2
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Perancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem informasi atau sering disebut dengan program design, merupakan bagian dari fase design pada SDLC. Perancangan sistem berguna untuk menganalisa dalam menentukan program apa yang akan ditulis, membuat instruksi-instruksi untuk programmer tentang bagaimana kode program seharusnya ditulis serta mengidentifikasi tentang bagaimana bagian-bagian dari kode akan digabungkan bersama dalam membuat sebuah program. “The application logic for a system will be expressed in programs that will be written during construction of the new system. Program design is the part of the design phase of the SDLC during which analysts determine what programs will be written, create instructions for the programmers about how the code should be written,
and identify how the pieces of code will fit together to form a program.” (Alan Denis, Barbara Haley Wixom, dan Roberta M. Roth, 2012:260)
2.1.1
Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri kata sistem dan informasi. Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan mempunyai batasan yang jelas dan mempunyai banyak tujuan “… set of interrelated components, with a clearly defined boundary, working together to achieve a common set of objectives” (George M. Marakas dan James A. O’Brien, 2013:3). Sebuah sistem harus mempunyai tujuan-tujuan dan juga harus mempunyai komponen-komponen yang saling berhubungan. Dengan menilik pada definisi di atas, suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem yang lain ataupun juga dapat menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Sistem mempunyai 3 fungsi dasar yaitu : 1. Input, melibatkan tentang penerimaan dan penggabungan elemen-elemen yang akan
diproses dalam sebuah sistem.
5. Processing, melibatkan tentang proses transformasi yang merubah input menjadi
output.
6. Output, melibatkan pendistribusian elemen-elemen yang telah dihasilkan melalui proses transformasi kepada tujuan.
Data dan informasi merupakan hal yang saling berhubungan, sama halnya komponen-komponen dan sistem. Data merupakan materi mentah yang diproses sehingga menjadi sebuah produk yang bernama informasi. Informasi merupakan data yang ditempatkan dalam konteks yang sangat berguna bagi end user ”Then we can define
information as data that have been converted into a meaningful and useful context for specific end users.” (George M. Marakas dan James A. O’Brien, 2013:32).
Menilik dari definsi sistem dan definisi informasi, maka pengertian sistem informasi yakni adalah suatu kumpulan dari orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarluaskan informasi dalam sebuah organisasi atau sebuah sistem yang menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya dalam menjadi sebuah informasi sebagai output “… is a system that accepts data resources as input and process them into information products as output.” (George M. Marakas dan James A. O’Brien, 2013:28). Informasi dapat memberikan nilai tambah atau pengetahuan lebih bagi yang menggunakannya. Seringkali dinyatakan informasi sebagai hasil pemrosesan data. Prosesnya sendiri dapat berupa peringkasan, penyajian ke bentuk grafik, ataupun yang lain dengan tujuan untuk memudahkan interpretasi manusia
2.1.2
Komponen Sistem Informasi
Konsep mengenai sistem dapat diadaptasi ke dalam konsep sistem informasi. Komponen sistem informasi sama halnya dengan komponen sistem yakni meliputi 2 (dua) komponen, yakni komponen resources atau sumber daya dan komponen activities atau pekerjaan. Berikut adalah komponen sistem informasi menurut George M. Marakas dan James A. O’Brien :
1. People resources, yakni end users dan spesialis sistem informasi. Hardware resources,
terdiri dari mesin-mesin dan media. Software resources, terdiri dari program-program dan prosedur-prosedur. Data resources, terdiri dari data dan landasan pengetahuan. Dan network resources terdiri dari media komunikasi dan jaringan.
2. Data resources ditransofmrasikan dengan cara melakukan pekerjaan pemrosesean informasi menjadi produk informasi untuk end user.
Pemrosesan informasi terdiri dari input, pemrosesan, output, storage dan control.
2.2
DFD (DATA FLOW DIAGRAM)
Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Data Alir Diagram (DAD), merupakan teknologi yang dapat menggambarkan proses bisnis dan data yang sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
Meskipun nama DFD menyiratkan fokus pada data, namun bukan itu maksudnya. Fokusnya adalah menekankan pada proses atau kegiatan yang dilakukan. Pemodelan data menyajikan bagaimana data dibuat dan digunakan oleh proses yang mengatur. Proses pemodelan dan menggambarkan DFD adalah salah satu keterampilan yang paling penting
Ada 4 simbol dalam bahasa DFD, yaitu Proces, Data Flows, Data Stores, dan External Entities. Masinng-masing diwakili oleh symbol grafis yang berbeda. Ada 2 model yang umum digunakan, satu set dikembangkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson, dan yang lainya dikembangkan oleh Tom DeMarco dan Ed Yourdon 2. Meskipun keduanya memiliki symbol yang berbeda, tapi kedua model tersebut bisa diterima dan beberapa organisasi mengembangkan proses bisnis mereka dengan menggunakan model symbol dari Gane dan Sarson, ataupun DeMarco dan Yourdon.
Data Flow Diagram Element
Every data flow has a name a description one or more connections to a process
at least one input data flow Every data store has
a number a name a description one or more input data flows one or more output data flows
Every external entity has
a name a description Every process has
a number a name a description at least one input data flow
Label (name) Type (flow) Description Alias (another name) Composition (description of data elements) Notes Label (name) Type (store) Description Alias (another name) Composition (description of data elements) Notes Label (name) Type (entity) Description Alias (another name) Entity description Notes
Label (name) Type (process) Description (what is it) Process number Process description Notes Typical Computer-Aided Software Engineering Fields
Gane and Sarson Symbol
1
Name
Name
Name
De Marco and Yourdon Symbol Name Name Name Name Name
Gambar 2.1 Simbol Data Flow Diagram
2.2.1
Process
Proses adalah kegiatan atau fungsi yang dilakukan untuk beberapa spesifik alasan dalam proses bisnis. Proses dapat berbentuk manual ataupun sudah terkomputerisasi. Setiap proses harus di beri nama dimulai dengan kata kerja dan berakhir dengan kata benda, contohnya “Menentukan jumlah permintaan”. Pemberian nama harus padat, namun berisi informasi yang cukup sehingga pembaca dapat dengan mudah memahaminya. Secara
umum, setiap proses hanya melakukan satu kegiatan, sehingga sebagian besar analisis sistem menghindari penggunaan kata “dan” dalam sebuah proses, karena menunjukkan bila proses tersebut dapat melakukan beberapa kegiatan. Selain itu setiap proses harus memiliki minimal satu input data yang mengalir dan setidaknya satu output data flow.
2.2.2
Data Flow
Data Flow adalah satu bagian dari data (elemen data) atau kumpulan logis dari beberapa potongan informasi. Setiap aliran data harus diberi nama dengan kata benda. Deskripsi aliran data tentunya mengandung aliran data elemen.
Data Flow menghubungkan setiap proses. Salah satu ujung pada setiap aliran data memiliki input dan output ke suatu proses, dengan panah menunjukkan arah inputan atau outputan dari proses. Arus data menunjukkan apa yang menjadi inputan ke setiap proses dan output pada suatu aliran data, karena jika tidak ada output proses tidak melakukan apa-apa.
2.2.3
Data Store
Data Store merupakan kumpulan data yang disimpan dalam beberapa cara (ditentukan saat membuat model fisik). Setiap menyimpan data menggunakan nama dengan kata benda dan diberikan sebuah nomor identifikasi dan deskripsi.
Data Flow yang keluar dari data stores menunjukkan bahwa informasi diambil dari data store. Semua data store harus memiliki aliran data setidaknya satu inputan kecuali mereka diciptakan dan dipelihara oleh sistem informasi lain.
2.2.4
External Entity
External Entity dapat menggambarkan orang, organisasi, divisi atau sistem yang berada di luar sistem. Entitas Eksternal biasanya berhubungan dengan actor utama yang diidentifikasi dalam kasus penggunaan. Memperpanjang entitas memberikan data ke sistem atau menerima data dari sistem, dan berfungsi untuk menetapkan batas-batas sistem. Setiap entitas eksternal memiliki nama dan deskripsi. Pelaku-pelaku yang menggunakan informasi dari sistem untuk melakukan proses lain atau yang memutuskan informasi apa yang masuk ke sistem di dokumentasikan sebagai entitas eksternal
2.2.5
Context Diagram
Gambaran pertama dari sebuah Data Flow Diagram (DFD) adalah Context Diagram. Setiap proses bisnis model yang baik berupa manual ataupun sistem
terkomputerisasi merupakan gambaran dari suatu Context Diagram. Setiap proses bisnis memiliki satu Context Diagram.
2.2.6
Level 0
Level 0 diagram menunjukkan semua proses pada tingkatan pertama penomoran, menyimpan data, entitas eksternal dan aliran data di antara mereka. Tujuan dari level 0 DFD adalah untuk menunjukkan semua proses level tertinggi pada suatu sistem, serta bagaimana proses tersebut saling berhubungan. Semua model proses bisnis memiliki hanya satu Level 0 DFD.
2.2.7
Level 1
Dengan metode yang sama bahwa diagram konteks sengaja menyembunyikan beberapa kompleksitas sistem, demikian juga Level 0 DFD. Level 0 hanya menunjukkan bagaimana proses level utama dalam sistem berinteraksi. Setiap proses pada Level 0 dapat di dekompisisi atau di jabarkan menjadi DFD yang lebih eksplisit, yang disebut juga sebagai Level 1 atau diagram Level 1 DFD. Diagram ini menunjukkan bagaimana suatu sistem beroprasi lebih terperinci.
2.3
ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD atau Entity Relationship Diagram menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan dan digunakan oleh sistem. Seorang analis dapat membaca ERD untuk menemukan potongan-potongan informasi dalam sebuah sistem dan bagaimana mereka terorganisir dan terkait satu sama lain.
Ada 3 elemen dasar dalam bahasa pemodelan data (entitas, atribut dan relationship), yang masing-masing diwakili oleh symbol grafis yang berbeda. Tidak ada satu set symbol mendominasi penggunaan pada suatu proses bisnis industri dan tidak ada yang selalu baik dari pada yang lain.
Gambar 2.3 Simbol Data Modeling
2.3.1
Entity
Entity atau entitas merupakan blok dasat dalam pemodelan data. Dapat berupa orang, tempat, kejadian atau hal-hal mengenai data yang dikumpukan. Sebuah entitas digambarkan oleh persegi panjang, dan yang digambarkan oleh kata benda. Semua entitas memiliki nama, deskripsi singkat yang menjelaskan mengenai entitas tersebut, serta sebuah identifier yang merupakan cara dalam menemukan informasi pada suatu entitas.
2.3.2
Attribute
Atribut merupakan beberapa jenis informasi yang ditangkap pada satu entitas. Misalnya nama belakang, alamat rumah, email, dsb semua tergabung dalam atribut pelanggan. Begitu banyak atribut yang bisa digunakan sebagai keterangan untuk entitas, namun hanya atribut yang benar-benar akan digunakan oleh proses bisnis saja yang perlu diinputkan dalam pemodelan suatu atribut.
Atribut adalah kata benda yang tercantum dalam suatu entitas, biasanya suatu perusahaan jika nama entitas ditambahkan ke awal setiap atribut untuk memperjelas informasi yang
dimiliki oleh entitas. Jika tidak melakukan hal ini maka dapat menimbulkan banyak presepsi dengan beberpa entitas yang memiliki atribut yang sama
2.3.3
Relationship
Relationship atau relasi adalah asosiasi antara entitas dan mereka ditunjukkan oleh garis yang menghubungkan entitas bersama-sama. Setiap relasi memiliki entitas induk dan entitas anak. Parent menjadi entitas yang pertama dalam sebuah relasi, dan child menjadi yang kedua.
Relasi harus diberi label yang jelas dengan kata kerja aktif sehingga hubungan antara entitas dapat dipahami. Jika satu kata kerja diberikan kepada setiap relasi, maka cara membacanya dalam dua arah.
2.4
Definisi Proyek
Dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan sebagai usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara, temporer dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas.
Oxford English Dictionary Pusat Bahasa (2005). Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. ISBN 9789794071823.
Proyek merupakan kegiatan kompleks, yang membutuhkan manajemen yang efektif dan efisien. Manajemen proyek merupakan proses untuk memandu performa sebuah proyek dari awal sampai akhir “Project management is the process of guiding a project from its beginning through its performance to its closure.” (Stanley E. Portny, 2013:14)
Menurut Stanley E. Portny manajemen proyek mencakup lima proses, yakni sebagai berikut :
1. Initiating processes yaitu memulai proses dengan menjelaskan kebutuhan bisnis, menjelaskan dugaan-dugaan dan anggaran belanja secara high-level dan mengidentifikasi peserta-peserta yang bertanggung jawab dalam menjalankan proyek. 2. Planning processes yaitu merencanakan proses dengan cara menjelaskan secara detail lingkup kerja, rentang waktu proyek, struktur organisasi proyek atau resources, dan resiko proyek dengan baik, seperti merencanakan koordinasi proyek, merencanakan pekerjaan yang berkualitas dan melakukan manajemen yang baik dalam pembelian barang dan layanan pada pihak luar.
3. Executing Processes adalah proses melaksanakan proyek dengan membuat dan mengatur tim proyek atau struktur organisasi proyek, berkomunikasi dengan seluruh
peserta proyek dan mengatur peserta proyek serta melaksanakan rencana kerja atau
projects plan.
4. Monitoring and controlling processes yaitu memantau dan mengatur proses demi proses, melakukan tracking performa dan mengambil aksi yang berguna untuk membantu memastikan kesuksesan implementasi dan mendapatkan hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana proyek.
5. Closing processes yakni mengakhiri semua aktivitas atau pekerjaan dalam suatu proyek
Ruang lingkup dari proyek ini adalah ditentukan dalam kontrak anatara pemilik dan pihak pekerja. Sebagai sebuah aturan, sebuah proyek biasanya dipecah ke dalam bagian perencanaan dan implementasi. Output dari proses perencanaan adalah topologi, perhitungan pembiayaan pekerjaan, serta manajemen pekerjaan yang harus disiapkan. Tahap selanjutnya akan dilakukan oleh pihak implementasi yang kemudian akan membangun perencanaan menjadi dalam bentuk yang nyata
2.5
Definisi Perancangan
Perancangan adalah prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang dapat di implementasikan pada sistem komputer organisasi. (Sutabri, 2003:88). Perancangan adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan dan pengumpulan data untuk pengembangan sistem baru. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem yaitu pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak dan basis data yang akan digunakan. Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem yaitu DFD (Data Flow Diagram) dan juga Unified Modeling Language (UML). (Kristanto, 2004:65).
Jadi, perancangan merupakan prosedur untuk mengubah suatu spesifikasi logis menjadi sebuah disain yang dapat diimplementasikan dan dibangun secara nyata.s
2.6
Dokumentasi
Yang dimaksud dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari arsip perpustakaan dan kepustakaan. (Van
Dalam sistem ini dokumentasi akan disajikan secara elektronik, sehingga dapat memudahkan pengguna dalam mencari informasi-informasi khusus yang dapat membantu dalam kebutuhan untuk menyelesaikan suatu permasalahan.
Dokumentasi yang akan disajikan meliputi informasi mengenai hasil pekerjaan yang sudah dilaksanakan dan diselesaikan. Setiap project aka nada sekumpulan dokumentasi yang berisikan gambar/foto, konfigurasi, serta langkah-langkah dalam implementasi pekerjaan dari awal hingga akhir. Dengan adanya dokumentasi ini diharapkan dapat membantu team Maintenance dalam menangani dan menyelesaikan suatu permasalahan yang terjadi dikemudian hari. Ada kalanya team Maintenance membutuhkan informasi mengenai proyek-proyek yang sudah diselesaikan dari awal hingga akhir. Untuk menunjang kinerja team Maintenance dalam membuat keputusan dan langkah yag tepat sehingga tenggang waktu dalam menyelesaikan masalah akan lebih cepat ditangani. Sehingga tujuan dari troubleshoot ini adalah terciptanya kepuasan akan service yang telah kita berikan kepada client-client PT. SIP.
2.7
Proyek (Project)
Dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan sebagai usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara, temporer dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas.
Oxford English Dictionary Pusat Bahasa (2005). Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. ISBN 9789794071823.
Ruang lingkup dari proyek ini adalah ditentukan dalam kontrak anatara pemilik dan pihak pekerja. Sebagai sebuah aturan, sebuah proyek biasanya dipecah ke dalam bagian perencanaan dan implementasi. Output dari proses perencanaan adalah topologi, perhitungan pembiayaan pekerjaan, serta manajemen pekerjaan yang harus disiapkan. Tahap selanjutnya akan dilakukan oleh pihak implementasi yang kemudian akan membangun perencanaan menjadi dalam bentuk yang nyata.
2.8
Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data yang mendeskripsikan tentang aktifitas dari satu atau lebih organisasi data. Dalam pengembangan sebuah sistem, desain basis data sangat berperan penting. Desain basis data yang baik dapat mempengaruhi kinerja dari suatu sistem.
telah disimpan di file terpisah, basis data membuat sebuah wadah dari data-data, untuk melayani berbagai aplikasi “An integrated collection of logically related data elements. A database consolidates many records previously stored in separate files so that a common pool of data serves many applications.”( George M. Marakas dan James A. O’Brien:684)
Basis data yang populer saat ini adalah basis data relasional. Basis data relasional dapat dikembangkan dengan perangkat lunak yang disebut RBDMS (Relasional Data Base Management System). RDBMS digunakan untuk mengembangkan basis data relasional hingga melakukan pemeliharaan data yang ada di dalamnya. Beberapa contoh software
RDBMS adalah : MySQL , Oracle , SQL server, Postgre dan lain lain. Istilah penting dalam basis data relasional :
1. Relasi, dapat disebut dengan tabel yang terdiri dari baris dan kolom. 2. Atribut, merupakan kolom yang terdapat pada sebuah relasi. 3. Kardinalitas, merupakan jumlah baris dalam relasi.
4. Kunci Kandidat atau candidate key, adalah sebuah atribut atau gabungan beberapa atribut yang digunakan untuk membedakan antara satu baris dengan baris yang lain 5. Kunci Primer atau primary key, adalah kunci kandidat yang dipilih sebagai identitas
untuk membedakan satu baris dengan baris lain dalam suatu relasi.
Kunci Asing atau foreign key, adalah sebuah atribut (atau gabungan beberapa atribut) dalam suatu relasi yang merujuk kek kunci primer relasi lain
2.9
Metode Pengembangan Sistem
Langkah penyelesaian masalah di sesuaikan dengan tahapan pengembangan perangkat lunak menggunakan proses model waterfall. Sebagai paradigm kehidupan klasik, waterfall model memiliki tempat penting dalam rekayasa perangkat lunak. Bahkan paradigm ini merupakan paradigm rekayasa perangkat lunak yang paling luas dipakai dan yang paling tua.
Alasan lain penggunaan metode waterfall dalam perancangan sistem troubleshooting dan dokumentasi project ini adalah jumlah pengembangan perangkat lunak yang sangat terbatas. Disamping itu, tahapan-tahapan pada model waterfall mengambil kegiatan dasar yang digunakan dalam hampir semua pengembangan perangkat lunak, sehingga dapat lebih mudah untuk dipahami terlebih bila hanya digunakan dalam mengembangkan perangkat lunak yang tidak begitu besar dan kompleks (Sommerville, 2003)
Waterfall model merupakan salah satu model proses perangkat lunak yang mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti analisis dan definisi
persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian unit, integrasi sistem, pengujian sistem, operasi dan pemeliharaan (Sommerville, 2003).
Tahapan-tahapan utama dari waterfall model memetakkan kegiatan-kegiatan pengembangan dasar yaitu:
1. Analisis dan Definisi Persyaratan
Proses pengumpulan informasi kebutuhan sistem/perangkat lunak melalui konsultasi dengan user system. Proses ini mendefinisikan secara rinci mengenai fungsi-fungsi, batasan dan tujuan dari perangkat lunak sebagai spesifikasi sistem yang akan dibuat.
2. Perancangan Sistem Perangkat Lunak
Proses perancangan sistem ini difokuskan pada atribut struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan detail (algoritma) procedural. Yang dimaksud struktur data merupakan representasi dari hubungan logis antar elemen-elemen data individual
3. Implementasi dan Pengujian
Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Kemudian pengujian unit melibatkan verifikasi pada setiap unit program telah memenuhi kriteria dan spesifikasinya
4. Integrasi dan Pengujian Unit
Unit program/ program individual di integrasikan menjadi sebuah kesatuan sistem dan kemudian dilakukan pengujian. Dengan kata lain, pengujian ini ditunjukkan untuk menguji keterhubungan dari setiap fungsi-fungsi antar perangkat lunak untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah terpenuhi. Setelah pengujian sistem selesai dilakukan, perangkat lunak di deliver kepada pengguna
5. Operasi dan Pemeliharaan
Tahapan ini biasanya memerlukan waktu yang cukup lama. Sistem diterapkan dan digunakan. Pemeliharaan mencakup pada koreksi dari beberapa kesalahan yang tidak ditemukan pada tahapan sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.
