8
6.
penjualan dgn kartu kredit bank didahului dgn permintaan otorisasi dari
bank penerbit kartu kredit
7.
penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dgn cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai
8.
pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dgn cara
memberikan tanda pada faktur penjualan tunai
Praktik yg sehat
9.
faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan
10.
jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank
pada hari yg sama dgn transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya
11.
penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik &
secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern
h. bagan alir dokumen berbagai sistem penerimaan kas
Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber sbb:
1.
over the counter sale
2
. cash on delivery sale
9
1.
over the counter sales
FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK = Pita Register Kas
1
Bagian Order
Penjualan
Mulai
Mengisi FPT
N Menerima order dari
pembeli
Menerima uang dari
pembeli
Bagian Kasa
1
asikan register
kas
Menyetor kas ke
bank
N Mengisi bukti setor
bank
3 2 Bukti 1 setor bank
Diserahkan ke bank
3 2 Bukti 1 setor bank
Bersama uang
5
Menyerah kan barang
Bagian
Gudang
Bersama barang
2
Bagian Pengiriman
PRK
Membandingkan FPT lb 1 & lb 2
Untuk pembeli
Bersama barang sbg slip
Menyerahkan barang kpd
pembeli
10
Bagian Jurnal
Selesa i T
Membuat rekapitulasi
HPP
N
Kartu persediaan
7 PRK FPT 1
5 6
Jurnal penjualan
Bukti setor bank
Jurnal penerimaan
kas
8
RHPP Bukti memorial
Jurnal umum
7
PRK FPT 1
RHPP
Membuat bukti memorial
RHPP Bukti memorial
8
N
Secara periodik
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
11
2.
cash on delivery (COD) sales
4 Mulai
4
FPCOD = Faktur Penjualan COD B/L = Bill of Lading
1
Bagian Order
Penjualan
Mengisi faktur penjualan
COD
N Menerima
order dari pembeli
Menyiapkan barang
Bagian
Gudang
Bersama barang
Bagian Pengiriman
2
1 3
FPCOD 1
Membuat bill of lading FPCOD 3
FPCOD 3
Menyerahkan barang kpd perusahaan angkutan umum
3
Membandingkan FPCOD lb 1 & lb 3
5 Diserahkan kpd perusahaan Bersama barang
4 T
12
FPCOD 2Cek
Bagian Kasa
Menyetor cek ke bank
T Menerima
FPCOD & cek
FPCOD 2 Cek
Ke bank
3 2 Bukti 1 setor bank
Bersama cek
Dari perusahaan angkutan umum
Mengisi bukti setor bank
6 3
2 Bukti 1 setor bank
Bagian Jurnal
Selesa i T FPCOD 1
5
Jurnal
penjualan Jurnal
penerimaan kas
FPCOD 2 Bukti 2 setor bank
6
A
Pada saat diterima cek dari
13
3.
credit card sale
1
Bagian Order
Penjualan
Mulai
Mengisi FPT
N Menerima order dari
pembeli
Menerima kartu kredit dari
pembeli
Bagian Kasa
1
FPT 1
3
Mengopera sikan register kas
Menyetor kas ke bank
N Mengisi bukti
setor bank
3 2 Bukti 1 setor bank
Disetor ke bank
Bersama CCSS lb 1
6
Menyerah kan barang
Bagian
Gudang
Bersama barang
2
Bagian Pengiriman
PRK
Membandingkan FPT lb 1 & lb 2
Untuk pembeli
Bersama barang sbg slip pembung kus
Menyerahkan barang kpd
pembeli
Credit card center
Credit card holder setor bank
14
Bagian Jurnal
Selesa i T
Membuat rekapitulasi
HPP
N
Kartu persediaan
8 PRK FPT 1
6 7
Jurnal penjualan
Bukti setor bank
Jurnal penerimaan
kas
9
RHPP Bukti memorial
Jurnal umum
8
PRK FPT 1
RHPP
Membuat bukti memorial
RHPP Bukti memorial
9
N
Secara periodik
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang
a. deskripsi kegiatan
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal
dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk
perusahaan tsb dijual melalui penjualan kredit.
1. Cancelled check di USA
Cancelled Check
First National
City Bank
American
Express
Bank
Pembayar
Penerima
Pembayaran
Menulis cek
(1)
Cek
Cek
Cek
Cek
Mengirimkan cek
(2)
(3) Melakukan
endorsement
atas cek
(4) Menyetor
cek ke bank
(6)
Clearing
(7) Mengembalikan
cancelled
check
kpd nasabah
(5)
Clearing
(8) Menyimpan
cancelled
check
dalam arsip
16
2. Cancelled check di Indonesia
Bank BNI 46
Bank Niaga
Pembayar
Penerima
Pembayaran
Menulis cek
(1)
Cek
Cek
Cek
Menyerahkan
cek
(2)
(3) Melakukan
endorsement
atas cek
(4) Menyetor
cek ke bank
(5)
Clearing
(6)
Cancelled check
disimpan dalam arsip
bank
(5)
Clearing
b. fungsi yg terkait
1. fungsi sekretariat
4. fungsi akuntansi
2. fungsi penagihan
5. fungsi pemeriksa intern
3. fungsi kas
c. dokumen yg digunakan
d. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan & fungsi penerimaan
kas
2.
fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
3.
debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dgn cara pemindah-bukuan (giro bilyet)
4.
fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yg
harus ditagih yg dibuat oleh fungsi akuntansi
5.
pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian
Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yg berasal dari debitur
Praktik yg sehat
6.
hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas
& disetor penuh ke bank dgn segera
7.
para penagih & kasir harus diasuransikan (
fidelity bond insurance
)
8.kas dalam perjalanan (baik yg ada di tangan Bagian Kasa maupun di
18
e. bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang
Cara penerimaan kas dari piutang :
1. melalui penagih perusahaan
2. melalui pos
3. melalui
lock box collection plan
1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Debitur
Bagian
Piutang
Bank
Debitur
Bank
Perusahaan
Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur (2)
Bagian Penagihan menerima cek atas nama & surat pemberitahuan dari debitur
(3)
Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank perusahaan setelah dilakukan endorsement atas cek tsb oleh pejabat yg berwenang
(6) Bagian
Piutang menyerah kan daftar debitur yg harus ditagih (1)
Bagian
Penagihan
Bagian
Kasa
Check clearing (7) Bagian Penagihan
menyerahkan surat pemberitahuan dari debitur
(4)
19
DPD 1SP Cek
DPD = Daftar Piutang yg Ditagih SP = Surat Pemberitahuan
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan 1
Bagian Piutang
Mulai
N Membuat daftar piutang
yg ditagih
2 3 2 DPD 1
Melakukan penagihan ke debitur
Bagian Penagihan
1
DPD 1
Cek DSP
Menerima cek & surat pemberitahuan
Disetorkan ke bank
Bagian Kasa
Kartu piutang
Cek
Bagian Jurnal
DPD 2
2 3
Cek
DPD 2 Membuat
bukti
Menerima cek & surat
Jurnal penerima
an kas
N
20
2. Penerimaan kas dari piutang melalui pos
Debitur
Bagian
Sekretariat
Bank
Debitur
Bank
Penjual
Bagian
Penagihan
Kantor Pos
Bagian
Piutang
Bagian
Kasa
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur (1)
Debitur mengirim cek & surat pemberitahuan pada saat piutang jatuh tempo
(2) Bagian Sekretariat
menerima kiriman cek & surat pemberitahuan dari
debitur via Kantor Pos (3)
Bagian Sekretariat menyerahkan cek kpd Bagian Kasa
(4) Bagian Sekretariat
menyerahkan surat pemberitahuan kpd Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5)
Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank setelah
dilakukan endorsement oleh pihak yg berwenang atas cek tsb
(6)
21
SPCek
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan SP = Surat Pemberitahuan
1
Bagian Piutang
Mulai
Membuat daftar surat pemberitahuan
2 2
DSP 1
Membuat bukti setor
Bagian
Sekretariat
1
Disetorkan ke bank
Bagian Kasa
Bagian Jurnal
2
3
DSP
Bukti setor bank
3
Jurnal penerimaan
kas
T
Selesai Cek & surat
pemberitahuan (SP) diterima dari debitur via pos
Cek
SP
Cek
DSP
Cek DSP Bukti setor
DSP SP
Kartu piutang
22
3. Penerimaan kas dari piutang melalui
lock-box-collection plan
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur
(1)
Debitur
Bagian
Sekretariat
Kantor Pos
Bagian
Penagihan
Bank-nya
Kreditur
Bagian
Piutang
Bank-nya
Debitur
Pada saat faktur jatuh tempo, debitur mengirim cek & surat pemberitahuan ke kotak pos kreditur di kantor pos kota debitur (2)
Bank-nya kreditur mengambil cek & surat pemberitahuan
dari kotak pos nasabah
(3) Bank-nya kreditur
mengirim daftar surat pemberitahuan
& surat pemberitahuan
(4)
Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kpd Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5)
23
Bagian
Sekretariat
Cek
Kantor Pos di
lokasi pelanggan
SP
DSP = Daftar Surat Pemberitahuan SP = Surat Pemberitahuan
Bagian
Piutang
Mulai
Menerima cek & surat
Bank di lokasi
pelanggan
1
Bagian Jurnal
3
DSP 1
NK
4
Jurnal penerimaan
kas
Mengambil & membuka surat
dari PO Box nasabah
Cek SP
Membuat daftar surat pemberitahuan
