RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET TEKNOLOGI INFORMASI PADA RUMAH SAKIT ISLAM JEMURSARI SURABAYA

(1)

JSIKA Vol. 6, No. 6, Tahun 2016,

ISSN 2338-137X

_{Page 1}

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN

ASET TEKNOLOGI INFORMASI PADA

RUMAH SAKIT ISLAM JEMURSARI SURABAYA

Sukirno1)_{A.B. Tjandrarini}2)_{Nunuk Wahyuningtyas}3)

S1 / Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298

Email: 1)vespa_uki@yahoo.co.id, 2)Asteria@stikom.edu, 3)Nunuk@stikom.edu

Abstract: Islamic Hospital Jemursari Surabaya is one of the agencies that provide health services to the

community. In providing health services for the community, the hospital uses information technology to support the activities of the public service. The problems faced today, namely the recording of information technology assets that are still using Microsoft Excel so that the information obtained can not be uptodate and not archived properly. This resulted in the decision by the management to be blocked. Based on these descriptions, the solution to overcome that by using a specialized desktop application that can be directly accessed client server integrated and accommodated to all stakeholders. Asset management application using the straight-line method is used to manage the entire information technology assets ranging procurement, receipt, repair, removal, shrinkage, until removal. The process of implementation and evaluation of a system that has been carried out, indicates that the application of asset management is able to provide information technology assets comprehensive information relating to the procurement, receipt, repair, removal, shrinkage, deletion and reporting of all transactions, and may provide asset reports are quick and precise , which can be used by management in making decisions.

Keyword: Asset Management, Information Technology, Islamic Hospital Jemursari

Instansi yang bertujuan memberikan pelayanan kesehatan salah satunya adalah Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya yang berlokasi di Jl. Jemursari No. 51-57 Surabaya. Agar rumah sakit dapat memberikan pelayanan kesehatan yang maksimal, Rumah Sakit membutuhkan suatu aset teknologi informasi untuk menunjang tugas operasional rumah sakit. Karena aset teknologi informasi sangat penting dimana jumlah aset teknologi informasi akan selalu bertambah tiap tahunnya. Menurut Mulyadi (2001), aset tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomi, dan diperoleh oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Aset yang harus dikelola dengan baik salah satunya yaitu aset teknologi informasi.

Permasalahan pengelolaan aset teknologi informasi saat ini yang terjadi di Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya adalah pencatatan masih menggunakan Microsoft Excel yang menyebabkan pencatatan data aset teknologi informasi tidak tersimpan dengan benar. Maka rumah sakit mengalami kehilangan data aset teknologi informasi, selain itu rumah sakit mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian data, dan laporan yang dihasilkan tidak tepat. Proses perhitungan penyusutan yang kurang benar menyebabkan aset teknologi informasi yang umur ekonomisnya masih bernilai tidak digunakan kembali dan menyebabkan manajemen kesulitan dalam mengetahui aset yang akan dan telah melewati umur ekonomisnya. Selain itu manajemen juga mengalami kesulitan dalam mengetahui informasi tentang jumlah perbaikan aset teknologi informasi dan jenis perbaikan

apa saja yang telah dilakukan sebelumnya. karena tidak adanya pencatatan perbaikan yang pernah dilakukan sebelumnya. Permasalahan lainnya yaitu tidak adanya pencatatan pemindahan aset teknologi informasi sehingga manajemen kesulitan mengetahui informasi pemindahan. Penghapusan aset teknologi informasi yang tidak dicatat dan dikelola dengan benar maka manajemen sulit mengetahui informasi aset teknologi informasi yang telah dihapus.

Berdasarkan uraian tersebut, maka dibuat sebuah aplikasi desktop yang bisa diakses secara client server

dan mampu terintegrasi serta terakomodasi ke semua

stakeholder. Diharapkan aplikasi yang dibangun mampu membantu manajemen mengelola aset teknologi informasi, seperti halnya mencatat dan menyimpan setiap aset teknologi informasi secara lengkap terkait dengan lokasi pengguna, aset yang telah mengalami pemindahan dan perbaikan, serta mencatat jumlah aset teknologi informasi yang telah dihapus dan menyajikan laporan penyusutan pada aset teknologi informasi.

Aplikasi

Menurut Jogiyanto (2005), aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses

(2)

ISSN 2338-137X

_{Page 2}

komputer yang dibuat untuk mengerjakan dan melaksanakan tugas khusus dari pengguna. Aplikasi merupakan rangkaian kegiatan atau perintah untuk dieksekusi oleh komputer.

Manajemen Aset

Menurut Hidayat (2012), pengelolaan aset selama masa hidupnya melalui beberapa fase perjalanan yang sering disebut siklus manajemen aset. Siklus manajemen aset ini terbagi menjadi empat siklus utama antara lain :

1. Siklus Pengadaan

Siklus dimana suatu aset dibeli, dibangun atau dibuat.

2. Siklus Operasi

Siklus dimana aset yang digunakan telah ditetapkan seperti siapa unit kerja serta dimana saja aset tersebut digunakan sehingga untuk setiap mutasi yang terjadi perlu dicatat.

3. Siklus Penghapusan

Siklus yang dilakukan ketika umur atau masa pakai suatu aset telah habis, atau sudah rusak, aset tidak diperlukan atau aset hilang.

4. Siklus Perencanaan

Siklus proses lanjutan output informasi dari setiap fase digunakan sebagai input kebutuhan permintaan terhadap aset untuk direncanakan dan dibuat. Berikut gambar fase-fase yang dilalui suatu aset selama masa hidupnya antara lain :

Operasi (Operation)

Penghapusan (Disposal) Pengadaan

(Acuisition)

Perencanaan (Planning)

Gambar 1 Siklus Hidup Pengelolaan Aset Menurut Hidayat (2012).

Metode Penyusutan

Menurut Soemarso (2003), Dasar penyusutan dapat berupa harga perolehan. Nilai maksimum aktiva tetap yang dapat disusutkan adalah harga perolehannya. Tetapi ada kalanya dianggap bahwa setelah habis dipakai, aktiva tetap yang bersangkutan masih mempunyai nilai, yang disebut nilai sisa. Nilai sisa adalah taksiran harga aktiva tetap pada akhir masa manfaat.

Metode yang digunakan garis lurus (straight line method)

Rumus garis lurus dapat dilihat pada rumus 1:

…...(1)

Metode

Waterfall

Menurut Pressman (2015), model waterfall

adalah siklus hidup klasik (classic life cycle), pengembangan perangkat lunak, yang dimulai dengan kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui tahapan-tahapan diantaranya perencanaan (planning), kemudian pemodelan (modeling), setelah itu konstruksi (construction), dan penyerahan sistem software kepada pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan pada software yang dihasilkan. Gambar 2 menunjukkan tahapan umum dari model proses

waterfall.

Communication

Project Initiation

Recuirement Gathering Planning

Estimating

Gambar 2 Pengembangan menggunakan model

waterfall menurut Pressman (2015).

Context Diagram

Context diagram ini menggambarkan semua

entity yang berhubungan langsung dengan sistem dan aliran data. Pada context diagram rancang bangun aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi terdapat tiga external entity, yaitu Unit, TI, dan Manajer PPRS.

Contect diagram dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3 Context Diagram

Diagram Jenjang

Diagram jenjang proses memiliki fungsi sebagai alat rancangan dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuan dari pembuatan diagram jenjang adalah untuk memberikan informasi mengenai fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Berikut ini adalah diagram jenjang dari rancang bangun aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi dapat dilihat pada Gambar 4.

Informasi Menu Manajer PPRS

Informasi Menu Unit

Informasi Menu IT Menampilkan Form Penyusutan

Menampilkan Form Pemindahan Menampilkan Form Persetujuan Peng hapusan

Menampilkan Form Persetujuan Peng adaan

Menampilkan Form Penerimaan

Menampilakan Form Perbaikan Data Persetujuan Peng adaan

Menyetujui Data Persetujuan Peng adaan

Data Persetujuan Peng hapusan

Menyetujui Data Persetujuan Peng hapusan

Daftar Aset Yang Disusutkan

Memilih Aset Yang disusutkan

Daftar Aset Yang dipindah

Memilih Aset Yang dipindahkan

Daftar Peng usul Yang Dipilih

Memilih Peng usul

Daftar Unit Yang Dipilih

Memilih Unit

Jenis Perbaikan yang Dipilih

Memilih Jenis Perbaikan Daftar Unit Yang Dipilih

Memilih Unit

Daftar Aset Yang Dipilih Memilih Aset

Aset Yang Dipiliih Memilih Aset

Daftar Aset Yang Dipilih

Memilih Aset Laporan Usulan Pengadaan

Laporan Usulan Penghapusan

Daftar Unit Daftar Pegawai Daftar Jabatan Departemen

Daftar Departemen Daftar jabatan Daftar Spesifikasi

Daftar Merk Daftar Kategori

Daftar Aset TI

Data Jabatan Departemen Data Unit Data Peg awai Data Departemen Data Jabatan Data Spesifikasi Data Merk Data Kateg ori Data Aset TI

Informasi Login Gag al Data Login Informasi Login Gag al Data Login

Informasi Login Gag al Data Login

Laporan Aset TI Keseluruhan

Menolak Data Persetujuan Peng hapusan

Nilai Sisa Perkiraan Umur Aset Laporan Penerimaan

Monolak Data Persetujuan Peng adaan

Laporan Penyusutan Laporan Pemindahan

Laporan Peng adaan Laporan Perbaikan

Laporan Peng hapusan

Usulan Peng hapusanData Pemindahan Data Perbaikan Hasil Penerimaan Data Usulan Peng adaan

0

Rancang Bang un Aplikasi Peng elolaan Aset Teknologi Informasi

+

Manajer PPRS

Unit

(3)

ISSN 2338-137X

_{Page 3}

0

Aplikasi Pengelolaan Aset Teknologi Informasi

6

Pemindahan 1

Mengecek Hak Akses

2

Mengelola Data Master

Gambar 4 Diagran Jenjang Level 0 Aplikasi Pengelolaan Aset TI

Data Flow Diagram

(

DFD)

Level

0

Data Flow Diagram (DFD) level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram, yang menjelaskan lebih detil lagi terhadap setiap aliran proses di dalamnya. Tiap proses didalamnya membuat hubungan yang saling terkait satu sama lain sehingga membentuk aliran proses yang menggambarkan proses pengelolaan aset TI. Pada Gambar 5 merupakan DFD

level 0 yang dibagi menjadi sembilan proses.

Gambar 5 DFD Level 0

Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk rancang bangun aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi, dijelaskan bahwa sistem di instasi ini memiliki 17 entity yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya menyediakan data yang dibutuhkan. Conceptual Data Model dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6 Conceptual Data Model (CDM)

Pyshical Data Model

Pyshical Data Model (PDM) ini merupakan hasil generate dari CDM dan gambaran dari struktur

database dari aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi yang telah dibangun. Physical Data Model

dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Phisical Data Model (PDM)

Hasil Dan Pembahasan

Pembahasan aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi yang telah dibangun ini akan dijelaskan mengenai penggunaan dari aplikasi tersebut. Aplikasi yang dibangun berupa tampilan dan fungsi kontrol aplikasi.

Data Aset Dibaca

Data Spesifikasi Dibaca Data Jabatan Departemen Dibaca

Data Departemen Dibaca Data Jabatan Dibaca Data Merk Dibaca

Data Kategori Dibaca Data Pegawai Dibaca

Data Unit Dibaca Data Unit Diubah

[Informasi Menu Manajer PPRS]

[Informasi Menu IT] [Informasi Menu Unit]

Data Jabtan Departemen Diubah Data Jabatan Diubah

Data Departemen Diubah

Data Spesifikasi Diubah Data Merk Diubah

Data Kategori Diubah

Data Aset ti Diubah Data Pegawai Diubah

Data jabatan Dibaca

Data Perbaikan Dibaca Data Aset Dibaca

Data Pengadaan Aset Dept Dibaca Data Penerimaan Dibaca Data Penerimaan Disimpan

Data Pengadaan Dibaca

Data Perbaikan Disimpan

Data Penyusutan Dibaca

Data PenyusutanDisimpan Data Pemindahan Dibaca

Detil Pemindahan Dibaca

Data Penghapusan Dibaca Data Penghapusan Disimpan Detil Pemindahan Disimpan Data PemindahanDisimpan

Data Pegawai Disimapan

Data Jabatan Departemen Disimpan Data jabatan Disimpan

Data Departemen Disimpan

Data Spesifikasi Disimpan Data unit Disimpan Data Pegawai Disimpan

Data Aset Disimpan

Data kategori Disimpan Data Merk Disimpan

Data Pengadaan Disimpan Data Pengadaan Aset Dept Disimpan

[Menampilkan Form Persetujuan Pengadaan] [Daftar Unit Yang Dipilih]

[Memilih Unit]

[Data Persetujuan Penghapusan] [Menampilkan Form Persetujuan Penghapusan]

[Daftar Aset Yang Dipilih] [Menyetujui Data Persetujuan Penghapusan]

[Memilih Aset] [Menyetujui Data Persetujuan Pengadaan]

[Data Persetujuan Pengadaan] [Daftar Unit Yang Dipilih]

[Memilih Unit] [Memilih Aset Yang dipindahkan]

[Menampilkan Form Pemindahan] [Memilih Pengusul] [Daftar Pengusul Yang Dipilih] [Daftar Aset Yang dipindah]

[Menampilkan Form Penyusutan] [Daftar Aset Yang Disusutkan] [Memilih Aset Yang disusutkan] [Memilih Aset]

[Aset Yang Dipiliih] [Menampilkan Form Penerimaan]

[Memilih Aset] [Menampilakan Form Perbaikan] [Jenis Perbaikan yang Dipilih] [Daftar Aset Yang Dipilih] [Memilih Jenis Perbaikan]

[Laporan Usulan Penghapusan] [Laporan Usulan Pengadaan] [Laporan Aset TI Keseluruhan] [Laporan Penerimaan]

[Perkiraan Umur Aset] [Nilai Sisa] [Data Pemindahan]

[Hasil Penerimaan]

[Monolak Data Persetujuan Pengadaan] [Menolak Data Persetujuan Penghapusan] [Usulan Penghapusan]

[Data Usulan Pengadaan]

[Data Perbaikan]

[Daftar Jabatan Departemen] [Daftar Pegawai] [Daftar Merk] [Data Unit]

[Daftar Aset TI] [Daftar Spesifikasi] [Daftar Departemen] [Daftar Kategori] [Daftar jabatan] [Data Aset TI]

[Data Merk] [Data Jabatan] [Data Departemen] [Data Pegawai]

[Daftar Unit] [Data Jabatan Departemen]

[Data Spesifikasi] [Data Kategori]

[Informasi Login Gagal] [Informasi Login Gagal]

[Informasi Login Gagal] [Data Login]

Mengecek Hak Akses

+

2

Mengelola Data Master

+ 11PENGADAAN

ASET DEPT

KODEPEGAWAI = KODEPEGAWAI

KODEUNIT = UNI_KODEUNIT KODEUNIT = KODEUNIT

KODEUNIT = KODEUNIT

NOSPEK = NOSPEK KODEKATEGORI = KODEKATEGORI KODEMERK = KODEMERK KODEKATEGORI = KODEKATEGORI

KODEPENERIMA = KODEPENERIMA KODEUNIT = KODEUNIT

KODEDEPARTEMEN = KODEDEPARTEMEN

KODEMERK = KODEMERK NOASET = NOASET

NOASET = NOASET KODEPERBAIKAN = KODEPERBAIKAN

KODEUNIT = KODEUNIT NOASET = NOASET

NOPINDAH = NOPINDAH NOASET = NOASET

NOSPEK = NOSPEK KODEASET = KODEASET

KODEKATEGORI = KODEKATEGORI

KODEDEPARTEMEN = KODEDEPARTEMEN

KODEASET = KODEASET KODEPENGADAAN = KODEPENGADAAN

KODEPEGAWAI = KODEPEGAWAI KODEJABATANDEPARTEMEN = KODEJABATANDEPARTEMENKODEJABATAN = KODEJABATAN

JABATAN KODEJABATANvarchar(10) NAMAJABATAN varchar(20)

JABATANDEPARTEMEN KODEJABATANDEPARTEM EN varchar(10) KODEJABATAN varchar(10) KODEDEPARTEMEN varchar(10) NAMABAGIAN varchar(20)

PEGAWAI KODEPEGAWAI varchar(10) KODEJABATANDEPARTEM EN varchar(10) NAMAPEGAWAI varchar(20) JENISKELAMIN varchar(10) ALAMATPEGAWAI varchar(20) TEM PAT varchar(10) TGLLAHIR datetime KODEM ERK varchar(10) NAMAASET varchar(20) LABELASET varchar(10) NILAI numeric(5) KETASET varchar(20) MASAM ANFAATint NILAISISA int AKUM ULASIPENYUSUTANint

KATEGORI

NOASET varchar(20) PEM INDAHAN NOPINDAH varchar(10) KODEUNIT varchar(10) TGLPINDAH datetime UNI_KODEUNIT varchar(10) KODEPEGAWAI varchar(10) ALASANPEM INDAHANvarchar(50) PENGHAPUSAN JUM LAHSUSUT int

DETIL_PERBAIKAN KODEM ERK varchar(10) NAMAMERK varchar(20) KODEM ERK varchar(10)

(4)

ISSN 2338-137X

_{Page 4}

Form

Login

login digunakan sebelum menggunakan aplikasi. Pengguna memasukkan username dan password dan sistem akan melakukan validasi.

Gambar 8 FormLogin

Form

Menu Utama

Proses ini berisi menu utama dari aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi.

Gambar 9 Form Menu Utama

Form

Transaksi Usulan Pengadaan Aset TI

Proses ini menjelaskan tentang usulan pengadaan oleh unit yang diinputkan oleh petugas bagian unit.

Gambar 10 Form Transaksi Usulan Pengadaan

Form

Transaksi Pengadaan Aset TI

Proses ini menjelaskan mengenai proses persetujuan pengadaan setelah dilakukan usulan pengadaan oleh bagian unit

Gambar 11 Form Transaksi Pengadaan

Form

Transaksi Penerimaan Aset TI

Proses ini menjelaskan mengenai proses penerimaan setelah dilakukan pengadaan, apakah sesuai dengan proses pengadaan.

Gambar 12 Form Transaksi Penerimaan

Form

Transaksi Perbaikan Aset TI

Proses ini menjelaskan mengenai proses perbaikan aset teknologi informasi yang dilakukan oleh bagian IT.

Gambar 13 Form Transaksi Perbaikan

Form

Transaksi Pemindahan Aset TI

(5)

ISSN 2338-137X

_{Page 5}

Gambar 14 Form Transaksi Pemindahan

Form

Transaksi Penyusutan Aset TI

Proses ini menjelaskan mengenai proses penyusutan aset teknologi informasi yang dilakukan oleh bagian IT.

Gambar 15 Form Transaksi Penyusutan

Form

Transaksi Usulan Penghapusan Aset TI

Proses ini menjelaskan proses usulan penghapusan aset teknologi informasi yang dilakukan oleh bagian IT.

Gambar 16 Form Transaksi Usulan Penghapusan

Form

Transaksi Penghapusan Aset TI

Proses ini menjelaskan proses persetujuan penghapusan aset teknologi informasi yang dilakukan oleh manajer PPRS..

Gambar 17 Form Transaksi Penghapusan

Form

Laporan Usulan Pengadaan Aset TI

Gambar 18 merupakan laporan usulan pengadaan aset teknologi informasi.

Gambar 18 Laporan Usulan Pengadaan

Form

Laporan Pengadaan Aset TI

Gambar 19 merupakan laporan pengadaaan aset teknologi informasi.

Gambar 19 Laporan Pengadaan

Form

Laporan Penerimaan Aset TI

Gambar 20 merupakan laporan penerimaan aset teknologi informasi.

(6)

ISSN 2338-137X

_{Page 6}

Form

Laporan Perbaikan Aset TI

Gambar 21 merupakan laporan perbaikan aset teknologi informasi.

Gambar 21 Laporan Perbaikan

Form

Laporan Pemindahan Aset TI

Gambar 22 merupakan laporan pemindahan aset teknologi informasi.

Gambar 22 Laporan Pemindahan

Form

Laporan Penyusutan Aset TI

Gambar di atas merupakan laporan penyusutan aset teknologi informasi.

Gambar 23 Laporan Penyusutan

Form

Laporan Usulan Penghapusan Aset TI

Gambar 24 merupakan laporan usulan penghapusan aset teknologi informasi.

Gambar 24 Laporan Usulan Penghapusan

Form

Laporan Penghapusan Aset TI

Gambar 25 merupakan laporan penghapusan aset teknologi informasi.

Gambar 25 Laporan Penghapusan

SIMPULAN

Setelah melakukan analisis, perancangan, implementasi, uji coba dan evaluasi terhadap aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Hasil penelitian berupa sebuah aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi ini mampu memberikan informasi aset teknologi informasi secara lengkap terkait dengan pengadaan, penerimaan, perbaikan, pemindahan, penyusutan, penghapusan serta laporan dari seluruh transaksi.

2. Aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi tetap dapat menyajikan informasi sisa masa pakai serta biaya penyusutan setiap aset.

3. Aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi dapat menyajikan informasi mengenai perbaikan yang pernah dilakukan beserta dengan biaya perbaikan.

SARAN

Saran kepada peneliti pengelolaan aset teknologi informasi berikutnya jika ingin mengembangkan aplikasi pengelolaan aset teknologi informasi yang telah dibangun agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

(7)

ISSN 2338-137X

_{Page 7}

2. Aplikasi dapat dikembangkan dalam bentuk aplikasi

Android, agar pengecekan aset teknologi informasi ini bisa dilakukan sewaktu-waktu dan lebih muda diakses.

3. Aplikasi dapat dikembangkan dengan membuat aplikasi manajemen aset secara keseluruhan.

RUJUKAN

Hasan, Alwi, dkk. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional Balai Pustaka.

Hidayat, Muchtar. 2012. Manajemen Aset (privat dan publik). Yogyakarta:LaksBang PRESSindo. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.

Yogyakarta: ANDI.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Kelima. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Pressman, R. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku 1. Yogyakarta: ANDI. Soemarso, S, R. 2003. Akuntansi Suatu Pengantar.