SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI KEJAKSAAN NEGERI KABUPATEN BANDUNG

(1)

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB

DI KEJAKSAAN NEGERI KABUPATEN BANDUNG

1_{Charel Samuel Matulessy, S.T., M.Kom. ,}2_{Pigi Tridiansyah}

1_{Program Studi Teknik Informatika POLITEKNIK & STMIK LPKIA} 2_{Program Studi Teknik Informatika POLITEKNIK LPKIA}

Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email : 1_{Charel@lpkia.ac.id}2_{Ptridiansyah6@gmail.com}

Abstrak

Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung memiliki tugas melakukan administrasi kepegawaian meliputi masalah pengolahan data pegawai, pelaksanaan pengembangan pegawai, dan penyiapan bahan usulan pengangkatan, kepangkatan, Membuat surat ijin cuti jaksa dan pegawai serta Pemensiunan pegawai. Pengolahan informasi mengenai kepegawaian pada Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung sudah dilakukan dengan terkomputerisasi, artinya data-data yang mengenai kepegawaian sudah berada di dalam suatu komputer dalam aplikasi pada bagian Sistem Informasi Manajemen Kejaksaan Negeri (SIMKARI). Namun aplikasi tersebut kurang optimal yaitu aplikasi tersebut hanya sebagai tempat penyimpanan data pegawai di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung. Dengan adanya pengembangan sebuah Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Berbasis Web untuk menangani data master kepegawaian, data pegawai, data kenaikan pangkat dan data pengajuan cuti, dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dengan framework Laravel dan database MySQL. Pada akhirnya, sistem informasi kepegawaian ini dapat memberikan keluaran kepada penggunanya berupa hasil pengajuan kenaikan jabatan/pangkat dan pengajuan cuti serta laporan rekapitulasi pengajuan kenaikan jabatan/pangkat dan cuti pegawai.

Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Website, PHP Framework, Laravel.

1. Pendahuluan

Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung memiliki banyak data, salah satunya adalah data kepegawaian. Di era pemerintahan dengan konsep Good Governance ini diperlukan adanya sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan akan pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.

Pada saat ini pengolahan informasi mengenai

kepegawaian pada Kejaksaan Negeri

Kabupaten Bandung sudah dilakukan dengan terkomputerisasi, artinya data-data yang mengenai kepegawaian sudah berada di dalam suatu komputer dalam aplikasi pada bagian Sistem Informasi Manajemen Kejaksaan Negeri (SIMKARI). Namun aplikasi tersebut kurang optimal yaitu aplikasi tersebut hanya sebagai tempat penyimpanan data pegawai di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung,

sedangkan untuk kegiatan-kegiatan

administrasi kepegawaian lainnya seperti

pengolahan data naik pangkat pegawai, semua proses kegiatan masih melakukan secara manual dan Bagian Kepegawaian harus membuka buku besar data kepegawaian untuk melihat data pegawai yang seharusnya melakukan pengajuan kenaikan pangkat. Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, pada Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung menerapkan teknologi informasi khususnya pada sistem kepegawaian dalam menunjang manajemen kepegawaian terutama untuk memberikan Informasi.

Berdasarkan dari hasil analisa, berikut adalah uraian permasalahan yang terdapat pada Bagian Kepegawaian di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung :

(2)

1. Proses penyimpan data kepegawaian yang belum dilakukan secara optimal, sehingga bagian pegawai harus terlebih

dahulu membuka berkas data

kepegawaian untuk mendapatkan

informasi kepegawaian.

2. Proses mendapatkan informasi pegawai yang seharusnya telah naik pangkat yang kurang optimal, sehingga bagian pegawai harus membuka dokumen terlebih dahulu untuk menentukan pegawai yang harus melakukan kenaikan pangkat.

3. Proses pengajuan cuti yang harus dilakukan secara manual, dimana pegawai terlebih dahulu menghadap pimpinan atau atasan untuk mendapatkan persetujuan cuti dan lalu menghadap kepada bagian kepegawaian untuk mendapatkan surat pengajuan cuti. Adapun ruang lingkup pembahasannya dibatasi pada:

1. Aplikasi yang dibangun untuk diakses di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung. 2. Aplikasi ini menangani penyimpanan

data karyawan di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung.

3. Aplikasi ini menangangi proses pengajuan kenaikan pangkat karyawan di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung. 4. Aplikasi ini menangani proses pengajuan

cuti pegawai di Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung.

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah:

1. Dapat menyimpan data kepegawaian dalam satu kesatuan database pegawai sehingga nantinya dapat memudahkan

dalam mendapatkan informasi

kepegawaian.

2. Dapat memberikan informasi pegawai yang seharusnya telah naik pangkat. 3. Dapat mengelola kegiatan administrasi

kepegawaian dalam pengajuan

pembuatan surat cuti.

1.1 Metodologi Penelitian

Dalam melakukan penelitian untuk

mendapatkan data dan informasi, maka metode yang digunakan yang dilakukan sebagai berikut :

1. Penelitian Lapangan

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian lapangan ini meliputi :

a. Wawancara ( Interview ) b. Pengamatan ( Observasi ) 2. Studi Literatur

Mencari referensi dan bahan – bahan pustaka tentang teori-teori dan beberapa informasi Metode yang digunakan dalam pengembangan Sistem informasi untuk menyelesaikan masalah ini adalah Metodologi Waterfall, karena :

1. Kualitas dari sistem yang dihasilkan akan baik. Ini dikarenakan oleh pelaksanaannya secara bertahap. Sehingga tidak terfokus pada tahapan tertentu.

2. Dokumen pengembangan sistem sangat terorganisir, karena setiap fase harus terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya. Jadi setiap fase atau tahapan akan mempunyai dokumen tertentu.

(3)

2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses

2.1.1 Usecase Diagram

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sistem dan merepersentasikan interaksi antara actor dengan sistem.

Gambar 1 Usecase Diagram

Tabel 1 Usecase Skenario Kelola Pegawai

Usecase Name

Kelola Data Pegawai

Usecase Id 1

Actor Bagian Kepegawaian

Description Usecase ini menggambarkan aktor

pada kegiatan mengelola form pegawai

Pre Condition

Actor memasukkan data pegawai terlebih dahulu

Trigger Actor dapat melihat keseluruhan dan menambahkan data pegawai.

Skenario 1. User memilih menu pegawai 2. User dapat menambah data

pegawai

3. User dapat melihat data pegawai 4. User dapat mengubah data

pegawai

5. User dapat menyimpan data pegawai

Tabel 2 Usecase Skenario Pengajuan Cuti

Usecase Name Pengajuan Cuti

Usecase Id 2

Actor Pegawai

Description Use case ini menggambarkan actor pada kegiatan pengajuan cuti

Pre Condition Actor menyimpan data pengajuan cuti terlebih dahulu

Trigger Actor dapat melihat arsip pengajuan cuti yang telah dimasukkan

Skenario 1. User memilih pengajuan cuti 2. User mengisikan data

nama, nip, lama cuti, dan keterangan cuti 3. Jika sesuai, maka

sistem akan

menyimpan data ke database

4. Jika tidak, maka akan muncul validasi dan kembali ke skenario ke 2

Tabel 3 Usecase Skenario Pengajuan Pangkat Usecase Name Pengajuan Kenaikan Pangkat Usecase Id 3 Actor Pegawai

Description Use case ini menggambarkan actor pada

kegiatan pengajuan

kenaikan Pangkat

Pre Condition Actor menyimpan data

pengajuan kenaikan

Pangkat terlebih dahulu

Trigger Actor dapat melihat arsip pengajuan Pangkat yang telah dimasukkan

(4)

Skenario 1. User memilih pengajuan kenaikan pangkat

2. User mengisikan data nama, nip, pangkat, dan masa kerja

3. Jika sesuai, maka

sistem akan

menyimpan data ke database

4. Jika tidak, maka akan muncul validasi dan kembali ke skenario ke 2

2.2 Activity Diagram

Pada sub bab berikut ini akan dimodelkan aliran kegiatan yang terjadi dalam perangkat lunak kompresi data yang digambarkan dalam Activity

Diagram dan secara garis besar adalah untuk

memodelkan aliran kerja (workflow) atau aktivitas dan operasi dari perangkat lunak kompresi data.

Gambar 2 Activity Diagram Pengajuan Cuti

Gambar 3 Activity Diagram Pengajuan Pangkat

2.3 Class Diagram

Class diagram adalah suatu diagram yang menyediakan sekumpulan class objek antar muka interface dan relasinya, dan juga untuk memodelkan database logic.

Gambar 4 Class Diagram

2.4 Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri.

(5)

Gambar 5 Perancangan antarmuka Pengajuan cuti

Gambar 6 Perancangan antarmuka Tabel Cuti

3. Implementasi

Sub bab ini akan menjelaskan langkah-langkah serta rencana jadwal dalam rangka mengimplementasikan kompresi data text menggunakan algoritma Huffman yang telah dirancang pada bab sebelumnya.

Tabel 2 Tabel Penjadwalan

Kode Aktifita s Aktifitas Waktu (Mingg u) Aktifitas Sebelumn ya A Perancanga n / analisis kebutuhan Sistem Informasi Kepegawai an 2 B Pengumpul an Kebutuhan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras 1 A Kode Aktifita s Aktifitas Waktu (Mingg u) Aktifitas Sebelumn ya C Pembuatan / Coding Sistem Informasi Kepegawai an 7 A,B D Pengujian Sistem Informasi Kepegawai an 3 A,B,C E Perbaikan Sistem Informasi Kepegawai an 2 C,D F Pengujian Tahap Akhir 1 D,C

3.1 Lingkup dan Batasan Implementasi

Adapun ruang lingkup dan batasan implementasi terdiri dari :

1. Sistem Informasi yang dikembangkan berbasis web server.

2. Sistem Informasi Kepegawaian digunakan hanya untuk internal Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung.

3. Sistem lebih terfokus pada pengajuan cuti dan pengajuan kenaikan pangkat pegawai di Kantor Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung.

4. Dalam pengajuan kenaikan

pangkat/jabatan, sistem hanya melakukan pengajuan di Kejaksaan Negeri tidak sampai Kejaksaan Tinggi.

(6)

3.2 Implementasi Antarmuka

Gambar 6 Implementasi Antarmuka Pegawai

Gambar 7 Implementasi Antarmuka Pengajuan Cuti

Gambar 8 Implementasi Antarmuka Pengajuan Cuti

Berdasarkan uraian dan pembahasan bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Dapat membantu proses kerja perusahaan dalam

mengolah proses kegiatan administrasi kepegawaian diantaranya seperti data pegawai, pengajuan cuti pegawai dan pengajuan kenaikan pangkat pegawai.

2. Informasi pegawai yang sudah memasuki masa kerja yang seharusnya naik pangkat langsung

terfilter oleh sistem informasi kepegawaian berbasis web pada Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung.

3. Penyimpanan data yang sudah terkomputerisasi secara optimal sehingga membantu perusahaan dalam proses penyimpanan, pencarian dan laporan data yang semua itu tersimpan dalam database.

Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan yang telah dikemukakan, dapat diajukan beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut antara lain :

1. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) dengan penambahan administrasi kepegawaian, seperti kenaikan gaji berkala, perpindahan/mutasi, absensi, pensiun dan tatalaksana kepegawaian secara otomatis. 2. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

(SIMPEG) Kejaksaan Negeri Kabupaten Bandung yang dapat terintegrasi dengan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Kejaksaan Tinggi Bandung.

DAFTAR PUSTAKA

A.S, Rosa, et all. 2011, Modul Pembelajaran

Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), MODULA,

Bandung

Jogianto, HM. 2005, Analisis dan Desain Sistem

Informasi : Pendekatan Terstruktur Teroi dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta

Kadir, Abdul. 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta.

Kendall, Kenneth E, et all. 2003 Analisis dan

Perancangan Sistem, Pearson Education Asia, Jakarta

Ladjamudin, Albahra. 2005, Analisis dan Desain

Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta