1
BAHAN BAKU PADA
UB COFFEE
Oleh: Bima Bagaskara Dosen Pembimbing Yuki Firmanto, MSA., Ak.,CA
Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Brawijaya Jl. MT. Haryono 165, Malang 65165, Indonesia
Abstrak. Penerapan Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Pada UB Coffee. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui metode pencatatan persediaan bahan baku, jaringan prosedur yang membentuk sistem persediaan bahan baku serta untuk mengetahui unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem persediaan bahan baku UB Coffee. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Kesimpulan yang akan diambil dalam penelitian ini hanya akan berlaku bagi subyek dan obyek yang diteliti dan pada periode waktu penelitian. Metode pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisis berupa mendiskripsikan atau mengungkapkan karakteristik variabel-variabel yang menjadi fokus peneliti yaitu mengungkapkan hal-hal yang berkaitan dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa dalam hal pencataan akuntansi bahan baku, UB Coffee sudah mencatat sesuai dengan prosedur akuntansi. Dalam hal pengendalian intern, UB Coffee sudah melakukan sistem informasi akuntansi yang efektif dan baik. Permasalahan pada UB Coffee terletak pada tidak adanya persediaan bahan baku. Tidak adanya persediaan bahan baku tersebut disebabkan karena tidak adanya gudang.
Kata kunci: Sistem Akuntansi, Persediaan, Bahan Baku.
Abstract. Application of Inventories Accounting System Raw Materials in UB Coffee. This study aims to determine the method of recording raw material supplies, the network of procedures that form the raw material inventory system and to determine the internal control elements contained in the UB Coffee raw material supply system. This type of research is a case study. The conclusions to be drawn in this study will only apply to the subject and object under study and the time period of the study. Methods of data collection using interviews, observation and documentation. The analysis technique is in the form of describing or revealing the characteristics of the variables that are the focus of the researcher, namely revealing things related to the raw material inventory accounting system. The research result concludes that in terms of raw material accounting records, UB Coffee has recorded according to accounting procedures. In terms of internal control, UB Coffee has implemented an effective and good accounting information system. The problem with UB Coffee lies in the absence of raw material supply. The absence of raw material inventory is due to the absence of a warehouse.
Keywords: Accounting System, Inventory, Raw Material.
PENDAHULUAN
Dalam melaksanakan aktivitas produksinya, setiap perusahaan baik itu perusahaan jasa ataupun perusahaan manufaktur pasti mengadakan persediaan. Perusahaan yang tidak memiliki persediaan akan dihadapkan pada dua risiko, yaitu kekurangan produk pada suatu waktu yang
membuat permintaan pelanggan tidak dapat terpenuhi. Kemudian pada saat persediaan itu berlebih, maka akan membuat biaya penyimpanan yang relatif besar. Oleh karena itu, persediaan harus dikelola dengan baik karena berpengaruh pada kegiatan produksi dan penjualan.
Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja yang merupakan aset yang pada setiap saat mengalami perubahan. Semakin tinggi tingkat perputarannya atau semakin cepat perputarannya berarti semakin pendek dana dalam persediaan sehingga dibutuhkan dana yang relatif kecil. Sebaliknya, semakin rendah tingkat perputnya atau semakin lambat perputarannya, berarti semakin panjang terikatnya dana dalam persediaan (Gitosudarmo & Basri, 2002).
Selain itu persediaan merupakan kekayaan perusahaan yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis dalam pabrik (manufacturing) yaitu persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi dan persediaan suku cadang. Banyak masalah yang timbul berkaitan dengan persediaan. Persediaan memiliki pengaruh pada fungsi bisnis terutama fungsi operasi, pemasaran dan keuangan.
Menurut Stice et al. (2007), persediaan merupakan aset yang disimpan untuk kemudian dijual pada aktivitas perusahaan, dan juga aset yang tersedia untuk digunakan sebagai bahan yang digunakan pada proses produksi. Adapun jenis persediaan dalam perusahaan industri menurut Baridwan (2011) yaitu: a) Bahan baku dan penolong; b) Supplies pabrik; c) Barang dalam proses; d) Produk selesai.
Pada UB Coffee, metode pencatatan persediaannya tidak menggunakan metode apapun. Hal tersebut disebabkan karena kita tidak ada tempat untuk menyimpan barang, khususnya dengan jumlah banyak. Jadi persediaan hanya disimpan di dapur. Akibatnya hampir setiap hari UB Coffee belanja untuk kebutuhan dapur ataupun bar. Itupun setiap pembelian persediaan, UB Coffee tidak pernah membeli dengan jumlah besar. Tanpa adanya persediaan yang optimal tentunya UB Coffee akan dihadapkan pada resiko bahwa proses produksinya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta produk yang dihasilkan.
Persediaan merupakan aset besar yang dimiliki oleh perusahaan. Investasi yang besar ditanamkan dalam bentuk persediaan akan menimbulkan permasalahan yang berkenaan dengan biaya penyelenggaraan dimana biaya tersebut akan meningkat baik berupa biaya
gudang, selain itu persediaan sangat rentan terhadap kerusakan, pencurian, dan penyelewengan. Sistem akuntansi persediaan memegang peranan penting didalam pengaturan menghindari pemanipulasian terhadap kekayaan perusahaan khususnya persediaan.
Menurut Mulyadi (2010), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. Sementara itu, Jusup (2005) mengatakan bahwa sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya. Dalam hubungannya dengan UB Coffee, prosedur yang membentuk sistem persediaan bahan baku, prosedurnya hanya dengan dua lembar formulir belanja bahan dan Accurate. Jadi pada saat bagian dapur perlu belanja bahan, maka akan mengisi dua lembar formulir. Ada dua lembar formulir dimana yang satu untuk diberikan ke pemasok, sedangkan satunya dipegang oleh bagian dapur sebagai arsip yang nantinya bisa digunakan sebagai bukti pembeliaan persediaan. Untuk notanya sendiri dimaksudkan untuk mengurangi resiko kesalahan dalam membaca tulisan nota yang menggunakan tulis tangan. Kemudian, formulir beserta nota tadi akan di input ke
Accurate untuk pembukuan persediaan
maupun pencatatan kas yang keluar.
Dari uraian di atas jelaslah bahwa UB Coffee membutuhkan suatu sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dapat berperan penting atas adanya aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Aktivitas yang dimaksud adalah aktivitas produksi. Proses produksi merupakan aktivitas untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber yang ada antara lain bahan baku, tenaga kerja, peralatan atau mesin, sarana, dan modal.
Dengan adanya sistem akuntansi persediaan bahan baku yang diterapkan dapat memberikan manfaat bagi pimpinan dan manajer perusahaan terutama dalam pengambilan sebuah keputusan dan dalam
menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama dalam melaksanakan aktivitas proses produksi agar berjalan dengan lancar.
UB Coffee merupakan badan usaha yang memproduksi berbagai pengelolaan makanan dan minuman, dimana penyajian dari hasil pengolahan biji kopi sebagai menu utama. Dalam pengadaan persediaan, UB Coffee mempunyai beberapa tipe persediaan yaitu persediaan bahan baku, bahan penolong, persediaan bahan habis pakai. UB Coffee menggunakan sistem dalam menjalankan operasi perusahaannya, tujuan diterapkannya adalah agar tujuan perusahaan tercapai yaitu mencapai tingkat laba yang diinginkan. Sedangkan, tujuan dari sistem persediaan bahan baku adalah agar proses persediaan bahan baku berjalan dengan lancar karena dengan penerapan sistem persediaan bahan baku maka pelaku usaha akan mendapatkan manfaat yang besar. Manfaat sistem persediaan bahan baku antara lain jalannya penyelenggaraan persediaan bahan baku akan menjadi teratur, adanya bagian yang bertanggungjawab untuk masing-masing bagian. Dari uraian di atas, maka peneliti penting dilakukan untuk mengetahui bagaimana “Penerapan Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Pada UB Coffee”.
TELAAH PUSTAKA Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2010) pengertian system adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Cole dalam Baridwan (2011), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Baridwan (2011) mengatakan sistem adalah kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Jadi sistem merupakan sekelompok unsur yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan. Dengan demikian sistem diciptakan untuk memudahkan implementasi suatu aktivitas yang rutin dilaksanakan dalam suatu perusahaan. Sistem meliputi berbagai prosedur yang saling berkaitan yang membentuk suatu jaringan kerja untuk mencapai tujuan usaha, sedangkan prosedur merupakan bagian kecil dari sistem.
Menurut Mulyadi (2010) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih
(mensortasi), memindahkan dan
membandingkan. W. Gerald Cole dalam Baridwan (2011) Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Jadi prosedur merupakan suatu kegiatan klerikal yang
melibatkan beberapa orang untuk
menanggani transaksi secara seragam
Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2010) adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya (Jusuf, 2005).
Selanjutnya Howard F. Stettler dalam Baridwan (2011) sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga- lembaga pemerintah untuk menilai operasi.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut disimpulkan bahwa sistem akuntansi
merupakan suatu kesatuan untuk
mengumpulkan, mengorganisir, dan
mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan yang dapat digunakan untuk membantu pimpinan dan manajemen dalam menjalankan aktivitas operasi perusahaan. Sistem akutansi juga merupakan sarana atau alat pengawasan manajemen sehingga aktivitas bisnis berjalan teratur dan akurat.
Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan salah satu jenis aktiva lancer yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Ditinjau dari neraca persedaan adalah barang-barang atau bahan yang masih tersisa pada tanggal neraca, atau barang-barang yang akansegera dijual, digunakan atau diproses dalam peruode normal perusahaan (Sartono, 2008). Pengertian yang hampir sama dikemukakan oleh Simamora (2012) yang mengtakan bahwa persediaan persediaan adalah aktiva yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi atau dalam perjalanan, dalam bentuk bahan baku atau keperluan untuk dipakai dalam proses produksi atau penyerahan jasa.
Jenis persediaan yang dimiliki perusahaan ditentukan oleh jenis perusahaan. Perusahaan manufaktur jenis persediannya meliputi persediaan bahan baku, persediaan bahan pembantu, barang dalam proses dan persediaan barang jadi. Bagi perusahaan dagang jenis persediaannya mencakup persediaan barang dagangan dan persediaan bahan penolong. Bagi perusahaan manufaktur persediaan ini menjadi sangat penting, karena kesalahan dalam investasi persediaan akan mengganggu kelnacaran proses produksi. Sartono (2008) mengatakan apabila persediaan terlalu kecil maka kegiatan operasi perusahaan kemungkinan akan mengalami penundaan, atau perusahaan beroperasi pada kapasitas yang rendah. Sebaliknya apabila persediaan terlalu besar maka akan mengakibatkan perutaran persediaan rendah sehingga profitabilitas perusahaan menurun. Disinilah alasan pentingnya system akuntansi persediaan, agar pimpinan atau manajemen perusahaan dapat menentukan jumlah
menentukan jumlah persediaann yang optimal.
Dari definisi tersebut persediaan dapat diartikan sebagai suatu unsur dalam perusahaan yang tersedia untuk digunakan dalam proses produksi, maupun untuk dijual kembali dan pada setiap saat mengalami perubahan. Menurut Baridwan (2011) jenis persediaan yang ada dalam perusahaan manufaktur meliputi:
a. Persediaan bahan baku dan bahan penolong
Bahan baku adalah barang-barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya, sedangkan bahan penolong adalah barang-barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya kecil atau sulit diikuti biayanya
b. Supplies pabrik
Supplies pabrik adalah barang-barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi misalnya oli mesin, bahan pembersih mesin.
c. Barang dalam proses
Barang dalam proses adalah barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tadi belum selesai dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.
d. Produk selesai
Produk selesai adalah barang-barang yang sudah selesai ikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualan.
Metode Pencatatan Persediaan
a. Metode mutasi persediaan (metode perpetual)
Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi, 2010). Sistem perpetual, dimana persediaan barang dagangan ditentukan dengan membuat catatan yang berkelanjutan perihal kenaikan, penurunan, dan saldo persediaan barang dagangan. Setiap kali barang dagangan dibeli, rekening persediaan meningkat, setiap kali barang dagangan dijual, rekening persediaan menurun. Sistem persediaan perpetual disebut juga dengan sistem persediaan buku (Simamora, 2012).
b. Metode Persediaan Fisik
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi, 2010). Sistem periodik, di mana persediaan barang dagangan ditentukan dengan menghitung, menimbang, atau mengukur unsur-unsur persediaan yang ada digudang. Sistem periodik menyesuaikan saldo persediaan hanya pada akhir periode akuntansi. Rekening persediaan tidak terpengaruh oleh pembelian maupun penjualan persediaan selama periode berjalan. Sistem periodik disebut juga dengan sistem persediaan fisik (Simamora, 2012)
Metode Penetuan Harga atau Biaya Pokok Persediaan
a. Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO)
Harga pokok persediaan akan dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya. Persediaan akhir dibebani harga pokok terakhir.
b. Metode masuk Terakhir Keluar Pertama (LIFO)
Barang-barang yang dikeluarkan dari gudang akan dibebani dengan harga pokok pembelian yang terakhir disusul dengan yang masuk sebelumnya. Persediaan akhir dihargai dengan harga pokok pembelian yang pertama dan berikutnya.
c. Rata-rata Tertimbang
Dalam metode ini, barang-barang yang dipakai untuk produksi atau penjualan akan dibebani harga pokok rata-rata. Perhitungan harga pokok rata-rata dilakukan dengan cara membagi jumlah harga perolehan dengan kuantitasnya. d. Metode Identifikasi Khusus
Metode identifikasi khusus didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biayanya. Untuk itu perlu dipisahkan tiap-tiap jenis barang berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing-masing kelompok dibuatkan kartu
persediaan sendiri, sehingga masing-masing harga pokok bisa diketahui. Harga pokok penjualan terdiri dari harga pokok barang-barang yang dijual dan sisanya merupakan persediaan akhir.
Prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang bersangkutan dengan sistem persediaan bahan baku adalah:
1. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
Dokumen yang digunakan
a. Laporan penerimaan barang
Laporan penerimaan barang
digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pembelian kedalam kartu gudang
b. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar, bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan kedalam kartu persedian
2. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka akan mengurangi jumlah persediaan
dalam kartu gudang yang
diselenggarakan oleh bagian gudang dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan
Dokumen yang digunakan
a. Laporan pengiriman barang
Digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat jumlah persediaan yang dikirimkam kembali kepada pemasok kedalam kartu gudang
b. Memo debit yang diterima dari bagian pembelian
Digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat jumlah dan
harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok kedalam kartu gudang
3. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
Dokumen yang digunakan
Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
Bukti ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern, digunakan juga oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya jumlah dan harga pokok persediaan, digunakan juga sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan kedalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum.
4. Prosedur pengembalian barang gudang Pengembalian barang gudang akan mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang.
Dokumen yang digunakan
Bukti pengembalian barang gudang Bukti ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan jumlah persediaan kedalam kartu gudang, digunakan juga oleh bagian kartu persedian untuk mencatat tambahan jumlah dan harga pokok persediaan kedalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya kedalam kartu biaya dan untuk mencatat pengembalian barang gudang tersebut kedalam jurnal umum.
5. Perhitungan fisik persediaan
Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggung jawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggung jawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakan, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap
catatan persediaan di bagian kartu persediaan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan
a. Kartu penghitungan fisik
Digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam Penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan pengecek.
b. Daftar hasil penghitungan fisik Digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian kartu persediaan fisik yang diisi oleh pengecek.Data yang disalin kedaftar ini adalah: nomer kartu persediaan fisik, nomer kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. c. Bukti memorial
Digunakan untuk membukukan
penyesuaian rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik kedalam jurnal umum.
Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial adalah selisih jumlah harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik
a. Kartu persediaan
Digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data (jumlah dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasar hasil penghitungan fisik persediaan.
b. Kartu gudang
Digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan (jumlah) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan c. Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara
saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik
Fungsi yang terkait dengan sistem penghitungan fisik
a. Panitia penghitungan fisik persediaan
Panitia ini terdiri dari:
• Pemegang kartu penghitungan fisik yang bertugas untuk
menyimpan dan
mendistribusikan kartu penghitungan fisik kepada para penghitung, melaksanakan perbandingan hasil penghitungan fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh penghitung dan pengecek, mencatat hasil penghitungan fisik persediaan dalam daftar hasil penghitungan fisik.
• Penghitung yang bertugas melaksanakan penghitungan pertama terhadap persediaan dan mencatat hasil penghitungan tersebut kedalam bagian ketiga kartu penghitungan fisik dan menyobeknya untuk diserahkan
kepada pemegang kartu
penghitungan fisik.
• Pengecek bertugas untuk melaksanakan penghitungan kedua terhadap persediaan yang telah dihitung oleh penghitung dan mencatatnya dalam bagian kedua kartu persediaan fisik serta menyobeknya untuk diserahkan
pada pemegang kartu
penghitungan fisik b. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung kedalam daftar hasil penghitungan fisik, mengkalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, melaksanakan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan,
membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasar hasil penghitungan fisik persediaan.
c. Fungsi gudang
Bertanggung jawab untuk
melaksanakan penyesuaian data jumlah persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasar hasil penghitungan fisik persediaan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan
a. Prosedur penghitungan fisik Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik
b. Prosedur kompilasi
Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ketiga dan bagian kedua kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik ke dalam daftar penghitungan fisik c. Prosedur penentuan harga pokok persediaan
Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan
informasi dalam kartu
persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. d. Prosedur penyesuaian
Dalam prosedur ini bagian kartu
persediaan melakukan
penyesuaian terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum
dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula bagian gudang melakukan penyesuaian terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.
Unsur pengendalian intern
Dalam sistem penghitungan fisik persediaan unsur pengendalian intern digolongkan menjadi:
1. Organisasi
a. Penghitungan fisik persediaan dilaksanakan oleh panitia penghitungan fisik persediaan
b. Panitia yang dibentuk
anggotanya selain karyawan fungsi gudang dan akutansi 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Daftar hasil penghitungan fisik ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan b. Mencatat hasil penghitungan
fisik didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik
c. Harga satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.
d. Penyesuaian terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (jumlah maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik.
3. Praktik yang sehat
a. Kartu penghitungan fisik benomer urut tercetak dan penggunaanya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik
b. Penghitungan fisik tiap jenis persediaan dilaksanakan dua kali secara independen
c. Jumlah dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam kartu perhitungan fisik bagian tiga dan dua dicocokkan oleh fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik sebalum data yang tercantum dalam bagian dua kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik
d. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur
dan menghitung jumlah
persediaan harus dijamin ketelitiannya.
Pengendalian intern atas persediaan
Menurut Henry Simamora (2000:288), tujuan pengendalian internal atas persediaan adalah untuk memastikan bahwa persediaan diamankan dan dilaporkan secara benar dalam laporan keuangan.Pengendalian internal ini dapat bersifat preventif maupun detektif, Pengendalian preventif dirancang untuk mencegah terjadi kesalahan sedang pengendalian detektif dirancang untuk mendeteksi setiap kesalahan setelah terjadi
Pengendalian atas persediaan haruslah bermula segera setelah persediaan diterima.Laporan penerimaan yang bernomer urut harus diisi oleh bagian penerimaan barang perusahaan dalam upaya menegakkan akuntabilitas pertama terhadap persediaan, untuk memastikan bahwa persediaan yang diterima adalah yang dipesan setiap laporan penerimaan barang harus direkonsiliasikan dengan pesanan pembelian, disamping itu harga persediaan yang dipesan haruslah dibandingkan dengan harga yang ditagih oleh penjual kepada perusahaan.
Pengendalian internal untuk
mengamankan persediaan meliputi
pengembangan dan penerapan langkah-langkah keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau pencurian oleh karyawan,
pemisahan karyawan yang menjaga
persediaan dengan yang membuat catatan-catatan akuntansimerupakan pemisahan tugas.
METODE PENELITIAN
Menurut Sugiyono (2017:39), metodologi penelitian merupakan cara ilmiah yang digunakan untuk mendapatkan data yang objektif, valid, maupun reliabel, dengan tujuan yang dapat ditemukan, dibuktikan, dan dikembangkan suatu pengetahuan, sehingga
dapat digunakan untuk memahami, memecahkan dan mengantisipasi masalah dalam bidang tertentu. Jadi metode penelitian pada hakikatnya merupakan suatu cara yang ditempuh untuk melaksanakan penelitian
dengan tujuan untuk mempermudah
terlaksananya penelitian tersebut dan menyusun hasilnya sehingga dapat tersusun secara sistematis dan memudahkan dalam pemahaman.
Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Creswell (2014:254) mengatakan bahwa “Studi kasus adalah salah satu cara dari metode penelitian kualitatif yang mendalami suatu kasus tertentu dengan melakukan pengumpulan beraneka sumber informasi”.
Berdasarkan uraian di atas, peneliti menginterpretasikan bahwa studi kasus merupakan penelitian dengan cara melakukan penyelidikan secara saksama mengenai sebuah subyek dan obyek penelitian. Kesimpulan yang akan diambil dalam penelitian ini hanya akan berlaku bagi subyek dan obyek yang diteliti dan pada periode waktu penelitian. Dalam penelitian ini studi kasus yang dimaksud merupakan gambaran sistem akuntansi persediaan bahan baku dan pengendalian intern yang telah diterapkan pada UB Coffee.
Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilaksanakan di UB
Coffee merupakan salah unit bisnis
Universitas Brawijaya Malang yang bertempat di Jalan MT. Haryono No. 168 Malang.
Objek Penelitian
Adapun yang menjadi objek penelitian ini adalah bagaimana penerapan system akuntansi persiaan bahan baku UB Coffee: (a) metode pencatatan persediaan bahan baku; (b) prosedur yang membentuk sistem akuntansi persedian bahan baku; dan (c) pengendalian internal yang terdapat dalam sistem persediaan bahan baku.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir adalah:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan terhadap mereka yang berkompeten dalam hal sistem akuntansi persediaan bahan baku dan pengendalian intern UB Coffee, yaitu Manajer Operasional dan Supervisor Keuangan. Tujuan dari wawancara ini untuk mengetahui: (i) gambaran umum UB Coffee; (ii) sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang digunakan UB Coffee; (iii) dokumen dan catatan yang digunakan; (iv) prosedur pengelolaan persediaan bahan baku UB Coffee.
2. Observasi : salah satu teknik pengumpulan data yang memiliki tujuan untuk menambah informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. Observasi memiliki keunggulan yaitu peneliti dapat melihat situasi, proes kerja yang sebenarnya terjadi pada UB Coffee.
3. Dokumentasi : teknik ini digunakan untuk mencermati dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat UB Coffee.
Dokumentasi digunakan untuk
memperoleh informasi mengenai
penerimaan, pengeluaran dan pengelolaan persediaan bahan baku dan gambaran mengenai aktivitas UB Coffee.
Teknik Analisis Data
Inti dari penelitian kualitatif adalah teknik dan metode analisis data kualitatif. Menurut Miles et al. (2014:41) “Proses
analisis data kualitatif merupakan tahapan yang paling sulit dalam pendesainan penelitian studi kasus karena beberapa hal. Tidak seperti penelitian kuantitatif yang memiliki tahapan penelitian yang lebih teratur dimulai dari tahapan koleksi data, seleksi data, analisa data hingga penyusunan kesimpulan, dalam penelitian kualitatif keseluruhan proses tersebut berjalan secara bersamaan”.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini mengacu pada konsep Miles et al. (2014:43), yaitu:
1. Pengumpulan data; dalam penelitian kualitatif, proses pengumpulan data dilakukan sebelum penelitian, pada saat penelitian, dan bahkan di akhir penelitian. 2. Reduksi data; inti dari reduksi data adalah
proses penggabungan dan penyeragaman segala bentuk data yang diperoleh menjadi satu bentuk tulisan (script) yang akan dianalisis. Hasil dari wawancara, hasil
observasi, dan hasil studi dokumentasi diubah menjadi bentuk tulisan (script) sesuai dengan formatnya masing-masing. Dalam penelitan ini, peneliti menulis ulang kembali hasil wawancara dan observasi dengan melakukan penyederhanaan data berdasarkan data yang peneliti butuhkan. 3. Display data; adalah mengolah data
setengah jadi yang sudah seragam dalam bentuk tulisan dan sudah memiliki alur tema yang jelas ke dalam suatu matriks kategorisasi sesuai tema-tema yang sudah dikelompokkan dan dikategorikan serta akan memecah tema-tema tersebut ke dalam bentuk yanng lebih konkret dan sederhana yang disebut dengan subtema, yang diakhiri dengan memberikan kode (coding) dari subtema tersebut sesuai dengan verbatim wawancara yang sebelumnya telah dilakukan.
4. Kesimpulan/Verifikasi; kesimpulan dalam rangkaian analisis data kualitatif menurut model interaktif yang secara esensial berisi tentang uraian dari seluruh subkategorisasi tema yang tercantum pada tabel kategorisasi dan pengkodean yang sudah terselesaikan disertai dengan quote verbatim wawancaranya.
HASIL DAN PEMBAHASAN Deskripsi Bisnis UB Coffee
Untuk menu, UB Coffee mempunyai makanan mulai dari yang berta sampai semacam cemilan atau makanan sampingan. Kemudian ada minuman mulai dari pengolahan biji kopi atau yang non-kopi, float
dan frappe. Mulai dari awal berdiri sampai juni 2019 basic masakan lebih ke menu
western. Setelah 2019 itu tadi sampai saat ini, UB Coffee ada kombinasi menu, mulai dari
western, nusantara, oriental, dan arab. Hanya saja persentasenya yang beda-beda.
Tabel 1
Volume Penjualan UB Coffee Periode Januari – September 2020 Bulan Penjualan (Rp) Januari 119,908,000 Februari 112,826,000 Maret 74,766,000 April 7,918,000 Mei 16,089,000 Juni 58,412,500 Juli 81,641,000 Agustus 84,844,000 September 66,529,000 Sumber: UB Coffee
Dari tabel 4.1 nampak hasil penjualan
UB Coffee yang beluktuasi dan cenderung menurun dari Bulan Januari 2020 hingga Buklan September 2020. Hal tersebut dikarenakan adanya pandemi covid-19 yang dimulai pada bulu Maret 2020 dan saat itu pemerintah melarang adanya kerumunan orang termasuk yang ada di cafe-cafe atau rumah makan lainnya termasuk UB Coffee. Sehingga terlihat pada tabel 4.1 volume penjualan UB Coffee pada bulan tersebut turun dari bulan sebelumnya (Februari 2020)
berjumlah Rp.112,826,000 menjadi
Rp.74,766,000 pada Bulan Maret 2020. Sementara itu pembelian bahan baku yang dilakukan UB Coffee ditunjukkan pada tabel 4.2 berikut.
Tabel 2
Volume Pembelian Bahan Baku UB Coffee Periode Januari – September 2020
Bulan Pembelian (Rp) Januari 80,598,750 Februari 67,820,600 Maret 12,644,000 April 1,146,500 Mei 3,258,700 Juni 6,825,300 Juli 6,904,500 Agustus 11,880,500 Septembe r 10,696,900 Sumber: UB Coffee
Sesuai dengan penjualan UB Coffee yang menurun akibat adanya pandemi covid-19, maka pembelian bahan baku pun mengalami penurunan. Nampak pada tabel 4.2 di atas volume pembelian bahan baku UB Coffee pada Bulan Januari 2020 berjumlah Rp.80,598,750 menjadi Rp.10,696,900 pada Bulan September 2020.
Pembahasan
Penerapan sistem persediaan di UB Coffee saat ini
a. Metode pencatatan persediaan bahan baku pada UB Coffee
Dari hasil wawancara disebutkan bahwa untuk metode pencatatan persediaan bahan baku, UB Coffee tidak menggunakan metode apapun. Hal tersebut disebabkan UB Coffee tidak mempunyai tempat untuk menyimpan persediaan bahan baku, khususnya dengan jumlah banyak. Jadi apabila ada kebutuhan esok hari, maka akan dipesan saat ini. Misalnya besok didibutuhkan sayur buncis 2 kg, maka sayur tersebut di pesan saat ini sebesar 2 Kg saja (sesuai jumlah kebutuhan esok hari). Jadi, hampir setiap hari UB Coffee belanja untuk kebutuhan dapur ataupun bar. Itupun setiap pembelian, UB Coffee tidak pernah membeli dengan jumlah besar. Biasanya persediaan paling lama penggunaannya hanya sampai 2 hari. Pemesanan persediaan bahan baku dilakukan pada saat persediaan tersebut sudah mau habis, kemudian belanja lagi dan yang mau habis tadi akan di pakai dulu sampai habis. Setelah habis, baru menggunakan persediaan bahan baku yang baru beli.
Untuk yang mengurus kebutuhan-kebutuhan dapur itu dilakukan pada bagian
kitchen (dapur). Jadi, bagian kitchen nanti yang mengecek persediaan bahan baku tadi. Namun seperti yang telang diterangkan sebelumnya, karena UB Coffee tidak mempunyai gudang, maka UB Coffee tidak mencatat persediaannya. Hanya melihat berdasarkan masih ada berapa banyak bahan baku yang masih ada di dapur. Tapi, setiap kita melakukan pembeliaan atau belanja untuk dapur, bagian dapur nanti akan menghitung kembali barang yang diterima dari pemasok apakah sesuai dengan catatan yang diberikan ke pemasok. Kalau memang sesuai dengan jumlah barangnya, bagian dapur akan memberikan ceklis dalam formulir pembelian. Nanti, formulir itu akan diberikan ke bagian keuangan untuk di input ke aplikasi pembukuan yang namanya Accurate. Adapun yang diinput ke aplikasi tersebut meliputi harga dari barang yang dibeli mulai dari harga
per satuan, jumlah barang yang di beli per item, total harga per item dan total harga dari pembelian.
Selanjutnya dalam hal penentuan harga pokok, UB Coffee akan menetapkan selisih Rp2000 dari harga asli. Misalkan, UB Coffee
membeli ayam seharga Rp28.000, maka nanti akan kita jadikan seharga Rp30.000 untuk biaya pokok persediaannya. Disini tugas dari bagian dapur untuk mencatat berapa harga dari sebuah barang berikut dengan kuantitas yang diperlukan. UB Coffee tidak mencatat kas yang keluar pada saat pembelian persediaan, tapi ketika UB Coffee menerima nota pembelian dari bagian dapur, disitu UB Coffee mulai mencatat kas yang di keluarkan untuk pembelian persediaan.
b. Prosedur yang Membentuk Sistem Persediaan Bahan Baku
Dalam hali ini, pertama-tama bagian dapur akan mengecek ketersediaan bahan baku. Kemudian apabila bahan baku sudah mulai habis, maka bagian dapur akan meminta kepada bagian keuangan untuk mengadakan pembelian persediaan, bagian keuangan akan melakukan pembukuan. Bagian keuangan menyerahkan formulir pembelian sebanyak dua lembar ke bagian dapur, masing-masing untuk pemasok dan untuk disimpan sebagai arsip. Bukti penerimaan barang dari pemasok diserahkan ke bagian dapur bersama dengan barang dan menceklis barang yang diterima dalam formulir pembelian yang disimpan kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Bagian
keuangan mengeluarkan surat
pertanggungjawaban berdasarkan bukti penerimaan barang yang kemudian di serahkan ke BUNA sebagai prosedur Ganti Uang.
Standar prosedur operasional UB Coffee masih bersifat sementara, karena UB Coffee masih menunggu keputusan standar prosedur operasional yang tetap dari BUNA UB.
Gambar 1
Sistem Pembentukan Persediaan Bahan Baku
Kitchen Bagian Keuangan
Kepada Pemasok
Dari Pemasok
c. Pengedalian Internal dalam Sistem Persediaan Bahan Baku
Pengendalian internal yang dilakukan berupa pemisahan tugas bagian yang mencatat jumlah barang yang masuk maupun keluar dan mencatat harga pokok oleh supervisor
kitchen dengan bagian yang mencatat
pembukuan terhadap persediaan kedalam aplikasi Accurate.
Untuk mengurangi kesalahan
pencatatan bukti penerimaan barang oleh bagian dapur dan keuangan, setiap bukti penerimaan barang diterima dalam bentuk hasil ketik. Dengan begitu, bagian keuangan bisa mengurangi resiko kesalahan dalam pembukuan ke dalam Accurate.
Mulai Mengecek Persediaan Melaporkan ke Bagian Keuangan Formulir Pembelian 1 1 Melakukan Pembelian Menerima Barang 2 2 N Selesai
Gambar 2
Pengendalian Internal Sistem Persediaan Bahan Baku
Bagian Keuangan General Manager
Kepada BUNA UB
BUNA UB
Dari hasil wawancara, observasi dan bagan flowchart di atas, maka sistem pengendalian intern bahan baku UB Coffee
dapat dijelaskan seperti berikut:
1. Unsur pemisahan fungsi dan
tanggungjawab
Dalam unsur pemisahan fungsi dan tanggungjawab, peneliti mengobservasi struktur organisasi perusahaan, standar operasional prosedur perusahaan, dan
flowchart. Dalam struktur organisasi, telah nampak pembagian fungsi yang jelas antar masing-masing fungsi. Kemudian pada standar operasional prosedur UB Coffee atau yang lebih dikenal dengan alur pengeluaran barang, karyawan telah bekerja sesuai dengan apa yang tertera di dalam standar operasional tersebut.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dalam unsur sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, peneliti mengobservasi standar operasional perusahaan, flowchart, formulir untuk order, faktur bernomor urut cetak, dan surat tanda terima barang.
Dalam standar operasional perusahaan, setiap terjadinya penjualan, dokumen-dokumen penjualan harus diotorisasi oleh fungsi yang berwenang, dan dalam prakteknya hal tersebut telah dilakukan oleh karyawan sesuai dengan standar yang berlaku. Formulir order diotorisasi oleh General Manajer selaku Monev, sedangkan surat tanda terima barang diotorisasi oleh fungsi kitchen.
3. Praktek yang sehat
Dalam unsur praktek yang sehat, peneliti mengobservasi standar operasional prosedur dan formulir bernomor urut cetak. Dalam praktiknya UB Coffee telah
Mulai Reimburse Nota 1 1 SPJ Kuitansi 2 N Selesai Pencairan Dana 2
menjalankan praktik yang sesuai dengan yang ditetapkan dalam standar operasional prosedur.
Dalam hal pencataan akuntansi bahan baku, UB Coffee sudah mencatat sesuai dengan prosedur akuntansi, yaitu:
a. Pada saat membeli bahan baku
Bahan baku XXX
Kas XXX b. Pada saat pemakaian bahan baku Biaya bahan baku XXX
Bahan baku XXX
Kemudian dalam hal pengendalian intern, UB Coffee sudah melakukan sistem informasi akuntansi yang efektif dan baik. kebutuhan operasional tiap harinya berasal dari reimburse nota. Misalkan hari ini ada pembelanjaan dengan total Rp. 3.500.000,- yang terbagi dari 5 vendor dengan nilai nominal yang berbeda. Kemudian setelah itu di input ke Accurate, kemudian dibuat SPJ kuitansi, lalu meminta tanda tangan dan stempel toko ke vendor. Setelah itu meminta tanda GM selaku Monev dan setelah selesai naiklah ke BUNA UB. Kemudian BUNA UB akan mencairkan SPJ kuitansi sesuai dengan dana yang diajukan.
Misalkan lagi, pada saat tutup akan dicatat apa saja kebutuhan bahan untuk esoknya ke dalam form. Misalkan bahan yang habis adalah susu, daging dan lain-lain, kemudian form catatan kebutuhan bahan tadi di foto dan foto tersebut di kirim ke keuangan
(UB Coffee mempunyai grup untuk
mengontrol) kemudian di kirim ke suplier. Kemudian esok pagi barang yang dibutuhkan tersebut datang di UB Coffee. Kemudian dilakukan controlling dari sisi kualitas, kuantitas. Kalau kualitas tidak sesuai yang diinginkan UB Coffee, maka barang tersebut di return dan uangnya dikembalikan.
Masalah yang Dihadapi UB Coffee
Permasalahan pada UB Coffee terletak pada tidak adanya persediaan bahan baku. Tidak adanya persediaan bahan baku tersebut disebabkan karena tidak adanya storage
(gudang penyimpanan bahan baku). Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dengan bagian penjualan UB Coffee, terkadang permintaan dari pelanggan tidak dapat terpenuhi seluruhnya dikarenakan persediaan bahan baku tidak tersedia.
Kekosongan persediaan bahan baku tersebut disebabkan karena terdapat permasalahan
pada persediaan bahan baku dan
mengakibatkan terhambatnya proses produksi yang dilakukan.
Selanjutnya, dalam sistem akuntansi persediaan UB Coffee atas terjadinya penjualan yang dilakukan oleh bagian penjualan, bagian produksi membuat permintaan barang bahan baku kepada bagian pembelian, bagian pembelian melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier, supplier mengirimkan barang yang diterima oleh bagian kitchen, bagian kitchen
melaporkan atas penerimaan barang kepada
bagian akunting untuk dilakukan
pencatatannya dan bagian keuangan untuk konfirmasi pembayaran saat terjadi penagihan dari supplier, supplier akan mengirimkan pesanan bahan baku jika tidak ada masalah dalam pembayaran. Permasalahannya, jika salah satu dari bagian tersebut terjadi penyimpangan atau ketidak sesuaian atas prosedur yang telah ditetapkan oleh UB Coffee, secara otomatis mengakibatkan tersendatnya proses produksi yang akan berpengaruh pula pada kelancaran proses penjualan produk.
Solusi yang Ditawarkan pada UB Coffee
Dengan adanya permasalahan yang dihadapi UB Coffee seperti yang telah diuraikan sebelumnya, maka UB Coffee harus menyiapkan gudang untuk pengadaaan persediaan bahan baku. Kemudian setelah adanya gudang, maka perlu pembenahan sistem akuntansi persediaan bahan bakunya. Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user (pengguna). Dalam praktik operasional setiap perusahaan cenderung memiliki suatu ketidakpastian akan permintaan. Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari perusahaan untuk melakukan sistem persediaan (inventory) agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory.
Secara umum gudang diperlukan dengan empat tujuan sebagai berikut:
a. Pengurangan biaya transportasi dan produksi. Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya gudang berkaitan erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi.
b. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan. Gudang mempunyai peranan dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun.
c. Kebutuhan produksi. Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi. Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang seperti ini dan karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai tempat penyimpanan barang ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
d. Kebutuhan pasar. Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan barang tersebut tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat
dengan pasar sebagai media
pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Pada saat ini sistem persediaan memiliki peran yang cukup penting terhadap kesuksesan suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan persediaan berkaitan langsung dengan ketersediaan barang untuk memenuhi permintaan pelanggan, tetapi juga terdapat biaya persediaan yang memberikan dampak cukup besar bagi perusahaan. Dalam pengelolaan persediaan tempat untuk penyimpanan persediaan tersebut dikenal dengan istilah gudang (warehouse). Pada umumnya gudang
merupakan tempat menyimpan persediaan yang tidak memberikan nilai tambah terhadap barang tetapi memiliki fungsi penting bagi perusahaan.
Persediaan secara umum dapat didefinisikan sebagai barang yang disimpan atau yang digunakan untuk diproses atau dijual pada periode mendatang. Persediaan dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, barang dalam proses atau barang setengah jadi dan barang jadi yang disimpan untuk dijual maupun diproses. Dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang disimpan dalam suatu tempat atau gudang dimana barang tersebut menunggu untuk diproses atau diproduksi lebih lanjut.
Persediaan merupakan terjemahan dari kata “inventory” yang merupakan
pengumpulan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dan lain-lain) yang secara sengaja disimpan sebagai persiapan (safety atau buffer-stock) agar tidak terjadi kekurangan untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung atau kelangkaan barang jadi untuk dijual. Dengan demikian, persediaan yang baik adalah persediaan yang tidak “kekurangan” dan tidak “berlebihan”.
Tujuan dari adanya persediaan diantaranya adalah: (a) Kemudahan dalam memastikan adanya persediaan melalui safety
stock; (b)Memberi waktu luang untuk
pengelolaan produksi dan pembelian; (c) Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran; (d) Menghilangkan atau mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan; (e) Memberikan kemudahan dalam menyesuaikan dengan jadwal produksi; (f) Menghilangkan atau mengurangi resiko kenaikan harga; (g) Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman; (h) Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan; (i) Mendapatkan keuntungan dari
quantity discount; (j) Komitmen terhadap pelanggan.
Sementara itu, untuk menentukan pengendalian persediaan maka harus memenuhi persyaratan-persyaratan menurut Assauri (2004) salah satunya adalah terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau
barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu
KESIMPULAN
Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana UB Coffee
menerapkan sistem akuntansi persediaan bahan baku pada usahanya. Dari hasil penelitian, dapat disimpulkan:
1. Dalam hal pencataan akuntansi bahan baku, UB Coffee sudah mencatat sesuai dengan prosedur akuntansi. UB Coffee
tidak mencatat kas yang keluar pada saat pembelian persediaan, tapi ketika UB Coffee menerima nota pembelian dari bagian dapur, disitu UB Coffee mulai mencatat kas yang di keluarkan untuk pembelian persediaan.
2. Dalam hal pengendalian intern, UB
Coffee sudah melakukan sistem
informasi akuntansi yang efektif dan baik. kebutuhan operasional tiap harinya berasal dari reimburse nota. Kemudian setelah itu di input ke Accurate, kemudian dibuat SPJ kuitansi, terus minta ke vendor untuk minta tanda tangan sama stempel tokonya. Setelah itu minta tanda GM selaku Monev dan setelah selesai naiklah ke Bunan. Kemudian Bunan akan mencairkan SPJ kuitansi sesuai dengan dana yang diajukan.
3. Permasalahan pada UB Coffee terletak pada tidak adanya persediaan bahan baku. Tidak adanya persediaan bahan baku tersebut disebabkan karena tidak adanya storage (gudang penyimpanan bahan baku). Terkadang permintaan dari pelanggan tidak dapat terpenuhi seluruhnya dikarenakan persediaan bahan baku tidak tersedia. Kekosongan persediaan bahan baku tersebut disebabkan karena terdapat permasalahan pada persediaan bahan baku dan mengakibatkan terhambatnya proses produksi yang dilakukan.
4. Dalam sistem akuntansi persediaan UB Coffee atas terjadinya penjualan yang dilakukan oleh bagian penjualan, bagian produksi membuat permintaan barang bahan baku kepada bagian pembelian, bagian pembelian melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier, supplier
mengirimkan barang yang diterima oleh bagian kitchen, bagian kitchen
melaporkan atas penerimaan barang kepada bagian akunting untuk dilakukan pencatatannya dan bagian keuangan untuk konfirmasi pembayaran saat terjadi penagihan dari supplier, supplier akan mengirimkan pesanan bahan baku jika tidak ada masalah dalam pembayaran. Permasalahannya, jika salah satu dari bagian tersebut terjadi penyimpangan atau ketidak sesuaian atas prosedur yang telah ditetapkan oleh UB Coffee, secara otomatis mengakibatkan tersendatnya proses produksi yang akan berpengaruh pula pada kelancaran proses penjualan produk.
SARAN
Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan diatas, maka penting untuk dikemukakan saran sebagai berikut :
1. Manajemen UB Coffee sebaikan
mengambil kebijakan untuk menyediakan tempat penyimpanan (gudang) bahan baku
(raw material) kopi sebagai saran untuk kesempurnaan unit-unit system akuntansi yang baik. Karena dengan danya tempat penyimpanan maka UB Coffee dapat menentukan atau menyediaan jumlah persedian bahan optimal. Hal ini penting bagi UB Coffee untuk menerapkan akuntansi persediaan bahan baku.
2. Formulir pembelian bahan baku sebaiknya ditambah menjadi tiga rangkap, karena selama ini hanya dua rangkap yakni bagian produksi (kitchen) dan bagian pembelian. Adapun tambahan satu rangkap ditujuakan ke bagian kasir, agar pihak kasir yang membayar hasil pembelian dari supplier benar-benar sesuai dengan pesanan bagian produksi (kitchen).
3. Diharapkan kepada peneliti selanjutnya untuk membahas topik lainnya selain sistem akuntansi persediaan bahan baku, seperti sistem persediaan barang dalam proses, sistem persediaan barang jadi serta permasalahan lainnya seputar masalah akuntansi di dalam suatu perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, S. (2004). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Lembaga Fakultas Ekonomi UI.
Baridwan, Z. (2011). Intermediate Accounting. Edisi 8. Yogyakarta: BPFE.
Creswell, J.W. (2014). Research Design: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods Approaches. 4th Ed. USA: SAGE Publications, Inc.
Gitosudarmo, I. & Basri. (2002). Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE.
Jusup. A.H. (2005). Dasar-dasar Akuntansi. Edisi Keenam. Yogyakarta: STIE YKPN.
Miles, M.B., Huberman, A.M., & Saldana, J. (2014). Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook. Third Edition. Arizona State University: SAGE Publications, Inc.
Mudrichah. (2005). Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Pada PT. Sinar Lendoh Terang Ambarawa. Skripsi. Jurusan Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Semarang.
Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Sartono, A. (2008). Manajemen Keuangan: Teori dan Aplikasi. Edisi Empat. Yogyakarta: BPFE.
Sasmawaty. (2008). Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Studi Kasus pada PT.X. Skripsi. Program Studi Akuntansi, Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.
Simamora, H. (2012). Akuntansi Manajemen. Edisi Ketiga. Riau: Star Gate Publisher. Stice, E.K., Stice, J.D., & Skousen, K.F. (2007). Akuntansi Keuangan. Buku I. Edisi 16. Jakarta: Salemba Empat. Sugiyono. (2017). Metode Penelitian
Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sukorini, D. (2005). Sistem Akuntansi Persediaan Barang Pada Perusahaan
Daerah Air Minum (PDAM)
Kabupaten Kudus. Tugas Akhir. Jurusan Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Semarang.
