Pengelolaan Proyek Sistem
Informasi
▸ Baca selengkapnya: justek proyek adalah
(2)Outline
Sumber Daya Proyek
Tim Proyek dan Organisasi
◦
Stakeholder
Sumber Daya Proyek
Pada sebuah proyek diperlukan adanya
sumber daya manusia, peralatan kerja, dan
fasilitas yang dikenal dengan istilah
Sumber Daya Proyek
Pada proyek SI ada 3 kategori utama dari
sumber daya:
◦
Manusia
◦
Komponen perangkat lunak
◦
Lingkungan pengembangan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang
tiap sumber daya:
◦
Deskripsi sumber daya
◦
Pernyataan ketersediaan
◦
Waktu ketika sumber daya diperlukan
Sumber Daya Proyek
Sumber Daya Manusia
◦
Jumlah
Jumlah orang yang diperlukan untuk sebuah proyek
◦
Keahlian
Tim dapat berkonsultasi dengan spesialis ketika
dibutuhkan
◦
Lokasi
Tim mungkin terpisah secara geografis di beberapa
Sumber Daya Proyek
Sumber Daya Perangkat Lunak
◦
Component-based software engineering
menekankan kemampuan pakai ulang, yaitu
penciptaan dan penggunaan kembali blok
bangunan perangkat lunak
◦
Blok bangunan semacam itu, sering disebut
komponen
Sumber Daya Proyek
Sumber Daya Perangkat Lunak
◦
Menurut E. M. Bennatan dalam Software
Project Management, ada 4 kategori yang
perlu dipertimbangkan:
Off-the-shelf components
Full-experience components
Partial-experience components
New components
Sumber Daya Proyek
Sumber Daya Lingkungan
◦
Lingkungan yang mendukung proyek perangkat
lunak, yang disebut juga Software Engineering
environment (SEE), menggabungkan perangkat
lunak dan perangkat keras
Perangkat keras menyediakan platform yang mendukung tools yang diperlukan untuk menghasilkan
produk-produk kerja yang merupakan hasil praktik rekayasa perangkat lunak yang baik
Ketika suatu sistem berbasis komputer direkayasa, tim
perangkat lunak mungkin membutuhkan akses ke elemen perangkat yang dikembangkan oleh tim rekayasa yang
Tim Proyek dan Organisasi
Peran perencanaan dalam suatu proyek sangatlah
penting, segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan
disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat
dalam proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Stakeholder
Manajer Senior
◦ yang mendefinisikan isu-isu bisnis yang sering memiliki pengaruh signifikan pada proyek
Manajer Proyek
◦ yang harus merencanakan, memotivasi mengatur, dan mengontrol para praktisi yang melakukan proyek
Praktisi
◦ yang memberikan ketrampilan teknis yang diperlukan tim (analis sistem, desainer sistem, programmer)
Pelanggan
◦ yang menentukan kebutuhan perangkat lunak yang akan direkayasa dan pemangku kepentingan lain yang memiliki kepentingan terhadap hasil proyek
Pengguna Akhir
◦ yang berinteraksi dengan sistem setelah sistem tersebut dikeluarkan untuk digunakan
Tim Proyek dan Organisasi –
Stakeholder
Manajer Proyek (Pimpinan Proyek)
◦
Adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan
untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan harian
pengelolaan proyek untuk kepentingan proyek
◦
Keahlian seorang manajer proyek:
Keahlian personal, kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, mendengarkan, membangun tim
Keahlian teknis, manajemen konfigurasi, manajemen data,
manajemen informasi, strategi, keamanan jaringan dan lain-lain
Keahlian manajemen
Keahlian menangani situasi, fleksibel, keras dan tegas bila
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi proyek adalah organisasi yang
disusun berdasarkan adanya sebuah
proyek, bila proyek tersebut sudah selesai
maka organisasi pun dibubarkan
Bentuk-bentuk organisasi yang terkenal:
◦
Organisasi proyek fungsional
◦
Organisasi proyek murni
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Fungsional
◦
Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan
menurut fungsinya, memiliki struktur dengan
konsep otoritas dan hierarki vertikal
◦
Manajer tingkat atas yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk
mengkoordinir proyek
Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan yang
melibatkan penerapan teknologi baru, maka dikelola dibawah divisi produksi
Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Fungsional
◦
Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional
maka manajemen perlu menciptakan koordinasi
antar unit yang bisa mengintegrasikan aliran kerja
tanpa merubah struktur yang ada yaitu dengan
menambahkan jabatan pimpinan
proyek/koordinator proyek
◦
Koordinator proyek
mengkoordinasikan pekerjaan yang berhubungan dengan
proyek
tidak mempunyai otoritas secara vertikal
tetapi menangani keputusan-keputusan tentang
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Fungsional
Kelebihan Kelemahan
Fleksibilitas tinggi dalam penggunaan staf/karyawan
Klien tidak menjadi perhatian utama
Staf dapat ditugaskan di banyak proyek
Cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai fungsinya (tidak problem-oriented)
Dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagi
pengetahuan/pengalaman dalam pemecahan teknis
Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek
Memiliki jalur-jalur karir bagi keahlian tertentu
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Murni
◦
Struktur organisasi proyek ini merupakan
bagian tersendiri dari organisasi fungsional
perusahaan, dimana manjer mempunyai
otoritas penuh terhadap proyek
◦
Proyek menjadi organisasi tersendiri dengan
staf teknis tersendiri, administrasi proyek
terpisah dari ikatan organisasi induk,
mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan
atau kegagalan secara periodik tentang proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Murni
Kelebihan Kelemahan
Manajer proyek memiliki wewenang penuh
Mungkin terjadi duplikasi sumber daya
Anggota tim proyek
bertanggung jawab secara
langsung pada manajer proyek
Kemungkinan terjadi
penumpukan sumber daya yang berlebihan
Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat
Biaya cenderung tinggi Adanya dukungan menyeluruh
terhadap proyek
Ada masalah keberlangsungan SDM setelah proyek selesai
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Matriks
◦
Struktur organisasi proyek ini biasanya
gabungan dari organisasi proyek murni dan
fungsional, manfaatkan ahli berbagai disiplin
ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional
sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak
mengganggu proses pelaksanaan proyek serta
organisasi fungsional perusahaan
◦
Organisasi matrik adalah organisasi proyek
murni yang melekat pada divisi fungsional
dalam organisasi induk
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Matriks
◦
Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan
melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan
dan bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan
tersedia
◦
Ada kemungkinan antara manajer proyek
saling berebut sumberdaya tertentu yang
sangat diperlukan
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi Proyek Matriks
Kelebihan Kelemahan
Mudah mendapat staf potensial yang dibutuhkan dari tiap unit
Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena perintah dari dua manajer
Tidak terjadi duplikasi sumber daya
Dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek
Tidak timbul masalah
keberlangsungan SDM bila proyek telah selesai
Melanggar prinsip utama dari manajemen yakni unity of
command
Konsisten dengan kebijakan dan prosedur dari perusahaan induk
Pada proyek yang dikelola satu unit fungsional, divisi yang bersangkutan yang memegang keputusan
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993)
mengindentifikasi 7 faktor yang berpengaruh
dalam pemilihan struktur organisasi
manajemen proyek yaitu:
◦
Ukuran proyek
◦
Kebijakan strategis
◦
Kebutuhan terhadap inovasi
◦
Kebutuhan terhadap intergrasi (departemen yang
terlibat)
◦
Kompleksitas lingkungan
◦
Batasan waktu dan anggaran
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Fungsional
◦
Skala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional,
sedikit resiko, kepastian tinggi, faktor biaya dan waktu
bukan hal kritis
Proyek Murni
◦
Skala menengah dan besar dengan kompleksitas tinggi,
jumlah proyek sedikit, memerlukan tenaga ahli dengan
perhatian penuh, beresiko tinggi, penuh ketidakpastian,
biaya dan waktu merupakan hal kritis
