Pengembangan Sistem Informasi

(1)

Pengembangan Sistem Informasi Page

Tugas Mata Kuliah SIM:

Pengembangan

Sistem

Informasi

MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

Oleh:

Yuniar Endah Palupi

P056132441.51

Dosen:

(2)

Pengembangan Sistem Informasi Page i

DAFTAR ISI

1 PENDAHULUAN 1

Latar Belakang 1

Tujuan 1

2 INFORMASI & SISTEM INFORMASI 2

Konsep Dasar Informasi 2

Konsep Dasar Sistem Informasi 5

3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 9

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life

Cicle - SDLC) 9

Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi 11

Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem 12

4 PEMILIHAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM

PENGEMBANGAN SIM 16

Insourcing, Selfsourcing dan Outsourcing 16

Contoh Kasus: Pengembangan Sistem Informasi Kediklatan Pusdiklatwas

BPKP 18

5 KESIMPULAN 19

(3)

Pengembangan Sistem Informasi Page 1

1 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

System informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perusahaan.. Akibat yang dapat ditimbulkan oleh system informasi yang tidak dapat diandalkan adalah perusahaan nantinya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, tidak mampu mengambil keputusan-keputusan strategis, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Dalam upaya untuk memenangkan persaingan dan mempertahankan kelangsungan perusahaan, system informasi harus terus dikembangkan dan disempurnakan untuk memenuhi tuntutan perubahan teknologi yang sangat cepat. Dalam upaya untuk mengembangkan system informasi, perusahaan harus memperhatikan kondisi didalam perusahaan sendiri, kebutuhan yang harus dipenuhi, tujuan yang harus dicapai serta keberadaan sumber daya dalam perusahaan.

Keputusan yang diambil dalam pengembangan system informasi, akan memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan sehingga perlu dipertimbangkan dengan matang, dan dilakukan secara komperhensif oleh seluruh bagian dari perusahaan.

Tujuan

Tulisan ini dibuat dengan tujuan untuk mengkaji dan menganalisis keputusan untuk melakukan pengembangan system informasi dalam perusahaan.

(4)

2 INFORMASI & SISTEM INFORMASI

Konsep Dasar Informasi Data dan Informasi

Informasi tidak dapat dipisahkan dengan data, tetapi sering kali terjadi kesalahpahaman dalam menginterpretasikan data dan informasi, terkadang orang terbalik-balik dalam mengartikannya. Pada dasarnya data dan informasi adalah hal yang berbeda tetapi sangat berkaitan.

Data menurut Kadir (2003:29) adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data memerlukan adanya pengolahan untuk dapat dipakai oleh pengguna data. Data berupa sesuatu yang berwujud seperti gambar, suara, huruf dan angka.

Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam penggambilan keputusan. Menurut Anton M. Meliono (1990: 331), “Informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan”. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena infomrasi dapat memberikan pengetahuan kepada pengguna dan menurunkan tingkat ketidakpastian situasi.

Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi dapat dilakukan dengan pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya. Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi dan dapat di presentasikan dalam bentuk apapun.

Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki unsur-unsur sebagai berikut:

1. Relevan, artinya informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansinya dengan masalah yang dihadapi

2. Kejelasan, artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan

3. Akurasi, artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan lengkap

4. Tepat waktu, artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir

Siklus Informasi

Proses pengolahan data sehingga menjadi sebuah informasi disebut juga dengan siklus informasi. Berikut adalah gambaran sebuah siklus Informasi

(5)

Pengembangan Sistem Informasi Page 3 Gambar 1. Siklus Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana data diolah melalui sebuah proses (model) menjadi informasi. Kemudian diterima oleh penerima informasi untuk dijadikan dasar dalam pembuatan keputusan dan melakukan tindakan.. Dari hasil tindakan tersebut akan ditangkap lagi data sebagai input dan diproses kembali melalui model tersebut, sehingga membentuk sebuah siklus.

Karaterisitik Data dan Informasi

Karateristik data informasi dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu: 1. Tipe data

Ada beberapa tipe data yang masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga harus disesuaikan penggunaannya dengan tujuan kenapa informasi tersebut dibutuhkan. Tipe data terformat biasanya digunakan untuk menyimpan data yang berhubungan dengan waktu, misalnya jam kedatangan, jam keberangkatan dan lain-lain. Tipe data teks biasa digunakan untuk mendiskripsikan sesuatu, misalnya biodata seseorang. Tipe data suara untuk merekam data dalam bentuk bunyi/suara, dan data video dan gambar untuk merekam aktifitas yang ditangkap oleh mata manusia

2. Akurasi dan Presisi

Akurasi adalah tingkat kebenaran dari suatu data, yang dapat menentukan keandalan dan realiabilitas suatu informasi, sedangkan presisi berkaitan dengan tingkat kerincian suatu data, sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap

(6)

Pengembangan Sistem Informasi Page 4 3. Usia dan Rentang Waktu

Waktu adalah hal yang sangat penting dalam mendifinisikan sebuah data dan infomasi. Usia informasi menggambarkan kapan informasi itu dihasilkan hingga pada saat diakses. Keandalan informasi ditentukan pula dengan ketepatan waktu, dimana usia data sangat berpengaruh dengan keputusan yang diambil, sehingga diperlukan rentang waktu yang cukup dalam menyimpan informasi agar keputusan yang diambil mempunyai tingkat keandalan yang tinggi.

4. Tingkat keringkasan dan kelengkapan

Informasi yang terlalu detail akan berkesan membingungkan dan bertele-tele, terkadang terlalu banyak informasi membuat keputusan lebih sulit diambil, maka dari itu perlu dipertimbangkan penyajian informasi yang ringkas tetapi tetap lengkap sehingga dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan. 5. Kemudahan akses

Informasi seharusnya dapat diperoleh dengan mudah pada saat pengguna membutuhkan. Oleh karena itu, kemudahaan memperoleh informasi adalah penting, agar keputusan yang diambil dapat didasarkan atas semua informasi yang dibutuhkan.

6. Sumber

Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Informasi yang didapat dari dalam perusahaan adalah informasi internal, sedangkan yang berasal dari luar perusahaan disebut dengan informasi ekternal

7. Relevansi dan nilai

Informasi yang paling banyak memberika manfaat bagi pengambilan suatu keputusan adalah informasi yang paling relevan. Sehingga nilai relevansi dari informasi tergantung dari keputusan apa yang akan dibuat. Sedangkan nilai informasi diperoleh dengan menghitung perbedaan manfaat yang akan diperoleh dengan informasi tersebut dengan mengurangkannya dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk mendapatkannya.

(7)

Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem

Suatu sistem adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan sistem memiliki karakteristik yaitu :

1. Komponen atau elemen yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan.

2. Proses atau kegiatan untuk mengkoordinasi komponen yang terlihat dalam sebuah sistem.

3. Tujuan mengenai sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut.

System dapat dikelompokkan sesuai dengan karateristik system tersebut, yaitu:

1. Sistem tertutup

Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungan eksternal sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem.

2. Sistem relatif tertutup

Sistem semacam ini memilih penghubung yang menghubungkan system dengan lingkunganya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan oleh sistem.

3. Sistem terbuka

Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali, sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau input yang tidak terkendali akan mempengaruhi proses dalam sistem. Sistem yang dirancang dengan baik dapat meminimumkan gangguan tersebut dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan proses dan cara menanggulangi gangguan tersebut.

4. Sistem umpan balik

Yaitu sistem yang digunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama di masa berikutnya.

(8)

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Selain itu system informasi juga didifinisikan kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

(9)

Pengembangan Sistem Informasi Page 7 6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak-efisienan,sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.

(10)

Pengembangan Sistem Informasi Page 8 Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem,programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP 2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. 3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik

dibuat untuk setiap aplikasi. 5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara computer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital

(11)

Pengembangan Sistem Informasi Page 9 yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan computer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Gambar 3. Hubungan Enam Elemen Sistem Informasi

3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life Cicle - SDLC)

Siklus hidup system adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis computer. Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah:

1. Analisis Sistem, adalah proses untuk menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. Alasan pentingnya mengawali analisis system adalah:

a. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

(12)

Pengembangan Sistem Informasi Page 10 b. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

d. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

2. Perancangan Sistem, adalah proses merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi. Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain system informasi, adalah:

a. Sumber daya organisasi, hal ini bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

b. Informasi kebutuhan dari pemakai, adalah informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

c. Kebutuhan system, adalah hasil dari analisis sistem.

d. Metode pemrosesan data, perlu ditentukan apakah proses pemrosesan data dilakukan dengan manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.

e. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize,calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate. f. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll

Prinsip dasar dalam melakukan desain system adalah

 Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.

 Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Untuk memperoleh rancangan yang baik, keterlibatan pada pemakai diperlukan. Hal ini disebabkan karena tujuan utama adalah pemanfaatannya, disamping adanya proses kreatif dari ahli teknis (Sabarguna, 2003). Dengan kata lain, keterlibatan pemakai dari tahap analisis sampai rancangan sistem diperlukan untuk menjaga agar system yang dirancang benar-benar sesuai denga kebutuhan.

(13)

Pengembangan Sistem Informasi Page 11 3. Pembangunan dan Testing Sistem, adalah membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak

4. Implementasi Sistem, adalah proses beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan, adalah proses untuk mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6. Evaluasi Sistem, adalah proses mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Sedangkan model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.

Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi

Menurut Ais Zakiyudin dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2012) , tanggung jawab pengembangan system informasi dalam perusahaan adalah:

1. Tanggung Jawab Eksekutif

Ketika system memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup makin kecil maka cukup diawasi oleh eksekutif yang lebih rendah

2. Komite Pengarah SIM (steering Committee MJS-SC MIS)

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusu, dibawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek system. Tugas komite tersebut adalah memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya computer perusahaan. Fungsi utama komite tersebut adalah menetapkan kebijakan, menjadi pengendali keuangan dan menyelesaikan pertentangan 3. Kepemimpinan Proyek

Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua

(14)

Pengembangan Sistem Informasi Page 12 orang yang ikut serta dalam pengembangan system berbasis computer. Pimpinan proyek memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan system telah selesai

Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem

Menurut Tri Suwarni (1996), manajemen puncak harus menetapkan seperangkat kebijakan dalam pengembangan system informasi, misalnya intergrasi, interface, kualitas & kegunaan informasi, persyaratan administrasi, persyaratan efektivitas biaya, factor manusia, dan keperluan untuk studi kelayakan. Selain itu manajemen puncak harus menyadari bahwa system informasi harus dikembangkan dan dikelola oleh orang-orang yang professional dan memiliki ketrampilan teknis yang cukup, sehingga harus pula diputuskan apakah sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan mempunyai kompetensi dalam mengembangkan system atau tidak. jika tidak maka perlu dicari alternative lain untuk mengembangkan suatu system. dan dengan pertimbangan lainnya, seperti financial, alternative pengembang harus dipertimbangkan dengan matang.

Untuk menentukan kriteria penentuan prioritas pengembang system, hal-hal berikut dapat menjadi bahan pertimbangan

1. Kebutuhan perusahaan (misalnya kompatibilitas sitem dengan prioritas perusahaan yang telah ditentukan)

2. Tersedianya para ahli teknik dalam perusahaan 3. Lama dan kompleksnya aktifitas pengembangan 4. Ketergantungan system , interrelasi dan integrasi 5. Tersedianya perangkat keras pendukung

6. Kesempatan untuk memperoleh manfaat produktifitas 7. Keluwesan

8. Penggabungan proyek yang beresiko tinggi dan rendah.

Karena pengembangan system merupakan hal yang cukup mahal, maka untuk perusahaan yang kurang cukup dana, dapat mencoba alternative dengan membeli system pengolahan data utama dari perusahaan konsultan, perusahaan computer, jasa perangkat lunak, dimana tugas-tugas utama mereka adalah merancang dan mengembangkan serta mengoperasikan pengolahan data untuk aplikasi-aplikasi yang umum sifatnya. Tabel berikut menggambarkan keuntungan dan kelebihan pengembangan system informasi dibandingkan dengan pembelian system.

(15)

Pengembangan Sendiri Pembelian Sistem

Keuntungan

1. Sistem lentur terhadap persyaratan 1. Sistem teruji dan terbukti

2. Integrasi design sangat tinggi 2. Waktu implementasi dapat dikurangi

3. Menghemat sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan

3. Kelebihan dan kelemahan dapat diketahui

4. Keserasian dan keharmonisan dapat dicapai

4. Pengembangan sumberdaya bebas dari usaha lainnya

5. Biayanya lebih murah

Kelemahan

1. Waktu pengembangan lebih lama 1. Tak mampu memenuhi segala persyaratn

2. Biaya dan manfaat tidak jelas 2. Waktu implementasi dapat dikurangi

3. Bakat-bakat untuk

mengembangkan tidak selalu ada

3. Pemeliharaan dan modifikasi membawa masalah tersendiri 4. Sering terjadi kerja koreksi 4. Integrasi system sangat lemah 5. Lebih mahal 5. Bersifat demoral untuk para staf

6. Keharmonisan tidak terjaga Menurut R. Eko Indrajit, dalam e-booknya Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, dalam memilih untuk membeli atau membangun system informasi, perusahaan harus mempertimbangkan 5 hal yaitu:

1. Business Needs Fitness

Dimana setiap perusahaan memiliki keunikan masing-masing, sehingga mustahil jika ada dua buah perusahaan yang memiliki karateristik sama, kebutuhan yang sama termasuk informasi. Secara prinsip, tidak ada paket aplikasi yang akan benar benar dapat memenuhi kebutuhan unik setiap perusahaan. Sedangkan jika perusahaan membuat aplikasi sendiri, baik dengan sumberdaya manusia yang ada maupun dengan bantuan pihak ketiga, dapat dijamin bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya sertaus persen karena paket tersebut dibangun setelah mempelajari kebutuhan perusahaan mendetail dan mendalam

2. Expertise Requirements

Membeli paket aplikasi jadi berarti tidak membutuhkan para pakar pembuat perangkat lunak kecuali spesialis yang akan membantu menginstalasi dan mengimplementasikannya di perusahaan. Sebaliknya jika ingin melakukan konstruksi paket aplikasi sendiri,diperlukan para pakar dari berbagai disiplin. Setidak-tidaknya harus ada empat jenis orang dalam tim tersebut. Tipe pertama adalah para ahli teknis pembuat paket aplikasi dengan

(16)

Pengembangan Sistem Informasi Page 14 latar belakang kompetensi dan keahlian khusus, seperti system analyst, programmer, system integrator, network specialist, dan lain sebagainya. Tipe kedua adalah para pakar sistem informasi yang dapat menghubungkan antara kebutuhan bisnis dan manajemen perusahaan dengan para praktisi teknologi informasi melalui metodologi dan permodelan.

Tipe ketiga adalah mereka yang memiliki pengalaman pada industri sejenis dimana perusahaan tersebut berada, sehingga proses analisa dan desain dapat dilakukan dengan sangat efisien dan efektif. Sementara tipe keempat adalah tim gabungan yang memiliki kemampuan khusus dalam strategi mengimplementasikan paket aplikasi di dalam perusahaan (ahli psikologi, manajemen perubahan, pelatihan, dan lain sebagainya). Tentu saja untuk membentuk tim multi disiplin ini akan membutuhkan biaya yang sangat besar disamping kendala dalam mencari orang-orang yang tepat karena keterbatasan sumber daya yang ada. Tidak jarang sebuah perusahaan harus bekerja sama dengan konsultan atau software house tertentu untuk bekerjasama dalam merencanakan dan mengembangkan paket aplikasi yang dibutuhkan.

3. Risk Management

Sebelum paket aplikasi tertentu dijual bebas di pasar, tentu saja telah melalui tahapan uji coba di Divisi R&D yang dimiliki perusahaan pembuat perangkat lunak tersebut, sehingga dapat digaransi bahwa tidak akan ada kesalahan fatal yang akan terjadi. Seandainya adapun, perusahaan penjual paket aplikasi akan memberikan pelayanannya dalam bentuk pengembalian uang atau pemberian paket aplikasi versi baru yang telah bebas kesalahan (error free). Tidak jarang perusahaan-perusahaan besar di dunia yang memenangkan tuntutan terhadap para pembuat perangkat lunak yang memproduksi paket aplikasi yang belum sempurna, terlebih-lebih jika akibat dari keadaan tersebut telah merugikan perusahaan. Di lain pihak, membuat aplikasi sendiri terutama tidak didukung oleh para pakar di bidangnya akan mendatangkan resiko tersendiri bagi perusahaan. Karena alasan biaya dan waktu yang mendesak, sangat sering sebuah paket aplikasi hasilbuatan sendiri tidak terlebih dahulu melalui tahap uji coba yang matang, sehingga tidak diketahui apakah paket tersebut telah bebas kesalahan atau tidak. Resiko terbesar harus ditanggung perusahaan seandainya terjadi kesalahan setelah aplikasi tersebut telah diimplementasikan cukup lama.

4. Development and Maintenance Cost

Sehubungan dengan pengadaan dan implementasi paket aplikasi dalam perusahaan, ada dua komponen biaya yang harus dipertimbangkan. Jika ingin menerapkan strategi membeli paket aplikasi jadi, tentu saja biaya pertama yang harus dikeluarkan adalah biaya pengadaan aplikasi tersebut. Biaya dalam proses pengadaan ini dapat dibagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak

(17)

Pengembangan Sistem Informasi Page 15 langsung. Biaya langsung menyangkut uang yang harus dikeluarkan untuk membeli paket yang ada, sesuai dengan harga yang disepakati (spesifikasi modul-modul yang dibutuhkan). Biaya tidak langsung adalah segala biaya yang harus dikeluarkan selama proses pengadaan dijalankan, seperti biaya administrasi, biaya presentasi vendor, biaya pemilihan dan evaluasi paket-paket yang ditawarkan, dan lain sebagainya. Biaya kedua adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan dan memelihara paket aplikasi tersebut (supports dan services). Biasanya ada dua strategi pemeliharaan: dilakukan oleh SDM internal perusahaan, atau diberikan kepada pihak ketiga (oursourcing) dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Jika ingin membuat aplikasi sendiri biaya terbesar terletak pada tahap konstruksi. Bahkan sebelum tahap konstruksi dilakukan, harus dikeluarkan biaya-biaya untuk tahap perencanaan, analisa, dan desain. Tidak seperti pada paket jadi yang dapat melakukan outsource, pemeliharaan perangkat lunak bikinan sendiri harus dilakukan oleh SDM internal perusahaan yang membuat aplikasi tersebut.

5. Implementation Strategy

Strategi pengadaan perangkat lunak akan mempengaruhi teknik atau strategi implementasi di perusahaan. Seperti halnya makanan yang siap disantap oleh mereka yang lapar, paket aplikasi yang dibeli di pasar siap diimplementasikan dengan segera, sehingga perusahaan dapat dengan cepat merasakan manfaatnya. Sementara jika ingin membuat paket aplikasi sendiri, perusahaan harus menunggu beberapa waktu. Untuk paket yang relatif kecil, paling tidak perusahaan harus menunggu 3-6 bulan sebelum aplikasi tersebut siap diimplementasikan. Dapat dibayangkan berapa lama waktu yang diperlukan jika perusahaan ingin membuat aplikasi berskala besar, yang terdiri dari berpuluh-puluh modul. Terhadap kenyataan ini, perusahaan harus dapat menyusun strategi implementasi agar perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan manfaat dari pengembangan aplikasi yang ada. Misalnya dengan mendahulukan konstruksi modul-modul yang menjadi prioritas agar dapat dengan segera diimplementasikan.

6. Third Party Dependency

Membeli paket jadi berarti menggantungkan diri pada perusahaan atau vendor perangkat lunak pembuat paket aplikasi tersebut. Mau tidak mau, suka tidak suka, jika terjadi apa-apa pada paket aplikasi yang dibeli, perusahaan harus meminta bantuan pembuat paket aplikasi tersebut. Alasan utamanya karena merekalah yang menyimpan source code dan dokumen teknis mengenai paket aplikasi yang dikembangkan. Sehinggajika perusahaan ingin mengembangkan perangkat aplikasi tersebut, tidak ada jalan lain kecuali meminta bantuan mereka. Ketergantungan kedua disebabkan karena mereka memiliki para ahli

(18)

Pengembangan Sistem Informasi Page 16 yang memiliki kompetensi dan keahlian dalam memelihara paket aplikasi tersebut. Sementara hal ketiga yang memaksa perusahaan untuk selalu menjalin hubungan dengan vendor pembuat aplikasi karena yang bersangkutan akan memperkenalkan dan menawarkan paket aplikasi dalam versi barunya. Resiko yang sama dihadapi perusahaan yang lebih memilih untuk membuat aplikasi sendiri. Tentu saja kunci ketergantungan adalah kepada tim yang terdiri dari individu-individu pembuat aplikasi tersebut. Berbagai macam kemungkinan dapat terjadi pada para individu ini, seperti mengundurkan diri, pindah kerja, meninggal dunia, dan lain sebagainya. Untuk mengurangi ketergantungan pada mereka, kunci yang harus selalu dipegang adalah dokumentasi teknis yang baik. Disiplin dan konsistensi dalam membuat dan selalu merevisi dokumen teknis seandainya ada perubahan merupakan dua faktor utama yang harus selalu dilakukan oleh siapapun yang diserahi perusahaan untuk bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemeliharaan paket aplikasi.

4 PEMILIHAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM PENGEMBANGAN SIM

Insourcing, Selfsourcing dan Outsourcing

Menurut Muhammad Firdaus, ketika perusahaan memutuskan untuk melakukan pengembangan system informasi, maka dari hasil pengkajian / studi kelayakan, dapat diketahui apakah perusahaan mampu melakukann pengembangan secara insourcing, selfsourcing, atau outsourcing

Insource, adalah membangun sistem informasi manajemen tanpa bantuan spesialis dari luar organisasi. Strategi ini bisa menjadi pilihan bagi organisasi yang sudah memiliki tenaga ahli atau spesialist yang mampu membangun sendiri sistem informasi untuk organisasinya.

Selfsource, yakni pengguna membangun sendiri system informasi tanpa atau dengan hanya sedikit bantuan dari tenaga ahli. Dengan semakin mudahnya penggunaan aplikasi komputer yang sering dilengkapi dengan fasilitas macro, fungsi-fungsi standar dan modul-modul siap pakai atau sejenisnya, semakin banyak pula pengguna yang bisa menciptakan sendiri sistem informasi sesuai dengan keinginannya.

Keuntungan selfsourcing adalah bahwa kebutuhan pengguna teridentifikasi secara akurat karena yang membangunnya adalah pengguna itu sendiri. Selain itu, rasa kepemilikan akan sistem informasi yang dibangun sangat tinggi sehingga mendukung daya guna sistem. Keuntungan lainnya adalah proses pembangunan berlangsung cepat karena tidak ada ketergantungan pada pihak luar. Hanya saja,

(19)

Pengembangan Sistem Informasi Page 17 sistem informasi yang dikembangkan dengan cara ini terbatas pada yang berskala kecil.

Terlepas dari keuntungan selfsourcing yang disebutkan di atas, terdapat pula beberapa kelemahan diantaranya level keahlian pengguna yang tidak tinggi bisa membuat pengembangan sistem tidak optimal. Selain itu, ada kecenderungan sistem yang terbangun bersifat sangat pribadi dan tidak terfokus pada dukungan terhadap organisasi. Kelemahan lainnya adalah bahwa pengguna yang membangun sendiri sistem informasi biasanya tidak peduli dengan dokumentasi sistem sehingga kelangsungan sistem tersebut tidak terjamin terutama ketika pembangunnya sudah dimutasikan ke tempat lain atau keluar dari organisasi.

ketiga adalah outsourcing, yaitu mengontrakkan pekerjaan pembangunan sistem informasi kepada pihak ketiga. Ada beberapa gradasi outsourcing yang bisa ditempuh oleh organisasi. Pertama, membeli perangkat lunak sistem informasi yang siap pakai. Kedua, membeli perangkat lunak siap pakai dan meminta pembuatnya untuk memodifikasi sistem tersebut sesuai kebutuhan organisasi. Ketiga, membeli perangkat lunak siap pakai beserta izin untuk memodifikasi sendiri sistem tersebut sesuai kebutuhan organisasi. Keempat, mengontrakkan sepenuhnya pembangunan sistem informasi baru ke pihak ketiga.

Kelemahan dari outsourcing adalah bahwa ketika perusahaan memilih melakukan outsourcing, bukan berarti organisasi pemilik atau pemesan tidak perlu melakukan apa-apa dan tinggal menerima sistem yang sudah jadi. Kesalahpahaman seperti ini bisa berakibat fatal. Organisasi pemesan dan pengembang pada tahapan tertentu perlu bekerja bersama-sama untuk kepentingan bersama. Pada satu sisi, pihak ketiga harus mampu dan secara aktif mengungkapkan kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi kliennya terkait dengan sistem informasi manajemen. Pada sisi lain, organisasi pemesan juga harus secara aktif melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pekerjaan pihak ketiga serta pemeliharaan sistem secara berkelanjutan. Antara pihak pertama dan pihak ketiga harus terjalin komunikasi yang baik dan terbuka.

Masih menurut Muhammad Firdaus, ada beberapa permasalahan dalam outsourcing yang sering menyebabkan sistem informasi gagal, yaitu

1. lemahnya kemampuan organisasi pemesan untuk mengartikulasikan permasalahan pelayanan dan kebutuhan mereka yang memerlukan solusi dari sistem informasi pada satu sisi

2. Ketidakpedualian pihak ketiga untuk menggali dan memahami secara mendalam dan akurat permasalahan pelayanan pihak pertama yang membutuhkan solusi dari sistem informasi. Biasanya pihak ketiga menempuh jalan pintas dengan sekedar mereplikasi sistem informasi yang pernah dibangun untuk organisasi lain

3. Ketidakmampuan pihak ketiga untuk memahami dan menerjemahkan kompleksitas proses pelayanan organisasi pemesan kedalam desain

(20)

Pengembangan Sistem Informasi Page 18 4. Ketergantungan instansi pemerintah pada pihak ketiga untuk menghasilkan

sistem tanpa pengendalian yang memadai.

Contoh Kasus: Pengembangan Sistem Informasi Kediklatan Pusdiklatwas BPKP

Sistem informasi kediklatan Pusdiklatwas BPKP dibangun diawali dengan penggunaan tenaga insourcing, pengembangan system informasi ini cukup baik, walaupun memakan waktu yang sangat panjang, kurang lebih 10 tahun, agar system informasi kediklatan dapat dipergunakan dengan maksimal. Hal ini disebabkan oleh:

1. kurangnya tenaga bidang teknologi informasi yang direkrut oleh Pusdiklatwas BPKP, sampai saat ini hanya 4 orang tenaga TI, sedangkan system informasi yang harus ditangani mencakup internet, intranet dan ekstranet

2. Tingginya turnover pejabat pengambil keputusan, sehingga jika ada pejabat penganti baru, maka keputusan bisa berubah

3. Tingginya turnover pegawai TI, karena Pusdiklatwas BPKP adalah bagian dari BPKP, maka perputaran pegawai ditentukan oleh kantor pusat BPKP, dimana tenaga TI adalah tenaga yang cukup dibutuhkan di kantor pusat, sehingga sering terjadi pemindahan pegawai dari Pusdiklatwas ke kantor Pusat BPKP. 4. Tingginya turnover pengguna, sama hal nya dengan alasan diatas, pengguna

system kediklatan juga sangat sering berganti sehingga tiap kali berganti pengguna, pengguna baru harus beradaptasi dengan system, dan baru akan benar benar menggunakan system pada jangka waktu tertentu.

5. Terbatasnya sumber dana untuk melakukan peremajaan hardware yang dibutuhkan sesuai system dalam jangka waktu yang singkat, sehingga membutuhkan bertahun-tahun untuk melakukan peremajaan.

Oleh karena tuntutan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna diklat, Pusdiklatwas BPKP harus terus berbenah sehingga mampu memberikan pelatihan terbaik dan mudah dijangkau dari seluruh penjuru Indonesia. Untuk memenuhi tuntutan tersebut, Pusdiklatwas BPKP mengembangkan pendidikan jarak jauh dengan menggunakan teknologi e-learning. Dengan keterbatasan tenaga TI yang dimiliki oleh pusdiklatwas BPKP, maka tahun 2014 ini dibuka pelelangan pekerjaan pengembangan e-learning untuk dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing). Sehingga tenaga TI yang ada dan terbatas lebih focus untuk menoperasikan dan mengembangkan system informasi kediklatan yang sudah ada, sementara untuk kegiatan e-learning dilakukan oleh tenaga outsourcing.

(21)

5 KESIMPULAN

Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru.

Pemilihan pelaksana pengembangan Sistem informasi pada sebuah lembaga sangat ditentukan oleh kondisi sumber daya yang ada dalam perusahaan. Dalam pemilihan pelaksana pengembangan tidak ada kriteria benar atau salah, semua tergantung dari kondisi perusahaan itu sendiri dan sesuai dengan pertimbangan kebutuhan perusahaan. Pengembang system informasi bisa pula digabungkan antara satu dengan yang lain, agar tujuan pengembangan system lebih maksimal dengan biaya yang lebih efisien.

(22)

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta: 2003, hal 29.

Anton M. Meliono, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Penerbit Balai Pustaka, Jakarta: 1990, hal331.

Zakiyudin, Ais. Sistem Informasi Manajemen Edisi 2, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta: 2012,

Suwarni, Tri, Dra. Ak. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta; 1996.

Indrajit, Richardus Eko, DR. Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi Informasi (kumpulan artikel) , Penerbit Stimik Perbanas Renaissance Center, Jakarta.

Firdaus, Muhammad. Strategi dan Pendekatan Sistem Informasi. Di download dari http://fridaus.org/docs/sims3/w4pengembangansim.pdf , Diakses pada: 20 Maret 2014.

Pusat Informasi Wisata Budaya Jawa di Yogyakarta. 2013. Tinjauan Umum Pusat Infomrasi Pariwisata dan Wisata Budaya Jawa. Diakses dari: http://e-journal.uajy.ac.id/4226/3/2TA12265.pdf. Diakses pada: 9 Maret 2014.

Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Mengelola Informasi Diakses dari: http://directory.umm.ac.id/tik/Modul%2009-Mengola%20Informasi.pdf.

Diakses pada: 9 Maret 2014.

Anonim. Gambaran Umum Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Diakses dari:

file:///D:/2.%20KULIAH/2.%20TUGAS/suttle%20express/Gambaran%20umu m%20SI_TI.pdf. Diakses pada: 10 Maret 2014.

Anonim. Pengantar Sistem Informasi Diakses dari: http://apr1l-si.comuf.com/PengatarSI.pdf Diakses pada: 10 Maret 2014.

Anonim. Sistem Informasi Diakses dari: http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf Diakses pada: 10 Maret 2014.

Anonim. Pengembangan Sistem Informasi Diakses dari: http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/Pengembangan%20SI.htm