MODUL PRAKTIKUM
DAN HANDOUT KULIAH
Manajemen Basis Data
Disusun Oleh:
Medhanita Dewi Renanti, S.Kom
PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI...i DAFTAR GAMBAR...iii DAFTAR TABEL...vi BAB 1...1
PENGENALAN MICROSOFT ACCESS 2007...1
DAN PEMBUATAN TABEL...1
1.1Pengenalan Antarmuka Microsoft Access 2007...1
1.2 Membuat Database...3
1.3 Tipe data...3
1.4 Field Property...4
1.5 Membuat Tabel...5
1.6 Mengubah Desain Tabel...6
1.7 Memasukkan data...6
1.8 Menggunakan Data Berjenis Lookup Wizard...7
1.9 Format Tabel...8
1.10 Input Mask...9
BAB 2...11
SORT DAN FILTER, RELASI...11
2.1 Mengurutkan Data...11
2.2 Menyaring Data dengan Fasilitas Selection...11
2.3 Menyaring Data dengan Fasilitas Filter By Form...12
2.4 Menyaring Data dengan Fasilitas Filter...13
2.5 Menyaring Data dengan Fasilitas Advanced Filter/Sort...14
2.6 Mencari dan Mengganti Data...15
2.6 Primary Key dan Foreign Key...15
2.7 Relationship dan Tabel Berelasi...16
BAB 3...20
QUERY...20
3.1 Select Query...20
3.2 Parameter Query...22
3.3 Make Table Query...23
3.4 Update Query...25
3.5 Append Query...26
3.6 Delete Query...27
3.7 Crosstab Query...27
BAB 4...30
FORM, REPORT, MACRO, DAN VISUAL BASIC APPLICATION...30
4.1 Form...30
4.1.1 Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard...30
4.1.2 Membuat Form dengan Cepat...31
4.1.3 Membuat Form dengan Fasilitas Form Design...32
4.1.4 Option Group...34
4.2 Report...36
4.3 Macro...38
4.4. Visual Basic Application...42
BAB 5...44
5.1. Menu Navigasi berupa Switchboard...44
5.2. Menu Navigasi berupa Form...51
BAB 6...55
VISIO DAN POWER DESIGNER...55
6.1 Microsoft Visio 2002...55
6.2 Power Designer...58
BAB 7...59
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM/ENHANCED ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM...59
BAB 8...63
STRUCTURED QUERY LANGUAGE (SQL)...63
8.1 Klausa Select...63
8.2 Klausa Where...64
8.3 Klausa From...64
8.4 Pengurutan Hasil Query...65
8.5 Fungsi Agregasi...65 8.6 Nilai Null...66 8.7 Grouping...66 8.9 Penambahan Record...67 8.10 Pengubahan Record...68 8.11 Penghapusan Record...68 8.12 Pembuatan tabel...68 8.13 Penghapusan tabel...69
8.14 Perubahan Struktur Tabel...69
BAB 9 Normalisasi...74
DAFTAR PUSTAKA...76
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 Tampilan awal Microsoft Access 2007...1
Gambar 2 Tampilan jendela Access 2007...2
Gambar 3 Detil bagian Ribbon...2
Gambar 4 Tampilan jendela pembuatan database baru...3
Gambar 5 Tampilan tab Create...5
Gambar 6 Desain tabel mahasiswa...5
Gambar 7 Menu pilihan Design View...6
Gambar 8 Desain tabel mahasiswa setelah dilakukan perubahan...6
Gambar 9 Data tabel mahasiswa...7
Gambar 10 Kotak dialog Lookup Wizard yang pertama...7
Gambar 11 Kotak dialog Lookup Wizard yang kedua...8
Gambar 12 Hasil penyaringan data dengan kriteria KotaAsal = “Surabaya”...12
Gambar 13 Hasil penyaringan data dengan kriteria KotaAsal <> “Surabaya”...12
Gambar 14 Jendela untuk memasukkan kriteria...12
Gambar 15 Filter data dengan kriteria tertentu...13
Gambar 16 Kotak dialog greater than...13
Gambar 17 Kotak dialog Filter...14
Gambar 18 Tampilan field yang diberi primary key...16
Gambar 19 Tabel yang akan dihubungkan...17
Gambar 20 Kotak dialog Edit Relatioship...17
Gambar 21 Hubungan antartabel dbMahasiswa...18
Gambar 22 Hubungan antartabel dbBarang...19
Gambar 23 Kotak dialog Show Table...20
Gambar 24 Jendela select query...21
Gambar 25 Sintaks untuk field satuan barang...21
Gambar 26 Sintaks untuk field nilai barang...21
Gambar 27 Hasil query menggunakan select query...21
Gambar 28 Hasil query dengan source dbBarang...22
Gambar 29 Tampilan untuk parameter query...22
Gambar 30 Jendela Query Parameters...23
Gambar 31 Kotak dialog parameter...23
Gambar 32 Jendela Make Table...24
Gambar 33 Tampilan untuk make table query...24
Gambar 34 Kotak dialog konfirmasi...25
Gambar 35 Tampilan Security Warning...25
Gambar 36 Kotak dialog security alert...25
Gambar 37 Jendela update query...26
Gambar 38 Jendela append query...27
Gambar 39 Jendela delete query...27
Gambar 40 Jendela crosstab query...28
Gambar 41 Sintaks untuk field jenis barang...28
Gambar 42 Sintaks untuk field satuan barang...28
Gambar 43 Hasil crosstab TblBarang...29
Gambar 44 Crosstab menghitung banyaknya data...29
Gambar 45 Kotak dialog Form Wizard...30
Gambar 46 Hasil perancangan form dengan fasilitas form wizard...31
Gambar 47 Hasil perancangan form yang melibatkan dua tabel...31
Gambar 48 Jendela perancangan form...32
Gambar 49 Panel property sheet...33
Gambar 50 Panel property sheet, combo box selection type...33
Gambar 52 Hasil perancangan form barang...34
Gambar 53 Tampilan option group untuk field satuan...34
Gambar 54 Kotak dialog Option Group Wizard...35
Gambar 55 Kotak isian untuk value data...35
Gambar 56 Kotak dialog jenis control...36
Gambar 57 Kotak dialog Report Wizard...36
Gambar 58 Kotak dialog pembagian group...37
Gambar 59 Kotak dialog pengurutan...37
Gambar 60 Laporan pembelian barang PT Terus Makmur...38
Gambar 61 Daftar laporan barang berdasarkan satuan...38
Gambar 62 Jendela Macro...39
Gambar 63 Form barang...40
Gambar 64 Kotak dialog command button wizard categories dan actions...40
Gambar 65 Kotak dialog commad button pemilihan nama macro...41
Gambar 66 Kotak dialog command button wizard nama button...41
Gambar 67 Aplikasi macro untuk form barang...41
Gambar 68 Toggle button VBA...42
Gambar 69 Property sheet tab event...42
Gambar 70 Kode program untuk button dengan caption tombol VBA.42 Gambar 71 Aplikasi VBA untuk form barang...43
Gambar 72 Struktur menu...44
Gambar 73 Kotak dialog Switchboard Manager...45
Gambar 74 Kotak dialog Edit Switchboard Manager...45
Gambar 75 Kotak dialog Create New...45
Gambar 76 Tampilan hasil pembuatan halaman switchboard...46
Gambar 77 Kotak dialog Edit Switchboard Page menu utama...46
Gambar 78 Kotak dialog Edit Switchboard Item untuk menu utama.. 46
Gambar 79 Tampilan setelah menu utama didefinisikan...47
Gambar 80 Kotak dialog Edit Switchboard Page menu data...47
Gambar 81 Kotak dialog Edit Switchboard Item untuk menu data...48
Gambar 82 Tampilan setelah menu data didefinisikan...48
Gambar 83 Tampilan setelah menu transaksi didefinisikan...48
Gambar 84 Tampilan setelah menu laporan didefinisikan...49
Gambar 85 Halaman switchboard pertama yang berisi menu utama. ...49
Gambar 86 Tampilan halaman switchboard setelah dimodifikasi...50
Gambar 87 Kotak dialog Startup...50
Gambar 88 Jendela perancangan form yang telah dilengkapi teks berupa label...51
Gambar 89 Kotak dialog Command Button Wizard yang pertama...51
Gambar 90 Kotak dialog Command Button Wizard yang kedua...52
Gambar 91 Kotak dialog Command Button Wizard yang ketiga...52
Gambar 92 Kotak dialog Command Button Wizard yang keempat...53
Gambar 93 Kotak dialog Command Button Wizard yang kelima...53
Gambar 94 Hasil perancangan untuk menu data dan transaksi...54
Gambar 95 Hasil perancangan menu utama...54
Gambar 96 Tampilan menu navigasi menggunakan form...54
Gambar 97 Tampilan awal Microsoft Visio 2002...55
Gambar 98 Halaman perancangan menggunakan basic diagram...56
Gambar 99 Agregasi...56
Gambar 101 Tampilan halaman perancangan menggunakan entity
relationship...57
Gambar 102 Tampilan awal Power Designer...58
Gambar 103 Halaman perancangan physical data model...58
Gambar 104 Faktur Pembelian Barang...74
Gambar 105 Data pegawai...75
Gambar 106 Data invoice...75
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Field Size tipe data number...4
Tabel 2 Data karakter Input mask...9
Tabel 4 Desain Tabel barang (TblBarang)...9
Tabel 5 Properties Field...10
Tabel 6 Data barang...11
Tabel 7 Data tabel kuliah...18
Tabel 8 Data tabel hasil belajar...18
Tabel 9 Data tabel pemasok...19
Tabel 10 Data tabel transaksi...19
Tabel 11 Pengisian data pada jendela macro open form barang...39
Tabel 12 Tabel kondisi...40
Tabel 13 Pendefinisian menu pilihan menu utama...47
Tabel 14 Pendefinisian menu pilihan menu data...48
Tabel 15 Pendefinisian menu pilihan menu transaksi...48
Tabel 16 Pendefinisian menu pilihan menu transaksi...49
BAB 1
PENGENALAN MICROSOFT ACCESS 2007 DAN PEMBUATAN TABEL
1.1Pengenalan Antarmuka Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 merupakan program aplikasi yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database secara mudah dan cepat. Gambar 1 merupakan tampilan awal ketika kita memilih tombol Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007.
Gambar 1 Tampilan awal Microsoft Access 2007.
Area kerja dari Access 2007 mengalami pembaharuan yang terletak pada interface baru yang dinamakan Ribbon, yang daftar menunya tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tabs akan menampilkan submenu dalam bentuk Groups yang berisikan Command Button atau tombol perintah. Fungsi-fungsi penting yang paling sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat melalui Groups. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 2 berikut.
1. Office Button/Tombol Office adalah pengganti menu File yang biasa ditemukan pada aplikasi Microsoft Access. Didalamnya berisi perintah New, Open, Save, Save as, Print, Manage, Email, Publish, Close Database, Access Options, dan Exit Access.
2. Quick Access Toolbar adalah customizable toolbar yang berisi perintah-peirntah penting seperti Save, Undo, Redo, dan toolbar lainnya yang bisa ditambahkan sendiri sesuai keperluan.
Gambar 1 Tampilan jendela Access 2007.
3. Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada versi Access sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah menggunakan bentuk Tabs yang berisi beberapa Groups dan didalamnya terdapat Command Button. Ribbon di Access 2007 terdiri atas lima Tabs yaitu: Home, Create, External Data, Database Tools, dan Datasheet. Setiap Tab dibagi ke dalam Group-Group. Group-group tersebut merupakan kumpulan fitur-fitur yang didesain untuk menampilkan fungsi yang akan digunakan dalam mengembangkan database. Fitur yang umum digunakan ditampilan pada Ribbon. Untuk melihat fitur tambahan di setiap Group, klik panah di sebelah kanan tiap Group (lihat Gambar 3).
4. Database Object merupakan tempat obyek-obyek yang telah diaktifkan dan digunakan di dalam sebuah database. Adapun contohnya seperti Table, Form, Report, Macro.
5. Object Preview adalah tampilan obyek yang diaktifkan seperti Table, Form, Report.
6. View Shortcut adalah fitur dalam Access 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan obyek dengan mode tertentu sesuai dengan obyek yang digunakan. Contohnya Design view, Layout view, Datasheet view, Form view, PivotTable view, PivotChart view.
1.2 Membuat Database
Langkah membuat database baru sebagai berikut:
1. Pilih tombol Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007.
2. Pilih New Blank Database.
3. Ketik nama file pada text box “File Name” dan tentukan lokasi penyimpanan dengan menekan button folder sebelah kanannya (Gambar 4). Pada kasus ini beri nama file “dbMahasiswa”.
4. Klik tombol Create.
Gambar 1 Tampilan jendela pembuatan database baru.
1.3 Tipe data
Tipe data yang dapat ditempatkan pada setiap field sebagai berikut: a. Text. Tipe data ini menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca. Sebuah
field text dapat berisi 255 karakter atau sebanyak lebar yang ditentukan
dalam properti Field Size.
b. Memo. Tipe data ini menerima teks sebagai catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 63999 karakter.
c. Number. Tipe data ini menerima angka yang biasanya dioperasikan menggunakan operasi matematis. Properti Field Size pada tipe data number dijelaskan pada Tabel 1.
Tabel 1. Field Size tipe data number Field Size Jangkauan
Byte 0-255
Integer -32768 s/d 32767
Long Integer -2147483648 s/d 2147483647
Single -3.402823E38 s/d -1.401298E-45 untuk nilai negatif 1.401298E-45 s/d 3.402823E38 untuk nilai positif
Double -1.79769313486231E308 s/d -4.94065645841247E-324 untuk nilai negatif
1.79769313486231E308 s/d 4.94065645841247E-324 untuk nilai positif d. Date/Time. Tipe data ini menerima tanggal/waktu. Tipe data ini berisi nilai
data tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai dengan 9999.
e. Currency. Tipe data ini menerima nilai uang dan data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis.
f. AutoNumber. Tipe data ini menerima bilangan berurutan atau bilangan acak yang unik yang secara otomatis diberikan Access 2007 jika record baru ditambahkan ke dalam tabel.
g. Yes/No. Tipe data ini berisi nilai Yes atau No atau field yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai (Yes/No, True/False, atau On/Off).
h. OLE Object. Tipe data ini berisi obyek yang dihubungkan ke atau disisipkan ke dalam tabel Access 2007. Obyek di sini contohnya lembar kerja Excel, dokumen Word, gambar, foto, grafik, suara.
i. Hyperlink. Tipe data ini berisi alamat hiperlink (URL) agar bisa terkait dengan obyek atau data yang tersimpan di lokasi tertentu.
j. Attachment. Tipe data ini untuk attach gambar, file spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe lain yang didukung oleh suatu file ke dalam record database, seperti attach file ke e-mail messages.
k. Lookup Wizard. Tipe data ini digunakan untuk memilih nilai dari tabel lain atau daftar nilai yang didefinisikan sendiri dengan menggunakan list box atau
combo box.
1.4 Field Property
Tampilan field property berbeda-beda untuk masing-masing field, tergantung tipe datanya. Field property yang ada dalam Access 2007, diantaranya;
a. Field Size, digunakan untuk menentukan lebar maksimum untuk data yang disimpan dalam suatu field. Field size ditujukan untuk tipe data Text, Number, dan AutoNumber.
b. Format, digunakan untuk mengatur tampilan angka, tanggal, waktu, dan teks yang ditampilkan di layar maupun di printer.
c. Input Mask, digunakan untuk menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga digunakan untuk mengendalikan nilai yang dapat dimasukkan.
d. Decimal Places, digunakan untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan.
e. Caption, digunakan untuk menampilkan informasi yang berguna untuk user sebagai judul kolom, form, atau laporan.
f. Default Value, digunakan untuk menentukan nilai yang otomatis diisikan ke dalam suatu field ketika record baru dibuat. Property ini tidak berlaku untuk tipe data AutoNumber dan OLE Object.
g. Validation Rule, digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu.
h. Validation Text, digunakan untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan data yang diberikan pada field tertentu.
i. Required, digunakan untuk menentukan apakah sebuah field harus diisi atau tidak. Jika isinya Yes, maka pada setiap kita mengisikan record baru, kita harus mengisikan nilai ke dalam field ini. Jika isinya No, kita dapat mengosongkan nilainya.
j. Allow Zero Length, digunakan untuk menentukan bilamanakah “Zero-length
string” (“”) adalah kata yang valid ke dalam sebuah field dalam tabel.
Bernilai Yes, jika data tersebut dianggap valid dan bernilai No jika dianggap tidak valid. Property ini hanya berlaku untuk tipe data Text, Memo, dan Hyperlink.
k. Indexed, digunakan untuk membuat index pada field ini.
1.5 Membuat Tabel
Langkah membuat tabel baru sebagai berikut: 1. Klik tab Create.
2. Pilih Command Button Table Design untuk mendefinisikan nama field, tipe data, dan deskripsi. Jika ingin langsung membuat Tabel bisa memilih Command Button Table (lihat Gambar 5).
Gambar 1 Tampilan tab Create.
3. Jendela Table Design akan ditampilkan seperti Gambar 6. Isikan nama field dan tipe data sesuai Gambar 6.
Gambar 1 Desain tabel mahasiswa. 4. Simpan dengan nama TblMahasiswa.
5. Pilih No, jika ada message box “Do you want to create a primary key now?”
1.6 Mengubah Desain Tabel
Untuk menambah field “anak ke” dan mengubah tipe data NRP menjadi teks, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih TblMahasiswa (aktifkan TblMahasiswa).
2. Pilih Tab Home View Design View seperti Gambar 7 atau klik kanan pada TblMahasiswa bagian Database Object, kemudian pilih Design View.
Gambar 1 Menu pilihan Design View.
3. Sisipkan field anak ke sebelum field TmpLahir dengan cara klik kanan di field TmpLahir dan pilih Insert Rows. Tuliskan field “AnakKe” dan pilih tipe data number di bagian Data Type.
4. Ubah tipe data NRP menjadi teks dengan cara memilih di dropdown bagian Data Type sehingga desain tabelnya seperti Gambar 8.
Gambar 1 Desain tabel mahasiswa setelah dilakukan perubahan.
1.7 Memasukkan data
Langkah memasukkann data:
1. Klik dua kali pada nama tabel, pada contoh ini TblMahasiswa atau pilih nama tabel kemudian pilih Tab Home View Datasheet View atau klik kanan
pada TblMahasiswa bagian Database Object, kemudian pilih Open. Tampil
datasheet untuk memasukkan data.
2. Masukkan data seperti Gambar 9.
Gambar 1 Data tabel mahasiswa.
Catatan:
Pada saat memasukkan data pada field dengan tipe data Date/Time, klik tanda untuk memasukan tanggal secara otomatis.
1.8 Menggunakan Data Berjenis Lookup Wizard
Untuk membuat field agama berjenis lookup wizard, langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih TblMahasiswa (aktifkan TblMahasiswa).
2. Pilih Tab Home View Design View atau klik kanan pada TblMahasiswa bagian Database Object, kemudian pilih Design View.
3. Pilih Lookup Wizard pada Data Type field Agama. Tampil kotak dialog seperti Gambar 10.
Gambar 1 Kotak dialog Lookup Wizard yang pertama.
4. Pada kotak dialog Gambar 10, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini:
I want the lookup column to look up the values in a table or query, bila kita ingin mengambil data dari tabel atau query yang sudah ada pada
database.
I will type in the values that I want, bila kita ingin mengetikkan datanya. Pada kasus ini pilih pilihan ini.
5. Klik tombol Next.
6. Tuliskan data seperti Gambar 11.
Gambar 1 Kotak dialog Lookup Wizard yang kedua. 7. Klik tombol Next.
8. Klik tombol Finish.
9. Amati ketika menambahkan nilai pada field Agama.
10. Tambahkan record “G007”, “Bela”, “Bogor”, 7, “Bogor”, “4 Januari 1988”,”Kristen”.
Latihan:
Buat TblHobi pada dbMahasiswa dengan field: idHobi (autonumber) dan NamaHobi (text). Isikan value NamaHobi dengan data: memancing, berkuda, memasak, membuat website. Tambahkan field Hobi setelah field Agama pada TblMahasiswa. Buat tipe data field Hobi: Lookup Wizard, kemudian hubungkan datanya menggunakan data pada TblHobi !
Tgl:
Nilai:
1.9 Format Tabel
Format tabel supaya menarik, dapat dilakukan dengan cara: 1. Pilih Tab Home Group Font.
2. Atur warna garis tabel, warna teks, warna latar, ukuran huruf seperti perintah dalam Microsoft Word.
1.10 Input Mask
Input mask merupakan fasilitas yang berfungsi menampilkan validasi
data untuk menentukan bentuk pemasukkan data sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Data karakter input mask disajikan Pada Tabel 2. Contoh penempatan dan penggunaan input mask disajikan pada Tabel 3.
Tabel 1 Data karakter Input mask
Karakt er
Deskripsi
0 Digit/angka (0 to 9, harus dimasukkan, tanda plus [+] dan tanda minus [–] tidak diperkenankan).
9 Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan, tanda plus dan minus tidak diperkenankan).
# Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan; spasi ditampilkan sebagai kosong ketika dalam mode Edit, tetapi kosong dihilangkan ketika data disimpan, tanda plus dan minus tidak diperkenankan). L Huruf (A s/d Z, harus dimasukkan).
? Huruf (A s/d Z, tidak harus dimasukkan). A Huruf atau digit/angka (harus dimasukkan). a Huruf atau digit/angka (tidak harus dimasukkan). & Semua karakter atau spasi (harus dimasukkan). C Semua karakter atau spasi (tidak harus dimasukkan).
. , : ; - / Karakter pemisah, misal: pemisah decimal, pemisah ribuan, pemisah tanggal, dan pemisah waktu.
< Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf kecil. > Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf besar.
! Menyebabkan input mask menampilkan dari kanan ke kiri. Karakter yang diketikkan ke dalam mask selalu terisi dari kiri ke kanan.
\ Menyebabkan karakter yang mengikuti ditampilkan sebagai karakter literal (Contoh: \A ditampilkan A saja).
* Setting sebagai nilai password
Tabel 1 Contoh penempatan dan penggunaan input mask
Input Mask Hasil Tampilan
(000) 000-0000 (021) 486-4582
(999) 999-9999! (007) 145-7845 atau () 145-7845 (000) AAA-AAAA (021) EN4-K474
>L0L 0L0 S4W 1L4 >L<??????? Arie
nick 0-&&&&-0 nick 1-9324-9
>LL<000\-00 BK777-77 atau KR454-44
>L<????????????? Buku atau Pena atau Penghapus
Buatlah database baru dengan nama dbBarang dan buatlah desain tabel barang seperti Tabel 4, properties field seperti Tabel 5, dan isikan datanya seperti Tabel 6.
Tabel 1 Desain Tabel barang (TblBarang)
Nama Field Tipe data Lebar/Ukura
n Field Description
KodeBarang Text 4 Karakter pertama menunjukkan jenis barang, tiga karakter terakhir nomor urut.
NamaBarang Text 20 Nama barang
Satuan Text 1 1=Unit; 2=Box; 3=Lembar;
4=Kg
Stock Number Integer Jumlah barang terakhir HargaSatuan Number Currency Harga satuan jual barang Tabel 1 Properties Field
Field Default Value
Input Mask Validation Rule Validation Text Require d KodeBarang - Karakter pertama harus huruf A, B, atau C, tiga karakter terakhir harus angka, dan tidak ada spasi
Karakter pertama harus huruf A, B, atau C (Gunakan fungsi LEFT dan OR) Tuliskan pesan “Karakter pertama harus huruf A, B, atau C” Yes (Isi field tidak boleh kosong) Satuan 1 Karakter yang
bisa dimasukkan hanya angka Karakter yang bisa dimasukkan hanya angka 1,2,3, atau 4 (Gunakan Like) Tuliskan pesan “Masukkan angka 1,2,3 atau 4” Yes
Stock 0 - Tidak boleh
negatif (Stock >= 0) Tuliskan pesan “Tidak boleh negatif”
-HargaSatuan 0 - Tidak boleh
negatif Tuliskan pesan “Tidak boleh negatif” -Jawab:
Field Input Mask Validation Rule
KodeBarang
Field Input Mask Validation Rule
Stock
-HargaSatuan
-Tabel 1 Data barang
KodeBarang NamaBarang Satuan Stock HargaSatua
n A001 Komputer 1 23 4000000 A002 Printer 1 10 900000 A003 Disket 2 75 35000 B001 Terigu 4 20 5000 C001 Kaca 1 21 2800 C002 Papan 3 10 20000 B002 Beras 4 10 4500 C010 Kayu 3 23 10000 B009 Gula 4 10 6600 A011 Stabilizer 1 75 50000 A004 Radio 1 15 450000
A005 Televisi Warna
14” 1 20 1200000
1. Coba ganti nilai field KodeBarang A001 menjadi D001. Amati yang terjadi 2. Coba ganti nilai field KodeBarang A002 menjadi ABCD. Amati yang terjadi 3. Coba ganti nilai field Satuan pada NamaBarang Komputer menjadi 6. Amati
yang terjadi
4. Coba ganti nilai field Stock pada Namabarang Disket menjadi -7. Amati yang terjadi.
BAB 2
SORT DAN FILTER, RELASI 2.1 Mengurutkan Data
Access juga mempunyai fasilitas untuk mengurutkan data secara cepat dan tepat. Langkah-langkah untuk mengurutkan data sebagai berikut:
1. Buka TblBarang yang pernah dibuat pada praktikum sebelumnya.
2. Pilih field yang akan diurutkan datanya dengan cara menempatkan penunjuk sel pada field yang akan dijadikan kunci pengurutan. Pada kasus ini field KodeBarang
3. Pilih Tab Home Pilih Command Button Ascending (A-Z) pada bagian Group Sort & Filter .
Tgl:
Nilai:
4. Untuk membatalkan pengurutan data dan mengembalikan data ke posisi aslinya, pilih Command Button Clear All Sort pada bagian Group Sort & Filter .
Latihan
1. Urutkanlah data berdasarkan field Stock (descending) pada TblBarang. 2. Urutkanlah data pada TblMahasiswa berdasarkan field Nama.
2.2 Menyaring Data dengan Fasilitas Selection
Penyaringan data dengan fasilitas Selection dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pilih dan klik nama tabel yang akan dilakukan penyaringan data. Pada kasus ini pilih TblMahasiswa.
2. Tempatkan penunjuk sel pada nilai field yang akan dijadikan kriteria penyaringan. Misalnya akan ditampilkan data mahasiswa yang kota asalnya = Surabaya, maka tempatkan penunjuk sel di sel yang berisi Surabaya. 3. Pilih Tab Home Command Button Selection pada Group Sort & Filter
Equals “Surabaya”. Hasil penyaringan ditampilkan pada Gambar 12.
Gambar 1 Hasil penyaringan data dengan kriteria KotaAsal = “Surabaya”. 4. Jika kita ingin menyaring data dengan kriteria penyaringan yang kota asalnya
bukan tinggal di Surabaya, pilih Tab Home Command Button Selection pada Group Sort & Filter Does Not Equals “Surabaya”. Dengan langkah ini semua data mahasiswa yang kota asalnya selain Surabaya akan ditampilkan seperti Gambar 13.
Gambar 1 Hasil penyaringan data dengan kriteria KotaAsal <> “Surabaya”. 5. Untuk membatalkan penyaringan data dan mengembalikan data ke posisi
aslinya, pilih Advanced pada bagian Sord & Filter Clear All Filters atau bisa menekan command button Toggle Filter.
2.3 Menyaring Data dengan Fasilitas Filter By Form
Fasilitas ini dapat menyaring data pada satu waktu dengan menggunakan lebih dari satu kriteria, dapat menggunakan kriteria OR, dan dapat menyertakan logika seperti >,<. Langkah untuk menyaring data dengan kriteria KotaAsal = Bogor atau Jombang yang beragama Islam adalah sebagai berikut:
1. Pilih Tab Home Advanced pada bagian Sort & Filter Filter By Form. Tampil jendela untuk memasukkan kriteria seperti Gambar 14.
Gambar 1 Jendela untuk memasukkan kriteria.
2. Pada tab Look for isi field KotaAsal dengan Bogor dan field Agama dengan Islam, kemudian pada tab Or isi field KotaAsal dengan Jombang dan field Agama dengan Islam.
3. Untuk menampilkan hasilnya, pilih Advanced pada bagian Sort & Filter Apply Filter/Sort.
4. Untuk membatalkan penyaringan data dan mengembalikan data ke posisi aslinya, pilih Advanced pada bagian Sord & Filter Clear All Filters
atau bisa menekan command button Toggle Filter.
Latihan
Saringlah data pada TblBarang dengan kriteria digit pertama nilai field KodeBarang adalah “A” dan Stock > 25.
2.4 Menyaring Data dengan Fasilitas Filter
Penyaringan data dengan fasilitas filter dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut (kasus menyaring data pada TblBarang yang harga satuannya >= 1.000.000):
1. Buka TblBarang
2. Letakkan pointer pada salah satu sel di kolom HargaSatuan 3. Pilih Tab Filter pada Group Sort & Filter
4. Pilih Number Filters Greather than
5. Tampil kotak dialog seperti Gambar 16.
Gambar 1 Kotak dialog greater than. 6. Masukkan angka 1000000
7. Klik OK
8. Untuk membatalkan penyaringan data, klik Toggle Filter.
2.5 Menyaring Data dengan Fasilitas Advanced Filter/Sort
Advanced Filter/Sort memungkinkan kita melakukan penyaringan data dengan kriteria yang lebih rumit. Misalnya kita akan menyaring data pada TblBarang dengan kriteria field KodeBarang yang diawali huruf A, Stock lebih besar dari 30 dan diurutkan berdasarkan Stock secara Descending, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih Tab Home Advanced pada Group Sort & Filter Advanced Filter/Sort. Dialog filter akan ditampilkan seperti Gambar 17.
Gambar 1 Kotak dialog Filter. 2. Isikan nilai seperti Gambar 17.
3. Untuk menampilkan hasilnya, pilih Advanced pada Group Sort & Filter Apply Filter/Sort.
Latihan
1. Saringlah data yang Kode Barangnya diawali huruf A atau C dan Satuannya unit!
2. Saringlah data yang KodeBarangnya mempunyai nomor urut (digit kedua sampai keempat) lebih kecil dari 003 dan Stocknya lebih besar atau sama dengan 20 !.
3. Saringlah data yang Satuannya unit atau lembar dan Stock lebih besar dari 20 dan nilai barang (Stock*HargaSatuan) lebih kecil dari 2.000.000 !.
4. Saringlah data yang Nama Barangnya diakhiri dengan huruf R !.
5. Saringlah data yang digit pertama field Nama Barang = k dan digit ketiga field Nama Barang = m !.
6. Saringlah data pada TblMahasiswa yang bukan beragama Islam menggunakan fasilitas Advanced Filter/Sort !.
2.6 Mencari dan Mengganti Data
Fasilitas Find berguna untuk mencari sebuah record yang berisi data tertentu, sedangkan fasilitas Replace berguna untuk mengganti data yang ditemukan dengan data baru yang telah ditentukan. Untuk mencari data menggunakan fasilitas Find, langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih dan buka tabel yang datanya akan dicari. Pada kasus ini pilih TblMahasiswa
2. Pilih Tab Home Command Button Find pada Group Find. Kotak dialog akan ditampilkan
3. Pada kotak isian Find What, ketikkan data yang ingin dicari, misal: Sinta 4. Pada kotak daftar pilihan Look in, pilih dan klik area pencarian.
5. Pada kotak daftar pilihan Match, pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini:
Whole Field, melacak data yang teksnya betul-betul sama. Misalnya yang dicari “Sinta”, maka yang ditemukan hanya data “Sinta”, tidak akan menemukan “Dra. Sinta”, “Sinta Bela”.
Start of Field, melacak data yang diawali dengan teks yang dicari. Misalnya yang dicari “Sinta”, maka yang ditemukan “Sinta” dan “Sinta Bela”.
Any Part of Field, melacak data yang mengandung teks yang dicari. Misalnya yang dicari “Sinta”, maka yang ditemukan “Sinta”, “Dra. Sinta”, “Sinta Bela”, dan “Sharli Sinta”.
6. Pada kotak daftar pilihan Search, pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini:
All, melacak data pada semua record.
Down, melacak data ke record-record berikutnya (melacak maju) mulai dari posisi sekarang berada.
Up, melacak data ke record-record sebelumnya (melacak mundur) mulai dari posisi record sekarang berada.
7. Pilih dan klik tombol Find Next.
Untuk mengganti data dengan menggunakan fasilitas Replace, langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih dan buka tabel yang datanya akan dicari. Pada kasus ini pilih TblMahasiswa.
2. Pilih Tab Home Command button Replace pada Group Find. Kotak dialog akan ditampilkan.
3. Pada kotak isian Find What, ketikkan data yang ingin diganti.
5. Pilih dan klik tombol Replace.
2.6 Primary Key dan Foreign Key
Tabel-tabel dalam database pada Database Management System (DBMS) Microsoft Access bisa saling memiliki hubungan (relationship), oleh karena itu pada sistem DBMS relasional seperti Microsoft Access dapat dengan cepat menemukan dan menampilkan informasi yang disimpan dalam tabel-tabel terpisah dengan menggunakan query. Agar informasi dapat diambil dengan cepat dan mudah, tiap tabel seharusnya menyertakan sebuah atau beberapa
field yang secara unik menandai tiap record yang disimpan dalam tabel. Field
yang unik ini disebut primary key. Nilai dari primary key ini tidak boleh sama atau nilai kosong (null) di dalam field primary key. Apabila sebuah tabel A mempunyai primary key yang diambil dari primary key tabel B maka field dari tabel A itu merupakan foreign key tabel A dan merupakan primary key dari tabel B.
Untuk menambahkan primary key dalam suatu tabel, langkahnya sebagai berikut (kasus: menambahkan primary key pada field NRP TblMahasiswa):
1. Buka desain TblMahasiswa dengan cara pilih Tab Home Command Button View Design View.
2. Pilih field NRP.
3. Otomatis Tab Design akan terpilih, kemudian pilih Command Button Primary Key yang berlambang kunci .
4. Hasilnya dapat dilihat di Gambar 18, yaitu terdapat tanda kunci di sebelah kiri
field NRP.
Gambar 1 Tampilan field yang diberi primary key.
6. Simpan hasilnya dengan memilih Tombol Office Save atau memilih toolbar Save di bagian Quick Access Toolbar.
7. Untuk menghilangkan tanda primary key, pilih field yang akan dihilangkan
primary key-nya dan klik Command Button primary key.
Latihan
1. Buatlah TblKuliah yang berisi field KodeKuliah (bertipe Text dan merupakan
primary key), NamaKuliah (beripe Text), sks (bertipe Number, dengan validation rule: hanya angka 1, 2, 3, 4 yang bisa dimasukkan), semester
(bertipe Number, dengan validation rule: hanya angka 1, 2, 3, 4, 5, dan 6 yang bisa dimasukkan).
2. Buatlah TblHasilBelajar yang berisi field NRP (beripe Text dan merupakan
foreign key), KodeKuliah (beripe Text dan merupakan foreign key), NilaiUTS
(bertipe Number), dan NilaiUAS (bertipe Number).
2.7 Relationship dan Tabel Berelasi
Jenis relasi antartabel adalah:
One-to-many relationship (relasi satu ke banyak). Relasi satu ke banyak
adalah jenis relasi yang paling umum. Dalam relasi ini, sebuah record dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B. Namun sebuah record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record yang bersesuaian dalam tabel A.
Many-to-many relationship (relasi banyak ke banyak). Dalam relasi banyak ke
banyak, sebuah record dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B, begitu pula sebaliknya. Jenis relasi ini hanya dimungkinkan jika kita mendefinisikan tabel baru sebagai perantara. Relasi banyak ke banyak sebenarnya merupakan dua buah relasi satu ke banyak terhadap tabel perantara.
One-to-one relationship (relasi satu ke satu). Dalam relasi ini, setiap record
dalam tabel A hanya dapat memiliki satu record yang bersesuaian dalam tabel B, dan sebaliknya.
Cara membuat hubungan antartabel adalah (kasus: TblMahasiswa, TblKuliah, dan TblHasilBelajar):
1. Pilih Tab Database Tools Relationship.
2. Pilih TblMahasiswa, TblKuliah, dan TblHasilBelajar. 3. Klik tombol Add.
4. Klik tombol Close dan hasilnya seperti Gambar 19.
Gambar 1 Tabel yang akan dihubungkan.
5. Buat hubungan dengan menyeret (drag) field NRP pada TblMahasiswa ke
field NRP pada TblHasilBelajar. Kotak dialog Edit Relationship akan
ditampilkan seperti Gambar 20.
Tgl:
Gambar 1 Kotak dialog Edit Relatioship.
6. Beri tanda pada semua pilihan yaitu Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields dan Cascade Delete Related Records. Hal ini bertujuan untuk menjaga integritas data. Artinya jika salah satu nilai pada tabel yang berelasi diubah/dihapus maka tabel yang lain yang berhubungan juga akan berubah/terhapus. Jika kita hanya memilih Enforce Referential Integrity saja, maka salah satu kasusnya ketika kita akan menghapus suatu record pada tabel yang berelasi. Penghapusan itu tidak bisa dilakukan karena antara tabel tersebut berhubungan.
7. Klik tombol Create.
8. Drag field KodeKuliah pada TblKuliah ke field KodeKuliah pada TblHasilBelajar.
9. Hasilnya ditampilan pada Gambar 21.
10. Untuk menghapus hubungan, klik kanan pada garis hubungan dan pilih Delete.
Gambar 1 Hubungan antartabel dbMahasiswa.
Latihan
1. Isikan data pada TblKuliah seperti pada Tabel 7. Tabel 1 Data tabel kuliah
KodeKuliah NamaKuliah sks Semester
TEK303 Manajemen Basis Data 3 3
DIP108 Aplikasi Komputer 3 1
TEK601 Sistem Informasi 2 6
TEK202 Pengantar Organisasi Komputer 2 2 2. Isikan data TblHasilBelajar seperti Tabel 8.
Tabel 1 Data tabel hasil belajar
NRP KodeKuliah NilaiUTS NilaiUAS
NRP KodeKuliah NilaiUTS NilaiUAS G001 DIP108 60 80 G001 TEK202 55 50 G003 TEK303 56 70 G003 TEK202 80 65 G004 TEK601 54 80 G004 TEK202 40 60 G004 DIP108 80 60 G007 TEK303 80 50 G007 TEK601 70 70 G007 TEK202 65 55
3. Coba isikan A001 pada field KodeKuliah, amati yang terjadi.
4. Coba hapus record dengan primary key DIP108 pada TblKuliah dan buka TblHasilBelajar. Amati yang terjadi. Apa yang menyebabkan record di TblHasilBelajar yang mengandung nilai DIP108 menjadi hilang juga?
5. Buatlah relationship untuk dbBarang (sebelumnya sudah terdapat TblBarang), sehingga hasilnya seperti Gambar 22. Isikan data untuk TblPemasok seperti Tabel 9 dan data untuk TblTransaksi seperti Tabel 10.
Gambar 1 Hubungan antartabel dbBarang. Tabel 1 Data tabel pemasok
KodePemasok Nama Alamat Telepon
P001 Abdul Munif Jl. Sukasari 223 Bogor 0251342644
S002 CV Makmur
Terus Jl. Kenanga 5 Kav. 44 Bogor 0251352552
P002 PT Sumber
Jaya Jl. Kemerdekaan 56 Jakarta 0218553343 P003 CV Abadi Jl. Dedali putih 32
Sukabumi
0266532633 Tabel 1 Data tabel transaksi
NoTransak
si Tanggal KodeBarang KodePemasok Jumlah Harga
B001 23 Agustus 2006 A001 P001 25 87500000 B002 23 Agustus 2006 A002 S002 12 9600000 B003 23 Agustus 2006 B001 P002 30 120000 B004 25 Agustus 2006 C001 P003 25 37500
NoTransak si Tanggal KodeBaran g KodePemaso k Jumlah Harga B005 25 Agustus 2006 C002 P003 20 240000 B006 28 Agustus 2006 B009 S002 30 174000 B007 29 Agustus 2006 B002 P002 50 200000 B008 29 Agustus 2006 C010 P003 30 210000 BAB 3 QUERY
Query digunakan untuk mengatur data mana saja pada suatu tabel yang
perlu ditampilkan. Query juga digunakan untuk melihat, mengubah, dan menganalisis data dalam berbagai cara dan dapat dijadikan sebagai sumber untuk record-record yang digunakan pada form dan report. Ada beberapa macam query yang terdapat dalam Access 2007, diantaranya:
Select query, mengambil data dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan suatu kriteria tertentu, kemudian menampilkannya. Kita juga dapat menggunakan select query untuk mengelompokkan sejumlah record dan menghitung total, banyak data, serta rata-ratanya.
Parameter query, merupakan query yang jika dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan informasi yang akan digunakan sebagai kriteria untuk mengambil data atau suatu nilai yang ingin disisipkan ke dalam suatu
field.
Crosstab query, menampilkan datasheet dalam bentuk crosstab.
Action query, merupakan query yang membuat perubahan terhadap satu atau beberapa record sekaligus. Ada empat macam action query yaitu:
o Delete query, digunakan untuk menghapus sekumpulan record dalam satu tabel atau lebih berdasarkan kriteria tertentu.
o Update query, digunakan untuk membuat perubahan umum/global terhadap sekumpulan record dalam satu tabel atau lebih berdasarkan kriteria tertentu.
o Append query, digunakan untuk menambahkan sekelompok record dari satu atau lebih tabel ke dalam satu atau lebih tabel berdasarkan kriteria tertentu.
o Make table query, digunakan untuk membuat tabel baru dari seluruh atau sebagian data dalam satu atau lebih tabel. Make table query juga berguna untuk membuat tabel untuk ditransfer pada DBMS Access 2007 yang lain atau versi sebelumnya.
Tgl:
Nilai:
3.1 Select Query
Berikut akan diberikan langkah-langkah membuat query dari TblBarang yang menampilkan enam field (Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Stock, Harga Satuan dan Nilai Barang), yang nilai dari field Satuan ditampilkan dalam bentuk keterangannya dan Nilai Barang merupakan hasil kali dari Stock dan Harga Satuan.
1. Pilih tab Create Query Design pada Group Other.
2. Kotak dialog Show Table akan ditampilkan seperti Gambar 23.
Gambar 1 Kotak dialog Show Table. 3. Blok atau pilih TblBarang.
4. Klik tombol Add.
5. Klik tombol Close. Jendela Select Query akan ditampilkan seperti Gambar 24.
Gambar 1 Jendela select query. 6. Isi data seperti Gambar 24.
7. Pada baris field, kolom ke-3 yang menampilkan Satuan, klik kanan di field tersebut, pilih Zoom, tuliskan sintaks seperti Gambar 25, dan klik OK.
Gambar 1 Sintaks untuk field satuan barang.
8. Pada baris field, kolom ke-6 yang menampilkan Nilai Barang, klik kanan di
Gambar 1 Sintaks untuk field nilai barang.
9. Untuk menampilkan hasilnya, pilih Tab Design Command Button Run pada Group Results
atau pilih Command Button View Datasheet View. Hasilnya akan ditampilkan seperti Gambar 27.
Gambar 1 Hasil query menggunakan select query. 10. Simpan query tersebut dengan nama query nilai barang.
Latihan
1. Buatlah query dengan menggunakan source TblBarang yang terdiri atas 6 field yaitu Jenis Barang, Nomor Urut Barang, Nama Barang, Satuan (ditampilkan dalam bentuk keterangannya), Harga Satuan, dan Nilai Barang (Stock * HargaSatuan) yang diurutkan berdasarkan Jenis Barang (ascending) dan Nomor Urut Barang (descending) untuk yang stocknya lebih besar dari 20. Untuk jenis barang gunakan ketentuan: jika karakter pertama dari KodeBarang: A = Elektronik, B = Makanan, C = Lain-lain.
2. Buatlah query dengan menggunakan source dbBarang sehingga hasilnya seperti Gambar 28.
Gambar 1 Hasil query dengan source dbBarang.
Tgl:
3.2 Parameter Query
Langkah membuat parameter query menggunakan source TblMahasiswa yang menanyakan nama sebagai kriteria untuk mengambil data adalah :
1. Buka dbMahasiswa
2. Pilih tab Create Query Design pada Group Other. 3. Blok atau pilih TblMahasiswa.
4. Klik tombol Add.
5. Klik tombol Close. Jendela Select Query akan ditampilkan seperti Gambar 29. 6. Isi data seperti Gambar 29.
Gambar 1 Tampilan untuk parameter query.
7. Pilih Tab Design Command Button Parameters pada Group Show/Hide. Jendela Query Parameters akan ditampilkan seperti Gambar 30.
8. Ketikkan seperti Gambar 30 dan klik OK.
9. Klik Command Button Run pada Group Results. Kotak dialog seperti Gambar 31 akan ditampilkan. Isi dengan sinta dan klik OK.
Gambar 1 Kotak dialog parameter. 10. Simpan dengan nama queryParameter.
11. Untuk menghapus parameter, pilih Design View Command Button Parameters pada Group Show/Hide, sorot isinya lalu tekan DEL. Hapus teks pada Criteria yang bertuliskan [Ketikkan nama].
Latihan: Buat parameter query menggunakan source dbBarang dengan nilai
parameter nama barang !
3.3 Make Table Query
Contoh berikut ini akan menyalin semua data dari TblBarang yang mempunyai satuan unit dan lembar ke tabel baru TblSalinBarang. Field-field yang akan disimpan pada TblSalinBarang adalah Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Stock, Harga Satuan, dan Nilai Barang (Perkalian antara Stock dan HargaSatuan). Langkah-langkah untuk membuat make table query sebagai berikut:
1. Buka dbBarang
2. Pilih tab Create Query Design pada Group Other. 3. Blok atau pilih TblBarang.
4. Klik tombol Add. 5. Klik tombol Close.
6. Pilih Command button Make Table pada Group Query Type. Jendela Make Table akan ditampilkan seperti Gambar 32.
Gambar 1 Jendela Make Table.
7. Tulis TblSalinBarang pada kotak isian Table Name dan tandai option button Current Database.
9. Isi data seperti Gambar 33. Perhatikan field Satuan, baris Criteria !.
Gambar 1 Tampilan untuk make table query. 10. Simpan dengan nama query MakeTable.
11. Klik Command button run. Kotak dialog konfirmasi seperti Gambar 34 akan ditampilkan.
Gambar 1 Kotak dialog konfirmasi. 12. Klik Yes.
13. Untuk melihat hasilnya, pilih Tables pada Database Object. 14. Buka TblSalinBarang.
Catatan: Jika tidak bisa dilakukan Make Table Query atau query-query jenis yang
lain, cek pada bagian bawah Ribbon ! (Gambar 35). Jika ada “Security Warning, pilih Options Aktifkan option button Enable this Content OK (Gambar 36)”.
Gambar 1 Kotak dialog security alert.
3.4 Update Query
Contoh berikut ini akan mengubah KotaAsal Iwan pada TblMahasiswa yang awalnya Jakarta menjadi Bekasi. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Buka dbMahasiswa.
2. Pilih tab Create Query Design pada Group Other. 3. Blok atau pilih TblMahasiswa.
4. Klik tombol Add. 5. Klik tombol Close.
6. Pilih Command button Update pada Group Query Type. Jendela Update Query akan ditampilkan seperti Gambar 37.
Gambar 1 Jendela update query. 7. Isi data seperti Gambar 37.
8. Simpan dengan nama queryUpdate 9. Klik Command Button Run.
10. Untuk melihat hasilnya, pilih Tables pada Database Object dan buka TblMahasiswa. Perhatikan kota asal Iwan.
Latihan
Ubahlah isi field Harga Satuan pada TblBarang sehingga harga satuan setiap barang bertambah 5% dari harga lama untuk semua barang yang mempunyai satuan unit !.
3.5 Append Query
Untuk menambahkan semua data dari TblBarang yang mempunyai satuan kilogram atau box ke TblSalinBarang. Langkah-langkahnya sama seperti subbab 3.3 (Make Table Query), hanya saja pada langkah 6, pilih Command button Append pada Group Query Type dan isian data pada langkah 9 diganti seperti Gambar 38. Simpan dengan nama queryAppend.
Gambar 1 Jendela append query.
3.6 Delete Query
Untuk menghapus semua data dari TblSalinBarang yang mempunyai satuan unit, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Buka dbBarang.
2. Pilih tab Create Query Design pada Group Other. 3. Blok atau pilih TblSalinBarang.
4. Klik tombol Add. 5. Klik tombol close.
6. Pilih Command button Delete pada Group Query Type. 7. Isi data seperti Gambar 39.
Tgl:
Nilai:
Gambar 1 Jendela delete query. 8. Simpan dengan nama queryDelete. 9. Klik Command Button Run.
10. Untuk melihat hasilnya, pilih Tables pada Database Object dan buka TblSalinBarang.
3.7 Crosstab Query
Contoh berikut akan membuat bentuk crosstab untuk menjumlahkan banyaknya stock barang (akan dijadikan sebagai value) per jenis barang (dalam keterangannya, akan dijadikan sebagai Row Heading) dan per satuan (dalam keterangannya, akan dijadikan sebagai Column Heading) dengan menggunakan TblBarang sebagai source-nya. Untuk itu lakukan langkah sebagai berikut:
1. Buka dbBarang.
2. Pilih tab Create Query Design pada Group Other. 3. Blok atau pilih TblBarang.
4. Klik tombol Add. 5. Klik tombol close.
6. Pilih Command Button Crosstab pada Group Query Type. 7. Isikan data seperti Gambar 40.
Gambar 1 Jendela crosstab query.
8. Pada baris field, kolom ke-1 yang menampilkan Jenis Barang, klik kanan di
Gambar 1 Sintaks untuk field jenis barang.
9. Pada baris field, kolom ke-2 yang menampilkan Satuan Barang, klik kanan di field tersebut, pilih Zoom, tuliskan sintaks seperti Gambar 42, dan klik OK.
Gambar 1 Sintaks untuk field satuan barang. 10. Simpan dengan nama queryCrosstab.
11. Klik Command Button Run. Hasilnya seperti Gambar 43.
Gambar 1 Hasil crosstab TblBarang.
Latihan
Buatlah bentuk crosstab query dari TblBarang untuk menghitung banyaknya data (count) barang per jenis barang (Row Heading) dalam tiap satuannya (Column Heading) (lihat Gambar 44).
Gambar 1 Crosstab menghitung banyaknya data.
Tgl:
BAB 4
FORM, REPORT, MACRO, DAN VISUAL BASIC APPLICATION 4.1 Form
Form dirancang dan dibuat guna mempermudah memasukkan data pada
tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data, dan mencetaknya. Kita dapat membuat sebuah form dengan fasilitas Form Design atau dengan Form Wizard.
4.1.1 Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard
Untuk membuat form isian data barang dengan source TblBarang, lakukan perintah-perintah sebagai berikut:
1. Buka dbBarang.
2. Pilih tab Create More Forms pada Group Forms Form Wizard. Kotak dialog Form Wizard akan ditampilkan seperti Gambar 45.
Gambar 1 Kotak dialog Form Wizard.
3. Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih dan klik nama field yang ingin disertakan pada form, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini, nama
field yang dipilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields.
Lakukan langkah yang sama untuk memilih nama-nama field yang lain. Untuk memilih dan memindahkan semua nama field yang ada, klik tombol >>. Pada kasus ini pindahkan semua field.
4. Klik tombol Next.
5. Pilih salah satu layout form, misal: Columnar. 6. Klik tombol Next.
7. Pilih salah satu style, misal: Median. 8. Klik tombol Next.
9. Tuliskan “Form Data Barang” pada kotak isian What title do you want for your form?
10. Klik tombol Finish dan hasilnya ditampilkan seperti Gambar 46.
Gambar 1 Hasil perancangan form dengan fasilitas form wizard.
Fasilitas Form Wizard juga dapat membuat form yang melibatkan lebih dari satu tabel. Caranya: pada kotak dialog pertama Form Wizard, setelah tabel pertama dipilih, pilih kembali tabel kedua.
Latihan: Buat form yang melibatkan TblBarang dan TblTransaksi sehingga hasil
Gambar 1 Hasil perancangan form yang melibatkan dua tabel.
Catatan: Pemasukkan data bisa dilakukan melalui form. 4.1.2 Membuat Form dengan Cepat
1. Buka dbBarang TblBarang
2. Pilih Tab Create Form pada Group Forms
3. Otomatis akan membuat form standar dari Access 2007. Jika tabel tersebut berhubungan dengan tabel yang lain, maka akan tampil subformnya.
4. Jika ingin mengubah tampilan, pilih Tab Design Command Button View Design View.
4.1.3 Membuat Form dengan Fasilitas Form Design
Untuk membuat form isian data barang dengan source TblBarang menggunakan fasilitas Form Design, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Buka dbBarang.
2. Pilih tab Create Form Design pada Group Forms. Kotak dialog Form Design akan ditampilkan seperti Gambar 48.
Gambar 1 Jendela perancangan form.
3. Apabila ingin merancang form untuk pemasukan data pada suatu tabel, kita harus menentukan data source-nya terlebih dahulu. Klik command button Add Existing Field pada Group Tools Object untuk menampilkan panel Field List.
4. Pilih tabel yang akan dibuat formnya (pada kasus ini TblBarang) dengan cara klik tanda + pada TblBarang.
5. Pindahkan field satu per satu dengan cara klik dan drag field ke form bagian Detail.
6. Tambahkan textbox pada Group Controls untuk membuat label jumlah yang merupakan perkalian antara stock dengan harga satuan (Gambar 51). Pilih format currency pada bagian Property Sheet, panel sebelah kanan (Gambar 49).
Gambar 1 Panel property sheet.
7. Pilih form pada combo box selection type bagian property sheet (Gambar 50).Kemudian Record Selectors, Navigation Buttons, dan Dividing Lines pada
tab Format dinonaktifkan terlebih dahulu.
Gambar 1 Panel property sheet, combo box selection type.
8. Untuk membuat judul pada Form Header, caranya: klik kanan pada bagian Detail Form Header/Footer. Berikan judul ”Data Barang PT Terus Makmur” menggunakan Objek Label pada Group Controls.
9. Gunakan command button “Button” untuk membuat navigation button seperti Gambar 51 menggunakan Objek Button pada Group Controls dan gunakan objek Image untuk menampilkan gambar.
10. Pada kotak Categories, pilih Record Navigations dan pada kotak Actions, pilih sesuai kebutuhan.
Gambar 1 Perancangan form.
11. Untuk melihat hasilnya, pilih Tab Design Command button View Form View. Hasilnya seperti Gambar 52.
Gambar 1 Hasil perancangan form barang.
12. Coba tambahkan record pada Form Barang dan lihat hasilnya pada TblBarang!
Latihan
Buatlah perancangan form untuk form isian data mahasiswa menggunakan design view, dengan ketentuan:
o Navigation buttons tidak ditampilkan.
Tgl:
Nilai:
o Record selectors tidak ditampilkan. o Dividing lines tidak ditampilkan
o Buat empat command button untuk navigasi seperti Gambar 51.
4.1.4 Option Group
Option group mempunyai fungsi untuk menyediakan input data dalam bentuk beberapa pilihan yang ditampilkan dalam jenis control option button, check box, atau toggle button. Pada form barang yang telah dibuat sebelumnya (Gambar 51 dan 52), akan dibuat option group untuk field satuan sehingga hasilnya seperti Gambar 53.
Gambar 1 Tampilan option group untuk field satuan. Langkahnya sebagai berikut:
1. Klik objek option group pada Group Controls .
2. Klik bagian form (bagian detail). Kotak isian seperti Gambar 54 akan ditampilkan.
3. Isi data seperti Gambar 54.
Gambar 1 Kotak dialog Option Group Wizard. 4. Klik Next.
5. Tentukan pilihan default dari daftar pilihan. Dalam kasus ini pilih Yes, the default choice is unit dan klik Next.
6. Kotak dialog isian untuk value/data akan ditampilkan seperti Gambar 55. Isi data seperti Gambar 55.
Gambar 1 Kotak isian untuk value data. 7. Klik Next.
8. Klik pilihan Store the value in this field dan pilih field Satuan dalam combo
box di sebelah kanannya.
9. Klik Next.
10. Selanjutnya akan ditampilkan beberapa pilihan mengenai jenis control yang akan digunakan dalam option group tersebut (Gambar 56). Dalam contoh ini pilihlah pilihan Option Buttons.
Gambar 1 Kotak dialog jenis control. 11. Klik Next.
12. Tuliskan caption untuk option group, misal: satuan. 13. Klik Finish.
14. Simpan desain form dengan nama Form Barang Option Group. 15. Untuk melihat hasilnya, pilih Command Button View Form View.
4.2 Report
Report digunakan untuk membuat laporan yang efisien dan efektif. Adapun
cara dan tampilan desain membuat suatu report hampir sama dengan pembuatan form, misalnya untuk penggunaan Command button pada Group Controls dan property sheetnya sama dengan form.
Berikut akan diberikan contoh membuat suatu laporan pembelian barang dengan source TblTransaksi, TblBarang, dan TblPemasok dengan menggunakan wizard.
1. Buka dbBarang.
2. Pilih tab Create Report Wizard pada Group Reports. Kotak dialog Report Wizard akan ditampilkan seperti Gambar 57.
Gambar 1 Kotak dialog Report Wizard.
3. Pada combo box Tables/Queries pilih nama Tabel yang akan digunakan. Isi daftar field bagian Selected Fields seperti Gambar 57.
4. Klik Next. Kotak dialog untuk memilih field yang akan dijadikan dalam pembagian group akan ditampilkan seperti Gambar 58. Pada kasus ini tidak ada pembagian group.
5. Klik Next. Kotak dialog pengurutan akan ditampilkan seperti Gambar 59. Isi kriteria pengurutan seperti Gambar 59.
Gambar 1 Kotak dialog pengurutan. 6. Klik Next.
7. Pilih layout report dan orientasi halaman. Pada kasus ini pilih Tabular dan Landscape.
8. Klik Next.
9. Pilih style yang diinginkan. 10. Klik Next.
11. Tuliskan nama judul report, misal: Laporan Pembelian Barang PT Terus Makmur.
12. Klik Finish. Hasilnya seperti Gambar 60.
13. Untuk mengubah desain report, pilih Command button View Design View.
Gambar 1 Laporan pembelian barang PT Terus Makmur.
Latihan
1. Buatlah laporan seperti Gambar 61. Pilih field Satuan dalam pembagian
group.
Gambar 1 Daftar laporan barang berdasarkan satuan.
4.3 Macro
Untuk melengkapi aplikasi yang telah dibuat, kita dapat menggunakan macro. Berikut adalah langkah membuat macro untuk membuka form barang: 1. Pilih tab Create Macro pada Group Other Macro.
2. Klik Command button Macro Names pada Group Show/Hide. Command button yang lainnya, seperti Show All Actions, Conditions, Arguments tidak diaktifkan. Jendela macro akan ditampilkan seperti Gambar 62.
Gambar 1 Jendela Macro. 3. Isi data seperti Tabel 11.
Tabel 1 Pengisian data pada jendela macro open form barang
Macro Name Action Action Argument
Buka Form OpenForm Form Name: Form Barang (disesuaikan dengan nama form yang akan dibuka) View: Form
Data Mode: Add
(Bandingkan dengan Data Mode Edit) 4. Simpan dengan nama Open Form Barang.
5. Untuk menjalankan macro Open Form Barang, klik macro Open Form Barang, kemudian pilih Command Button Run pada Group Tools.
Langkah untuk membuat macro untuk menentukan keterangan satuan adalah: (sebelumnya buat form seperti Gambar 63)
Gambar 1 Form barang. 1. Pilih tab Create Macro pada Group Other Macro.
2. Klik Command button Conditions pada Group Show/Hide. Command button yang lainnya, seperti Show All Actions, Macro Names, Arguments tidak diaktifkan. Isi data seperti Tabel 12, kemudian simpan dengan nama “macro keterangan satuan”.
Condition Action Message Type
[Satuan] = “1” MsgBox Unit Information [Satuan] = “2” MsgBox Box Information [Satuan] = “3” MsgBox Lembar Information [Satuan] = “4” MsgBox Kilogram Information
3. Masukkan objek “Button” di bawah Harga satuan, tampil kotak dialog Command Button Wizard pertama seperti Gambar 64. Kemudian pilih nama macro seperti Gambar 65 dan tuliskan nama button seperti Gambar 66, kemudian pilih Next dan Finish.
Gambar 1 Kotak dialog command button wizard categories dan actions.
Gambar 1 Kotak dialog command button wizard nama button. 4. Aplikasi yang dibuat menghasilkan bentuk seperti Gambar 67.
Gambar 1 Aplikasi macro untuk form barang.
4.4. Visual Basic Application
Visual Basic Application atau disebut VBA, merupakan kode perintah yag sama seperti Visual Basic. VBA merupakan fitur pelengkap dari Access yang dapat mengubah aplikasi yang dibuat menjadi kompleks dan interaktif. Langkah membuat VBA untuk form barang yang dibuat pada Gambar 67 adalah:
1. Tambahkan toggle button di sebelah button Ket Satuan seperti Gambar 68. Ubah properties name menjadi “Tombol VBA” dan caption menjadi “VBA”.
Gambar 1 Toggle button VBA. 2. Pilih Tab Event pada property sheet.
3. Pada bagian “On Click” pilih Event Procedure, dan klik tanda browse (Gambar 69).
Gambar 1 Property sheet tab event.
4. Tampil jendela seperti Gambar 70 dan isikan data seperti Gambar 70.
Gambar 1 Kode program untuk button dengan caption tombol VBA. 5. Aplikasi yang dibuat menghasilkan bentuk seperti Gambar 71.
Gambar 1 Aplikasi VBA untuk form barang.
Latihan:
Buat VBA untuk form pada Gambar 53. Jika button Previous diklik beberapa kali dan sudah berada pada awal record , maka tampil pesan “Anda sudah berada di awal record” dan jika button Next diklik beberapa kali dan sudah berapada di akhir record, maka tampil pesan “Anda sudah berada di akhir record” !
Tgl:
Nilai:
BAB 5
MENU (SWITCHBOARD DAN FORM)
Untuk memudahkan menavigasi semua obyek pada file database yang telah dirancang, kita dapat membuat menu navigasi yang berupa switchboard atau berupa form yang berisi menu hasil rancangan kita sendiri. Sebagai contoh, kita bermaksud membuat menu navigasi untuk memudahkan membuka atau meng-edit obyek database dengan struktur menu seperti Gambar 72.
Gambar 1 Struktur menu.
5.1. Menu Navigasi berupa Switchboard
Untuk membuat menu navigasi berupa switchboard berdasarkan struktur menu Gambar 72, ikuti langkah berikut ini:
1. Buka dbBarang.
2. Pilih Tab Database Tools Switchboard Manager pada Group Database Tools. Apabila anda belum pernah mendefinisikan sebelumnya, kotak dialog konfirmasi yang meminta menyetujui pembuatan switchboard baru akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut klik tombol Yes. Kotak dialog Switchboard Manager akan ditampilkan seperti Gambar 73.
Gambar 1 Kotak dialog Switchboard Manager.
3. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pendefinisian semua halaman switchboard yang akan digunakan. Pada kasus ini, kita perlu membuat empat halaman switchboard. Untuk membuat dan menyunting halaman switchboard ikuti langkah berikut ini:
Klik tombol Edit pada kotak dialog switchboard manager. Kotak dialog
Edit Switchboard Manager akan ditampilkan seperti Gambar 74.
Gambar 1 Kotak dialog Edit Switchboard Manager.
Tuliskan Menu Utama pada kotak isian Switchboard Name.
Klik tombol Close.
Klik tombol New untuk membuat halaman switchboard baru. Kotak dialog Create New akan ditampilkan seperti Gambar 75. Pada kotak isian Switchboard Page Name, ketikkan Menu data, kemudian klik OK.
Gambar 1 Kotak dialog Create New.
Dengan langkah yang sama, buat halaman switchboard baru lainnya (Menu Transaksi dan Menu Laporan), sehingga hasilnya seperti Gambar 76.
Gambar 1 Tampilan hasil pembuatan halaman switchboard.
4. Langkah berikutnya mulai mendefinisikan isi dari setiap halaman switchboard. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard yang akan didefinisikan isinya. Kita mulai dari memilih Menu Utama, kemudian klik tombol perintah Edit. Kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama akan ditampilkan seperti Gambar 77.
Gambar 1 Kotak dialog Edit Switchboard Page menu utama.
5. Pada kotak dialog Gambar 77 tersebut, lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Klik tombol New dan kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan seperti Gambar 78.
Gambar 1 Kotak dialog Edit Switchboard Item untuk menu utama.
6. Isikan data seperti Gambar 78. Lanjutkan pendefinisian menu pilihan lainnya dengan mengklik tombol New dan lakukan pengisian seperti Tabel 13, sehingga hasilnya seperti Gambar 79.
Tabel 1 Pendefinisian menu pilihan menu utama
Text Command Switchboard
&Transaksi Go to Switchboard Menu Transaksi &Laporan Go to Switchboard Menu Laporan
&Keluar Exit Application
Gambar 1 Tampilan setelah menu utama didefinisikan. 7. Untuk menutup kotak dialog Gambar 79, klik tombol Close.
8. Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan isi dari halaman switchboard Menu Data. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard Menu Data, kemudian klik tombol Edit. Kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Data ditampilkan seperti Gambar 80.
Gambar 1 Kotak dialog Edit Switchboard Page menu data. 9. Klik tombol New dan lakukan pengisian seperti Gambar 81.
Gambar 1 Kotak dialog Edit Switchboard Item untuk menu data.
10. Lanjutkan pendefinisian menu pilihan lainnya dengan mengklik tombol New dan lakukan pengisian seperti Tabel 14, sehingga hasilnya seperti Gambar 82. Tabel 1 Pendefinisian menu pilihan menu data
Data Pemasok Open Form in Edit Mode Form Pemasok &Kembali ke Menu Utama Go to Switchboard Menu Utama
Gambar 1 Tampilan setelah menu data didefinisikan. 11. Untuk menutup kotak dialog Gambar 82, klik tombol Close.
12. Lakukan pendefinisan untuk menu transaksi seperti Tabel 15 dan hasilnya seperti Gambar 83.
Tabel 1 Pendefinisian menu pilihan menu transaksi
Text Command Switchboard
Transaksi Pembelian Open Form in Edit Mode Form Transaksi &Kembali ke Menu Utama Go to Switchboard Menu Utama
Gambar 1 Tampilan setelah menu transaksi didefinisikan.
13. Lakukan pendefinisan untuk menu laporan seperti Tabel 16 dan hasilnya seperti Gambar 84.
Tabel 1 Pendefinisian menu pilihan menu transaksi
Text Command Switchboard
Laporan Data Barang Open Report Laporan Data Barang Laporan Data Pemasok Open Report Laporan Data Pemasok Laporan Transaksi
Pembelian Open Report Laporan Transaksi &Kembali ke Menu Utama Go to Switchboard Menu Utama
Gambar 1 Tampilan setelah menu laporan didefinisikan. 14. Untuk menutup kotak dialog Gambar 84, klik tombol Close.
15. Setelah seluruh halaman switchboard dilengkapi, tutup jendela Switchboard Manager dengan memilih tombol Close.
16. Untuk melihat hasilnya, pilih Forms pada Database Object, klik dua kali pada Switchboard. Hasilnya seperti Gambar 85.
Gambar 1 Halaman switchboard pertama yang berisi menu utama.
17. Coba klik menu Data dan amati yang terjadi. Lakukan untuk menu Transaksi, Laporan, dan Keluar.
18. Untuk mendesain Switchboard yang telah dibuat, klik Design.
19. Ubah Judul dbBarang menjadi Menu Utama dan tambahkan gambar yang diinginkan sehingga contoh hasilnya seperti Gambar 86.
