1
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan diciptakannya sistem open source terhadap penggunaan mulai dari operating sistem sampai dengan aplikasi, perkembangan software open source
mengalami perubahan drastis. Penggunaan aplikasi open source terhadap user semakin meningkat mengingat kebutuhan teknologi terhadap tuntutan zaman. Tak lepas dari penggunaan android sebagai salah satu aplikasi open source yang lagi menjamur di kalangan user pemakai open source. Teknologi android merupakan salah satu aplikasi operating sistem yang berhasil terintregasi terhadap penggunaan handphone touchscreen
dan beberapa jenis teknologi yang menggunakan touchscreen. Inventarisasi adalah kegiatan atau tindakan untuk melakukan penghitungan fisik barang, meyakinkan kebenaran pemilikan, serta menilai kewajaran sesuai kondisi barang. Selain itu kegiatan yang lain adalah melakukan pendataan terhadap setiap barang yang baru masuk dan juga setiap barang yang keluar, lalu mengecek history barang-barang tersebut berada dimana sebelum dan sesudah dipindahkan, siapa yang mengambil atau memindahkan dan bagaimana kondisi barang tersebut.
Hal ini biasanya dilakukan oleh organisasi, perusahaan, sekolah dan instansi lainnya guna mengetahui apa saja tipe, jenis dan jumlah barang yang dimiliki, lokasi keberadaan barang tersebut,siapa yang memindahkan barang tersebut dan yang bertanggung jawab siapa jika barang tersebut hilang atau mengalami kerusakan. Sistem inventarisasi dibuat agar dapat membantu setiap perusahaan, sekolah atau instansi lainnya guna mengetahui setiap barang-barang yang mereka miliki karena kebanyakan dari mereka biasanya tidak mengetahui bagaimana keadaan setiap barang yang dimilikinya sehingga banyak yang sudah rusak, lecet atau malah tidak bisa digunakan kembali.
Saat ini, seluruh kegiatan inventaris mengenai pendataan, pembuatan laporan, maupun pengarsipan dilakukan secara manual. Proses pengecekan terhadap ketersediaan barang di ruangan dilakukan dengan mencatat dan mencari barang langsung di ruangannya kemudian dilanjutkan dengan pencatatan kondisi barang di bagian Staf Admin. Selain itu, untuk pendataan barang terhadap ruangan kepada pihak Staf Admin diharuskan mencari barang yang akandidata secara manual di ruangan-ruangan. Hal ini tentu saja menurunkan tingkat kemudahan dan efisiensi pekerjaan. Berikut sedikit gambaran kelemahan sistem pendataan barang yang ada di IT Telkom Fakultas Informatika saat ini:
a) Proses pengecekan barang oleh pegawai inventaris di ruangan
dilakukan dengan mendatangi ruangan kemudian dilakukan
pengecekan barang satu - persatu.
b) Proses pengiriman data barang ke Staf Admin dengan cara mendaftar barang-barang yang akan diminta masih dilakukan dengan pencatatan.
Hal ini akan terlihat sulit jika suatu saat pencatatan barang yang dilakukan berjumlah banyak.
c) Proses pencarian informasi untuk identitas barang maupun pelaporan untuk setiap kondisi barang terakhir, masih mengandalkan arsip-arsip fisik.
Penggunaan sistem inventarisasi android terhadap IT Telkom Fakultas Informatika dilakukan dengan menempelkan kode disetiap barang (lemari, meja, rak, printer, komputer, perangkat keras sejenis dan barang-barang lainnya) dengan menggunakan QR kode sebagai profile terhadap barang karena code tersebut menyimpan seluruh data dari tiap barang. Kode QR atau biasa dikenal dengan istilah QR Code adalah bentuk evolusi kode batang atau istilah barcode yang merupakan satu dimensi menjadi dua dimensi yang bisa menyimpan kode lebih banyak (Numeric, Alphanumeric, Binary, Kanji dan Kana) jika dibandingkan dengan kode batang (barcode) yang biasa dijumpai di setiap barang-barang yang ada di supermarket. Hal ini tentu saja meningkatkan kemudahan dan efisiensi pekerjaan.
Dengan dibangunnya proyek akhir ini, diharapkan dapat membantu dan memfasilitasi pekerjaan pendataan oleh pihak IT Telkom Fakultas Informatika. Aplikasi ini juga dapat dikembangkan dikemudian hari dalam rangka menyongsong era paperless office.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam penyusunan proposal ini, penulis membahas beberapa masalah yang dirumuskan sebagai berikut:
a) Bagaimana merancang sistem aplikasi yang memudahkan pegawai inventaris dalam memasukkan data barang,
b) Bagaimana cara meminimalisir kesalahan dalam proses pengkoreksian sehingga meringankan kerja inventaris dan administratori nventaris barang,
c) Bagaimana cara administrator inventaris barang dalam mengawasi
proses inventaris baik barang sanggup pakai maupun barang yang
dimasukkan ke gudang,
d) Bagaimana cara mengevaluasi pemakaian barang dan kondisinya, dan memperbarui data barang yang dilakukan oleh pegawai dan administrator yang nantinya akan digunakan secara berkala?
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari proyek akhir yang akan dibangun adalah:
a) Asumsi aplikasi menggunakan handphone yang mendukung aplikasi berbasis android dan memiliki perangkat keras sejenis (kamera dengan kemampuan autofocus) yang mendukungnya.
b) Tidak menangani proses pengelolaan data secara kompleks layaknya sisi server terhadap data barang (generate QR kode, view history, form berita acara dan lainnya yang termasuk dalam fungsionalitas sisi server).
c) Menampilkan optional view secara kategori(group) dan update data barang dari sisi serveryang ditampilkan di aplikasi.
d) Asumsi tidak menangani proses tentang pengadaan barang dan
keuangan.
e) Asumsi sinyal koneksi antara client-server selalu bagus.
f) Asumsi tidak menangani keamanan sistem.
1.4 Tujuan
Proyek akhir yang berjudul ” Aplikasi Inventarisasi Barang Berbasis Android ” dibangun untuk mencapai tujuan, yaitu :
a) Mampu terkoneksi antara client dengan server.
b) Mampu mengupdate data barang.
c) Mampu membaca kode barang dan mengirimkan kode unique barang ke server.
d) Mampu menampilkan keterangan barang menurut kode barang,
ruangan,tipe dan kondisi barang dalam aplikasi.
e) Mampu mengelompokkan kategori barang dalam group menurut kode barang, ruangan, tipe dan kondisi barang dalam aplikasi.
f) Menggunakan QR code sebagai pengganti kode barang yang nantinya akan ditempelkan di barang-barang yang dievaluasi.
1.5 Metodologi Penyelesaian Masalah
Metode penyelesaian masalah yang digunakan dalam proyek akhir ini adalah:
1. Observasi dan identifikasi masalah
Pada tahap ini proses yang dilakukan adalah melakukan pengamatan langsung terhadap beberapa sistem inventarisasi yang sudah ada dan melihat pengelolaan database dan operasional databasenya terhadap server serta mengaitkannya kepada kode QR.
2. Pengumpulan data
Pada tahapan ini penulis mengumpulkan data-data penunjang yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas kode yang dilakukan dalam pembuatan aplikasi yang dapat membaca QR kode.
3. Study literature
Pada tahap study literature penulis melakukan pengumpulan data dan informasi (literature) yang dapat mendukung proses pengembangan aplikasiQR kodeini. Literature tersebut antara lain berupa e-bookmengenai konsep Java, MySQL, Adobe Photoshop,koneksi client-server(socket) dan pengujian.
4. Pengembangan perangkat lunak
Pengembangan proyek akhir ini menggunakan model waterfall karena masalah dan kebutuhan dapat di definisikan dengan jelas di awal pengerjaan, diantaranya sebagai berikut.
i. Analisis kebutuhan
Analisis kebutuhan meliputi proses inventaris yang masih dilakukan secara manual yaitu antara barang dan pegawai masih mendokumentasikan laporan melalui media buku yang secara tidak langsung membaca kode barang secara manual. Selain itu proses pembuatan laporan lengkap barang oleh administrator dan pendistribusiannya kepada pegawai masih melalui berkas dokumen. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasi yang dapat mengefektifkan proses inventarisasi tersebut, membaca kode barang secara cepat, praktis dan efisien, meminimalisir kesalahan pembacaan kode yang mungkin dilakukan, mendokumentasikan laporan barangsehingga lebih terkoordinasi dengan baik dan memfasilitasi komunikasi antara administrator dengan para pegawai dalam pengecekan barang.
ii. Perancangan
Pada tahap perancangan akan dibuat rancangan sistem dari aplikasi inventarisasi yang berbasis object oriented, yaitu use case diagram.
iii. Implementasi
Pada tahap implementasi penulis mulai melakukan pembuatan program dengan cara coding. Pembangunan aplikasi ini dilakukan dengan cara mengkombinasikan beberapa bahasa pemrograman yang dapat mendukung pelaksanaan dari aplikasi. Pembuatan antarmuka dari aplikasi memanfaatkan bahasa pemrograman Java serta beberapa aksi yang menggunakan Adobe Photoshop dan untuk pembuatan Basis Data menggunakan MySQL.
iv. Pengujian
Sistem pengujian yang dilakukan adalah sistem acceptance test (user pegawai), yaitu melakukan pengujian fungsionalitas sistem apakah telah sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan diawal. Teknik pengujian black box testingdan alpha testingjuga akan digunakan untuk pengujian setiap unit aplikasi.
v. Pembuatan Dokumentasi
Pada tahapan ini penulis mulai pembuatan dokumentasi berdasarkan pada aplikasi yang telah dibangun. Dokumentasi nantinya berupa sebuah buku proyek akhir.
1.6 Sistematika Penulisan
Proyek Akhir ini disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut:
BAB I :Pendahuluan
Pada bab ini akan dijelaskan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metode penyelesaian masalah, serta sistematika penulisan.
BAB II :Dasar Teori
Bab ini berisikan dasar teori yang digunakan untuk membangun aplikasi inventarisasi yang meliputi java, PHP, xml, dan koneksi inventaris server-client.
BAB III :Analisis dan Perancangan Sistem
Pada bab ini akan dijelaskan analisis serta perancangan aplikasi inventarisasi ini.
BAB IV :Implementasi dan Pengujian
Bab ini berisi implementasi dan pengujian yang dilakukan terhadap aplikasi.
BAB V :Penutup
Bab ini berisi kesimpulan serta saran dari penulis yang dibutuhkan untuk pengembangan aplikasi.
