BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem informasi Akuntansi
2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p5) “The Accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as wel as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen atau MIS yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin.
Menurut Romney (2006, p6), “Accounting information system is the human and capital resources within an organization that responsible for the preparation of financial information and the information obtained from the collecting and processing company transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam sebuah organisasi yang
bertanggung jawab terhadap persiapan informasi keuangan dan informasi yang dihasilkan dari mengumpulkan dan memproses transaksi perusahaan.
Jadi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
2.1.1.2 Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2006, p6), terdapat 6 komponen dari sistem informasi akuntansi, yaitu :
1. People yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai macam fungsi.
2. Procedures and instruction, baik manual maupun otomatis. Dilibatkan dalam pengumpulan, pemprosesan, dan penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan.
3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Information technology infrastcture, termasuk komputer, peralatan di sekelilingnya, dan peralatan komunikasi jaringan yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan,
2.1.1.3 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p6-p7), manfaat sistem informasi akuntansi ada lima yaitu:
1. Producing External Report (Memproduksi Laporan
Eksternal)
“Business use accounting information system to
produce special reports to satisfy the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies, and others”. Artinya Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak, dan agen-agen lain yang berkaitan.
2. Support Routine Activities (Mendukung aktivitas rutin)
“Managers need an accounting information system for handling routine operating acitivities during the firm’s operating cycle”. Artinya manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan.
3. Decision Support (Mendukung Keputusan)
“Information is also needed for non-routine decision support at all levels of an organization”. Artinya informasi
juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada semua tingkatan dari organisasi.
4. Planning and Control (Perencanaan dan Pengendalian)
“An Information System is required for planning and control activities as well information concering budgets and standard cost is stored by the information system, and report are designed to compare budget figures to actual amounts”. Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya.
5. Implementing Internal Control (Implementasi pengendalian internal)
“Internal Control includes the policies, procedures, and Information system used to protect a company’s assets from loss or ambezzlement and to maintenance accurate financial data”. Artinya pengendalian internal meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem infomasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau penggelapan, dan untuk memelihara data keuangan yang akurat. Hal ini memungkinkan dibangunnya pengendalian
didalam sebuah sistem informasi akuntansi untuk membantu mencapai tujuan tersebut.
McLeod (2001,p16) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan data, antara lain pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.
1. Pengumpulan Data.
Sistem pengolahan data mngumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
2. Manipulasi Data.
Operasi manipulasi data meliputi :
a. Pengklasifikasian. Elemen-elemen data teretentu dalam catatan digunakan sebagai kode
b. Penyortiran. Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain c. Penghitungan. Operasi aritmatikan dan logika
dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan.
d. Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata dan seterusnya.
3. Penyimpanan Data
Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database
4. Penyiapan Data
Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik didalam dan luar perusahaan, output tersebut dipicu dalam 2 cara:
a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi
b. Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Orientasi pada Object
2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Whitten (2004,p38-p39), “System analysis is the study of a business problem domain to recommend improvements and specify the business requirements and priorities for the solution.” Yang berarti bahwa analisis sistem adalah suatu pembelajaran mengenai problem domain untuk merekomendasikan peningkatan dan menspesifikasikan kebutuhan bisnis serta memprioritaskan solusi.
Menurut O’Brien (2005, p518) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, analisis sistem merupakan studi mendalam tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru.
Menurut Romney (2006, p792), “System analysis is a rigorous and systematic approach to decision making, characterized by acomprehensive definition of available alternatives and exhaustive analysts of marits of each alternatives as a basis for choosing the best alternatives”. Artinya analisis sistem adalah sebuah pendekatan yang teliti dan sistematis untuk pengambilan keputusan, merupakan definisi dari alternatif yang ada dan analisis yang mendalam mengenai alternatif yang pantas sebagai sebuah dasar memilih alternatif yang baik.
Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemaki akhir yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru.
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Mulyadi (2001,p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternative perancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Menurut Whitten (2004,p39), menyatakan bahwa,”System design is the specification of construction of a technical, computer-based solution for the business requirement identified in a system analysis.” Yang berarti bahwa perancangan sistem adalah spesifikasi kontruksi teknikal, computer-based solution untuk identifikasi kebutuhan bisnis dalam analisis sistem.
Menurut O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.
Menurut Romney (2006, p792), “System design is the process of preparing detailed of specification for the development of the new information system”. Artinya perancangan sistem informasi adalah proses menyiapkan spesifikasi secara rinci untuk pengembangan sistem informasi yang baru.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang dibutuhkan oleh pemakai informasi untuk identifikasi kebutuhan bisnis dalam analisis sistem.
2.1.2.3 Pengertian Object
Menurut Mathiassen (2000, p4) “object is an entity with identity, state and behavior”. yang berarti entitas adalah sesuatu yang memiliki identitas, state dan tingkah laku.
2.1.2.4 Pengertian Object Oriented
Menurut Briton dan Doake (2001, p15), “Object oriented system is made up of such objects which collaborate to achieve the functionality required by the system”, yang berarti objek yang dibuat untuk mencapai kolaborasi fungsional yang dibutuhkan oleh sistem.
2.1.2.5 Pengertian Object Oriented Analysis and Design
Menurut Mathiassen (2000, p12) “OOAD is a collection of general guidilines for carrying out analysis and design. Yang berarti kumpulan langkah-langkah secara umum untuk menyelesaikan analisis dan perancangan.
2.1.2.6 Pengertian Event
Menurut Mathiassen (2000,p51), berpendapat bahwa, “Event is an instantaneous incident involving one or more objects.” Yang berarti bahwa event adalah sebuah kejadian yang melibatkan satu atau lebih objek.
Menurut Bennett (2006,p651), “Event is an occurrence that is of significance to the information system and may be included in a state machine.” Yang berarti bahwa event adalah sebuah kejadian yang signifikan untuk sistem informasi dan mungkin termasuk dalam proses bisnis perusahaan.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p4) “Event are activities that happen at a particular poin in time”, yang berarti event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
Jones dan Rama (2006,p21-p22), menyatakan langkah-langkah dalam mengidentifikasi event, antara lain :
1. Kenali event pertama dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen dalam organisasi tersebut bertanggung jawab atas suatu aktivitas.
2. Kesampingkan aktivitas-aktivitas yang tidak memerlukan partisipasi internal agent.
3. Kenali suatu event baru ketika terjadi perpindahan tanggung jawab dari satu internal agent ke internal agent lainnya.
4. Kenali suatu event baru ketika suatu proses berhenti dan dilanjutkan kemudian oleh internal agent yang sama.
5. Gunakan suatu nama event dan jelaskan dampak atau peranan event tersebut secara umum.
Dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu kejadian yang signifikan dalam proses bisnis perusahaan.
2.1.2.7 Pengertian Workflow Table
Menurut Connoly (2005, p598), Workflow table adalah table aktivitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dari suatu entitas.
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Workflow Table is a two coloumn table that identifies the actors and actions in a process. Artinya tabel workflow adalah tabel berkolom dua yang mengidentifikasikan aktor dan kegiatan dalam sebuah proses.
Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel yang berfungsi untuk menjelaskan hubungan antara actor dan aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses bisnis.
2.1.2.8 Pengertian UML (Unified Modeling Language)
Menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p60),”The unified modeling language (UML) is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system.” Yang berarti bahwa UML adalah sebuah software bahasa permodelan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi suatu sistem informasi.
UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek (Whitten, 2004, p408).
Menurut Henderi (2005), “Unified Modelling Language adalah bahasa yang telah menjadi standar untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak”. http://blogkul-3in1.blogspot.com/2010/02/definisi-uml-pada-tiap-tiap-pakarnya.html
Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa modelling berupa sekumpulan konversi/notasi-notasi yang digunakan dalam menganalisis, mendesain, menspesifikasi, menvisualisasi, mengkontruksi dan mendokumentasikan sistem informasi dengan pendekatan object oriented.
2.1.2.9 Pengertian Activity Diagram
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428) yang diterjemahkan oleh Andi, Activity Diagram merupakan sebuah diagram yang dapat menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah usecase atau logika behavior (metode) object.
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), UML Activity Diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process. Artinya UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan aktivitas dalam sebuah proses.
Jadi Activity Diagram adalah salah satu jenis diagram dalam Unified Modelling Language yang menggambarkan serangkaian
aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan.
2.1.2.10 Pengertian Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Overview Activity Diagram is a UML Activity Diagram that present a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows between these events. Artinya Overview Activity Diagram merupakan suatu UML Activity Diagram yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event utama, rangkaian dari event, dan arus informasi antara event tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2006, p73), langkah-langkah dalam membuat Overview Activity Diagram :
1. Read the narrative and identify key events. (Baca narasi dan identifikasi event utama)
2. Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names. (Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukan cakupan event dan nama event tersebut)
3. Represent people or device participating in the business process uing swimlane. (Tampilkan kembali agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane)
4. Diagram each event, and show the sequence of events in the business process. (Gambaran masing-masing event dan tunjukkan urutan-rutannya dalam proses bisnis)
5. Draw documents created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents and vice versa. (Gambaran dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event kedokumen dan garis penghubung putus-putus) 6. Draw table (files) created and used in the business process.
Show the flow of information from events to tables, and vice versa. (Gambar table/files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke tabel dan garis penghubung putus-putus).
2.1.2.11 Pengertian Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), Detailed Activity Diagram is a UML Activity Diagram that provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram. Artinya Detailed Activity Diagram adalah sebuah UML Activity Diagram yang menyediakan gambaran detail aktivitas antara event-event yang ditunjukkan di overview diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006, p80), langkah-langkah membuat Detailed Activity Diagram :
1. Annotate the narrative to show activities. a. Review data
b. Compare document
c. Record data in source documents d. Enter data into a computer system e. Record data in transaction files f. Update files
g. Maintain Master file
h. Send information to another agent 2. Prepare a workflow table.
3. Identify necessary detailed diagram. 4. For each detailed diagram, perform steps :
a. Set up Swimlane
b. Add a rounded rectangle for each activity in the events c. Use continous lines to show the sequence of activities d. Set up any documents created or used by the activities in
that diagram
e. Document any tables created, modified, or used by the activities in the diagram in computer coloumn.
g. Gunakan garis penghubung putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.
Symbol Activity Diagram
Lihat lampiran 1 Simbol Activity Diagram
2.1.2.12 Pengertian Rich Picture
“Rich Picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation.” Artinya rich picture adalah gambaran informal yang mempresentasikan ilustrator tentang sebuah situasi (Mathiassen, 2000, p26). Pengembang sistem dapat menggunakan rich picture untuk menyatakan pandangan berbeda terhadap situasi sebagai dasar untuk diskusi sistematis.
Menurut Mathiassen (2000, p31) Rich Picture harus :
a. Contain a lot of information and open to interpelation. Berisi banyak informasi dan terbuka pada interpolasi.
b. Present processes and structures in a coherent, well-balanced way. Menyajikan proses dan struktur secara koheren, dan cara yang well-balanced.
c. Show at least one problematic area. Menggambarkan paling sedikit satu area problematic.
d. Point at several relevant computerized systems. Berpoin apa ada beberapa sistem komputerisasi yang relevan.
e. Be rich, but not chaotic. Kaya tetapi tidak chaotic.
f. Illuminate key aspects of a situation in a way that promotes understanding at many levels. Menerangkan aspek kunci dari suatu situasi dengan cara mempromosikan pemahaman pada banyak tingkatan.
2.1.2.13 UML Class Diagram
2.1.2.13.1 Pengertian Class Diagram
Menurut Mathiassen (2000,p336), “A class diagram describes a collection of classes and their structural relationship.” Yang berarti bahwa class diagram menjelaskan sekumpulan kelas dengan struktur hubungannya.
Bennet (2006, p649) menyatakan bahwa, “Class diagram is a UML structure diagram that shows classes with their attributes and operations, together with the associations between classes”, yang berarti bahwa class diagram adalah sebuah UML struktur diagram yang menunjukkan class-class dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class.
Menurut Jones dan Rama (2006, p157), “UML Class Diagram can be used to document (a) tables in
AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of table”. Yang berarti bahwa UML Class Diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam SIA, hubungan antar tabel, dan atribut tabel.
Jones dan Rama (2006, p172-173) berpendapat bahwa langkah-langkah pengembangan UML Class Diagram antara lain :
1. Tempatkan file-file transaksi pada diagram. 2. Tempatkan file-file master pada diagram. 3. Tentukan hubungan antar file tersebut. 4. Lengkapi atribut-atribut file tersebut.
Dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah UML struktur diagram yang menunjukkan class-class dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class.
2.1.2.13.2 Hubungan dalam Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p165-166), hubungan dalam class diagram sebagai berikut :
Hubungan one-to-one antar entitas tidak sering terjadi seperti hubungan one-to-many, tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya antara event pengiriman dan pembayaran. Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi informasi untuk satu pengiriman.
2. One-to-many Relationship
Hubungan one-to-many umumnya terjadi dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan antara agen dengan event-event biasanya one-to-many. Sebuah event biasanya berhubungan dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat dalam banyak event.
3. Many-to-many Relationship
Hubungan many-to-many menerangkan dimana sebuah order dapat dilakukan untuk banyak produk dan suatu produk yang sama bisa terdapat dalam banyak order. Hubungan many-to-many dapat dikonversi ke dalam dua bentuk hubungan one-to-many dengan menambahkan “junction table”.
2.1.2.13.3 Pengertian Attribute
Menurut Whitten (2004, p295), “Attribute is a descriptive property or characteristic of an entity.” Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah deskripsi properti atau karakteristik dari sebuah entity.
Bennet (2006, p649) menyatakan bahwa, “Attribute is an element of the data structure that, together with operations, defines a class. Describes some property instance of the class”. Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah elemen dari struktur data yang bersamaan dengan operasi-operasi untuk mendefinisikan class. Menggambarkan beberapa contoh properti dari class.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p155), “Attributes are the smallest units of data that can have meaning to a user. The coloumns in a relational database that are equivalent to fields in a file.” Yang berarti bahwa attribute adalah unit data terkecil yang mempunyai makna bagi user. Yaitu kolom-kolom pada relational database yang ekuivalen dengan fields dalam suatu file.
Dapat disimpulkan bahwa attribute adalah unit data terkecil yang menggambarkan beberapa contoh properti dari class.
2.1.2.13.4 Pengertian Behavior
Menurut Whitten (2004, p432), “Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to functions that act on the object’s data.” Yang berarti bahwa behavior adalah kumpulan sesuatu yang dapat dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi yang dilakukan data object.
2.1.2.14 Pengertian Usecase Diagram
Menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented.
Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “Usecase Diagram is a list of usecase that occur in an application and that indicate the actor responsible for each usecase”. Artinya Usecase Diagram adalah daftar dari usecase yang ada dalam aplikasi dan menggambarkan tanggung jawab aktor untuk setiap usecase.
Jadi dapat disimpulkan bahwa UML Usecase Diagram adalah salah satu diagram dalam UML yang terdiri dari actor, dan usecase yang menunjukkan tanggung jawab actor untuk setiap usecase serta interaksi aktor dengan sistem.
2.1.2.15 Pengertian Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344) “Navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface”. Yang berarti navigation diagram adalah suatu jenis diagram statechart khusus yang fokusnya pada dinamika keseluruhan dari user interface. Navigation diagram menggambarkan keterlibatan windows dan transisi antara windows tersebut.
2.1.2.16 Pengertian Actor
Menurut Bennett (2006, p648), “Actor is an external entity of any form that interacts with the system. Actorsnmay be physical devices, humans or information systems.” Yang berarti bahwa actor adalah sebuah eksternal entity dari form-form yang berinteraksi dengan sistem. Actor bisa merupakan alat fisik, manusia atau sistem informasi.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p267), “An actor can be a person, a computer, or event another system, but we will focus on human actors.” Yang berarti bahwa actor bisa berupa orang, computer atau event sistem lainnya.
Dapat disimpulkan bahwa actor adalah orang yang berinteraksi dengan sistem.
2.1.2.17 Rancangan Database
2.1.2.17.1 Pengertian Rancangan Database
Menurut McLeod (2001,p181), “Database is the collection of all computer-based resourcesof the organization and a database management system is the software application that stores the structures of the database, reliationship among data in the database, as well as forms and report pertaining to the database.” Yang berarti bahwa database adalah kumpulan seluruh sumber daya berbasis computer milik organisasi.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p518) yang diterjemahkan oleh Andi, database adalah kumpulan record yang serupa.
Menurut Jones dan Rama (2006, p156), “Database is comprehensive collection of related data”. Yang berarti database adalah kumpulan dari data yang luas dan saling terhubung.
Jadi database adalah proses pembuatan suatu kumpulan file yang saling terkait yang berguna untuk perusahaan untuk mencapai operasi dan tujuan.
2.1.2.17.2 Tahapan Rancangan Database
McLeod menyatakan proses menciptakan database mencakup 3 langkah utama, antara lain :
1. Menentukan kebutuhan data. Ada dua pendekatan dasar :
a. Pendekatan berorientasi proses juga disebut pendekatan berorientasi masalah dan model proses (process modeling), langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Mendefinisikan masalah
- Mendefinisikan keputusan yang diperlukan untuk memecahkan masalah.
- Mendefinisikan informasi yang diperlukan untuk setiap keputusan.
- Menentukan pemprosesan yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang ditentukan.
- Menetapkan data yang
diperlukan oleh pemprosesan.
b. Pendekatan model perusahaan, langkah-langkahnya sebagai berikut :
- Membuat model data perusahaan.
- Mengembangkan database.
Lihat lampiran 2 pendekatan model perusahaan
2. Menjelaskan data sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, mereka dijelaskan dalam bentuk kamus data.
a. Sistem kamus data, dapat berupa kertas atau file computer. Jika berupa file, sistem kamus data (Data Dictionary System - DDS) diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya serta mempersiapkan untuk digunakan.
b. Data Description Language (DDL). Setelah kamus data diciptakan, penjelasannya harus dimasukkan dalam DBMS. DBMS menyertakan Data Description Languge (DDL) yang digunakan untuk menjelaskan data.
c. Skema biasanya menentukan attribute atau karakteristik data seperti :
- Nama data field
- Alias (nama lain yang digunakan untuk data field yang sama).
- Jenis data (angka, abjad, dan lain-lain).
- Jumlah posisi.
- Jumlah posisi, decimal (hanya untuk data angka).
- Berbagai aturan integritas data.
d. Subskema digunakan untuk subset dari keseluruhan deskripsi yang berhubungan dengan pemakai tertentu.
3. Memasukkan data. Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database, hal ini dapat dilakukan dengan cara :
a. Mengetik data langsung ke DBMS b. Membaca data dari pita atau
piringan
c. Men-scan data secara optis.
Menurut Rob dan Coronel (2004, p326), tahapan rancangan database adalah :
a. Database initial study.
- Menganalisa situasi perusahaan. - Mendefinisikan masalah.
- Mendefinisikan obyektif. b. Database design.
- Membuat desain konseptual. - Membuat desain logika. - Membuat desain fisik.
c. Implementation and loading. - Install DBMS.
- Mengubah data. d. Testing and Evaluation.
- Tes database.
- Evaluasi database dan program. e. Operation.
- Menggambarkan arus informasi yang ada. f. Maintenance and Evaluation.
- Mengenali pertukaran yang terjadi.
- Membuat perlengkapan untuk membuat database yang baru.
2.1.2.18 Rancangan Formulir
2.1.2.18.1 Pengertian Formulir
Menurut Mulyadi (2001,p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”. Yang berarti dokumen yang terformat, terdiri dari bagian kosong dan akan diisi oleh penggunanya.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa formulir adalah dokumen yang digunakan untuk mengisi dan merekam data dari suatu transaksi dalam suatu format tertentu.
2.1.2.18.2 Tipe Input Formulir
Jones dan Rama (2006, p262-264), Menyertakan tipe input formulir terdiri dari :
1. Single-record entry form. Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan, menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal dalam suatu tabel.
2. Tabular entry form. Sebuah formulir yang menampilkan tabel untuk menambahkan beberapa record dalam suatu tabel.
3. Multi-table entry. Sebuah formulir yang
digunakan untuk memasukan atau memodifikasi record dalam dua atau lebih file yang berhubungan. Biasanya sebuah main form dan sub form.
2.1.2.18.3 Elemen Rancangan Formulir
Jones dan Rama (2006, p271-272) menyatakan bahwa elemen-elemen penting dalam formulir terdiri dari :
1. Text boxes. Seringkali ditempatkan pada suatu formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel. 2. Labels. Digunakan untuk membantu user dalam
memahami informasi apa yang diperlukan untuk dimasukkan.
3. Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir.
4. Command buttons. Digunakan untuk
menampilkan suatu tindakan. Terkadang merupakan push button (tombol tekan), karena suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh user.
5. Radio buttons. Merupakan suatu antar muka
grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat dalam suatu formulir elektronik yang
memungkinkan user untuk memilih satu dari beberapa set pilihan.
6. Check boxes. Merupakan suatu antar muka grafis atau sebuah kotak pada suatu formulir yang mengindikasikan apakah opsi tertentu telah terpilih.
2.1.2.19 Rancangan Layar
2.1.2.19.1 Pengertian Layar
Menurut Bennett (2006,p653), ”Interface is part of the boundary between two interacting systems across which they communicate; the set of all signatures for the public operations of a class, package or component.” Yang berarti bahwa interface adalah bagian dari batasan antara dua sistem yang berinteraksi berseberangan yang saling berkomunikasi.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p648) yang diterjemahkan oleh Andi, interface merupakan sebuah objek yang menyediakan peralatan dimana pengguna dapat mengantar muka dengan sistem tersebut. Contohnya adalah sebuah window, dialogue box, atau screen.
Jadi interface adalah suatu tampilan yang dibuat untuk meminimalisasi kesalahan input data serta menyediakan function dan model sistem yang berguna untuk actor.
2.1.2.19.2 Elemen Rancangan Layar
Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen-elemen yang terdapat dalam layar adalah :
1. Screen layout. Berisi menu selection, karakter set, tulisan, warna, gambar, dan presentasi yang berisi urutan elemen.
2. Input and output. Berisi tampilan keyboard, control cursor, spesial alat lain, tanggapan dari waktu dan frekuensi update layar.
3. Action sequences. Berisi manipulasi langsung, click, perpindahan syntax dan urutan perintah suatu fungsi.
4. Training. Berisi bantuan secara langsung,
2.1.2.20 Rancangan Laporan
2.1.2.20.1 Pengertian Laporan
Menurut Connoly (2005,p237), laporan adalah tipe special dari continous form yang didesain khusus untuk dicetak.
Menurut Jones dan Rama (2006, p201), “A report is a formatted and organized presentation of data.” Yang berarti bahwa laporan adalah suatu format dan kumpulan penyajian suatu data.
Jadi laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yang telah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi.
2.1.2.20.2 Tipe Laporan
Menurut Connolly (2005, p238), laporan adalah tipe special dari continous form yg didesain khusus untuk dicetak.
Jones dan Rama (2006, p220-225) menyatakan bahwa tipe laporan terdiri dari :
1. Simple List is a list of sales transactions. Artinya Simple List adalah suatu daftar dari transaksi penjualan.
2. Grouped Detail Report is a list of sales
transactions that are grouped by the type of product sold, with subtotal for each product type. Artinya Grouped Detail Report adalah suatu daftar dari transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasarkan tipe produk yang dijual dengan subtotal untuk masing-masing produknya.
3. Summary Report would give only summary sales figures such as total sales for each product, without listing individual sales transactions. Artinya summary report bisa memberikan gambaran penjualan seperti total penjualan untuk tiap produk, tanpa mendaftarkan transaksi penjualan individu.
4. Single Entity Report such as invoice, would provide details about only one event. Artinya single entity report seperti invoice yang berisi detail tentang suatu laporan pembelian, laporan retur barang.
2.1.2.20.3 Elemen Rancangan Laporan
Jones dan Rama (2006, p214-215), menyatakan layout laporan terdiri dari :
1. Report header. Menampilkan informasi
keseluruhan laporan, seperti nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan dan jumlah halaman.
2. Page header. Digunakan untuk membuat
spesifikasi informasi yang berada di bagian atas setiap halaman.
3. Group header. Digunakan untuk menampilkan
informasi yang bersifat umum tiap kelompok. 4. Group detail. Berisi daftar transaksi yang
berkaitan dengan kelompok.
5. Group footer. Bisa digunakan untuk
menyediakan informasi yang berguna dalam kelompok laporan.
6. Page footer. Berada di bagian bawah setiap halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
2.1.3 Metode System Development Life Cycle (SDLC)
2.1.3.1 Pengertian System Development Life Cycle (SDLC)
Menurut McLeod (2004, p162) “system development life cycle (SDLC) is an application of the systems approach to the development of an information system.” Artinya system development life cycle (SDLC) adalah sebuah aplikasi dari pendekatan sistem untuk pengembangan sistem informasi.
System Development Life Cycle (SDLC) didefinisikan oleh Departemen Kehakiman Amerika Serikat sebagai sebuah proses pengembangan software yang digunakan oleh sistem analis, untuk mengembangkan sebuah sistem informasi.
http://www.lab-komputer.co.cc/2008/08/apa-itu-sdlc.html
Jadi dapat disimpulkan bahwa System Development Life Cycle (SDLC) adalah sebuah aplikasi yang berisi proses pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem informasi untuk pengembangan sistem informasi.
2.1.3.2 Model-model dalam SDLC
SDLC adalah metodologi umum dalam siklus pengembangan sistem, dan merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama dengan atau memperbaiki sistem
SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut :
1. Identifikasi dan seleksi proyek perencanaan.
2. Perencanaan proyek
3. Analisis
4. Desain
5. Implementasi
6. Pemeliharaan
Dalam perkembangannya SDLC dilengkapi oleh berbagai tekhnik pengembangan sistem, yaitu :
1. Prototyping
Prototyping adalah proses pembuatan model sederhana untuk software final yang mengijinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian awal. Jenis-jenis tekhnik prototyping adalah :
Trowaway Prototyping
Evolutionary Prototyping
Keuntungan menggunakan teknik prototyping :
1. Mengurangi waktu dan biaya.
2. Meningkatkan keterlibatan pengguna.
3. Mengurangi kesalahpahaman dan kesalahan interpretasi dengan pengguna.
Kelemahan menggunakan teknik prototyping :
1. Analisis kurang
2. Biaya untuk membuat prototyping cukup tinggi.
2. Waterfall
Keuntungan menggunakan teknik waterfall :
1. Proses menjadi teratur
2. Estimasi proses menjadi lebih baik
3. Jadwal menjadi lebih menentu.
Kelemahan menggunakan teknik waterfall :
1. Sifatnya kaku, sehingga susah melakukan perubahan di tengah proses
2. Membutuhkan daftar kebutuhan yang lengkap di awal, tetapi jarang terjadi konsumen bisa memberikan kebutuhan secara lengkap.
3. Spiral
Teknik spiral mencoba menggabungkan model prototyping dan waterfall. Biasa digunakan untuk proyek besar yang mahal dan rumit. Digunakan oleh militer Amerika untuk mengembangkan program Future Combat System.
Keuntungan menggunakan teknik spiral :
1. Pengguna dan developer dapat memahami dengan baik software yang dibangun karena progres dapat diamati dengan baik.
2. Estimasi menjadi lebih realistis seiring berjalannya proyek karena masalah ditemukan sesegera mungkin.
3. Lebih mampu menangani perubahan yang sering terjadi pada software development.
Kelemahan menggunakan teknik spiral :
1. Membutuhkan waktu yang lama.
2. Membutuhkan dana yang besar.
3. Membutuhkan planning jangka panjang yang baik agar program bisa selesai dengan baik.
4. V Model
Teknik V model sering disebut sebagai pengembangan dari teknik waterfall. V untuk verifikasi dan validasi dan merupakan model standar yang banyak dipakai di negara-negara Eropa seperti standar untuk proyek pertahanan dan administrasi federal di Jerman.
Keuntungan menggunakan teknik V model :
1. Merupakan model pengembangan terstruktur.
2. Setiap fase dapat diimplementasikan dengan dokumentasi yang detail dari fase sebelumnya.
3. Aktivitas pengujian dapat dimulai di awal proyek, sehingga mengurangi waktu proyek.
Kelemahan menggunakan teknik V model :
Dokumentasi harus cukup detail agar fase selanjutnya dapat berjalan dengan baik.
5. Formal Method
Teknik formal method adalah teknik yang mengandalkan perhitungan matematika dalam setiap prosesnya. Hanya digunakan pada sistem yang sangat memperhatikan keamanan atau keselamatan dari pengguna. Contoh penggunaan teknik ini adalah aerospace engineering.
Keuntungan menggunakan tekhnik formal method :
Meminimalkan resiko dengan adanya perhitungan komputasi.
Kelemahan menggunakan teknik formal :
1. Biaya tinggi
2. Kompleks
3. Tidak umum untuk proyek software pada umunya.
6. Extreme Programming
Merupakan bagian dari metode agile software development.
Keuntungan menggunakan teknik extreme programming:
1. Menjalin komunikasi yang baik dengan klien.
2. Meningkatkan komunikasi dan sifat saling menghargai antar developer.
Kelemahan menggunakan teknik extreme programming:
1. Developer harus selalu siap dengan perubahan karena perubahan selalu diterima.
2. Tidak bisa membuat kode yang detail di awal (prinsip simplicity dan juga anjuran untuk melakukan apa yang diperlukan hari itu juga). (McLeod & Schell, 2004; Willy Sudiarto Raharjo; Martin, 1991)
http:/kelassisteminformasi.blogspot.com/2009/10/sdlc‐system‐ development‐life‐cycle.html
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pembelian
2.2.1.1 Pengertian Pembelian
Menurut Gelinas dan Dull (2005, p420), yang diterjemahkan oleh penulis, proses pembelian adalah sebuah struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian (control) yang didesain untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai berikut:
1. Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari departemen pembelian dan departemen penerimaan.
2. Mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur departemen pembelian dan penerimaan.
3. Membantu dalam penyiapan laporan internal dan eksternal.
2.2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p299), sistem akuntansi pembelian digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sebagai proses perolehan kebutuhan yang sesuai, pada waktu dibutuhkan, untuk harga terendah yang mungkin, dari sumber yang terpercaya.
2.2.1.3 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian
Menurut pendapat Wilkinson et al.(2000, p470), yang diterjemahkan oleh penulis, fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah:
1. Inventory Management / Logistics
Dalam perusahaan dagang, tujuan dari fungsi ini adalah untuk mengatur persediaan barang dagang yang diperoleh perusahaan untuk dijual kembali.
Dalam perusahaan pabrik, aktivitas yang termasuk ke dalam inventory management dapat dikombinasikan dengan aktivitas produksi agar memperluas fungsi logistic. Selain bertanggung jawab atas perencanaan, inventory management juga mencakup pembelian, penerimaan, dan penyimpanan.
Pembelian secara utama berfokus pada pemilihan supplier yang paling tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemesanan barang dan jasa. Pemilihan supplier didasarkan pada faktor-faktor seperti harga unit untuk barang atau jasa yang ditawarkan, syarat dan tanggal pengiriman yang dijanjikan, dan juga kehandalan dari supplier. Bersama dengan pengendalian persediaan (yang berada di bawah fungsi akuntansi), bagian pembelian akan menjamin kuantitas barang yang akan diterima.
Bagian penerimaan memiliki tanggung jawab hanya menerima barang yang dipesan, melakukan verifikasi kuantitas dan kondisinya, dan memindahkan barang ke gudang. Bagian penyimpanan memiliki tanggung jawab untuk menjaga barang dari pencurian, kehilangan, dan perusakan serta menyiapkannya dengan tepat waktu, ketika terdapat permintaan atas barang tersebut.
2. Finance / Accounting
Tujuan dari pengaturan keuangan dan akuntansi (financial and accounting management) berhubungan dengan penbiayaan, data, informasi, perencanaan dan pengendalian sumber daya-sumber daya. Dalam hubungannya dengan siklus pembelian, tujuan ini terbatas terhadap perencanaan dan pengendalian kas perusahaan, mengatur data yang berkaitan dengan pembelian dan akun supplier, pengendalian persediaan, dan informasi yang berkaitan dengan kas, pembelian, dan supplier.
2.2.1.4 Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001,p301) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur Permintaan, Penawaran Harga, dan Penelitian Pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat pemintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Sistem informasi pembelian dapat dibagi sebagai berikut :
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.2.1.5 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian
Menurut Wilkinson et al.(2000, p472), Dokumen-dokumen yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Form yang digunakan dalam proses pembelian untuk mengotorisasi pemesanan terhadap barang dan jasa.
2. Purchase Order (Pemesanan Pembelian)
3. Receiving Order (Penerimaan Pesanan)
Dokumen yang mencatat penerimaan barang.
4. Supplier’s (Vendor’s) Invoice
Dokumen tagihan yang berasal dari supplier yang menyediakan barang atau jasa.
5. Disbursement Voucher
Dokumen di dalam sistem voucher yang mengakumulasikan invoice dari supplier untuk pembayaran.
6. Disbursement Check
Dokumen terakhir dalam siklus pembelian yang menyediakan pembayaran kepada supplier atas suatu barang atau jasa.
7. Debit Memorandum
Dokumen yang mengotorisasi pengembalian atau retur pembelian.
8. New Supplier (Vendor) Form
Form yang dipakai digunakan dalam pemilihan supplier baru, menunjukan data mengenai harga, tipe
barang atau jasa yang disediakan, pengalaman, posisi kredit dan referensi.
9. Request For Proposal (or Quotation)
Form yang digunakan dalam prosedur penawaran yang bersaing, menunjukan barang atau jasa yang diperlukan dan persaingan harga, jangka waktu pembayaran dan lain sebagainya.
2.2.1.6 Sistem Pengendalian Intern
2.2.1.6.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001;p163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik
dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer.
2.2.1.6.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Internal Sistem Pembelian
Aliran kerja dalam pembelian harus dikontrol dan diawasi agar resiko kecurangan dapat dihindari. Menurut Jones dan Rama (2006,p105), unsur pengendalian internal pada sistem pembelian meliputi :
a) Pengendalian lingkungan menunjuk pada kumpulan factor-faktor luar organisasi dan yang mempengaruhi kesadaran karyawannya.
b) Penilaian resiko adalah identifikasi dan analisis resiko-resiko yang turut campur tangan dengan pemenuhan pengendalian intern.
c) Pengendalian aktivitas adalah kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang dikembangkan organisasi untuk menunjuk resiko.
1) Tinjauan kinerja adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan analisis atas kinerja meliputi perbandingan antara hasil actual dengan anggaran, perkiraan-perkiraan, standar-standar dan data-data periode sebelumnya.
2) Pemisahan tugas melibatkan penugasan tanggung jawab otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi dan pencatatan transaksi. 3) Pengendalian aplikasi diterapkan
untuk setiap individu aplikasi SIA. 4) Pengendalian umum adalah
pengendalian lebih luas yang berhubungan dengan beberapa aplikasi.
d) Komunikasi dan informasi. Sistem informasi perusahaan adalah kumpulan prosedur-prosedur (otomatis dan manual) dan catatan-catatan yang disediakan untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan event-event dalam tahapan
e) Monitoring. Manajemen harus memonitor pengendalian intern untuk meyakinkan bahwa fungsinya berjalan dengan baik.
Menurut Mulyadi (2001, p164-p171), unsur pokok sistem pengendalian intern adalah :
1) Stuktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
Dalam melaksanakan transaksi pembelian, sistem wewenang diatur sebagai berikut :
a. Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada fungsi pembelian.
b. Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian.
c. Kepala fungsi penerimaan: berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan. d. Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan
otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.
Prosedur pencatatan transaksi pembelian diatur sebagai berikut:
Fungsi akuntansi melakukan pencatatan terjadinya kewajiban (hutang) kepada pemasok atas dasar bukti kas keluar yang didukung oleh dokumen-dokumen: surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok yang dihasilkan melalui sistem otorisasi tersebut diatas.
3) Praktik yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (Job Rotation) yang diadakan secara rutin.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodic diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya , berbagai cara berikut ini dapat ditempuh : a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan
yang dituntut oleh pekerjaannya.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Menurut Mulyadi (2001, p163-p164), tujuan sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu :
1) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) yang merupakan bagian dari system pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2) Pengendalian intern administrative (internal administrative control),meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikorrdinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.2.1.7 Pengertian Jurnal
Menurut Mulyadi (2001, p101), Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p107), Jenis jurnal yang terdapat dalam sistem pembelian :
1. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
Contoh Jurnal Atas Transaksi Pembelian Kredit Jurnal atas transaksi pembelian kredit adalah : Pembelian xxx
2. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
Contoh Jurnal Atas Transaksi Pengeluaran Kas Jurnal atas transaksi pengeluaran kas adalah : Hutang xxx
