2.3.11.5 Panduan Penyusunan Dokumen Panduan,Pedoman,Kerangka Acuan,Sop (Autosaved)

(1)

UPT PUSKESMAS

BUTUH

(tanda tangan kapus,hapus tulisan ini) dr. Christinawati

NIP. 19710122 200212 2 005

I. DEFINISI 1. Pedoman

Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.

2. Panduan

Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SPO.

3. Kerangka acuan

Kerangka acuan adalah Petunjuk dalam melakukan program/kegiatan yang memuat dengan jelas tujuan (tujuan umum dan tujuan khusus), cara melaksanakan kegiatan, tujuan yang dicapai, penjadualan yang jelas dan evaluasi serta pelaporan

4. SOP

Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya:

a. Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).

b. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).

c. Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya.

d. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit,

(2)

Surat Keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Surat Keputusan memiliki dua bagian pokok, yaitu :

a. Konsideran : landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. b. Diktum keputusan : isi keputusan tersebut.

6. Nomor urut penomoran diurutkan untuk tiap masing-masing dokumen, misal untuk dokumen diurutkan mulai dari nomor 1, untuk panduan diurutkan dari nomor 1, dan seterusnya.

7. Penulisan naskah pedoman, panduan, kerangka acuan dan SOP menggunakan kertas F4 70 gsm, jenis hurus Times New Roman ukuran 12 spasi 1,5 margin 1 inch.

8. Penulisan naskah SK menggunakan kertas F4 70 gsm jenis huruf Bookman Old Style ukuran 12 spasi 1,5 margin 1 inch.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini meliputi seluruh dokumen pedoman, panduan, kerangka acuan program/kegiatan dan SOP di Puskesmas Butuh Kabupaten Purworejo.

III.TATA LAKSANA

1. Tata Laksana Pedoman sebagai berikut :

a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan

BAB II Gambaran Umum Puskesmas dan Klinik

BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas dan Klinik BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas dan Klinik

BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan

BAB VII Tata Hubungan Kerja

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi

BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan

1) Laporan Harian 2) Laporan Bulanan 3) Laporan Tahunan

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

BAB I PENDAHULUAN

1) Latar Belakang 2) Tujuan Pedoman

(3)

3) Ruang Lingkup Pelayanan 4) Batasan Operasional 5) Landasan Hukum

BAB II STANDAR KETENAGAAN

1) Kualifikasi Sumber Daya Manusia 2) Distribusi Ketenagaan

3) Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III STANDAR FASILITAS

1) Denah Ruang 2) Standar Fasilitas

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU

BAB IX PENUTUP

c. Format Kop Pedoman Puskesmas Butuh JUDUL PEDOMAN PEDO MAN No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : UPT PUSKEMAS BUTUH

Tanda tangan Kepala Pukesmas

dr. Christinawati NIP. 19710122 200212 2 005

Kotak Heading : masing-masing kotak (logo kabupaten, logo puskesmas, nama puskesmas, judul pedoman, no. dokumen, no.revisi, halaman, pedoman, tanggal terbit, tanda tangan kepala puskesmas, nama dan NIP kepala puskesmas) diisi sebagai berikut : 1) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak

heading harus lengkap.

2) Untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: logo kabupaten, logo puskesmas, judul pedoman, no. dokumen, no.revisi, halaman, pedoman, tanggal terbit.

3) Kotak nama puskesmas diberi nama UPT PUSKESMAS BUTUH dan logo pemerintah daerah Kabupaten Purworejo.

4) Kotak logo puskesmas diisi logo puskesmas.

5) Judul Pedoman : diberi judul atau nama pedoman sesuai proses kerjanya.

6) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas Butuh dan dibuat sistematis agar ada keseragaman.

(4)

Contoh penomoran pedoman : Pdm/BTH/PWR/A/2016/004 Keterangan :

Pdm : Pedoman

BTH : Puskesmas Butuh

PWR : Kabupaten Purworejo

Kode Program : A : Admen B : Yanis C : KIA D : P2 E : Promkes F : Kesling G : Gizi

2016 : tahun penetapan pedoman

004 : Nomer Urut, sesuai nomor urut yang diterbitkan 7) No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf :

dokumen baru diberi huruf kapital A, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya.

8) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk pedoman tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

2. Tata Laksana Panduan

a. Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI

BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

b. Format Kop Panduan Puskesmas Butuh JUDUL PANDUAN PAN DUAN No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : UPT PUSKEMAS BUTUH

(5)

Kotak Heading : masing-masing kotak (logo kabupaten, logo puskesmas, nama puskesmas, judul panduan, no. dokumen, no.revisi, halaman, panduan, tanggal terbit, tanda tangan kepala puskesmas, nama dan NIP kepala puskesmas) diisi sebagai berikut : 1) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak

heading harus lengkap.

2) Untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: logo kabupaten, logo puskesmas, judul panduan, no. dokumen, no.revisi, halaman, panduan, tanggal terbit.

5) Judul Panduan : diberi judul atau nama pedoman sesuai proses kerjanya.

Contoh penomoran panduan : Pnd/BTH/PWR/A/2016/004 Keterangan :

Pnd : Panduan

8) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk panduan tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

3. Tata Laksana Kerangka Acuan

a. Sistematika/ Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Sistematika atau format kerangka acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut : 1) Pendahuluan

2) Latar belakang

(6)

4) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 5) Cara melaksanakan kegiatan

6) Sasaran

7) Jadwal pelaksanaan kegiatan

8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan 9) Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan

10)Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran.

b. Petunjuk Penulisan 1) Pendahuluan

Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan

2) Latar belakang

Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.

3) Tujuan umum dan tujuan khusus

Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.

4) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.

5) Cara melaksanakan kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain

6) Sasaran

Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .

Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :

a) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.

(7)

b) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.

c) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.

d) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50%

e) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.

7) Jadual pelaksanaan kegiatan

Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. 8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.

Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.

9) Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan

Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.

(8)

Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.

10)Contoh penomoran kerangka acuan : KA/BTH/PWR/A/2016/004

Keterangan :

KA : Kerangka Acuan

4 : Nomer Urut, sesuai nomor urut yang diterbitkan 11)No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf :

12)Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk kerangka acuan tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

4. Tata Laksana SOP

a. Format SOP sebagai berikut : a) Pengertian

b) Tujuan c) Kebijakan d) Referensi

e) Prosedur/ Langkah- langkah 6) Unit terkait

(9)

b. Format Kop SOP Puskesmas Butuh JUDUL SOP SOP No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : UPT PUSKEMAS BUTUH

Kotak Heading : masing-masing kotak (logo kabupaten, logo puskesmas, nama puskesmas, judul SOP, no. dokumen, no.revisi, halaman, SOP, tanggal terbit, tanda tangan kepala puskesmas, nama dan NIP kepala puskesmas) diisi sebagai berikut :

1) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap.

2) Untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: logo kabupaten, logo puskesmas, judul SOP, no. dokumen, no.revisi, halaman, SOP, tanggal terbit.

5) Judul SOP : diberi judul atau nama pedoman sesuai proses kerjanya.

Contoh penomoran SOP : SOP/BTH/PWR/A/2016/004 Keterangan :

SOP : Standar Operasional Prosedur

Kode Program : A : Admen B : Yanis C : KIA

(10)

D : P2 E : Promkes F : Kesling G : Gizi

c. Penjelasan :

1) Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel.

2) Petujuk Pengisian SPO

a) No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf :

b) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

c) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas yaitu SOP.

d) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut

e) Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas, nama jelasnya dan NIP.

3) Isi SOP :

Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut:

a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.

b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik.

c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No. 188.4 /BAB. IV/KEP/2/2016 /004 tentang Pelayanan Imunisasi. d) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa

berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,

(11)

e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.

f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.

4) Tata Cara Penyusunan SOP : Hal-hal yang perlu diingat :

a) Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO b) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO c) Bagaimana SPO dapat dikenali

d) Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait

e) Bagaimana pengendalian SPO: penomoran, revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa.

f) Syarat penyusunan SOP :

(1)Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.

(2)Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.

(3)Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.

(4)SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas.

(5)SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.

(6)SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

(12)

a. Format Surat Keputusan 1) Kepala surat keputusan 2) Nomor surat keputusan 3) Hal atau tentang

4) Nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan 5) Konsideran

6) Diktum

7) Kaki surat keputusan berisi : tempat dan tanggal penetapan, pejabat yang menetapkan, tanda tangan nama terang plus dan NIP pejabat yang menetapkan. 8) Lampiran

(a) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat Keputusan,

(b) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas b. Kop Surat Keputusan

PEMERINTAH KABUPATEN PURWOREJO DINAS KESEHATAN

UPT PUSKESMAS BUTUH

Jln. Kutoardjo – Kebumen Km. 5 Telpon.(0275) 3140711 – Pos.54164

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS BUTUH 1) Logo Pemerintah Kabupaten Purworejo

2) Pemerintah Kabupaten Purworejo 3) Dinas Kesehatan

4) UPT Puskesmas Butuh

5) Untuk point nomor 2 – 4 menggunakan huruf kapital jenis bookman old style ukuran 12 tebal.

6) Alamat Puskesmas Butuh menggunakan huruf kapital di awal kata, jenis bookman old style ukuran 12 tebal.

7) Garis tebal solid warna hitam ukuran 2,25 pt.

8) Keputusan Kepala UPT Puskesmas, menggunakan huruf kapital jenis bookman old style ukuran 12.

c. Penjelasan

1) Kepala Surat Keputusan, terdiri dari Logo Pemerintah Kabupaten Purworejo 2) Kata keputusan berada di tengah-tengah dan dituliskan nama jabatan Kepala UPT

Puskesmas Butuh. Semuanya ditulis dengan huruf kapital. 3) Penulisan Nomor dengan ketentuan :

Contoh penomoran SK : NOMOR : 188.4/BAB. I /KEP/2/2016 /004 Keterangan :

188.4 : Kode SK

BAB I : Bab SK dalam Instrumen Akreditasi

KEP : Keputusan

2 : Bulan penetapan SK

2016 : Tahun 2016

004 : Nomor Urut SK

Untuk SK yang diberi revisi diberi tanda di bagian belakang nomr urut SK, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya.

Contoh : NOMOR : 188.4 /BAB. I/KEP/2/2016/004/B

4) Hal atau Tentang, bagian ini berisi intisari keputusan secara ringkas dan jelas ditulis dengan huruf kapital.

(13)

6) Konsideran, Konsideran berasal dari kata Considere (bahasa latin) yaitu merupakan alasan-alasan dan pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar atau dikeluarkannya surat keputusan.

a) Diawali dengan kata menimbang, yang diikuti oleh pertimbangan, tujuan atau alasan mengapa surat keputusan perlu dikeluarkan.

b) Mengingat, yang diikuti oleh peraturan-peraturan, oleh undang-undang atau keputusan-keputusan dari pejabat yang lebih tinggi atau berwenang, sehingga maksudnya surat keputusan tersebut dapat dipertanggungajawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.

7) Diktum, berisi rumusan tentang keputusan yang diambil oleh pejabat yang berwenang berdasarkan konsideran. DIKTUM diambil dengan kata MEMUTUSKAN (ditulis dalam huruf kapital), disusul sebelah kirinya oleh kata Menetapkan: selanjutnya disebutkan apa yang diputuskan itu dengan kalimat-kalimat yang diawali oleh kata-kata pertama; kedua; ... ketiga; .... keempat, .... dan seterusnya.

8) Kaki surat keputusan, yang berfungsi sebagai salam penutup yang terdiri dari;

a) Tempat dikeluarkannya surat keputusan yang didahului dengan kata misalnya Ditetapkan di Medan;

b) Tanggal, bulan dan tahun yang didahului dengan kata-kata pada tanggal .... misalnya, pada tanggal 5 April 2015;

c) Tanda tangan pejabat yang berwenang. d) Nama jelas pejabat yang berwenang; e) Nomor Induk Pegawai (NIP);

f) Cap dinas atau instansi yang bersangkutan.

9) Distribusi, adalah tembusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan tersebut, karena ada kaitan dengan isi surat keputusan tersebut.

10) Lampiran, berisi hal-hal yang perlu dilampirkan dalam surat keputusan tersebut, contoh lampiran jenis-jenis pelayanan untuk SK jenis-jenis pelayanan.

12)Catatan:

a) Dalam surat keputusan ada yang dibuat salinan dan kutipan. Salinan adalah yang dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan isi surat keputusan tersebut, maka pada waktu ditulis dibuat beberapa rangkap. Rangkap yang kedua dan ketiga inilah yang dikirimkan. Sedangkan Kutipan dikirimkan kepada pegawai atau orang yang terkena atau mendapat keputusan tersebut. Dalam kutipan tidak memuat konsideran secara keseluruhan atau lengkap cukup dengan:

(1) Menimbang : dan seterusnya (2) Mengingat : dan seterusnya

kecuali kalau memang penting sekali dan perlu diketahui oleh pegawai atau orang yang bersangkutan, surat keputusan yang asli pada pejabat yang bersangkutan. b) Setiap kalimat dalam konsideran dan diktum diakhiri dengan titik koma (;),

misalnya: Mengingat : Undang-undang No. 2;

c) Subjek dalam surat keputusan adalah orang ketiga, maka tidak memakai kata ganti, kami, saya, dia, atau kita karena subjek dalam surat keputusan adalah pejabat yang berwenang membuat dan mengeluarkan surat keputusan tersebut maka yang dicantumkan nama jabatan pejabat tersebut, yaitu Kepala UPT Puskesmas Butuh

(14)

Semua Dokumen yang ada di Puskesmas Butuh Kabupaten Purworejo yaitu Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, SOP dan SK yang terdiri dari dokumen induk, dokumen terkendali, dokumen tidak terkendali dan dokumen kadaluarsa.

1. Dokumen Induk

Dokumen Induk adalah dokumen asli yang telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Butuh Kabupaten Purworejo di simpan oleh kepala Sub Bagian Tata Usaha Puskesmas Butuh. 2. Dokumen Terkendali

Dokumen terkendali adalah salinan dokumen asli yang distempel “TERKENDALI” yang didistribusikan ke Unit pelaksana sebagai acuan. Dokumen terkendali dapat ditarik apabila ada revisi.

3. Dokumen tidak terkendali

Dokumen tidak terkendali adalah salinan dokumen asli yang distempel “ TIDAK TERKENDALI” yang keluarkan dari organisasi puskesmas oleh Kepala Sub bagian Tata Usaha Puskesmas Butuh dengan dibuktikan dalam buku tanda terima.

4. Dokumen Kadaluarsa

Dokumen Kadaluarsa adalah Semua Dokumen yang ada di Puskesmas Butuh Kabupaten Purworejo yaitu Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, SOP dan SK yang terdiri dari dokumen induk, Dokumen Terkendali, Dokumen Tidak terkendali yang sudah tidak terpakai (Kadaluarsa) dan distempel “ KADALUARSA”