STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA
KECAMATAN MAUK KABUPATEN TANGERANG
Aris1),Wawan Supriyadi2), Dwiki Prayogo3),Affan Wardiyanto4),Yudi Dian Pratama5)
1)Dosen STMIK RAHARJA ,Kota Tangerang
2)Jurusan Sistem Informasi,PERGURUAN TINGGI RAHARJA, Kota Tangerang
3),4),5)Jurusan Manajemen Informatika,PERGURUAN TINGGI RAHARJA, Kota Tangerang
Jl.Jen Sudirman No.40, Modern Cikokol Kota Tangerang
Email :[email protected]),[email protected]2),[email protected]3),
[email protected]),[email protected]5)
)
Abstrak
Saat ini perkembangan sistem teknologi sangat pesat,sistem informasi penggajian biasanya diterapkan di organisasi yang dilakukan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya tujuan organisasi, perusahaan maupun intansi yang bersangkutan. Kantor Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang merupakan tempat pelayanan pemerintahan tingkat kecamatan, mereka bertugas melayani masyarakat kecamatan Mauk , Pengelolaan penggajian pegawai pada Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan penggajian dan
administrasi. Tetapi baru menggunakan aplikasi
sederhana, yaitu Microsoft excel dan sebatas untuk mengetik data laporan dan struk penggajian. Tujuan dari Penelitian yang dilakukan penulis adalah melakukan analisa terhadap sistem penggajian pegawai pada Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Selain itu dapat dihasilkan juga sistem database baru yang dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam
pengembangan sistem guna mendukung dan
meningkatkan kinerja kegiatan operasional khususnya pada divisi bendahara,. Supaya pada analisa dan penelitian ini menjadi bermanfaat bagi Kecamatan
Mauk Kabupaten Tangerang, sehingga dapat
memberikan hasil dan solusi dari peneliti yang baik dan lebih akurat.
Kata kunci : Penggajian, komputerisasi
1.Pendahuluan
Pada masa ini perkembangan sistem teknologi sangat pesat,sistem informasi penggajian biasanya diterapakan di organisasi yang dilakukan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya tujuan organisasi, perusahaan maupun intansi yang bersangkutan. Untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, organisasi harus mengembangkan suatu sistem informasi penggajian yang memungkinkan orang-orang mempunyai kesempatan berinteraksi dan memanfaatkan sistem tersebut untuk membantu mencapai tujuan mereka.
Kantor Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang merupakan tempat pelayanan pemerintahan tingkat kecamatan, mereka bertugas melayani masyarakat kecamatan Mauk , Pengelolaan penggajian pegawai pada Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan penggajian dan administrasi. Tetapi baru menggunakan aplikasi sederhana, yaitu Microsoft excel dan sebatas untuk mengetik data laporan dan struk penggajian. Sistem yang secara khusus menangani ata u mengelola data penggajian belum ada. Meskipun ada beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data yang masih disimpan kedalam bentuk buku – buku atau lembaran yang penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberikan gaji secara cepat.
Berdasarkan uraian dalam latar belakang diatas maka penulis menganalisa sistem yang berjalan saat ini dan masalah yang timbul pada obyek penelitian yaitu : 1. Bagaimana analisa sistem penggajian pegawai pada
Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini?
2. Kendala apa saja yang sering dihadapi dan bagaimana cara menyelesaikannya?
3. Bagaimana merancang sistem penggajian pegawai yang efektif dan efisien ?
Dalam penulisan laporan Penelitian ini penulis membatasi hanya pada masalah sistem penggajian pegawai pada Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang setiap bulannya yang berstatus pegawai tetap, yang meliputi pembuatan laporan – laporan gaji pegawai.
Tinjauan Pustaka Definisi Sistem
Definisi sistem adalah “kumpulan dari bagian- bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.”
Definisi sistem adalah “sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai suatu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem adalah penggabungan dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang terpisah-pisah dan
disatukan menjadi satu rangkaian dan menjadi suatu fungsi yang baru.[3]
Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya yaitu:[1]
1. Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (environment): Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (input): Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output): Sumber daya atau produk ( informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component): Kegiatan-kegiatan atau
proses dalam sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (Interface): Tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage): Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan menurut Kusrini,seperti berikut :[5]
1. Sistem Abstraksi dan Sistem Fisik
Sistem abstraksi adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tertentu
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat sedangkan sistem tak tertentu adalah sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat diprediksi.
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar atau otomatis, sedangkan sistem
terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.
Definisi Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya.[2]
Definisi Informasi
Menurut Kusrini , informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai.informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.[5]
Fungsi Informasi
Fungsi informasi adalah untuk menambah pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pemakai akan suatu informasi, untuk memberikan standar-standar aturan ukuran dan aturan keputusan untuk menentukan keputusan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan.[1]
Kualitas Informasi
Menurut Kusrini, informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu:[5]
a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa maupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan kemputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
c. Relevan (relvance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan oleh kedua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan oleh 2 hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegiatan sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya hanya oleh satu pihak didalam perusahaan.[5]
Sebagian besar informasi tidak persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi ditaksir dengan nilai dan efektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan Analisa Cost Effectiveness atau Cost Benefit.[7]
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu :
1. kemudahan dalam memperolehnya. 2. Sifat luas dan kelengkapannya. 3. Ketelitian.
4. Kecocokan dengan pengguna. 5. Ketepatan waktu.
6. Kejelasan. 7. Fleksibility. 8. Dapat dibuktikan. 9. Tidak ada prasangka. 10. Dapat diukur.
Definisi UML
Menurut Rama (2008:111), “Unified
Modeling Language (UML) adalah suatu bahasa
permodelan untuk menyebutkan, memvisualisasikan, membuat dan mendokumentasikan sistem informasi.”
Menurut Henderi (2007:4), “Unified
Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa
pemodelan yang telah menjadi standar dalam industri software untuk visualisasi, merancang, dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak.”
Bahasa pemodelan UML lebih cocok untuk pembuatan perangkat lunak dalam bahasa pemrograman berorientasiobjek (C+,Java,VB.NET), namun demikian tetap dapat digunakan pada bahasa pemrograman procedural .
Berdasarkan beberapa pendapt dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumnetasian dar sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis OO (Object Oriented).[4]
Fungsi UML
Unified Modeling Language (UML) biasa digunakan untuk :
1. Menggambarkan batasan sitem dan fungsi-fungsi sistem secar umum, dibnuat dengan usecase dan actor.
2. Menggambarkan kegiatan atau proses bisnis yang dilaksanakan secara umum, dibuat dengan interaction diagrams.
3. Menggambarkan representasi struktur static sebuah sistem dalam betuk class diagrams.
4. Membuat model behavior “yang menggambarkan kebiasaan atau sifat sebuah sistem” dengan state transition diagrams.
5. Menyatakan arsitektur implementasi fisik menggunakan component and development.
6. Menyampaikan atau memperluas fungsionality dengan stereotypes.
UML merupakan salah satu alat bantu yang sangat handal dalam bidang pengembangan sistem berorientasi objek Karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembang sistem membuat blue print atas visinya dalam bentuk yang baku. UML berfungsi sebagai jembatan dalam mengkomunikasikan beberap aspek dalam sistem melalui sejumlah elmen grafis yang bias dikombinasikan menjadi diagram. UML mempunyai banyak diagram yang dapat mengakomodasikan bebrgai sudut pandang dari suatu [perangkat lunka yang akan dibangun. Diagram0diagram tersebut digunakan untuk [4]:
1. Mengkomunikasikan ide.
2. Melahirkan ide0ide baru dan peluang-peluang baru. 3. Menguji ide dan membuat prediksi.
4. Memahami striktur dan relasi-relasinya.
2. Pembahasan
Setelah mengadakan penelitian dan analisis sistem yang berjalan maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan ususlan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa usulan prosedur baru, prosedur yang bertujuan memperbaiki dan menyempurnakan sistem yang ada sekarang. Berdasarkan perubahan sistem yang terjadi, maka setelah kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru ditentukan, langkah berikutnya adalah perancangan atau desian sistem usulan yang bertujuan untuk memperbaiki atau peggantian sistem lama serta memberi gambaran yang jelas tentang proses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian. Sistem usulan itu menggunakan program Visual Pradigma for UML 6.4 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Class Diagram, Squence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Adapun diagram-diagram usulan yang saya gambarkan dalam program Visual Pradigma for UML adalah sebagai berikut.
Diagram Rancangan Sistem
Analisa system yang diusulkan pada Use Case diagram
Use case diagram menggambarkan fungsional yang diharapkan dari sebuah yang dibangun. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem.
Gambar 1. Use case Diagram yang diusulkan Berdasarkan gambar 4.1 Use case Diagram terdapat : 1. 1 sistem yang mencangkup seluruh kegiatan dalam
proses penggajian yang diusulkan pada Kecamatan. 2. Terdapat 3 actor yang melakukan kegiatan didalam
sistem, yaitu admin, pegawai dan Pimpinan/camat. 3. Ada 6 use case yang dapat dilakukan oleh actor
tersebut diantaranya Browsing, login, pegawai, list gaji, slip gaji, laporan, dan logout.
4. Terdapat 5 include yaitu, vertifikasi, edit pegawai, simpan pegawai, edit gaji, simpan gaji.
Analisa sistem yang diusulkan pada Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri antar dimensi vertical (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Gambar 2.Sequence Diagram Yang Diusulkan Berdasarkan gambar 2. Sequence Diagram yang diusulkan terdapat :
1. 7 Life Line antar muka yang saling berinteraksi 2. 2 actor yang melakukan kegiatan yaitu admin dan
pegawai.
3. 17 messange, spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi-informasi aktifitas yang terjadi.
Activity Diagram yang diusulkan
Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
Gambar 3 Activity Diagram yang diusulkan Berdasarkan gambar 3 Activity Diagram yang diusulkan terdapat :
1. 1 initial node, sebagai awal objek.
2. 11 action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Rancangan Layar
Tampilan Halaman Utama
Gambar 4 Tampilan Halaman Utama Keterangan : Inilah tampilan halaman login admin yang ada pada Program SIAP.
Tampilan Home Admin
Gambar 5. Tampilan Home Admin Keterangan : Inilah tampilan menu utama / halaman utama admin.
Tampilan Data Pegawai
Gambar 6 Tampilan Data Pegawai Keterangan : Inilah tampilan data pegawai yang ada diprogram SIAP
Tampilan Tambah Data Pegawai
Gambar 7 Tampilan Tambah Data Pegawai Keterangan : Inilah tampilan tambah data pegawai pada program SIAP
Tampilan Jabatan
Gambar 8 Tampilan Jabatan Keterangan : Inilah tampilan halaman daftar jabatan yang ada diprogram SIAP
Tampilan Gallery
Gambar 9 Tampilan Gallery
Keterangan : Inilah tampilan halaman gallery yang ada diprogram SIAP.
3.Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan perumusan masalah yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa :
1. Analisa sistem penggajian pegawai pada Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini masih manual terutama dalam
pembuatan laporan penggajian pegawai Wawan Supriyadi, mahasiswa tingkat akhir Jurusan sehingga keakuratan data, efisien, dan Sistem Informasi Pada STMIK RAHARJA yang efektifitas yang diperoleh belum dapat sedang menempuh skripsi.
memenuhi kebutuhan sistem secara optimal.
2. Kendala yang sering terjadi dalam penggajian Dwiki Prayogo, mahasiswa tingkat akhir Jurusan pegawai pada Kecamatan Mauk Kabupaten Manajemen Informatika pada STMIK RAHARJA Tangerang diantaranya memerlukan waktu yang yang sedang menempuh skripsi.
cukup lama dalam pembuatan laporan, penyimpanan data - data penggajian pegawai belum akurat sehingga kurang efektif dan
Affan Wardiyanto, mahasiswa tingkat akhir Jurusan
Manajemen Informatika pada STMIK RAHARJA yang sedang menempuh skripsi.
efesien khususnya untuk pekerjaan bagian bendahara.Dan setelah dibuatkan sistem pengajian ini dapat melakukan sistem komputerisasi yang lebih baik khususnya pada bagian bendahara agar membantu laporan pegawai dan penyimpanan data lebih akurat, efektif dan efisien serta tanggung jawab di lakukan oleh bendahara untuk membagikan gaji dengan relevan.
3. Dalam Implementasinya untuk sistem penggajian pegawai yang efektif dan efisien diperlukan suatu sistem aplikasi web yang menggunakan PHP dan MYSQL sebagai tempat penyimpanan datanya sehingga data- data yang dihasilkan dapat terjaga keamanannya dan laporan yang dihasilkan bisa tepat pada waktunya.
4. Setelah sistem yang baru pada sistem penggajian pegawai di implementasikan , perlu diadakan pelatihan kepada pengguna untuk menggunakan dan mensosialisasikan cara pemakaian sistem tersebut.
Daftar Pustaka
[1].Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset, 2007
[2].Andi, dan Wahana Komputer Semarang. Shortcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta : Andi Offset, 2010
[3].Gaol, Chr. Jimmy L. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta : Grasindo, 2008 [4].Henderi.UML Konsep dan Penerapannya
Menggunakan Visual Paradigm. Tangeang, 2007 [5].Kusrini, dan Andri Koniyo. Tuntunan Praktis
Membangun Sistem Informasi, 2007
Biodata Penulis
Aris, lulusan D3 Amik Raharja Informatika jurusan
Manajemen Informatika, S1 STMIK RGRI jurusan Sistem Informasi dan S2 di Perguruan Tinggi Raharja Jurusan Business Intelligence , Saat ini merupakan salah satu pengajar di Perguruan Tinggi Raharja Tangerang.
Yudi Dian Pratama, mahasiswa tingkat akhir Jurusan
Manajemen Informatika pada STMIK RAHARJA yang sedang menempuh skripsi
