DIREKTORAT STANDARDISASI PANGAN OLAHAN DEPUTI BIDANG PENGAWASAN PANGAN OLAHAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

PEDOMAN PELAYANAN PUBLIK SISTEM DARING

DIREKTORAT STANDARDISASI PANGAN OLAHAN

DALAM RANGKA ANTISIPASI PENYEBARAN COVID-19

(BERLAKU SEJAK 17 MARET 2020 SAMPAI WAKTU YANG

BELUM DAPAT DITENTUKAN)

DIREKTORAT STANDARDISASI PANGAN OLAHAN

DEPUTI BIDANG PENGAWASAN PANGAN OLAHAN

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

2020

BAB I

KHUSUS PETUGAS LAYANAN

RUANG LINGKUP LAYANAN A. KONSULTASI

1. Waktu

Hari : Senin – Kamis Waktu : 09.00 – 15.30 WIB Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB

2. Konsultasi daring dibagi berdasarkan topik (seperti yang ada di Gedung Pelayanan Publik Lantai 6). Loket tersebut adalah:

Loket 1: Subdit Standardisasi Mutu Pangan Olahan

 Loket ini untuk konsultasi jenis: Bahan Baku, Kategori Pangan dan Label.

 Loket ini juga meliputi konsultasi mengenai penggunaan bahan baku yang belum lazim digunakan dalam pangan, bahan baku yang beririsan dengan obat tradisional, kategori pangan (selain kategori 13.0) dan pelabelan secara umum (selain klaim gizi, klaim kesehatan, dan ING)

Loket 2: Subdit Standardisasi Keamanan Pangan

 Loket ini untuk konsultasi jenis: Bahan Tambahan Pangan (BTP), Bahan Penolong, Cemaran dan Kemasan.

 Loket ini juga meliputi konsultasi mengenai migrasi, zat kontak pangan, enzim

Loket 3: Subdit Standardisasi Pangan Olahan Tertentu

 Loket ini untuk konsultasi jenis: Klaim, Pangan Olahan untuk Keperluan Gizi Khusus (PKGK), Produk Rekayasa Genetik (PRG) dan Uji Klinik.

 Loket ini juga meliputi konsultasi mengenai Informasi Nilai Gizi (ING), penggunaan bakteri, probiotik, takaran saji, enzim PRG dan senyawa gizi/non gizi, kategori pangan 13.0, Pangan Organik dan Pangan Steril Komersial (PSK)

3. Untuk mengantisipasi lonjakan pengguna layanan yang melakukan konsultasi, maka petugas masing-masing loket terdiri dari 2 orang, yaitu:

 Petugas 1: Kepala Seksi/ PFM Muda/ Pegawai yang ditunjuk oleh atasan  Petugas 2: PFM Pertama/ CPNS/ Pegawai yang ditunjuk oleh atasan

 Dengan jadwal sebagai berikut (dapat berubah tergantung subdit masing-masing):

SKP SPOT SMPO

Senin: Efi, Eci

Selasa: Erline, Sekar Rabu: Desy, Ichsan Kamis: Sentani, Ilmi

Senin: Ati, Fira Selasa: Tiwi, Asma Rabu: Retno, Nurul Kamis: Ani, Lisa

Senin: Lasrida, Destri Selasa: Dias, Yani Rabu: Latifah, Ida F Kamis: Uut, Salma 4. Prosedur

Pelaksana

a.

Pelaksana log in akun konsultasi daring pada pukul 09.00 WIB.

b.

Pelaksana memeriksa daftar pertanyaan masuk.

c.

Petugas memilih pengguna layanan dengan topik yang sesuai.

d.

Pelaksana menyampaikan salam pembuka kepada pengguna

layanan.

“Selamat Pagi/Siang/Sore, saya … dari Direktorat

Standardisasi

Pangan

Olahan,

akan

menjawab

pertanyaan dari Bapak/Ibu/Sdr./i. Sebelum memulai,

perlu dipahami bahwa pertanyaan terkait dengan

kebijakan hanya dapat dijawab melalui konsultasi tatap

muka”.

e.

Pelaksana memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan

oleh pengguna layanan.

f.

Apabila pertanyaan memerlukan kebijakan dan tidak dapat

dijawab dengan ketentuan yang dimuat dalam peraturan maka

pelaksana mengarahkan pengguna layanan untuk:

-

Berkonsultasi tatap muka, dan/atau

-

Berkonsultasi melalui telepon, apabila tidak memungkinkan

untuk konsultasi tatap muka.

Dengan pesan sebagai berikut:

“Pertanyaan

yang

Bapak/Ibu/Sdr/i

sampaikan

memerlukan kebijakan pimpinan, silahkan dapat

melakukan konsultasi tatap muka di Gedung B, Badan

Pengawas Obat dan Makanan, Jalan Percetakan Negara

No.23, Johar Baru, Kec. Johar Baru, Kota Jakarta Pusat,

Daerah Ibu Kota Jakarta 10560, atau dapat melalui

sambungan telepon pada nomor (021) 4244691”

g.

Apabila pengguna layanan tidak aktif selama 10 menit maka

petugas menyampaikan pesan sebagai berikut:

“Ada yang masih dapat kami bantu?”

h.

Apabila pesan diatas tidak dijawab selama 5 menit maka,

petugas menyampaikan pesan kembali sebagai berikut:

“Apabila dirasa sudah cukup. Percakapan akan kami

akhiri, mohon dapat mengisi tautan penilaian layanan.

Terima kasih.”

i.

Petugas menutup konsultasi daring dengan pesan sebagai

berikut:

“Terimakasih kunjungannya, kritik dan saran dapat

disampaikan

melalui

alamat

email

pengaduan_spo@pom.go.id

atau melalui kolom pengaduan

pada subsite standarpangan.pom.go.id”.

5. Ketentuan khusus a. Disclaimer

Terdapat disclaimer pada konsultasi daring, yaitu:

“Hasil percakapan melalui aplikasi konsultasi daring ini tidak dapat digunakan sebagai justifikasi untuk melakukan pendaftaran ke Direktorat Kedeputian III. Apabila Pengguna Layanan membutuhkan bukti konsultasi silahkan melakukan pengisian formulir konsultasi berikut yang selanjutnya dapat dilampirkan pada percakapan pada saat konsultasi daring. Atau melalui email

pengaduan_spo@pom.go.id dan wajib di cc ke

pengkajianspo@gmail.com dengan subject “KONSULTASI_(topik

konsultasi)”

b. Jika pengguna layanan membutuhkan maka petugas menyampaikan jawaban atas formulir konsultasi yang disampaikan oleh pelanggan melalui laman tersebut.

c. Apabila permohonan konsultasi disampaikan melalui e-mail maka:  Petugas verifikasi (sesuai dengan jadwal verifikasi email) bertugas

melakukan pengecekan berkala (sesuai jadwal), terhadap alamat

email berikut pengaduan_spo@pom.go.id,

pengkajianspo@gmail.com, dan email masing – masing subdit serta wajib memberitahukan e-mail yang diterima kepada pelayan konsultasi daring pada hari tersebut.

 Petugas verifikasi (dapat berubah sesuai subdit masing-masing)

SKP SPOT SMPO Senin: Ichsan Selasa: Ilmi Rabu: Eci Kamis: Sekar Senin: Hilman Selasa: Lisa Rabu: Fira Kamis: Adit Senin: Salma Selasa: Destri Rabu: Icha Kamis: Ida F B. PERMOHONAN BERKAS IZIN KHUSUS

Ruang Lingkup Layanan meliputi permohonan dokumen:

a. pengkajian pencantuman klaim pada label pangan olahan b. pengkajian pangan olahan untuk keperluan gizi khusus c. pengkajian penggunaan komponen bioaktif dan bakteri d. pengkajian keamanan pangan produk rekayasa genetik e. permohonan persetujuan uji klinik pangan olahan f. pengkajian penggunaan bahan penolong

g. pengkajian penggunaan bahan tambahan pangan baru h. pengkajian penggunaan kemasan pangan

i. pengkajian label pangan olahan

B.1 Permohonan Berkas melalui e-standarpangan.pom.go.ig 1. Waktu layanan

Verifikasi

Hari : Senin – Jumat Waktu : 09.00 – 15.30 WIB 2. Prosedur

a. Pelaksana login ke aplikasi e-Standar Pangan dengan mengakses e-standarpangan.pom.go.id

b. Pelaksana memilih menu Submission lalu klik Penugasan.

c. Pelaksana memberi centang pada berkas permohonan yang akan diverifikasi lalu pilih lihat detail atau bisa langsung dengan mengklik nomor aju pada berkas permohonan yang dimaksud.

d. Pelaksana melakukan proses verifikasi terhadap berkas permohonan yang dipilih.

e. Pelaksana wajib memverifikasi berkas permohonan maksimal 2HK f. Pelaksana memilih hasil verifikasi.

g. Jika berkas permohonan tidak sesuai, pelaksana memberi centang pada isian yang dimaksud dan menulis catatan perbaikan kemudian

mengklik tombol revisi untuk dikembalikan kepada pengguna layanan.

h. Jika berkas permohonan sudah sesuai, pelaksana mengklik tombol Proses Dokumen untuk diteruskan kepada asesor

*) Catatan: Petugas verifikator e-standarpangan masih tetap berlaku seperti saat ini (hanya subdit SMPO dan subdit SKP)

B.2 Permohonan Berkas melalui Email 1. Waktu Layanan Verifikasi

Hari : Senin – Kamis Waktu : 09.00 – 15.30 WIB Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB 2. Prosedur

a. Pelaksana membuka email berikut:

No Subdit Email Password

1 Subdit Std. Mutu Pangan Olahan subdit.smpo@pom.go.id mikotoksin420 2 Subdit Std. Keamanan Pangan subdit.skp@pom.go.id smpo123 3 Subdit Std. Pangan Olahan Tertentu subdit.spot@pom.go.id 5222Subditspk 4 Alamat email alternatif semua subdit pengkajianspo@gmail.com kajian86 5 Alamat email alternatif (khusus konsultasi) Pengaduan_spo@gmail.com sp0bpom

b. Pelaksana memeriksa dokumen permohonan dengan menggunakan formulir check list sesuai topik dokumen yang akan diverifikasikan. c. Jika dokumen belum lengkap dan sesuai:

Pelaksana memberikan catatan kekurangan dokumen pada balasan email dan kekurangan tersebut harus dilengkapi oleh pengguna layanan maksimal 5 HK.

d. Jika dokumen sudah dinyatakan lengkap dan sesuai:

Pelaksana memberikan persetujuan penerimaan dokumen dengan membalas email pengguna layanan.

e. Pelaksana wajib memverifikasi berkas paling lambat 2 HK sejak berkas permohonan masuk

f. Setelah dokumen permohonan di setujui oleh pelasana, maka kemudian pelaksana dapat meneruskan dokumen tersebut ke top_spp@yahoo.com untuk selanjutnya akan di serahkan ke Direktur SPO dan didistribusikan sesuai arahan Direktur SPO.

3. Petugas dan jadwal SKP SPOT SMPO Verifikasi Senin: Ichsan Selasa: Ilmi Rabu: Eci Kamis: Sekar Verifikasi Senin: Hilman Selasa: Lisa Rabu: Fira Kamis: Adit Verifikator Senin: Salma Selasa: Destri Rabu: Icha Kamis: Ida F PETUGAS VERIFIKASI:

Selain membuka email khusus berkas permohonan, juga membuka 2 email alternatif yaitu pengaduan_spo@pom.go.id dan pengkajianspo@pom.go.id. Apabila dalam 2 email tersebut terdapat subject KONSULTASI maka tolong untuk mengingatkan petugas konsultasi pada hari tersebut.

BAB II

KHUSUS PENGGUNA LAYANAN RUANG LINGKUP LAYANAN

A. KONSULTASI 1. Waktu

Hari : Senin – Kamis Waktu : 09.00 – 15.30 WIB Istirahat : 12.0 – 13.00 WIB

2. Konsultasi daring akan dibagi berdasarkan topik (seperti yang ada di Gedung Pelayanan Publik Lantai 6). Loket tersebut adalah:

Loket 1: Subdit Standardisasi Mutu Pangan Olahan

 Loket ini untuk konsultasi jenis: Bahan Baku, Kategori Pangan dan Label.

 Loket ini juga meliputi konsultasi mengenai penggunaan bahan baku yang belum lazim digunakan dalam pangan, bahan baku yang beririsan dengan obat tradisional, kategori pangan (selain kategori 13.0) dan pelabelan secara umum (selain klaim gizi, klaim kesehatan, dan ING) Loket 2: Subdit Standardisasi Keamanan Pangan

 Loket ini untuk konsultasi jenis: Bahan Tambahan Pangan (BTP), Bahan Penolong, Cemaran dan Kemasan.

 Loket ini juga meliputi konsultasi mengenai migrasi, zat kontak pangan, enzim

Loket 3: Subdit Standardisasi Pangan Olahan Tertentu

 Loket ini untuk konsultasi jenis: Klaim, Pangan Olahan untuk Keperluan Gizi Khusus (PKGK), Produk Rekayasa Genetik (PRG) dan Uji Klinik.

 Loket ini juga meliputi konsultasi mengenai Informasi Nilai Gizi (ING), penggunaan bakteri, probiotik, takaran saji, enzim PRG dan senyawa gizi/non gizi, kategori pangan 13.0, Pangan Organik dan Pangan Steril Komersial (PSK)

3. Prosedur

a) Pengguna layanan mengakses subsite Dit. SPO di standarpangan.pom.go.id pada fitur chat di pojok kanan bawah halaman subsite.

b) Pengguna layanan mengisi form data diri dan memilih loket/ topik layanan yang akan dikonsultasikan yang tersedia pada fitur tersebut, selanjutnya klik “SUBMIT”.

c) Pengguna layanan melakukan konsultasi daring.

d) Setelah konsultasi daring selesai, pengguna layanan memberikan penilaian pelayanan dengan mengisi tautan yang disampaikan oleh pelaksana.

4. Ketentuan khusus

Terdapat disclaimer pada konsultasi daring, yaitu:

Hasil percakapan melalui aplikasi konsultasi daring ini tidak dapat digunakan sebagai justifikasi untuk melakukan pendaftaran ke Direktorat Kedeputian III. Apabila Pengguna Layanan membutuhkan bukti konsultasi silahkan melakukan pengisian formulir konsultasi berikut yang selanjutnya dapat dilampirkan pada percakapan pada saat konsultasi daring. Atau melalui email pengaduan_spo@pom.go.id dan wajib di cc ke pengkajianspo@gmail.com dengan subject “KONSULTASI_(topik konsultasi)”

B. PERMOHONAN BERKAS IZIN KHUSUS

Ruang Lingkup Layanan meliputi permohonan dokumen: a. pengkajian pencantuman klaim pada label pangan olahan b. pengkajian pangan olahan untuk keperluan gizi khusus c. pengkajian penggunaan komponen bioaktif dan bakteri d. pengkajian keamanan pangan produk rekayasa genetik e. permohonan persetujuan uji klinik pangan olahan f. pengkajian penggunaan bahan penolong

g. pengkajian penggunaan bahan tambahan pangan baru h. pengkajian penggunaan kemasan pangan

i. pengkajian label pangan olahan

B.1 Permohonan Berkas melalui e-standarpangan.pom.go.id 1. Waktu layanan

Permohonan pengkajian

Hari : Senin – Kamis Waktu : 09.00 – 12.00 WIB Verifikasi

Hari : Senin – Jumat Waktu : 09.00 – 15.30 WIB 2. Prosedur

a. Pengguna layanan mengakses e-standarpangan.pom.go.id

b.Pengguna layanan memilih jenis permohonan yang akan di ajukan. Jenis permohonan yang ada di aplikasi ini adalah untuk:

- Permohonan Pengkajian Bahan Tambahan Pangan perluasan

kategori pangan

- Permohonan Pengkajian Bahan Baku - Permohonan Pengkajian Kategori Pangan

c. Pengguna layanan dapat melengkapi permohonan sesuai dengan yang ada di dalam aplikasi

B.2 Permohonan Berkas melalui Email 1. Layanan Verifikasi

Hari : Senin – Kamis Waktu : 09.00 – 15.30 WIB Istirahat : 12.0 – 13.00 WIB 2. Prosedur

a. Pengguna mengajukan permohonan (selain yang melalui e-standarpangan) melalui email sesuai dengan jenis permohonan. Permohanan dapat dikirimkan melalui:

 Permohonan pengkajian di Subdit Mutu Pangan Olahan melalui email subdit.smpo@pom.go.id

 Permohonan pengkajian di Subdit Keamanan Pangan melalui email subdit.skp@pom.go.id

 Permohonan pengkajian di Subdit Pangan Olahan Tertentu melalui email subdit.spot@pom.go.id

b. Untuk antisipasi terjadinya gangguan dalam pengiriman email, maka seluruh permohonan pengkajian wajib di cc ke email pengkajianspo@gmail.com

c. Pemohonan pengkajian diberi judul: “PENGKAJIAN_(judul permohonan yang diajukan)”

d. Pengguna layanan maksimal dapat melakukan perbaikan dokumen permohonan maksimal 3 kali. Jika lebih dari 3 kali maka dapat melakukan konsultasi lebih lanjut.

Catatan

Waktu pelaksanaan dan pelaksana layanan dapat berubah dalam kondisi tertentu. Hal ini setelah melalui diskusi terlebih dahulu di kalangan internal Direktorat Standardisasi Pangan Olahan. Kondisi tertentu dapat berupa _force majeure -(keadaan memaksa) dan adanya kegiatan di lingkup Badan POM pusat atau di lingkup Direktorat yang melibatkan seluruh atau sebagian besar personel di Direktorat Standardisasi Pangan Olahan. Perubahan pelaksanaan konsultasi daring dan pelayanan permohonan berkas ijin khusus akan diinformasikan di subsite sebelum pelaksanaan.

Disahkan Oleh

Direktur Standardisasi Pangan Olahan

Dra. Sutanti Siti Namtini Apt, Ph.D NIP. 19670924 199203 2 002