5
BAB II
DASAR TEORI
1.1 Konsep dan Definisi Konsep1.1.1 Konsep Sistem Informasi
Menurut O’Brien, J.A., dan Marakas, G.M. dalam Manajemen Perkantoran menerangkan bahwa “Sistem Informasi adalah kombinasi yang terorganisir dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, data, kebijakan, dan prosedur untuk menyimpan, memelihara, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.” (Rasto, 2015:111-112).
1.1.2 Konsep Manajemen Arsip
Menurut Zare. K. Quible dalam Manajemen Perkantoran mengatakan bahwa “Manajemen arsip sebagai kegiatan yang dirancang untuk mengontrol siklus hidup arsip dari mulai penciptaan sampai kepada penghapusan.” (Rasto, 2015:100). 1.2 Uraian Konsep
1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Arsip
Berdasarkan definisi Sistem Informasi dan Manajemen Arsip diatas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Arsip adalah kesatuan dari sumber daya manusia, hardware, software yang dirancang untuk mengontrol siklus hidup arsip mulai dari pencatatan sampai dengan penghapusan. Atau secara sederhana juga dapat dipahami sebagai sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
1.2.2 Perbandingan Pengelolaan Arsip Konvensional dengan Arsip Elektronik
Arsip konvensional maupun Elektronik pada dasarnya memiliki kesamaan dalam tahapan pengelolaanya, karena arsip elektronik diciptakan dengan berpedoman pada prosedur arsip konvensional, yang berbeda ialah arsip konvensional prosesnya dilakukan secara manual dengan dokumen berbentuk kertas sedangkan arsip elektronik prosesnya dilakukan dengan bantuan komputer sehingga dokumen yang umumnya berbentuk kertas beralih menjadi dokumen secara elektronik. Adapun tahap awal dalam proses pengelolaan arsip secara konvensional yang dijadikan rujukan atau pedoman untuk pembuatan sistem pengelolaan arsip secara elektronik adalah melakukan pencatatan surat yang masuk atau surat yang keluar (dibuat). Surat masuk merupakan dokumen yang diterima dari luar organisasi , sedangkan surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi perusahaan.
Untuk surat masuk, begitu telah menerima surat/dokumen dari pihak eksternal, akan dilakukan pencatatan. Setelah pencatatan dilakukan dengan tiga alternative alat pencatatan, yaitu buku agenda, kartu kendali, dan tata naskah selanjutnya surat masuk akan didistribusikan kepada unit pengolah untuk diolah dan ditindaklanjuti, kemudian setelah pengolahan usai , surat/dokumen
akan disimpan sebagai arsip kantor dalam tempat penyimpanan arsip.
Untuk surat keluar, setelah surat/dokumen sudah dibuat dan sudah siap (jadi), akan dilakukan proses pencatatan surat keluar, dengan tiga alternative alat pencatatan. Setelah dicatat, surat kemudian didistribusikan atau dikirimkan kepada pihak-pihak yang dituju, yaitu tujuan utama kemudian pihak yang mendapatkan tembusan surat tersebut. Selain itu satu lembar surat dijadikan arsip kantor dan disimpan dalam surat penyimpanan arsip. (Sugiarto & Teguh, 2014:46)
Sedangkan pada arsip elektronis informasi yang direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital dan tetap berpedoman pada pengelolaan arsip secara konvensional. Sehingga arsip elektronik juga memiliki daur hidup yang sama dengan pengelolaan arsip konvensional yaitu mulai dari penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Hal utama yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip atau informasi.
Adapun beberapa keuntungan pengelolaan arsip elektronis dibandingkan dengan pengelolaan arsip secara konvensional yaitu:
1. Penemuan dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Cepat berarti membutuhkan sedikit waktu.
Sedangkan lengkap semua yang diperlukan dapat terlayani dan tidak ada yang terlewatkan.
2. Pendistribusian atau akses informasi dapat dilakukan dengan cepat, dalam waktu yang sama dapat digunakan oleh banyak pihak.
3. Penyimpanan informasi dapat dilakukan secara terpusat, sehingga tidak terjadi duplikasi informasi.
4. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
Dapat menghemat kertas (paperless), tempat penyimpanan, dan ruangan karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
Sistem kearsipan elektronik juga memiliki kelebihan yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Berikut adalah kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer :
1. Mudah dioperasikan karena diimplementasikan dalam program aplikasi yang berorientasi visual.
2. Tampilan yang menarik dalam visualisasi sehingga mampu memberikan kenyamanan bagi penggunanya.
3. Fasilitas dan pencarian dokumen menggunakan kata-kata kunci pencarian yang flexible sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut pokok pencarian.
4. Mengarsip secara digital, sehingga meminimalisir hilang dan rusaknya dokumen kertas karena termakan usia selain itu juga akan menghemat tempat.
5. Keamanan data yang lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID pengguna dan password.
6. Laporan kondisi arsip yang memberikan kemudahan dalam menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang diperlukan oleh pihak manajemen.
7. Bisa terhubung ke jaringan komputer, sehingga pengguna bisa memakai sistem tersebut secara multi user dan dapat berbagi arsip secara mudah. (Sugiarto & Teguh, 2014:87-89)
1.2.3 Peran Arsip
Arsip memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi yang cepat, tepat, dan lengkap bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, pemeliharaan arsip merupakan salah satu aspek paling penting dari manajemen perkantoran yang mana bertujuan untuk memastikan agar arsip organisasi dapat disimpan dengan baik dan mudah ditemukan kembali. Jika arsip tidak dikelola secara sistematis akan menyebabkan kebingungan dan keterlambatan dalam menemukan arsip. Sugiarto dan Teguh berpendapat bahwa, “prinsip-prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik, adalah (1) Pengelolaan arsip sedikit mungkin, (2) Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna, (3) Pengelolan arsip secara hemat dan sederhana dan, (4) Pengelolaan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali.” (Sugiarto & Teguh, 2014:39)
1.2.4 Media Arsip
Arsip disimpan pada berbagai media, pada umumnya media penyimpanan yang digunakan ialah kertas, selain itu banyak juga arsip yang disimpan pada disk magnetik atau optik dan mikrofilm. (Rasto, 2015:96-97)
Kertas
Setiap kali mencetak dokumen atau mengisi formulir pesan telepon, berarti kita telah merekam informasi diatas kertas. Arsip kertas ini disebut sebagai hard copy. Media kertas adalah media yang paling banyak digunakan.
Media Magnetik
Media magnetik berisi informasi yang disimpan secara elektronik. Bentuk media magnetik yang paling sering digunakan adalah hard computer disks (hardisk), flexible (floppy) disk, flash drive, dan kaset.
Optical Disk
CD (compact disk) dan DVD (digital video disk) adalah media penyimpanan optic . Data diletakkan pada disk dengan laser dan dibaca oleh drive di Komputer.
Micrographics
Micrographics adalah membuat foto-foto dokumen yang lebih kecil dari ukuran aslinya dan menempatkanya pada mikrofilm.
1.2.5 Siklus Hidup Arsip
Arsip memiliki siklus hidup yang terdiri atas penciptaan, pendistribusian, penggunaan , pemeliharaan dan penghapusan. Berikut ini tahapan dari siklus hidup arsip tersebut. (Rasto, 2015:98-99)
1. Penciptaan atau pengumpulan
Siklus ini dimulai ketika membuat atau mengumpulkan catatan. 2. Pendistribusian
Selama fase ini, arsip dikirimkan kepada orang yang bertanggung jawab atas penggunanya.
3. Penggunaan
Arsip umumnya digunakan untuk pengambilan
keputusan, untuk referensi, untuk memenuhi penyelidikan, dan persyaratan hukum.
4. Pemeliharaan
Arsip harus disimpan dan dipelihara agar dapat digunakan pada masa yang akan datang. Prosedur penyimpanan yang digunakan dalam fase ini bervariasi tergantung pada apakah arsip berupa kertas, media magnetik, media optik, atau micrographics. Penyimpanan arsip melibatkan penggunaan peralatan dan ruang pengarsipan yang efisien . Sistem pengarsipan juga perlu diperhatikan agar arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat. Arsip harus dilindungi dari kerusakan dan kerugian.
5. Penghapusan
Penghapusan dilakukan terhadap arsip yang tidak
diperlukan. Penghapusan dapat dilakukan dengan
penghancuran arsip atau memindahkan arsip ke tempat penyimpanan permanen.
1.2.6 Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep senuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk suatu kesatuan. b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan
Lingkungan luar yang menguntungkan harus dijaga dan dipelihara sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain itulah yang disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
g. Pengolah Sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. (Tata Sutabri, 2004:12)
1.2.7 Perencanaan Sistem Informasi
Perencanaan sistem informasi, terjemahan dari Information System Planning (ISP), menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam organisasi. Untuk dapat terus maju dan eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan teknologi dan teori organisasi modern. Namun demikian hal ini tidak berarti bahwa sistem informasi dan teknologi informasi sebagai suatu hal yang kaku. Sistem Informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi. Oleh karena itu untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan dan evaluasi sesuai keinginan dan nilai-nilai dari suatu organisasi.
Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan sesuai dengan organisasi masing-masing maka perlu merencanakan sistem informasi secara keseluruhan melalui tingkatan-tingkatan pada perubahan sistem seperti berikut : (Tata Sutabri, 2004:39)
Tabel 2 . 1 Tingkatan Perubahan Sistem
TAHAPAN URAIAN KEGIATAN
Tingkat I Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
Tingkat II Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkat III Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkat IV Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan
dijalankan sesuai dengan design.
Tingkat V Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang
terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI Tingkat lanjut, melaksanakan perubahan sesuai
dengan hasil evaluasi yang ada.
1.2.8 Langkah Membangun Aplikasi Berbasis Web
Dalam membangun aplikasi berbasis web, perlu dilakukanya tahapan-tahapan yaitu 1) analisa kebutuhan sistem; 2) mempelajari proses manual; 3) studi literature; 4) desain sistem ; 5) koding; 6) pembahasan aplikasi; 7) menulis laporan. (Ghozali dan Naim, 2016:135).
1. Tahap analisis sistem
Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Proses pengembangan sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi.
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi: wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei. Analis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada, dokumentasi dapat berupa bagan arus (flowchart), diagram arus data (data flow diagram) dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. (Sutabri, 2004:84-86).
2. Model Sistem
Mendesain suatu model sistem informasi dengan menggunakan tool sistem untuk menggambarkan bentuk sistem secara struktural dan aktual, dengan pendekatan analisis terstruktur. Analisis terstruktur merupakan suatu metode analisis dengan menggunakan alat/sarana (tool) yang mana sarana tersebut digunakan untuk membuat spesifikasi sistem yang terstruktur. Adapun tool sistem yang akan dijelaskan sebagai model sistem yang akan dirancang adalah sebagai berikut: (Sutabri, 2004:162).
a. Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam
bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainya. Adapun langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi
menjadi 3 (tiga) tahap yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Detail. (Sutabri, 2004:166).
b. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan data-data atau objek-objek yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitas-entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi. (Edi dan Stevalin, 2009:75).
3. Koding
Merupakan tahap untuk menerjemahkan data, atau pemecahan masalah yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman komputer yang telah ditentukan. Dalam hal ini menggunakan bahasa pemrogram PHP dan MySQL. (Prabowo dan Mamay, 2017:74).
a. PHP (PHP Hypertext Prepocessor)
Menurut Agus Saputra “PHP atau yang memiliki kepanjangan PHP Hypertext Prepocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP menyatu dengan kode HTML, maksudnya adalah beda kondisi . HTML digunakan sebagai pembangun atau pondasi dari kerangka layout web, sedangkan PHP difungsikan sebagai prosesnya sehingga dengan adanya PHP tersebut, web akan sangat mudah di-maintenance.” (Rahmawati Noni & Herry Mulyono, 2016:106)
b. MySQL
Adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread dan multiuser.
MySQL adalah Relational Database Managemen Sistem (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). (Prabowo dan Mamay, 2017:75).
c. SQL (Structural Query Language)
SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan
