26 A. Pembahasan Masalah
1. Prosedur Dan Bagian Terkait Prosedur
a. Prosedur penghapusan piutang ragu-ragu di PDAM Surakarta
1) Bagian Administrasi Keuangan PDAM Kota Surakarta memberikan usulan kepada Badan Pengawas untuk melakukan penghapusan piutang.
2) Badan Pengawas selaku pengawas internal perusahaan menerima surat usulan dari Bagian Administrasi Keuangan untuk selanjutnya di telaah kembali.
3) Setelah mendapat persetujuan dari Badan Pengawas, Kepala Bagian Keuangan mengajukan data dan hasil telaah kepada Dewan Direksi untuk mendapatkan persetujuan. Ketika Dewan Direksi sudah menyetujui adanya penghapusan piutang, Kepala Bagian Keuangan akan membentuk panitia penghapusan yang beranggotakan perwakilan dari setiap bidang-bidang terkait, yaitu bidang keuangan, bidang pelanggan, bidang umum dan perwakilan dari pemerintah kota dalam hal ini adalah inspektorat.
4) Setelah terbentuk, tim panitia penghapusan akan melakukan rapat koordinasi untuk melaksanakan penelitian terhadap rekening-rekening ragu-ragu yang akan dihapuskan. Evaluasi dimaksudkan
untuk memastikan kevalidan data piutang ragu-ragu yang akan dihapus.
5) Hasil evaluasi dari tim panitia penghapusan piutang akan diserahkan kepada bagian keuangan PDAM untuk selanjutnya di sampaikan kepada Dewan Direksi dan Badan Penganwas untuk di telaah. 6) Setelah adanya persetujuan dari Badan Pengawas dan Dewan
Direksi, maka PDAM Surakarta mengajukan surat permohonan penghapusan kepada Inspektorat untuk mendapat persetujuan dan mendapatkan pengesahan oleh Wali Kota Surakarta.
7) Surat persetujuan penghapusan dari Wali Kota akan di sampaikan kepada Dewan Direksi PDAM untuk selanjutnya ditindaklanjuti oleh Bagian Administrasi Keuangan PDAM untuk di jurnal.
Prosedur Bagian Adminidtrasi Keuangan
Gambar 3.1
Bagan Alir Prosedur Penghapusan Piutang Ragu-ragu 1
Mulai
Membuat surat usulan penghapusan piutang kepada
Bagian Pengawas atas sepengetahuan dewan direksi
2 1
Usulan penghapusan Dikirim ke Badan Pengawas
Arsip Bagian Keuangan sebagai surat keluar
Prosedur Bagian Badan Pengawas
SPP : Surat Persetujuan Penghapusan
Gambar 3.2
Bagan Alir Prosedur Penghapusan Piutang Ragu-ragu
2
1
Surat Usulan Penghapusan
Melakukan telaah atas usulan penghapusan
2 1 SPP
Arsip
Dikirim kembali ke bagian administrasi keuangan
Prosedur Pada Bagian keuangan
DPD : Daftar Piutang yang Dihapuskan BA : Berita Acara
Gambar 3.3
Bagan Alir Prosedur Penghapusan Piutang Ragu-ragu
SPP
Membentuk Panitia Penghapusan
Mengadakan rapat koordinasi untuk melakukan penelitian terhadap daftar piutang yang akan dihapuskan
Mengadakan Penelitian terhadap daftar piutang yang akan
dihapuskan 2 BA DPD 1 BA 2 1 BA 2 Arsip Disampaikan kepada Badan Pengawas dan Dewan Direksi 3
SP : Surat Permohonan
SKP : Surat Keputusan Penghapusan
Gambar 3.4
Bagan Alir Prosedur Penghapusan Piutang Ragu-ragu 3
DPD BA
Mengajukan Surat Permohonan Penghapusan
Piutang Kepada Walikota
2 SP 1
Jika Walikota menyetujui, maka akan terbit sebuah
Surat keputusan
SKP
Selesai
Arsip
b. Bagian terkait prosedur penghapusan piutang ragu-ragu PDAM Kota Surakarta
1) Bagian Badan Pengawas internal PDAM surakarta
Sebagai badan pengawas internal yang melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan dan menetapkan kebijaksanaan perusahaan daerah agar terarah sesuai kebijaksanaan umum Pemda, kebijakan penghapusan piutang perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari badan pengawas, termasuk seluruh pelaksanaannya akan diawasi oleh badan pengawas.
2) Bagian administrasi keuangan PDAM surakarta
Sebagai pengelola keuangan pdam surakarta, bagian administrasi keuangan perusahaan membuat usulan dilakukannya penghapusan piutang kepada Badan Pengawas. Setelah mendapat persetujuan Badan Pengawas dan Dewan Direksi kepala bagian keuangan bertugas mengajukan permohonan persetujuan kepada walikota melalui inspektorat.
3) Bagian Panitia penghapusan
Sebagai panitia penghapusan piutang ragu-ragu yang bertugas mengadakan penelitian terhadap piutang yang direncanakan akan dihapuskan dari aset perusahaan.
c. Dokumen yang digunakan
Dalam prosedur pelaksanaan penghapusan piutang ragu-ragu di PDAM kota surakarta terdapat beberapa dokumen yang digunakan yang digunakan untuk melakukan proses penghapusan diantaranya :
1) Surat permohonan penghapusan piutang
Surat yang dibuat oleh bagian administrasi keuangan, ditujukan kepada inspektorat kota surakarta, bertujuan untuk mengajukan permohonan penghapusan piutang ragu-ragu yang ada di PDAM kota Surakarta. 2) Berita acara hasil penelitian
Surat pernyataan hasil penelitian oleh panitia penghapusan terhadap piutang ragu-ragu yang direncanakan akan dihapuskan, didalamnya dijelaskan keseluruhan tentang piutang yang akan dihapuskan secara rinci.
3) Surat keputusan penghapusan
Setelah mendapatkan persetujuan dari walikota, penghapusan ditetapkan dengan surat telaah staf dari inspektorat kota surakarta. Penghapusan piutang ragu-ragu bisa dilakukan apabila surat ini ada.
2. Evaluasi prosedur penghapusan piutang ragu-ragu di PDAM kota Surakarta
a. Evaluasi Bagian terkait
Sesuai Peraturan Menteri Keuangan republik Indonesia Nomer 31/PMK.07/2005 Tentang Tata Cara pengajuan Usul, Penelitian, dan
Penetapan Penghapusan Piutang Perusahaan Negara/Daerah dan Piutang Negara/Daerah, penerapan prosedur penghapusan piutang perusahaan milik daerah secara bersyarat berdasarkan pemisahan tugas dan fungsi yang dijalankan di PDAM kota Surakarta diperoleh hasil evaluasi sebagai berikut :
1) Dalam prosedur penghapusan terdapat beberapa bagian terkait yang berperan didalam pelaksanaan penghapusan yaitu, bagian badan pengawas internal PDAM kota surakarta, bagian pengelola administrasi keuangan PDAM kota surakarta, dan bagian panitia penghapusan.
2) Pemisahan fungsi yang ada dalam prosedur penghapusan piutang ragu-ragu di PDAM Kota Surakarta telah dipisahkan menurut fungsi kepengawasan, pengelolaan dan fungsi penghapusan dimana masing-masing dari bagian tersebut memiliki tugas dan wewenang yang berbeda-beda tetapi saling berkaitan satu dengan yang lainnya sehingga dapat dikatakan bahwa dalam proses penghapusan piutang, PDAM kota Surakarta memiliki sistem pengendalian internal yang cukup baik.
b. Evaluasi Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penghapusan piutang ragu-ragu milik PDAM kota Surakarta meliputi :
1) Surat permohonan penghapusan piutang 2) Berita acara hasil penelitian
3) Surat keputusan penghapusan
Dalam prosedur penghapusan, baik dari prosedur pengajuan usulan penghapusan oleh badan pengawas, permohonan penghapusan dari bagian administrasi keuangan, hingga proses penghapusannya semua dokumen dan surat-surat yang diperlukan selalu diotorisasi oleh pihak berwenang. Masing-masing surat dan dokumen tersebut diotorisasi oleh kepala bagian yang bersangkutan dan menggunakan nomor urut surat, sehingga meminimalisir kemungkinan adanya penyalahgunaan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, bahkan setiap dokumen selalu dibuat rangkap sebagai arsip bagi masing-masing instansi atau bagian yang mengeluarkannya.
c. Kesesuaian prosedur pelaksanaan penghapusan piutang ragu-ragu di PDAM Kota Surakarta dengan prosedur dalam Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomer 31/PMK.07/2005.
Tabel 3.1
Perbandingan kesessuaian prosedur pelaksanaan penghapusan piutang ragu-ragu PDAM kota Surakarta dengan PMK No 31/PMK.07/2005
NO PMK No.31/PMK.07/2005 PDAM Kota Surakarta Ket
1
Direksi dapat mengusulkan penghapusan piutang perusahaan sampai dengan Rp.5.000.000.000,- kepada Gubernur/ Bupati/ Walikota dengan tembusan Kepala Kantor Wilayah Direktorat. (pasal 20)
Direksi PDAM mengusulkan penghapusan piutang sebesar Rp.4.050.468.980 kepada Walikota dengan tembusan Kepala Kantor Wilayah.
Sesuai
2
Usul penghapusan piutang sebagaimana dimaksud pasal 20, disampaikan secara tertulis dan dilampiri dengan daftar normatif penanggung utang . (pasal 21)
Usul penghapusan piutang disampaikan secara tertulis lengkap dengan daftar norminatif penanggung utang sebagai lampiran.
Sesuai
3
Gubernur/ Bupati/ Walikota menyetujui penghapusan setelah mendapat pertimbangan dari Kepala Kantor Wilayah. (pasal 6 ayat 1)
Walikota menyetujui
penghapusan setelah mendapat pertimbangan dari Kantor Inspektorat Surakarta.
Sesuai
4
Adanya pembentukan panitia
penghapusan piutang dengan anggota yang terdiri dari unsur-unsur teknis terkait.
Bidang Administrasi Keuangan PDAM sebagai koordinator penghapusan piutang membentuk panitia penghapusan.
Sesuai
5
Tugas Panitia Penghapusan adalah melakukan penelitian terhadap piutang yang akan dihapuskan untuk memastikan kesesuaian dan kebenaran data.
Panitia Penghapusan mengadakan rapat untuk selanjutnya melakukan penelitian terhadap data-data piutang yang akan dihapuskan untuk memastikan kevalidan data.
Sesuai
6
Hasil penelitian tersebut dituangkan dalam berita acara dengan
melampirkan data-data akurat yang dipandang perlu
Hasil penelitian panitia
penghapusan dituangkan dalam berita acara lengkap dengan data-data pendung, selanjutnya data terakhir dari proses penelitian dianggap sebagai acuan nominal penghapusan piutang.
Prosedur pelaksanaan penghapusan piutang ragu-ragu PDAM Kota Surakarta sudah sesuai dengan peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomer 31/PMK.07/2005 Tentang Tata Cara pengajuan Usul, Penelitian, dan Penetapan Penghapusan Piutang Perusahaan Negara/Daerah dan Piutang Negara/Daerah. Baik dari prosedur pelaksanaannya, dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang digunakan pada setiap bagian mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, termasuk pada pemisahan fungsi pada bagian masing-masing bagian sudah sesuai dengan apa yang tertuang dalam peraturan menteri.
B. Temuan
Dalam prosedur penghapusan piutang ragu-ragu milik PDAM Kota Surakarta telah memiliki pemisahan fungsi, baik fungsi penghapusan, fungsi koordinasi maupun fungsi eksekusi. Seluruh dokumen yang digunakan dalam proses penghapusan piutang telah mendapat otorisasi dari pihak-pihak yang berwenang pada masing-masing bagian dalam prosedur, sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan.
Berkebalikan dengan kelebihan, dalam prosedur penghapusan piutang ragu-ragu milik PDAM Kota Surakarta juga memiliki kelemahan, yaitu adanya temuan bahwa pelaksanaan penghapusan piutang yang tidak dilakukan secara berkala setiap satu periode, dalam pelaksanaannya sejak PDAM Kota Surakarta berdiri, perusahaan tercatat baru dua kali melakukan penghapusan, yaitu pada tahun 2013 dan 2015.
Berdasarkan Nota Dinas Direksi PDAM pada 24 September 2013 nomer 956/1725/PAM perihal permohonan pengesahan atas Keputusan Direksi perusahaan Daerah Air Minum Kota Surakarta Nomor : 956/1721 tanggal 23 Desember 2013 tentang penghapusan Piutang Usaha Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surakarta atas Rekening Air Minum, Rekening Non Air dan Rekening Air Limbah secara bersyarat (hapus buku tidak hapus tagih) yang telah mendapat persetujuan Bada pengawas Perusahaan Daerah Air Minum kota Surakarta Nomor : 956/005/BP/2013 senilai Rp. 3.002.514.945,-dengan rincian :
Tabel 3.2
Rincian Piutang ragu-ragu yang dihapus pada tahun 2013
No Uraian Jumlah (Rp) Keterangan
1. Piutang Ragu-Ragu Rekening Air (tahun 1983-2007)
1.002.300.395,- Umur lebih dari 2 tahun telah dilakukan
pemutusan (tidak aktif)
2. Piutang Ragu-Ragu Rekening Non Air (tahun 1983-2007)
11.484.550,- Umur lebih dari dua tahun dilakukan pemutusan (tidak aktif)
3. Piutang Ragu-Ragu rekening Air Limbah (tahun 2003-2007)
1.988.730.000,- Umur lebih dari dua tahun
Jumlah 3.002.514.945,-
Tidak jauh berbeda dengan tahun 2013, pada tahun 2015 perusahaan kembali melakukan penghapusan piutang usaha untuk tahun 2008-2010 melalui SK Direksi No.956/321/PAM sebesar Rp.4050.468.980,- dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 3.3
Rincian piutang ragu-ragu yang dihapus pada tahun 2015
No Uraian Jumlah (Rp) Keterangan
1. Piutang Ragu-Ragu Rekening Air (tahun 2008-2010)
2.988.808.980,- Umur lebih dari 2 tahun telah dilakukan
pemutusan (tidak aktif)
2. Piutang Ragu-Ragu Rekening Non Air (tahu 2008-2010)
11.360.000,- Umur lebih dari dua tahun dilakukan pemutusan (tidak aktif)
3. Piutang Ragu-Ragu Non Air 1.495.000,- Umur lebih dari dua tahun
4. Piutang Ragu-Ragu Rekening limbah cair
1.048.805.000,- Umur lebih dari dua tahun
Jumlah 4.050.46.980,-
Sebagaimana pencatatan penghapusan yang dimaksud dalam ketentuan Peraturan Menteri Negara Otonomi Daerah Nomor : 8 tahun 2000 tentang Pedoman Akuntansi PDAM, maka sistem penghapusan piutangnya adalah dengan mengeluarkan piutang yang dihapus dari Neraca perusahaan dan selanjutnya perusahaan masih memiliki hak tagih, dan realisasi penagihan menjadi penerimaan lain-lain.
