KATA PENGANTAR
Usaha dibidang Jasa konstruksi merupakan salah satu bidang yang telah berkembang pesat di Indonesia, dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menegah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannnya .
Pada kenyataanya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya masih relative masih rendah dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaan tenaga ahli / terampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi.
Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan.
Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perlu dilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain.
Pelaksanaan konstruksi bendungan yang memerlukan biaya mahal juga mempunyai resiko yang tinggi bila terjadi kegagalan konstruksi.
Untuk hal tersebut diperlukan adanya Pelaksana Bendungan yang professional, mampu mewujudkan sasaran dan tujuan tugas pekerjaan (X) sebanyak (Y) kualitas (Z) selesai tempo (T).
Materi pelatihan pada jabatan Pelaksana Bendungan ini terdiri dari 10 (sepuluh) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam pelatihan untuk jabatan kerja pelaksana bendungan.
Kami sadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangannya khususnya untuk modul Manajemen Proyek pekerjaan konstruksi SDA.
Dengan segala kerendahan hati kami mengharapkan kritik, saran, masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini.
Jakarta, Desember 2005
LEMBAR TUJUAN
Judul Pelatihan : Pelaksana Bendungan
TUJUAN PELATIHAN
A. Tujuan Umum Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan mampu : Melaksanakan konstruksi bendungan sesuai gambar pelaksanaan Rencana Mutu kontrak dan Dokumen Kontrak .
B .Tujuan Pelatihan Khusus
Setelah mengikuti pelatihan peserta mampu :
1. Menguasai gambar pelaksanaan, Spesifikasi Teknik, Rencana Mutu, jadwal Pelaksanaan, K3, RKL dan RPL.
2. Membuat program mingguan berdasarkan jadwal Pelaksanaan Proyek. 3. Membuat Pekerjaan Persiapan Pelaksanaan Konstruksi.
4. Melaksanakan Pekerjaan Konstruksi sesuai Gambar Pelaksanaan, Spesifikasi Teknik, Metode Pelaksanaan, K3, RKL dan RPL
5. Membuat Laporan Pekerjaan.
6. Memantau dan mengevaluasi hasil pekerjaan
MODUL NOMOR : DCE – 05: Manajemen Proyek Tujuan Instruksional Umum (TIU)
Setelah selesai mengikuti modul ini, peserta diharapkan mampu memahami prinsip-prinsip pengendalian untuk menghasilkan ketepatan mutu, waktu dan biaya serta mampu menerapkan dalam pelaksanaan konstruksi Bendungan .
Tujuan Instruksional Khusus (TIK)
Setelah modul ini diajarkan peserta diharapkan mampu :
1. Menjelaskan tentang lingkup Manajemen Proyek bagi Pelaksana Bendungan mencakup yang mencakup gambaran garis besar tentang mekanisme pelaksanaan pekerjaan.
2. Menjelaskan apa yang harus dilakukan didalam penyiapan sumber daya maupun keterkaitannya dengan fungsi-fungsi manajemen.
3. Menjelaskan filosofi kerja bahwa pelaksanaan tugasnya harus mengindahkan aspek legal dari dokumen kontrak yang mengikat para pihak yang terkait secara hukum.
4. Menerapkan kewajibannya untuk secara konsisten menerapkan prosedur pengendalian biaya, mutu dan waktu didalam koridor administrasi penyelenggaraan proyek.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
LEMBAR TUJUAN...ii
DAFTAR ISI...iv
DESKRIPSI PENGEMBANGAN MODUL ...vi
PANDUAN PEMBELAJARAN ...vii
MATERI SERAHAN ...xi
BAB 1 PENDAHULUAN ...1-1
BAB 2 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN PROYEK ...2-1
BAB 3 PRINSIP UMUM MANAJEMEN PROYEK ...3-1 3.1. Sumber Daya ...3-1 3.2. Fungsi-fungsi manajemen...3-4
BAB 4 DOKUMEN YANG MENGIivKAT PENYELENGGARAAN PROYEK ...4-1 4.1. Kontrak Pelaksana Konstruksi ...4-1 4.2. Kontrak Pengawasan Konstruksi ...4-3
BAB 5 KEWAJIBAN PENYEDIA JASA ...5-1 5.1. Kewajiban Pelaksana Konstruksi...5-1 5.2. Kewajiban Pengawas Konstruksi...5-2
BAB 6 OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK ...6-1 6.1. Tahap persiapan Pelaksanaan...6-1 6.1.1. SPMK...6-1 6.1.2 Pra Construction ...6-2 6.1.3 Rencana Pelaksanaan Proyek...6-7 6.1.3.1 Organisasi Proyek...6-8 6.1.3.2. Jadwal Pelaksanaan Rroyek dan
Jadwal Sumber Daya...6-10 6.1.3.3. Rencana Mutu proyek ...6-17 6.1.3.4. Metode pelaksanaan pekerjaan...6-18 6.1.3.5. Survei lapangan ...6-21 6.1.3.6. Mobilisasi ... 6-22
6.1.3.7. Rencana Anggaran Pelaksanaan
dan Rencana Arus Kas Proyek...6-26 6.1.3.8. Rencana K3 Proyek ...6-29 6.1.3.9. Rencana Kelola Lingkungan ...6-32 6.2. Tahap Operasional Pelaksanaan Proyek...6-38 6.2.1. Tahap Aktivitas Operasional Pelaksanaan Proyek...6-38 6.2.2. Rapat Konstruksi dan Koordinasi Proyek ...6-40 6.2.3. Advance Payment ...6-43 6.2.4. Buku Harian dan Laporan...6-43 6.2.5. Pembayaran Prestasi Pekerjaan ...6-47 6.2.6. Pekerjaan Tambah/Kurang ...6-49 6.2.7. Review Design...6-50 6.2.8. Perpanjangan Waktu Pelaksanaan ...6-52 6.2.9. Denda ...6-54 6.2.10. Tata Cara Perhitungan Penyusaian Harga ...6-54 6.2.11. Penyelesaian Perselisihan Kontrak...6-55 6.3. Tahapan Penyelesaian dan Penyerahan Proyek ...6-58 6.3.1. Program Penyelesaian Pekerjaan ...6-58 6.3.2. PHO ...6-60 6.3.3. FHO ...6-66
BAB 7 KEMAMPUAN TAMBAHAN PENGELOLAAN PROYEK ...7-1 7.1. Komunikasi ...7-1 7.2. Pendelegasian ...7-11 7.3. Negosiasi ...7-21 7.4. Kewirausahaan ...7-24 RANGKUMAN... DAFTAR PUSTAKA ...
DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN PELAKSANA BENDUNGAN
1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Pelaksana Bendungan (Dam Construction Engineer) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalammnya telah ditetapkan unit-unit kompetensi, dan kriteria unjuk kerja, sehingga dalam Pelatihan Pelaksanaan Bendungan, unit-unit kompetensi tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.
2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, ketrampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut.
3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusunn seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Pelaksana Bendungan
DAFTAR MODUL
No. Kode Judul Modul
1. DCE - 01 UUJK, Etika Profesi dan Etos Kerja 2. DCE – 02a Keselamatan dan Kesehatan Kerja
DCE – 02b Manajemen Lingkungan 3. DCE – 03 Dokumen Kontrak
4. DCE - 04 Spesifikasi Teknik bidang Sumber Daya AirI 5. DCE - 05 Manajemen Proyek
6. DCE – 06 Tahapan dan Metode Pelaksanaan 7. DCE – 07 Pengendalian Mutu, Biaya dan Waktu 8. DCE – 08 Pengetahuan dan Karakteristik Bahan
9. DCE – 09 Pengukuran Dan Perhitungan Hasil Pekerjaan 10. DCE – 09 Sistem Manajemen Mutu
Kegiatan Instruktur
Kegiatan Peserta
Pendukung
1.Ceramah Pembukaan
- Menjelaskan Tujuan Instruksional (TIU & TIK )
- Merangsang motivasi peserta dengan pertanyaan atau pengalamannya dalam memakai bahan-bahan. Waktu : 5 menit
- Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif
- Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas.
O.H.T
12.Ceramah : Pendahuluan - Menjelaskan focus modul
ini dimana peserta diajakuntuk memahami mekanisme.
- Menjelaskan kriteria untuk keberhasilan pelaksanaan proyek.
Waktu : 10 menit
Bahan : Materi serahan Bab 1 dan Bab 2
- Mendengarkan
penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang
perlu
- Bertanya bila perlu
O.H.T
23. Ceramah : Prinsip umum Manajemen Proyek, dokumen yang mengikat penyelenggaraan proyek dan kewajiban penyedia jasa.
- Menjelaskan fungsi-fungsi manajemen dan sumber
daya pekerjaan
melaksanakan pekerjaan. - Menjelaskan dokumen apa
saja yang mengikat penyelenggaraan proyek.
- Mendengarkan
penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang
perlu
- Bertanya bila perlu
Kegiatan Instruktur
Kegiatan Peserta
Pendukung
- Menjelaskan apa saja kewajiban penyedia jasa Waktu : 45 menit
Bahan : Materi Serahan Bab 2 : Umum
4.Ceramah : Tahap pelaksanaan proyek dan Rencana Pelaksanaan Proyek
- Menjeleaskan apa yang harus dilakukan pada persiapan pelaksanaan proyek
Waktu : 75 menit
Bahan : Materi serahan Bab 3: Kunci Sukses Pengenalan Proyek
- Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang
perlu
- Bertanya bila perlu
O.H.T
45.Ceramah : Tahap pelaksanaan dan penyelesaian penyerahan proyek
- Menjelaskan apa yang harus dilakukan dan hal-hal apa yang perlu dipahami pada waktu pelaksanaan, penyelesaian dan penyerahan proyek
Waktu : 90 menit
Bahan : Materi serahan Bab 6 poin 2 dan 3
- Mendengarkan
penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang
perlu
- Bertanya bila perlu
O.H.T
56.Ceramah : Dokumen yang mengikat penyelenggaraan Proyek
- Menjelaskan bagaimana seorang manajer proyek mingkatkan kemampuan pribadi dalam hal
- Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif
- Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya bila perlu
Kegiatan Instruktur
Kegiatan Peserta
Pendukung
komunikasi,
pendelegasian, negosiasi, kewirausahaan
Waktu : 45 menit
Bahan : Materi serahan Bab 8
BAB 1
PENDAHULUAN
Menurut Koontz dan O’ Donnell, manajemen diartikan sebagai pelaksanaan sesuatu dengan menggunakan orang-orang lain atau “getting things done through people”. Dalam pengertian yang sederhana dapat diartikan bahwa manajemen konstruksi adalah pelaksanaan sesuatu proyek dengan menggunakan orang-orang lain. Sedangkan proyek adalah suatu kegiatan yang dibatasi oleh tujuan, sasaran, persyaratan administrasi, persyaratan-persyaratan teknis, biaya dan waktu, kapan harus dimulai dan kapan harus diakhiri.
Fokus dari tulisan ini adalah mencoba memahami bagaimana mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi (Sumber Daya Air khususnya Konstruksi Bendungan) harus dilakukan, siapa-siapa saja yang terlibat, apa kualifikasinya, apa tanggung jawabnya dan proses utama apa saja yang harus dilalui, agar pekerjaan konstruksi tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan segala persyaratan yang telah disepakati.
Pekerjaan konstruksi Sumber Daya Air atau sering disebut sebagai civil works, sampai saat ini pada umumnya dibiayai dengan dana Pemerintah, bisa Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi ataupun Pemerintah Kabupaten. Sebagian (kecil) memang ada yang sumber dananya berasal dari investor atau dari swasta, namun mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi pada umumnya memerlukan tatacara yang sudah baku yaitu ada unsur pelaksana dan ada unsur pengawas yang melakukan interaksi untuk menyelenggarakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Dimana posisi pekerjaan konstruksi tersebut di dalam suatu proyek ? Mengambil referensi dari proyek-proyek pemerintah di bidang Sumber Daya Air, pekerjaan konstruksi atau civil works itu pada umumnya merupakan suatu paket di dalam Proyek Pembangunan Sumber Daya Air,. Paket pekerjaan konstruksi tersebut diberikan kepada kontraktor sebagai penyedia jasa melalui pelelangan atau pemilihan langsung tergantung pada tata cara pengadaan jasa konstruksi yang telah ditetapkan. Dalam hal ini kontraktor difungsikan sebagai pelaksana lapangan yang diikat oleh Pinbagpro Fisik dengan surat perjanjian kontrak, diawasi oleh konsultan supervisi. Sedangkan konsultan supervisi sebagai penyedia jasa, ikatan kontraknya (diperoleh melalui pelelangan atau pemilihan langsung) dilakukan dengan Proyek Perencanaan dan Pengawasan Sumber Daya Air, tugas utamanya
adalah membantu Pinbagpro Fisik mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor.
Untuk mencapai efisiensi penyelenggaraan proyek yaitu tepat mutu, tepat biaya dan tepat waktu, diperlukan alat kontrol dalam mekanisme pengendaliannya yaitu berupa pembuatan time schedule proyek (bar chart, S – Curve), penyelenggaraan pre construction meeting, penyiapan review design, penyiapan laporan bulanan, tri wulanan dan lain sebagainya. Jika seluruh rangkaian kegiatan pelaksanaan dan pengawasan tersebut sudah dapat menghasilkan suatu produk yang kurang lebih memenuhi persyaratan-persyaratan teknis maupun administratif yang telah ditetapkan maka manajemen proyek pada akhirnya akan sampai kepada tahap Provisional Hand Over dan kemudian Final Hand Over setelah melalui tahap warranty period.
BAB 2
KUNCI SUKSES PENGELOLAAN PROYEK
Dalam manajemen proyek selalu diungkapkan bahwa suatu proyek dalam pelaksanaannya harus memenuhi 3 kriteria, yaitu:
▪ Biaya Proyek, tidak melebihi batas yang telah direncanakan atau yang telah disepakati sebelumnya atau sesuai dengan kontrak suatu pelaksanaan
▪ Mutu pekerjaan, atau mutu hasil akhir pekerjaan dan proses/ cara pelaksanaan pekerjaan harus memenuhi standar tertentu sesuai dengan kesepakatan, perencanaan, ataupun dokumen kontrak pekerjaan
▪ Waktu penyelesaian pekerjaan, harus memenuhi batas waktu yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan atau dokumen kontrak pekerjaan yang bersangkutan
Dalam kenyataan, 3 kriteria yang menjadi sifat proyek itu merupakan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh manajemen proyek. Karena peranan manajer proyek sangat dominan dan sangat menentukan upaya pencapaian sasaran proyek tersebut, maka manajer proyek harus mempunyai otoritas dan kemampuan fungsi manajemen dan administrasi dalam menjalankan tanggung jawabnya
Dengan perkembangan standar-standar kehidupan sosial ekonomi masyarakat suatu negara, maka tuntutan atas nilai keberhasilan suatu proyek juga meningkat. Lebih-lebih tuntutan akan mutu hasil proyek, proses pelaksanaan pekerjaan dan waktu penyelesaian pekerjaan proyek. Karena itu hasil suatu rancang bangun yang bermutu dari produk beberapa waktu yang lalu mungkin sudah merupakan hasil produk yang tidak memenuhi kriteria mutu pada saat ini atau masa yang akan datang. Demikian pula proses dan cara pelaksanaan suatu pekerjaan atau produk yang bermutu dan direkomendasikan pemakaiannya pada waktu yang mendatang.
Untuk itulah setiap perusahaan dengan beberapa manajernya yang andal selalu melakukan langkah antisipasi dengan perencanaan dan pengembangan sumber daya tenaga dan manajemennya, agar selalu menjadi yang terdahulu dan terdepan dalam setiap era perkembangan teknalogi, aplikasi teknologi dan kebutuhan atau trend dimasa depan. Namun demikian, ketiga kriteria pengelolaan proyek yang sukses seperti tersebut diatas masih relevan meskipun ada 2 poin tambahan yang sebenarnya merupakan penegasan atas mutu dari suatu pekerjaan atau proyek. Dengan penjelasan dan tampilan ‘segitiga sasaran
manajemen proyek’ tersebut maka tolok ukur sukses pengelolaan proyek bisa diringkas menjadi 5 poin berikut yaitu,
▪ Tepat biaya ▪ Tepat mutu ▪ Tepat waktu
▪ Lingkungan kerja yang sehat dan aman serta penerapan K3 yang konsisten ▪ Semua pihak yang terkait pelaksanaan proyek PUAS
BIAYA MUTU WAKTU
INDIKASI SUKSES INDIKASI SUKSES INDIKASI SUKSES - SESUAI DOKUMEN
KONTRAK DAN KESEPAKATAN
- PEMILIK PROYEK SETUJU DAN MELAKUKAN
PEMBAYARAN PROYEK SELESAI
- TIDAK TERJADI PROGRESS BILLING TIDAK TERBAYAR - SEMUA PIHAK TERKAIT
PELAKSANAAN PROYEK PUAS
- CITRA PERUSAHAAN BAIK - ADA UNDANGAN ATAU
PENUNJUKAN PROYEK BARU - MEMPEROLEH MANFAAT POSITIF TERMASUK KEUNTUNGAN BAGI PERUSAHAAN - SESUAI DOKUMEN KONTRAK, SPESIFIKASI DAN KESEPAKATAN - PEMILIK PROYEK SETUJU
DAN MENERIMA PROYEK DENGAN TANPA
KOMENTAR/ SYARAT TERTENTU
- TIDAK ADA PENALTY, COMPLAIN ATAU KLAIM ATAS MUTU HASIL KERJA PROYEK
- KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (K-3) DI LAKSANAKAN DENGAN BAIK
- SEMUA PIHAK TERKAIT PELAKSANAAN PROYEK PUAS
- MEMPEROLEH CERTIFICATE OF COMPLETION
- CITRA PERUSAHAAN BAIK - ADA UNDANGAN ATAU
PENUNJUKAN PROYEK BARU
- SESUAI SKEDUL KERJA DOKUMEN KONTRAK , KESEPAKATAN
- PEMILIK PROYEK SETUJU DAN MENERIMA
SELESAINYA SEBAGAIAN ATAU KESELURUHAN YANG BERSANGKUTAN - TIDAK ADA COMPLAIN
ATAU CLAIM DARI PEMBERI KERJA ATAU PIHAK KETIGAYANG TERKAIT DENGAN PENYELESAIAN
PEKERJAAN TERSEBUT - SEMUA PIHAK TERKAIT
PELAKSANAAN PROYEK PUAS
- CITRA PERUSAHAAN BAIK - ADA UNDANGAN DAN
PENUNJUKAN PROYEK BARU
Karena setiap proyek selalu menyangkut sumber daya baik itu dana(keuangan), tenaga ahli (ketrampilan) maupun sarana lainnya maka suatu proyek biasanya dikelola secara bisnis artinya suatu proyek itu bisa dikuti dan dikelola secara bisnis bila memenuhi syarat dan memberikan manfaat bagi kalangan bisnis, karena kepentingan bisnis itulah kontraktor ikut berperan dalam tim manajemen proyek. Misi proyek menjadi profit centre bagi
perusahaannya untuk berproduksi dan mendapatkan hasil dari usahanya. Dengan demikian kriteria sukses pengelolaan proyek secara bisnis bagi kontraktor tidak lagi berupa lima poin tetapi menjadi 7 poin, yaitu:
• Tepat biaya (wajar, efisien dan sesuai kontrak)
• Tepat mutu (proses dan hasil pekerjaan diterima oleh pemilik dengan baik) • Tepat waktu (efektif dan sesuai dengan kesepakatan/kontrak)
• Lingkungan kerja sehat dan aman, K3 dilaksanakan dengan konsisten • Memuaskan semua pihak yang terkait dalam proses pelaksanaan proyek
• Memberi keuntungan financial sesuai dengan rencana dan kesepakatan antara manajer proyek dan direksi/perusahaannya.
• Meningkatkan citra perusahaan sehingga menjadi lebih baik
Dengan demikian mencapai sasaran atau memperoleh keuntungan financial dan meningkatkan citra perusahaan menjadi lebih baik merupakan keharusan bagi kontraktor dalam rangka mengelola suatu proyek. Misi yang berat ini harus diemban dan menjadi tanggung jawab manajemen proyek.
BAB 3
PRINSIP UMUM MANAJEMEN PROYEK
Manajemen dalam penyelenggaraan proyek tergantung pada 2 faktor utama yaitu sumber daya dan fungsi-fungsi manajemen. Sumber daya terdiri dari manusia, uang, peralatan, dan material, sedangkan fungsi-fungsi manajemen dimaksudkan sebagai kegiatan-kegiatan yang dapat mengarahkan atau mengendalikan sekelompok orang yang tergabung dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penyelenggaraan proyek, kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia, ditunjang dengan uang, material dan peralatan, perlu ditata melalui fungsi-fungsi manajemen dalam keterbatasan waktu yang disediakan agar tidak terjadi pemborosan.
3.1 SUMBER DAYA A. MANUSIA
Dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi proyek Sumber Daya Air, manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang terlibat langsung dengan proyek maupun yang tidak terlibat langsung dengan proyek. Yang terlibat langsung dengan proyek adalah tenaga kerja yang berada di kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa), di kelompok kontraktor (penyedia jasa) dan di kelompok konsultan (penyedia jasa). Dari kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat dikelompokkan ke dalam “tenaga ahli” dan “tenaga terampil”. Berikut ini adalah sebutan yang lazim diberikan kepada tenaga kerja yang terlibat langsung dengan penyelenggaraan proyek (Contoh pada proyek pemerintah) :
Kelompok Kelompok Kelompok
Pemberi Pekerjaan Kontraktor Konsultan
Pinpro Kepala proyek Team Leader Pinbagpro Kepala lapangan CoTeam Leader Asisten Pinpro Manajer teknik Irrigation Engineer Asisten Pinbagpro Manajer Administrasi/keuangan Dam Engineer Bendahara Proyek Manajer Peralatan Quality Engineer Bendahara Bag. Proyek Manajer Logistik Quantity Engineer Urusan Tata Usaha Quality Controler Inspector
Urusan Pergudangan Pelaksana Laboratory Technician Dan sebagainya Draftman Draftman
B. UANG
Uang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting dalam manajemen penyelenggaraan proyek. Tanpa sumber daya berupa uang yang memadai, jangan mengharapkan dapat menyelenggarakan manajemen proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang berlaku antara para pihak yang menandatangani perjanjian kontrak. Seluruh kegiatan penyelenggaraan proyek, baik yang berada pada kelompok pengguna jasa (misalnya Pinpro dan Pinbagpro yang mewakili Pemerintah), pada kelompok pelaksana (kontraktor) sebagai penyedia jasa, maupun pada kelompok pengawas (konsultan) yang juga berperan sebagai penyedia jasa, memerlukan biaya yang besarnya telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak. Jika terjadi “dispute” dalam pelaksanaan pekerjaan, yang biasanya berdampak pada “nilai uang”yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh di dalam penyelesaian masalah tersebut.
Jadi pada hakekatnya, uang memang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting karena seluruh kegiatan proyek yang menyangkut rekruitmen manusia (tenaga kerja), penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga non skill), penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat laboratorium), pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan material, dan lain sebagainya, baik yang berada pada kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa, seluruhnya memerlukan pembiayaan.
Oleh karena itu, pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan proyek (civil works) bukanlah semata-mata uang yang diperlukan untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi saja oleh kontraktor akan tetapi juga termasuk biaya yang harus dikeluarkan untuk konsultan pengawas (Core Team, Provincial Team, Field Supervision Team) dan untuk pengguna jasa (misalnya Pinpro dan Pinbagpro yang mewakili Pemerintah), dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.
C. PERALATAN
Peralatan, apakah itu berupa alat-alat berat, peralatan laboratorium, ataukah peralatan kantor (computer, kalkulator) ataupun peralatan jenis-jenis lainnya merupakan penunjang utama di dalam penyelenggaraan proyek, oleh karena itu peralatan dimasukkan sebagai sumber daya. Dengan menggunakan peralatan maka sasaran pekerjaan dapat dicapai dalam waktu yang relatif lebih cepat serta dapat memenuhi spesifikasi teknis yang telah dipersyaratkan.
Alat-alat berat
Berbagai macam jenis peralatan dengan kapasitas yang berbeda-beda telah banyak diproduksi untuk digunakan dalam pekerjaan konstruksi jalan maupun jembatan sesuai dengan fungsinya. Dari berbagai macam jenis peralatan dan fungsinya tersebut, dikaitkan dengan jenis-jenis pelaksanaan pekerjaan yang harus dilakukan, dapat disusun pengelompokan peralatan untuk tiap-tiap jenis penanganan pekerjaan sebagai berikut :
Earth moving equipment ✓ Bulldozer (crawler, wheel) ✓ Loader (crawler, wheel) ✓ Motor Grader
✓ Excavator (crawler, wheel) Compacting Equipment ✓ Tandem Roller ✓ Pedestrian Roller ✓ Vibrating Tamper ✓ Vibrating Rammer ✓ Three Wheel Roller ✓ Tyre (Pneumatic Roller) ✓ Vibrating Compactor ✓ Combination Roller ✓ Sheepfoot Roller Hauling Equipment ✓ Motor Scraper ✓ Dump Truck Plant Equipment
✓ Stone Crushing Plant ✓ Asphalt Mixing Plant ✓ Concrete Plant / Mixer
Drilling / Boring Equipment ✓ Percusion Drill
✓ Bore Pile ✓ Hammer Drill Piling Equipment
✓ Pile Hammer (Diesel, Vibro) Lifting Equipment ✓ Crane ✓ Lift Platform ✓ Forklift Transportation Equipment ✓ Truck ✓ Trailer ✓ Jeep ✓ Pick Up ✓ Bus Supporting Equpment ✓ Water Tank Truck ✓ Fuel Tank Truck ✓ Generating Set ✓ Air Compressor ✓ Water Pump
Dalam manajemen penyelenggaraan proyek sumber daya air, penyediaan peralatan (oleh kotraktor) harus sesuai dengan kebutuhannya ditinjau dari jenis, jumlah, kapasitas maupun waktu yang tersedia. Cara menggunakannya harus mengikuti prosedur pengoperasian, sesuai dengan fungsi masing-masing peralatan, setelah itu peralatan harus disimpan di tempat yang bisa melindunginya dari kemungkinan hilang atau rusak.
Peralatan Laboratorium
Peralatan laboratorium diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan pengendalian mutu atas pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor
Peralataan-peralatan laboratorium untuk pengujian-pengujian merupakan komponen dari sumber daya yang difungsikan dalam rangka pengendalian mutu. Jenis, jumlah dan waktu diperlukannya peralatan-peralatan laboratorium tersebut tentunya tergantung pada ruang lingkup kegiatan pengawasan atas pekerjaan konstruksi yang akan dilaksanakan.
D. BAHAN
Pengertian bahan dalam hal ini adalah bahan baku yang kemudian diolah menjadi bahan olahan dan setelah diproses bahan olahan tersebut berubah menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Jadi bahan baku (tanah, batu, aspal, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan beton, pofil baja dll.) adalah merupakan sumber daya yang harus diperhitungkan secara cermat di dalam manajemen penyelenggaraan proyek karena pengaruhnya di dalam perhitungan biaya proyek sangat besar. Oleh karena itu, mencari lokasi bahan baku yang tidak terlalu jauh dari lokasi proyek, yang memenuhi syarat untuk diolah menjadi bahan olahan, akan menjadi faktor penting di dalam manajemen penyelenggaraan proyek. Survey untuk mendapatkan informasi lokasi bahan baku tersebut barangkali harus dilakukan, karena dengan data tersebut kontraktor dapat menyiapkan penawaran yang lebih akurat.
3.2 FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Untuk melaksanakan manajemen, setiap orang yang berada pada posisi pimpinan di level manapun, harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik tersebut tidak
dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi gagal. Dari berbagai rumusan perangkat fungsi-fungsi organik, George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC, artinya Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut :
A. PLANNING
Planning, adalah suatu proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Yang dimaksud dengan “kegiatan” di sini adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Baik kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep “planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Jadi pengertian planning tidaklah terbatas pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan saja akan tetapi kegiatan perencanaan yang produknya adalah perencanaan teknis dan dokumen lelang juga dalam persiapannya memerlukan proses planning.
Lebih lanjut perlu diketengahkan bahwa dalam proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
✓ Permasalahan yang mungkin merupakan keterkaitan antara tujuan dengan sumber daya yang tersedia.
✓ Cara untuk nmencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
✓ Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
✓ Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran, dimulai dari proses pengadaan, pelaksanaan dan pengawasan konstruksi sampai kepada tahap Final Hand Over.
Dengan mengenali permasalahan-permasalahan di atas, dapat disiapkan konsep planning yang sesuai dengan kebutuhan.
B. ORGANIZING
Organizing atau pengorganisasian kerja, dimaksudkan sebagai pengaturan atas sesuatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Wadah berupa organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk
menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data. Selain itu dalam proses manajemen, organisasi mempunyai arti sebagai berikut :
✓ Sebagai alat untuk menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
✓ Sebagai alat untuk membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
✓ Sebagai alat untuk mempersatukan sumbangan-sumbangan pemikiran dari satuan-satuan orgnisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya. ✓ Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural
maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Ada koordinasi vertikal (yang menggambarkan fungsi komando), ada koordinasi horizontal (yang menggambarkan interaksi satu level) dan ada koordinasi diagonal (yang menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando) yang apabila dapat dapat diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi yang significant dalam menjalankan fungsi organizing.
Fungsi manajemen berupa organizing dalam aktualisasi atau penerapannya, merupakan wujud dari peran manajer proyek dalam hal:
- Mengorganisasi dan - Mengkoordinasi
Mengorganisasi (Organizing)
- pahami bahwa tahap pengorganisasian terkait erat dengan tahap perencanaan - Organisasi proyek dibentuk sesuai dengan kebutuhan fugsional dan demi
efektifitasnya
- Tanggungjawab dan tugas personal dari struktur organisasi proyek terkait erat dengan rencana kerja yang harus dilaksanakan
- Tugas harus jelas batasannya :
• Uraian tugas harus dimengerti dengan jelas
• batas ukuran ataupun syarat-syaratnya harus jelas dan ukurannya tertentu (terukur)
• Bisa diserahkan
• Merupakan tanggung jawab langsung dari satu orang - Organisasi struktur rincian kerja atau work breakdown
Struktur bisa menjadi alternatif pilihan apabila tugas dan tanggung jawab personal dalam struktur organisasi yang bersangkutan mengalami rangkap tugas dan atau
terjadi overlaping atas beberapa tugas yang menjadi tanggungjawab seksi/bagian lain dalam struktur organisasi tersebut.
Dengan adanya rincian kerja atau tugas maka pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab menjadi jelas, struktur organisasi yang lengkap dengan rincian kerja akan memberikan manfaat yang efektif.
Mengkoordinasi (Coordinating)
➢ Dengan pihak eksternal (pemilik proyek, konsultan, dan lain sebagainya) ▪ Pahami kepentingan perusahaan dan strategi yang harus dilaksanakan ▪ Koordinasikan dan hubungi bagian/ pihak yang terkait untuk
mendapatkan masukan dan dukungan yang menguatkan misi perusahaan maupun proyek
▪ Bina dengan baik ‚contact person’ dan informan yang mampu menberikan dukungan dalam mencapai sasaran
▪ Tindakan koordinasi dimaksudkan untuk mendapatkan nilai tambah dalam mencapai sasaran, memberi kemudahan dan nilai positif lain bagi hubungan bisnis, terutama dalam rangka penyelesaian pekerjaan/ proyek.
➢ Dengan pihak internal
▪ koordinasi adalah wujud nyata dai komunikasi dengan sarana pembicaraan langsung, telepon, faks, surat dan media lainnya
▪ Untuk memastikan bahwa kepentingan proyek bisa dimengerti dan mendapat dukungan perusahaan maka data komunikasi harus lengkap, jelas dan informatif serta menyakinkan. Dalam hal tertentu data bisa membantu perusahaan untuk kepentingan’kolega’ sehingga peran positif terhadap misi (tugas) yang diberikan
▪ Koordinasi harus meningkatkan usaha kerja keras, memperlancar atau menghilangkan hambatan maupun ketergantungan pekerjaan.
➢ Fungsi koordinasi proyek
Memberi manfaat maksimal dalam hal:
▪ Membuat rencana kerja yang lebih mendekati kenyataan dari pelaksanaannya (data mengenai kondisi medan kerja, situasi dan lingkungan kerja bisa langsung diobservasi)
▪ Membuat laopran tentang realisasi aktivitas dengan membandingkan dengan rencana awalnya
▪ Menanggulangi setiap ketergantungan pekerjaan dan kesulitan proyek ▪ Menindaklanjuti setiap perubahan dengan melakukan perbaikan dan
pencegahan yang diperlukan
▪ Menyiapkan dan merevisi rencana mutu dan kendali mutu sesuai dengan dengan prosedur kerja (perusahaan)
▪ Melakukan tindakan antisipasif dengan melakukan pencegahan (preventive action) terhadap masalah atau hambatan yang diperkirakan timbul dan menggangu upaya untuk mencapai sasaran kerja
▪ Sarana pertemuan dan kordinasi langsung bagi setiap petugas proyek ➢ sasaran dan ‚ keydate’ pekerjaan harus dikoordinasikan
Memberi manfaat untuk :
▪ Menggugah semangat kerja dan motivasi
▪ Memberikan data tentang kemajuan pekerjaan secara lebih jelas kepada manajer senior yang memeriksa
▪ Merupakan sarana/ data komunikasi dengan pihak luar yang terkait dengan tim proyek
▪ Merupakan sasaran (pusat perhatian) pada hasil kerja proyek ▪ Merupakan tahapan kerja yang jelas, tegas dan bisa dilaksanakan
▪ Menjadikan tonggak tantangan dan tanggung jawab tersebut lebih jelas untuk dibagikan/ di berikan kepada level tertentu dalam jajaran manajemen proyek
`
C. ACTUATING
Actuating, diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Jadi di dalam “actuating” diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan anggota-anggota kelompoknya, mengarahkan anggota-anggota kelompoknya serta memberikan motivasi kepada anggota-anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Ada berbagai macam metoda agar seorang pimpinan mampu menggerakkan orang-orang dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek. Berikut ini adalah teori mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry :
✓ Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
✓ Instruksi-instruksi yang dikeluarkan oleh seorang pimpinan haruslah dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan-perbedaan individual yang ada pada pegawai-pegawainya, sehingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh para pegawainya.
✓ Perlu menerbitkan pedoman kerja yang jelas tapi singkat, agar mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
✓ Agar dilakukan praktek partisipasi dalam manajemen untuk menjalin kebersamaan di dalam penyelenggaraan manajemen, sehingga masing-masing pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
✓ Agar diupayakan untuk memahami hak-hak pegawai termasuk hak di urusan kesejahteraan, sehingga dengan demikian ada sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
✓ Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
✓ Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
✓ Janganlah berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
✓ Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
✓ Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
D. CONTROLLING
Controlling,diartikan sebagai setiap kegiatan yang dipersiapkan untuk dapat menjamin bahwa pekerjaan-pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Di dalam manajemen proyek Sumber Daya Air, maka controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi. Akan tetapi di dalam pekerjaan pelaksanaan konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor, Kepala lapangan juga berkewajiban melakukan controlling (secara berjenjang) terhadap
pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawahnya yaitu Pelaksana Lapangan untuk memastikan bahwa masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “quality assurance” sehingga tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Hal yang semacam juga akan berlaku di dalam kegiatan internal konsultan supervisi; jadi jika keluar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, maka ke dalam Site Engineer juga harus melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer agar secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Kemudian apa yang menjadi ruang lingkup kegiatan controlling itu? Dapat diketengahkan disini bahwa ruang lingkup kegiatan controlling mencakup seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah :
✓ Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
✓ Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan) ✓ Prosedur dan cara kerjanya
✓ Kebijaksanaan-kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Hal lain yang sangat penting untuk diketahui adalah bahwa controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan apa yang terjadi di lapangan dengan rencana yang telah ditentukan, apakah terjadi penyimpangan atau tidak.
➢ Tindakan Kontrol
- Pahami bahwa tindakan tersebut tidak hanya bersifat check dan monitoring, tetapi juga merupakan tindakan manjerial dengan jangkauan yang lebih dalam pengendalian.
- Tugas dan tindakan mengontrol bukan berarti hanya menyalahkan orang lain, tetapi juga mencarikan dan menentukan alternative terbaik dalam tindakan pencegahan (preventive action) dan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi
- Batasan tentang sukses pekerjaan harus sangat jelas dari sudut biaya, mutu dan waktu, buat prosedur control resmi
- Tolok ukur penyimpangan dariapa yang terjadi harus segera ditindak lanjuti dan diatasi hambatannya agar yang bersangkutan dapat diselesaikan
- Indikasi penyimpangan yang mudah dijumpai pada saat pengontrolan adalah adanya ketidaksesuaian antara waktu dan mutu
➢ Mengontrol sebagai upaya memonitor
- Untuk memastikan apakah tujuan proyek atas biaya, mutu dan waktu tercapai - Melalui media laporan proyek maupun dengan meninjau langsung
- Melakukan secara periodik atau sesering mungkin
- Memonitor berati siaga setiap waktu untuk mengetahui dan segera mempersiapkan serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas perubahan dan penyimpangan yang terjadi maupun yang akan terjadi agar tujuan tercapai sesuai rencana
➢ Mengontrol dalam rangka mengambil keputusan
• Pastikan bahwa memonitor sungguh memberikan informasi dan indikasi yang tepat waktu mengenai operasional proyek
• Data evaluasi dan intuisi manajer proyek merupakan sarana dan masukan terbaik dalam mengambil keputusan sehuungan dengan tindakan pencegahan dan perbaikan
• Mengontrol proyek dalam rangka mengambil keputusan berarti ▪ Melakukan peninjauan atas situasi operasional proyek ▪ Menganalisis akibat negative yang sedang atau akan terjadi
▪ Menemukan tindakan penyelesaian atas kesulitan dan masalah proyek ▪ Mengendalikan dengan langkah antisipasi untuk menghindari perubahan
yang berdampak negatif
▪ Menyelesaikan proyek sesuai rencana
▪ Memastikan dan menyakinkan bahwa manajer proyek mampu menangani dan menyelesaika sendiri bersama tim sukses pengelolaan proyek
Dalam pengambilan keputusan yang berat dan riskan karena menyangkut policy dan atau uang yang cukup besar dan untuk memperkecil dan menghindari resiko, perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut, yaitu
- Pastikan bahwa keenam tindakan dalam pengambilan keputusan seperti tersebut diatas telah dilakukan secara maksimal
- Buat laporan tentang kemajuan , data, dan fakta yang akurat serta berikan alternatif pemecahan terbaik menurut tim proyek. Sampaikan kepada atasan agar memperoleh dukungan dan pertimbangan keputusan yang berbobot, mantap dan benar.(ini bukan berarti mendelegasikan tugas kepada atasan) - Perlu dimengerti bahwa tim proyek sangat memahami perihal detail dan
masalah opersional sehari-hari yang lebih mutakhir. Namun demikian umumnya para atasan (meskipun tidak selalu benar) mempunyai:
▪ Pengalaman (dan wawasan)yang lebih banyak
▪ Kekuasaan yang lebih besar dan menentukan atas sumber daya yang diperlukan
▪ Pengaruh atau akses pada kekuasaan
▪ Status yang lebih menyakinkan atau lebih tinggi
▪ Visi ke depan yang lebih luas, termasuk dalam hal policy perusahaan yang mungkin belum diketahui oleh tim proyek.
Pastikan bahwa tindakan diatas dilakukan karena benar dan perlu bukan sekedar menjilat dengan keputusan yang demikian maka upaya mengontrol proyek pasti akan mencapai sasarannya.
BAB 4
DOKUMEN YANG MENGIKAT PENYELENGGARAAN PROYEK
4.1 KONTRAK PELAKSANAAN KONSTRUKSI
Kontrak pelaksanaan konstruksi merupkan ikatan kontrak antara Pinbagpro/Pinpro Fisik dengan kontraktor, yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan atau pemilihan langsung, dokumen yang dipakai sebagai acuan yang mengikat kedua belah pihak adalah sebagai berikut:
➢ SURAT PERJANJIAN KONTRAK
➢ LAMPIRAN SURAT PERJANJIAN KONTRAK ▪ DOKUMEN KONTRAK
▪ JAMINAN PELAKSANAAN ▪ JAMINAN UANG MUKA ▪ JAMINAN PEMELIHARAAN PELELANGAN
▪ BERITA ACARA PENJELASAN PELELANGAN ▪ BERITA ACARA PEMBUKAAN PENAWARAN ▪ BERITA ACARA PELELANGAN
▪ SURAT KEPUTUSAN PEMENANG TENDER PEMILIHAN LANGSUNG
▪ BERITA ACARA PEMILIHAN LANGSUNG ▪ SK PENUNJUKAN PELAKSANA LAPANGAN ▪
Dokumen Kontrak, berasal dari Dokumen Lelang sebagai berikut : DOKUMEN LELANG LCB
a. Pengumuman / Undangan Lelang b. Instruksi Umum kepada Peserta Lelang c. Instruksi Khusus Kepada Peserta Lelang d. Syarat-syarat Umum Kontrak
e. Syarat-syarat Khusus Kontrak f. Daftar Kuantitas dan Harga g. Spesifikasi dan Gambar-gambar h. Gambar-gambar
DOKUMEN LELANG ICB a. Instruction to Bidders b. Bidding Data
c. Invitation for Bids
d. Part I : General Conditions of Contract e. Part II : Conditions of Particular Applications f. Technical Specifications
g. Form of Bid, Appendix to Bid, and Bid Security h. Bill of Quantities
i. Form of Agreement Forms of Performance Security Advance Payment Bank Guarantee
j. Drawings
k. Explanatory Notes
l. Dispute Resolution Procedure
m. Eligibility for The Provision of Goods, Works, and Service in FA Financed procurement
DOKUMEN KONTRAK LCB
a. Surat Perjanjian (termasuk Addendum Kontrak) b. Surat Penunjukan Pemenang Lelang
c. Surat Penawaran
d. Addendum Dokumen Lelang e. Data Kontrak
f. Syarat-syarat Kontrak g. Spesifikasi
h. Gambar-gambar
i. Daftar Kuantitas yang telah diisi harga penawarannya
j. Dokumen lain yang tercantum dalam data kontrak pembentuk bagian dari kontrak
DOKUMEN KONTRAK ICB a. The Contract Agreement b. The Letter of Acceptance c. The Bid and Appendix to Bid d. The Conditions of Contract, Part II e. The Conditions of Contract, Part I f. The Specifications
h. The Priced Bill of Quantities
i. Other Documents (As listed in The Appendix to Bid)
4.2 KONTRAK PENGAWASAN KONSTRUKSI
Kontrak pengawasan konstruksi merupakan ikatan kontrak antara Pinpro Pengawasan dengan konsultan, yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan atau pemilihan langsung. Dokumen yang dipakai sebagai acuan yang mengikat antara para konsultan dengan Pinpro adalah sebagai berikut :
CORE TEAM / PROVINCIAL TEAMS
➢ SURAT PERJANJIAN KONTRAK CORE TEAM / PROVINCIAL TEAM ➢ LAMPIRAN SURAT PERJANJIAN KONTRAK :
▪ TERMS OF REFERENCE
▪ BERITA ACARA PELELANGAN ATAU PEMILIHAN LANGSUNG ▪ SK PEMENANG PELELANGAN PENGAWASAN KONSTRUKSI, ATAU ▪ SK PEMILIHAN LANGSUNG PENGAWASAN KONSTRUKSI
SUPERVISON TEAM
➢ SURAT PERJANJIAN KONTRAK FIELD SUPERVISION TEAM ➢ LAMPIRAN SURAT PERJANJIAN KONTRAK :
▪ TERMS OF REFERENCE
▪ BERITA ACARA PELELANGAN ATAU PEMILIHAN LANGSUNG ▪ SK PEMENANG PELELANGAN PENGAWASAN KONSTRUKSI, ATAU ▪ SK PEMILIHAN LANGSUNG PENGAWASAN KONSTRUKSI
BAB 5
KEWAJIBAN PENYEDIA JASA
5.1 KEWAJIBAN PELAKSANA KONSTRUKSI
Selama Construction Period :
✓ Penyiapan Rencana kerja, dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dipersiapkan untuk pelaksanaan : Man, Money, Machine, Material dalam batasan waktu yang ditetapkan.
✓ Menyusun time schedule dengan bar chart, critical path method, program linear, arrow diagram atau time grid diagram.
✓ Menyiapkan cash flow schedule – S curve.
✓ Meminta kesepakatan kepada pemberi pekerjaan tentang kriteria penilaian yang dipakai untuk menilai kewajaran, keterlambatan atau kekritisan pelaksanaan untuk mendapatkan performance bulanan dari kontraktor.
✓ Pembuatan base camp dan kantor proyek ✓ Mobilisasi personel dan alat-alat berat ✓ Menyediakan bahan dan material konstruksi
✓ Melaksanakan pekerjaan civil works sesuai dengan urutan jadwal pekerjaan dengan prinsip tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya
✓ Menyiapkan administrasi dan bukti-bukti penunjang untuk pengajuan monthly certificate (mencakup pengajuan advance payment, pembayaran prestasi pekerjaan, cicilan pembayaran kembali advance payment, retension money, pembayaran eskalasi dsb)
✓ Menyiapkan berkas pengajuan PHO kepada pemberi pekerjaan
Selama Warranty Period :
✓ Memelihara seluruh pekerjaan konstruksi yang telah di-PHO-kan ✓ Menyiapkan berkas pengajuan FHO kepada pemberi pekerjaan
✓ Menyelesaikan tagihan terakhir pembayaran pekerjaan dan penyelesaian administrasi untuk pengakhiran kontrak
5.2 KEWAJIBAN PENGAWAS KONSTRUKSI Kewajiban Field Supervision Team
✓ Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini Pinbagpro Fisik) melakukan pengendalian atas pelaksanaan civil works yang dilakukan oleh kontraktor Tepat mutu, tepat biaya, dan tepat waktu. Rujukan : dokumen kontrak.
✓ Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini Pinbagpro Fisik) mendorong kontraktor untuk memenuhi kewajibannya dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum yang tercantum di dalam dokumen kontrak.
✓ Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini Pinbagpro Fisik) dalam menyikapi contract change order / addenda yang diperlukan di dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi oleh pelaksana.
✓ Melakukan review design dan membantu Pinbagpro Fisik memerintahkan kepada kontraktor untuk menyesuaikan pekerjaannya dengan hasil review design.
✓ Melakukan pengecekan, pengukuran, dan perhitungan volume setiap item pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor secara cermat sebagai bahan untuk menetapkan volume pekerjaan yang layak untuk dibayar oleh pemberi pekerjaan. ✓ Melakukan pemantauan secara terus menerus pelaksanaan pekerjaan lapangan
(yang dikerjakan oleh kontraktor) pengendalian mutu, dan kemajuan fisik / keuangan untuk menjamin kesesuaiannya dengan dokumen kontrak dan melaporkannya kepada Pinpro Pengawasan dan Pinbagpro Fisik.
✓ Memeriksa dan menandatangani MC (Monthly Certificate) yang diajukan oleh kontraktor kepada Pinpro Pelaksanaan Konstruksi (Pinbagpro).
✓ Menyiapkan as built drawing.
✓ Menyiapkan Laporan Bulanan, Laporan Triwulan, dan Laporan Akhir Proyek. ✓ Menyiapkan data-data pelaksanaan konstruksi sesuai permintaan Core Team /
Provincial Team.
✓ Membantu Pinbagpro Fisik dalam pelaksanaan PHO. Kewajiban Provincial Team
✓ Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Field Supervision Teams.
✓ Melakukan evaluasi atas kualitas pekerjaan kontraktor yang dilaporkan oleh Field Supervision Teams.
✓ Melakukan evaluasi atas progres fisik dan keuangan pekerjaan kontraktor yang dilaporkan oleh Field Supervision Teams.
✓ Melakukan evaluasi atas claim yang diajukan oleh kontraktor.
✓ Melakukan evaluasi atas keterlambatan pekerjaan kontraktor dan memberikan rekomendasi jalan keluarnya.
✓ Memberikan advis kepada Field Supervision Teams tentang prosedur pemantauan kegiatan kontraktor.
Kewajiban Core Team
✓ Melakukan koordinasi terhadap seluruh kegiatan konsultan (provincial team consultants maupun field supervision team consultants).
✓ Melakukan review pada kategori “major changes” terhadap design dan spesifikasi. ✓ Melakukan alih pengetahuan dan teknologi baik kepada personel provincial team,
field team maupun personel dari pemberi tugas (pemerintah).
✓ Menjaga keserasian komunikasi dengan instansi-instansi dan berbagai pihak terkait dalam rangka mengimplementasikan kebijakan-kebijakan teknis (missal penetapan faktor-faktor yang dijadikan acuan dalam perhitungan pembayaran eskalasi) yang telah ditetapkan untuk proyek-proyek fisik yang koordinasinya berada di bawah pengawasannya.
BAB 6
OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK
Untuk mendapatkan kepercayaan dalam pelaksanaan proyek, kontraktor harus berperan serta dengan mengikuti tahapan pra-kualifikasi, tender proyek dan pelaksanaan progress fisik proyek, serta penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek. Di sini hanya akan dibahas peran serta manajemen proyek sejak kontrak pelaksanaan pekerjaan ditandatangani (atau sejak kontraktor ditunjuk sebagai pemenang tender) sampai dengan penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek
Adapun 3 tahap pelaksanaan itu adalah : - Tahap persiapan pelaksanaan proyek - Tahap operasional pelaksanaan proyek - Tahap penyelesaian dan penyerahan proyek
6.1 TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PROYEK
Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini terutama adalah melakukan pengadaan sarana dan prasarana pelaksanaan fisik proyek dan kegiatan administrasi yang diperlukan selama operasional pelaksanaan proyek
Persiapan sarana dan prasarana meliputi pembuatan dokumen (administrasi) keperluan operasional pelaksanaan proyek dan pekerjaan fisik seperti pembuatan jalan masuk, jalan kerja, bangunan fasilitas dan kantor proyek (lapangan) dan lain-lain. Pekerjaan fisik tersebut ada yang non pay items works maupun pay items works atau yang bisa ditagihkan pembayaran atau progress fisiknya. Yang non pay items works walaupun tidak bisa ditagihkan namun sebenarnya sudah diperhitungkan dalam biaya item pekerjaan tertentu.
6.1.1 SURAT PERINTAH MULAI KERJA (SPMK)
SPMK atau Commercement of Work (COW) diterbitkan oleh Pinpro/satuan kerja/pengguna jasa selambat-lambatnya 60 hari sejak penandatangan kontrak pekerjaan konstruksi, didahului dengan penandatangan Berita Acara Site Hand Over (serah terima lapangan) dari Pihak proyek (pinpro/satuan kerja/pengguna jasa) kepada kontraktor sebagai pelaksana pekerjaan konstruksi. Serah terima lapangan tersebut diselenggarakan setelah seluruh permasalahan yang terkait dengan pemerintah atau masyarakat setempat (misalnya pembebasan tanah) terselesaikan. Tanggal penerbitan SPMK merupakan saat awal periode konstruksi (construction period) atau dapat juga disebut sebagai awal dari pelaksanaan kontrak (contrac
period). Jika construction period dimulai sejak COW dan berakhir pada PHO (provisional hand Over) maka contract period dimulai sejak COW dan berakhir pada FHO (Final hand Over)
6.1.2 PRECONSTRUCTIONMEETING(PMETODEPELAKSANAAN)
Pre Construction Meeting atau Rapat Persiapan Pelaksanaan adalah pertemuan antara Pihak Proyek (Pinbagpro, Pinpro, Kepala Dinas), Kontraktor dan Konsultan yang dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) oleh Pinbagpro, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang secara umum adalah sebagai berikut :
• Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi. • Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan.
• Review dan penyempurnaan terhadap construction schedule yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.
• Jadwal mobilisasi personel dan peralatan.
• Jadwal pengadaan bahan dan penggunaan peralatan.
• Menyusun rencana pemeriksan lapangan (mutual check) dan review terhadap design yang ada.
• Menentukan lokasi sumber quarry (sumber bahan/material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.
• Pendekatan kepada masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat berkaitan dengan pelaksanaan proyek (misalnya masalah jalan akses ke lokasi quarry).
Jadi dengan demikian tujuan penyelenggaraan Pre Construction Meeting adalah menyatukan pengertian terhadap seluruh isi Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan-kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat di dalam Dokumen Kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan konstruksi. Adapun substansi pokok yang dibahas dalam Pre Construction Meeting adalah sebagai berikut:
a.
Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang : o Pekerjaan tambah kurango Termination atau forfeiture o Mobilisasi
o Insurance of works o Organisasi kerja
b.
Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain : o Request and Approval dalam rangka Examination of Works o Extension time for completion of workso Gambar kerja dan kelengkapannya. o Pengajuan MC (Monthly Certificate) o PHO dan FHO
o Pembuatan Addendum Kontrak
o Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personel
o Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.
o Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check) sehubungan dengan Review design terhadap design yang ada dalam dokumen kontrak
c.
Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan, antara lain : o Pelaksanaan konsruksi SDA misalnya saluran, bendung dll. o Pelaksanaan produksi agregat untuk beton.o Menentukan lokasi sumber bahan material (quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.
o Pendekatan terhadap masyarakaat dan Pemerintah Daerah setempat mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan.
Peran masing-masing unsur dalam Pre Construction Meeting
a.
Peran Atasan Langsung Pinpro (=Kepala Dinas, unsur Pemerintah) – Sebagai moderator dan nara sumber.– Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek.
– Menjelaskan bahwa Pinbagpro ikut bertanggung jawab terhadap Review Design beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan.
– Lain-lain yang dianggap perlu.
b.
Peran Pinpro/satuan kerja/pengguna jasa Pengawas (unsur Pemerintah) – Menjelaskan kebijaksanaan teknis tentang perlunya Review Design. – Menjelaskan prosedur Review Design termasuk :o Metodologi survei
o Mekanisme proses administrasi Review Design dan Proses Addendum Kontrak atau Memorandum Kontrak.
– Menjelaskan kapan Review Design harus diselesaikan.
– Menjelaskan prosedur dan jadwal kerja seluruh tenaga konsultan supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi.
– Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab konsultan supervisi serta kualifikasi personelnya.
– Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan dibuat oleh konsultan supervisi dandistribusi laporan-lapora yang terdiri dari :
o Monthly Executive Summary Report o Monthly Progress Report
o Quarterly Report o Quality Control Report o Technical Report
▪ Review Design / Technical Justification Report
▪ Technical Paper o Draft Final Report o Final Report
Serta kapan waktunya laporan tersebut harus selesai dikirim.
– Menjelaskan bahwa konsultan bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen lapangan
– Menjelaskan adanya penilaian performance konsultan atau kontraktor yang sedang melaksanakan pekerjaan.
– Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak konsultan. – Secara periodik Bagpro Pengawasan akan melaksanakan uji petik.
– As built drawing harus dibuat sesuai dengan standar yang berlaku. – Lain-lain yang dianggap perlu.
c.
Pinpro/satuan kerja/pengguna jasa Fisik (unsur Pemerintah) – Sebagai Chairman– Menjelaskan Susunan Organisasi Pinbagpro
– Membahas struktur `organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan oleh kontraktor maupun yang disarankan oleh konsultan supervisi.
– Membahas tugas kontraktor mengenai : o Survei dan membuat gambar kerja.
o Penyiapan Construction Schedule – Financial Progress Schedule – S Curve.
– Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda. – Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO dan FHO.
– Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO maka Pinbagpro akan mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh kontraktor kepada masyarakat sekitar proyek.
– Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek (Pinbagpro, Kontraktor dan Pengawas) dalam hal perlunya contractor’s request sebelum dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaan pekerjaan (waktunya ditentukan oleh Pinbagpro Fisik).
– Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan.
– Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi maupun asuransi.
– Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas,
– Menjelaskan kapan tanggal mobilisasi terakhir dan kapan akhir masa konstruksi dan apa sanksi-sanksinya jika tanggal tersebut dilewati.
– Menjelaskan standar Laporan Harian dan Mingguan yang sudah merupakan standar baku yang harus dicontoh.
– Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly Certificate).
– Menjelaskan proses pengujian bahan.
– Menjelaskan perlu tidaknya sondir pada awal sebelum dimulainya pekerjaan pondasi suatu bangunan misalnya bendung, talang dll .
– Membahas metode pelaksanaan yang diajukan oleh kontraktor pada saat pelelangan.
– Menjelaskan bahwa Quality Control untuk pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh kontraktor dari item mobilisasi. – Menekankan tidak adanya biaya tambahan terhadap biaya test bahan untuk
Quality Control dan menegaskan bahwa biaya test sudah termasuk dalam harga satuan penawaran masing-masing pekerjaan.
– Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat sehubungan dengan rencana kerja yang nantinya akan berkaitan dengan masalah jalan akses ke lokasi quarry, pembebasan lahan terhadap pagar, listrik, telpon, PDAM dan sebagainya.
– Menjelaskan bahwa pihak Pemerintah dibebaskan dari adanya tuntutan Pihak Ketiga jika tejadi kelalaian kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan.
– Menekankan barang-barang yang menjadi milik Pemerintah. – Membahas Mata pembayaran yang spesifik :
– Menjelaskan adanya Tim Mutual Check selama periode kontrak.
d.
Peran Kontraktor– Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi : o Mobilisasi peralatan dan personel
▪ Survei lapangan
– Rencana Kerja dan Review Design :
o Melaksanakan survei untuk pembuatan gambar kerja.
o Membuat gambar kerja (standard survei dan gambar kerja mengacu pada standard yang berlaku)
– Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi.
– Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya. – Menjelaskan kualifikasi personel kontraktor yang akan dimobilisasi. – Menjelaskan rencana mobilisasi personel.
– Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta calon sub kontraktornya.
– Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk : o Jumlah dan jenis peralatan
o Rencana kedatangan peralatan
– Menjelaskan rencana kerja berdasarkan S – Curve.
e.
Peran Konsultan– Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita Acara tersendiri sebagai dokumen proyek.
– Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain : o Laporan Harian.
o Laporan Mingguan
o Laporan Bulanan (Monthly Progress Report) o Executive Summary Report
o Survei Lapangan Untuk Review Design.
o Perhitungan Volume / Back Up Data serta Monthly Certificate (MC) o Quality Control
▪ Memulai pekerjaan
▪ Test material
▪ Penerimaan pekerjaan
– Menjelaskan struktur organisasi konsultan dan tugas dari pada masing-masing personel konsultan
– Menjelaskan personel konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana personel lainnya yang akan dimobilisasi.
– Menjelaskan rencana kerja Review Design :
▪ Waktu yang diperlukan untuk survei lapangan.
▪ Personel yang dilibatkan di dalam survei lapangan.
▪ Kelengkapan yang diperlukan untuk survei lapangan.
▪ Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvei.
▪ Alternatif penanganan dari hasil survei lapangan.
▪ Rencana dan gambar kerja yang harus dibuat.
- Menegaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan oleh kontraktor.
6.1.3 Rencana Pelaksanaan proyek
Pada tahap persiapan pelaksanaan proyek maka harus disiapkan sarana dan prasarana yang meliputi pembuatan dokumen rencana pelaksanaan proyek dan pekerjaan fisik yang mendukung dimulainya pelaksanaan proyek menjadi lebih lancar demi tercapainya pengendalian biaya, mutu dan waktu sesuai dengan target
Rencana pelaksanaan proyek menjadi sangat penting dan menjadi standar untuk tercapainya kesuksesan pelaksanaan dilapangan.
Rencana pelaksanaan proyek terdiri dari : 1. Organisasi proyek dan job description
2. Jadwal pelaksanaan proyek dan jadwal pengadaan sumber daya 3. Rencana mutu proyek
4. Metode pelaksanaan (Construction Method) 5. Survey lapangan
6. Mobilisasi
7. Rencana anggaran pelaksanaan dan cash flow 8. Rencana K3 proyek
9. RKL dan RPL
Pada tahap operasional pelaksanaan proyek, rencana pelaksanaan proyek tersebut menjadi standar untuk pelaksanaan pengendalian/ kontrol disemua lini pekerjaan
baik segi biaya, mutu dan waktu. Pada modul manajemen proyek, segi pengendalian tidak dibahas secara rinci. Baru pada modul pengendalian biaya, mutu dan waktu, proses controlling akan secara rinci dibahas
6.1.3.1 Organisasi Proyek dan Job descripsion
Pertimbangan dalam memilih bentuk organisasi proyek
Tipe atau bentuk organisasi proyek dari kontraktor sebagai pelaksana proyek sangat bervariasi adapun alasan dan pertimbangan adalah:
1. Besarnya nilai proyek
2. Tingkat teknologi dan kompleksitas proyek 3. Luas area dan jangkauan proyek
4. Macam dan jenis pekerjaan proyek
5. Besar dan banyaknya ragam sumber daya yang harus dikelola untuk kepentingan proyek.
Project organization chart atau bagan organisasi proyek adalah bagan koordinasi yang menunjukkan hubungan, fungsi dan peran masing-masing anggota dari struktur organisasi proyek tersebut. Untuk menegaskan dan memberikan tanggung jawab yang jelas, manajer proyek harus membuat atau memberikan uraian tugas (job description) kepada masing-masing stafnya.
Organisasi proyek adalah struktur organisasi ’ formal’ untuk memudahkan dan memberikan kejelasan komunikasi internal proyek kepada yang berkepentingan langsung. hal ini disesuaikan dengan tingkat jabatan dan keperluannya, selain itu juga untuk kepentingan komunikasi/hubungan kerja dengan kerja dengan pemilik proyek dan konsultan. Adapun contoh dari tipikal organisasi poyek adalah sebagai berikut:
KKNI AHLI K UTAMA E A AHLI V MADYA H L I A AHLI IV MUDA N K TEKNISI III E SENIOR T E R A II M TEKNISI P YUNIOR I L A I N TENAGA TERAMPIL
Catatan : KKNI : Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia
VI
JAKONS KUALIFIKASI TIPIKAL ORGANISASI PELAKSANA PROYEK
KEPALA PROYEK MANAJER PERALATAN/ LOGISTIK MANAJER LAPANGAN MANAJER ADMINISTRASI MANAJER TEKNIK PELAKSANA ……….. ??? PELAKSANA ……….. ??? PLANNING ENGINEER QUALITY ASSURANCE ENGINEER QUANTITY ENGINEER KEPALA MANDOR KEPALA MANDOR MANDOR MANDOR TUKANG/ PEKERJA TUKANG/ PEKERJA JURU GAMBAR QUANTITY SURVEYOR JURU UKUR TEKNISI LABORATORIUM OPERATOR PEKERJA PELAKSANA BENDUNGAN MANDOR
