233917335-KKP-BSI-Analisa-Sistem-Informasi-Pembuatan-Paspor-Pada-Kantor-Imigrasi-Kelas-II-Sukabumi-doc.doc

(1)

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Seiring dengan perkembangan teknologi dan arus globalisasi, telah memudahkan orang-orang untuk melakukan perjalanan dari satu negara ke negara yang lain, sehingga tidak terasa lagi adanya batas-batas antar negara (boderless). Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara.

Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi adalah salah satu instansi pemerintah yang berdiri di bawah naungan Kementrian Hukum & Hak Asasi Manusia Republik Indonesia wilayah Jawa Barat yang melayani pembuatan izin keimigrasian. Analisis terhadap sistem pembuatan paspor (SPRI) yang ada dalam kantor imigrasi dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.

Untuk menghindari paspor digunakan oleh pihak-pihak yang tidak diinginkan seperti contohnya teroris, maka setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang ingin dibuatkan paspor datanya harus terinci dan tidak adanya duplikasi data. Paspor yang dibuat oleh Tenaga Kerja Imigran (TKI) maupun Warga Negara Indonesia (WNI) lainnya, harus adanya database yang mencukupi untuk menyimpan semua data file. Karena setiap Warga Negara Indonesia (WNI) hanya diperbolehkan mempunyai satu paspor dan prosedurnya harus jelas dan teratur.

(2)

Maka dari itu penulis tertarik untuk mengambil judul “Analisa Sistem Informasi Pembuatan Paspor (SPRI) pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud penulisan laporan analisa sistem informasi pembuatan paspor (SPRI) ini yaitu:

1. Mengembangkan kemampuan penulis dalam menganalisa prosedur sistem informasi yang berjalan pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.

2. Menganalisa sejauh mana permasalahan dan kelemahan yang ada di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi mengenai pembuatan paspor (SPRI).

3. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan, khususnya untuk permohonan pembuatan paspor.

4. Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

Sedangkan tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu untuk melengkapi dan memenuhi kelulusan mata kuliah Kuliah Kerja Praktik (KKP) pada program Diploma Tiga jurusan Manajemen Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif analitis, yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta

(3)

menganalisa data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti untuk menarik kesimpulan.

Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah: 1. Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan penulis kepada staff kantor imigrasi bagian kepegawaian guna mendapatkan informasi secara terperinci mengenai kegiatan pembuatan paspor (SPRI) dan organisasi yang ada didalamnya.

2. Metode Observasi

Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan penulisan laporan ini yaitu pada bagian loket sehingga mendapatkan informasi yang jelas mengenai permasalahan atau penggunaan sistem yang berjalan.

3. Metode Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan referensi-referensi yang ada di perpustakaan sebagai bahan pertimbangan untuk mendekati dan meneliti kebenaran antara teori dengan praktik yang ada.

1.4. Ruang Lingkup

Kantor Imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan paspor, pemeriksaan paspor rusak, penggantian paspor, pemeriksaan paspor hilang, pembuatan izin keimigrasian, perpanjangan izin kunjungan, izin tinggal terbatas dan izin tinggal tetap.

Dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini penulis mencoba membahas mengenai prosedur pembuatan paspor (SPRI) pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yang terdiri mulai dari prosedur permohonan, prosedur

(4)

pembayaran, prosedur pengambilan data biometrik serta prosedur penyelesaian paspor (SPRI).

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan laporan ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca memahami laporan analisa sistem informasi pembuatan paspor (SPRI) ini.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang secara umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan yang digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis sebagai landasan berfikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan laporan ini yaitu sistem informasi.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai profil instansi, sejarah instansi, visi dan misi, janji layanan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, dokumen-dokumen yang terkait, sistem komputer yang digunakan, serta membahas permasalahan pokok beserta pemecahannya.

(5)

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari seluruh pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP).

BAB II

LANDASAN TEORI

(6)

Dalam konsep dasar sistem ini, penulis menjelaskan mengenai sistem informasi, karakteristik sistem, dan klasifikasi sistem.

1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Mc.Leod dalam Hanif Al Fatta (2007:4) mengemukakan bahwa “sistem adalah sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan”.

Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau sesuatu yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Kertaha didalam Hanif Al Fatta (2007:9) mendefinisikan “sistem informasi adalah alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya”.

Komponen dari Sistem Informasi antara lain :

a. Perangkat keras (Hardware) b. Perangkat lunak (Software) c. Database

d. Prosedur e. Personil/Orang

f. Jaringan komputer dan komunikasi data

2. Karakteristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008:10) “memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem atau sifat-sifat

(7)

tertentu yang menggambarkan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu :

a. Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Lingkungan Luar (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

c. Batasan (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. d. Jalinan (Interface)

merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya. Jalinan ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.

e. Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

f. Proses (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

g. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

(8)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

3. Klasifikasi Sistem

Menurut Istianingsih (2009:5) “sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang”. Diantaranya adalah sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.

c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic

Sistem determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi. Sedangkan sistem probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung probabilistic.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

(9)

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Peralatan yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika dari model suatu sistem pada penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu dengan menggunakan simbol-simbol berupa diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya, antara lain sebagai berikut:

1. Diagram Alir Data (DAD)

a. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagram alir data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

b. Simbol-Simbol Dalam DAD

Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :

1) Lingkaran Luar (External Entity)

Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. external entity ini dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari sistem.

2) Proses (Process)

Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 3) Alir Data (Data Flow)

(10)

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

4) Simpanan Data (Data Store)

Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file harddisk. Data store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.

c. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

1) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external

entity dengan external entity lainnya secara langsung.

2) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

3) Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4) Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

(11)

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

1) Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

2) Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

3) Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

2. Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Menurut H.Muhammad Subekti (2004:13) “kamus data (data dictionary) adalah merupakan alat yang penting bagi DBA dalam melaksanakan fungsinya berisi deskripsi dari suatu data”. Sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang diagram alir data yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.

(12)

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan. b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan

laporan-laporan.

c. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

d. Mengembangkan logika untuk proses-proses Diagram Alir Data (DAD).

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

A. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data

flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga

mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

1) Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

2) Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan

(13)

field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat

di kamus data. 3) Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.

4) Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

5) Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 6) Volume

Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

7) Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

(14)

3. Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.

A. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap karakter 9 Angka numeric A Karakter alphabet

Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong . Titik sebagai penulisan ribuan

, Koma sebagai pemecah pecahan

- Hypen sebagai tanda penghubung

/ Slash sebagai tanda pembagi

B. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan

item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya

(15)

bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

=

Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)

+

AND

[ ]

Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data didalam kurung bracket ini)

I

Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]

N [ ] M

Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)

( )

Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)

*atau**

Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

@

Indentefier data store

(16)

4. Pengkodean

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus. Perancangan suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

1. Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

2. Harus unik

Tidak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang diwakilinya.

3. Harus fleksibel

Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam dan disimpan di luar komputer.

5. Harus konsisten

Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.

(17)

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya.

7. Spasi dihindari

Menghindari kesalahan di dalam menggunakannya.

8. Hindari kemiripan karakter

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan diantaranya :

a. Kode Mnemonik

Kode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode

mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter

dari item yang akan diwakili dengan kode ini.

b. Kode Urut

Kode urut disebut juga kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut satu dengan kode berikutnya.

c. Kode Blok

Kode blok mengklarifikasikan item ke dalam kelompok tertentu yang mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

(18)

Kode group merupakan kode berdasarkan field-field kode yang mempunyai arti.

e. Kode Desimal

Mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan 9 atau 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sistem informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat, yang memungkinkan mempengaruhi beberapa bidang baik individual maupun juga bidang usaha. Sistem informasi sendiri berguna bagi organisasi sebagai elemen pengolah data, dimana organisasi juga akan memberi dukungan bagi

(19)

pengambilan keputusan dari tingkat rendah hingga tingkat tertinggi dalam suatu organisasi.

Dalam kegiatannya sistem yang digunakan pada Kantor Imigrasi Kelas II sudah terkomputerisasi dengan baik, setiap bidang kegiatan yang ada secara tidak langsung di awasi oleh Kepala Kantor Imigrasi dengan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen dan arsip-arsip yang terkait dengan prosedur pembuatan paspor.

Untuk itulah penulis akan membahas mengenai tinjauan perusahaan serta prosedur sitem berjalan yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.

3.2. Tinjauan Instansi

Dalam pelaksanaan kegiatannya Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki visi dan misi yang baik. Berdasarkan hasil observasi, interview dan

research yang telah dilakukan, pembuatan paspor sendiri dilakukan oleh sub seksi

bagian keimigrasian, yang sistem pendaftarannya masih menggunakan formulir yang harus diisi secara manual untuk kemudian dilakukan entry data sehingga data menjadi terkomputerisasi. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat membantu menyajikan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu juga mengurangi kesalahan dalam pencatatan laporan.

3.2.1. Sejarah Instansi

Kantor Imgrasi Kelas II Sukabumi dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor:

(20)

M.05-PR.07.04 tahun 2002 tanggal 25 September 2002 tentang pembentukan Kantor Imigrasi Bukit Tinggi, Jakarta Utara, Sukabumi, Karawang, Tasikmalaya, Pemalang, Wonosobo, Pati, Madiun, Blitar, Singaraja, Simbawa Besar, Serang dan Gorontalo.

Diresmikan kembali untuk beroperasi pada tanggal 01 April 2003 oleh Bapak Sekretaris Jenderal Imigrasi bertetapan dengan perayaan peringatan hari jadi Kota Sukabumi yang ke-89 dihadiri oleh Ibu Walikota (Dra. Hj. Molly Mulyahati), Muspida dan Kepala-kepala dinas dilingkungan Kota Sukabumi, para Direktur dari Direktorat Jenderal Imigrasi dan Kepala Kantor Wilayah Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat beserta Koordinasi Urusan Keimigrasian dan Koordinasi Urusan Administrasi Umum.

Sesuai dengan DIP tahun 2003 dilaksanakan pembangunan Gedung Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yang berlokasi di Desa Sudajaya Hilir Kelurahan Baros. Sejak tanggal 25 Desember 2004 kegiatan operasional Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi telah berpindah tempat ke jalan Lingkar Selatan, Sudajaya Hilir, Baros yang sebelumnya menempati gedung di jalan R. Syamsudin SH No.43 Sukabumi sebagai pinjaman.

Kepala Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sampai dengan sekarang telah beberapa kali mengalami pergantian pimpinan antara lain :

1. Drs. Achmad Gozali (Periode 2003 s/d 2005) 2. Drs. Utje Sumantri, MM. (Periode 2005 s/d 2006) 3. Risnur Effendi, SH. (Periode 2006 s/d 2008)

4. Wahidin Noer Sihite SH.MM (Periode 2008 s/d November 2008) 5. Hartini SH.M.Si (Periode November 2008 s/d Mei 2010) 6. Hendra Martin, SH. (Periode Mei 2010 s/d Agustus 2011) 7. Yayan Indriana, SH.M.Si (Periode Oktober 2011 sedang berjalan)

(21)

Kantor imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan paspor, pemeriksaan paspor rusak, pemeriksaan paspor hilang, pembuatan izin keimigrasian, perpanjangan izin kunjungan, izin tinggal terbatas dan izin tinggal tetap.

3.2.2. Visi dan Misi

Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki Visi dan Misi yang baik, menurut mardiyatmo (2006:74) “visi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi pandangan jauh kedepan sedangkan misi yaitu langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai visi”.

Visi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu masyarakat memperoleh kepastian hukum sedangkan misi-nya yaitu melindungi Hak Asasi Manusia (HAM).

3.2.3. Janji Layanan

Dalam kegiatannya melayani publik Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi berpegang kepada janji layanan, yaitu:

1. Kepastian Persyaratan. 2. Kepastian Biaya.

3. Kepastian Waktu Penyelesaian.

3.2.4. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi terstruktur. Organisasi yang baik dalam perusahaan adalah yang berdasarkan

(22)

perencanaan mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.

Pada Kantor Imigrasi Kelas II struktur organisasi yang digunakan yaitu struktur organisasi lini dan staff. Yang dimaksud dengan struktur organisasi lini dan staff yaitu bentuk organisasi dimana asas organisasi lini tetap dipertahankan dengan menambahkan unit staf yang bertugas memberi saran, bantuan dan layanan pada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Ciri organisasi yang menggunakan struktur organisasi lini dan staff yaitu termasuk organisasi besar dan komplek, jumlah karyawan besar, hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung.

Tujuan suatu perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu :

1. Membedakan suatu pekerjaan.

2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas, sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif.

3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan. 4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi

(23)

Sesuai SK Menteri Kehakiman RI Nomor M.03.PR.07.04 Tahun 1991

(24)

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

1. Kepala Kantor Imigrasi

Menyusun dan menetapkan uraian tugas dan wewenang para Pejabat Struktural dari setiap Unit Kerja di Lingkungan Kantor Imigrasi dan mendelegasikan wewenang secara hirarki dalam rangka penerapan sistem bagi tugas untuk kelancaran arus kerja.

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Bertugas dalam melakukan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga Kantor Imigrasi, selain itu bagian tata usaha bertanggung jawab atas kinerja bagian kepegawaian, bagian keuangan dan bagian umum.

3. Kepala Urusan Kepegawaian Bertugas dalam urusan kepegawaian. 4. Kepala Urusan Keuangan

Bertugas dalam urusan administrasi Kantor Imigrasi.

5. Kepala Urusan Umum

Bertugas dalam urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga Kantor Imigrasi.

6. Kepala Seksi Fosarkim

Bertugas melakukan penyebaran dan pemanfaatan informasi serta pengelolaan sarana komunikasi keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi informasi dan subsi komunikasi.

(25)

7. Kepala Subsi Informasi

Melakukan pengumpulan, penelaahan, analisis data, evaluasi, penyajian dan penyebarannya untuk penyelididkan keimigrasian.

8. Kepala Subsi Komunikasi

Bertugas melakukan pemeliharaan, pengamanan dokumen keimigrasian dan penggunaan serta pemeliharaan sarana komunikasi.

9. Kepala Seksi Lalintuskim

Bertugas melakukan kegiatan keimigrasian dibidang lalulintas keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi lantaskim dan statuskim.

10. Kepala Subsi Lantaskim

Bertugas melakukan pemberian dokumen perjalanan, izin berangkat dan izin kembali.

11. Kepala Subsi Statuskim

Bertugas melakukan penentuan status keimigrasian bagi orang asing yang berada di Indonesia dan melakukan penelitian terhadap kebenaran bukti-bukti kewarganegaraan seseorang mengenai status kewarganegaraan.

12. Kepala Seksi Wasdakim

Bertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi waskim dan subsi dakim.

(26)

Bertugas melakukan pemantauan terhadap pelanggaran perizinan keimigrasian dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang pengawasan orang asing.

14. Kepala Subsi Dakim

Melakukan penyidikan dan penindakan terhadap pelanggaran keimigrasian.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sistem yang digunakan sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam proses entry data pemohon agar

(27)

informasi pemohon dapat langsung diterima oleh kantor pusat. Berikut adalah prosedur sistem berjalan pembuatan paspor (SPRI) di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.

1. Prosedur Permohonan

Untuk melakukan pendaftaran, pemohon harus memberikan formulir, surat pernyataan, copy KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah ke bagian loket untuk selanjutnya dilakukan pemeriksaan berkas, jika berkas sudah lengkap maka bagian loket akan melakukan entry data untuk selanjutnya mengirimkan data ke pusat melalui sistem. Kemudian dibuatkan tanda terima permohonan sebanyak 2 rangkap, warna putih untuk pemohon, dan warna kuning diserahkan ke bagian kasir. Berkas formulir, surat pernyataan, copy KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah pun diarsipkan kedalam arsip imigrasi.

2. Prosedur Pembayaran

Pemohon harus melakukan pembayaran ke bagian kasir dengan menyerahkan tanda terima permohonan, bagian kasir akan membuatkan tanda terima pembayaran sebanyak 3 rangkap, 1 untuk bendahara, 1 untuk pemohon dan 1 lagi untuk di arsipkan kedalam arsip keuangan.

3. Prosedur Pengambilan Data Biometrik

Pemohon diminta untuk foto, wawancara dan pengambilan sidik jari di bagian lalintuskim dengan menyerahkan tanda terima pembayaran, setelah

(28)

selesai paspor pun di cetak dan selanjutnya diserahkan ke kepala kantor imigrasi.

4. Prosedur Penyelesaian Paspor (SPRI)

Sebagai tahap akhir penyelesaian paspor, paspor kemudian ditandatangani oleh kepala kantor imigrasi kemudian diserahkan ke bagian loket untuk selanjutnya diserahkan ke pemohon.

(29)

Keterangan:

KTP : Kartu Tanda Penduduk

KK : Kartu Keluarga

SP : Surat Pernyataan

TTPermohonan : Tanda Terima Permohonan TTPembayaran : Tanda Terima Pembayaran

(30)

Pemohon 1.1 Penyerahan Berkas Loket KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP 1.2 Pemeriksaan Berkas KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP 1.3 Entry Data KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP 1.4 Pembuat TTPemohon KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP 1.5 Penyerahan TTPermohonan TTPermohonan Kasir TTPermohonan 1.6 Pengarsipan Berkas Arsip Imigrasi KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP TTPermohonan Keterangan:

(31)

2.1 Pembayaran Kasir 2.2 Membuat TTPembayaran TTPermohonan TTPermohonan Bendahara TTPembayaran 2.3 Pengarsipan TTPembayaran TTPembayaran Arsip Keuangan Pemohon TTPremohonan TTPembayaran TTPembayaran Keterangan:

TTPermohonan : Tanda Terima Permohonan

Gambar III.4 Diagram Detail Proses 1.0 Sistem Berjalan

Keterangan:

(32)

Pemohon

3.1 Pengambilan foto

dan sidik jari

3.2 Wawancara pemohon 3.4 Penyerahan Paspor 3.3 Cetak Paspor Kepala Kantor TTPembayaran TTPembayaran TTPembayaran TTPembayaran Paspor

Keterangan:

TTPembayaran : Tanda Terima Pembayaran

(33)

3.5. Kamus Data

Kamus data yang digunakan dalam prosedur pembuatan paspor (SPRI) adalah sebagai berikut:

1. Dokumen Masukan a. Formulir

(34)

Alias :

-Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Pemohon - Proses 1.0

Proses 1.0 – Loket Penjelasan : Berisi data pemohon

Periode : Setiap melakukan pendaftaran Volume : 35-75 surat per hari

Struktur Data Header Isi Footer : : : :

Header + Isi + Footer

Nomor_formulir + nama_kantor + judul + perhatian

Jenis_permohonan + nama + jenis_kelamin + TTL + tinggi_badan + no_KTP + tempat_dikeluarkan +

tgl_dikeluarkan + berlaku_sampai +

nama_dan_alamat_kantor + pekerjaan + alamat_pemohon + telepon + email + nama_ibu + kewarganegaraan + nama_suami/istri + ttd_pemohon + ttd_penerima + ttd_petugas + catatan_petugas_loket + catatan_petugas_wawancara + catatan_petugas_TU + paraf_pegawai

NIKIM + tanggal + paraf_pejim + kelengkapan_persyaratan + daftar_cekal + kelainan_surat + persetujuan + ttd_KAKANIM

b. Surat Pernyataan

(35)

Alias : SP

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Pemohon - Proses 1.0

Proses 1.0 – Loket

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pembuatan paspor Periode : Setiap melakukan permohon

Volume : 35-75 surat per hari Struktur Data Header Isi Footer : : : :

Nama_kantor + alamat_kantor + judul

Nama + Tempat_Tanggal_Lahir + alamat + pekerjaan + no identitas + pernyataan

Tanggal + tandatangan_pejabat_wawancara + materai + tandatangan_pemohon

c. Kartu Tanda Penduduk

Nama Arus : Kartu Tanda Penduduk

Alias : KTP

(36)

Arus Data : Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan : Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor Periode : Saat melakukan permohonan

judul + kewarganegaraan

provinsi + kota + NIK + nama + Tempat_Tanggal_Lahir + jenis_kelamin + golongan_darah + alamat + agama + pekerjaan + berlaku_hingga + status + foto 2x4

ttd_pemegang_KTP + nama_kota + tanggal + ttd_kepala_dinas_kependudukan_dan_catatan_sipil

d. Kartu Keluarga

Nama Arus : Kartu Keluarga

Alias : KK

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan : Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor Periode : Setiap melaksanakan permohonan

Volume : 35-75 surat per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer

(37)

Header Isi Footer : : :

judul + nomor_KK + nama_kepala_keluarga + alamat + RT/RW + Desa/kelurahan + kecamatan + kabupaten/kota + kode_pos + provinsi

1 {no + nama_lengkap + NIK + jenis_kelamin + tempat_lahir + tanggal_lahir + agama + pendidikan + jenis_pekerjaan + status_perkawinan + status_hubungan_dalam_keluarga + kewarganegaraan + dokumen_imigrasi + nama_orang_tua} 10

Dikeluarkan_oleh + tanggal + lembar + ttd_kepala_keluarga + ttd_kepala_dinas_KCS

e. Akta Lahir

Nama Arus : Akta Lahir

Alias :

Penjelasan : Sebagai kelengkapan melakukan permohonan Periode : Saat melakukan permohonan

Volume : 35-75 surat per hari Struktur Data

Header

:

(38)

Isi Footer : : pernyataan Tanggal + ttd_kepala_dinas_KCS f. Buku Nikah

Nama Arus : Buku Nikah

Alias :

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pembuatan papor Periode : Setiap terjadinya permohonan

Volume : 35-75 surat per hari Struktur Data Header Isi : : : Header + Isi Judul + lambang_garuda

Lambang_garuda + nasehat + doa + akta_nikah + kewarganegaraan + kecamatan + kabupaten/kota + foto + undang_undang_pernikahan + catatan_kelahiran

g. Ijazah

Nama Arus : Ijazah

Alias :

(39)

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pembuatan papor Periode : Setiap terjadinya pendaftaran

Header + Isi + footer

Judul + no_seri_ijazah

Nama + Tempat_dan_Tanggal_Lahir + fakultas + Program_pendidikan + jurusan + program_studi

Status + tanggal_lulus + ttd_rektor

2. Dokumen Keluaran

a. Tanda Terima Permohonan

Nama Arus : Tanda terima pemohon

Alias : TTP

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : loket – proses 1.0

proses 1.0 – pemohon

proses 1.0 – kasir

pemohon – proses 2.0

proses 2.0 – kasir

Penjelasan : Sebagai bukti kelengkapan berkas

(40)

judul

Telah_diterima_dari + permohonan +

harap_menghadap_kembali_pada + tanggal

Perhatian + kota + tanggal +

ttd_pejabat_penerima_permohonan

b. Tanda Terima Pembayaran

Nama Arus : Tanda Terima Pembayaran

Alias : TTB

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Kasir – proses 2.0

Proses 2.0 – bendahara

Proses 2.0 - pemohon

Pemohon – proses 3.0

Proses 3.0 – lalintuskim Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran Periode : Setiap melakukan pembayaran Volume : 35-75 surat per hari

(41)

Header Isi Footer : : :

Nama intansi + alamat + keterangan

Judul + no + no_pemohon + nama + tempat_tanggal_lahir + jenis_pemohon + jenis_SPRI + no_pertorasi_SPRI + no_registrasi + tarif + jumlah

Perhatian + tanggal + ttd_bendahara + ttd_bendahara_penerima

c. Paspor (SPRI)

Nama Arus : Paspor (SPRI)

Alias : Paspor

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Lalintuskim – proses 3.0

Proses 3.0 – kepala kantor

Kepala kantor – proses 4.0

Proses 4.0 – loket

Loket - proses 4.0

Proses 4.0 – pemohon

Penjelasan : Sebagai persyaratan keluar negeri

Periode : Setelah permohonan pembuatan paspor selesai Volume : 35-75 buku paspor per hari

Struktur Data Header : : Header + Isi Judul + kewarganegaraan

(42)

Isi

: Penjelasan + jenis/tipe + kode_negara + no_paspor + nama_lengkap + jenis_kelamin + kewarganegaraan + TTL + tgl_dikeluarkan + tgl_habis_berlaku + foto + kantor_yang_mengeluarkan + no_reg_paspor + kolom_kecuali + ttd_pemegang + ttd_pejabat + NIL + no_file + no_KTP + pekerjaan_pemegang + alamat_pemegang + EX_PPRI_no_tgl + negara_tujuan + cap/stempel

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Formulir

Nama Dokumen : Formulir

Fungsi : sebagai syarat permohonan paspor

Sumber : pemohon

Tujuan : bagian loket

Frekuensi : setiap mengajukan permohonan

Media : kertas

Jumlah rangkap : 2 rangkap

Bentuk : lihat lampiran A-1

2. Surat Pernyataan

(43)

Sumber : pemohon

Media : kertas

Jumlah Rangkap : 1 lembar

3. Kartu Tanda Penduduk

Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk

Sumber : pemohon

Media : kertas

4. Kartu Keluarga

(44)

Sumber : pemohon

Media : kertas

5. Akta Lahir

Nama Dokumen : Akta Lahir

Sumber : pemohon

Media : kertas

6. Buku Nikah

(45)

Sumber : pemohon

Media : kertas

Jumlah Rangkap : lembar

7. Ijazah

Nama Dokumen : Ijazah

Sumber : pemohon

Media : kertas

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

(46)

Nama Dokumen : Tanda Terima Permohonan

Fungsi : sebagai bukti kelengkapan berkas permohonan

Sumber : bagian entry data

Tujuan : pemohon

Frekuensi : setiap berkas permohonan lengkap

Media : kertas

Bentuk : lihat lampiran B-1

2. Tanda Terima Pembayaran

Nama Dokumen : Tanda Terima Pembayaran

Fungsi : sebagai bukti pembayaran

Sumber : kasir

Tujuan : pemohon, bagian keuangan, bendahara

Frekuensi : setiap pemohon telah melakukan pembayaran

Media : kertas

3. Paspor (SPRI)

(47)

Fungsi : sebagai syarat keluar negeri

Sumber : bagian lalintuskim

Tujuan : pemohon

Frekuensi : setelah permohonan pembuatan paspor selesai

Media : kertas

Jumlah Rangkap : 24/48 lembar

3.6.3. Spesifikasi File

(48)

Akronim File : tb_pemohon

Fungsi File : untuk menyimpan data pemohon

Tipe File : file master

Organisasi File : index sequential

Akses File : random

Media File : harddisk

Panjang Record : 85 record

Kunci Field : urutan_panggil

Software : Microsoft E-Office

Tabel III.1 Spesifikasi Tabel Pemohon

No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket

1. Urutan Panggilan urutan_panggil Int 8 PK

2. Status Status Enum (layani,

panggil ulang, lewati)

3. No Paspor no_paspor Varchar 15

4. Tanggal Antrian tgl_antri Date

5. No Permohonan no_permohonan Int 12

6. Nama Nama Varchar 50

7. Tanggal Lahir tgl-lahir Date

(49)

Nama File : Tabel Pegawai

Akronim File : tb_pegawai

Fungsi File : untuk menyimpan data pegawai

Kunci Field : NIP

Tabel III.2 Spesifikasi Tabel Pegawai

1. No Identitas NIP Int 20 PK

2. Nama Nama Varchar 50

3. Jabatan Jabatan Varchar 20

(50)

5. Jenis Kelamin Gender Enum (L, P) 6. Pendidikan

Terakhir

Pendidikan Varchar 50

Nama File : Tabel User

Akronim File : tb_user

Fungsi File : untuk dapat melakukan login sebagai admin

Kunci Field : Id_admin

Tabel III.3 Spesifikasi Tabel User

1. ID Admin Id_admin Int 8 PK

2. Username Username Varchar 25

(51)

4. Email Email Varchar 30

5. No Identitas NIP Int 20

Nama File : Tabel Pendaftaran

Akronim File : tb_pendaftaran

Fungsi File : sebagai tabel transaksi pembuatan paspor

Tabel III.4 Spesifikasi Tabel Pendaftaran

1. ID Admin Id_admin Varchar 20

2. No Permohonan no_permohonan Int 50

3. Tipe Permohonan tipe_permohonan Varchar 20

4. Tanggal Tgl_transaksi Date

5. Nama_pemohon Nama Varchar 50

6. Tempat lahir Tempat_lahir Varchar 25

(52)

8. Jenis Kelamin Gender Enum(L,P)

9. E-mail Email Varchar 70

10. Pekerjaan Pekerjaan Varchar 50

11. Alamat Alamat Varchar 250

12. Nama Ibu Ibu Varchar 50

13. Nama ayah Ayah Varchar 50

14. Kewarganegaraan Negara Varchar 35

15. Nama Suami/Istri Nama_sutri Varchar 35

(53)

Login 0.0 Menu Utama 1.0 Master File 0.0 1.1 File Pemohon 1.0 1.2 File Pegawai 1.0 1.3 File User 1.0 2.0

File Alur Kerja 0.0

2.1

Input Data & Koreksi 2.0 2.2 Verifikasi Data 2.0 2.3 Ambil Biometrik 2.0 3.0 Utility 0.0 3.2 Logout 3.0 2.4 Cetak Paspor 2.0 2.5

Uji Kualitas Paspor 2.0

3.1

Cari Password 3.0

(54)

Gambar III.8 Diagram Hipo Sistem Berjalan

Berdasarkan HIPO, spesifikasi program diantaranya:

1. Spesifikasi program Login

2. Spesifikasi program Menu Utama 3. Spesifikasi program Master File 4. Spesifikasi program Data Pemohon 5. Spesifikasi program Data Pegawai 6. Spesifikasi program Data User 7. Spesifikasi program Alur Kerja

8. Spesifikasi program Input Data dan Koreksi 9. Spesifikasi program Verifikasi Data

10. Spesifikasi program Ambil Biometrik 11. Spesifikasi program Cetak Paspor 12. Spesifikasi program Uji Kualitas Paspor 13. Spesifikasi program Utility

14. Spesifikasi program Ganti Password 15. Spesifikasi program Logout

(55)

Pengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam mengelompokkan data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga dapat membantu sistem informasi dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses identifikasi objek-objek tersebut dapat dihindarkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :

1. Tanda Terima Pembayaran

9 9 9 9 9 9 9

Kode Kantor No Cetak Tanda Terima

2. Formulir

9 9 9 9 9 9 9 - X

Nomor Cetak Formulir Type Paspor

3. Paspor (SPRI)

X 9 9 9 9 9 9

Jenis Paspor Sistem kode acak pusat

3.7. Spesifikasi Sistem Komputer

(56)

Perangkat sistem komputer terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan perancangan sistem yang penulis rancang.

3.7.2. Perangkat Lunak

Perangkat Lunak adalah suatu rangkaian intruksi atau perintah yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 2007 2. Paket Program : Microsoft E-Office

3.7.3. Perangkat Keras

Perangkat Keras adalah unsur-unsur pendukung yang terdiri dari beberapa perangkat keras komputer yang dapat digunakan dalam mempermudah proses kerja manusia (brainware). Adapun perangkat keras yang digunakan adalah sebagai berikut: - Processor : Pentium IV - Memory : 512 MB - Harddisk : 80 GB - Mouse : Standard - Keyboard : Standard - Monitor : VGA - Sound : Standard - Scanner : Matrix - Printer : Matrix

- Camera : Mega Pixel

(57)

Keyboard / Mouse

CPU

Hardisk 80 GB Flop y Printer _Monitor

3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer

Gambar III.9 Konfigurasi Sistem Komputer

3.8. Permasalahan dan Alternatif Pemecahannya

Sistem pembuatan paspor (SPRI) yang telah berjalan di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi pada umumnya sudah terkomputerisasi dengan baik, dalam proses pendaftaran sampai proses penyelesaian paspor (SPRI), akan tetapi penulis melihat masih adanya kelemahan pada sistem tersebut. Adapun kelemahannya sebagai berikut:

1. Minimnya pengetahuan masyarakat terhadap prosedur pembuatan paspor hal ini disebabkan oleh kurangnya sosialisasi kepada masyarakat.

(58)

2. Seringkali adanya perbedaan data pemohon pada formulir dengan data yang ada pada ijazah, KTP ataupun KK. Perbedaan data pada berkas pemohon menyebabkan permohonan tidak akan diproses.

3. Kadang kala server pusat mengalami error sehingga proses entry data menjadi terhambat.

4. Mesin paspor yang rusak kadang kala menjadi kendala dalam proses penyelesaian paspor (SPRI).

3.9. Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:

1. Memperkenalkan prosedur pembuatan paspor dan kegunaanya kepada masyarakat dengan cara sosialisasi.

2. Adanya bagian monitoring untuk menyampaikan informasi layanan kepada pemohon.

3. pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang sistem mengalami error. 4. Adanya tambahan alat pencetak paspor untuk mengurangi keterlambatan

(59)

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Sebagai bab akhir dalam laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini, penulis memberi kesimpulan yang diambil setelah melakukan riset dan observasi di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu sistem yang digunakan sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam pengambilan data dan mengantisipasi adanya kerusakan dan kehilangan data, akan tetapi jika sistem sedang mengalami

error menjadi kelemahan sistem yang sudah terkomputerisasi ini. Pada Kantor

Imigrasi Kelas II Sukabumi beberapa permasalahan yang sering muncul yaitu seringkalinya terdapat perbedaan data pemohon.

(60)

4.2. Saran

Saran-saran yang penulis sampaikan agar diterapkan untuk perkembangan dan kemajuan, antara lain:

1. pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang terjadinya sistem error. 2. Adaya perangkat cadangan atau tambahan seperti alat cetak paspor untuk

meningkatkan kualitas Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.

3. Perlu meningkatkan informasi lagi kepada masyarakat tidak hanya melalui gambar yang ditempel di papan pengumuman saja.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta. Andi.

Andi, Krisbianto Paulus, dan Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Bandung: Informatika.

Istianingsih. 2009. Pengertian Sistem & Analis Sistem. Diambil Dari:

http://[email protected] (29-November-2012).

Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta, Yogyakarta: Andi Jogja

Ladjamudin, Al Bahra Bin. 2008. Konsep Sistem Informasi. Jakarta. STMIK Muhammadiyah.

Mardiyatmo. 2006. Kewirausahaan Menyusun Struktur Organisasi. Bogor. Ghalia Indonesia.

Nurmala, Kania. 2010. Perancangan Sistem Informasi Penyelenggaraan Administrasi Perkara Di Pengadilan Agama. Sukabumi.

Subekti, Muhammad.2004. Sistem Manajemen Basis Data. Bogor Selatan. Ghalia Indonesia.

(61)

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Jakarta: Andi Jogja.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

NIM : 12117318

Nama : Ria Fitriani

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 23-September-1993

Alamat : Jl. Lembur Pasir Rt.01/05 Kel. Sindang Sari Kec. Lembur Situ

B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal 1. SDN Pintukisi II Kota Sukabumi, lulus tahun 2005 2. SMPN 5 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008

3. SMK PGRI 2 Kota Sukabumi, lulus tahun 2011 C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan

1. Anggota Forpis PMI Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010 2. Ketua OSIS SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010 3. Sekertaris PMR SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2008 s.d 2009 4. Praktik Kerja Lapangan Dinas Kesehatan tahun 2010

Sukabumi, November 2013

(62)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

NIM : 18113015

Nama : Ita Mulyani

Tempat, Tanggal Lahir : Cianjur, 13-Juni-1994

Alamat : Jl. Pelabuhan II Rt.01/19 Kel.Dayeuh Luhur Kec.Warudoyong

B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal

1. SDN Dayeuh Luhur IV Kota Sukabumi, lulus tahun 2005 2. SMPN 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008

3. SMA Taman Siswa Kota Sukabumi, lulus tahun 2011 C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan

1. Anggota OSIS SMA Taman Siswa 2009 s.d 2010

2. Anggota Marcing Dance SMA Taman Siswa 2008 s.d 2010

(63)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

NIM : 12117750

Nama : Rahmah Luthpi Muslimah

Tempat, Tanggal Lahir : Sukabumi, 17-Juli-1993

Alamat : Jl. Pelabuhan II Kp. Sindang Sari Rt.02/04 Kel. Sindang Sari Kec. Lembur Situ

B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal 1. TK Annur Kota Sukabumi, lulus tahun 1999 2. SDN Cikole III Kota Sukabumi, lulus tahun 2005 3. SMPN 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008 4. SMAN 4 Kota Sukabumi, lulus tahun 2011 C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan

1. Anggota Karate Sukabumi tahun 2010 s.d 2011 2. Anggota Paskibraka Sukabumi tahun 2010 s.d 2011 3. SPG Matahari Departement Store Sukabumi 2011 & 2012

(64)

FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK

1. Nama/NIM Ria Fitriani/12117318

2. Program Studi/Jurusan Manajemen Informatika 3. Perguruan Tinggi AMIK BSI Sukabumi

4. Lama Riset 3 Hari

5. Nama Instansi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi 6. Unit Kerja Riset Bagian Kepegawaian

7. Alamat Instansi Jl. Lingkar Selatan – Sukabumi

N O PARAMETER NILAI ANGKA HURUF A KEDISIPLINAN 1. Ketepatan Waktu/Disiplin 2. Sikap Kerja/Prosedur Kerja 3. Tanggung Jawab Terhadap Tugas 4. Kehadiran/Absensi B PRESTASI KERJA 1. Kemampuan Kerja 2. Keterampilan Kerja 3. Kualitas Kerja C KEMAMPUAN BERADAPTASI 1. Kemampuan Berkomunikasi 2. Kerjasama 3. Kerajinan/Inisiatif D LAIN-LAIN