STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MANAJEMEN RISIKO KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

MANAJEMEN RISIKO

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767 Website : buk.unila.ac.id

(2)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767

Website : buk.unila.ac.id

Nomor SOP UNILA/WMM/01 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi

-Tanggal Efektif 2 Mei 2016

Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Manajemen Risiko

Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Perencanaan,

Kerjasama dan TIK

Prof. Dr.Mahatma Kufepeksi, SE, M.Sc NIP. 196004261987031001

Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP. 196112301988031002

Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan

Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP. 196101011985031003

Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP. 196003151985031003 Dibuat Oleh:

Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat

Harsono Sucipto, SH, MH NIP. 195908231980031001

Kepala Biro Umum dan Keuangan

A Bustami SH, MH NIP. 195611051980031003

Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP. 195810011980031001

(3)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi 2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan

tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan.

3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.

4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 6. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

Semua SOP ATK, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Mengidentifikasi dan menetapkan konteks pengelolaan risiko disusun supaya dapat digunakan sebagai panduan mengenai kriteria penilaian tingkat risiko serta strategi penanganan risiko agar dalam penilaian resiko pada proses utama BAK, BUK dan BPHM memberikan informasi yang tepat

1. Surat undangan 2. Daftar hadir rapat

(4)

PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO

No Uraian Prosedur Pelaksana Baku Mutu Ket

Staf Kasubbag Kabag Kabiro WMM

Persyaratan / Kelengkapan

Waktu Output

1 Melakukan Identifikasi, penilaian, pengkajian dan penanganan risiko sesuai dengan tabel pada masing-masing proses

Ada proses yang dijalankan 15 menit Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 4 Menetapkan tingkat dampak

serta munculnya peluang dan menetap tingkat resikonya. Jika ditemukan tingkat risiko yang tidak dapat diterima, maka diusulkan tindakan rencana kerja untuk menghilangkan risiko atau menurunkan risiko pada tingkat yang dapat diterima

T T Tabel 1 . Nilai Kemungkinan Tabel 2 . Nilai Konsekuensi Dampak atau Keparahan 15 menit Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya

5 Menyerahkan draf dokumen analisisi risiko untuk

diverifikasi ke Kasubbag, Kabag dan Kabiro untuk kajian akhir. Jika ditemukan isi yang belum disetujui, maka draf dokumen tersebut

dikembalikan untuk diperbaiki

Y Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 1 hari Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 6 Menyerahkan dokumen analisis risiko yang telah disetujui kepada WMM untuk dikompilasi Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 30 menit Analisa Potensi Moda Kegagalan

(5)

dan

Dampaknya 7 Mengkompilasi dokumen

analisis risiko dan mengesahkan Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 1 hari Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 8 Melakukan pengkajian secara

rutin analisa risiko pada proses rutin yang dijalankan

Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya Menyesuai kan pada proses yang dijalankan Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya

(6)

T A B E L R IS IK O 1. N il ai K em ung ki n an K em ung ki n an te rj adi n y a ada la h pr ob abi li ta s da ri sua tu pe ri st iw a y an g te rj adi . K em un g ki na n ri si ko, pe rl u m em pe rt im ba ng k an ba ik pr oba bi li ta s da n fr ekue nsi ke ja di an . B A K , B U K da n B P H M m en gg una ka n p er ing ka t ke m un g ki na n b er ikut . T ab el 1 . N il ai K em u n gk in an N il ai K em u n gk in an D esk ri p si K u an ti fi k asi / F re k u en si 1 S ang at Ja ra n g P er ist iw a m ung ki n te rj adi te ta pi ha n y a da la m ke ad aa n lu ar bi asa . Ti da k ada ri w a y at ke ja di an m asa la lu. S eka li se ti ap 5 ta hun at au le bi h 2 Ja ra ng P er ist iw a m ung ki n te rj adi da la m be be ra p a ke ada an. Ti da k ada ri w a y at ke ja di an m asa la lu. S eka li da la m 2 ta hun. 3 Mung ki n P er ist iw a m ung ki n te rj adi da la m be be ra p a w akt u. A d an y a be b er ap a ta nda -t anda pe ri nga ta n se be lum n y a at au ri w a y at ke ja di an se be lum n y a S eka li da la m 1 ta hun 4 L ebi h m un g ki n P er ist iw a aka n ke m ung ki na n te rj adi . B ebe ra p a ke ja di an m as al al u te rul an g . S eka li da la m 6 bul an 5 H am pi r se la lu P er ist iw a di pe rki ra ka n te rj adi d al am si tua si nor m al . Te la h se ri ng te rj adi ke ja di an m asa la lu. S eka li se ti ap 1 bul an at au le bi h fr ekue nsi n y a. 2. N il ai K epa ra ha n at au K o nse kue nsi P eni la ia n “S eve ri ty ” at au “konse kue nsi ” m er up ak an da m pa k da ri re si ko te rse but , y an g d apa t di ukur da ri (a ta u kom bi n asi n y a) : -D am pa k pa d a ke g ia ta n o rga ni sa si -D am pa k fi na nsi al -R eput asi pa da or g ani sa si . B A K , B U K d an B P H M aka n m en gg una ka n p eni la ia n konse kue nsi be ri kut : T ab el 2 . N il ai K on se k u en si D am p ak at au K ep ar ah an N il ai K on se k u en si D a m p ak K egi at an O rgan isas i D a m p ak F in an si al D a m p ak R ep u tasi 1 Ti da k si g ni fi ka n G an gg ua n bi as a y an g te rj adw al . G an gg ua n y g ta k te rj adw al kur an g da ri 2 ja m . K er u g ia n y an g le bi h ke ci l, de n g an ni la i > R p. 100.000 ,-D am pa k y an g sa n ga t ke ci l – pe ng ar uh pa da ine tr n al or ga ni sa si it u se ndi ri

(7)

2 Mi nor A kt ivi ta s ut am a te rga n gg u hi n gg a ½ ha ri K er u g ia n se ca ra ke ci l, de n g an ni la i > R p. 500.000 ,-D am pa k y an g te rba ta s – pe n g ar uh pa da m edi a loka l. 3 Mode ra t / S eda ng A kt ivi ta s ut am a te rga n gg u hi ngga 1 ha ri K er u g ia n se ca ra loka l, de nga n ni la i > R p.1.000.000,-D am pa k y an g p ant as di pe rt im ba ng k an – pe nga ruh m edi a loka l. D am pa k te rha da p li se nsi na si ona l 4 Ma jor A kt ivi ta s ut am a te rga n gg u hi ngga 2 ha ri K er u g ia n y an g lua s de nga n ni la i > R p. 5.000.000,-D am pa k N asi ona l – pe nga ruh m edi a na si ona l. D am pa k te rha da p li se nsi na si ona l 5 K at ast ropi k A kt ivi ta s ut am a te rga n gg u hi ngga > 2 ha ri L ua sa n ke ru g ia n – subs ta nsi at au tot al ke ru g ia n op er asi ona l > R p. 10.000.000,-D am pa k int er na si ona l – pe nga ruh m edi a int er na si ona l. D am pa k te rha d ap li se nsi int er na si ona l. 3. P eni la ia n R esi ko P eni la ia n re si ko di te nt uka n de nga n pe rk al ia n ant ar a ni la i da m pa k de nga n ni la i ke m ung ki na n. Ti ng ka t re si ko te rs ebut m ene nt uka n b ag ai m an a ti nda k la nj ut pe n an ga na n re si ko. Ta b el be ri kut di ba w ah m en gga m ba rka n ti ng k at re si ko y ang di g un aka n ol eh B A K , B U K d an B P H M. T ab el 3 . T in g k at R esi k o K em u n gk in an K on se k u en si 1 S ang at ja ra n g 2 ja ra n g 3 m ung ki n 4 L ebi h m un g ki n 5 H am pi r se la lu 5 K at ast ropi k S an gat B esar 5 E k st ri m 10 E k st ri m 15 E k st ri m 20 E k st ri m 25 4 Ma jor M ed iu m 4 S a n g a t B es a r 8 S a n g a t B es a r 1 2 E k sr im 16 E k st ri m 20 3 Mode ra t M ed iu m 3 B esar 6 B esar 9 S a n g a t B es a r 1 2 E k st ri m 15 2 Mi nor K ec il 2 M ed iu m 4 B esar 6 B esar 8 S a n g a t B es a r 1 0 1 T id ak sig n if ik a n K ec il 1 K ec il 2 K ec il 3 M ed iu m 4 M ed iu m 5

(8)

4. Eva lua si R esi ko P eni al ai n re si ko m el iba tka n kom pa ra si ni la i re si ko y an g m unc ul da n ana li sa pr ose s pr ior it as da n pe rs y ar at an y an g ada . S tr at eg i pe n an g an an re si ko se ba g ai be ri kut : -Ekst ri m : m em er luka n ti nda ka n se ge ra ka re na se ba ra n pot ensi re si ko m em ung ki nka n ha nc ur n y a o rg ani sa si . R esi ko te rse but da pa t di al ihka n ke pi ha k la in at au di hi nda ri ol eh B A K , B U K da n B P H M. -S ang at B esa r: m em er lu ka n ti nda ka n ce p at [m aksi m al 3 bul an] , ka re na pot ensi da m pa k n y a m el em ahka n or ga ni sa si . P rose dur at au Inst ruksi ke rj a p ada akt ivi ta s te rka it pr ose s ini di pe rl u ka n. R esi ko te rse but da pa t di al ihka n ke pi ha k la in at au di hi nda ri ol eh B A K , B U K da n B P H M. B esa r : Me m er luka n p en anga na n d en g an re nc an a ti nda ka n [a nt ar a 3 – 6 bu la n] . R esi ko te rse but da pa t di te ri m a, na m un di pe rl uka n usa ha unt uk m enur unka n ke m ung ki na n m unc ul n y a pe n y eba b ke ga g al an pr ose s, at au m enur unka n pot ensi da m pa k ke g aga la n pr os es. -Me di um : Me rupa k an ba ta s re si ko y an g da p at di te ri m a ol eh B A K , B U K d an B P H M., na m un se la lu m em ant au da n m en g eva lu asi re si ko te rse but . Me ne ri m a re si ko de n ga n inf or m asi y an g di te ri m a, na m un ada up ay a unt u k m em pe rba iki . -K ec il : D ika ji , di pa nt au d an di eva ua si m ini m al se ta hun se ka li .

(9)

Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya Tahapan Proses Persyaratan Moda Potensi Kegagalan Potensi Dampak Kegagalan L e v e l D a m p a k Penyebab Potensi Kegagalan P e lu a n g T e rj a d i Kendali Pencegahaan [Saat Ini] _Re s ik o Rekomenda-si Tindakan Penanggung Jawab & Target Selesai Hasil Tindakan Status Tindakan & Tanggal Selesai L e v e l D a m p a k P e lu a n g T e rj a d i R e s ik o Tahapan proses sesuai alur Persyaratan terkait proses atau output Potensi kegagalan proses Potensi dampak gagalnya proses Dampak gagal proses Tabel 2 Potensi penyebab kegagalan proses Peluang muncul penyebab gagal proses Tabel 1 Kendali sekarang mencegah penyebab kegagalan proses Resiko = Dampak x Peluang Rencana tindakan untuk resiko: Ekstrim, Sangat Besar, Besar, Tahap 6 Residu resiko

(10)

(11)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(12)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Pengendalian Dokumen

Kerjasama dan TIK

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP. 196004261987031001

Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP. 19611230 1988031002

(13)

 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012

 ISO 9001

1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan.

Semua SOP ATK, komputer, printer, lemari/filing cabinet, box file, outnerd, map gantung, mesin pencacah dokumen

Dokumen sah fotokopi diberikan stempel COPY TERKENDALI, dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN, dokumen diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan stempel KADALUARSA.

1. Daftar induk dokumen internal 2. Daftar induk dokumen eksternal 3. Daftar distribusi dokumen 4. Usulan perubahan dokumen 5. Berita acara perubahan dokumen

(14)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Kasub

bag Kabag Kabiro WR

WMM Rektor Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output A. Penyusunan dokumen 1. Mengidentifikasi kebutuhan SOP Sesuai OTK, Statuta dan Tupoksi 5 hari 2.

Menyusun SOP dengan melibatkan pemangku proses langsung (staf) Sesuai permenpan No. 35 tahun 2012 2,5 bulan SOP 3

Verifikasi SOP. Jika belum sesuai maka dikembalikan kepada subbag terkait untuk diperbaiki. Jika sudah sesuai maka ditandatangani T Y T Y T Y T Y Seuai dengan kegiatan, pelaksana, persyaratan/ kelengkapan, waktu dan outpu

1 bulan SOP

4

Menandatangani SOP pada halaman pengesahan. Dibuat oleh Kasubbag, diperiksa oleh Kabag, disetujui oleh WR Kabiro, Diketahui oleh WR dan atau WMM dan disahkan oleh Rektor

Prosedur sesuai dengan peraturan terkait baik internal maupun eksternal Unila

(15)

B. Identifikasi dokumen

1.

Mengidentifikasi semua dokumen yang dipakai acuan dan atau sebagai bukti proses (dokumen yang diterbitkan pihak di luar Universitas Lampung maupun dokumen yang diterbitkan oleh pejabat Fakultas dan Universitas Lampung)

Semua SOP telah disahkan oleh Rektor 2 hari Dokumen Eksternal Dokumen Internal

2. Menetapkan Daftar Induk Dokumen Eksternal, Daftar Induk Dokumen Internal

Digunakan sebagai acuan kerja dari semua unit kerja

1 hari Daftar Induk Dokumen Eksternal Daftar Induk Dokumen Internal 3. Mengidentifikasi penetapan nomor pengendalian dokumen :

Identifikasi dan Penomoran.

a. Penomoran Prosedur XX/YY/ZZ/AA Keterangan : SOP : Standard Operational Procedure XX : Biro YY : Bagian ZZ : Subbagian AA :Nomor Urut SOP

Untuk mempermudah dalam pengendalian 1 hari Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal, Daftar induk rekaman

(16)

Kode Biro:

BAK : Biro Akademik dan Kemahasiswaan BUK : Biro Umum dan

Keuangan BPHM: Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Kode Bagian: AK : Akademik KM : Kemahasiswaan KU: Keuangan KP: Kepegawaian HTLBMNU: Hukum, TataLaksana, Barang Milik Negara dan Umum PE: Perencanaan dan

Evaluasi

IHM: Informasi dan Hubungan Masyarakat

Kode Subbagian:

PE: Pendidikan dan Evaluasi RS: Registrasi dan Statistik SP: Sarana Pendidikan MP: Mibat, Penalaran dan

Informasi Kemahasiswaan KM: Kesejahrteraan

Mahasiswa dan Alumni NPNBP: Nonpenerimaan

Negara Bukan Pajak PNBP: Penerimaan Negara

(17)

Bukan Pajak

AKLAP: Akuntansi dan Pelaporan

TP : Tenaga Pendidik TK: Tenaga Kependidikan HTL: Hukum dan tata

Laksana

BMN: Barang Milik Negara TUP: Tata Usaha dan

Protokol RT: Rumah Tangga PR: Perencanaan E: Evaluasi

SI: Sistem Informasi

HM: Hubungan Masyarakat Penomoran Formulir : F-AA/Kode SOP Keterangan : F : Form AA : Nomor form B. Distribusi dokumen 1 Mengidentifikasi penerima dokumen Rektor, WMM, WR, Kabiro, Kabag dan Kabiro

1 jam Daftar Distribusi Dokumen 2 Menyusun daftar distibusi

dokumen Sesuai penerima dokumen 1 hari Daftar Distribusi Dokumen

(18)

3 _{Menggandakan Dokumen} Internal (SOP)

Sesuai penerima dokumen SOP

2 hari SOP 4 Memberi stempel Master

pada SOP asli dan stempel Copy Terkendali pada SOP salinan setiap halaman pengesahan.

SOP asli dan semua SOP salinan

1 hari SOP

5 Memberi kode distribusi dokumen yaitu: - Master : Rektor - Copy Terkendali No : 1. WMM/WR Bidang AK 2. WR Bidang Kemahasiswaan dan Alumni 3. WR Bidang Umum dan Keuangan 4. WR Bidang PKTIK 5. Kepala BAK, BUK

dan BPHM 6. Kepala Bagian 7. Kepala Subbag Sesuai dengan daftar distribusi dokumen 1 hari SOP 6 Mendistribusikan SOP kepada:

1. Rektor: SOP semua biro

2. WMM dan atau WR Bidang Akademik: SOP semua biro 3. WR Bidang Umum

dan Keuangan : SOP

SOP 1 hari Lembar

Distribusi Dokumen

(19)

biro terkait 4. WR Bidang

Kemahasiswaan dan Alumni: SOP biro terkait

5. WR Bidang

Perencanaan, Kerja Sama dan Tekologi, Informasi dan

Komunikasi: SOP biro terkait

6. Kepala BAK, BUK dan BPHM: SOP biro terkait

7. Kepala Bagian : SOP bagian terkait

8. Kepala Subbag : SOP subbag terkait

B. Perubahan dokumen/form

1.

Menerima perintah dari Kabag untuk menambah/merubah SOP/ mengusulkan perubahan/penambahan dokumen T T T T

Draft Dokumen 1 menit Usulan perubahan dokumen

2.

Verifikasi usulan perubahan/penambahan dokumen. Jika tidak disetujui maka harus diperbaiki.

Sesuai dengan peraaturan terbaru

(20)

5. Melakukan revisi dokumen/form ,

mendistribusikan sesuai kebutuhan, menarik dokumen yg direvisi

Y Y _Y _Y

Dokumen Lama 1 hari Berita Acara Perubahan

6.

Melakukan revisi Daftar Induk Dokumen Internal atau Daftar Induk Dokumen Eksternal sesuai perubahannya Dokumen baru 1 jam Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal C. Penyimpanan dan Pemeliharaan dokumen

1. _{Menyimpan dokumen dengan} media yang sesuai (kertas, CD, Soft data, dll) Almari, boxfile, map gantung, Outnerd dll 5 menit Dokumen 2. Melakukan pemeliharaan dokumen dengan membuat jadwal pemeliharaan

Dokumen 5 menit Jadwal Pemeliharaa n Dokumen

D Pemusnahan Dokumen

1. Mengidentifikasi dokumen yang masa simpannya telah habis

Mengaju Pedoman JRA Unila

(21)

2. Verifikasi dokumen yang masa simpannya telah habis. Jika tidak memiliki nilaiguna dihapuskan dan jika masih memiliki nilai guna

diserahkan kepada UTP Kearsipan untuk dijadikan arsip permanen Y Y Dokumen kadaluarsa. 1 hari Daftar Induk Dokumen

3. Membuat daftar dokumen yang akan dimusnhakan/ dititipkan ke UPT Kearsipan

Dokumen Kadaluwarsa 1 hari Daftar Dokumen Kadaluwars a 4. Menyerahkan daftar dokumen kadaluwarsa kepada Kabiro melalui Kabag Dokumen Kadaluwarsa 2 jam Daftar dokumen kadaluwarsa 5. Melakukan pemusnahan dokumen mutu yang tidak relevan/ kadaluwarsa sesuai petunjuk teknisnya atau menyerahkan dokumen kepada UPT Kearsipan

Dokumen kadaluwarsa 1 hari Berita Acara pemusnahan Dokumen E Peminjaman Dokumen 1. Menerima permohonan peminjaman dokumen dari pihak terkait Form peminjaman, Fc.identitas diri/Nomor telepon 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/ Rekaman

(22)

2. Verifikasi permohonan peminjaman T Sesuai identitas, kondisi rekaman 5 menit Form peminjama n 3. Menyerahkan dokumen kepada pemohon Y Harus menulis pada buku peminjaman Dokumen/ Rekaman 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/ Rekaman F Pengembalian Dokumen 1. Menghubungi peminjam dokumen, jika melampau waktu pinjam Sesuai waktu pinjam 5 menit Form peminjaman 2.

Menerima dan menempatkan dokumen sesuai dengan lokasi simpan

Kondisi rekaman harus sesuai pada saat meminjam

2 hari Buku

Peminjaman Dokumen/ Rekaman

(23)

STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN REKAMAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(24)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Pengendalian Rekaman

Kerjasama dan TIK

(25)

Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem

manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan. 2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.

3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.

4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.

5. dll

Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer

Rekaman harus memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan untuk mempermudah penemuan rekaman pada saat dibutuhkan dalam waktu yang cepat

1. Daftar Induk Rekaman 2. Jadwal cheklist pemeliharaan 3. Berita acara pemusnahan arsip

(26)

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Ket.

Kasubbag Kabag Kabiro WMM Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

1

Mengidentifikasi rekaman / catatan mutu yang menjadi tanggung jawab di wilayah kerjanya. Rekaman 2 hari Daftar induk rekaman 2 Mengelompokkan rekaman / catatan mutu. untuk menentukan lokasi simpan, masa simpan dan metode simpan (kertas, CD, soft data, dll)

Rekaman 2 hari

Daftar induk rekaman

3 Membuat Daftar induk Rekaman dengan menentukan lokasi simpan, masa simpan, dan metode penyimpanannya.

Rekaman 1 hari Daftar induk rekaman

4

Menyimpan rekaman sesuai lokasi yang tercantum dalam Daftar Induk Rekaman. Rekaman 2 hari Daftar induk rekaman 5 Melakukan pemeliharaan dokumen sesuai dengan jadwal pemeliharaan yang telah dibuat Rekaman 3 jam Jadwal pemeliharaan Rekaman 6 Melakukan pemusnahan dokumen jika rekaman sudah melampaui masa simpan sesuai petunjuk teknisnya Rekaman lama. Jika masih memiliki asaz manfaat institusi maka diserahkan 5 menit/ rekaman Berita Acara Pemusnahan

(27)

kepada UPT Kearsipan

Peminjaman Rekaman

7 Menerima permohonan peminjaman rekaman dari pihak terkait T Form peminjaman, Fc.identitas diri/Nomor telepon 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man 8 Verifikasi permohonan peminjaman Sesuai identitas, kondisi rekaman 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man 9 Menyerahkan rekaman kepada pemohon T Harus menulis pada buku peminjaman 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man Pengembalian Rekaman 10 Menghubungi peminjam rekaman, jika melampau waktu pinjam Sesuai waktu pinjam 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man 11 Menerima dan menempatkan rekaman sesuai dengan lokasi simpan Kondisi rekaman harus sesuai pada saat meminjam Sesuai

masa Buku_Peminjaman Dokumen/Reka man

(28)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENANGANAN PENGADUAN/KELUHAN PELANGGAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(29)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Penanganan Keluhan Pelanggan

Kerjasama dan TIK

(30)

Persyaratan ISO 9001:2015 1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan.

Semua SOP ATK/APK, Media Keluhan, Komputer dan Printer

1. Identifikasi keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa dilakukan setiap sebulan sekali, baik melalui kotak saran, email, website, dan program aplikasi pada Biro

2. Laporan tentang keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa disampaikan kepada Kepala Biro secara rutin setiap enam bulan sekali.

3. Prosedur penanganan keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa, dilakukan melalui rapat rutin atau melalui kebijakan Kepala Biro

1. Lembar/Buku Pengaduan Pelanggan 2. Tindaklanjut Pengaduan

(31)

PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

No Uraian Prosedur

Pelaksana Baku Mutu Ket

Kasubbag Kabag Kabiro Persyaratan / Kelengkapan

1. Menyediakan fasilitasi keluhan pelanggan

- Form keluhan pelanggan - Kotak saran

1 jam Form keluhan Pelanggan 2. Menerima keluhan/saran dari

pelanggan/stake holder - Form keluhan Pelanggan - Surat, Pengkeluhan Langsung, Media Sosial, Telepon

insidental Form keluhan Pelanggan/ Surat Keluhan Langsung, Media Sosial 3. Menuliskan keluhan/saran yang

diterima

- ATK , - Surat/form

Penanganan Keluhan

5 menit Buku Keluhan

4. Melaporkan keluhan/saran yang diterima kepada WMM melalui Kabiro dan WR terkait

Buku Keluhan 15 menit Form keluhan Pelanggan/ Surat Keluhan Langsung, Media Sosial 5. Melakukan klarifikasi ke pelayanan terpadu/sumber pengkeluhan bersama Kasubbag terkait

Informasi Keluhan 2 hari Hasil Klarifikasi keluhan / saran, Buku Keluhan

(32)

6. Menindak Lanjuti Keluhan/saran

Informasi Keluhan, Sumber Data, Buku Keluhan

2 hari Tindak Lanjut, Buku Keluhan

7. Menginformasikan hasil tindak lanjut keluhan/saran kepada yang terkait Surat Pemberitahuan, Telepon 30 menit Surat Pemberitahuan, Buku Keluhan, 8. Mengarsipkan berkas pengkeluhan Surat Keluhan, Buku Penanganan Keluhan, Surat Pemberitahuan

5 menit Surat Keluhan, Buku Keluhan, Surat

(33)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(34)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Kerjasama dan TIK

(35)

Persyaratan ISO 9001 1. Memiliki latar belakang belakang pendidikan minimal S1. 2. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan akademik dan

kemahasiswaan

3. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu Biro, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan.

5. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.

1. Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan dua kali dalam setahun dengan mempergunakan program aplikasi secara online/manual 2. Responden adalah unit kerja, dosen, tenaga kependidikan,

mahasiswa dan calon mahasiswa baru Unila

3. Subyek adalah pimpinan, kasubbag, staf dan objek survey adalah pelayanan Biro

4. Jumlah subyek atau responden dalam satu periode pengukuran minimal sebanyak 100% dari jumlah pelanggan yang sudah mengisi kuisioner online/manual.

1. Kuesioner kepuasan pelanggan 2. Rekapitulasi nilai hasil kuisioner 3. Analisa Hasil pengukuran

(36)

PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

Kasubbag Staf Kabag Kabiro Persyaratan /

Kelengkapan Waktu Output

A. Instrumen Pengukuran 1. Membuat atau meninjau

dimensi terkait mutu pelayanan serta identifikasi jenis pelayanan

Kuesioner 2 minggu

Kuesioner

2. Menyusun pertanyaan yang berkaitan dengan dimensi pelayanan yang terkait

Kuesioner 1 minggu Kuesioner 3. Menetapkan kuesioner pengukuran kepuasan pelanggan Kuesioner 1 minggu Kuesioner B. Pelaksanaan pengukuran kepuasan pelanggan 1. Meminta pelanggan untuk

mengisi kuisioner pada program aplikasi

Kuesioner 5 bulan

Kuesioner 2. Mengidentifikasi jenis

pelayanan yang telah diterima oleh pelanggan

Jawaban pelanggan 1 minggu

Kuesioner C. Analisa Data

1. Membuat rekap nilai sesuai data pilihan di kuesioner yang telah diisi oleh pelanggan pada program aplikasi responden

Input kuesioner 2 hari

Rekapitulasi nilai hasil kuisioner

(37)

2. Melakukan pengolahan data hasil pengisian kuesioner

Hasil kuesioner 3 jam Rekapitulasi nilai hasil kuisioner 3

Menghitung prosentase hasil pengolahan data

Rekapitulasi hasil 3 jam Rekapitulasi nilai hasil kuisioner 4. Mengidentifikasi prosentase

item dengan nilai terendah dan melaporkan kepada pimpinan

Rekapitulasi hasil 2 jam Rekapitulasi nilai hasil kuisioner 5 Menerima dan menindaklanjuti hasil pengukuran kepuasan pelanggan

Rekapitulasi hasil 1 hari

Rekapitulasi nilai hasil kuisioner

6

Menyimpan hasil pengkuran kepuasan pelanggan

Rekapitulasi hasil 15 menit Rekapitulasi nilai hasil kuisioner

(38)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

AUDIT MUTU INTERNAL

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(39)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Audit Mutu Internal

Kerjasama dan TIK

(40)

 Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi 2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan

.

Seemua SOP ATK/APK, Komputer Printer dan Cheklist Audit internal

1. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun

2. Tim Audit Mutu Internal dapat ditunjuk setiap periode pelaksanaan audit mutu internal, dan diketuai oleh seorang

Lead Auditor

3. Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri

4. Hasil Audit Mutu Internal merupakan salah satu agenda pada Rapat Tinjauan Manajemen Mutu

1. Jadwal Audit

2. Surat usulan penerbitan surat tugas audit internal 3. Surat Tugas tim audit internal

4. Daftar hadir pembekalan tim audit internal 5. Borang/Checklist audit internal

6. Daftar hadir audit internal 7. Berita acara audit internal 8. Laporan hasil audit internal 9. Permintaan tindakan perbaikan

(41)

PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL

No Aktifitas

Kabiro

WMM Lead

Auditor Auditor Auditee

Persyaratan/ Kelengkapan

A Penetapan Tim Auditor Mutu Internal

1. Melakukan evaluasi/ pemilihan tim sesuai kompetensi yang ditetapkan, dan mengusulkan kepada WMM Draft SK Tim Audit Mutu Internal 1 jam Draft SK Tim Audit Internal

2. Menetapkan Tim Audit Mutu Internal Draft SK Tim Audit Mutu Internal 1 hari SK Tim Audit Internal 3. Memberikan

pembekalan Tim AMI

Panduan AMI 1 hari

Daftar Hadir

B Program Audit Mutu Internal dan Persiapan Pelaksanaan Audit

1. Menyusun program audit mutu internal termasuk Jadwal Audit

-- Daftar team auditor 1 jam _{- Jadwal} Audit Internal - Daftar Tim Auditor 2. Mengesahkan Jadwal Audit Jadwal audit mutu internal

15 menit Jadwal Audit Internal

3. Mendistribusikan jadwal audit kepada seksi yang akan diaudit

Jadwal audit mutu internal

15 menit Jadwal Audit Internal

(42)

No Aktifitas

Kabiro

WMM Lead

4. Mempersiapkan

instrumen Audit Internal meliputi daftar

pertanyaan dan laporan ketidaksesuaian, permintaan tindakan perbaikan

SOP

Panduan AMI

5 hari Daftar Periksa Audit, Laporan Ketidaksesuai an, Permintaan Tindakan Perbaikan 5. Mempelajari kriteria

audit (kebijakan, SOP dan

perundang-undangan) dan mencatat dalam daftar periksa/Checklist Audit Kebijakan, prosedur/ Intruksi Kerja dan perundang-undangan 1 hari Kebijakan, prosedur/ Intruksi Kerja dan perundang-undangan C Pelaksanaan 1. Memimpin pelaksanaan

opening meetingAudit Internal Agenda Audit Internal Undangan 15” Daftar Hadir, Notulen Rapat 2. Melaksanaan Audit Internal sesuai dengan jadwal yang telah disepakati

Daftar periksa audit internal

2 hari Daftar periksa audit internal

(43)

No Aktifitas

Kabiro

WMM Lead

3. Rapat pembahasan temuan Audit Internal

Temuan Audit Internal 1 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 4. Membuat Permintaan

Tindakan Perbaikan dan Laporan Ketidaksesuaian PTP/Laporan Ketidaksesuain 2 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 5. Membuat laporan ketidaksesuaian dan pencatatan dalam Log Status

Log Status 1 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 6. Memimpin pelaksanaan

closing meetingAudit Internal

Log Status 1 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 7. Menyerahkan PTP/ Laporan Ketidaksesuain kepada auditee PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 15 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP

D Tindak lanjut temuan AMI

1. Menerima PTP/ Laporan Ketidaksesuain dari Lead

auditor PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 5 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP 2. Mencari akar masalah

dan melakukan perbaikan

PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 5 hari Laporan Ketidaksesuai an, PTP

(44)

No Aktifitas

Kabiro

WMM Lead

3. Memverifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee. Jika temuan Audit Internal telah diperbaiki maka memberi tanda pada kolom “Efektif “. Jika temuan Audit Internal belum diperbaiki maka memberi tanda pada kolom “Belum Efektif” pada lembar PTP/Laporan Ketidaksesuaian. PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 2 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 4. Menandatangani form PTP sebagai persetujuan perbaikan jika perbaikan yang dilakukan telah benar/ belum diperbaiki.

PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 15 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP 5. Menyerahkan PTP yang sudah diisi dan

diverifikasi kepada Lead auditor PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 15 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP 6. Menyusun Laporan Audit

rangkap 4 Jadwal, Surat tugas tim internal auditor, rekap temuan audit, PTP/ Laporan

2 jam Laporan Audit Internal

(45)

No Aktifitas

Kabiro

WMM Lead

Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Ketidaksesuaia n, checklist audit, daftar hadir Komputer Printer ATK 7 Menerima laporan hasil

audit internal. Hasil temuan Audit Mutu Internal dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen

Laporan Audit Internal

1 jam Laporan Audit Internal

(46)

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI DAN TINDAKAN PERBAIKAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(47)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002

Nama SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Tindakan Perbaikan

Kerjasama dan TIK

(48)

Apabila perbaikan yang telah dilakukan tidak diverifikasi oleh pelapor maupun WMM, maka tindakan perbaikan tidak akan diketahui

keefektifannya

1. Form PTP/CAR 2. Log Ketidaksesuaian

(49)

PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI DAN TINDAKAN PERBAIKAN

Kasubbag Kabag Kabiro

Persyaratan / Kelengkapan

A. Identifikasi ketidaksesuaian

1. Mengidentifikasi

ketidaksesuaian proses, data, masukan atau keluaran

Proses kerja - Laporan

Ketidaksesuaian

2. Mengklarifikasi dengan pihak terkait dan mengelompokkan sesuai jenisnya Proses teridentifikasi 5 menit Laporan Ketidaksesuaian 3.

Mencatat ketidaksesuaian pada laporan ketidaksesuaian Ketidak sesuaian terklarifikasi 5 menit Laporan Ketidaksesuaian B. Identifikasi akar permasalahan 1. _{Menganalisa akar}

permasalahan yang bersumber dari manusia, metode,

material, mesin dan money (5M) atau atau pihak eksternal

Data Terkait 30 menit Laporan

Ketidaksesuaian

2. Menetapkan akar permasalahan

Data Terkait 5 Menit Laporan

(50)

C. Tindakan perbaikan dan verifikasi

1. Mengkoordinasikan tindakan perbaikan yang akan

dilaksanakan kepada pihak yang ditunjuk/terkait dan waktu penyelesaian Sesuai tanggal yang disepakat - Laporan Ketidaksesuaian 2. Melakukan verifikasi

efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan CAR terisi dengan action plan 15 menit Laporan Ketidaksesuaian 3. Mengkonfirmasikan efektifitas

hasil tindakan perbaikan

CAR terverifikasi

15 menit Laporan

Ketidaksesuaian 4. Menyepakati kembali tindakan

perbaikan dan batas waktu penyelesaiannya

CAR closing 5 menit

Log Book (Daftar Ketidaksesuaian) 5. Mencatat status penyelesaian

ketidaksesuaian dalam Log Book

Log Book (Daftar Ketidaksesuaian)

(51)

(52)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINJAUAN MANAJEMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

(53)

Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP. 195706291986031002 Nama SOP Tinjauan manajemen

Kerjasama dan TIK

(54)

Semua SOP ATK, Komputer dan Printer

Agenda rapat adalah : temuan audit mutu internal, evaluasi pencapaian sasaran mutu, kepuasan pelanggan, penanganan keluhan pelanggan, tindakan perbaikan & pencegahan, kebijakan

1. Surat undangan 2. Daftar hadir rapat

(55)

PROSEDUR RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Pelaksana Baku Mutu

Ket WMM Kabiro Kabag Kasubbag Persyaratan /

Kelengkapan

A. Perencanaan dan Administrasi

1. Membuat perencanaan kegiatan rapat tinjauan manajemen

Perencanaan rapat

10 menit Draft materi RTM 2. Menetapkan tanggal, agenda

dan tempat rapat tinjauan manajemen

Draft materi RTM

30 menit

3. Membuat surat undangan RTM 2 rangkap

ATK dan APK 30 menit Surat undangan

4. Memaraf surat undangan RTM Surat undangan 15 menit Surat

undangan 5. Menandatangani surat

undangan

Surat undangan 15 menit Surat undangan 6. Memberi nomor surat, stempel

dan menggadankan surat sesuai yang diundang.

Mengirimkan undangan RTM

Surat undangan 10 menit Surat undangan

7. Mengidentifikasi data-data terkait agenda RTM

Sesuai agenda RTM (poin B.1)

2 jam Materi kaji ulang

(56)

8. Menyiapkan daftar hadir RTM Surat undangan 30 menit Daftar hadir

B. Pelaksanaan RTM

6. Membuka RTM Materi RTM 10 menit Notulen

rapat 7. Membahas agenda RTM

bersama peserta rapat: a. Status dari tinjauan

manajemen sebelumnya b. Perubahan dalam masalah

eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu

c. Informasi tentang kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu antara lain:

- Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait yang berkepentingan - Hasil capaian sasaran

mutu

- Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa

- Ketidaksesuan dan tindakan korektif - Pemantauan dan

pengukuran hasil

Materi RTM 2 jam Notulen rapat

(57)

- Hasil audit - Kinerja penyedia

eksternal

d. Persediaan sumber daya e. Efektifitas tindakan yang

diambil untuk risiko dan peluang

8. Menetapkan tindakan

perbaikan yang relevan dengan agenda yang tidak tercapai targetnya

Materi RTM 1 jam Notulen rapat

9. Menyusun perencanaan yang mencakup sasaran dan kegiatan untuk tahun

berikutnya berdasarkan hasil RTM

Materi RTM 30 menit CAR

C. Notulensi RTM

10. Mencatat bahasan agenda dan keputusan tindakan perbaikan dalam noutlensi

Notulen rapat 1 jam Notulen hasil rapat

11. Menandatangani Notulensi RTM yang meliputi :

a. Status dari tinjauan manajemen sebelumnya b. Perubahan dalam masalah

eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu

c. Informasi tentang kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu antara

Notulen Rapat 10 menit Notulen hasil rapat

ditandatanga ni

(58)

lain:

- Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait yang berkepentingan - Hasil capaian sasaran

mutu

- Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa - Ketidaksesuan dan tindakan korektif - Pemantauan dan pengukuran hasil - Hasil audit - Kinerja penyedia eksternal

d. Persediaan sumber daya e. Efektifitas tindakan yang

diambil untuk risiko dan peluang

f. Rekomendasi untuk peningkatan

12. Menggandakan notulen dan mendistribusikannya kepada peserta rapat

Peserta rapat 5 menit Notulen hasil rapat