RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN AKTIVITAS DISTRIBUSI DENGAN METODE DRP (DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING)
Titus Kristanto*, Rachman Arief
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
*E-mail: [email protected]
ABSTRACT
Business competition is very tight market requires a beverage production and distribution planning is good . Good production planning can ensure the smooth availability of raw materials and production processes so that production targets can be achieved . Production scheduling is needed to ensure timely delivery of products to consumers and the right amount . Timely product delivery and provide the right amount of satisfaction and increase consumer confidence , existing customers are expected to be maintained and attract new customers . Besides good planning also minimizes unnecessary inventory so inventory costs can be minimized . PT . Coca - Cola Bottling Indonesia is a company that produces several variants of drinks for the local market consumers . Beverage products distributed to two groups of consumers that consumers drink both regular and non- regular . Differences in the pattern of booking . Consumer groups are groups where the regular PT . Coca - Cola Bottling Indonesia supplying products drink regularly without having to wait for orders . Most consist of outlets spread across various locations . Consumer groups are non- regular consumer groups where PT . Coca - Cola Bottling Indonesia if there is an order to supply new and consists of various small companies , or individuals . This research is to analyze and determine the distribution of the different variants of scheduling PT beverage products . Coca - Cola Bottling Indonesia for various customers using the DRP ( Distribution Requirement Planning ) . Where demand is also predicted by the type of products and consumer groups . The results of the analysis of DRP ( Distribution Requirement Planning ) system is also used to analyze the final product inventory drinks PT . Coca - Cola Bottling Indonesia . Safe beverage inventory levels ) is also specified , the optimal order quantity is also determined . Hopefully with this study , PT . Coca - Cola Bottling Indonesia has a distribution schedule based on real consumer demand . So that all customer demand can be met in a more optimal . Analysis of the final beverage product inventory system also ensures all requests can be met .
Keywords : System inventory, DRP method, Scheduling, PT Coca Cola Bottling Indonesia
PENDAHULUAN
Persaingan bisnis yang sangat ketat di pasar minuman memerlukan suatu perencanaan produksi dan distribusi yang baik. Perencanaan produksi yang baik dapat menjamin ketersediaan bahan baku dan kelancaran proses produksi sehingga target produksi dapat tercapai. Penjadwalan produksi yang baik diperlukan untuk menjamin pengiriman produk yang tepat waktu dan tepat jumlah kepada konsumen. Pengiriman produk yang tepat waktu dan tepat jumlah memberikan kepuasan dan meningkatkan kepercayaan konsumen, dengan itu diharapkan konsumen yang ada akan dapat dipertahankan dan menarik konsumen yang baru. Selain itu perencanaan yang baik juga meminimalkan inventori yang tidak perlu sehingga biaya inventori dapat diminimalkan. Sejalan dengan meningkatnya permintaan konsumen akan produk minuman ringan bersoda, maka terbuka peluang bagi para pengusaha khususnya industri minuman ringan bersoda untuk menyediakan kebutuhan tersebut. Hal ini dapat terlihat dari banyaknya jenis dan merek minuman ringan bersoda yang ditawarkan pada saat ini. Dengan banyaknya perusahaan minuman ringan bersoda dan
merek-merek minuman ringan bersoda yang bermunculan sekarang ini, mengakibatkan konsumen semakin teliti dan kritis dalam memilih minuman ringan bersoda yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal tersebut menjadi catatan dan masalah yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan dan akan menimbulkan persaingan yang semakin ketat antara perusahaan-perusahaan minuman ringan bersoda. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia merupakan salah satu perusahaan terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis minuman ringan baik minuman ringan bersoda maupun minuman ringan tidak bersoda. Pada saat ini PT. Coca-Cola Bottling Indonesia telah memproduksi tiga jenis minuman ringan bersoda dan satu jenis minuman ringan tidak bersoda yang masing-masing jenisnya dikemas dalam berbagai jenis ukuran kemasan, yaitu:
Untuk jenis minuman ringan bersoda ada tiga macam jenis yaitu Coca-Cola, Fanta, dan Sprite. Ketiga jenis minuman ringan bersoda tersebut dikemas dalam botol kaca, botol plastik, dan kaleng. Untuk jenis minuman ringan tidak bersoda PT. Coca-Cola Bottling Indonesia memproduksi minuman teh denan aroma melati yang diberi nama Fresh Tea dan Fresh Tea Green. Minuman teh ini hanya dikemas dalam botol kaca. Dari gambaran diatas terlihat bahwa saluran distribusi produk minuman di perusahaan ini cukup kompleks, oleh karena itu diperlukan perencanaan distribusi yang baik. Salah satu metode perencanaan distribusi yang baik yang bisa digunakan untuk kasus PT. Coca-Cola Bottling Indonesia ini adalah metode DRP (Distribution Requirement Planning). DRP (Distribution Requirements Planning) adalah suatu metode untuk mengatur Penjadwalan distribusi produk melalui berbagai saluran distribusinya. Metode ini bertujuan untuk merencanakan berapa jumlah produk dan kapan pengiriman akan dilakukan untuk tiap-tiap saluran distribusi. Selain itu, kebutuhan yang diperlukan dalam sekali pengiriman juga dipertimbangkan sehingga tidak melampui kemampuan kapasitas yang ada diperusahaan. Perencanaan berdasarkan kebutuhan di masa yang akan datang dan mampu mempertahankan stock aman total yang lebih rendah dalam sistem distribusi secara keseluruhan. Diharapkan dengan adanya perencanaan produksi dan Penjadwalan distribusi menurut metode DRP, PT. Coca-Cola Bottling Indonesia dapat memenuhi permintaan pelanggan secara optimal secara tepat waktu dan tepat jumlah.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian secara operasional diartikan sebagai suatu cara yang dilakukan untuk mendapatkan data atau informasi maupun untuk membahas suatu persoalan yang dihadapi. Dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh perusahaan berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan:
1. Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari segala informasi yang berhubungan dengan Sistem Penjadwalan Aktivitas Distribusi.
2. Pengumpulan Data
Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data tentang penjualan konsumen minuman reguler pada permintaan tiap bulan.
3. Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini berupa use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram. 4. Implementasi Sistem
Membuat sistem yang sesuai dengan rancangan sistem. 5. Evaluasi
Menguji sistem yang telah dibuat dan melakukan perbaikan apabila ada kesalahan. 6. Penyusunan Laporan
HASIL DAN PEMBAHASAN Metode Peramalan
Metode peramalan adalah cara memperkirakan secara kuantitatif apa yang terjadi pada masa lalu. Oleh karena itu, metode peramalan didasarkan atas data yang relevan pada masa lalu, maka metode peramalan ini dipergunakan dalam peramalan yang obyektif.
Metode-metode peramalan dengan menggunakan analisa pola hubungan antara variabel yang akan diperkirakan dengan variabel waktu atau analisa deret waktu, terdiri dari:
1. Metode smoothing, yang mencakup metode data lewat (past data), metode ratarata kumulatif, metode rata-rata bergerak (moving average) dan metode “exponential smoothing”
2. Metode Box Jenkis menggunakan dasar deret waktu dengan model matematis agar kesalahan yang terjadi dapat sekecil mungkin.
3. Metode Proyeksi Trend dengan regresi, merupakan dasar garis trend untuk suatu persamaan matematis, sehingga dengan dasar persamaan tersebut dapat diproyeksikan hal yang diteliti untuk masa depan.
Tabel 1. Formulasi titik reorder
Titik Reorder Tingkat Service Level
DL + 3,09 α D√L 99,90% DL + 2,58 α D√L 99,50% DL + 2,33 α D√L 99% DL + 1,96 α D√L 97,50% DL + 1,64 α D√L 95% DL + 1,28 α D√L 90% DL + 1,04 α D√L 85% DL + 0,85 α D√L 80% DL + 0,67 α D√L 75%
Prosedur Distribution Requirement Planning Menentukan Lead Time (Waktu Proses) Lead Time antara Supplier dan Distributor
Lead Time dari masing-masing Supplier ke Distributor adalah sama untuk setiap supplier. Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah disepakati oleh Supplier dan Distributor, lead time antara supplier dan distributor adalah 7 hari.
Lead Time antara Distributor dan Retailer
Untuk lead time dari distributor ke retailer ditentukan berdasarkan jarak retailer yang bersangkutan dengan distributor sesuai kesepakatan bersama.
Tabel 2. Lead Time Retailer Lead Time (hari)
Retailer 1 2
Retailer 2 1
Menentukan Safety Stock (Saham keselamatan) Perhitungan Safety Stock (Saham keselamatan)
Pada penelitian ini diasumsikan tingkat pelayanan yang diinginkan bagi distributor dan retailer adalah sama yaitu sebesar 95%, sehingga pada tingkat pelayanan 95% tesebut memiliki nilai z = 1,65. Berikut adalah perhitungan Safety Stock untuk produk.
Tabel 3. Demand Bulanan Bulan Demand Bulanan
Juli’08 788 Unit
Agustus’08 648 Unit
September’08 569 Unit
Oktober’08 455 Unit
Jumlah 2460 Unit
Penghitungan dari Distributor ke Retail 1 yaitu: MA = At + At-1 + … + At-(N-1)
N Keterangan:
MA = Moving Average
A = Permintaan Aktual pada periode-t
N = Jumlah data permintaan yang dilibatkan dalam perhitungan MA (kebutuhan kotor) = 788 + 648 + 569 + 455 = 2460 = 615 Unit 4 4 = √ (788 – 615)2 + (648 – 615)2 + (569 – 615)2 + (455 – 615) 2 4 = √ 29929 + 1089 + 2116 + 25600 4 = √ 58734 = 121,1754926 = 121 Unit 4
Lead time dari Distributor ke Retail 1 = 2 day Rumus: SS (Safety Stock) = Z x s x √ L Keterangan:
SS = Safety Stock
Z = Tingkat Service Level 95% = 1,65 s = Standar Deviasi
L = Lead Time (waktu proses) s (Standar Deviasi) = 121 Unit SS (Safety Stock) = Z x s x √ L = 1,65 x 121 x √ 2 = 282, 3477377
SS (Safety Stock) = 282 Unit Rumus: EOQ (Q*) = √ 2 x D x k h
Keterangan:
Notasi yang dipakai dalam model ini adalah : O : Biaya pemesanan setiap kali pesan h : Biaya penyimpanan per unit per periode
c : purchasing cost atau biaya pembelian produk per unit D : Jumlah kebutuhan barang per periode
T : waktu antar pemesanan (waktu siklus) M : Frekuensi pemesanan
EOQ (Q*) = √ 2 x D x k h
= √ 2 x Rp. 50.000,- x 2460 = √ 246.000.000 Rp. 1500,- 1500
= 404,9691346 = 404 Unit
؞ Jadi Persediaan yang akan di distribusikan pada bulan selanjutnya (November) adalah 404 Unit Perancangan Sistem
Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses perancangan sistem. Hal ini dilakukan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan sehingga mampu menghasilkan penjadwalan aktivitas distribusi yang diinginkan.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan flowchart tahap-tahap penerapan metode Distribution Requirement Planning, Prosedur Distribution Requirement Planning, Use Case, Activity Diagram, Sequence diagram.
Tahap-tahap Penerapan Metode Distribution Requirement Planning
Gambar 1 Penerapan Metode Distribution Requirement Planning M e n e t a p k a n K e b u t u h a n K o t o r s u a t u D i s t r i b u s i p a d a s u a t u p e r i o d e t M e n g h i t u n g P e r s e d i a a n A w a l s u a t u d i s t r i b u s i p a d a s u a t u p e r i o d e w a k t u t M e n e n t u k a n K e b u t u h a n B e r s i h s u a t u D i s t r i b u s i p a d a s u a t u p e r i o d e w a k t u t P e s a n a n u k u r a n K e b u t u h a n B e r s i h k e d a l a m R e n c a n a P e n e r i m a a n W a k t u T e l a h L e n g k a p M e n e t a p k a n R e n c a n a P e m e s a n a n L a k u k a n R e n c a n a P e m e s a n a n u n t u k s e m u a i t e m p a d a D i s t r i b u s i l a i n n y a D i s t r i b u s i T e l a h L e n g k a p M u l a i Y a T i d a k S e l e s a i Y a T i d a k
Flowchart Sistem Proses Menentukan Kebutuhan Kotor
Tahap ini adalah proses untuk menentukan perhitungan kotor yang telah diperoleh dari data permintaan tiap bulan agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Gambar 2 Flowchart Kebutuhan Kotor
Flowchart Sistem Proses Menentukan Persediaan Awal
Tahap ini adalah proses untuk menentukan Persediaan Awal yang telah diperoleh dari hasil Kebutuhan Kotor dengan melakukan proses perhitungan Standar Deviasi agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Gambar 3 Flowchart Persediaan Awal
Mulai
Hasil Perhitungan Kebutuhan Kotor
Proses Perhitungan Standar Deviasi
Hasil
Selesai Mulai Kebutuhan Kotor
Masukkan Data Permintaan Penjualan
Proses Perhitungan Kebutuhan Kotor
Hasil
Flowchart Sistem Proses Kebutuhan Bersih
Tahap ini adalah proses untuk menentukan Kebutuhan Bersih yang telah diperoleh dari hasil Persediaan Awal agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Gambar 4 Flowchart Kebutuhan Bersih
Flowchart Sistem Proses Pemesanan Ukuran Kebutuhan Bersih ke dalam Rencana Penerimaan
Tahap ini adalah proses untuk menentukan Pemesanan Ukuran Bersih ke dalam Rencana Penerimaan yang telah diperoleh dari hasil Kebutuhan Bersih agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Gambar 5 Flowchart Pemesanan
Mulai
Hasil Perhitungan Kebutuhan Kotor – Safety Stock – Persediaan Ditangan
Proses di Jadwalkan pada periode t
Hasil
Selesai
Mulai
Kebutuhan Bersih pada Penjadwalan periode t + Safety Stock
Proses diJadwalkan pada periode t
Hasil
Flowchart Menetapkan Rencana Pemesanan
Tahap ini adalah proses untuk menentukan Rencana Pemesanan yang telah diperoleh dari hasil Pemesanan dalam Rencana Penerimaan agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Gambar 6 Flowchart Rencana Pemesanan
Prosedur Distribution Requirement Planning Menentukan Lead Time (waktu proses) Lead Time antara Supplier dan Distributor
Lead Time dari masing-masing Supplier ke Distributor adalah sama untuk setiap supplier. Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah disepakati oleh Supplier dan Distributor, lead time antara supplier dan distributor adalah 7 hari.
Lead Time antara Distributor dan Retailer
Untuk lead time dari distributor ke retailer ditentukan berdasarkan jarak retailer yang bersangkutan dengan distributor sesuai kesepakatan bersama.
Tabel 3. Lead Time
Retailer Lead Time (hari)
Retailer Surabaya 1 Retailer Kediri 2 Retailer Banyuwangi 2 Menentukan Safety Stock (Pengamanan Stok)
Perhitungan Safety Stock (Pengamanan Stok)
Pada penelitian ini diasumsikan tingkat pelayanan yang diinginkan bagi distributor dan retailer adalah sama yaitu sebesar 95%, sehingga pada tingkat pelayanan 95% tesebut memiliki nilai yaitu z = 1,64. Berikut adalah perhitungan Safety Stock untuk produk.
Mulai
Kebutuhan Bersih dalam rencana Penerimaan
Proses Pelepasan Rencana Pemesanan pada periode t
Hasil
(
) (
) (
) (
) (
) (
)
12 2 46660 52760 2 46660 24600 2 46660 45500 2 46660 56985 2 46660 64800 2 46660 78850− + − + − + − + − + −(
) (
) (
) (
) (
) (
)
12 2 46660 60080 2 46660 45865 2 46660 57400 2 46660 24300 2 46660 36050 2 46660 12730− + − + − + − + − + −( )
n d d n i∑
= − 1 2 12 37210000 486643600 1345600 106605625 329059600 1036196100+ + + + + +Tabel 4. Demand Bulanan
Bulan Demand Bulanan
Januari’08 78850 Unit Februari’08 64800 Unit Maret’08 56985 Unit April’08 45500 Unit Mei’08 24600 Unit Juni’08 52760 Unit Juli’08 12730 Unit Agustus’08 36050 Unit September’08 24300 Unit Oktober’08 57400 Unit November’08 45865 Unit Desember’08 60080 Unit Total 559920 Unit Penghitungan dari Distributor ke Retail Surabaya yaitu: Menentukan Simple Averagei (SA)
Simple Average = At + At-1 + … + At-(N-1) N
Keterangan:
SA = Simple Average
A = Permintaan Aktual pada periode-t
N = Jumlah data permintaan yang dilibatkan dalam perhitungan SA (kebutuhan kotor) = 78850+64800+56985+45500+24600+52760+12730+36050+24300+57400+45865+60080 12 = 559920 12 = 46660 Unit
Menentukan Standar Deviasi (S) STDEV =
=
=
12 180096400 632025 115347600 499969600 112572100 1151244900+ + + + + 12 4056923150 = = = 18386, 8684 = 18387 Unit
Menentukan Safety Stock (SS)
Lead time dari Distributor ke Retail 1 = 1 day Rumus: SS (Safety Stock) = Z x s x L Keterangan:
SS = Safety Stock
Z = Tingkat Service Level 95% = 1,64 s = Standar Deviasi
L = Lead Time (waktu proses) s (Standar Deviasi) = 18387 Unit SS (Safety Stock) = Z x s x L = 1,64 x 18387 x 1 = 30154,68
SS (Safety Stock) = 30154 Unit
Time Horizon (Lama Waktu) : 4 minggu
Lead time (Waktu proses) : 1 minggu
Balance on hand at start (Persediaan ditangan) : 10000 Unit Tabel 5. Distribution Requirement Planning
WAREHOUSE PERIODE (Minggu Ke-)
SS = 30154 1 2 3 4
Kebutuhan kotor 46660
Persediaan ditangan 10000 10000
Kebutuhan bersih 6506
Jadwal penerimaan 36660
Pelepasan rencana pemesanan 36660
Jadi Persediaan yang akan di distribusikan pada periode selanjutnya adalah 36660 Unit Keterangan :
Kebutuhan Kotor : Penjumlahan dari permintaan tiap bulan dalam setahun
Persediaan Ditangan : Jumlah persediaan di iventori gudang
Kebutuhan Bersih : Kebutuhan kotor – Safety Stock – Persediaan di tangan
Jadwal Penerimaan : Kebutuhan Bersih + Safety Stock
Pelepasan rencana pemesanan : Jumlah barang yang siap diantar
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian adalah Rancang Bangun Sistem Penjadwalan Aktivitas Distribusi Dengan Metode Distribution Requirement Planning pada Perusahaan PT. Coca Cola Bottling Indonesia ini adalah sebagai berikut :
1. Metode Distribution Requirement Planning berhasil diimplementasikan dalam sistem penjadwalan.
2. Metode Distribution Requirement Planning berhasil diimplementasikan dalam sistem dan mendapatkan output Safety Stock dengan peramalan jumlah pengiriman berdasarkan penjadwalan.
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang tulus kepada :
1. Allah SWT yang telah mengabulkan doa-doaku. 2. Kedua orang tuaku Ibu dan Bapak tersayang 3. Istri tercinta Rosdiana Marpaung, S.E 4. Kedua adikku tersayang
5. Semua rekan-rekan dosen Teknik Informatika Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya (ITATS)
6. Semua pegawai PT. Coca Cola Bottling Indonesia 7. Semua rekan-rekan S2 Sistem Informasi ITS
Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian penelitian ini. Akhirnya, semoga penelitian ini bermanfaat bagi semua pihak. Aamiin.
DAFTAR PUSTAKA
Choon, Kean Tan, 2001, A Framework Of Supply Chain Management Literature. Pergamon : European Journal Of Purchasing & Supply Management.
Croom, Simon, Pietro Romano, Mihalis Giannakis, 2000, Supply Chain Management : An Analytical Framework For Critical Literature Review. Pergamon: European Journal Of Purchasing & Supply Management.
Gaspersz, Vincent, 2004, Distribution Resource Planning (DRP).
Handoko, T Hani, 1984, Dasar-dasar Manajemen Produksi Dan Operasi, Yogyakarta
Hidayanto, Taufik. Analisis Perbandingan Pengendalian Persediaan Bahan Baku dengan Pendekatan Model EOQ dan JIT/EOQ. Yogyakarta
Imam, Kamarul, Jurnal MANAJEMEN PERSEDIAAN EOQ dan MRP, Fakultas Ekonomi Universitas Jember
Jhn Ho, Chrwan, 2007, DRP A Generalised Sytem For Delivery Scheduling in a Multisourcing Logistic System.
