BAB IV METODE PERANCANGAN SISTEM

51 4.1 Pengumpulan Informasi

Metode pengumpulan informasi guna perancangan sistem informasi eksekutif menggunakan metode wawancara, referensi, pemakaian kedua metode ini diharapkan dapat memberikan informasi yang mendalam, akurat serta perbandingan hasil akhir implemetasi, adapun penjelasan pengumpulan data adalah sebagai berikut :

1. Wawancara/subject matter expert yang terdiri dari pimpinan perusahaan, pimpinan HRD, supervisor tiap divisi.

2. Referensi yaitu pengumpulan data yang bersumber dari dokumen, perusahaan

Secara garis besar, proses pengumpulan data tersebut dapat dilihat dalam diagram alur dibawah ini :

Gambar 4.1. Garis Besar Alur Pengumpulan Data Perancangan model SIE Wawancara dengan eksekutif Wawancara dng supervisor Kesimpulan hasil wawancara Referensi dokumen

perusahaan Data awal

Rancangan sistem informasi eksekutif

4.1.1 Manajemen Data

Data/database merupakan bagian utama dalam EIS. Sumber data berasal dari internal dan eksternal, dapat berbentuk hard-data dan

soft-informasi. Data internal berasal dari database perusahaan yang selanjutnya

harus di-ekstraksi (di-transformasi) menjadi database EIS, Soft informasi berasal dari eksternal dapat berupa berita, rumor, opini, prediksi, penguraian dan projeksi.

4.1.2 Data Internal

Perancangan sistem informasi eksekutif memerlukan data internal, data internal dari PT PT.Cahaya Buana Baru sebagai perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi meliputi :

Tabel 4.1 Data Internal Untuk SIE

NO JENIS INFORMASI SUMBER

INFORMASI METODE PENGUMPULAN INFORMASI 01 Rencana strategis perusahaan

Pimpinan perusahaan Focus Group Discussion 02 Perencanaan SDM Pimpinan perusahaan dan

pimpinan hrd

Focus Group Discussion 03 Job desk Supervisor dan pekerja Wawancara dan dokumen 04 Keterangan pegawai Pimpinan hrd dan

supervisor

Wawancara dan dokumen 05 Waktu kerja Supervisor dan pekerja Wawancara dan dokumen 06 Sistem monitoring saat ini Pimpinan hrd dan

supervisor

Wawancara dan dokumen 07 Promosi dan follow up

pengiriman

Pimpinan marketing Wawancara dan dokumen 08 Proses pengiriman Pimpinan operasional Wawancara dan dokumen

Dari input data internal, maka eksekutif dapat terus memantau perkembangan tiap tiap divisi di perusahaanya dalam bentuk yang lebih ringkas, serta dapat menentukan arah kebijakan yang akan diambil jika muncul permasalahan yang akan mengganggu kinerja perusahaan.

4.1.3 Data Eksternal

Data eksternal juga termasuk data yang diperhitungkan dalam pembuatan sistem informasi eksekutif di PT cahaya buana baru, data

eksternal berbeda dengan data internal karena data eksternal bersumber dari

rumor, isu, berita, opini, prediksi, penguraian dan projeksi.

Data eksternal ini biasanya Memerlukan program untuk filtering, selanjutnya dihubungkan dengan data internal untuk penggabungan tampilannya serta diterima apa adanya, data eksternal ini biasanya diambil dengan cara mendapatkan masukan dari konsumen, sehingga dapat menjadi masukan yang berharga untuk perusahaan.

4.1.4 Jenis Data

Jenis data yang diperlukan dalam karya akhir ini adalah data data yang berkaitan dengan turn over, kinerja karyawan, keluhan karyawan, keluhan pelanggan, matrix SWOT, analisa porter dan soft information yang berupa informasi mengenai pola penerapan manajemen sumber daya

manusia yang dipergunakan oleh perusahaan pesaing serta rumor rumor mengenai trend sumber daya manusia.

4.1.5 Cara Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara focus group

discussion, serta data data sekunder dari perusahaan.

4.2 Persayaratan Yang Dibutuhkan Dalam Perancangan SIE 4.2.1 Komitmen Eksekutif

Dalam perancangan sebuah sistem informasi eksekutif, hal pertama yang diperlukan adalah dukungan dan komitmen eksekutif dalam hal ini adalah direktur PT.Cahaya Buana Baru, dukungan dan komitmen amat sangat diperlukan dalam perancangan sistem informasi eksekutif karena akan mempengaruhi seberapa besar cakupan sistem informasi eksekutif.

Dukungan eksekutif dalam perencanaan pembuatan sistem informasi eksekutif dibagi menjadi tiga karakteristik :

 Kewenangan, dalam hal ini eksekutif di berikan kewenangan penuh untuk memilih pembuat sistem sampai dengan sumber daya yang akan menangani sistem informasi eksekutif

 Pengaruh, sebagai eksekutif pengaruhnya amat sangat diperlukan dalam posisi sebagai pimpinan proyek perencanaan system informasi eksekutif

sehingga diharapkan meminimalkan pengaruh dari internal perusahaan.  Sikap, memiliki pandangan sikap bahwa kemajuan teknologi merupakan

salah satu cara dalam mencapai keberhasilan perusahaan.

Jika ketiga karakteristik tersebut sudah dipenuhi maka langkah selanjutnya adalah memilih penyedia jasa pembuatan sistem informasi eksekutif berdasarkan hasil yang pernah dibuat atau bertanya langsung ke perusahaan lain yang sudah menggunakan sistem informasi eksekutif di perusahaanya, sehingga didapatkan perancangan sistem informasi eksekutif yang tepat sasaran.

4.2.2 Karyawan Sistem Informasi Eksekutif

Diperlukan karyawan khusus yang menangani kelangsungan sebuah sistem informasi eksekutif, karyawan ini sebelumnya sudah diberikan pelatihan khusus oleh pembuat system informasi eksektif, mulai dari cara memperoleh informasi sebagai input untuk sistem sampai dengan mengatasi permasalahan yang timbul jika suatu saat terjadi kesalahan pada sistem informasi eksekutif.

4.2.3 Syarat Menjadi Karyawan Sistem Informasi Eksekutif

Untuk menjadi karyawan yang menangani system informasi eksekutif maka diperlukan beberapa syarat antara lain :

1) Memiliki keinginan untuk selalu maju dan antusias dalam menangani sebuah system, serta dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan teknologi.

2) Karyawan system informasi eksekutif harus memiliki loyalitas yang tinggi kepada eksekutif namun tidak terintimidasi.

3) Mampu membuktikan kepada eksekutif bahwa sistem informasi eksekutif amat sangat membantu eksekutif dalam mengambil keputusan. 4) Mampu menerangkan detail laporan sistem informasi eksekutif kepada

eksekutif.

4.2.4 Susunan Dan Tanggung Jawab Karyawan SIE Dalam Tahap Pembuatan SIE

Karyawan Sistem informasi eksekutif juga harus berperan serta langsung dalam pembuatan SIE, sehingga tercipta komunikasi yang baik antara perusahaan dengan pihak vendor sebagai penyedia jasa pembangunan sistem informasi eksekutif

Tabel 4.2 Susunan dan Tanggung Jawab Karyawan SIE Dalam Proses Pembuatan SIE

Tingkatan karyawan Tugas/tanggung jawab

Manajer SIE  Menempatkan SIE pada tugas tugas organisasi  Mengembangkan SIE

 Membentuk staff SIE dan memotivasi  Merumuskan pekerjaan staff

 Mengalokasi sumber daya

Tingkatan karyawan Tugas/tanggung jawab

Information analyst  Menentukan kebutuhan informasi  Merancang tampilan dan navigasi  Bekerjasama dengan staff SIE yang lain  Mengembangkan prosedur updating Data Supplier  Mendefinisikan data

 Mengumpulkan data

 Mengidentifikasikan keterikatan data Technical specialist  Merancang arsitektur sistem

 Menginstalasi hardware dan software  Keamanan data

 Ekstrasi data dari database perusahaan

Konsultan  Masukan dari pengalaman SIE di perusahaan lain  Standarisasi

 Mengembangkan metode

Vendor  Informasi produk, hardware dan software  Instalasi dan pelatihan

 Membantu permasalahan teknis

4.2.5 Susunan Dan Tanggung Jawab Karyawan SIE Dalam Tahap Pemeliharaan SIE

Setelah sistem informasi eksekutif sudah selesai dibangun maka tetap perlu tahap pemeliharaan, dalam tahap ini juga diperlukan sumber daya yang memastikan sistem informasi berjalan dengan baik.

Tabel 4.3 Susunan dan Tanggung Jawab Karyawan SIE Dalam Proses Pemeliharaan

Tingkatan karyawan

Tugas/tanggung jawab

Manajer SIE  Menjamin efektivitas jalannya SIE

 Membangun komikasi dengan karyawan lainnya  Mengelola sumber daya SIE

 Mengukur efektifitas sistem  Memberi umpan balik

Tingkatan karyawan

Tugas/tanggung jawab

Information analyst

 Menjamin aliran informasi ke eksekutif  Menyesuaikan kebutuhan informasi  Meningkatkan tampilan informasi Data Supplier  Meningkatkan pemahaman data

 Meningkatkan metode penyediaan data  Antisipasi perkembangan SIE

Technical specialist

 Memelihara sistem yang reliabel  Koneksi dengan database  Merencanakan implementasi  Meningkatkan kemampuan teknis Konsultan  Melakukan demo teknologi terbaru

 Membantu perencanaan dan implementasi  Melakukan inovasi

Vendor  Informasi perubahan produk

 Negoisasi terhadap perubahan produk

4.3 Metode Perancangan

4.3.1 Menetapkan Kebutuhan Eksekutif

Sebagian besar organisasi/perusahaan dalam membangun sistem informasi eksekutif adalah dengan berlandaskan menjawab tantangan

internal maupun eksternal, beberapa perusahaan lebih spesifik dalam

membangun sistem informasi eksekutifnya, ada yang hanya fokus pada kualitas produk, penjualan atau bahkan hanya pada sumber daya manusianya saja, hal ini disesuaikan dengaan kebutuhan eksekutif masing masing perusahaan.

Untuk membangun sistem informasi eksekutif yang sesuai dengan kebutuhan eksekutif maka disusunlah beberapa pertanyaan yang nantinya akan menjadi acuan dalam pembangunan sistem informasi eksekutif.

Tabel 4.4 Kebutuhan Eksekutif Di PT.Cahaya Buana Baru

Kebutuhan penting sekali Penting Tidak penting

Mempercepat perolehan informasi  Melihat laporan divisi marketing  Melihat laporan divisi SDM  Melihat laporan divisi operasional  Melihat laporan divisi keuangan  Mempermudah bentuk laporan  Mempermudah komunikasi dengan

kepala masing masing divisi  Melihat keluhan konsumen  Melihat kekuatan pesaing 

Dari tabel diatas maka dapat di simpulkan apa saja yang sekiranya di butuhkan oleh eksekutif dalam pembangunan sistem informasi eksekutif, karena sesuai dengan landasan bahwa sistem informasi eksekutif di rancang dan dibangun guna memenuhi kebutuhan eksekutif dalam memperoleh informasi dengan interface yang mudah dipahami oleh eksekutif.

4.3.2 Metode Analisis Keterkaitan Berbagai Persyaratan

Dalam melakukan perancangan sistem informasi eksekutif ini, dilakukan analisis deskriptif kualitatif terhadap beberapa faktor yang saling berkaitan sehingga dapat menghasilkan suatu sistem informasi eksekutif yang cepat dan akurat, beberapa analisa yang berkaitan adalah sebagai berikut:

1. informasi jobdesk, yang berupa uraian jabatan/pekerjaan, informasi ini didapat dari analisis jabatan/pekerjaan

2. informasi sistem penyampaian informasi/laporan, informasi ini didapat berdasarkan uraian

4.3.3 Metode Peninjauan Ulang

Peninjauan ulang dilakukan dengan menganalisa kembali informasi atau dokumen dokumen pada tahap desain dan pengembangan yang digunakan dalam rancang bangun sistem informasi eksekutif ini agar sesuai dengan kebutuhan rancangan sehingga dapat terpenuhi kesesuaian hasil rancangan.

4.3.4 Metode Verifikasi

Verifikasi dilakukan dengan mengavaluasi terhadap sistem informasi yang diterapkan saat ini bersama sama subject matter expert atau dilakukan diskusi kembali dengan eksekutif perusahaan, teknik yang digunankan dalam evaluasi ini adalah menggunakan teknik ”Problem Identification and

Corrective Action”

Setelah dilakukan evaluasi terhadap sistem yang diterapkan saat ini maka diadakan peninjauan ulang terhadap sistem informasi eksekutif yang sudah dirancang untuk memastikan bahwa sistem informasi eksekutif yang

telah dirancang ini merupakan ”corrective action” terhadap sistem yang diterapkan saat ini.

4.4 Proses Perancangan

4.4.1 Usulan Proses Perancangan Sistem Informasi Eksekutif

Proses perancangan sistem informasi eksekutif pada PT cahaya buana baru berdasarkan kebutuhan dapat dilihat pada gambar 4.2

Gambar 4.2. Alur Proses Perancangan Sistem Informasi Eksekutif

4.4.2 Perancangan Layar Sistem Informasi Eksekutif

Setelah mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan oleh eksekutif, maka hal berikutnya yang harus dilakukan adalah dengan mengajukan desain rancangan layar sistem informasi eksekutif kepada

Mulai

Pengembangan bisnis perusahaan Permasalahan yang dihadapi

perusahaan

Rancangan Sistem Informasi Eksekutif

Keputusan eksekutif SDM

eksekutif sehingga didapatkan desain yang sesuai dan mudah dimengerti oleh eksekutif.

Desain perancangan layar sistem informasi yang diajukan harus memenuhi kriteria seperti dalam tabel 4.5

Tabel 4.5 Kriteria Perancangan Layar Executive User  Warna yang disesuaikan dengan eksekutif

 Font yang mudah dibaca

 Grafik yang mudah dimengerti oleh eksekutif

Executive preference  Desain isi disesuaikan dengan kebutuhan eksekutif, apakah lebih banyak teks daripada grafik atau sebaliknya.

Sequence  Desain yang diajukan harus berurutan sehingga eksekutif dapat mengetahui alur navigasi dari tiap rancangan layar culture  Desain yang dibuat disesuaikan dengan bisnis organisasi /

perusahaan sehingga didapatkan pola desain yang sesuai dengan perusahaan

4.4.3 Perancangan Kebutuhan Hardware, Software serta Jaringan

Sistem informasi merupakan sistem yang terdiri dari beberapa komponen pendukung seperti : hardware, software, data base serta jaringan, hal tersebut juga diperlukan dalam pembangunan sistem informasi eksekutif karena mengikuti tren sistem informasi yang terintegritas dalam hal lalu lintas data.

4.4.3.1 Perancangan Kebutuhan Hardware

Kebutuhan hardware dalam pembangun Sistem informasi eksekutif meliputi komputer yang akan menjadi server serta komputer yang akan menjadi klient

Tabel 4.6 Kebutuhan Hardware Server dan Client

Server Client

HP ProLiant ML110G6-667 Rakitan

– Xeon X3430 – intel core i3

– Motherboard Asus – Motherboard DFI chipset nForce4 SLI X16

– 4 GB ECC DDR 3 – 1 GB DDR 3

– 1 TB SATA2 Hard Drive, RAID 0 – 300 GB SATA2 Hard Drive

– Integrated VGA – Geforce 6200

– Monitor HP 15” – Samsung SyncMaster 711T

– DVD+RW Writer – DVD-ROM Drive

– 10/100 Ethernet Card – 10/100 Ethernet Card – Memory Card Reader – Disk Drive

– Biometric Identification (Fingerprint) – USB Cable Extension 1 meter – HP 250 GB Tape Drive – 2.1 Logitech Speaker System – Three Year Extended Warranty – One Year Limited Warranty

4.4.3.2 Perancangan Kebutuhan Software

Tabel 4.7 Kebutuhan Software Server Proxy Server

Operating System : Novell Enterprise Edition Firewall : iptables + FireStarter File Connectivity : Samba

Enkripsi : PGP

Spam Killer : Spam Assassin Monitoring : MRTG + Big Brother

File and Print Server

Operating System : Microsoft Windows Vista Server Edition

Virtualization : Xen

Firewall : Zone Alarm

Antispyware : Ad-Aware dan Search&Destroy Antivirus : Kaspersky Anti-Virus 9.0

Enkripsi : PGP

Tabel 4.8 Kebutuhan Software Client PC client

Operating System : Microsoft Windows Vista Business Edition Office Productivity : microsoft office 2007

Browser + E-mail Client : Mozilla + push mail

Firewall : ZoneAlarm

Antispyware : Ad-Aware dan Search&Destroy Antivirus : Kaspersky Anti-Virus 9.0

Enkripsi : PGP

PDF : Adobe Acrobat Reader

Sistem informasi eksekutif : Customize sesuai dengan kebutuhan

Selain hardware maka diperlukan juga software pendukung lainnya, sehingga dalam sebuah komputer tidak hanya berisi sebuah sistem informasi eksekutif

4.4.3.3 Perancangan Sistem Jaringan

Jaringan komputer diperlukan agar komputer komputer yang mendukung sistem informasi eksekutif dapat terkoneksi sehingga dapat berkomunikasi, komunikasi antar komputer ini diperlukan sebagai input sisitem informasi eksekutif yang real time, sehingga diharapkan informasi yang diterima eksekutif adalah informasi yang selalu update.

4.5 Metoda Analisa Hasil Perancangan

Dalam metoda analisa hasil perancangan digunakan dua buah metoda, yaitu metoda validasi dan metoda analisis peluang.

4.5.1 Metoda Validasi

Pada prinsipnya sistem informasi eksekutif adalah sebuah sistem yang membantu eksekutif dalam mengambil keputusan, kecepatan dan ketepatan eksekutif dalam mengambil keputusan juga akan mempengaruhi kepuasan pelanggan karena permasalahan yang timbul dalam sebuah perusahaan akan berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan, dengan metoda validasi maka akan diketahui dampak dari sistem informasi eksekutif terhadap kepuasan pelanggan, metode validasi dilakukan dengan memperlihatkan hasil rancangan sistem informasi eksekutif kepada pimpinan sumber daya manusia sebagai pengguna sistem informasi eksekutif disertai dengan focus group disscussion.

4.5.2 Metoda Analisis Peluang

Metoda analisis peluang dipergunakan untuk melihat apakah sistem informasi eksekutif memiliki kegunaan terhadap aspek manajemen dan organisasi, dalam hal ini dapat dilihat dengan memperlihatkan hasil rancangan sistem informasi eksekutif kepada pimpinan sumber daya manusia sebagai pengguna sistem informasi eksekutif disertai dengan focus group

disscussion, sehingga didapatkan hasil kesimpulan apakah sistem informasi

eksekutif memberikan kontribusi terhadap aspek manajemen dan organisasi atau tidak.