Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Fifit Fitriyani
NIM. 1112025100102
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1437H/ 2017M
ABSTRAK
Fifit fitriyani (1112025100102), Penerapan Standar Operating Procedures
(SOP) pada Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta. Di bawah bimbingan Alfida, MLIS Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.
Penelitian ini membahas tentang Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) yang dilakukan di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN veteran Jakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pentingnya Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi, bagaimana penerapan SOP pada pelayanan sirkulasi di perpustakaan fakultas hukum UPN Veteran Jakarta dan mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pengimplementasian Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan sirkulasi di perpustakaan fakultas hukum UPN Veteran Jakarta. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif, dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Informan pada penelitian ini adalah tiga orang pustakawan yang ada di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta. Hasil penelitian menunjukan bahwa SOP yang disusun memang sangat penting bagi pustakawan dan pemustaka. Adanya SOP pada pelayanan sirkulasi dapat mempermudah pekerjaan mereka khususnya pada pelayanan sirkulasi. SOP menjadi pedoman para pustakawan di dalam suatu pekerjaan dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan serta kepuasan bagi pemustaka. Dalam penerapan pelayanan sirkulasi perpustakaan fakultas hukum UPN Veteran Jakarta masih kurang digunakan dalam melakukan pekerjaan dan masih ada hal-hal yang tidak sesuai apa yang telah ditentukan di dalam SOP tersebut. Adapun kendala penerapan SOP pada pelayanan sirkulasi meliputi dua hal. Pertama, jaringan internet yang lambat menyebabkan terhambatnya proses pelayanan. Kedua, kurangnya 1 komputer untuk user dan kurangnya pengawasan dan pemeliharaan misalnya adanya kode barcode yang rusak. Dalam menghadapi kendala-kendala penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi, perpustakaan sudah mengatasinya dengan baik. Hal tersebut harus dipertahankan agar mutu pelayanan sirkulasi tetap meningkat.
ABSTRACT
Fifit Fitriyani (1112025100102). Implementation of Standard Operating
Procedures (SOP) on the Circulation Services at the Library of the Faculty of Law UPN Veteran Jakarta. Under the guidance of Alfida, MLIS Departement
of Library Science, Program Faculty of Adab and Humaniora of Syarif Hidayatullah State Islamic University in Jakarta. 2015.
This study discusses the adoption of Standard Operating Procedures (SOP) performed at the Library of the Faculty of Law UPN veteran Jakarta. The purpose of this study was to determine how the importance of the implementation of Standard Operating Procedures (SOP) to service the circulation, identify any obstacles encountered in the implementation of standard operating procedures (SOP) on the circulation service in law school library UPN Veteran Jakarta. This research is a descriptive study, using a qualitative approach. Data collection techniques used were observation, interviews and documentation. Informants in this study is three librarians in the Library of the Faculty of Law UPN Veteran Jakarta. The results showed that SOP are arranged is very important that the SOP on the circulation services can simplify their work, especially in the service of circulation. In the implementation of library circulation services law faculty UPN Veteran Jakarta is still less used in doing work and there are still things that do not match what has been specified in the SOP. The constraints on the adoption of SOP circulation services: first, slow internet network causing delays of service. Second, the lack of one computer to the user and the lack of supervision and maintenance that have not been going well for example the barcode damaged, Libraries have handled it well. It should be maintained so that the quality of circulation services will continue to increase
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim
Alhamdulillahirobbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan segala rahmat, taufik, hidayah, nikmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini yang berjudul Standard Operating Procedures (SOP) pada Pelayanan Sirkulasi di
Perpustakaan Fakultas UPN Veteran Jakarta dengan baik. Shalawat beserta
salam semoga senantiasa tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya, dan para pengikutnya hingga akhir zaman.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang penulis miliki. Namun berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini. Ucapan terima kasih tersebut penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A., selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS., selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si., selaku Sekertaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
5. Ibu Alfida, MLIS., selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah meluangkan waktu dan kemudahan selama proses bimbingan serta memberikan saran serta dukungan kepada penulis selama pembuatan skripsi ini.
6. Ibu Wien, S.H., Bapak Zaki Mubarok, S.IP., dan Bapak Suhadi., selaku informan yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan informasi kepada penulis disela kesibukannya.
7. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah berjasa dalam memberikan ilmu pengetahuan dan kepada penulis dari semester awal sampai sekarang.
8. Keluarga tercinta, Ayahanda H. Dul Bahri dan Ibunda Hj. Suinah yang telah mendidik dan membimbing penulis dengan penuh kasih sayang dan perhatian dari kecil hingga penulis bisa menyelesaikan skripsi ini dan telah memberikan dukungan moril ataupun materil yang tiada henti.
9. Teman-teman seperjuangan IPI angkatan 2012, Khususnya IPI C. Semoga Ilmu yang kita dapat selama ini bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain, menjadi pustakawan professional dan selalu diberkahi Allah SWT dalam setiap langkah kita. Aamiin.
Penulis menyadari skripsi ini jauh dari kata sempurna dan masih ada kekurangan, karena kesempurnaan hanya milik Allah. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi mendekati kesempurnaan skripsi ini. Penulis berharap, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.
Jakarta, April 2017
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini sayan menyatakan bahwa:
1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar stara 1 di Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Jika dikemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, April 2017
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRAC ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR BAGAN... xi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Pemanfaatan Penelitian ... 5
D. Definisi Istilah ... 6
E. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8
1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8
2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 9
3. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 10
4. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 12
B. Pelayanan Sirkulasi ... 14
1. Pengertian Pelayanan Sirkulasi ... 14
3. Tujuan Layanan Sirkulasi ... 16
4. Kegiatan Pelayanan Sirkulasi ... 16
C. Standar Operating Procedures (SOP) ... 20
1. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 20
2. Pengertian Standar Operating Procedures (SOP) ... 23
3. Manfaat Standar Operating Procedures (SOP) ... 23
4. Isi Standar Operating Procedures (SOP) ... 25
5. Penerapan Standar Operating Procedures (SOP) ... 28
D. Penelitian Terdahulu ... 30
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 32
B. Sumber Data... 33
C. Pemilihan Informan ... 33
D. Teknik Pengumpulan Data ... 35
E. Teknik Analisis Data ... 36
F. Jadwal Penelitian ... 37
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Objek Penelitian ... 38
1. Sejarah Singkat ... 38
2. Visi dan Misi ... 39
3. Tugas Pokok dan Fungsi ... 40
4. Struktur Organisasi ... 41
6. Tata Tertib Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan ... 50
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 53
1. Penyusunan Dokumen SOP Layanan Sirkulasi ... 53
2. Pentingnya Penerapan SOP Pada Layanan Sirkulasi ... 55
3. Penerapan SOP pada Layanan Sirkulasi ... 57
4. Perbedaan cara Kerja Pasca SOP ... 64
5. Kendala dan Hambatan dalam Pelaksanaan SOP pada Layanan Sirkulasi ... 66 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 73 B. Saran ... 74 DAFTAR PUSTAKA ... 76 LAMPIRAN LAMPIRAN BIODATA PENULIS
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian ... 37
Tabel 4.1 Jam Pelayanan Perpustakaan ... 43
Tabel 4.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan ... 49
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 SOP Peminjaman Buku ... 60
Gambar 4.2 SOP Pengembalian Buku ... 61
Gambar 4.3 SOP Perpanjang Buku ... 62
DAFTAR BAGAN
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan institusi pengelola karya tulis, karya cetak, dan/ karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka, perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Akan tetapi, secara sederhana dapat dinyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, “ruang khusus” (ruang baca), dan kumpulan
koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya.1
Selain peran tersebut, perpustakaan sebagai suatu lembaga pelayanan Informasi (Information service), salah satu fungsinya bertindak sebagai antar muka (interface) antara dua dunia yaitu masyarakat sebagai kelompok pengguna perpustakaan dan dunia sebagai sumber – sumber informasi, baik dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.2 Manusia dengan kapasitas pengetahuan yang berbeda dan pola pikir yang berbeda pula dapat difasilitasi dalam suatu wadah yaitu perpustakaan. Oleh karena itu penulis berpendapat memiliki peran penting dalam meningkatkan pengetahuan dan informasi. Begitu halnya di lingkungan perguruan tinggi sering terdengar ungkapan perpustakaan adalah jantungnya perguruan tinggi.
1Republik Indonesia, Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Nomer 43 Tahun 2007
Tentang Perpustakaan.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, dengan tujuan untuk membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya, seperti yang tercermin pada tri dharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat), maka perpustakaan perguruan tinggi pun bertujuan membantu melaksanakan ketiga tri dharma perguruan tinggi. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, akademik, maupun perpustakaan program non gelar.3
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai. Lebih jauh lagi, dengan menggunakan manajemen berati sesuatu Instansi berupaya bekerja secara terukur, baik dari segi proses kerjanya, alur kerjanya, maupun metode kerja yang digunakannya. perpustakaan pasti mempunyai struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan bentuk atau
figure yang akan menggambarkan formasi jabatan, garis komunikasi, perintah,
laporan, kerja sama, tugas, wewenang, dan tanggung jawa memberikan ketegasan akan pekerjaan apa yang akan dilakukan oleh tenaga perpustakaan.4 Di sisi lain tuntutan pemustaka kepada perpustakaan semakin tinggi. Perpustakaan diharapkan tidak sekedar sebagai mediator dalam pelayanan informasi akan tetapi juga harus mampu berfungsi sebagai penyedia fasilitas dalam penyediaan kebutuhan ilmiah agar perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka, upaya pemanfaatan dan pelayanan. Selanjutnya untuk
3Sulistiyo-Basuki Pengantar Ilmu perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
1991), h. 51.
menghasilkan kinerja yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan maka diperlukan adanya rangkaian prosedur yang di standarkan. Prosedur yang standar atau lebih dikenal dengan Standart Operating Procedures (SOP) secara sederhana dapat diartikan sebagai pedoman yang menunjukan apa yang harus dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.
Dengan demikian Standart Operating Procedures (SOP) bagi perpustakaan menjadi penting karena dapat berfungsi membantu perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada civitas akademika secara baik, konsisten, efektif dan efisien dalam hal memberikan pedoman atau petunjuk bagi civitas akademika tentang suatu prosedur pelayanan perpustakaan yang harus dilakukan, menyediakan pedoman bagi semua staf perpustakaan dan pejabat perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan rutin perpustakaan, menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas pelayanan perpustakaan kepada civitas akademika. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan perpustakaan, dan menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Setelah melakukan observasi dan wawancara dengan Bapak Zaki bahwa pustakawan di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta yang mempunyai tugas melayani informasi rujukan bidang hukum. Guna mencapai tugasnya maka, perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta menyusun dan menerapkan Standard Operating Procedures (SOP), namun kadangkala antara standard dan penerapannya di bagian sirkulasi tidak sejalan dan tidak sesuai yang diharapkan.
Secara umum kinerja perpustakaan Fakultas Hukum UPN Jakarta cukup baik namun masih perlu dikembangkan kearah yang lebih relevan dengan prosedure prosedure yang sudah ditetapkan. Sehingga peraturan mengenai procedure pada layanan sirkulasi dapat berjalan dengan baik.
Peneliti tertarik untuk membahas SOP pelayanan sirkulasi. SOP pelayanan sirkulasi merupakan prosedur kerja yang sudah berlaku di perpustakaan terkait kegiatan pelayanan sirkulasi. Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemustaka.
Dengan mengetahui salah satu permasalahan yang dihadapi perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta penulis tertarik melakukan suatu penelitian yang berjudul “ PENERAPAN STANDARD
OPERATING PROCEDURE (SOP) PADA PELAYANAN SIRKULASI
DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS HUKUM UPN VETERAN JAKARTA”
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang peneliti kemukan, peneliti akan membatasi masalah peneliti ini, penelitian ini tentang penerapan Standard
Operating Procedure (SOP) pada layanan sirkulasi perpustakaan di
perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta. meliputi: Penerapan
Standard Operating Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi, Bagaimana
pentingnya Standard Operating Procedure (SOP) pada pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta, dan upaya mengatasi
hambatan-hambatan yang terjadi dalam pengimplementasian Standard
Operating Procedure (SOP) di perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran
Jakarta.
Berdasarkan pembatasan masalah diatas, rumusan masalah dalam proposal penelitian sebagai berikut:
1. Bagaimana pentingnya Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta? 2. Bagaimana Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada
layanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta? 3. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di
Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian ini antara lain sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana pentingnya penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas
Hukum UPN Veteran Jakarta?
2. Untuk mengetahui Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta 3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP) pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain:
1. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan yang berarti, khususnya tentang Standard Operating Procedures (SOP) dalam meningkatkan layanan pemustaka.
2. Dapat menambah wawasan baik bagi penulis maupun bagi masyarakat umum
3. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam skala yang lebih besar
D. Definisi Istilah
1. Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu pedoman atau acuan
untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator – indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
2. Layanan Sirkulasi
Pelayayan sirkulasi adalah kegiatan yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
E. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Dalam bab ini berisi latar belakang, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Dalam bab ini menjelaskan tentang perpustakaan perguruan tinggi, Standard Operating Procedures (SOP), dan layanan sirkulasi di perpustakaan.
Bab III Metode Penelitian
Dalam bab ini menjelaskan tentang metode penelitian yang digunakan seperti jenis dan pendekatan penelitian yang digunakan, sumber data, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data dan judul penelitian
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Dalam bab ini mendeskripsikan hasil penelitian, yang meliputi: Gambaran tentang SOP layanan sirkulasi, Temuan/hasil pembahasan dan bagaimana pentingnya penerapan Standard
Operating Procedures (SOP).
Bab V Penutup
Dalam bab ini berisikan kesimpulan yang merupakan jawaban terhadap rumusan masalah peneliti dan saran-saran. Kemudian diakhiri dengan daftar pustaka dan lampiran-lampiran.
8
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Perguruan Tinggi
1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kreteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis perpustakaan yang dikatagorikan.
Menurut Sulistyo Basuki “perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.”5 Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang sama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.6
5
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h.51
6 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,(Yogyakart:
Dari beberapa definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa definisi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah lembaga pemberi layanan informasi yang berada di lingkungan lembaga pendidikan tinggi yang bertujuan untuk menunjang terlaksananya program pendidikan, penelitian dan pengabdian kepala masyarakat.
2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tujuan diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi yaitu untuk menunjang terlaksananya program pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dikenal dengan sebutan Tri Dharma Perguruan tinggi. Melalui pelayanan Informasi yang meliputi lima aspek yaitu:
a. Pengumpulan informasi b. Pengolahan informasi c. Pemanfaatan informasi d. Penyebarluasan informasi
e. Pemeliharaan atau pelestarian Informasi.7
Abdul Rahman Saleh dalam bukunya Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi mengatakan “dalam menunjang dharma pendidikan dan pengajaran, perpustakaan mengumpulkan mengolah, menyediakan serta menyebarluaskan informasi sesuai dengan kurikulum di perguruan tingginya dalam hal pendidikan, perpustakaan berusaha untuk memperkaya pengetahuan dosen dan mahasiswa serta mempertinggi
7 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991),
kualitas pengajar dan mempertinggi mutu belajar mahasiswa. Dalam menunjang dharma penelitian, perpustakaan berusaha mengumpulkan, mengolah, menyediakan serta menyebarluaskan dan melestariakan hasil-hasil penelitian ilmiah sebagai bahan yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas”.8
3. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Untuk mencapai tujuan dan fungsinya dengan baik perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas yang harus dilaksanakan. Menurut buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah:
a. Mengikuti perkembangan serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
b. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.
c. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti
d. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
8Abdul Rahman Saleh, Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta:
e. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.9
Secara umum tugas perpustakaan menurut Mahmudin adalah sebagai berikut:
a. Sebagai pusat kegiatan belajar mengajar yang berfungsi membantu program pendidikan pada umumnya sesuai dengan misi misi lembaga tersebut.
b. Membantu memperluas pengetahuannya tentang suatu bidang pelajaran.
c. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca yang menuju kebiasaan belajar mandiri.
d. Membiasakan pengunjung untuk mencari informasi di perpustakaan, kemahiran dalam mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan.10
Tugas dari perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan jasa yang dapat mendukung proses pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat pada umumnya, dengan cara melahirkan koleksi baik tercetak maupun tidak tercetak demi mendukung dan mengembangkan kualitas program kegiatan perguruan tinggi.
9Sjahrijal-Pamuntjak, Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, (Jakarta: Jambatan 1986)
h. 5.
Dari beberapa uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memberi pelayanan akan kebutuhan informasi civitas akademika perguruan tinggi dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
4. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dari segi program kegiatan, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga macam fungsi yaitu:
a. Sebagai pusat layanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Sebagai pusat layanan informasi untuk program penelitian
c. Sebagai pusat layanan informasi untuk pengabdian pada masyarakat.11 Sedangkan Sulistyo Basuki mengatakan fungsi utama perpustakan perguruan tinggi antara lain
a. Fungsi edukatif, perpustakaan membantu mengembangkan potensi mahasiswa dengan sistem pembelajaran yang terdapat dalam kurikulum pendidikan.
b. Fungsi informasi, perpustakaan membantu mahasiswa dalam memperoleh informasi sebanyak-banyaknya melalui penelusuran informasi yang ada di perpustakaan.
c. Menunjang kegiatan penelitian, dalam hal ini perpustakaan menyediakan sejumlah informasi yang diperlukan agar proses
11Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: Universitas
penelitian dosen, mahasiswa, dan staf non edukatif dapat dilakukan berdasarkan data-data yang diperoleh dari perpustakaan.
d. Sebagai tempat rekreasi atau hiburan, mahasiswa dapat mengandalkan perpustakaan untuk mengurangi ketegangan setelah lelah belajar dengan bahan bacaan ringan dan menghiburkan yang ada di perpustakaan.12
Dalam rancangan peraturan pemerintah tentang pelaksanaan UU 43 tahun 2007, dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai sumber belajar, penelitian, deposit internal, pelestarian dan pusat jejaring bagi civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.13 Selain yang disebutkan di atas, Noerhayati membagi fungsi tersebut menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut:
a. Ditinjau dari segi proses pelayanannya berfungsi sebagai: pusat pengumpulan informasi, pusat pelestarian informasi, pusat pengelolaan informasi, pusat pemanfaatan informasi, dan pusat penyebarluasan informasi.
b. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi berfungsi sebagai pusat pelayanan informasi untuk: program pendidikan dan pengajaran, program penelitian dan program pengabdian masyarakat.14
Dari pemaparan para ahli di atas dapat dijadikan sebagai referensi bahwa fungsi dari sebuah perpustakaan perguruan tinggi merupakan
12Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
1991), h. 107.
13
Republik Indonesia, Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
penyediaan fasilitas pengajaran dan penelitian untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan civitas akademiknya, memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai terhadap kebutuhan sehingga menimbulkan kepuasan akan kebutuhan informsi para pengguna.
B. Pelayanan Sirkulasi
1. Pengertian Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan pustaka. Pada bagian inilah yang mendominasi semua kegiatan yang terdapat pada perpustakaan.15
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustkaan yang pertama kali berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Menurut Karmidi Martoatmojo, berapapun besar koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, tetapi kalau sirkulasi dan pelayananya tidak lancar atau hanya sedikit saja dalam memanfaatkannya, maka kecil sajalah arti perpustakaan tersebut. Namun sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik.16
Dari beberapa uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan jasa perpustakaan yang berhubungan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat
15
Lasa Hs, Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, (Jakarta: Gema Media, 2005), h.1.
16Karmidi Martoatmojo, Pelayanan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Tebuka 1994), h.
dimanfaatkan dan digunakan dengan tepat guna untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
2. Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Sulistyo-Basuki menyatakan beberapa fungsi pelayanan sirkulasi yaitu sebagai berikut:
a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
b. Pendaftaran anggota, perpanjang anggota dan pengunduran diri dari anggota perpustakaan.
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat untuk dikembalikan
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya atau memberi surat penagihan.
f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. h. Membuat statistik peminjaman
i. Peminjaman atas perpustakaan. Bila perpustakaan melakukan kerjasama koleksi bahan pustaka dengan perpustakaan lain.
j. Mengawasi urusan penitipan, tas, jaket, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.17
17Sulistyo-Basuki Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama 1991),
3. Tujuan Layanan Sirkulasi
a. Agar pemakai dapat memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin.
b. Diketahuinya anggota yang meminjam koleksi tertentu dan waktu pengembaliannya. Hal tersebut bila ini memudahkan penelusur bahan pustaka tersebut bila dibutuhkan oleh pemakai lainnya.
c. Terjaganya keamanan bahan pustaka. Meski sedang dipinjam, tetapi dapat diketahui siapa yang meminjam dan kapan batas waktu pengembalian.
d. Diketahuinya tingkat keterpakaian bahan koleksi yang dimiliki perpustakaan
Layanan sirkulasi memang ditunjukan untuk meningkatkan keterpakaian bahan pustaka secara optimal. Sebagus atau selengkap apapun koleksi diperpustakaan, tetapi keterpakaiannya rendah hal ini aka sia-sia dan sangat disayangkan.18
4. Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Kegiatan kerja pelayanan sirkulasi pada perpustakaan secara umum terdiri dari beberapa bidang kegiatan kerja. Menurut Nurhayadi kegiatan kerja tersebut saling berkaitan satu dengan yang lain. Kegiatan ini mencangkup beberapa hal yaitu:
a. Keanggotaan
Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota perpustakaan, dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk
18Lisda Rahayu, Materi Pokok Pelayanan Bahan Pustaka cet.1 ed.2 (Jakarta: Universitas
mendaftar menjadi anggota. Melalui keanggotaan, pihak perpustakaan akan mengetahui jati diri penggunanya. Dengan melakukan pencatatan keanggotaan juga mempermudah dalam prosedur peminjaman.
b. Peminjaman
Kegiatan peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna meminjam bahan pustaka. Proses peminjaman menggunakan berbagai cara. Ada yang menggunakan buku besar, kartu buku dan sebagainya sesuai dengan kondisi suatu perpustakaan.
c. Pengembalian
Pengembalian adalah Pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Ada dua cara pengembalian bahan pustaka yang bisa dilakukan di perpustakaan, yaitu pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan dengan memasuknya dari luar ke dalam kotak pengembalian. Dan yang kedua pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikannya ke meja sirkulasi.
d. Perpanjang
Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan pemustaka, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja dan ada juga hanya memberikan satu kali saja.
Para pengguna sering melakukan pelanggaran pengembalian bahan pustaka. Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran, maka perlu diadakan penagihan. Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman. Penagihan dapat dilakukan dengan cara mengirimkan surat maupun secara lisan. Pada umumnya perpustakaan melaksanakan kegiatan penagihan dengan cara pengiriman surat. Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan tenggang waktu 7 (tujuh) hari setelah jatuh tempo, setelah itu dikirimkan surat peringatan. Untuk menghindari terjadinya pelanggaran terhadap batas waktu pengembalian bahan pustaka, maka penagihan sangat penting untuk dilaksanakan.
f. Pemberian Sanksi
Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar peraturan perpustakaan. sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Sanksi berupa denda uang, peringatan, penggantian pustaka maupun sanksi akademik. Khususnya bagi penerima uang denda dicatat dalam buku denda dan diparaf oleh peminjam yang membayar denda. Jumlah uang denda harus dapat dipertanggung jawabkan, maka perlu dicatat secara baik dan benar serta
dilaporkan kepada atasan. Pengguna uang denda diatur tertulis dan menjadi bagian dari perencanaan perpustakaan.
g. Surat keterangan bebas Pustaka
Surat bebas pustaka adalah salah satu kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi yang berupa pemeriksaan tanda bukti di perpustakaan yang diberikan kepada pemustaka sebagai bukti bahwa dia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain. Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pemustaka mematuhi peraturan perpustakaan, bagi pemustaka keterangan bebas pustaka diperlukan untuk ujian akhir, penerimaan ijazah, dan pindah studi ke perguruan lain.
h. Statistik
Statistik merupakan informasi kualitatif tentang jumlah tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung dan sebagainya. Pustakawan menggunakan statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur efisien berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan.19
C. Standard Operating Procedures (SOP)
1. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan merupakan sebagai satuan organisasi, badan atau lembaga. Satuan kerja tersebut dapat berdiri sendiri, tetapi dapat juga merupakan bagian dari organisasi di atasnya yang lebih besar.
Agar perpustakaan perguruan tinggi dapat dikelola dengan berdaya guna dan berasil. Perpustakaan mampu manyeleksi, menghimpun, mengolah, memelihara sumber informasi dan memberdayakan dengan memberikan layanan, serta memberikan nilai tambah bagi mereka yang membutuhkan diperlukan manajemen perpustakaan.
Manajemen perpustakaan adalah pengolah perpustakaan berdasarkan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip manajemen. Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran atau pendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di dalam suatu organisasi. Sementara prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir di dalam manajemen.20
Dalam suatu manajemen terdapat fungsi-fungsi yang harus dijalankan. Fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan: perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing) penggerakan (actuating), dan Pengawasan (controling).21 a. Perencanaan (planning)
20Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan,(jakarta: Samitra Media Utama,2004), h.20 21Goerge terry, Prinsip-Prinsip Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara,2006). h. 24.
Perencanaan adalah perhintungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Di dalamnya meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana cara mencapai itu
b. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian yaitu fungsi yang dijalankan oleh semua manajer di semua tingkatan. Hasil pengorganisasian bukanlah struktur organisasi, melainkan terogranisasikannya semua aktivitas didalam suatu wadah organisasi, sehingga semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuannya.
c. Penggerakan (actuating)
Penggerakan merupakan penggabungan dari merupakan penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling berhubungan satu sama lainnya, yakni meliputi kepemimpinan (leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan penyediaan sarana dan prasarana atau fasilitas.
d. Pengawasan (controling)
Pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Seperti yang disebutkan diatas pengawasan dapat dilakukan dengan adanya standar atau ukuran yang telah ditetapkan. Menurut Sulistyo
Basuki, Standar adalah sebuah aturan, yang biasanya digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib, yang memberi batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek atau karakteristik sebuah proses dan karakteristik semua metode.22
Menurut Abdurrahman Shaleh ada dua jenis standar yang dikenal sehari-hari yaitu: yang berhubungan dengan kebendaan (material) seperti kuantitas, kualitas, biaya, waktu dan lain lain: dan yang berhubungan dengan moral manusia seperti loyalitas dan segalanya.23
Adapun standard yang dikenal di perpustakaan yaitu: Standar Nasional Indonesia (SNI) untuk perpustakaan, Standar Nasional Perpustakaan (SNP), dan Standard Operating Procedures (SOP) perpustakaan. Untuk selanjutnya penulisan Standard Operating Procedures akan menggunakan SOP.
Menurut Mohamad Aries, SOP merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi. Sistem informasi manajemen yang terdiri dari komponen-komponen, baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen.24
2. Pengertian Standard Operating Procedures (SOP)
Standard Operating Procedures dalam bahasa Indonesia dapat disebut sebagai Prosedur Operasional Standar yang disingkat POS, namun POS bukanlah suatu istilah yang populer dibanding SOP. SOP
22
Sulistyo-Basuki, Teknik dan Jasa Dokumentasi,(Jakarta: Gramedia Pustaka Utama 1992), h.195.
23Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta:
Universitas Terbuka 1995), h. 133.
pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi berjalan secara efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis.25
Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan, pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjan tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang dapat memberikan tuntutan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP.
3. Manfaat Standard Operating Prosedures (SOP)
Rudi M. Tambunan, menyebutkan manfaat SOP di dalam suatu organisasi adalah:
a. Manfaat SOP sebagai pedoman, SOP mempunyai peran untuk memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang dijalankan dalam organisasi secara efektif, sebagai membantu organisasi mencapai tujuan-tujuannya, baik jangka pendek maupun jangka panjang
25Rudi M. Tambunan, pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
b. Manfaat teknis SOP, yakni manfaat yang diterima atau dirasakan oleh para pelaksana SOP, juga bagi organisasi, juga pihak-pihak luar yang menerima dampak dari pelaksanaan SOP.26
Mohammad Aries menyebutkan bahwa implementasi SOP di perpustakaan dapat memberikan manfaat baik untuk manajemen perpustakaan maupun pelaksana, antara lain:
a. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengomunikasikan pelaksana suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan.
b. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.
c. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan
d. SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru sehinga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
e. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di perpustakaan.
f. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan.
g. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan.27
26Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
4. Isi SOP Standar Operating Procedures (SOP)
Rudi M. Tambunan, menyebutkan bagian SOP adalah:
a. Heading (kepala judul), merupakan format tampilan yang di tetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu SOP.
b. Penjelasan terkait Isi prosedur, bagian ini memuat berbagai hal yang terkait dengan isi prosedure secara langsung, termasuk peraturan dan kebijakan yang berasal dari intern organisasi
c. Peraturan dan kebijakan ekstern terkait prosedur, bagian ini mencakup peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang berkaitan dengan SOP.
d. Isi prosedur, adalah penerapan metode dan teknik penyusunan yang dapat berupa teknik naratif, teknik bagan arus, atau penggabungan kedua teknik tersebut.
e. Lampiran-lampiran, bagan ini digunakan untuk menampilkan lampiran-lampiran yang berkaitan dengan SOP.28
SOP disusun sesuai dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat SOP disusun, tidak ada format yang baku untuk SOP. Menurut Helmi Purwanti, sistematika penyusunan isi SOP di perpustakaan sebagai berikut: a. Tujuan, menjelaskan apa tujuan dari kegiatan tersebut.
b. Deskripsi, gambaran bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung.
27
Mohammad Aries, dan Abdul Rahman Saleh, Penyusunan Standard Operating
Procedur di perpustakaan. h.24.
28Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standar Operating Procedures (SOP),
c. Ruang lingkup, berada dimana kegiatan tersebut berada.
d. Daftar istilah dan definisi, daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut, dijelaskan dengan definisinya.
e. Referensi, untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang diperlukan dalam kegiatan tersebut.
f. Prosedur dan tanggung jawab, deskripsikan prosedur dari kegiatan tersebut, kalau dalam suatu keguatan ada sub-sub kegiatan maka harus ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dan setiap sub kegiatan tersebut
g. Keadaan khusus, bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang kadang muncul maka harus dituliskan.
h. Dokumentasi, dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut.
i. Prosedur-Prosedur terkait, Prosedur atau unit yang terikat dengan kegiatan tersebut baik external maupun internal.
j. Lampiran, tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan tersebut.
k. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan pada flowchartnya.29
Menurut Darmono, ada berbagai format SOP ada yang sangat rinci tetapi ada yang sangat sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat informasi yang diperlukan dan teridentifikasi sehingga praktis untuk digunakan. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.
29Helmi Purwanti, Standar Operasional Prosedur, “artikel diakses pada 05 September
a. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap.
b. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil dari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.
c. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang akan diimput dan mana yang tidak.
d. Tanggung Jawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai.
e. Penyelesaian kegiatan, pada kegiatan ini tinggkat rincian dapat berbeda, tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.
f. Keterangan tentang kegiatan, menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan oleh siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan diamana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema.
g. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.30
5. Penerapan Standard operating Procedures (SOP)
Darmono menyebutkan Kegiatan penerapan SOP meliputi langkah langkah sebagai berikut:
a. Perencanan penerapan SOP
Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sunggug-sungguh agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf pelaksana. Ada beberapa persiapan yang perlu dicermati antara lain: berapa banyak SOP yang akan ditetapkan, siapa yang menjadi target penerapan, informasi apa yang akan disampaikan kepada target,bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif dan bagaimana cara pemantauan pelaksanaan.
b. Distribusi kepada unit-unit
Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing unit yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian SOP harus serentak sehingga semua unit akan melaksanakan secara serentak pula
30
Darmono, pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk perpustakaan
perguruan tinggi, artikel diakses pada 05 September 2016 dari
http://library.um.c.id/index.php/Artikel-Pustakawan/Pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html.
c. Pelatihan pemahaman SOP
d. Supervisi. Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilaksanakan dan seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik
e. Monitoring dan evaluasi
Kegiatan monitoring dilakukan untuk melihat sejauh mana penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja Perpustakaan. proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memasukan kinerja pelaksana sesuai dengan dan tujuan yang terdapat dalam SOP, melakukan identifikasi, permasalahan yang timbul, menentukan cara untuk meningkatkan hasil implementasi, dan atau menyediakan dukungan tambahan jika diperlukan.
Sementara itu kegiatan evaluasi difokuskan pada penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan penambahan. Secara substansial SOP akan membantu kinerja Perpustakaan menjadi produktif. SOP perlu secara terus-menerus dievaluasi agar prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang optimal. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari monitoring dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau dan proses penerapannya.31
31
Darmono, pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk perpustakaan
perguruan tinggi, artikel diakses pada 05 September 2016 dari
http://library.um.c.id/index.php/Artikel-Pustakawan/Pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html.
D. PENELITIAN TERDAHULU
1) Penelitian terdahulu yang relevan dengan judul yang akan diteliti diambil dari skripsi yang berjudul “Tanggapan Tenaga Perpustakaan Terhadap Standard Operating Procedures (SOP) Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan Kota Yogyakarta“ ditulis oleh Farida Rahmawati mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, Universitas Indonesia Tahun 2014. Penelitian ini membahas tanggapan tenaga perpustakaan terhadap standard operating procedure (SOP) pelayanan sirkulasi yang merupakan penelitian kuantitatif Tipe penelitian Deskriptif. Instrumen penelitian dengan menggunakan kuesioner dan angket, Teknik pengumpulan data melalui data primer, data skunder, observasi. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan bagaimana tanggapan tenaga perpustakaan terhadap Standard Operating Procedure (SOP) yaitu pembinaan perpustakaan, program pengembangan perpustakaan. Perbedaan dengan penelitian ini adalah dalam penelitian ini dilihat dari segi metode penelitian yaitu pendekatan secara kuantitatif, teknik pengumpulan data melalui kuesioner dan angket, sedangkan penelitian saya memakai metode penelitian kualitatif, Insturumen penelitian melalui observasi dan wawancara yang berfokus pada
Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada pelayanan
sirkulasi dan upaya mengatasi hambatan-hambatan dalam pengimplementasian SOP pada layanan Sirkulasi.
2). Penelitian terdahulu yang relevan dengan judul yang akan diteliti diambil dari skripsi yang berjudul Implementasi dan evaluasi Standard
Operating Procedures (SOP) di perpustakaan. Penelitian yang dilakukan
oleh Hari bertempat di perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya. Tujuan penelitian ini adalah berupaya untuk memberikan gambaran mengenai implementasi dan evaluasi Standard Operating Procedures (SOP) di perpustakaan. Metode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: Pendekatan penelitian secara kuantitatif, tipe penelitian deskriptif, likasi penelitian di perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya, Instrumen penelitian dengan menggunakan kuesioner dan angket, teknik pengumpulan data melalui data primer, data skunder, observasi dan studi pustaka, analisa data dengan menggunakan kuantitatif deskriptif. Hasil penelitian secara umum seistem evaluasi yang dilakukan meliputi dari penyusunan SOP dan tahap evaluasi SOP, penerapan SOP di perpustakaan menunjukan perubahan yang bagus dalam segala hal. Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh Hari dengan penelitian saya dilihat dari segi metode penelitian yaitu secara kuantitatif, sedangkan saya kualitatif. Penelitian saya berfokus pada penerapan SOP pada pelayanan sirkulasi serta bagaimana pentingnya SOP pada pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta.
32
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan suatu hal apa adanya.32 Penelitian ini bersifat deskriptif mengenai bagaimana penerapan Standar Operating Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta.
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif, yaitu metode penelitian yang mencoba memahami fenomena dalam setting dan konteks naturalnya di mana penulis tidak berusaha untuk memanipulasi fenomena yang diamati.33 Dalam penelitian ini penerapan standard operating procedures pada pelayanan sirkulasi merupakan objek yang akan diteliti dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara dan dokumentasi.
32Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu
Administrasi Lembaga Administrasi Negara, 2004), h. 60.
B. Sumber Data
Sumber data adalah sumber-sumber yang dimungkinkan seorang peneliti mendapatkan sejumlah informasi atau data-data yang dibutuhkan dalam sebuah penelitian, baik data primer maupun data skunder. Sumber data dapat diproleh dari lembaga atau situasi sosial, subjek/informan dokumentasi lembaga, badan atau historis.34 Ada dua sumber data yaitu:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa prantara, dari sumbernya.35 data ini diproleh langsung dari lokasi penelitian yaitu dengan cara wawancara dan observasi langsung. Dalam penelitian ini data primer yang digunakan adalah pustakawan.
2. Data Skunder
Data skunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya.36 data sekunder yang peneliti gunakan dalam penelitian ini adalah laporan tentang penerapan standard operating procedures dan dokumen yang berkaitan dengan SOP pelayanan sirkulasi.
C. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang dijadikan sebagai narasumber untuk memberikan Informasi yang dibutuhkan peneliti. Orang yang dijadikan informan harus memiliki kriteria tertentu agar informasi yang diberikan dapat
34
Mukhtar, Metode praktis Penelitian Deskriptif Kualitatif, (Jakarta: Referensi, 2013), h.107.
35Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h.86. 36Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h.87.
dipercaya kebenarannya. Dalam hal ini peneliti memilih informan yaitu kepala perpustakaan, staf yang berhubungan dengan topik yang diteliti yaitu staf dalam bidang teknis dan staf pelayanan. Berikut ini adalah informan yang dipilih berdasarkan kriteria.
1. Ibu Wien Sukarmini, SH
Ibu Wien Sukarmini merupakan informan pertama yang dipilih oleh peneliti. Beliau merupakan Kepala Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta. Beliau dianggap memahami mengenai Standar Operting Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi
2. Bapak Zaki Mubarok, S.IP
Bapak Zaki Mubarok merupakan informan kedua yang dipilih oleh peneliti. Beliau merupakan pustakawan bagian layanan teknis. Beliau dianggap memahami mengenai penerapan Standar Operating Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi.
3. Bapak Suhadi
Bapak Suhadi merupakan informan ketiga yang dipilih oleh peneliti. Beliau merupakan pustakawan bagian layanan Pemustaka. Beliau dianggap memahami mengenai penerapan Standar Operating Procedures (SOP) pada pelayanan sirkulasi.
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi
Observasi adalah penelitian yang pengambil datanya bertumpu pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.37 Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini untuk mengumpulkan data dengan mengadakan pengamatan langsung di lapangan bertujuan untuk mengamati Jenis Pelayanan Sirkulasi dan segala hal yang memberikan informasi bagi proses penelitian
2. Wawancara
Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu.38 Wawancara digunakan untuk menjawab tentang pentingnya SOP pelayanan sirkulasi, bagaimana penerapan SOP pada pelayanan sirkulasi dan faktor apa saja yang menghambat SOP pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran jakarta.
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah pemberian atau pengumpulan buku dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lainnya).39
37
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h.63.
38Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif), h.72.
39Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai
E. Teknik Analisi Data
Setelah melakukan pengumpulan data, langkah selanjutnya Data hasil observasi dan wawancara kemudian dianalisis. Analisis data yang digunakan adalah:
1. Reduksi data
Data yang telah dikumpulkan melalui teknik observasi, wawancara dan dokumentasi dirangkum kemudian dipilih hal-hal yang pokok dan fokus pada hal-hal yang penting kemudian dicari tema pada polanya. Sehingga data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan memudahkan untuk mengumpulkan data selanjutnya.40
2. Penyajian Data
Setelah reduksi data selesai dilakukan, selanjutnya data yang sudah direduksi disajikan agar data terorganisasikan dan tersusun sehingga mudah dipahami. Dalam penelitian kualitatif biasanya data disajikan dalam bentuk teks naratif.
3. Penarikan Kesimpulan
Setelah data direduksi dan disajikan, langkah selanjutnya adalah penarikan kesimpulan. Penarikan kesimpulan akan menjawab rumusan masalah yang telah peneliti kemukakan.41
40 Krisyanto, Teknik Praktis Riset Komunikasi (Jakarta: Prenada Media Group, 2006)h.
129-130
F. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta di Jl. RS. Fatmawati, Pondok Labu, Jakarta Selatan 12450. Penelitian dilaksanakan pada bulan September
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
No. Kegiatan
Waktu
Agust Sept Okt Nov Des Jan Feb Maret
1. Penyusunan Proposal √ 2. Pengajuan Proposal √ 3. Bimbingan Skripsi √ √ √ √ √ 4. Penelitian √ √ √ 5. Penyusunan Skripsi √ √ √ √ √ 6. Pengajuan Sidang √ 7. Sidang √
38
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Singkat Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta
Perpustakaan Fakultas Hukum (FH) UPN Veteran Jakarta merupakan salah satu Perpustakaan yang berada di lingkungan UPN Veteran Jakarta. Yang mana keberadaannya mempunyai peran yang sangat penting yaitu ikut membantu terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan ini berdiri bersamaan dengan berdirinya Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta pada tanggal 24 April 2000.
Perpustakaan mengalami perkembangan dari tahun ke tahun. Dari yang awalnya dikelola secara manual, hingga pada akhirnya awal tahun 2012 perpustakaan menerapkan sistem otomasi Slims (Senayan Library Management System) atau yang biasa dikenal dengan Program Senayan. Kini perpustakaan tidak lagi dihadapi dengan pekerjaan yang sifatnya manual. Akan tetapi hampir diseluruh pekerjaan pustakawan dihadapi dengan teknologi informasi (TI) atau yang sifatnya terotomasi.
Di perpustakaan Fakultas Hukum (FH) UPN Veteran Jakarta tersedia koleksi buku, majalah, jurnal, skripsi, laporan penelitian, CD ROM, jurnal elektronik (proquest, ebsco, Cengage), database garuda dan sebagainya. Perpustakaan ini menepati gedung “MR. SOEPOMO” lantai 3 fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta.
2. Visi dan Misi
a. Visi :
Menjadi pusat unggulan informasi ilmiah dibidang hukum dalam pencapaian visi fakultas hukum UPN Veteran Jakarta.
b. Misi:
1) Menyediakan sumber-sumber informasi dibidang hukum bagi civitas akademika Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta.
2) Mengembangkan koleksi yang didasarkan pada perkembangan ilmu hukum
3) Mengembangkan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
4) Menyelenggarakan proses pengolahan, perawatan dan pengolahan perpustakaan.
5) Menyediakan tenaga-tenaga perpustakaan yang profesional yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan mampu menggunakan teknologi guna meningkatkan pelayanan dan arus informasi hukum
6) Mengembangkan sarana dan prasarana yang memadai untuk kenyamanan pengguna
7) Membantu dan mendorong para civitas akademika Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta meraih kemampuan tertinggi di bidang ilmu hukum
3. Tugas Pokok dan Fungsi
Unit pelaksanaan teknis perpustakaan fakultas hukum UPN Veteran Jakarta mempunyai tugas pokok menyediakan informasi sumber-sumber pustaka untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma perguruan Tinggi
Fungsi:
a. Melaksanakan penyusunan rencana program pengembangan perpustakaan fakultas hukum UPN Veteran Jakarta
b. Menyusun pilihan koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan civitas akademika, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta perkembangan kurikulum di fakultas hukum UPN Veteran Jakarta. c. Mengusahakan tersedianya sarana informasi dan komunikasi teknis
layanan perpustakaan guna menunjang kebutuhan informasi-informasi bagi civitas akademika.
d. Mengusahakan kesiapan pakai dan terpeliharanya bahan koleksi perpustakaan dengan baik.
e. Menyebarkan informasi dalam melayani civitas akademika, alumni dan masyarakat yang membutuhkan bahan-bahan informasi kepustakawan
4. Struktur Organisasi
Perpustakaan fakultas UPN Veteran Jakarta dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh:
a. Subbag Teknis Perpustakaan
1) Sub Bagian Teknis Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta mempunyai tugas pokok menyiapkan, memilih dalam pengadaan bahan pustaka serta pelaksanaan kegiatan Pengembangan sistem informasi dan Komunikasi Perpustakaan
2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok, Sub Bagian Teknis menyelenggarakan fungsi:
a. Merumuskan Kebijakan pemilihan dan pengadaan bahan pustaka b. Memilih buku dari tunjauan buku, katalog dan penerbit
c. Menyiapkan daftar pustaka d. Mengawasi pencatatan pustaka
e. Merencanakan dan melaksanakan pengembangan aplikasi dalam layanan perpustakaan
f. Melaksanakan pengawasan dan memelihara alat-alat pendukung layanan informasi
g. Mengawasi jaringan perangkat lunak dan perangkat keras b. Subbag Pelayanan Pemustaka dan Sirkulasi
1) Sub Bagian Layanan dan sirkulasi, mempunyai tugas pokok membantu Ka Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta dalam pelaksanaan kegiatan layanan dan sirkulasi pustaka.\
2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok, sub bagian Layanan dan Sirkulasi perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta menyelenggarakan fungsi:
a) Merumuskan peraturan pembinaan kegiatan Layanan dan Sirkulasi pustaka
b) Merancang formulir untuk keperluan layanan dan sirkulasi kepada pengguna
c) Mengawasi koleksi pustaka dan menyiapkan statistik: layanan sirkulasi dan daftar pengunjung serta mensurvei kebutuhan informasi pengguna
d) Menghimpun dan menyebarluaskan informasi perpustakaan
e) Menyusun kebijakan perawatan pustaka dan kegiatan bimbingan pengguna
f) Menyusun peraturan peminjaman dan mensosialisasikan kepada pengguna
g) Menangani kebutuhan pengguna yang meliputi : pendaftaran, peminjaman, perpanjang kartu anggota, pengunduran diri anggota, dan pengembalian pustaka
h) Menerima dan mencatat uang denda
i) Membuat surat peringatan keterlambatan pengembalian pustaka j) Mengawasi keamanan urusan penitipan tas pengunjung
Berikut ini adalah bagan strukturOrganisasi Perpustakaan Fakultas Hukum UPN Veteran Jakarta:
STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS HUKUM UPN VETERAN JAKARTA
Bagan 4.1: Struktur Organisasi
1. Kepala Perpustakaan : Wien Sukarminim, SH. MH
2. Subbagian Teknis : Zaki Mubarok, S.IP
3. Subbagian Layanan Pemustaka :Suhadi
5. Layanan Perpustakaan a. Alamat
Jalan. RS. Fatmawati, Pondok Labu, Jakarta Selatan 12450
b. Jam Layanan Perpustakaan
Jam layanan perpustakaan fakultas hukum UPN Jakarta
Tabel 4.1
Jam Pelayanan Perpustakaan
HARI PUKUL
Senin s/d Jum’at 08.00-17.00 WIB
Sabtu 08.00-13.00 WIB
Minggu Libur
Kepala Perpustakaan
Subbag Teknis Subbag Layanan
c. Jenis Layanan Perpustakaan
1) Layanan Rujukan dan Informasi adalah layanan untuk menjawab semua pertanyaan yang berkaitan dengan fasilitas Perpustakaan dan informasi lainnya yang dibutuhkan oleh pengguna Perpustakaan. 2) Layanan Sirkulasi, yaitu layanan yang berkaitan dengan peredaran
bahan pustaka termasuk diantaranya keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, pengembalian, penagihan dan penerbitan surat keterangan bebas dari Perpustakaan untuk mahasiswa yang akan diwisuda
3) Layanan bantuan pengguna adalah layanan untuk membantu setiap pengguna perpustakaan yang mengalami kesulitan dalam menemukan suatu bahan pustaka atau menggunakan suatu peralatan.
4) Layanan Internet pengguna adalah layanan pengguna terminal internet dalam mencari informasi, artikel ataupun tugas mahasiswa. Setiap penggunaan terminal internet tidak dikenakan biaya (Gratis) 5) Layanan Pemilihan Bahan Pustaka, pengguna dapat setiap saat
mengusulkan pembelian suatu Judul bahan pustaka dengan mengisi formulir usulan pengadaan bahan pustaka yang tersedia.
d. Keanggotaan
Semua mahasiswa yang terdaftar di UPN Veteran Jakarta, secara otomatis menjadi anggota Perpustakaan, tetapi untuk dapat meminjam atau memakai setiap layanan perpustakaan mahasiswa harus registrasi terlebih dahulu kebagian sirkulasi dengan mengisi formulir keanggotaan
