5
DASAR TEORI
2.1 Konsep dan Definisi Konsep 2.1.1 Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto,2005 dalam Ghozali M. Solekhudin “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Ghozali,2016:136).
Menurut The UK Academy for Information Systems dalam buku Manajemen Kearsipan Elektronik “Sistem informasi adalah sarana yang digunakan individu dan organisasi dalam menggunakan teknologi informasi, mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi” (Rasto,2015:111).
2.1.2 Arsip
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang kearsipan dalam buku Manajemen Kearsipan Elektronik “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, berbangsa dan bernegara” (Sugiarto,2014:23).
2.2 Uraian Konsep 2.2.1 Kearsipan
Berdasarkan pengertian tentang arsip diatas dapat disimpulkan yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, media komputer, kertas photocopy dan lain-lainnya. Arsip diklasifikasikan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi organisasi pemerintah maupun swasta.
Semakin berkembangnya suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada. Dalam organisasi berkas-berkas tersebut dikenal sebagai dokumen/arsip. Perkembangan arsip akan sebanding dengan pertambahan jumlah pekerjaan tulis-menulis yang terjadi di kantor. Pengelolaan arsip dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan (Indonesia, 2009) :
1. Andal; pengelolaan arsip harus dapat diandalkan oleh lembaga atau organisasi.
2. Sistematis; sistem pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip secara sistematis. Pelaksanaan penciptaan sampai dengan penyusutan arsip harus tersistematisasi melalui desain dan pengoprasian sistem pengelolaan arsip dan sistem kerja.
3. Utuh; sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan control seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak. 4. Menyeluruh; sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari
berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip.
5. Sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria; sistem pelaksanaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standae, prosedur, dan kriteria teknis.
Arsip adalah hal sudah tidak asing bagi kalangan kantor, akan tetapi mengolah arsip haruslah dilakukan dengan tepat mengingat keberadaan arsip dalam suatu kantor memiliki peran yang penting untuk kegiatan sehari-hari. Untuk mengelola dokumen/arsip yang ada pada suatu kantor diperlukan suatu metode / cara pengelolaan arsip yang tepat, yang sering dikenal dengan tata kearsipan (records management) dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Manajemen Kearsipan. Sugiarto dalam bukunya yang berjudul Manajemen
Kearsipan Elektronik mendefinisikan manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati.
Ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC. POAC yang dimaksud adalah Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Yang pertama adalah Planning (perencanaan) merupakan aspek yang penting dalam melaksanakan suatu kegiatan. Aspek perencanaan di bidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar perlu diciptakan, alat dan media yang akan digunakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa, kapan, dan bagaimana arsip perlu dimusnahkan dan juga dilestarikan. Yang kedua adalah Organizing (pengorganisasian) merupakan aspek tindak lanjut dari sebuah perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah konkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apapun. Yang ketiga adalah Actuating (pelaksanaan), yaitu meliputi melaksanakan langkah pengelolaan arsip sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau pelestarian termasuk didalamnya masalah pemeliharaan arsip, melalui pengawasan yang cermat serta terarah. Yang terakhir adalah Controlling yang meliputi pengawasan dari semua komponen dari manajemen kearsipan, sehingga manajemen kearsipan benar-benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standar serta efektifitas dan efisien. Keberhasilan ataupun kegagalan suatu manajemen kearsipan harus dapat dilihat dalam aspek ini, sehingga dari
kegiatan ini akan diperoleh suatu evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip.
Selain aspek POAC, ruang lingkup manajemen kearsipan juga meliputi program pembinaan pegawai/petugas penata arsip. Maksud dari program tersebut adalah untuk menanamkan sifat cinta dokumen, berpikir luas dan maju sehingga benar-benar tertarik akan kepentingan pengelolaan dokumen sebagai nafas organisasi. Syarat umum yang harus dimiliki oleh seorang petugas kearsipan adalah memiliki ketelitian dan kerapian, dapat menyimpan rahasia, tekun, dan disiplin.
Jadi berdasarkan uraian diatas dapat dipahami bahwa manajemen kearsipan merupakan suatu upaya pengelolaan arsip atau dokumen sejak suatu dokumen tercipta sampai dokumen tersebut dimusnahkan. Penemuan kembali arsip dengan cepat, tepat dan lengkap menjadi tujuan utama dari manajemen kearsipan (Sugiarto,2014:23-28).
2.2.2 Arsip Konvensional
Pada konsep dan definisi konsep telah dijelaskan apa itu sistem informasi dan arsip. Menurut Agus Sugiarto dijelaskan bahwa tujuan utama dari manajemen kearsipan adalah penemuan kembali arsip dengan cepat, tepat dan lengkap. Konsep pengelolaan arsip secara konvensional pada dasarnya akan digunakan sebagai rujukan dan pedoman untuk kedepannya membuat sistem pengelolaan arsip secara elektronik. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam manajemen kearsipan adalah pemahaman tentang bagaimana sistem kearsipan yang baik, bagaimana prosedur sistem pengorganisasian penyimpanan arsip, bagaimana prosedur
pencatatan surat/dokumen, bagaimana prosedur penyimpanan, bagaimana menentukan nama dokumen (mengindeks), bagaimana sistem penyimpanan, bagaimana pemilihan peralatan kearsipan, bagaimana mengendalikan arsip bagaimana pemeliharaan arsip serta bagaimana penyusutan arsip dilakukan. Hal-hal tersebut merupakan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan dalam manajemen kearsipan. Dan untuk menjadikan pengelolaan arsip secara konvensional menjadi secara elektronik faktor-faktor tersebut haruslah sudah dapat dikendalikan dengan baik oleh suatu perusahaan maupun organisasi (Sugiarto,2014:39-82).
2.2.3 Arsip Elektronik
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi melalui manajemen kearsipan elektronik merupakan salah satu peluang untuk mewujudkan keunggulan organisasi melalui pelayanan kantor yang baik kepada semua pemangku kepentingan dalam suatu organisasi. Berbagai kemudahan dan manfaat akan diperoleh dari penerapan manajemen kearsipan elektronik. Namun disamping memperoleh berbagai kemudahan dan manfaat ada beberapa kelemahan juga yang harus disadari. Sebelum memutuskan untuk mengelola dokumen/arsip secara elektronik perlu diadakannya suatu pertimbangan dalam beberapa hal seperti media penyimpanan, perangkat yang akan digunakan, pertimbangan akan keamanan dokumen/arsip yang akan dikelola tentunya pengelolaan dokumen/arsip secara konvensional haruslah sudah berjalan dengan baik dan benar. Pada pembahasan sebelumnya telah disebutkan faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi keberhasilan dalam manajemen arsip secara konvensional,
jika faktor-faktor tersebut sudah dikendalikan dengan baik mudah bagi sebuah perusahaan atau organisasi mengupgrade pengelolaan dokumen arsip dari yang semula secara konvensional menjadi secara elektronik. Pada dasarnya arsip elektronik merupakan informasi yang direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital. National Archive and Record
Administration (NARA) USA mendefinisikan arsip elektronik merupakan
arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Arsip elektronik memiliki daur hidup mulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, pengolahan (manipulasi), pendistribusian, dan penyusutan. Hal utama yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip atau informasi. Beberapa keuntungan pengelolaan arsip elektronik dibandingkan dengan arsip secara konvensional :
1. Proses penemuan dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Cepat berarti membutuhkan sedikit waktu. Sedangkan lengkap berarti semua yang diperlukan dapat terlayani dan tidak ada yang terlewatkan.
2. Pendistribusian atau akses informasi dapat dilakukan dengan cepat, dalam waktu yang sama dapat digunakan oleh banyak pihak.
3. Penyimpanan informasi dapat dilakukan secara terpusat, sehingga tidak terjadi duplikasi informasi.
5. Dapat menghemat kertas (paperless), tempat penyimpanan, dan ruangan karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
Disamping mendapatkan keuntungan dengan penggunaan arsip elektronik, terdapat pula beberapa kerugian atau kelemahan. Kelemahan dalam penggunaan arsip secara elektronik harus disadari oleh pengelola. Adapun beberapa kelemahan dalam penggunaan arsip secara elektronik yaitu :
1. Biaya pengadaan alat dan sistem yang relatif tinggi. Namun demikian besarnya biaya yang digunakan untuk pengadaan alat-alat elektronik jangan dianggap sebagai beban, melainkan sebagai suatu investasi, dimana suatu saat akan lebih menguntungkan.
2. Kemungkinan dilakukan perubahan informasi atau manipulasi informasi.
3. Ketergantungan terhadap perangkat lunak dan keras yang berkembang pesat. Semakin cepatnya inovasi dan kemajuan teknologi, membuat media atau alat yang kita miliki cepat usang dan ketinggalan jaman. 4. Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.
(Sugiarto,2014:83-97) 2.2.4 Perancangan Sistem
Dalam membangun aplikasi berbasis web sistem informasi pengelolaan arsip surat keputusan ini memerlukan beberapa tahapan-tahapan yaitu 1) analisa kebutuhan sistem; 2) model sistem; 3) Bahasa Pemrograman (coding). 1. Tahap Analisa Kebutuhan Sistem
Dalam membuat sebuah sistem langkah awal yang harus dilakukan adalah mempelajari sistem yang sedang berjalan pada sebuah perusahaan atau organisasi dimana user bekerja hingga segala permasalahan yang dihadapi. Tujuan dari analisa kebutuhan sistem adalah untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut. Hal-hal yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan diatas yaitu pertama mengumpulkan data awal, menyusun dan mengklasifikasi data awal, dan terakhir menginterpretasikan serta mengevaluasi data awal. Data awal yang dimaksud disini adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan pada perusahaan (Sutabri, 2004).
2. Model Sistem
a. Bagan Alir (Flowchart)
Menurut Jogiyanto dalam jurnal Ghozali (2016) dijelaskan definisi dari bagan alir yaitu bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) yang berjalan dalam program atau prosedur sistem secara logika. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa flowchart adalah bagan yang memiliki alir/alur untuk menjelaskan langkah-langkah dalam menyelesaikan suatu permasalahan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Adapun simbol – simbol flowchart sebagai berikut.
Tabel 2. 1 Simbol Flowchart
Simbol Keterangan
Simbol proses (komputerisasi)
Simbol dokumen
Arus dokumen/ pemrosesan
Input data menggunakan online
keyboard
Simbol arsip
Simbol penghubung (connector)
Berfungsi untuk membuat keputusan
Terminal, menunjukkan awal dan akhir dari bagan alir dokumen
b. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jogiyanto dalam jurnal Ghozali (2016) dijelaskan bahwa DFD merupakan diagram yang sering digunakan oleh peneliti dalam metodologi penelitian secara terstruktur (structured analysis and design). DFD digambarkan dengan menggunakan notasi – notasi yang berupa lingkaran proses, anak panah untuk menjelaskan arus data dan data dalam sebuah sistem.
Keuntungan dari penggunaan DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang lebih rendah. Sedangkan kekurangan DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan, proses keputusan dan proses perhitungan. Simbol atau lambang yang digunakan
dalam membuat data flow diagram (DFD) ada 4 (empat), yaitu sebagai berikut (Sutabri,2004) :
Tabel 2. 2 Simbol Data Flow Diagram
Simbol Keterangan
External Entity.
Simbol digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.
Proses.
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data Data Flow.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan .
Data Store.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsip.
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Supardi dalam Lestari (2016) Entity Relationship Diagram adalah kumpulan konsep yang menguraikan struktur basis data dan suatu hubungan timbal-balik dan proses pembaruan pada basis data. Tujuan utamanya untuk mengembangkan suatu teknik hubungan tingkat tinggi dengan perancangan basis data. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar muka. Dengan ERD, model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan.
3. Bahasa Pemrograman a. PHP
Menurut Nugroho (2004) dalam jurnal Ghozali (2016) PHP (Hypertext Preprocessor) didefinisikan sebagai bahasa pemrograman yang berbentuk scripting, sistem kerja dari pemrograman ini adalah sebagai interpreter bukan sebagai compiler.
Dalam Lestari (2016) juga dijelaskan salah satu keunggulan yang dimiliki PHP adalah kemampuannya untuk melakukan koneksi ke berbagai macam software sistem manajemen basis data atau Database Management Sistem (DBMS), sehingga dapat menciptakan suatu halaman web dinamis. PHP mempunyai koneksitas yang baik dengan beberapa DBMS seperti Oracle, Sysbase, mSQL, MySQL, Microsoft SQL server, Solid, PostgreSQL, Ababas, FilePro, Velocis, dBase, Unix bdm dan tidak terkecuali database ber-interface ODBC (Sidik, 2014). b. MySQL
Dalam Lestari (2016) dijelaskan MySQL merupakan software database yang termasuk paling populer di lingkungan Linux, kepopuleran ini karena ditunjang performansi query dari databasenya yang saat itu bisa dikatakan paling cepat, dan jarang bermasalah. MySQL telah tersedia juga dilingkungan Windows (Sidik, 2014).
Beberapa keunggulan dari MySQL adalah sebagai berikut :
a) Lebih murah, MySQL bersifat open source dan didistribusikan dengan gratis tanpa biaya untuk NIX platform, OS/2, dan Windows platform.
b) Handal, cepat dan mudah dalam penggunaannya. MySQL lebih cepat tiga sampai empat kali daripada database server komersial yang beredar saat ini, mudah diatur dan tidak memerlukan seseorang yang ahli untuk mengatur administrasi pemasangan MySQL. c) Melekatnya Integrasi PHP dengan MySQL, keterikatan antara PHP
dengan MySQL yang sama-sama software open source sangat kuat, sehingga koneksi yang terjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan menggunakan database server lainnya.
c. JavaScript
Dalam Ghozali (2016) dijelaskan bahwa JavaScript merupakan bahasa pemrograman web yang bersifat client side programing language.
Client side programing language adalah tipe bahasa pemrograman yang
pemrosesannya dilakukan oleh client. Aplikasi client yang dimaksud merujuk kepada web browser seperti google, chrome, dan mozilla firefox. Jenis bahasa pemrograman client side berbeda dengan bahasa pemrograman
server side seperti PHP, dimana untuk server side seluruh kode dijalankan
di sisi server. Untuk menjalankan javascript, kita hanya membutuhkan aplikasi text editor dan web browser. Javascript memiliki fitur: high-level
programing language, client-side, loosy tiped, dan berorientasi objek.
d. CSS (Cascading Style Sheet)
Dalam Ghozali (2016) dijelaskan bahwa CSS (Cascading Style Sheet) merupakan sebuah document yang berguna untuk melakukan pengaturan pada komponen halaman web, inti dari document ini adalah memformat halaman web standar menjadi bentuk web yang memiliki kualitas yang lebih
indah dan menarik (Nugroho, 2004). CSS dapat kita gunakan dalam mengendalikan ukuran gambar, warna teks, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi antar teks. Margin kiri, kanan, atas, bawah dan parameter lainnya. Dengan adanya CSS memungkinkan kita untuk menampilkan halaman yang sama dengan format yang berbeda. e. XAMPP
Dalam Lestari (2016) dijelaskan XAMPP merupakan paket web
server PHP dan database MySQL yang paling populer di kalangan
pengembang web dengan menggunakan PHP dan MySQL sebagai databasenya (Sidik, 2014). Bagian penting XAMPP yang digunakan pada umumnya :
a) XAMPP Control Panel Application berfungsi mengelola layanan (service) XAMPP. Seperti mengaktifkan layanan (start) dan menghentikan (stop) layanan.
b) Htdocs yaitu folder tempat meletakkan berkas-berkas yang akan dijalankan. Di Windows folder ini berada di C:/xampp.
