PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Makalah ini disusun sebagai tugas akhir mata kuliah Sisten Informasi Manajemen, serta menambah pengetahuan dan pengalaman dalam mengeksplorasi dan mengaplikasikan Sistem Informasi Manajemen.
Komputer telah digunakan untuk aplikasi bisnis sejak pertengahan tahun 1950-an. Sejak saat itu baik peranti keras maupun peranti lunak mendapat kemajuan yang dramatis, yang memungkinkan dinikmatinya manfaat pemrosesan komputer oleh individual dan juga organisasi.
Komunikasi dan komputer memiliki keterkaitan yang erat. Menggesek kartu kredit di sebuah toko tidak akan menghasilkan apa – apa jika komputer toko tersebut dan komputer perusahaan kartu kredit tidak mampu saling berkomunikasi. Akan tetapi, sistem telepon pada awalnya dirancang untuk mengakomodasi percakapan manusia, bukannya kecepatan tinggi dan komunikasi tepat yang dibutuhkan antarkomputer. Kounikasi antar komputer telah mengalami peningkatan seiring dengan berkembangnya pengguna komputer. Komunikasi telah melonjak dari kabel transmisi sederhana yang terbuat dari tembaga menjadi alam gelombang radio nirkabel dan serat optik.
Aplikasi bisnis pertama melibatkan pengolahan transaksi – transaksi akuntansi. Sistem ini merupakan sistem virtusl dimana ia mengolah dan menyimpan data yang mencerminkan sistem fisik perusahaan. Selain itu, perusahaan berkomunikasi dengan lingkungannya dan memiliki kemampuan pengendalian diri.
Setelah sistem pengolahan transaksi akuntansi terpasang, perusaan menggeser fokus sistemnya pada penyediaan informasi kepada manager – managernya untuk memecahkan masalah. Sistem pertama yang berorientasi pada sistem informasi disebut sistem informasi manajemen SIM (Management Information System-MIS), dan sasarannya adalah memberikan dukungan secara luas kepada seluruh manager dari sebuah unit organisasi. Pada waktu yan g kurang lebih bersamaan, pengolahan kata memperknalkan sekumpulan aplikasi yang pada akhirnya menjadikan konsep kantor virtual menjadi kenyataan. Langkah besar berikutnya adalah penyempurnaan konsep SIM untuk menghasilkan satu kelas sistem yang
disebut sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision Support System-DSS), yang ditujukan bagi manager secara spesifik dan masalah – masalah tertentu. DSS pertama menekan output dalam bebntuk laporan dan hasil dari suatu simulasi matematis. DSS kemudian diperluas menjadi maliputi pemecahan masalah kelompok, kecerdasan b uatan, dan pengolahan analitis secara online. Baru – baru ini, beberapa perusahaan telah menjalankan proyek yang akan mengintegrasikan seluruh sistem informasi yang mereka miliki di dalam perusahaan, untuk membentuk suatu sistem perencanaan sumber daya usaha.
Masa depan teknologi informasi menunjukkan adanya kelangsungan tren ke arah penyusustan ukuran dan peningkatan mobilitas. Perusahaan – perusahaan pembuat komputer sedang mempertimbangkan alat – alat seperti keyboard yang berbentuk proyeksi cahaya pada suatu permukaan datar dan sebuah pena digital yang mampu mengingat apa yang telah kita tulis. Bergerak (mobile), nirkabel, kecil dan tidak mahal adalah kata – kata yang menggambarkan teknologi informasi saat ini. Dimasa depan, anda akan dapat mengakses teknologi informasi dimana saja, kapan saja.
1.2 TUJUAN
Tujuan di buatanya makalah ini adalah untuk mengetahui penggunaan SIM dan untuk menganalisa penggunaan SIM dan memberi solusi dari kekurangan–kekurangan aplikasi SIM tersebut.
1.3 RUMUSAN MASALAH
Menganalisa aplikasi SIM pada usaha perdagangan 1.4 DASAR TEORI
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah
diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta fakta yang mewakili suatu keadaan,
kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai: Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisas
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya.Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system).Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakaisebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan Informasi
PEMBAHASAN
2.1 User Requirements Definition ( Fungsi SIM )
Dari hasil kuesioner di dapat fungsi Sistem Informasi Manajaemen sebagai pencatatan setoran koran, majalah dan buku menggunakan Microsoft Excel. 2.2 System Architecture ( Desain System )
2.3 System Requirements Specification ( Kebutuhan Software dan Hardware ) Dari hasil kuesioner di dapat kebutuhan software dan hardware berupa seperangkat komputer dan software Microsoft Excel.
2.4 System Models ( Alur Pembelian Buku, majalah, dan koran )
Konsumen datang Memilih koran / majalah / buku Membayar kepada Kasir Pencatatan daftar koran / majalah / buku yang dibeli menggunakan Microsoft Excel.
2.5 System Evolution ( Maintenance / Perawatan Sistem )
Toko dijaga oleh tiga orang penjaga toko, perawatan perangkat komputer secara manual maupun menggunakan software antivirus untuk menghindari serangan virus pada komputer
PEMBAHASAN SOLUSI 1) Aplikasi SIM
Karena menggunakan Ms. Excel sebagai pencatatan setoran koran, majalah, buku yangn dibeli dan transaksi secara manual, oleh karena itu banyak kekurangan antara lain :
a. Tidak ada katalog online (daftar produk dan harga) b. Pencatatan transaksi secara manual
c. Laporan setoran dikirim secara manual ke agen pusat (Kompas) d. Desain sistem masih sederhana
Solusi :
a. Menyediakan katalog online
b. Pencatatan transaksi secara komputasi DATABASE
c. Perlu adanya jaringan internet agar pengiriman laporan setoran bisa melalui surat elektronik.
d. Desain sistem perlu dikembangkan. 2) Periklanan (promosi) dan keanggotaan
Masalah yang ada :
a. Promosi masih sederhana
b. Tidak adanya daftar anggota tetap Solusi :
a. Promosi perlu dikembangkan (perlu adanya promosi via internet, brosur, dan famlet)
b. Membuat daftar anggota tetap 3) Tempat usaha dan variasi produk
Masalah yang ada : a. Fasilitas kurang b. Variasi produk kurang Solusi :
a. Menambah fasilitas (tempat duduk, kipas angin, meja baca) b. Menambah variasi produk
c. Memberi diskon atau potongan harga (terutama pada anggota tetap) d. Memberi bonus
APPENDIX
Lampiran Hasil Kuisioner ( pertanyaan dan jawaban ) :
1.) Apakah fungsi Sistem Informasi Menejemen dalam toko ini ?
Fungsinya sebagai pencatatan setoran koran/ majalah/ buku menggunakan Ms. Excel.
2.) Bagaimanakah desain sistemnya?
3.) Apakah kebutuhan software dan hardwarenya?
kebutuhan software dan hardware berupa seperangkat komputer dan software Microsoft Excel.
4.) Bagaimanakah alur proses pembelian buku, majalah dan koran ?
Konsumen datang Memilih koran / majalah / buku Membayar kepada Kasir Pencatatan daftar koran / majalah / buku yang dibeli menggunakan Microsoft Excel.
5.) Bagaimanakah maintenance/ perawatan sistemnya?
Toko dijaga oleh tiga orang penjaga toko, perawatan perangkat komputer secara manual maupun menggunakan software antivirus untuk menghindari serangan virus pada komputer.
6.) Apakah manfaat SIM pada proses pembelian buku, majalah, dan koran? Pancatatan secara sistematis pada setoran koran, majalah dan buku.
7.) Apakah harapan dan target dari penerapan SIM pada proses pembelian buku, majalah, dan koran?
Variasi koran, majalah, dan buku lebih banyak
Konsumen lebih tertarik membeli koran/ majalah/ buku. Income lebih banyak
Layanan/ servis yang lebih baik.
8.) Apa saja kendala/ hambatan dalam penerapan SIM? Kurangnya variasi produk
Pencatatan transaksi pembelian yang masih manual. Promosi masih sederhana.
Desain sistem yang sederhana. Fasilitas kurang.
DATABASE
