1. TUJUAN
Memberikan pedoman & standart kerja kepada pihak Dept. Niaga dalam pemberian sanksi kerja bagi pengemudi yang melakukan pelanggaran / penyimpangan / penyelewengan / pencurian / perusakan terhadap aturan dan tata tertib yang telah dikeluarkan oleh perusahaan PT. SIBA SURYA dalam hal pengelolaan armada dan menjaga asset peralatan yang ada pada armada untuk keperluan pengemudi didalam perjalanan.
2. RUANG LINGKUP
2.1 Rekomendasi Claim Pengemudi dari Dept. terkait 2.2 Pembuatan Berita Acara
2.3 Penentuan Besaran Claim 2.4 Administrasi Besaran Claim
3. REFERENSI
6.1.1 Pedoman mutu bagian 7.5 point 7.5.1, 7.5.2 & 7.5.3
4. DOKUMEN PENDUKUNG
4.1. SOP Delivery Order Customer : SOP.DP.SM.02 4.2. SOP Pelayanan Pengemudi : SOP.DN.NI.01
4.3. SOP Laka Armada : SOP.DN.PP.04
4.4. SOP IT Ticketing : SOP.DU.IT.01
4.5. Standart Waktu Perjalanan Truck : STD.DN.NI.01 4.6. Tabel Sangu Pengemudi : STD.DN.NI.02 4.7. Standart Buku Pedoman Laka : STD.DN.PP.02 4.8. Instruksi Kerja Pencekalan : IK.DNI.NI.01
5. DEFINISI 3.1. Claim
Sanksi penggantian biaya yang dibebankan kepada pengemudi karena melakukan pelanggaran/ penyimpangan/ penyelewengan/ pencurian/
perusakan yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
3.2. Rekomendasi Claim
Pembebanan claim yang direkomendasikan oleh departemen teknik / logistik/
sales & market . 3.3. Kriteria Claim
3.3.1 Claim Alat
Claim yang diterbitkan oleh bagian Logistik meliputi dongkrak, terpal , rotary, trackball dan kunci roda
3.3.2 Claim Ban
Claim yang diterbitkan oleh bagian Logistik tentang ban dan velg yang ada pada armada
3.3.3 Claim Accu
Claim yang diterbitkan oleh bagian Logistik tentang Accu yang terpasang pada unit armada
3.3.4 Claim Laka
Claim yang diterbitkan oleh bagian Niaga –Umum terhadap armada yang mengalami laka diperjalanan berdasarkan kriteria penetapan claim pada perusahaan.
3.3.5 Claim Keterlambatan Pengemudi
Claim yang diterbitkan oleh bagian Niaga berdasarkan armada yang mengalami keterlambatan sampai dilokasi bongkar
3.3.6 Claim Muatan
Claim yang diterbitkan oleh bagian sales & marketing mengenai muatan yang rusak / hilang
3.4. Pembayaran Claim
Pembayaran yang dilakukan oleh oleh pengemudi kepada bagian kasir baik secara tunai maupun potongan sangu / bonus yang diterima oleh pengemudi.
6. KETENTUAN KHUSUS
6.1 Pengenaan Klaim kepada pengemudi a) Kategori Alat
I. Claim dongkrak
1. Dongkrak hilang dikenakan biaya claim penuh atau penggantian biaya dongkrak baru sesuai pembelian.
2. Dongkrak rusak tidak dikenakan claim dan akan diganti dengan dongkrak yang masih bisa digunakan.
II. Claim terpal
1. Terpal hilang akan dikenakan biaya claim penuh atau penggantian biaya terpal baru sesuai dengan pembelian
2. Terpal rusak dengan masa umur <1 tahun dikenakan biaya claim sesuai dengan umur pakai terpal.
III. Claim rotary
1. Rotary hilang dikenakan biaya claim penuh atau penggantian biaya rotary baru sesuai dengan pembelian.
2. Rotary pecah dengan masa umur <1 tahun dikenakan biaya claim sesuai dengan umur pakai rotary.
IV. Claim track belt & kunci roda
1. Track belt & kunci roda hilang dikenakan biaya claim penuh atau penggantian biaya terpal baru sesuai dengan pembelian.
2. Track belt & kunci roda rusak dengan masa umur <1 tahun dikenakan biaya claim sesuai dengan umur pakai track belt & kunci roda.
b) Kategori Ban
I. Masa umur ban radial dihitung per 50.000 km & ban bias dihitung per 45.000 km
II. Masa umur ban vulkanisir panas dihitung per 12.500 km & vulkanisir dingin dihitung per 25.000 km
III. Claim untuk BAN :
1. Ban hilang dikenakan biaya claim penuh atau pergantian biaya ban penuh sesuai dengan pembelian.
2. Ban dor dikenakan biaya claim sesuai dengan umur pemakaian.
3. Ban sobek dikenakan biaya claim sesuai dengan umur pemakaian.
4. Ban brabat & digladak dikenakan biaya claim sesuai dengan umur pemakaian.
5. Penggantian ban karena tipis tidak rata tidak dikenakan biaya claim dan akan digantikan dengan ban vulkanisir / BPP yang kondisinya masih baik / layak untuk pakai.
c) Kategori ACCU
I. Accu hilang dikenakan biaya claim penuh kepada pengemudi atau pergantian biaya accu penuh sesuai dengan pembelian dan akan digantikan dengan accu baru.
II. Accu pecah dikenakan biaya claim sesuai umur pakai kepada pengemudi dan akan digantikan dengan accu baru.
III. Penggantian accu selain kategori hilang & pecah tidak dikenakan biaya claim pergantian dan digantikan dengan accu baru.
d) Keterlambatan Pengemudi
1. Keterlambatan armada kurang dari 24 jam dikenakan biaya claim keterlambatan sebesar Rp.25.000,- (Dua puluh lima ribu), tercatat pada system besaran claim berdasarkan keterlambatan pengemudi
2. Keterlambatan armada lebih dari 24 jam sampai dengan 48 jam dikenakan biaya claim keterlambatan sebesar Rp.35.000,- (Tiga puluh lima ribu rupiah), tercatat pada system besaran claim berdasarkan keterlambatan pengemudi
3. Keterlambatan armada lebih dari 48 jam sampai dengan 48 jam dikenakan biaya claim keterlambatan sebesar Rp.45.000,- (Empat puluh lima ribu rupiah), sudah tercatat pada system besaran claim berdasarkan keterlambatan pengemudi
6.2 Untuk claim terkait dengan laka armada (kecelakaan diperjalanan) dapat dilihat pada buku panduan LAKA yang mengatur tentang besaran claim yang diterima berdasarkan lama bekerja pada perusahaan dan tingkat kerusakaan yang terjadi pada armada serta korban.
6.3 Pembayaran Claim
6.3.1 Pemotongan regular @Rp.50.000,- dengan maksimal pemotongan sebesar:
a. Lanjut ke barat / km > 300 Km maksimal pemotongan disangu
Non HD : Rp.100.000,- (Seratus ribu rupiah)
HD : Rp. 125.000,- (Seratus dua puluh lima ribu rupiah) b. Lanjut kebarat < 300 Km maksimal pemotongan disangu sebesar
Rp. 50.000,- (Lima puluh ribu rupiah)
6.3.2 Pemotongan sangu langsung dari cabang (Surabaya, Jakarta, Cilegon, Long Distance)
Non HD : Rp.100.000,- (seratus ribu rupiah)
HD : Rp.125.000,- (seratus dua puluh lima ribu rupiah) 6.3.3 Pemotongan bonus bulanan sebesar 20% dari total keseluruhan
bonus bulanan pengemudi
6.3.4 Besaran nilai nominal claim yang muncul ditentukan oleh pihak logistik dan manajemen melihat dari jenis dan quantity barang, umur barang / sisa umur pemakaian dan jenis / berat pelanggaran yang dilakukan dengan rekomendasi penerbitan berita acara kepada departemen niaga dan dari departemen niaga pembuatan berita acara yang tercatat pada system yang selanjutnya diserahkan kepada pihak accounting untuk penyelesaian / pelunasan claim karyawan yang bersangkutan.
6.3.5 Kategori claim muatan pengemudi ditentukan dari masing – masing cabang (pada saat deal dengan costumer) untuk besaran nominal claim yang akan dijatuhkan kepada pengemudi.
6.3.6 Bagi pengemudi yang mencapai 2,5 PP (Minimal 10 kali) untuk sisa klaim yang masih tertanggung akan dihapuskan / diputihkan akan tetapi klaim yang sudah terpotong tidak bisa untuk dikembalikan.
Pengemudi yang bisa mencapai 3 PP (Minimal 10 kali) sisa klaimnya akan dihapuskan dan sisa klaim yang sudah terpotong akan dikembalikan.
7. RINCIAN SOP
7.1 Prosedur Operasioanal
7.1.1 Claim Alat , Ban dan Accu
7.1.1.1 Logistik konfirmasi ke Supervisor Niaga untuk rekomendasi claim ban pengemudi
7.1.1.2 Supervisor Niaga membuat berita acara claim pengemudi kategori Ban pada system dan konfirmasi ulang kepada logistik untuk besaran nominal claim pada Postruck scr.311 7.1.1.3 Logistik input besaran biaya claim untuk pengemudi
7.1.1.4 Supervisor menginformasikan kepada staff claim untuk dilakukan pencekalan terhadap pengemudi yang menerima claim
7.1.1.5 Staff claim input cekalan pengemudi terkait claim pada pengemudi pada SS90 scr.473
7.1.1.6 Staff Claim info kepada pengemudi untuk claim yang diterima pengemudi
7.1.1.7 Pengemudi menuju Staff Claim untuk klarifikasi claim
7.1.1.8 Staff claim memberikan penjelasan untuk claim yang diterima oleh pengemudi
7.1.1.9 Pengemudi melakukan pembayaran claim (angsuran / potongan & cash)
7.1.1.10 Kasir terima pembayaran claim pengemudi , input & cetak bukti kas masuk pembayaran claim pengemudi pada SS90 scr.434 dan validasi pada BKM
7.1.1.11 Jika pembayaran dilakukan melalui potongan (sangu, tambahan, bonus) Staff Claim Niaga open cekalan pada SS90 scr.473 dan konfirmasi operator untuk dilakukan proses input potongan
7.1.1.12 Operator melakukan pemotongan untuk besaran claim pengemudi (sangu, tambahan, bonus) dan cetak bukti kas masuk serta validasi pada BKM pada SS90 scr.233
7.1.1.13 Pengemudi menuju Staff Claim niaga untuk menunjukan bukti pembayaran claim
7.1.1.14 Staff Claim melakukan pengecekan secara system pada SS90 scr.233 untuk pembayaran claim pengemudi (cash) dan open cekalan pada SS90 scr.473 serta menyerahkan BKM kepada pengemudi
7.1.1.15 Pengemudi terima BKM dan melanjutkan perjalanan
7.1.2 Claim Laka
7.1.2.1 Bagian Laka konfirmasi ke Supervisor Niaga untuk rekomendasi claim laka pengemudi
7.1.2.2 Supervisor Niaga membuat berita acara claim pengemudi kategori laka pada Postruck scr.311 dan konfirmasi PP- Umum untuk besaran nominal claim
7.1.2.3 Bagian Umum input besaran biaya claim untuk pengemudi 7.1.2.4 Supervisor Niaga menginformasikan kepada Staff Claim
untuk dilakukan pencekalan terhadap pengemudi yang menerima claim
7.1.2.5 Staff Claim cekal pengemudi pada SS90 scr.473 dan info kepada pengemudi untuk claim yang diterima pengemudi 7.1.2.6 Pengemudi menuju Staff Claim untuk klarifikasi claim
7.1.2.7 Staff Claim memberikan penjelasan untuk claim yang diterima oleh pengemudi
7.1.2.8 Pengemudi melakukan pembayaran claim (angsuran / potongan & cash)
7.1.2.9 Jika pembayaran dilakukan secara cash pengemudi menuju kasir dan meminta bukti kas masuk
7.1.2.10 Kasir terima pembayaran claim pengemudi dan input serta cetak bukti kas masuk pembayaran claim pengemudi pada SS90 scr.434 serta validasi pada BKM
7.1.2.11 Jika pembayaran dilakukan melalui potongan (sangu, tambahan, bonus) pengemudi menuju operator untuk dilakukan proses input potongan
7.1.2.12 Operator melakukan pemotongan untuk besaran claim pengemudi (sangu, tambahan, bonus) dan cetak bukti kas masuk pada SS90 scr.233 serta validasi pada BKM
7.1.2.13 Pengemudi menuju Staff Claim niaga untuk menunjukan bukti pembayaran claim
7.1.2.14 Staff Claim melakukan pengecekan secara system untuk pembayaran claim pengemudi (cash / potongan sangu, tambahan, bonus) pada SS90 scr.233
7.1.2.15 Staff Claim open cekalan pengemudi pada SS90 scr.473 dan menyerahkan BKM kepada pengemudi
7.1.2.16 Pengemudi terima BKM dan melanjutkan perjalanan
7.1.3 Claim Keterlambatan
7.1.3.1 Adanya keterlambatan yang dilakukan oleh pengemudi berdasarkan system pada Postruck scr.617 (hasil monitoring Supervisor Niaga)
7.1.3.2 Pengemudi menuju Kasir untuk meminta print out potongan claim pada sangu terkait dengan keterlambatan yang diterima pengemudi
7.1.3.3 Operator Sangu Niaga melakukan penginputan untuk potongan claim pada sangu dan cetak (print-out) BKM pada SS90 scr.233
7.1.3.4 Operator Sangu Niaga menyerahkan Print-out BKM kepada pengemudi terkait pemotongan claim keterlambatan oleh pengemudi
7.1.3.5 Pengemudi menerima Bukti kas masuk (BKM) dari Operator Sangu Niaga dan melanjutkan perjalanan kembali
7.1.4 Claim Muatan
7.1.4.1 Staff Claim niaga Menerima laporan dari accounting untuk claim dari cabang /claim pelaporan dari sales market cabang
7.1.4.2 Staff Claim melakukan penginputan kedalam system untuk cekalan armada pengemudi mengenai muatan dari cabang pada SS90 scr.473
7.1.4.3 Staff Claim niaga memberikan konfirmasi kepada pengemudi untuk pencekalan armada yang dialami pengemudi
7.1.4.4 Pengemudi menuju Staff Claim untuk informasi permasalahan dan penyelesaian cekalan armada
7.1.4.5 Staff Claim niaga memberikan penjelasan kepada pengemudi tentang cekalan yang diterima pengemudi dengan memberikan besaran claim yang diterima pengemudi 7.1.4.6 Jika pengemudi menolak untuk besaran nominal claim, Staff claim niaga memberikan pengarahan kepada pengemudi untuk negoisasi kepada Manager Niaga
7.1.4.7 Pengemudi menuju Manager Niaga untuk negoisasi besaran claim yang diterima oleh pengemudi
7.1.4.8 Manager Niaga memberikan keputusan besaran claim untuk pengemudi (angsur / tunai) dan melakukan konfirmasi kepada Staff Claim niaga untuk dilakukan penginputan besaran claim pengemudi
7.1.4.9 Jika pembayaran dilakukan secara cash pengemudi menuju Kasir dan meminta bukti kas masuk
7.1.4.10 Kasir terima pembayaran claim pengemudi dan input serta cetak bukti kas masuk pembayaran claim pengemudi pada SS90 scr.434 serta validasi pada BKM
7.1.4.11 Jika pembayaran dilakukan melalui potongan (sangu, tambahan, bonus) Staff Claim Niaga open cekalan pada SS90 scr.473 dan konfirmasi operator untuk dilakukan proses input potongan
7.1.4.12 Operator melakukan pemotongan untuk besaran claim pengemudi (sangu, tambahan, bonus) dan cetak bukti kas masuk serta validasi pada BKM pada SS90 scr.233
7.1.4.13 Pengemudi menuju Staff Claim niaga untuk menunjukan bukti pembayaran claim
7.1.4.14 Staff Claim melakukan pengecekan secara system pada SS90 scr.233 untuk pembayaran claim pengemudi (cash) dan open cekalan pada SS90 scr.473 serta menyerahkan BKM kepada pengemudi
7.1.4.15 Pengemudi terima BKM dan melanjutkan perjalanan
7.2 Flowchart
7.2.1 Claim Alat, Ban dan Accu
Flowchart Claim Alat, Ban dan Accu
Staff Claim Niaga- Operator Niaga Kasir
Logistik Supervisor Niaga
Pengemudi
Doc
Info Staff claim untuk open cekalan
pengemudi
Logistik input besaran biaya untuk klaim Ban pada postruck scr.311
Staff claim input cekalan kedalam system SS90
scr.473 Mulai
Spv Niaga membuat BA pada system postruck scr.311 dan konfirmasi ulang
kepada logistik untuk besaran claim yang
dibebankan
Pengemudi menuju Staff claim untuk permasalah
claim
Konfirmasi Supervisor Niaga untuk rekomendasi
BA
Staff Claim Memberikan penjelasan untuk claim yang diterima
pengemudi Staff claim konfirmasi kepada
pengemudi mengenai claim
Pembayaran secara cash
Pembayaran melalui potongan
Pengecekan Pembayaran Cash
Potongan Staff Claim open cekalan
dan menyerahkan BKM kepada pengemudi SS90
scr.473 Staff claim melakukan
pengecekan pada system SS90 scr.233
(cash) Pembayaran
Pengemudi terima BKM dan menuju Staff Claim untuk menunjukan bukti pembayaran claim (untuk pembayaran cash)
Staff Claim Open cekalan pada system SS90 scr.473 dan konfirmasi operator untuk
input potongan claim
Operator input potongan claim (sangu, tambahan , bonus) dan cetak BKM
pada SS90 scr.233 Kasir melakukan
penginputan bukti pembayar claim pengemudi dan cetak BKM pada SS90 scr.434 Pengemudi menuju
kasir untuk pembayaran claim
Pengemudi terima BKM dan melanjutkan
perjalanan
Selesai
DocDoc
Doc DocDoc
DocDocDoc
DocDocDoc
DocDocDoc DocDocDoc
DocDocDoc
7.2.2 Claim Laka
Bisnis Proses Claim Laka
Staff Claim Niaga- Operator Niaga Kasir
Bagian Umum Pengemudi
Supervisor Niaga
Input besaran biaya untuk klaim Laka Konfirmasi Supervisor Niaga untuk rekomendasi
BA
Staff claim konfirmasi kepada pengemudi
mengenai claim Pengemudi menuju Staff
claim untuk permasalah claim Info Staff claim untuk
open cekalan pengemudi
Staff claim input cekalan kedalam system SS90
scr.473
Staff Claim memberikan penjelasan untuk claim
yang diterima pengemudi Doc
Spv Niaga membuat BA pada system postruck scr.311 dan konfirmasi ulang
kepada PP-Umum (Spv) untuk besaran claim yang
dibebankan
Mulai
Doc
Pembayaran secara cash
Pembayaran melalui potongan
Pengecekan Pembayaran Cash
Potongan
Staff claim melakukan pengecekan pada system
SS90 scr.233 (cash)
Selesai Pengemudi terima
BKM dan melanjutkan
perjalanan Pengemudi menuju
kasir untuk pembayaran claim
Operator input potongan claim (sangu, tambahan , bonus) dan cetak BKM pada
SS90 scr.233 Pengemudi terima BKM
dan menuju Staff Claim untuk menunjukan bukti pembayaran claim (untuk pembayaran cash)
Staff Claim Open cekalan pada system SS90 scr.473 dan konfirmasi operator untuk input
potongan claim Kasir melakukan
penginputan bukti pembayar claim pengemudi dan cetak BKM pada SS90 scr.434
Staff Claim open cekalan dan menyerahkan BKM kepada pengemudi SS90
scr.473 Pembayaran Doc
DocDocDoc
DocDocDoc
Doc DocDoc
Doc DocDoc
DocDocDoc
DocDocDoc
7.2.3 Claim Keterlambatan Pengemudi Flowchart Keterlambatan Pengemudi
Operator Sangu Niaga Pengemudi
Supervisor Niaga
Potongan
BKM Adanya keterlambatan oleh
pengemudi berdasarkan system Postruck scr.617 (hasil monitoring Supervisor
Niaga)
Melakukan serah terima Print-Out BKM (bukti kas masuk) kepada pengemudi
Selesai Pembayaran
Operator input potongan claim (sangu, tambahan , bonus) dan cetak BKM
pada SS90 scr.233 Pengemudi Meminta
Print-out potongan claim pada sangu terkait dengan keterlambatan
Pengemudi terima BKM dan melanjutkan
perjalanan Mulai
Doc
DocDoc
DocDoc
Pengemudi menuju kasir untuk pembayaran dan meminta bukti kas
masuk Cash
7.2.4 Claim Muatan
Flowchart Claim Muatan
Kasir Manager Niaga
Pengemudi Staf Claim Niaga –
Operator Niaga
Tidak Ya
Setuju?
Menuju Manager untuk negoiasi poembayaran dan besaran claim Adanya informasi dari
Accounting dan cabang untuk cekalan armada
Konfirmasi besaran claim untuk pengemudi Melakukan input cekalan pada system SS90 scr.473
Menuju staf claim Niaga untuk penyelesaian pencekalan armada
Manager memberikan keputusan dan konfirmasi
kepada staf claim untuk proses pembayaran Konfirmasi pengemudi
untuk cekalan armada
Pemberian penjelasan status cekalan
Mulai
Pembayaran
cash potongan
Pengemudi terima BKM dan melanjutkan
perjalanan
Selesai Staff Claim Open cekalan
pada system SS90 scr.473 dan konfirmasi
operator untuk input potongan claim
Staff Claim open cekalan dan menyerahkan BKM kepada pengemudi SS90
scr.473
Pengemudi menuju kasir untuk pembayaran claim
Operator input potongan claim (sangu, tambahan , bonus) dan cetak BKM pada
SS90 scr.233
Staff claim melakukan pengecekan pada system
SS90 scr.233 (cash)
Pengemudi terima BKM dan menuju Staff Claim untuk menunjukan bukti pembayaran claim (untuk
pembayaran cash)
Kasir melakukan penginputan bukti pembayar claim pengemudi dan cetak BKM
pada SS90 scr.434
Cash
Potongan DocDoc
DocDoc
DocDoc DocDoc
DocDoc
8. CATATAN MUTU
8.1 Bukti Kas Masuk : F.DN.NI.01.01 8.2 Berita Acara : F.DN.NI.02.01 8.3 List Screen System : DOK.DU.IT.03
