1
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT PRIORITAS SUBANG
Hari Satia Nugraha*1, Gina Yuliantina#2
Program Studi Komputerisasi Akuntansi, STMIK Subang Jl. Marsinu No. 5 - Subang, Tlp. 0206-417853 Fax. 0206-411873 E-mail: [email protected]*1, [email protected]#2
ABSTRAKSI
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang melakukan kegiatan memproses data keuangan yang digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Dalam perusahaan sangat dibutuhkan sistem informasi akuntansi untuk memudahkan kegiatan operasional.
PT Prioritas adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan tunai dan kredit barang elektronik dan furniture, pada kegiatan operasional terdiri dari segi transaksi penjualan dan pembelian yang masih dikatakan proses manual meskipun menggunakan komputer karna setiap transaksi pada hari itu mesti disimpan dalam satu file sehingga menyulitkan dalam pencarian datanya.
Penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem informasi akuntansi pada PT Prioritas ini, agar dalam pengelolaan data transaksi penjualan dan pembelian menjadi lebih baik sehingga memudahkan dalam pembuatan informasi untuk pengambilan suatu keputusan.
Dalam pembuatan sistem ini dibuat menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySql serta perancangan sistem menggunakan flowmap, diagram konteks, dan data flow diagram. Hasil penelitian ini mampu mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT Prioritas. Laporan yang di hasilkan terdiri dari Laporan Penjualan, Laporan Pembelian dan Laporan Keuangan.
Kata Kunci: Buta Warna,Web, MySQL, PHP, Ishihara
1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
PT Prioritas ini salah satu perusahaan yang bergerak di bidang retail dan furniture terkemuka, yang menjual barang elektronik dan furniture secara tunai maupun kredit, sehingga dapat memudahkan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan akan barang yang diinginkan melalui cara yang sangat mudah yaitu melampirkan fotocopy ktp dan kk, dengan mendapatkan bunga yang ringan serta berbagai macam barang dengan merk yang terkenal.
Pada kegiatan Operasional perusahaan ini masih ada yang menggunakan proses manual, dari segi perhitungan transaksi penjualan dan pembeliannya masih menggunakan kalkulator, juga dari segi memasukan data transaksi penjualan dan pembeliannya masih menggunakan proses manual meskipun sudah menggunakan komputer, dikatakan proses manual karena dari segi pemasukan data penjualan dan pembelian nya dimasukan ke dalam microsoft excel, setiap transaksi yang dilakukan pada hari itu disimpan dalam satu file, sehingga memperlambat dalam pencarian datanya mesti membuka dan memilih beberapa file. Adapun dalam pembuatan jurnal masih menggunakan tulisan tangan sehingga memperlambat dalam pembuatan laporan, selain itu dalam pencarian setiap data masih berantakan, tidak tersusun dan tertata rapi baik dari segi manual yang di simpan di lemari juga yang disimpan di komputer sehingga memperlambat dalam pencarian datanya.
Penjelasan dari beberapa jurnal yang saya baca mengenai hal ini namun dengan beda studi kasus, salah satunya jurnal berjudul “Perancangan Aplikasi Penjualan Tunai dan Kredit Secara Multi User Pada
MPS Komputer Palopo” yang dibuat oleh Tilasari Avinda Rano Jurusan Sistem Informasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta pada tahun 2012, menyimpulkan bahwa sebuah analisa sistem yang beliau buat lebih dominan kepada kebutuhan fungsional yang hampir sama dengan yang saya akan buat meliputi menggunakan beberapa user, mencatat transaksi pembelian dan penjualan serta pembuatan laporan yang dibutuhkan.
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan dapat disimpulkan pokok-pokok permasalahan diantaranya sebagai berikut:
- Membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi dalam perhitungan transaksi penjualan dan pembelian. - Membutuhkan sistem informasi akuntansi dalam hal pencatatan data pegawai, data barang, penjualan dan
pembelian.
- Membutuhkan sistem informasi akuntansi dalam pembuatan laporan keuangan atau biasa disebut jurnal. 1.3. Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi akuntansi pada PT Prioritas, sehingga dapat membantu dalam kegiatan transaksi penjualan dan transaksi pembelian lebih cepat, tepat dan akurat terutama dalam pencarian data barang dan pembuatan jurnal.
1.4. Manfaat
Adapun manfaat dalam pembuatan sistem informasi akuntansi pada PT Prioritas ini sebagai berikut:
- Dapat membantu mempercepat proses transaksi penjualan dan transaksi pembelian menjadi lebih baik melalui sistem ini.
- Dapat membantu bagian administrasi dalam pencatatan data dan pencarian data secara cepat sehingga terdapat list dalam setiap data.
- Dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan secara cepat dan lengkap. - Pengarsipan data tersimpan di dalam database sehingga tidak akan hilang ataupun rusak. 1.5. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang dipakai penulis dalam pembuatan sistem informasi akuntansi terdiri dari 2 yaitu:
- Metodologi Data
1. Penelitian Langsung, melakukan penelitian langsung ke lapangan yaitu lokasi PT Prioritas di Subang.
2. Studi Pustaka, melakukan penelitian dengan mencari dan mengumpulkan data pendukung baik dari buku atau internet yang sesuai dengan pembuatan sistem informasi akuntansi ini.
- Metodologi Sistem
Mengembangkan perangkat lunak menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) yaitu terdiri dari:
1. Analisis Method, melakukan perencanaan dan analisis terhadap sistem yang akan dibuat mengenai alat-alat apa saja yang dibutuhkan oleh sistem, bahan-bahan yang dibutuhkan oleh sistem, siapa saja pemakai sistem yang dibuat, prosedur kerja sistem serta permasalahan sistem dan solusinya.
3
3. Programming Method, pembuatan coding untuk sistem yang dibuat mengenai database dan aplikasi, tahap ini disebut dengan istilah programmer.
4. Testing Method, menguji sistem yang akan dibuat dengan tahap persiapan, pelatihan dan pemeliharaan sistem yang akan dibuat.
2. Tinjauan Pustaka
2.1. Konsep Sistem Akuntansi
Menurut Sujarweni (2015), Akuntansi adalah proses dari transaksi dibuat jurnal, buku besar, neraca lajur, kemudian akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan yang digunakan pihak- pihak tertentu.
Menurut Wind (2008), Akuntansi adalah seni untuk mengumpulkan beragam bukti transaksi keuangan dan mencatatnya kemudian dikelompokkan untuk kemudian dipersiapkan menjadi sebuah laporan keuangan.
Menurut Wind (2008), Siklus akuntansi merupakan proses akuntansi yang harus dilakukan secara berurutan dan tidak boleh terlewatkan, jika terlewatkan maka laporan keuangan yang dihasilkan tidak dapat memenuhi tujuan pembuatan laporan keuangan.
Dari pengertian diatas disimpulkan bahwa siklus akuntansi adalah suatu proses akuntansi yang dilakukan secara sistematis dalam membuat laporan keuangan.
Berikut ini adalah urutan dari proses akuntansi yaitu : - Identifikasi dan pengukuran transaksi keuangan
Semua transaksi keuangan yang dilakukan memerlukan bukti transaksi yang harus di catat. Berikut ini adalah beberapa bukti transaksi yang digunakan dalam perusahaan yaitu internal (bukti kas masuk, bukti kas keluar dan memo) dan eksternal (faktur, kwitansi, nota debit dan kredit, serta cek)
- Penjurnalan
Melakukan penjurnalan yang harus mengikuti mekanisme debit dan kredit. Jurnal adalah sebuah buku untuk mencatat entri asli dan transaksi dan kejadian tertentu. Jurnal terbagi menjadi dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus.
- Posting ke buku besar dan buku pembantu
Posting adalah pemindahan semua catatan dari jurnal ke buku besar berdasarkan jenis akun yaitu aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan biaya.
Menurut Sujarweni (2015), Sistem Akuntansi adalah kumpulan elemen yaitu formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan keuangan yang akan digunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Sujarweni (2015), Sistem Akuntansi terdiri dari input yang berupa transaksi yang dicatatkan dalam formulir (input) kemudian diproses dengan menjurnal, membuat buku besar, membuat buku pembantu dan hasil akhirnya (output) berupa laporan keuangan yang digunakan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu kumpulan elemen yang terdiri dari beberapa alat dan proses dalam pembuatan laporan keuangan untuk digunakan manajemen.
Berdasarkan pengertian diatasa dapat disimpulkan bahwa jurnal adalah sebuah buku yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang di lakukan. Dalam aplikasi yang dibuat menggunakan jurnal umum.
3. Analisa
3.1 Analisa Kebutuhan Informasi
Dalam mendukung pengembangan sistem informasi dibutuhkannya segala kebutuhan akan sistem informasi tersebut. Seperti hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam sistem yang dibuat sehingga dapat
mengambil suatu keputusan untuk pengembangan selanjutnya.
Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan untuk memperoleh hasil yang cepat dan tepat dalam pengambilan keputusan serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam hal ini dibutuhkannya peralatan yang mendukung dalam pembuatan sistem sehingga dapat memperoleh informasi yang lengkap.
Dalam pembuatan sistem informasi penjualan kredit pada Pt Prioritas ini menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySql, serta membutuhkan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software)
Gambar 3.1 ERD Sistem Informasi Akuntansi Pada PT Prioritas
Pada Sistem Informasi Akuntansi ini memiliki erd, dimana di dalam erd ini terdapat 11 entitas yang saling berhubungan satu sama lain. Yaitu jabatan, pegawai, pembelian, desk pembelian, desk penjualan, retur beli, retur jual, desk retur beli, desk retur jual dan barang. Relasi/Kardinalitas dalam erd ini menggunakan One To Many (Satu ke Banyak) dan Many To Many (Banyak ke Banyak).
3.2 Model Proses
Diagram arus data atau yang disebut juga dengan Diagram Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang sistem baru yang akan di kembangkan
5
secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi pada PT Prioritas
Dalam diagram konteks ini terdapat beberapa pihak yang terkait yang digambarkan secara umum, yaitu kasir, gudang, dan pemilik. Kasir berfungsi mengelola bagian transaksi penjualan, gudang berfungsi mengelola bagian transaksi pembelian serta pemilik berfungsi mengontrol setiap transaksi yang dilakukan.
7
Penggambaran Sistem DFD merupakan hasil dari penjabaran diagram konteks sehingga dapat diketahui proses-proses yang dilakukan diantaranya sebagai berikut :
Proses 1.0, merupakan proses login. Memasukan data pengguna ke dalam tabel pengguna. Proses 2.0, merupakan proses kelola pengguna. Mengelola data pengguna yang ada di dalam tabel pengguna.
Proses 3.0, merupakan proses ubah data biodata. Melakukan pengubahan data di tabel pengguna jika terjadi kesalahan dalam pemasukan data.
Proses 4.0, merupakan kelola barang. Mengelola data barang yang ada di dalam tabel barang Proses 5.0, merupakan proses pembelian. Mengelola data transaksi pembelian barang di dalam tabel pembelian.
Proses 6.0, merupakan proses return pembelian. Mengelola data pengembalian barang yang sudah di beli terdapat dalam tabel return pembelian.
Proses 7.0, merupakan proses penjualan. Mengelola data transaksi penjualan barang di dalam tabel penjualan.
Proses 8.0, merupakan proses return penjualan. Mengelola data pengembalian barang yang sudah di jual terdapat dalam tabel return penjualan.
Proses 9.0, merupakan proses laporan pembelian. Laporan yang berisi transaksi pembelian. Proses 10.0, merupakan proses laporan penjualan. Laporan yang berisi transaksi penjualan. Proses 11.0, merupakan proses laporan keuangan, laporan yang berisi keuangan dari setiap transaksi yang dilakukan.
1. Hasil dan Pembahasan
1.1 Implementasi Database
Relasi antar tabel adalah hubungan antar tabel satu dengan yang lainnya sehingga dapat memudahkan dalam pembacaan tabel. Berikut ini adalah gambar relasi tabel.
1.2 Implementasi Sistem Tampilan Form Data Pegawai
Gambar 4.5 Tampilan Form Data Pegawai
Form Daftar Pegawai ini digunakan oleh pemilik untuk mengolah data pegawai yang ada di dalam perusahaan.
Tampilan Form Tambah Pegawai
Gambar 4.6 Tampilan Form Tambah Pegawai
Form Tambah Pegawai ini digunakan oleh pemilik untuk menambahkan data pegawai pada perusahaan.
9
Gambar 4.7 Tampilan Form Edit Biodata
Form Edit Biodata di gunakan oleh semua level baik pemilik, kasir (penjualan), dan bagian gudang (pembelian), untuk mengubah biodatanya apabila terdapat kesalahan pemasukan data.
Tampilan Form Reset Password
Gambar 4.8 Tampilan Form Reset Password
Form Reset Password ini berfungsi untuk menghapus password, sehingga memungkinkan tidak dapat mengakses sistem ini.
Tampilan Form Data Barang
Gambar 4.9 Tampilan Form Data Barang
Form Daftar Barang ini digunakan oleh pemilik untuk melihat dan mencari data barang yang dibutuhkan.
Gambar 4.10 Tampilan Form Tambah Barang
Form Tambah Barang digunakan oleh bagian gudang (pembelian) untuk memasukan dan menambahkan data barang yang dibeli dalam proses transaksi.
Tampilan Form Lihat Detail Barang
Gambar 4.11 Tampilan Form Lihat Detail Barang
Form Lihat Detail barang digunakan oleh semua level untuk melihat data detail suatu barang yang ada.
11
Gambar 4.12 Tampilan Form Ubah Data Barang
Form Ubah Data barang digunakan oleh bagian gudang (pembelian) dalam mengubah data barang apabila terjadi kesalahan.
Tampilan Form Data pembelian
Gambar 4.13 Tampilan Form Data Pembelian
Form Data Pembelian ini digunakan oleh bagian gudang (pembelian) untuk melihat dan mengolah data pembelian apabila terjadi transaksi pembelian.
Tampilan Form Laporan Pembelian
Gambar 4.12 Tampilan Form Laporan Pembelian
Form Laporan Pembelian digunakan oleh bagian gudang (pembelian) dan pemilik untuk melihat laporan pembelian dari mulai tahunan, bulanan, harian dan rentang waktu tertentu.
Gambar 4.15 Tampilan Form Cetak Pembelian
Form Cetak Pembelian digunakan oleh bagian gudang (pembelian) dalam mencetak bukti transaksi pembelian.
Tampilan Form Retur Pembelian
Gambar 4.16 Tampilan Retur Pembelian
Form Retur Pembelian Digunakan oleh bagian gudang (pembelian) dalam mengolah data barang apabila ada barang yang rusak agar di retur ke distributor untuk diganti dengan barang yang bagus.
13
Form Jurnal digunakan oleh pemilik untuk melihat laporan keuangan atau jurnal dari setiap transaksi yang dilakukan oleh bagian gudang (pembelian) dan kasir (penjualan) secara harian, bulanan, tahunan dan rentang waktu tertentu.
Tampilan Form Cetak Jurnal
Gambar 4.18 Tampilan Form Cetak Jurnal
Tampilan Cetak Jurnal berguna untuk melihat kembali jurnal yang akan di cetak oleh pemilik. Tampilan Form Stok Barang
Gambar 4.19 Tampilan Form Stok Barang
Form Stok Barang digunakan oleh bagian gudang (pembelian) dan pemilik untuk melihat stok barang yang masih tersedia.
Gambar 4.20 Tampilan Form Data Penjualan
Form Data Penjualan digunakan oleh kasir (penjualan) untuk melihat atau mengolah data penjualan apabila terjadi transaksi penjualan.
Tampilan Form Laporan Penjualan
Gambar 4.21 Tampilan Form Laporan penjualan
Form Laporan Penjualan digunakan oleh kasir (Penjualan) dan pemilik untuk melihat laporan penjualan dari mulai tahunan, bulanan, harian dan rentang waktu tertentu.
Tampilan Form Cetak Penjualan
Gambar 4.22 Tampilan Form Cetak Penjualan
Form Cetak Penjualan digunakan oleh kasir (penjualan) dalam mencetak penjualan sebagai bukti transaksi penjualan.
Form Retur Penjualan digunakan oleh bagian kasir (penjualan) dalam mengolah data barang yang di jual apabila ada pembeli yang komplain mengenai barang yang rusak agar di berikan bukti retur untuk
15
2. Kesimpulan
- Aplikasi ini dibuat untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dari segi perhitungan transaksi penjualan dan pembelian menjadi lebih cepat sehingga dapat mempermudah dalam kegiatan operasionalnya.
- Aplikasi ini dibuat untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dari segi pemasukan transaksi penjualan dan pembelian menjadi lebih baik sehingga dapat memudahkan dalam pencarian data dan penyimpanan data.
- Aplikasi ini dibuat dalam pembuatan laporan keuangan menjadi lebih lengkap sehingga dapat mempermudah dalam mengambil suatu keputusan.
- Mendapatkan penyimpanan data yang lebih baik dimana pengarsipan data tersimpan di dalam database sehingga tidak akan hilang ataupun rusak.
Pustaka
Sujarweni, V.Wiratna 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Pustaka Baru Press , Jakarta.
Wind S.E, Ajeng, 2008 Buku Saku Akuntansi Edisi Paling Lengkap Secara Otodidak, Laskar Aksara Jakarta Timur.
MADCOMS 2016, Pemrograman PHP dan MY SQL Untuk Pemula, Andi Offset Yogyakarta. Mardiani, Eri – Rahmasyah, Nur et all 2016, Kumpulan Latihan SQL Studi Kasus Penjualan
Menggunakan Xampp, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia Jakarta
Saputra, Agus 2017, PHP GILA Trik Dahsyat Menjadi Master PHP, CV ASFA, Software Development, IT & Publishing Cirebon
Kadir, Abdul dan Triwahyuni, Terra Ch, Pengantar Teknologi Informasi 2013, CV Andi Offset Yogyakarta
Sutanta, Edhy 2011, Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual, Andi Offset Yogyakarta Jogianto2, HM 2005, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset Yogyakarta
Dudung, 2015, Pengertian dan Fungsi Sistem Informasi Menurut Para Ahli http://www.dosenpendidikan.com/12-pengertiandan-fungsi-sistem-informasi-menurut-para- ahli/ di akses pada 04/04/2015 (04-04 2017)
Prambudi S.Kom, Edu, 2015, Pengertian Sistem Informasi http://dosenit.com/kuliah-it/sistem- informasi/pengertian-sistem-informasi di akses pada 19 september 2015 at 04:27 (06-04-2017)
Ryusnita, 2017, Definisi Flowchart Menurut Para Ahli
http://definisimenurutparaahli.blogspot.co.id/2017/05/5-definisi-flowchart-menurut-para- ahli.html di akses pada 06 mei-2017 at 22:53
Admin I, 2016, Pengertian Tujuan dan Ruang Lingkup http://www.markijar.com/2016/01/pengertian- tujuan-dan-ruang-lingkup.html diakses pada 13 Januari 2016 (10-04-2017)
Bang ToPu, 2010, Konsep Dasar PHP http://tutorial-pembelajaran.blogspot.co.id/2010/02/konsep- dasar-PHP.html diakses pada 02 februari 2010 (12-04-2017)
