24 BAB III
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum
1. Sejarah perkembangan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota
Surakarta
Pengelolaan air minum di Surakarta, dibangun pada tahun 1929
oleh Pakubuwono X sejak ditemukan serta ditetapkanya sumber air
Cokrotulung pada tahun 1925. Sumber air Cokrotulung ini terpilih dari
beberapa alternatif sumber air seperti umbul, nila, bunder, doyo, pelem
dan nganten. Pelaksanaan pembangunanya diserahkan kepada NV
Hoogdurk Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken dengan
mengambil debit 150 1/detik dari total kapasitas sebesar 1500 1/detik.
Pada masa kependudukan jepang, pengelolaan air minum secara
tidak langsung diambil alih dan diubah nama menjadi SOLO SUIDO
SYO. Namun dalam masa pemerintahan Jepang, pengelolaan air
minum tidak berkembang dengan baik karena tidak adanya perhatian,
pemeliharaan dan perluasan dari pemerintah, sehingga mengakibatkan
kerusakan pada jaringan pipa.
Sejak bangsa indonesia memproklamasikan kemerdekaan Republik
Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, maka pemerintah RI segera
mengambil alih pengelolaan air minum dari pemerintah Jepang, nama
pengelolaanya diserahkan kepada Departemen Pekerjaan
Umum dan Tenaga Republik Indonesia.
Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan air minum dialihkan kepada
Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya Dati II Surakarta. Namun
pengelolaan air minum ini mengalami kesulitan dalam mendapatkan
tambahan modal karena terbatasnya keuangan daerah. Maka dari itu,
berdasar Surat Mendagri No.Ekbang/ B/ 3/ 11 tanggal 31 juli 1973 dan
Surat Mendagri No. Ekbang/ B/ 2/ 43 tanggal 11 juli 1974 dikeluarkan
Surat Keputusan Walikotamadya KDH TK II Surakarta tentang
pendirian Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta
Pada tanggal 16 Juli 1976 Perusahaan Daerah Air Minum
Surakarta secara resmi berdiri. Selanjutnya, Pemerintah Daerah Kodya
Dati II Surakarta menerbitkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977
tanggal 21 Mei 1977, status dari Seksi Air Minum pada Dinas
Pendapatan Daerah ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air
Minum Kotamadya Dati II Surakarta.
Berdasarkan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Dati II
Surakarta Nomor 002 Tahun 1988 tanggal 26 Juni 1998 tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan Daerah Air Minum
Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta memberi tugas kepada
perusahaan untuk mengelola air bersih dan limbah. Pada tanggal 16
Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 1
tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 3 tahun
1977 yang memperkuat status PDAM Kota Surakarta sampai sekarang.
2. Lokasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
berpusat di Jl. LU Adisucipto No. 143 Telp. (0271) 712465 Fax (0271)
712536 Surakarta 57145.
3. Visi dan Misi PDAM Kota Surakarta
a. Visi perusahaan
Menjadikan salah satu Perusahaan Daerah Air Minum yang terbaik
di bidang pelayanan air minum dan air limbah melalui pengelolaan
yang berwawasan lingkungan.
b. Misi perusahaan
1) Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada
masyarakat secara berkesinambungan dengan mengutamakan
kepuasan pelanggan.
2) Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli
Daerah (PAD).
3) Meningkatkan Profesionalisme Sumber Daya Manusia.
4) Melestarikan Sumber Air.
Bagan Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota
Surakarta dapat dilihat pada halaman berikut :
Gambar 3.1
4. Struktur Organisasi PDAM Kota Surakarta
Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan suatu hal yang
penting karena mengatur mekanisme kerja dan tanggung jawab dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Struktur organisasi pada PDAM Kota
Surakarta meliputi :
1. Unsur-unsur organisasi
Susunan organisasi perusahaan daerah terdiri dari :
a. Badan Pengawas
1) Melakukan pengawasan terhadap direksi dan penyusunan
sesuai ketentuan yang berlaku dari kebijakan Badan
Pengawas.
2) Menetapkan kebijakan perusahaan secara terarah sesuai
dengan kebijakan dalam perusahaan.
2. Direksi terdiri dari :
a. Direktur Utama
1) Direktur utama mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Menyelesaikan pekerjaan operasional,
b) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Badan
Pengawas,
c) Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang,
d) Mengusulkan perubahan tarif kepada Badan Pengawas,
e) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan perusahaan.
2) Unit-unit yang bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Utama adalah sebagai berikut:
a) Unit pengawasan intern membawahi sub unit
pengawasan intern bidang administrasi dan keuangan,
serta sub unit pengawasan intern bidang teknik.
b) Unit penelitian dan pengembangan membawahi sub
unit litbang bidang humas, hukum dan kelembagaan,
sub unit litbang bidang administrasi dan keuangan,
serta sub unit litbang bidang teknik.
c) Unit kolam renang Tirtomoyo Manahan dan sub unit
kolam renang Tirtomoyo Jebres.
d) Unit air kotor membawahi sub unit administrasi air
kotor, sub unit perencanaan air kotor dan sub unit
instalasi pengelolaan air kotor.
e) Kantor cabang wilayah utara membawahi seksi umum
dan seksi teknik.
b. Direktur Umum
1) Direktur umum mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan
dibidang administrasi, keuangan, kepegawaian dan
kesekretariatan,
b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan
pengadaan dan pengelolaan barang, commit to user
c) Mengendalikan pendapatan hasil penagihan rekening
penggunaan air minum dari pelanggan,
d) Merencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan
dan pembelanjaan perusahaan.
2) Bagian-bagian yang bertangggung jawab langsung kepada
Direktur Umum adalah sebagai berikut:
a) Bagian umum, bertugas menyelenggarakan kegiatan
umum perusahaan seperti surat menyurat, pembelian
barang dan administrasi. Bagian umum membawahi
sub bagian administrasi, sub bagian rumah tangga dan
sub bagian kepegawaian.
b) Bagian keuangan, bertugas membuat dan menyusun
laporan keuangan. Bagian keuangan membawahi sub
bagian anggaran, sub bagian pembukuan dan sub
bagian kas.
c) Bagian langganan, bertugas melayani permintaan
maupun keluhan dari pelanggan seperti sambungan
baru, pengaduan kualitas air, ganti meter baru, dan
perbaikan. Bagian langganan membawahi sub bagian
hubungan langganan, sub bagian pembacaan meter dan
sub bagian rekening air.
3) Direktur Umum membawahi :
Bidang Langganan terjadi dari :
a) Seksi Hubungan Langganan
Seksi Hubungan Langganan mempunyai tugas sebagai
berikut :
1) melaksanakan administrasi Seksi Hubungan
Langganan
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi
Hubungan Langganan
3) melaksanakan kegiatan informasi dan komunikasi
pelanggan
4) melaksanakan kegiatan pelayanan pelanggan
5) melaksanakan kegiatan penertiban pelanggan
b) Seksi Data Langganan
Seksi Data Langganan mempunyai tugas sebagai berikut
1) melaksanakan administrasi Seksi Data Langganan
2) menyusun program dan rencana kerja seksi Data
Langganan
3) melaksanakan administrasi data langganan
4) mengkoordinasikan pembacaan meter air beserta
hasilnya
5) menerima dan mengolah data hasil pembacaan meter
air sebelum dibuatkan rekening langganan commit to user
6) melaksanakan perubahan dan penyesuaian data
langganan
7) melaksanakan pemantauan dan pengecekan data
langganan
8) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
c) Seksi Rekening Langganan
Seksi Rekening Langganan mempunyai tugas sebagai
berikut :
1) melaksanakan administrasi Seksi Rekening
Langganan
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi
Rekening Langganan
3) melaksanakan administrasi rekening langganan
4) menerima dan mengolah data hasil pembacaan meter
air sebagai bahan pembuatan rekening langganan
5) membuat, mencetak, mengelola dan mengatur
rekening langganan
6) melakukan koreksi dan perubahan terhadap
kesalahan pencetakan rekening langganan
7) melaksanakan pemantauan dan pengecekan rekening
langganan
8) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
Bidang Keuangan yang terdiri dari :
a) Seksi anggaran
Seksi Anggaran mempunyai tugas sebagai berikut :
1) melaksanakan administrasi Seksi Anggaran
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi
Anggaran
3) melaksanakan penyusunan anggaran
4) melaksanakan pengelolaan anggaran yang dimulai
dan penggunaan, perubahan dan pengendalian
5) melaksanakan evaluasi dan analisa anggaran
6) melaksanakan pemantauan dan pengecekan
anggaran
7) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
b) Seksi Pembukuan
Seksi Pembukuan mempunyai tugas sebagai berikut :
1) melaksanakan administrasi Seksi Pembukuan
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi
Pembukuan
3) melaksanakan kegiatan pelaporan keuangan
4) melaksanakan kegiatan verifikasi keuangan
c) Seksi Kas
seksi kas mempunyai tugas sebagai berikut :
1) melaksanakan administrasi Seksi kas commit to user
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi Kas
3) menerima dan meneliti kebenaran dokumentasi
pembayaran dan pengeluaran keuangan lainya
4) melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan
operasional perusahaan
5) menerima pembayaran biaya sambungan baru
langganan, rekening langganan, pelanggaran beserta
dendanya dan pembayaran pelanggan lainya
6) membuat dan menyusun laporan penerimaan dan
pengeluaran
7) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
c. Direktur Teknik
1) Direktur Teknik mempunyai tugas sebagai berikut:
a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan-kegiatan di bidang perencanaan,
pengembangan, teknik, produksi, distribusi, meter air
dan air limbah,
b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan
instalasi produksi dan sumber mata air,
c) Mengkoordinasikan kegiatan pengujian teknik dan
bahan kimia.
2) Bagian-bagian yang bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Teknik adalah sebagai berikut: commit to user
a) Bagian perencanaan membawahi sub bagian
perencanaan air minum dan sub bagian gudang.
b) Bagian produksi membawahi sub bagian instalasi
pengelolaan air, sub bagian air baku dan sub
laboratorium.
c) Bagian distribusi membawahi sub bagian instalasi
distribusi dan sub bagian perawatan.
d) Bagian pengendalian kehilangan air membawahi sub
bagian meter air dan sub bagian kebocoran.
3) Direktur Teknik membawahi :
Bidang Distribusi yang terdiri dari :
a) Seksi Perencanaan Distribusi
Seksi Perencanaan Distribusi mempunyai tugas
sebagai berikut :
1) melaksanakan administrasi Seksi Perencanaan
Distribusi
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi
Perencanaan Distribusi
3) mengumpulkan dan mengolah data sebagai bahan
perencanaan distribusi
4) melaksanakan survey dan pengukuran dalam
rangka perencanaan distribusi
5) menyusun anggaran biaya dan jadwal
pelaksanaan dalam rangka perencanaan distribusi
6) menentukan penggunanaan peralatan yang paling
sesuai ditinjau dari segi kualitas standard dan
harga dalam rangka perencanaan
b) Seksi Instalasi Distribusi
Seksi Instalasi Distribusi mempunyai tugas sebagai
berikut
1) melaksanakan administrasi Seksi Instalasi
Distribusi
2) menyusun program dan rencana kerja Seksi
Instalasi Distribusi
3) melaksanakan penyambungan dan pemutusan
instalasi distribusi
4) melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan
kerusakan/gangguan instalasi distribusi
5) melaksanakan pengoprasian serta menjamin
kelancaran dan berfungsinya operasional instalasi
distribusi
6) melaksanakan pemantauan dan pengecekan
instalasi distribusi
7) melaksanakan pembuatan, penggantian,
penambahan dan perluasan instalasi distribusi
8) melaksanakan pengendalian kebocoran air pada commit to user
instalasi distribusi
9) melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan
peralatan teknik distribusi
10) melaksanakan pemasangan sambungan baru air
minum
11) menjamin kualitas, kuantitas dan kontinuitas
distribusi air minum
12) melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain
5. Sekertariat Perusahaan terdiri dari :
a. Sub Bagian Administrasi
Bertugas membuat, menyusun dan menghimpun laporan bulanan
dan tahunan serta melaksanakan pemantauan dan pengecekan
administrasi perusahaan
b. Sub Bagian Rumah Tangga
Bertugas melaksanakan pembelian kebutuhan kerumahtanggaan
perusahaan dan juga melaksanakan pemantauan dan pengecekan
kebutuhan rumah tangga perusahaan
c. Sub Bagian Kepegawaian
Bertugas melaksanakan pembinaan, bimbingan dan penyuluhan
pegawai, proses mutasi pegawai, pemberian penghargaan dan tanda
jasa pegawai yang berprestasi dan pension serta menyusun,
mengevaluasi dan menganalisa daftar penilaian
6. Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari :
a. Inspektorat Perusahaan yang terdiri dari :
1) Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan
Bertugas melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan tata kerja,
prosedur, operasional dan hasil kerja bidang administrasi dan
keuangan dan memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat,
masukan dan saran hasil pengawasan dan pemeriksaan bidang
administrasi dan keuangan
2) Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik
Bertugas melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan tata kerja,
prosedur, operasional dan hasil kerja bidang administrasi dan
keuangan dan memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat,
masukan dan saran hasil pengawasan dan pemeriksaan bidang
administrasi dan keuangan
b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan yang terdiri dari :
1) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi
dan Keuangan, bertugas melaksanakan analisa, evaluasi dan
kajian bidang administrasi dan keuangan
2) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik,
bertugas melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang
teknik dan melaksanakan analisa, evaluasi dan kajian bidang
teknik
c. Unit yang terdiri dari :
1) Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama
Bertugas merancang, membuat dan menyusun aturan hukum
perusahaan serta mengubah dan mengganti dalam rangka
menyempurnakan aturan hukum perusahaan
2) Unit Teknologi Sistem Informasi
Bertugas melaksanakan pembaharuan teknologi sistem informasi
dan melaksanakan pemantauan dan pengecekan teknologi sistem
informasi
3) Unit Laboratorium
Bertugas melaksanakan pemeriksaan pencemaran air minum dan
limbah cair dan melaksanakan analisa terhadap air minum dan
limbah cair
7. Staf Ahli Perusahaan terdiri dari :
a) Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan
Bertugas melaksanakan analisa, evaiuasi, kajian dan telaah bidang
administrasi dan keuangan perusahaan
b) Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik
Bertugas melaksanakan analisa, evaiuasi, kajian dan telaah bidang
teknik perusahaan
B. Pembahasan
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), yang merupakan salah
satu perpanjangan tangan Pemerintah Daerah yang bergerak dalam bidang
penyediaan air bersih yang dibutuhkan oleh masyarakat. Penjualan air
bersih kepada para pelanggan dilakukan secara kredit, yang mana
pelanggan dapat memanfaatkan pemakaian air pada bulan ini akan dibayar
pada bulan berikutnya. Akibat penjualan secara kredit kepada para
pelanggan tersebut timbul suatu tagihan piutang usaha yang berupa
piutang rekening air.
Pada tahun 2011 di PDAM piutang tak tertagih sebesar 3% dan
pada tahun 2013 sebesar 5%. Peningkatan jumlah piutang tak tertagih ini
disebabkan oleh beberapa faktor. Salah satunya adalah meter air pelanggan
yang tidak berfungsi dengan baik, hal ini menyebabkan pembacaan meter
air menjadi kurang optimal. Jika proses pembacaan meter air kurang
optimal akan berdampak kerugian bagi pelanggan PDAM Kota Surakarta.
Selain itu tagihan rekening air pelanggan yang jauh lebih besar dari
pemakaian yang sebenarnya bahkan ada yang mencapai angka jutaan
rupiah perbulannya. Jika tagihan rekening pelanggan semakin tinggi dan
pelanggan tidak mampu menyelesaikan tagihan itu maka akan
menyebabkan munculnya piutang tak tertagih. Dengan demikian, piutang
yang tak tertagih tersebut dapat menghambat operasional perusahaan.
Namun PDAM Kota Surakarta tetap memberikan kelonggaran bagi commit to user
pelanggan yang memiliki tagihan rekening besar untuk mengangsurnya
sehingga tidak terlalu memberatkan.
1. Kebijakan Penilaian Piutang
Piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai tunai
yang dapat direalisasi. Khusus untuk piutang usaha ketentuan ini
menghendaki agar piutang-piutang yang mempunyai kemungkinan tak
tertagih hendaknya dibuatkan penyisihan dalam jumlah yang layak.
Untuk menentukan besarnya penyisihan pada tiap akhir tahun
pengelompokan piutang menurut umurnya (aging schedule) harus dibuat
terlebih dahulu sebagai dasar perhitungan. Besarnya penyisihan piutang
pada tiap akhir tahun ditentukan sebagai dasar perhitungan. Besarnya
penyisihan piutang pada tiap akhir tahun ditentukan sebagai berikut :
Tabel II.2 Penyisihan Piutang Pelanggan
Di atas 3 bulan s.d 6 bulan 30%
Di atas 6 bulan s.d 12 bulan 50%
Di atas 1 tahun s.d 2 tahun 75%, diajukan ke Badan
Pengawas untuk dihapus
Di atas 2 tahun 100%, dan dikeluarkan dari
Pembukuan, tetapi masih tercatat
secara extra comptabel.
Berdasarkan Tabel II.2 penyisihan piutang pelanggan yang
dibentuk sebesar 30% berasal dari jumlah piutang tak tertagih dengan
akan dicadangkan sebesar 30% dari jumlah piutang tak tertagih pada
kelompok tersebut.
Penyisihan piutang tersebut di atas dikecualikan bagi tagihan
kepada seluruh instansi pemerintah. Dalam hal kejadian - kejadian khusus,
misalnya adanya pembongkaran daerah pemukiman tertentu untuk tujuan
pembangunan, tagihan-tagihan tersebut sudah dapat diusulkan
penghapusanya walaupun belum memenuhi ketentuan di atas.
Jika terdapat pembayaran atas piutang-piutang yang telah
dihapus, pembayaran tersebut dibukukan sebagai pendapatan lain-lain
tahun berjalan. Piutang yang telah berumur diatas 1 (satu) tahun s.d 2
(dua) tahun diklasifikasikan sebagai piutang ragu - ragu, sedangkan yang
berumur diatas 2 (dua) tahun diklasifikasikan sebagai piutang tak tertagih
dan sudah dapat diusulkan kepada Badan Pengawas untuk dihapus serta
dikeluarkan dari pembukuan, tetapi dicatat secara extra comptable dan
tetap diusahakan penagihannya.
Hal - hal yang tidak sesuai dari ketentuan penghapusan piutang
tersebut diatas ditetapkan melalui keputusan Direksi dengan persetujuan
Badan Pengawas.
2. Sistem Penagihan Piutang Pelanggan pada Perusahaan Daerah Air Minum
(PDAM) Kota Surakarta
a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi Penagihan Piutang
Pelanggan pada PDAM Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
1) Fungsi Baca Meter
Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Data Langganan, yang
bertugas menyiapkan data ID pelanggan yang harus dibaca oleh
pembaca meter dan mengirim data tersebut ke server HP pembaca
meter, melakukan verifikasi hasil baca meter, mencetak Daftar
Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A).
2) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Pembukuan, yang bertugas
mencatat piutang rekening air ke dalam Jurnal Rekening Air
berdasarkan Daftar Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A) yang
diterima dari Seksi Data Langganan.
3) Fungsi Penagihan
Fungsi ini dijalankan oleh Urusan Penertiban, yang bertugas :
a. Merekap Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL) 3 bulan
b. Membuat surat panggilan kepada pelanggan yang sudah
menunggak pembayaran rekening air selama 3 bulan
c. Melakukan penagihan secara langsung ke lapangan kepada
pelanggan yang sudah menunggak pembayaran rekening air
lebih dari 3 bulan
d. Membuat surat pernyataan kesanggupan membayar untuk
pelanggan yang menunggak dan surat perintah kerja yang
diserahkan ke Seksi Meter Air sebagai dasar untuk melakukan
penutupan meter air.
4) Fungsi Penutupan Meter Air
Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Meter Air yang bertugas
melakukan penutupan meter air bagi pelanggan yang menunggak
pembayaran lebih dari 3 bulan dan membuat berita acara
penutupan. Selain itu juga melakukan pengambilan meter air
kepada pelanggan yang telah menunggak pembayaran lebih dari 3
bulan.
b. Dokumen yang terkait dalam sistem akuntansi penagihan piutang pada
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
1) Daftar Rekening Air yang ditagihkan (DRD-A)
Dokumen ini dibuat oleh Seksi Data Langganan yang
berupa daftar jumlah pemakaian air oleh pelanggan selama 1 bulan
berdasarkan hasil pembacaan meter yang dilakukan oleh petugas
pembaca meter.
2) Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL)
Dokumen ini dibuat oleh Seksi Data Langganan yang
berupa daftar saldo piutang para pelanggan berdasarkan jumlah
pemakaian air yang belum terbayarkan.
3) Surat Panggilan (SP)
Dokumen ini dibuat oleh Urusan Penertiban yang berisi
pemberitahuan kepada pelanggan untuk segera melunasi
tunggakanya yang sudah mencapai 3 bulan. Dokumen ini
ditandatangani oleh Direktur Umum PDAM Kota Surakarta. commit to user
4) Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar (SKPM)
Dokumen ini dibuat oleh Urusan Penertiban yang berisi
pernyataan kesanggupan membayar yang dibuat untuk pelanggan,
sebagai konsekuensi dikarenakan pelanggan tidak melunasi
tunggakanya selama lebih dari 3 bulan. Dokumen ini
ditandatangani oleh Petugas Penertiban.
5) Surat Perintah Kerja (SPK)
Dokumen ini dibuat oleh urusan penertiban yang ditujukan
untuk Seksi Meter Air sebagai dasar untuk melakukan penutupan
meter air pelanggan.
6) Berita Acara Penutupan
Dokumen ini dibuat oleh Seksi Meter Air sebagai dasar
bukti atas telah dilakukanya penutupan meter air pelanggan.
c. Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem akuntansi penagihan
piutang pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penagihan piutang pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota
Surakarta adalah Jurnal Rekening air, Jurnal Penerimaan Kas/Bank,
Jurnal Umum .
d. Jaringan Prosedur yang terkait dalam sistem akuntansi pada
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
1) Prosedur Baca Meter Air
Dalam prosedur ini Seksi Data Langganan menyiapkan data commit to user
ID yang harus dibaca oleh pembaca meter dan mengirim data
tersebut ke server HP Android pembaca meter. Seksi Data
Langganan menerima kiriman hasil baca meter dan menginput
hasil baca meter kedalam SIPDAM Sistem Rekening, kemudian
melakukan verifikasi, jika verifikasi lolos maka Seksi Data
Langganan mencetak Daftar Rekening air yang ditagihkan
(DRD-A) sebanyak dua rangkap, Rangkap pertama diserahkan ke
seksi pembukuan dan rangkap kedua diarsipkan menurut tanggal.
Jika verifikasi hasil baca meter tidak lolos maka dilakukan
pembacaan meter ulang
2) Prosedur Pembukuan
Pada prosedur ini Seksi Pembukuan menerima Daftar
Rekening Air yang Ditagihkan (DRD-A) dari Seksi Data
Langganan dan mengakui piutang air dengan mencatat piutang air
kedalam jurnal rekening air berdasarkan Daftar Rekening Air yang
Ditagihkan (DRD-A) tersebut menggunakan software SIPDAM
SIA dan Microsoft Excel.
3) Prosedur Penagihan
a) Pada prosedur ini Urusan Penertiban melakukan rekap Daftar
Saldo Piutang Langganan (DSPL) 3 bulanan dan membuat
Surat Panggilan (SP) kepada pelanggan yang sudah menunggak
selama 3 bulan sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama
diserahkan ke pelanggan, rangkap kedua diarsipkan menurut commit to user
tanggal.
b) Jika lebih dari 3 hari pelanggan tidak datang untuk membayar,
maka Urusan Penertiban melakukan penagihan secara langsung
ke lapangan. Jika pada saat penagihan secara langsung
pelanggan tidak membayar, maka Urusan Penertiban
melakukan penagihan secara langsung ke lapangan. Jika pada
saat penagihan secara langsung pelanggan tidak membayar,
maka Urusan Penertiban membuat Surat Pernyataan
Kesanggupan Membayar (SKPM) sebanyak dua rangkap dan
Surat Perintah Kerja (SPK).
c) SPKM rangkap pertama diserahkan ke Seksi Meter Air untuk
diserahkan ke pelanggan dan rangkap kedua diarsip sesuai
tanggal, Surat Perintah Kerja diserahkan ke Seksi Meter Air
sebagai dasar untuk melakukan penutupan meter air pelanggan
dengan membawa SPKM rangkap pertama untuk pelanggan.
Jika dalam kurun waktu 10 hari setelah dilakukan penutupan
meter air pelanggan tidak datang untuk membayar, maka Seksi
Meter Air melakukan Pengambilan Meter Air.
Bagan alir dari sistem akuntansi penagihan piutang pelanggan pada
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta dapat dilihat pada
gambar berikut :
PROSEDUR BACA METER AIR PELANGGAN Seksi Data Langganan
PROSEDUR PEMBUKUAN
Mulai
Menyiapkan data ID Pelanggan yang harus dibaca dan mengirim data bacaan ke server HP
HP Android Melakukan pembacaan meter air
Input hasil baca meter air ke SIPDAM sistem rekening
Melakukan Verifikasi
Verifikasi
lolos Tidak baca meter ulang
SIPDAM Sistem Rekening
Mencetak DRD – A Ya 2 DRD – A T 1 Keterangan :
DRD – A : Daftar Rekening Air yang Ditagihkan
Gambar 3.2
Prosedur Pembacaan Meter Air Pelanggan PDAM Kota Surakarta
Mulai
PROSEDUR PEMBUKUAN Seksi Pembukuan
Keterangan:
SIPDAM : Sistem Informasi PDAM
DRD-A : Daftar Rekening Air yang Ditagihkan
Gambar 3.3
Prosedur Pembukuan Piutang rekening Air PDAM Kota Surakarta
1
DRD – A 1
T
SIPDAM SIA & Ms. Excel Membukukan DRD-A dan
mencatat piutang
Jurnal Rek. Air
Selesai
PROSEDUR PENAGIHAN Urusan Penertiban
Gambar 3.4
Prosedur Penagihan Piutang Rekening Air PDAM Kota Surakarta
Mulai
SIPDAM Sistem Rekening SIPDAM Sistem Hub. Langganan
Merekap DSPL 3 bulanan dan membuat surat panggilan 2 SP 1 T ke Pelanggan Pelanggan datang < 3 hari Melakukan penagihan secara langsung Pelanggan membayar
SIPDAM Sistem Pengaduan
Membuat SPK dan membuat surat SPKM 2 SPKM 1 SPK T 1 Ya Prosedur penerimaan kas Ya Prosedur penerimaan kas Tidak Keterangan :
SIPDAM : Sistem Informasi PDAM
SP : Surat Panggilan
SPK : Surat Perintah Kerja
SPKM : Surat Pernyataan
Kesanggupan Membayar
PROSEDUR PENAGIHAN (LANJUTAN) Seksi Meter Air
Keterangan :
SIPDAM : Sistem Informasi PDAM
SPK : Surat Perintah Kerja
SPKM : Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar
BAP : Berita Acara Penutupan
Gambar 3.4 (Lanjutan)
Prosedur Penagihan Piutang Rekening Air PDAM Kota Surakarta
1 Melakukan penutupan meter air BAP T Pelanggan datang < 10 hari Melakukan pengambilan meter air Selesai Ya Prosedur penerimaan kas Pelanggan Tidak SPKM 1 SPK
SIPDAM Sistem Pengaduan
Membuat berita acara penutupan
3. Evaluasi Sistem Penagihan Piutang Pelanggan pada Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM) Kota Surakarta
a. Fungsi yang Terkait
Mulyadi (2010) berpendapat bahwa fungsi yang terkait dalam
sistem penagihan piutang yaitu fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi
kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksa intern. Fungsi kas bertanggung
jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat dan fungsi penagihan.
Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima
dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Pada
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta fungsi kas
bergabung dalam unit pengelolaan kas yang terdapat didalam fungsi
penagihan. Hal ini dikarenakan kepala unit pengelolaan kas yang akan
bertanggung jawab langsung meneliti jumlah piutang yang tertagih dan
menyetorkannya langsung ke bank.
Menurut Mulyadi (2010) fungsi akuntansi bertanggung jawab
dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan
kas dan membuat daftar piutang yang akan ditagihkan. Sedangkan fungsi
penagihan di PDAM, dijalankan oleh Urusan Penertiban. Selain
bertanggung jawab melakukan penagihan piutang kepada pelanggan,
membuat surat panggilan pelanggan yang menunggak, membuat surat
pernyataan kesanggupan membayar juga bertugas merekap daftar saldo
piutang pelanggan (DSPL) selama 3 bulan. Padahal tugas Urusan
Penertiban hanya dilakukan oleh 1 orang, kemungkinan terjadinya commit to user
kesalahan atau ketidaktelitian cukup besar. Fungsi penagihan seharusnya
hanya menerima laporan DSPL yang harus ditagih dari fungsi akuntansi
dan melakukan penagihan berdasar DSPL tersebut, sehingga pemisahan
fungsi bisa jelas dan tegas. Menurut Hall (2006) pemisahaan tugas atau
fungsi memastikan tidak ada satu orang atau departemen yang memproses
transaksi sendiri secara keseluruhan. Apabila perumusan tanggung jawab
tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit mencari siapa yang
bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Namun, apabila perumusan
tanggung jawab jelas akan lebih mudah mencari siapa yang bertanggung
jawab atas kesalahan tersebut.
b. Dokumen yang Digunakan
Mulyadi (2010) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penagihan piutang yaitu surat pemberitahuan, daftar surat pemberitahuan,
bukti setor bank, kuitansi. Pada Daerah Air Minum (PDAM) Kota
Surakarta adalah dokumen yang digunakan adalah Daftar Rekening Air
yang ditagihkan (DRD-A), Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL), Surat
Panggilan (SP), Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar (SPKM), Surat
Perintah Kerja (SPK), Berita Acara Penutupan. Dokumen yang digunakan
dalam Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta sudah
bernomor urut tercetak dan dibuat secara rangkap sehingga memudahkan
untuk cross check data. Selain itu, setiap dokumen telah diotorisasi oleh
fungsi yang berwenang yaitu direktur umum. Karena sistem pengarsipan commit to user
dokumen baik, maka jika ada kekeliruan bisa langsung dicocokkan dengan
dokumen yang sudah ada. Hal ini sesuai dengan pendapat Mulyadi (2010)
bahwa unsur pengendalian intern meliputi praktik yang sehat dalam
melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, salah satunya
dengan penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaianya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2010) catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi penagihan piutang ada 5 yaitu jurnal penjualan, jurnal
retur penjualan, jurnal umum, jurnal penerimaan kas, kartu piutang.
Catatan akuntansi dalam sistem piutang merupakan hal yang paling utama
untuk menghindari penyelewengan dan penggelapan. Sedangkan catatan
akuntansi pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta
sebagai salah satu unsur sistem akuntansi pokok yang berupa Jurnal
rekening air, jurnal Penerimaan Kas/Bank, jurnal umum. Pada Perusahaan
Daerah Air Minum Kota Surakarta menggunakan kartu piutang yang
tergabung kedalam SIPDAM. Jadi pencatatan mutasi piutang kepada
setiap debiturnya secara computerized. Hal ini ditujukan untuk lebih
memudahkan pelanggan, apabila ingin segera mengetahui jumlah saldo
piutangnya. Jusup (2011) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi
memproses data keuangan dengan media komputer (computerized) dapat
mempercepat pendistribusian informasi dan perlindungan keamanan data commit to user
dan informasi lebih terjamin. Jadi penyampaian informasi terkait data yang
dibutuhkan pelanggan jauh lebih cepat dan akurat.
d. Jaringan Prosedur yang Terkait
Prosedur dalam sistem akuntansi penagihan piutang pelanggan
pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta tidak hanya
melibatkan satu bagian saja dalam satu jaringan prosedur. Dalam prosedur
Baca Meter Air, Seksi Data Langganan menyiapkan data ID yang harus
dibaca oleh pembaca meter dan mengirim data tersebut ke server HP
Android pembaca meter. Dalam prosedur Pembukuan, Seksi Pembukuan
menerima Daftar Rekening Air yang ditagihkan (DRD-A) dari Seksi Data
Langganan. Dalam prosedur penagihan, Urusan penertiban yang bertugas
melakukan penagihan secara langsung ke pelanggan dibantu Seksi Meter
Air untuk melakukan penutupan meter air pelanggan yang tidak dapat
menyelesaikan tunggakan piutangnya lebih dari 3 bulan. Hal ini berarti
telah terdapat pemisahan fungsi yang jelas sehingga masing-masing bagian
dan struktur organisasi mempunyai tanggung jawab yang jelas dalam
menyusun dan melaksanakan sistem akuntansi penagihan piutang. Jadi
dapat menghindarkan dari adanya penyelewengan dan penggelapan.
Menurut mulyadi (2010) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab
penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi, harus ada
tanggung jawab pemisahan fungsional secara tegas.
C. TEMUAN
Berdasarkan analisis data dan pembahasan penagihan piutang pelanggan
pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta, maka dapat
ditemukan beberapa kelebihan dan kelemahan antara lain :
1. Kelebihan
g. Terdapat pemisahan fungsi dari setiap prosedur sistem akuntansi
penagihan piutang pelanggan, mulai dari pembacaan rekening sampai
penagihan piutang rekening air kepada pelanggan. Namun, pada
prosedur penagihan masih ditemui rangkap jabatan terkait tugas
Urusan Penertiban. Namun secara garis besar sistem yang digunakan
oleh PDAM Kota Surakarta sudah cukup baik.
h. Adanya dokumen saldo piutang langganan sehingga mempermudah
untuk mengetahui informasi mengenai saldo piutang rekening air
masing-masing pelanggan dan digunakan sebagai dasar untuk
penagihan piutang rekening air pelanggan.
i. Formulir bernomor urut tercetak dan dibuat rangkap, sehingga setiap
bagian memiliki arsip yang digunakan untuk cross check data. Selain
itu bisa meminimalisir kecurangan yang mungkin dilakukan oleh
karyawan yang tidak bertanggung jawab.
j. Dokumen-dokumen yang digunakan diotorisasi oleh fungsi yang
berwenang yaitu direktur umum, sehingga jika terjadi kesalahan
dapat diketahui siapa yang harus bertanggung jawab. commit to user
k. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penagihan pelanggan pada
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surakarta telah
diselenggarakan dengan baik. Sebab tidak hanya melibatkan satu
bagian saja dalam satu jaringan prosedur, tetapi melibatkan beberapa
bagian sehingga masing-masing bagian dan struktur organisasi
mempunyai tanggung jawab yang jelas dalam menyusun dan
melaksanakan sistem akuntansi penagihan piutang dan dapat
mengindarkan dari adanya penyelewengan dan penggelapan.
2. Kelemahan
h. Dalam prosedur pembacaan meter air, terkadang dijumpai meter air
yang kurang berfungsi sebagaimana mestinya ataupun mengalami
kerusakan. Kerusakan yang disebabkan oleh kecurangan pelanggan
maupun kerusakan yang alamiah. Hal ini menyebabkan volume
pemakaian air yang tercatat terkadang tidak sesuai dengan pemakaian
sebenarnya, dan menyebabkan prosedur pembacaan meter air menjadi
kurang optimal.
i. Masih ditemukannya rangkap bagian dalam pengelolaan Daftar Saldo
Piutang Langganan (DSPL). Dalam prosedur penagihan, Urusan
Penertiban melakukan 2 tugas sekaligus, yaitu merekap Daftar Saldo
Piutang Langganan (DSPL) dan melakukan penagihan atas dasar
DSPL tersebut.
