Analisis Pemanfaatan Business Intelligence (BI)
di Berbagai Bidang
(Studi Kasus : Penggunaan Software Tableau di Universitas Princeton
bagian Kantor Pengembangan)
Oleh :
Yunizar Fahmi (NIM. 17917131)
Program Studi Magister Teknik Informatika
Program Pascasarjana Fakultas Teknologi Industri
Universitas Islam Indonesia
Yogyakarta
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 1 1. Gambaran Umum Universitas Princeton
Universitas Princeton adalah universitas riset yang terletak di New Jersey, Amerika Serikat dan tergabung dalam asosiasi Ivy League. Universitas Princeton yang didirikan pada tahun 1746 merupakan salah satu institusi perguruan tinggi tertua di Amerika Serikat dan salah satu yang terkemuka di negara tersebut. Universitas Princeton menyediakan pendidikan sarjana dan pascasarjana dalam bidang humaniora, ilmu sosial, ilmu alam dan teknik. Universitas Princeton menawarkan gelar profesional melalui Woodrow Wilson
School of Public and International Affairs, Sekolah Teknik dan Ilmu Terapan, Sekolah Arsitektur, dan Pusat Keuangan Bendheim untuk Keuangan.
Universitas Princeton telah menamatkan banyak alumni ternama. Pada tahun 2017, Princeton telah dikaitkan dengan 43 peraih Nobel, 21 pemenang National Medal of Science, 14 Medali Fields, 5 pemenang Hadiah Abel, 10 pemenang Penghargaan Turing, lima penerima Beasiswa Humaniora Nasional, 209 Cendekiawan Rhodes, 139 Cendekiawan Gates Cambridge dan 126 Cendekiawan Marshall. Dua Presiden Amerika Serikat, 12 Hakim Agung A.S. dan banyak milyarder hidup dan kepala negara asing semuanya dihitung di antara badan alumni Princeton. Princeton juga telah meluluskan banyak anggota terkemuka dari Kongres A.S. dan Kabinet A.S., termasuk delapan Sekretaris Negara, tiga Sekretaris Pertahanan dan tiga dari lima kursi Federal Reserve.
2. Masalah Yang Dihadapi Sebelum Menggunakan Tableau
Sebagai salah satu universitas paling tua dan dihormati di Amerika Serikat, Universitas Princeton menawarkan program bantuan keuangan bagi civitas academica-nya. Kantor Pengembangan (The Office of Development) memainkan peranan penting dalam upaya tersebut, dalam rangka memulai dan memelihara hubungan dengan para donatur. Kantor Pengembangan mengumpulkan dana untuk beasiswa sarjana, beasiswa
staf dan beasiswa profesor. Proyek modal dan pendanaan tahunan berasal dari dukungan alumni, keluarga dan teman, serta organisasi dan yayasan yang dimiliki. Selain itu, Kantor Pengembangan juga bertugas untuk mendukung aspek lainnya dari misi Universitas Princeton dalam rangka mendukung prioritas tertinggi universitas dalam bidang pendidikan dan penelitian.
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 2
beberapa laporan berbeda untuk menjawab pertanyaan yang menjadikan hal ini sebagai usaha manual yang memakan waktu berikut potensi kesalahannya. Mereka mengunduh lima laporan berbeda dan memasukkannya ke Excel lalu menggabungkannya, memanipulasinya dengan berbagai cara untuk memperoleh informasi. Hal ini benar-benar berpotensi memunculkan terjadinya kesalahan manusia setiap kali memulai melakukan banyak manipulasi data di Excel.
Melihat data di Excel juga menyulitkan untuk memperhatikan hasil yang tidak cukup
masuk akal seperti kesalahan entri data yang dapat mengindikasikan atau peluang resiko yang signifikan. Volume pekerjaan merupakan isu lain yang lebih tidak kentara bagi para
staf. Menjadi mudah bilamana untuk masuk ke dalam pola pikir di mana para staf hanya memeriksa berbagai elemen data yang berbeda, daripada mencoba memahami keseluruhan mengenai pertanyaan bisnis.
Anggota tim masing-masing mengelola sekitar 200 prospek, menjadikan terlalu banyak orang hanya mengandalkan memori untuk mengelola kontak. Tanpa alat khusus untuk memvisualisasikan keseluruhan keterlibatan, kantor mengandalkan laporan daftar besar dan tinjauan manual terhadap catatan individu untuk memastikan prospek dan hubungan donor cukup memadai.
Tim riset analitik bertanggung jawab untuk melaporkan metrik kampanye tingkat tinggi kepada wali amanat universitas dan eksekutif puncak lainnya, namun ini adalah usaha manual yang memakan banyak waktu. Mereka menjalankan daftar laporan atau ekstrak SQL kustom setiap minggu dan kemudian memanipulasi data di Excel, lalu menampilkan hasil grafis ke dalam PowerPoint. Prosesnya memakan waktu setidaknya dua hari untuk menyelesaikannya. Tidak hanya memakan waktu dua hari penuh, hal ini juga berarti bahwa para eksekutif mengambil keputusan berdasarkan data yang sudah basi. Akhirnya, tim mengalami kesulitan mencari informasi yang dapat dipercaya tentang
bagaimana alumni Princeton di seluruh dunia berinteraksi dengan kelompok Universitas pada umumnya atau Kantor Pengembangan pada khususnya.
3. Tentang Software Business Intelligence (BI) Tableau
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 3
mengkomersilkan penelitian yang telah dilakukan di Departemen Ilmu Komputer Universitas Stanford antara tahun 1999 dan 2002. Didirikan di Mountain View, California pada bulan Januari, 2003 oleh Chris Stolte, yang mengkhususkan diri pada teknik visualisasi untuk mengeksplorasi dan menganalisis database relasional dan data cubes. Produknya mencakup queri database relasional, OLAP cubes, cloud databases, dan spreadsheets kemudian menghasilkan sejumlah jenis grafik.
Gambar 1. Logo Software Tableau
Tableau memiliki fungsi pemetaan, dan mampu menyusun koordinat lintang dan bujur dan terhubung ke file spasial seperti Esri Shapefiles, KML, dan GeoJSON untuk menampilkan geografi kustom. Geocoding built-in memungkinkan tempat-tempat administratif (negara, negara bagian/provinsi, kabupaten/distrik), kode pos, untuk dipetakan secara otomatis. Tableau dapat mengelompokkan geografi untuk membuat wilayah khusus atau menggunakan geocoding khusus untuk memperluas peran geografis yang ada dalam produk. Ada lima cara untuk mengakses produk Tableau: Desktop (edisi professional dan personal), Tableau Server, Online (yang memiliki skala untuk mendukung ribuan pengguna), Reader, dan Public, dengan dua konten terakhir yang dapat digunakan. Vizable, aplikasi visualisasi data untuk konsumen mobile, diluncurkan pada tahun 2015. Produk keenam yang dikenal sebagai Maestro, untuk alur kerja persiapan data, sedang dikembangkan dan direncanakan akan diluncurkan pada tahun 2018.
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 4
Gambar 2. Tampilan User Interface Software Tableau
Berdasarkan Gambar 3 Kuadran Platform BI dan Analytics, diketahui bahwa software Tableau berada di kuadran Leaders, artinya Tableau merupakan salah satu pemimpin software business intelligence di dunia, karena kelengkapan visi (completeness of vision) dan kemampuan untuk mengeksekusinya (ability to execute).
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 5 4. Penggunaan Tableau Di Universitas Princeton
Pada tahun 2014, Kantor Pengembangan Universitas Princeton mulai menggunakan Tableau dan membuat keputusan untuk membeli beberapa lisensi profesional yang menyediakan akses langsung ke database Oracle. Namun, mereka tidak mengoptimalkan penggunaannya karena belum menyadari keuntungan lebih jauh yang dapat diperoleh. Salah satu alasan kenapa mereka tidak melanjutkan lebih awal adalah kurangnya
pemahaman akan manfaat penuh dari software tersebut dan kekhawatiran seberapa banyak dukungan basis data akan dibutuhkan. Belakangan mereka menyadari manfaatnya
jauh melebihi biaya yang diperlukan. Meskipun masih mengejar ketinggalan dengan arsitektur dan pengoptimalan basis data untuk mendukung akses terbaik dari kueri langsung ini, hal demikian menjadikan sebuah pergeseran paradigma ke arah yang benar. Saat ini, Kantor Pengembangan Universitas Princeton memiliki 3 karyawan yang memposting data visualisasi di Tableau Desktop dan sekitar 150 staf dan administrator memakai vizzes melalui Tableau Server. Selain memvisualisasikan data dari database Oracle mereka, Kantor Pengembangan juga memadukan data yang tersimpan di Excel. Mereka telah mulai bereksperimen dengan memadukan data dari platform otomasi pemasaran Exact Target milik universitas. Biasanya, tim memvisualisasikan sekitar satu juta baris, meskipun beberapa dasbor telah menyertakan hingga 8 juta baris data.
5. Kondisi Organisasi Setelah Menggunakan Tableau
Dengan menggunakan Tableau, kedepannya Kantor Pengembangan Universitas Princeton dapat mengambil beberapa langkah besar dalam menggerakkan ilmu pengetahuan di bidang penggalangan dana. Hal ini menjadikan penggabungan antara seni dan ilmu penggalangan dana. Secara khusus, dengan Tableau, Kantor Pengembangan
Universitas Princeton telah sampai pada :
A. Meminimalkan resiko terjadinya kesalahan manusia.
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 6
B. Menurunkan waktu untuk memperoleh pengetahuan dari kinerja kampanye penggalangan dana.
Alih-alih membutuhkan usaha dua hari untuk mengakses dan memformat data untuk administrator senior dan wali amanat, Kantor Pengembangan dapat mengakses data pada hari yang sama hampir melalui dasbor yang dipublikasikan ke Server. Hal demikian merupakan suatu kemajuan yang signifikan. Mereka bisa memperoleh hasil lebih cepat berkat Tableau, sehingga mampu menjawab lebih banyak pertanyaan.
Memproduksi dasbor asli membawa tim sekitar satu minggu, tapi begitu selesai tim hanya dapat menyegarkan data-yang membutuhkan hitungan detik-untuk tampilan
yang diperbarui. Begitu dasbor itu diterbitkan, analisis terus berlanjut. C. Proses mengkomunikasikan informasi menjadi lebih efektif.
Dengan menggunakan Tableau, setiap orang dari administrator senior yang mengumpulkan dana dapat menyerap dan terhubung dengan visualisasi lebih baik daripada dengan data dalam bentuk spreadsheet. Apa yang bisa mereka lakukan dengan angka-angka di Tableau ini lebih terasa dampaknya. Tableau mendorong orang untuk memikirkan keseluruhan pertanyaan, tidak hanya mengecek apakah mereka telah menemukan elemen data yang berbeda, sehingga hal itu membawa kepada keseluruhan konteks, ini mendorong tingkat berpikir dan pembelajaran yang lebih dalam, bukan sekadar konfirmasi. Tableau telah memberi mereka alat komunikasi untuk berbicara dengan penggalang dana.
D. Mendukung keterlibatan yang lebih baik dengan komunitas alumni internasional. Kantor Pengembangan sekarang memetakan keterlibatan alumni internasional, membantu staf garis depan memperbaiki usaha prospeksi. Dasbor mengenai alumni internasional tidak hanya menunjukkan jumlah alumni di lokasi tertentu, tapi juga melacak kehadiran acara, berhubungan dengan asosiasi alumni, dan berapa kontak
P e n g g u n a a n T a b l e a u d i U n i v e r s i t a s P r i n c e t o n 7 REFERENSI
[1] Tableau Software. (2014). Princeton University Office of Development sees “a
paradigm shift” with Tableau. [online]. Available at :
https://www.tableau.com/solutions/customer/princeton-university-office-development-sees-paradigm-shift-tableau [Diakses 30 Desember 2017].
[2] Tableau Software. (2017). Tableau helps people see and understand data. [online]. Available at : https://www.tableau.com/about/mission [Diakses 30 Desember 2017].
[3] Princeton University. (2014). Meet Princeton University. [online]. Available at : https://www.princeton.edu/meet-princeton[Diakses 30 Desember 2017].
