▸ Baca selengkapnya: buku serah terima dokumen
(2)1. TUJUAN
Memberikan pedoman dan standart kerja pada Dept. Niaga khususnya dan departemen terkait lainnya yang berhubungan dengan pengemudi dalam melakukan proses serah terima armada terkait dengan pengemudi baru, , pengemudi mutasi, resign, sakit, ijin, cuti , MTJ (meninggalkan tanggung jawab), skorsing dan laka armada guna meminimalisir adanya penyimpangan dalam proses serah terima armada maupun serah terima peralatan penunjang armada agar dapat termonitoring secara administrasi maupun system serta dapat dipertanggung jawabkan.
2. RUANG LINGKUP
2.1 Serah Terima Armada
2.2 Pelaksana Serah Terima Armada 2.3 Dokumen Serah Terima Armada 2.4 Pengecekan Alat Penunjang Armada
2.5 Penginputaan Serah Terima kedalam System
3. REFERENSI
3. 1 Pedoman mutu bagian 7.5 point 7.5.3
4. DOKUMEN PENDUKUNG
4.1. SOP Rekrutmen Pengemudi : SOP.DN.PP.01
4.2. SOP Perbaikan Harian Teknik : SOP.DT.TK.01
4.3. SOP IT Ticketing : SOP.DU.IT.01
5. DEFINISI
5. 1 Serah Terima Armada
serah terima armada yang meliputi:
5.1.1 Ready Ke Aktif
5.1.1.1 Adanya pengemudi baru dari Personalia Pengemudi setelah lolos test drive pengemudi
▸ Baca selengkapnya: contoh serah terima raport
(3)5.1.2 Armada Turun
5.1.2.1 Pengajuan ijin pengemudi 5.1.2.2 Pengajuan cuti pengemudi
5.1.2.3 Skorsing pengemudi oleh perusahaan
5.1.2.4 Pengemudi MTJ (meninggalkan tanggung jawab) 5.1.2.5 Laka Armada (berat)
5.1.2.6 Armada mengalami kerusakan (masuk perbaikan lama)
5.1.3 Mutasi / Ganti Armada
3.1.3.1 Pengajuan pergantian armada oleh pengemudi karena armada masuk dalam perbaikan lama
3.1.3.2 Pengajuan dari pihak Dept. Niaga karena kebijakan manajemen
3.1.3.3 Pengajuan pergantian armada dari pihak Personalia Pengemudi karena kebijakan manajemen / penilaian performance pengemudi
5. 2 Pelaksana Serah Terima
Pelaksana serah terima armada maupun peralatan adalah pihak Dept. Teknik, Dept. Niaga dan Dept. Logistik yang berstatus karyawan PT. SIBA SURYA yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam memonitor, memastikan serah terima armada maupun peralatan armada.
5. 3 Dokumen Serah Terima
Form. baku yang dipakai / digunakan dalam proses serah terima armada baik yang dibuat secara manual maupun secara system (Print-out) sebagai contoh STA (Serah Terima Armada), STD (dokumen Serah Terima Driver) dan BA (Berita Acara)
5. 4 Pengecekan Alat Penunjang Armada
Memastikan kelengkapan peralatan penunjang yang ada di armada serta proses serah terimanya sehingga sesuai dengan pencatatan maupun inputan pada system .
5. 5 Input Serah Terima
Penginputan serah terima armada (STA) ke dalam system dan melakukan posting (update) data pada system terkait perubahan status armada dan peralatan armada
6. KETENTUAN KHUSUS
6. 1 Status dan kriteria serah terima armada (STA)
NO Serah Terima
Armada Kriteria STA
1 Ready ke Aktif
1. Adanya pengemudi baru dari Personalia Pengemudi setelah lolos test drive pengemudi
2. Armada selesai perbaikan dari pihak Teknik.
2
Armada Turun (akibat pengemudi atau kerusakan)
1. Pengajuan ijin pengemudi 2. Pengajuan cuti pengemudi
3. Skorsing pengemudi oleh perusahaan
4. Pengemudi MTJ (meninggalkan tanggung jawab) 5. Laka Armada (berat)
6. Armada mengalami kerusakan (masuk perbaikan lama)
3 Mutasi/ganti armada
1. Pengajuan pergantian armada oleh pengemudi karena armada masuk dalam perbaikan lama
2. Pengajuan dari pihak Dept. Niaga karena kebijakan manajemen 3. Pengajuan pergantian armada dari pihak Personalia Pengemudi karena kebijakan manajemen / penilaian performance pengemudi
6. 2 Dokumen serah terima armada dan otorisasi dokumen serah terima armada diatur sebagai berikut :
No Status Serah Terima
Armada Jenis Dokumen Otorisasi dan Validasi Dokumen
1
Ready ke Aktif
(selesai perbaikan
atau armada baru tanpa pengemudi)
STD (serah terima driver)
1. Supervisor Niaga (sesuai jenis armada/bed)
2. Supervisor Personalia Pengemudi 3. Manager Niaga
6. 3 Supervisor Niaga diperbolehkan mengajukan permohonan permintaan peralatan terkait pemenuhan kebutuhan armada dari ready ke aktif untuk pengemudi dengan menjalankan mekanisme prosedur untuk pengajuan permintaan barang / peralatan kepada logistik dan dengan persetujuan dari Manager Niaga.
6. 4 Dept. Teknik Wajib membuat STA(serah terima armada) selesai perbaikan dan dilakukan proses serah terima dengan Dept. Niaga (Supervisor pengentasan), dilakukan proses pengecekan dan validasi pada form serah terima armada (STA).
6. 5 Supervisor Niaga Pengentasan pada saat pengecekan fisik armada mengetahui adanya / terdapat ketidaksesuaian kondisi armada atau tidak / belum layak jalan maka wajib menginformasikan kepada Dept. Teknik untuk dilakukan perbaikan ulang.
6. 6 Sopir pusat (tester) dianjurkan melakukan test drive terlebih dahulu terhadap armada selesai perbaikan maupun yang berstatus ready sebelum dilakukan serah terima armada dengan pengemudi, jika armada belum sesuai / layak jalan maka Dept. Teknik wajib melakukan perbaikan/pemeriksaan ulang armada.
6. 7 Bagi pengemudi yang berstatus MTJ (meninggalkan tanggung jawab) Supervisor Niaga wajib melakukan pencarian terhadap pengemudi maupun keberadaan armada yang telah ditinggal oleh pengemudi dan meminta pertanggung jawaban kepada pihak pengemudi untuk diselesaikan baik secara kekeluargaan atau secara hukum (kerugian yang ditanggung oleh perusahaan).
6. 8 Untuk status pengemudi yang turun karena ijin, sakit / resign (keluar) WAJIB dilengkapi dokumen serah terima armada (STA) dan berita acara (BA)
6. 9 Dokumen/form permohonan yang diajukan oleh pengemudi harus divalidasi / disetujui oleh Supervisor Niaga dan Supervisor Personalia Pengemudi dan disertai pengecekan peralatan armada yang akan dikembalikan/dititipkan kepada logistik.
6. 10 Pengemudi diperbolehkan melakukan pengajuan permohonan mutasi armada (dalam hal ini upgrade armada yang lebih tinggi) jika dalam penilaian performance yang diberikan oleh Dept. Personalia Pengemudi dinyatakan layak / bagus / baik dan mendapat persetujuan dari Manager Personalia Pengemudi serta Manager Niaga.
7. RINCIAN SOP
7.1 Prosedur Operasioanal
7.1.1 Serah Terima Armada Ready Ke Aktif
7.1.1.1 Supervisor / Manager Teknik menginformasikan kepada
Supervisor Niaga Pengentasan untuk armada yang sudah selesai diperbaiki
7.1.1.2 Supervisor Niaga Pengentasan melakukan pengecekan
fisik armada yang telah selesai diperbaiki
7.1.1.3 Setelah pengecekan dinyatakan sesuai/ok, Supervisor
Teknik membuat serah terima armada (STA) dan validasi STA manual
7.1.1.4 Manager Teknik memberikan validasi STA manual
7.1.1.5 Supervisor Niaga Pengentasan memberikan validasi pada
STA dan menginformasikan ke pihak Personalia Pengemudi untuk mempersiapkan Pengemudi
7.1.1.6 Jika tidak ada pengemudi maka Supervisor Niaga
pengentasan melakukan konfirmasi kepada Sopir pusat (tester) untuk dilakukan test drive terhadap armada yang telah selesai diperbaiki
7.1.1.7 Sopir pusat melakukan test drive armada yang telah selesai
diperbaiki dengan pengawasan Spv. Niaga Pengentasan
7.1.1.8 Setelah dilakukan test drive oleh Sopir pusat, Spv. Niaga
Pengentasan mengajukan kepada logistik untuk permintaan peralatan a/n sopir pusat
7.1.1.9 Logistik mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan oleh
armada dan melakukan serah terima dengan sopir pusat
7.1.1.10 Jika pengemudi ada maka akan dilakukan test drive oleh
pengemudi dengan pengawasan dari Personalia Pengemudi dan Spv. Pengentasan Niaga
7.1.1.11 Sopir pusat melakukan serah terima peralatan dan armada
kepada pengemudi yang akan menjalankan armada (aktif)
7.1.1.12 Supervisor Niaga melakukan update serah terima peralatan
secara system
7.1.1.13 Supervisor Niaga melakukan penginputan dan lakukan
pencetakan STD manual (serah terima driver), validasi pada system Postruck scr.321
7.1.1.14 Spv Personalia Pengemudi dan pengemudi memberikan
validasi pada STD (serah terima driver) manual
7.1.1.15 Supervisor Niaga dan Spv Pengentasan melakukan
pengarsipan dokumen STA (manual) dan STD (manual)
7.1.2 Serah Terima Armada Turun
7.1.2.1 Pengemudi mengajukan untuk turun dengan alasan cuti
kepada Supervisor Niaga
7.1.2.2 Meminta pengemudi membuat/mengajukan form cuti
dengan validasi Spv Personalia Pengemudi
7.1.2.3 Meminta form cuti, isi, validasi dan menyerahkan ke Spv
7.1.2.4 Memberikan validasi pada form cuti pengemudi
7.1.2.5 Menerima form cuti yang sudah di setujui dan meminta
validasi Manager PP dan Manager Niaga.
7.1.2.6 Pengemudi mengajukan untuk turun dengan alasan non
cuti kepada Supervisor Niaga (untuk skorsing dan MTJ tidak perlu diajukan pengemudi namun langsung di proses oleh Spv Niaga).
7.1.2.7 Pembuatan berita acara (BA) pengemudi turun (non cuti),
cetak dan memberikan validasi pada berita acara (BA)
7.1.2.8 Menerima dan memberikan validasi pada form cuti
pengemudi atau Berita Acara pengemudi turun non cuti
7.1.2.9 Supervisor Niaga melakukan pengecekan untuk peralatan
armada yang menjadi tanggung jawab pengemudi dan melakukan pencatatan pada form serah terima armada manual (STA Manual)
7.1.2.10 Supervisor Niaga memberikan validasi pada form serah
terima armada (STA) manual dan meminta pengemudi untuk tanda tangan pada STA manual
7.1.2.11 Pengemudi memberikan validasi pada form STA
manual,sebagai bukti proses serah terima sudah dilakukan antara pengemudi dengan Spv. Niaga dan menyetujui hasil pengecekan
7.1.2.12 Supervisor Niaga melakukan input STA Manual ke dalam
system dan melakukan posting pada system Postruck scr.321
7.1.2.13 Pengemudi melakukan serah terima dengan pihak logistik
7.1.2.14 Logistik melakukan pengecekan ulang untuk fisik aramda
dan peralatan sesuai pengajuan pada awal proses permintaan peralatan armada secara system
7.1.2.15 Jika terjadi selisih/perbedaan,Logistik membuat
rekomendasi berita acara (BA) claim pengemudi kepada Dept.Niaga
7.1.2.16 Jika peralatan armada telah sesuai, logistik memberikan
tanda terima pengembalian, validasi dan posting update peralatan kedalam system
7.1.2.17 Supervisor Niaga membuat berita acara proses claim
peralatan-ban-fisik armada kepada pengemudi pada Postruck scr.311, cetak , validasi dan monitoring proses pembayaran / penyelesaian claim oleh pengemudi
7.1.2.18 Supervisor Niaga arsip dokumen pengemudi (BA, form cuti
dan non cuti)
7.1.3 Serah Terima Armada Mutasi / Ganti Armada
7.1.3.1 Adanya surat pengajuan mutasi dari Personalia Pengemudi
yang diajukan oleh pengemudi kepada Supervisor Niaga yang sebelumnya sudah disetujui oleh Manager PP dan Manager Niaga
7.1.3.2 Supervisor Niaga melakukan serah terima armada lama
dengan pengemudi, melakukan pengecekan fisik armada termasuk peralatan-ban armada yang menjadi tanggung jawab atas armada yang dibawa oleh pengemudi pada form STA Manual
7.1.3.3 Pengemudi melakukan validasi sebagai bukti serah terima
7.1.3.4 Supervisor Niaga memberikan validasi pada form serah
terima armada (STA) manual
7.1.3.5 Supervisor Niaga melakukan penginputan serah terima
armada (STA) manual kedalam system dan melakukan posting pada Postruck scr.321, jika ada perubahan atas pengemudi pengganti lakukan update peralatan dan armada pada system Postruck scr.321
7.1.3.6 Pengemudi melakukan serah terima dengan logistik untuk
penyerahan peralatan armada setelah dilakukan pemeriksaan awal sesuai STA (jika tidak ada pengemudi pengganti)
7.1.3.7 Logistik melakukan pengecekan ulang untuk fisik armada
dan peralatan sesuai pengajuan pada awal proses permintaan peralatan armada secara system
7.1.3.8 Jika terjadi selisih / perbedaan,Logistik membuat
rekomendasi berita acara (BA) claim pengemudi kepada Dept.Niaga
7.1.3.9 Jika peralatan armada telah sesuai, logistik memberikan
tanda terima pengembalian, validasi dan posting update peralatan kedalam system.
7.1.3.10 Supervisor Niaga klarifikasi ulang atas rekomendasi BA dan
membuat berita acara proses claim peralatan armada pada syatem Postrubk scr.311 & memonitor proses pembayaran claim pengemudi
7.1.3.11 Mendapat tembusan STA Manual armada yang terjadi
mutasi/turun karena pergantian armada
7.1.3.12 Menyiapkan armada sesuai permintaan dari pihak
personalia pengemudi dengan mendapat persetujuan Dept. Niaga
7.1.3.13 Supervisor Niaga melakukan pengecekan atas armada
yang telah disiapkan, membuat STA Manual
7.1.3.14 Supervisor Niaga memberikan validasi atas armada yang
telah disiapkan sesuai dengan status kelengkapan armada yang diterima.
7.1.3.15 Pengemudi dan Personalia Pengemudi memberikan
validasi pada STA manual
7.1.3.16 Supervisor Niaga input kedalam system dan melakukan
posting pada Postruck scr.321 (update status armada beserta pengemudinya)
7.1.3.17 Melakukan serah terima armada baru dengan pengemudi 7.1.3.18 Pengemudi menerima unit dan memberikan validasi pada
form STA Manual
7.1.3.19 Pengajuan permohonan permintaan alat jika status armada
ready tetapi tidak ada peralatan / tools sebelumnya
7.1.3.20 Logistik mempersiapkan alat, dan melakukan serah terima
peralatan dengan pengemudi
7.1.3.21 Pengemudi menerima peralatan sesuai yang diajukan dan
memberikan validasi pada tanda terima dan SHA
7.1.3.22 Supervisor Niaga melakukan update serah terima
peralatan, input dan cetak STD serta validasi pada Postruck scr.321
7.1.3.23 Pengemudi dan Dept. Personalia Pengemudi memberikan
validasi pada STD
7.1.3.24 Supervisor Niaga melakukan pengarsipan untuk dokumen
7.2 Flowchart
7.2.1 Serah Terima Armada Ready Ke Aktif Flowchart Serah Terima Armada Ready Ke Aktif
Supervisor PP - Pengemudi Logistik
Sopir Pusat (tester) Supervisor Niaga
Pengentasan – Spv Niaga Supervisor - Manager
Teknik
Perlu perbaikan ulang
Oke
Perlu perbaikan ulang
Siap Jalan
Tidak ada pengemudi
Pengemudi lakukan Test drive armada Cek fisik
Spv Niaga update serah terima peralatan, input dan cetak serah terima driver serta validasi pada system Postruck scr.321
Spv Pengentasan validasi pada STA dan informasi ke pihak PP untuk tanda tangan STA
dan mempersiapkan pengemudi Sopir pusat melakukan test drive armada Spv PP validasi pada STA dan mempersiapkan pengemudi Spv pengentasan melakukan cek fisik armada Spv Niaga / Spv Pengentsan mengajukan
permintaan alat kepada logistik Perbaikan ulang Selesai Pengemudi Spv Niaga/Spv Pengentasan arsip dokumen STD & STA Doc Test drive Mulai Spv/Mgr Teknik menginformasikan kepada Spv. Niaga Pengentasan untuk armada yang telah selesai perbaikan
Supervisor Teknik membuat serah terima armada ke
Dept. Niaga dan memberikan validasi (STA Manual) Spv PP dan pengemudi memberikan validasi pada STD (printout) Mempersiapkan peralatan kebutuhan armada dan melakukan
serah terima alat dengan sopir pusat /
pengemudi Perbaikan
ulang
Spv Pengentasan konfirmasi supir pusat untuk test drive armada
Manager Teknik memberikan validasi
pada STA Manual
ada pengemudi Serah terima peralatan dan armada kepada pengemudi Doc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc
7.2.2 Serah Terima Armada Turun Flowchart Serah Terima Armada Turun
Manager Niaga Manager PP-Umum -Logistik Supervisor Personalia Pengemudi Supervisor Niaga Pengemudi Selisih Sesuai Melakukan pencatatan
pada form STA manual untuk peralatan armada
Melakukan penginputan STA manual kedalam system dan posting pada system Postruck scr.321 Serah terima Tanda Terima dengan pengemudi Mulai Memberikan validasi pada form STA dan maminta pengemudi untuk tanda tangan
Peralatan armada-Ban Pengemudi berstatus Turun Doc Pengemudi menuju logistik untuk serah terima
peralatan armada Pengemudi mengajukan untuk turun kepada Supervisor Niaga Meminta validasi BA kepada Manager Niaga dan Manager
PP-Umum Logistik melakukan pengecekan fisik barang vs system Melakukan pengecekan peralatan armada yang dibawa
oleh pengemudi
Pembuatan tanda terima peralatan armada, validasi dan posting pada
system Proses Claim Selesai Doc Pembuatan berita acara claim pengemudi pada pada
Postruck scr.311
Manager Niaga dan Manager PP memberikan validasi BA pengemudi turun
dan form cuti Pembuatan berita
acara (BA) pengemudi turun dan
validasi BA
Pengemudi tanda tangan pada form
STA Pembuatan rekomendasi Claim kepada Niaga Doc
Sudah di setujui oleh Manager PP dan Niaga
termasuk untuk status pengemudi yang MTJ
Doc
Menerima pengajuan cuti dari pengemudi cuti
Non cuti Doc
Pengemudi mengisi form cuti, validasi pengemudi dan Spv Personalia Pengemudi Doc Doc Doc Doc Kesesuaian rekomendasi BA vs BA Doc Doc Doc Doc DocDoc DocDoc DocDoc
7.2.3 Serah Terima Armada Mutasi / Ganti Armada Flowchart Serah Terima Armada Mutasi / Ganti Armada
Logistik Pengemudi Supervisor Niaga Personalia Pengemudi Selisih Sesuai Tidak ada Ada Pengecekan untuk
alat yang dibawa pengemudi
Pencatatan untuk serah terima armada baru pemberian validasi dan
meminta validasi pada PP serta pengemudi
Mempersiapkan peralatan kebutuhan armada dan melakukan serah terima alat dengan sopir pusat Penginputan kedalam
system dan melakukan posting STA armada baru Postruck scr.321
Serah terima peralatan dan armada
kepada pengemudi Tanda tangan
serah terima armada baru
Melakukan update serah terima peralatan , input dan cetak Serah terima driver serta validasi pada
Postruck scr.321
Proses Claim Melakukan pencatatan
untuk alat yang dibawa dan memberikan validasi pada STA Mulai Pengemudi tanda tangan STA pengemudi memberikan validasi pada STD Selesai Serah terima TT dengan pengemudi Pembuatan berita acara claim pengemudi pada postruck scr.311 Arsip Lakukan pengarsipan dokumen STD & STA
Pengajuan permintaan alat kepada logistik Melakukan update peralatan dan armada kedalam system Postruck scr.321 Alat Logistik melakukan pengecekan fisik barang
dengan system Melakukan penginputan
STA kedalam system dan melakukan posting pada Postruck scr.321
Doc
Pembuatan tanda terima alat , memberikan validasi pada TT dan melakukan posting pada
system Melakukan serah terima armada lama dengan pengemudi Pembuatan rekomendasi Claim kepada Niaga pengemudi memberikan validasi pada STD Pengajuan Mutasi armada kepada Supervisor Niaga Pengemudi pengganti Pengemudi menuju logistik untuk penyerahan alat/tools Pengemudi tanda tangan serah terima armada baru di setujui oleh Manager PP dan Manager Niaga DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc DocDoc
Arsip DocDoc
DocDoc
DocDoc DocDoc DocDoc
8. CATATAN MUTU
8. 1 Serah Terima Armada (STA) : F.DN.NI.03.01
8. 2 Berita Acara : F.DN.NI.02.01
8. 3 Cuti & Ijin Pengemudi : F.DN.PP.01.08 8. 4 Surat Mutasi & Promosi Pengemudi : F.DN.PP.01.10
8. 5 Serah Terima Driver : F.DN.PP.01.12
