Diklat TOT Pendamping Akreditasi FKTP MODUL MATERI INTI 4 TOT PENDAMPING MATERI INTI 4
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
I. Deskripsi Singkat
Dalam rangka upaya peningkatan mutu yang berkelanjutan di Puskesmas, antara lain Pelaksanaan Audit Internal. Tujuan dilakukannya Audit Internal adalah mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian dan rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan serta untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.
Hasil atau temuan Audit Internal selanjutnya dibahas dalam Pertemuan Tinjauan Manajemen. Rapat Tinjauan Manajemen adalah Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen atau Pertemuan secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan/upaya Puskesmas untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan.
II. Tujuan Pembelajaran
a. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mengikuti materi ini peserta mampu memfasilitasi pertemuan tinjauan manajemen.
b. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mengikuti materi pembelajaran ini Peserta latih mampu: 1. Menjelaskan pengertian dan tujuan tinjauan manajemen. 2. Menjelaskan input tinjauan manajemen.
3. Menjelaskan proses tinjauan manajemen. 4. Menjelaskan output tinjauan manajemen. 5. Memfasilitasi pertemuan tinjauan manajemen.
III. Pokok Bahasan dan/ atau Sub Pokok Bahasan
1. Pengertian dan tujuan tinjauan manajemen. 2. Input tinjauan manajemen.
3. Proses tinjauan manajemen. 4. Output tinjauan manajemen. 5. Pertemuan tinjauan manajemen.
IV. Bahan Belajar : Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008.
V. Langkah-langkah Kegiatan Pembelajaran
Diklat TOT Pendamping Akreditasi FKTP MODUL MATERI INTI 4 TOT PENDAMPING
Langkah 1. Pengkondisian Peserta
a. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan.
b. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang. Langkah 2. Penyampaian Materi
Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi meliputi pengertian dan tujuan tinjauan manajemen,input tinjauan manajemen, proses tinjauan manajemen, output tinjauan manajemen dan pertemuan tinjauan manajemen sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah dan tanya jawab.
Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan
a. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. b. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. c. Fasilitator membuat kesimpulan.
VI. Uraian Singkat
Dalam upaya peningkatan mutu diperlukan beberapa langkah manajerial antara lain pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indicator mutu dan kinerja.
Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadual maupun incidental sesuai dengan kebutuhan.
Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodic juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja.
Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi
Pertemuan Tinjauan Manajemen adalah Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan/upaya Puskesmas untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan.
Diklat TOT Pendamping Akreditasi FKTP MODUL MATERI INTI 4 TOT PENDAMPING
Pertemuan Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Wakil Manajemen Mutu (Penanggung jawab Manajemen Mutu).
Karakteristik Rapat Tinjauan Manajemen : a. Dilaksanakan secara berkala b. Direncanakan dengan baik c. Didokumentasikan dengan baik
d. Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
e. Dilaksankan dengan agenda yang jelas
f. Melakukan evaluasi tentang efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja
g. Membahas perubahan yang perlu dilakukan h. Hasil pertemuan ditindak lanjuti
i. Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
j. Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat k. Menghasilkan luaran:
• Rencana perbaikan
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/ layanan/ pelanggan
Input Pertemuan Tinjauan Manajemen adalah bersumber dari:
• Hasil audit internal
• Umpan balik pelanggan
• Kinerja proses
• Pencapaian sasaran-sasaran mutu/ indikator-indikator kinerja
• Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
• Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
• Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya Puskesmas
• Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan/ penyelenggaraan upaya Puskesmas
Output Tinjauan Manajemen:
Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:
• Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
• Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan
• Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan
• Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar SMM dan sistem pelayanan efektif
Diklat TOT Pendamping Akreditasi FKTP MODUL MATERI INTI 4 TOT PENDAMPING
Agenda Rapat Tinjauan Manajemen
1. Pembukaan oleh Wakil Manajemen Mutu 2. Arahan dari Kepala Puskesmas
3. Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu 4. Pembahasan hasil audit internal
5. Pembahasan umpan balik/ keluhan pelanggan 6. Pembahasan hasil penilaian kepuasan pelanggan 7. Pembahasan hasil penilaian kinerja
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
9. Rencana perbaikan/ perubahan yang perlu dilakukan baik pada Sistem Manajemen Mutu maupun sistem pelayanan (klinis dan UKM)
10. Rekomendasi untuk perbaikan 11. Penutup
Langkah langkah pertemuan tinjauan manajemen:
• Perencanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang.
• Penanggung jawab Manajemen Mutu mengundang peserta pertemuan.
• Penanggung jawab Manajemen Mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen: melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/ diskusi selama pertemuan berlangsung.
• Penanggung jawab Manajemen Mutu memberikan umpan balik/ simpulan rapat tinjauan manajemen.
• Penanggung jawab Manajemen Mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen.
VII. Referensi
1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008.
2. Pedoman Pertemuan Tinjauan Manajemen, Tjahjono Kuntjoro, 2014.
