Jenis-jenis Sistem Informasi
A. Klasifikasi Sistem Informasi
Ada berbagai cara untuk mengelompokkan sistem informasi. Klasifikasi umum dipakai antara lain berdasarkan:
Level organisasi,
Area fungsional,
Dukungan yang diberikan, dan;
Arsitektur sistem informasi.
Selain itu, sering juga dijumpai istilah sistem informasi lain dlam literatur misalnya, sistem informasi strategis dan sistem informasi geografi.
B. Sistem informasi menurut level organisasi.
Berdasarkan level organisasi, sistem informasi di kelompokkan menjadi: a. Sistem informasi departemen
Merupakan sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Contohnya, Aplikasi pemantau kinerja pegawai yang digunakan departemen SDM.
b. Sistem informasi perusahaan
Merupakan sebuah sistem terpadu yang dapat dipakai sejumlah departemen bersama-sama Contoh, sistem informasi perguruan tinggi. c. Sistem informasi antarorganisasi
Merupakan sistem informasi yang menggabungkan dua organisasi atau lebih. Contoh, sistem informasi reservasi pesawat terbang, adalah contoh sistem informasi yang memungkinkan biro perjalanan yang menjual tiket dan maskapai penerbangan bisa berbagi informasi.
C. Sistem informasi fungsional.
Sebuah organisasi memiliki sejumlah area fungsional seperti berikut :
Area fungsional Tugas
Penjualan dan pemasaran
Menangani penjualan dan pemasaran produk/jasa yang dihasilkan perusahaan.
Manufaktur (Produksi) Menghasilkan produk
Keuangan Mengelola aset-aset keuangan perusahaan.
Akuntansi Memelihara rekaman-rekaman transaksi keuangan dalam perusahaan.
1. Sistem Informasi Akuntansi
Merupakan kumpulan sumber daya yang dirancang untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi. Sistem Informasi ini merupakan jenis yang paling tua dan paling banayak digunakan dlm bisnis. Berikut adalah Subsistem yang terdapat pada S.I Akuntansi :
Pemrosesan pesanan penjualan atau pengolahan penjualan
Pemrosesan sediaan, menangani perubahan dalam sediaan dan meberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali
Buku Besar, mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan laporan bisnis secara periodik
Piutang dagang, mencatat piutang pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan bulanan, serta laporan manajemen kredit.
Utang dagang, mencatat pembelian dan pembayaran utang kepada pemasok, menghasilkan laporan manajemen kas.
Pembayaran gaji (Payroll), menangani penggajian termasuk jam kerja dan bukti pembayaran.
2. Sistem Informasi Keuangan.
Digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam pengambilan keputusan mengenai keuangan perusahaan dan pengalokasian serta
pengendalian sumber daya keuangan dlm perusahaan. Berikut adalah Subsistem yang terdapat pada S.I Akuntansi :
Intelijen Keuangan, mengidentifikasi sumber sumber keuangan eksternal yg dapat menyuntikkan dana pada perusahaan
Audit Internal, menangani hasil audit secara internal
Pemrosesan Transaksi, menghasilkan data-data keuangan
Peramalan dan Perencanaan Keuangan, melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan saat ini dan membantu penentuan kebutuhan pendanaan dalam bisnis
Manajemen Dana, membantu pengelolaan aset perusahaan
Pengendalian Keuangan, melaksanakan evaluasi yang menyangkut penganggaran
3. Sistem Informasi Manufaktur.
ROP (Reorder Point), sistem yang memutuskan pembelian berdasarkan tittik pemesanan kembali
MRP (Material Requirements Planning), merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang dperlukan dalam proses produksi
MRP II(Material Resources Planning), memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja.
JIT (Just-In-Time), sistem yang menjaga arus bahan melalui pabrik dan megatur bahan baku tiba pada saat yang diperlukan
CIM (Computer Integrated Manifacturing), suatu sitem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang cepat, luwes dan efisien
4. Sistem Informasi Pemasaran
Merupakan sistem yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran. Subsistem-subsistem yang terdapat di sistem informasi pemasaran adalah sebagai berikut:
Riset pemasaran, merupakan subsiste yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan, dan analisis semua data pelanggan dan calon pelanggan
Informasi pemasaran, merupakan subsistem yang berhubungan denagn pengumpulan, pencatatan, dan analisis semua data perusahaan pesaing yang memiliki hubungan dengan penjualan barang dan jasa dari produsen dan konsumen
Pemrosesan transaksi berupa sistem informasi akuntansi yang berhubungan dengan penjualan
Subsistem produk berguna dalam membuat rencana produk baru
Subsistem tempat berguna bagi pengambil keputusan dalam rangka menentukan tempat yang cocok dan waktu yang tepat untuk melempar produk kepada konsumen
Subsistem promosi, berguna dalam rangka untuk melakukan analisis terhadap promosi yang harus dilakukan untuk meningkatkan penjualan
Subsistem harga, digunakan untuk membantu penetapan harga suatu produk
Subsistem peramalan penjualan, merupakan subsistem yang berguna untuk melakukan peramalan penjualan
5. Sistem Informasi SDM
Merupakan sistem informasi yang terkait dengan pengelolaan SDM Perusahaan. Berikut adalah Subsistem yang terdapat pada S.I Sumber Daya Manusia:
Subsistem Penggajian, berkaitan dengan pembayar gaji, upah
Subsistem Intelijen SDM, subsistem yang menggunakan informasi eksternal yang berhubungan dengan mitra kerja (stakeholder)
Subsistem Perencanaan SDM, menangani identifikasi SDM untuk melaksanakan sasaran jangka panjang perusahaan
Subsistem Perekrutan, menangani aktivitas perekrutan calon pegawai
Subsistem Manajemen Tenaga Kerja, berhubungan dengan pengembangan SDM dalam hal keterampilan dan pengetahuan
Subsistem Pelaporan Lingkungan, digunakan untuk menghasilkan laporan yang dialamatkan untuk lingkungan perusahaan dan ditujukan untuk pemerintah atau serikat buruh
D. Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan Tersedia.
Berdasarkan dukungan yang diberikan kepada pemakai, sistem informasi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System/TPS)
2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System/MIS)
3. Sistem Otomasi Perkantoran (Office Automation System/OAS)
4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System/DSS)
5. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System/EIS)
6. Sistem Pendukung Kelompok (Group Support System/GSS)
7. Sistem Pendukung Cerdas (Intelligent Support System/ISS)
Gambaran berbagai sistem informasi menurut dukungan yang diberikan :
Sistem Fungsi Pemakai
TPS Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi Orang yang memproses transaksi
MIS Mengkonversi data yang berasal dari TPS menjadi Informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja
Semua Level Manajemen
DSS Membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi
Analis, manajer, dan profesional
EIS Menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisis
Manajemen tingkat menengah dan tingkat atas
ES Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah
Orang yang tidak
OAS Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif
Staf maupun manajer
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)
Karakteristik Sistem Informasi ini adalah :
Jumlah data yang diproses sangat besar
Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal
Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur; harian, bulanan, dsb
Kapasitas penyimpanan besar
Kecepatan pemrosesan yang diperluka tinggi karena volume yang besar
Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu
Masukan dan keluaran terstruktur
Komputasi tidak rumit (matematika sederhana atau operasi statistik)
Memerlukan kehandalan yang tinggi
Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan TPS terbagi 2, yaitu :
- Batch Processing : Transaksi ditumpuk dahulu, dan kemudian diproses belakangan
- Online Processing : Transaksi diproses pada saat itu juga
2. Sistem Informasi Manajemen (MIS)
Karakteristik MIS adalah :
Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas
Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya
Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung
Macam-Macam laporan yang dihasilkan MIS adalah :
Laporan Periodis, Laporan yang dihasilkan pada selang waktu tertentu
Laporan Ikhtisar, Laporan yang mmberikan ringkasan terhadap sebuah informasi
Laporan Perkecualian, Laporan yang hanya muncul kalau terjadi kesalahan yang tidak normal.
3. Sistem Otomasi Perkantoran (OAS)
Sistem ini meberikan fasilitas tugas-tuga pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Contoh Penggunaan perangkat-perangkat yang mendukung otomasi perkantoran :
Pengolah lembar kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinana harga
Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan
Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon pelanggan
Video konferensi digunakan untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada di berbagai tempat berjauhan
Sistem ini sering kali dikatakan dapat mendukung kantor tanpa kertas (paperless office).
4. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
DSS dbuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan TPS dan MIS. DSS didefinisikan sebagai “Sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu mengambil keputusan dgn menggunakan data dan model untuk memecahkan persoalan-persoalan tak terstruktur.
Karakteristik DSS adalah :
Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi dan tanggapan yang cepat
Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran
Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuanpemrogram profesional
Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak dapat ditentukan di depan
Menggunakan analisis data dan perangkat permodelan yang canggih
5. Sistem Informasi Eksekutif (EIS)
Sistem ini menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang.
Karakteristik EIS adalah :
Dapat digunakan untuk meringkas, menapis dan memperoleh detail data
Menyediakan analisis kecendrungan, pelaporan perkecualian, dan kemampuan drill-down
Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal
Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannnya
Dapat digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara
Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail, teleconference), kemampuan analisis data, dan perangkat produktivitas pribadi (kalender elektronis)
Sistem pendukung kelompok atau GSS suatu jenis sistem informasi yang mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok. Sistem ini mencakup penggunaan teknologi presentasi, pengaksesan basis data pada komputer, dan kemampuan yang memungkinkan peserta pertemuan dapat berkomunikasi secara elektronis.
7. Sistem Pendukung Cerdas (ISS)
Sistem cerdas yang biasa dipakai dalam aplikasi bisnis adalah sistem pakar. Contoh beberapa sistem pakar anatara lain :
• XSEL, bertindak sebagai asisten penjual yang membantu penjual memilih pesanan pelanggan sesuai dengan yang dibutuhkan
• MYCIN, membantu jurumedis tahun 70-an mendiagnosa penyakit yang disebabakan bakteri
• PROSPECTOR, menyediakan kemampuan seorang pakar di bidang geologi
Karakteristik ISS adalah :
Belajar atau memahami permasalahan berdasarkan pengalaman
Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi-situasi baru
Mampu menangani masalah yang kompleks
Memecahkan permasalahan berdasarkan penalaran
Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan persoalan
E. Sistem Informasi Menurut Aktivitas Manajemen
Berdasarkan aktivitas yang didukungnya, Sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Pengetahuan
Merupakan sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja
berpengetahuan. Sistem seperti ES dan OAS termasuk dalam kategori ini
2. Sistem Informasi Operasional
Merupakan sebuah sistem yang berurusan dengan operasi sehari-hari, seperti penempatan pesanana dan pembelian, dan pencatatan jumlah kerja pegawai. TPS, SIM, DSS sederhana termasuk dalam kategori ini
3. Sistem Informasi Manajerial
Merupakan sistem informasi yang menyediakan hal-hal bersifat manajerial sebagai berikut :
- Ringkasan Statistik - Laporan Perkecualian - Laporan Periodis - Analisis Perbandingan
- Proyeksi - Keputusan-keputusan rutin
- Pendeteksian masalah secara dini - Hubungan antar manajer
Berdasarkan arsitektur sistem yang mendasarinya, sistem informasi dibagi menjadi 3 jenis, yaitu :
1. Sistem Berbasis Mainframe 2. Sistem Berbasis PC tunggal
3.
Sistem Tersebar atau Komputasi JaringanG. Sistem Informasi Strategis dan Geografis
Selain beberapa klasifikasi tersebut, dikenal juga Sistem Informasi Strategis dan Sistem Informasi Geografis.
S.I Strategisadalah sistem informasi yang digunakan utnuk menangani masalah-masalah strategis dalam organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses-proses manajemen.
S.I Geografisadalah sistem berbasis komputer yang digunakan untuk menyimpan dan memanipulasi data geografis. Sistem ini dapat mengambil keputusan seperti : Mencari rute terpendek anatara dua wilayah,
Mengelompokkan daerah penjualan untuk meminimalkan jarak perjalanan.
H. Sistem Enterprise Resource Planning ERP
Merupakan sistem informasi terintegrasi lintas-fungsi yang dirancang agar dapat dipakai untuk menangani kebanyakan bisnis. Sistem ini memiliki modul-modul seperti pengendalian sediaan, utang dagang, piutang dagang, peremcanaan material, hingga penanganan sumberdaya manusia.
I. Supply Chain Management (SCM)
Merupakan sistem yang digunakan untuk memantau, mengendalikan, dan memfasilitasi rantai pasokan (supply chain). Sistem ini ditujukan untuk: 1. Mengurangi biaya di inventori
2. Mengurangi waktu siklus/cycle time (dari pemesan sampai didapatkan), dan 3. Mengurangi biaya produksi
J. Customer Relationship Management (CRM)
Merupakan suatu sistem informasi lintas-fungsi yang ditujukan untuk mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses yang berorientasi pada pelanggan yang mencakup kegiatan pemasaran, penjualan, dan pelayanan kepada pelanggan. Sistem ini dirancang sebagai perwujudan strategi yang fokus pada pelanggan.
CRM dapat dibedakan menjadi empat, yaitu: a. CRM operasional
b. CRM analitis