1.
1. Apa yaApa yang dimang dimaksud dksud dengan auengan audit fundit fungsi pengsi pengadaan gadaan ? apa tuju? apa tujuan dan man dan manfaatnyanfaatnya ?a ?
Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankanAudit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifi
fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifi tasnya,tasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan saat diterima.
perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan saat diterima.
Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan : 1.
1. UntUntuk meuk mencapncapai tujai tujuan suan sesuaesuai deni dengan vgan visi miisi misi.si. 2.
2. enilai enilai ekonekonomisasiomisasi, efes, efesiensi iensi ,dan ,dan efektivefektivitas pitas pengadengadaan.aan. !.
!. engemengem"angk"angkan dan man dan memelihemelihara manajara manajemen infemen informasi pormasi pengadengadaan yanaan yang dapag dapatt diandalkan dan akunta"ilitas.
diandalkan dan akunta"ilitas. #.
#. emastiemastikan aktikan aktifitas penfitas pengadaan sgadaan sesuai deesuai dengan kengan ketentutentuan dan pan dan peraturan eraturan yangyang "erlaku.
"erlaku. 2.
2. Apa yApa yang mang melatar"eelatar"elakanglakangi dipei diperlukarlukan audn audit funit fungsi pgsi pengadengadaan ?aan ?
$arena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang $arena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuanpaling depan dalam penentuan ekonomisasi suatu organisasi. %konomisasi dalam perolehan input merupakan ekonomisasi suatu organisasi. %konomisasi dalam perolehan input merupakan "agiandari strategi keunggulan "ersaing perusahaan. $emampuan mem
"agiandari strategi keunggulan "ersaing perusahaan. $emampuan memperolehperoleh unit dengan pengor"anan terkecil dari "er"agai alternatif yang ada tanpa
unit dengan pengor"anan terkecil dari "er"agai alternatif yang ada tanpa menga"aikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi menga"aikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi perusahaan dalam proses pengadaan. &nput yang d
perusahaan dalam proses pengadaan. &nput yang diperoleh dengan pengor"ananiperoleh dengan pengor"anan terkecil, didukung dengan metode produksi'operasi yang efesien,
terkecil, didukung dengan metode produksi'operasi yang efesien, memungkinkanmemungkinkan harga pokok peroduksi atas pengolahan input terse"ut menjadi le"ih kecil dari harga pokok peroduksi atas pengolahan input terse"ut menjadi le"ih kecil dari pesaing.
pesaing.
!.
!. (e"ut (e"ut dan jedan jelaskan laskan ruang ruang lingklingkup auup audit fudit fungsi pngsi pengadengadaan ?aan ?
(ecara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:(ecara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi: 1.
1. )r)rgaganinisassasi i pepengngadaadaanan 2.
2. *ro*roses pses pengengadaadaan yan yang tang terderdiri iri atas atas :: a+
a+ *e*ererencncananaan aan pepengngadadaanaan
*erencanaan pengadaan mencakup penentuan ke"utuhan atas *erencanaan pengadaan mencakup penentuan ke"utuhan atas
"arang'jasainput+ dalam operasional perusahaan "aik tingkat kualitas, "arang'jasainput+ dalam operasional perusahaan "aik tingkat kualitas,
kuantitas dan penentuan -aktu kapan "arang'jasa terse"ut harus tersedia. kuantitas dan penentuan -aktu kapan "arang'jasa terse"ut harus tersedia. "+
"+ *elaksanaan pengadaan*elaksanaan pengadaan Ta
Tahap ini adalah pelaksanahap ini adalah pelaksanaan dari rencana an dari rencana pengadaan. Apengadaan. Aktivitas yangktivitas yang terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan, jenis "arang atau jasa yang akan di"eli dan "esar nya proses pengadaan, jenis "arang atau jasa yang akan di"eli dan "esar nya
anggaran yang terli"at dalam pengadaan terse"ut. anggaran yang terli"at dalam pengadaan terse"ut. c+
c+ *e*em"m"ayayaraaran dan dan pen pelaplaporaorann
*em"ayaran adalah "agian akhir dari proses pengadaan. *em"ayaran "aru *em"ayaran adalah "agian akhir dari proses pengadaan. *em"ayaran "aru "isa dilakukan jika serah terima atas "arang atau jasa terse"ut telah
dinyatakan tidak mengandung masalah clear+ dan telah disahkan oleh pihak pihak "er-enang.
#. alam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus diperhatikan auditor untuk menilai "ah-a rencana pengadaan telah memenuhi prinsip/prinsip dalam tata kelola pengadaan yang "aik?
Apakah perusahaan telah memiliki daftar ke"utuhan rencana yang terdokumentasi?
Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan? Apakah rencana pengadaan terse"ut telah memuat tentang :
/ (pesifikasi yang di"utuhkan / $uantitas yang di"utuhkan
0. (e"ut dan jelaskan proses pengadaan "arang dan jasa *roses pengadaan adalah se"agai "erikut :
1. Perencanaan pengadaan, "erkaitan dengan penentuan ke"utuhan atas "arang dan jasa dalam operasional perusahaan, "aik ditingkat kualitas, kuantitas, penentuan -aktu tersedianya produk.
2. Pelaksanaan pengadaan, "erkaitan dengan pelaksanaan dari rencana
pengadaan. Aktifitas yang terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan jenis "arang dan jasa yang di"eli dan "esarnya anggaran dalam pengadaan terse"ut.
!. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang, "erkaitan dengan pertanggung ja-a"an panitia atas penerimaan "arang dan jasa yang sesuai dengan kontrak
yang ditentukan.
#. Pembayaran dan pelaporan, merupakan "agian terakhir dalam proses
pengadaan, dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan.
. 3agaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi perusahaan?
Auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hu"ungan antara rencana pem"elian dengan rencana penggunaan "arang atau jasa pada masing/masing unit 4. engan fungsi/fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?
Fungsi pengadaan tenaga kerja , meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga kerja (baik mengenai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga kerja secara efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar, menempatkan tenaga kerja sesuai dengan posisi yang sesuai, dan memberikan pendidikan serta latihan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para
tenaga kerja baru.
"agi para pekerja agar mereka dapat mengikuti peru"ahan/peru"ahan yang terjadi dalam organisasi. Tujuan dari pengem"angan tenaga kerja ini adalah peningkatan mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu mengikuti perkem"angan yang ada dalam organisasi.
Fungsi pemberian kompensasi, meliputi kegiatan pem"erian "alas jasa kepada para karya-an. $egiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang
mampu mendorong prestasai karya-an, dan juga menentukan "esarnya kompensasi yang akan diterima oleh masing/masing pekerja secara adil.
Fungsi integritas , merupakan kegiatan untuk menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah sinkron, maka akan tergalang kekompakan dalam irama kerja organisasi dengan irama kerja para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang
tinggi dalam pencapaian tujuan. Fungsi pemeliharaan tenaga kerja,
mencakup pelaksanaan program/program ekonomis maupun non/ekonomis, yang diharapkan dapat mem"erikan ketentraman kerja "agi pekerja, sehingga mereka dapat "ekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi guna menghasilkan prestasi kerja yang diharapkan oleh organisasi.
5. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender?
%lemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan ender adalah kerahasiaan informasi tender. *anitia harus mampu menjaga rahasia informasi dan
memastikan informasi terse"ut tidak "ocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu
6. (e"ut dan jelaskan prinsip/prinsip pengadaan "arang'jasa yang "aik *rinsip/prinsip pengadaan adalah se"agai "erikut
1. Nilai uang, pengadaan harus mendapatkan "arang'jasa sesuai spesifikasi dengan harga terendah.
2. Kejujuran dan keadilan, panitia pengadaaan harus jujur dan adil kepada pemasok yang memenuhi syarat untuk "erkompetisi dalam pengadaan.
3. Akuntabel dan transparan, seluruh proses dalam tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan catatan dan dokumentasi yang memadai se"agai
pertanggung ja-a"an.
. !"esiensi, proses pengadaan harus "erjalan secara efesienoptimalisasi penggunaan sum"er daya+
#. Kompetensi dan integritas, panitia pengadaan harus "erkompeten dana "erintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, -e-enang dan tanggung ja-a"nya.
17. okumen apa yang harus dilengkapi pemasok se"agai dasar pem"ayaran oleh pihak pem"eli ?
1. (urat *ermintaan *em"elian
okumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai "arang untuk meminta fungsi pem"elian melakukan pem"elian "arang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang terse"ut dalam surat terse"ut. (urat permintaan
pem"elian ini "iasanya di"uat 2 lem"ar untuk setiap permintaan, satu lem"ar untuk fungsi pem"elian, dan tem"usannya untuk arsip fungsi yang meminta "arang.
2. (urat *ermintaan *ena-aran 8arga
okumen ini digunakanuntuk meminta pena-aran harga "agi "arang yang
pengadaannya tidak "ersifat "erulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pem"elian yang "esar.
!. (urat )rder *em"elian
okumen ini digunkan untuk memesan "arang kepada pemasok yang telah dipilih. okumen ini terdiri dari "er"agai tem"usan dengan fungsi se"agai "erikut:
1. (urat )rder *em"elian. okumen ini merupakan lem"ar pertama surat order pem"elian yang dikirimkan kepada pemasok se"agai order resmi yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
2. Tem"usan *engakuan )leh *emasok. Tem"usan surat order pem"elian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok terse"ut dan dikirim kem"ali ke perusahaann se"agai "ukti telah diterima dan disetujuinya order pem"elian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman "arang seperti
terse"ut dalam dokumen terse"ut.
!. Tem"usan 3agi Unit *ermintaan 3arang. Tem"usan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pem"elian "ah-a "arang yang dimintanya telah dipesan.
#. Arsip Tanggal *enerimaan. Tem"usan surat order pem"elian ini disimpan oleh
fungsi pem"elian menurut tanggal penerimaan "arang yang diharapkan, se"aggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika "aarang tidak datang pada -aktu yang telah ditetapkan.
0. Arsip *emasok. Tem"usan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pem"elian menurut nama pemasok se"agi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. . Tem"usan 9ungsi *enerimaan. Tem"usan surat order pem"elian ini dikirim ke fungsi penerimaan se"agai otorisasi untuk menerima "arang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen terse"ut. alam sistem penerimaan "uta "lind receiving system+, kolom kuantitas dalam tem"usan ini d"lok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order
pem"elian tidak terekam dalam tem"usan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. 8al ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat "enar/"enar melakukan perhitungan dan pengecekan "arang yang diterima dari pemasok.
4. Tem"usan 9ungsi Akuntansi. Tem"usan surat order pem"elian dikirim ke fungsi akuntansi se"agai salah satu dasar untuk mencatat ke-aji"a yang tim"ul dari transaksi pem"elian.
11. 3agaimana audit fungsi pengadaan dapat mem"antu meningkatkan efesiensi dalam perusahaan ?
*engendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan "ah-a "arang'jasa yang akan diperoleh di"eli+ adalah "arang'jasa yang "enar/"enar di"utuhkan dalam operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. i samping itu, penilaian tahap ini juga "erkaitan dengan apakah ke"utuhan ini telah tertuang dalam rencana induk perusahaan dan didukung sum"er daya yang memadai untuk mendapatkan "arang'jasa yang di"utuhkan. *ada tahap proses pengadaan,
pengendalian "erfungsi untuk memastikan "ah-a proses pengadaan "arang'jasa terse"ut telah "erjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil, dan akunta"el. 12. 3agaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan "arang'jasa?
engimplementasikan pengadaan "arang dan jasa yang tepat, memindahkan resiko
kepada pihak lain yaitu dengan meminta penjelasan tertulis untuk permasalahan permasalahan yang tidak jelas, atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan
meli"atkan tenaga ahli se"agai penerimaan "arang, meli"atkan konsultan hukum dalam merancang kontrak, memperkuat sistem penga-asan internal dari $*A atau **$.
1!. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?
*ada audit ini, auditor menilai ketepatan :
1. *enempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi pengadaan 2. e-enang dan tanggung ja-a" yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi ke"utuhan "arnag dan jasa secara efektif dan efesien
!. $ompetensi personil yang menangani dan "ertanggung ja-a" terhadap pengadaan
4. $ecukupan prosedur pengadaan dalam memandu prose dan tata kelola
