KONSEP DASAR ADMINISTRASI dan manajemen

MAKALAH

SISTEM ADMINISTRASI NEGARA

“KONSEP DASAR SISTEM ADMINISTRASI”

Dosen Pengampu: Hj. Lilis Suryani, M.Si

Kelompok 1 : Nura Mindiawati

1178010174 Nurul Armela

1178010178 Oneng Purnamasari

1178010182 Rian Khoerul Anwar

1178010195 Kelas E Semester 2

Program Jurusan Administrasi Publik

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI

BANDUNG

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, anugerah, serta karunia-Nya sehingga kami selaku kelompok 1 dapat menyelesaikan makalah tentang “Konsep Dasar Sistem Administrasi” ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Administrasi Negara.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan dan direalisasikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi sempurnanya makalah ini.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Bandung, Februari 2018

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTARi DAFTAR ISI ii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1

1.2 Rumusan Masalah 1

1.3 Tujuan Penulisan 1

1.4 Metode Penulisan 2

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Konsep 3

2.2 Pengertian Dasar 3

2.3 Pengertian Sistem 3

2.4 Pengertian Administrasi 4

2.5 Konsep Dasar Sistem Administrasi 5

A. Sejarah Munculnya Sistem Administrasi 6

B. Tokoh-Tokoh Administrasi8

C. Komponen Sistem Administrasi 10

D. Fungsi dan Peranan Sistem Administrasi 11

E. Tujuan Sistem Administrasi 12

F. Jenis-Jenis Sistem Administrasi 12

G. Sifat Sistem Administrasi 13

2.6 Sistem Administrasi Negara Indonesia 14

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan 16

3.2 Saran 16

DAFTAR PUSTAKA 17

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manusia sebagai makhluk sosial yang tidak dapat hidup sendiri tentunya memiliki sifat saling ketergantungan antara satu sama lainnya demi memenuhi kebutuhan. Oleh karena itu manusia membentuk kelompok bersama, dengan tujuan agar harapan dan cita-citanya dapat terwujud dengan baik dan relatif cepat dalam konteks inilah yang sering disebut dengan berorganisasi.

Untuk lebih mengefektifkan dan mengoptimalisasikan bentuk-bentuk kerjasama dalam mayarakat itu diperlukan adanya suatu penataan. Penataan ini penting artinya, bukan saja agar harapan setiap individu yang tergabung dalam organisasi itu dapat terpenuhi, akan tetapi dalam rangka pula mengoptimalkan setiap keterampilan, kemampuan dan kecakapan yang dimiliki setiap anggota. Ilmu yang berkaitan dengan bagaimana menjadikan kerjasama dalam sebuah organisasi itu agar lebih baik efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama (organisasi) dan atau tujuan individu dapat disebut pula disebut dengan istilah administrasi.

1.2 Rumusan Masalah

 Apa yang dimaksud dengan konsep dasar sistem administrasi?

 Apa saja peranan, tujuan, dan fungsi sistem administrasi?

 Bagaimana perkembangan sistem administrasi dari masa ke masa?

 Bagaimana pandangan sistem administrasi menurut para tokoh administrator?

1.3 Tujuan Penulisan

 Mengetahui dan memahami konsep dasar sistem administrasi.

 Mengetahui dan memahami peranan, tujuan, dan fungsi sistem administrasi.

 Mengetahui perkembangan sistem administrasi dari masa ke masa.

1.4 Metode Penulisan  Studi Literatur

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Konsep

Konsep berasal dari bahasa latin conceptum, yang artinya sesuatu yang dipahami. Aristoteles dalam bukunya "The classical theory of concepts" menyatakan bahwa konsep merupakan penyusun utama dalam pembentukan pengetahuan ilmiah dan filsafat pemikiran manusia.

Konsep bisa didefinisikan sebagai abstraksi (ringkasan) dari fenomena yang dapat menggambarkan suatu objek, peristiwa/kejadian, yang berada dalam dunia pikiran dan diwujudkan dalam bentuk produk dalam dunia nyata.

2.2 Pengertian Dasar

Dasar bisa diartikan sebagai pondasi, pengokoh berdirinya suatu bangunan. Dengan demikian dasar didefinisikan sebagai pondasi dari suatu hal yang dijadikan sebagai landasan paling inti dari suatu hal tersebut.

2.3 Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa yunani “system”, yang artinya suatu keseluruhan yang kompleks yang disatupadukan (a complex a whole put together). Berbicara tentang sistem, Rhicard A. Johnson, Fremount E.Kast, dan James E. Roseneweig

mengemukakan “Sistem ialah suatu keseluruhan kebulatan yang kompleks dan terorganisasi. Sistem ialah suatu kumpulan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian

sehingga membentuk suatu kesatuan kebulatan yang kompleks, tetapi padu.”

Ditambah pula bahwa kata sistem mempunyai kesatuan sebagai :

 Rencana;

 Tata tertib ( order );

 Pengaturan (arrangement); dan  Tatanan

Selanjutnya, The Liang Gie (1971) menyatakan bahwa sisitem ialah suatu kebulatan yang berliku-liku dan tetap atas hal-hal atau unsur-unsur yang saling berhubungan dan disatupadukan berdasarkan suatu asas tata tertib.

Jadi, sistem adalah kesatuan yang utuh dari sesuatu rangkaian, yang kait mengait satu sama lain. Bagian atau anaka cabang dari suatu sistem, menjadi induk sistem dari rangkaian selanjutnya. Begitulah seterusnya sampai pada bagian yang terkecil, rusaknya salah satu bagian akan mengganggu kestabilan, sistem administrasi publik RI adalah salah satu contoh sistem administrasi, dan anak cabangnya adalah sistem administrasi daerah, kemudian seterusnya sistem administrasi desa dan kelurahan.

2.4 Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Dalam masa sekarang ini administrasi dikenal sebagai bagian dari Ilmu Sosial yang mempelajari interaksi manusia dalam melakukan kerjasama (cooperative)

melalui penggunaan sarana dan sumberdaya yang terbatas (limited resources). Definisi Administrasi dibagi kedalam dua bagian yakni :

kearsipan, dokumentasi, logistik, korespondensi, teknis, operasional program, layanan informasi yang bersifat administrasi.

 Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerjasama berdasarkan rasionalitas tertentu yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Di dalam pengertian administrasi terkandung hal-hal berikut:

 Kelompok orang (manusia), yakni berkumpulnya dua orang atau lebih dalam sebuah perkumpulan (organisasi).

 Kegiatan, yaitu suat aktivitas yang harus dikerjakan baik itu secara individu maupun bersama-sama

 Kerja sama, yaitu interaksi antara individu dan kelompok untuk menyelesaikan suatu masalah

 Tujuan, yakni sesuatu yang ingin didapatkan oleh sekelompok orang

 Efesiensi, perbandingan terbaik antara masukan (input) dan keluaran (output)

“Administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.” (Sondang P. Siagian, 2008).

2.5 Konsep Dasar Sistem Administrasi

sub-sistemnya. Sebaliknya nilai atau peranan suatu subsistem akan ditentukan oleh nilai atau peranan sistem yang bersangkutan. Suatu sistem bersama dengan berbagai sistem lain yang saling berinteraksi merupakan sub-sistem dari suatu sistem yang lebih besar.

Secara elementer, administrasi terjadi apabila terdapat dua orang atau lebih, yang bekerjasama melakukan kegiatan tertentu dengan sarana tertentu untuk mencapai tujuan bersama tertentu. Dengan sendirinya antara manusia, kerjasama, kegiatan, sarana dan tujuan tersebut saling berkaitan satu sama lain. Oleh karena itu, administrasi merupakan suatu sistem.

Perkembangan administrasi sebagai seni dapat dibagi menjadi tiga fase utama, yaitu sebagai berikut :

 Tahap prasejarah (Sebelum 1 Masehi)

Dimulai sejak dikenalnya sejarah manusia yang hidup berkelompiok hingga 1 Masehi. Bukti-bukti sejarah menunjukkan bahwa sebelum 1 Masehi, administrasi dan manajemen sudah berkembang dengan baik walaupun orang-orang purbakala dahulu tidak menyadarinya ditandai dengan mereka yang hidup secara berkelompok lalu membagi tugasnya sebagai pemburu, peramu, dsb sehingga tujuan-tujuan mereka dapat dicapai.

Berhubungan dengan gelapnya sejarah dunia, umumnya selama 15 abad pertama dari sejarah dunia modern, bidang administrasi pun mengalami kegelapan. Berarti tidak banyak yang diketahui dalam 15 abad itu.

 Zaman modern (1886 Masehi - Sekarang)

Pada zaman ini F.W. Taylor (seorang sarjana pertambangan) dari Amerika Serikat, mencetus gerakan manajemen ilmiah dengan mengadakan penyelidikan-penyelidikan dalam rangka mempertinggi efesiensi perusahaan dan peningkatan produktivitas pekerja. Karena besarnya sumbangan penelitian yang diberikan terhadap dunia administrasi, maka F.W. Taylor diberi julukan, sebagi bapak gerakan manajemen ilmiah.

2. Perkembangan Administrasi Sebagai Ilmu

Dari segi perkembangan ilmu administrasi sejak lahir hingga sekarang, ilmu administrasi telah mencapai empat tahap :

 Tahap survival (1886-1930)

Pada tahap ini dimulai peletakan dasar-dasar administrasi oleh F.W. Taylor dan Hendry Fayol. Dalam masa ini para sarjana mulai memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga dalam masa inilah para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen.

 Tahap konsolidasi dan penyempurnaan (1930-1945)

 Tahap human relation (1945-1959)

Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang dalam kegiatan kerjasama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas,formal) maupun yang tidak resmi (informal). Pada masa ini pula ditulis pula hampir semua buku mengenai hubungan antar manusia dalam kegaiatan kerjasama mereka.

 Tahap behaviouralisme (1959-sekarang)

Pada tahap ini fokus perhatiannya bukan hanya pada hubungan manusianya, tetapi sudah maju kepada tindakan-tindakan dan perilaku orang-orang dalam kehidupan berorganisasi, diselidiki pula cara-cara yang dapat ditempuh untuk lebih meningkatkan kegiatan-kegiatan yang membuat organisasi menjadi lebih efesien dan efektif, sehingga administrasi menyatu kepada manusia itu sendiri.

B. Tokoh-Tokoh Administrasi  Hendry fayol (1841-1950)

Henry Fayol disebut sebagai bapak administrasi (father of modern operational management theory). Fayol adalah seorang insinyur bangsa Perancis yang bekerja pada industri pertambangan. Berdasarkan studinya ia menarik kesimpulan bahwa prinsip-prinsip pokok administrasi dapat diterapkan pada semua bentuk organisasi.

Menurut Fayol Administrasi itu bukan hak/milik semata-mata ataupun bukan pertanggungjawaban semata-mata daripada pimpinan atau anggota pimpinan sendiri, tetapi tersebar luas ke seluruh anggota organisasi, bahkan buruh (pekerja) ilut serta sesuai dengan tingkatannya dalam kegiatan administrasi. Menurut fayol, Administrasi merupakan bagian kegiatan dalam Badan Usaha. Badan Usaha adalah yang melaksanakan ke arah suatu sasaran atau tujuan (obyektif) dengan usaha mendapatkan keuntungan yang optimum dari semua sumber-sumber yang tersedia.

(1) Pembagian pekerjaan, prinsip ini sama dengan pembagian tenaga kerja menurut Adam Smith, spesialisasi meningkatkan hasil yang membuat tenaga kerja lebih efisien.

(2) Wewenang. Manajer harus memberi perintah, wewenang akan membuat mereka melakukan dengan baik.

(3). Disiplin. Tenaga kerja harus membantu dan melaksanakan aturan yang ditentukan organisasi.

Dia adalah seorang insinyur mekanik asal Amerika Serikat yang terkenal atas usahanya meningkatkan efesiensi industri. Ia dikenal sebagai "bapak manajemen ilmiah" dan merupakan pemimpin intelektual dari Gerakan Efesiensi. Taylor, merumuskan prinsip-prinsip administrasi dan manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating, Controling (POAC).

Selain itu, dia mengusulkan mengusulkan empat prinsip scientific management yang menurutnya akan menghasilkan kenaikan yang berarti dalam produktivitas:

(1). penggantian metode kira-kira untuk menentukan setiap elemen dari pekerjaaan seorang pekerja yang ditentukan secara ilmiah;

(2). seleksi dan pelatihan para pekerja secara ilmiah;

(3).kerja sama antara manajemen dan buruh untuk menyelesaikan tujuan pekerjaan, yang sesuai dengan metode ilmiah; dan

C. Komponen Sistem Administrasi

Sebagai suatu sistem administrasi memiliki komponen yang membentuknya, komponen-komponen umum yang termasuk dalam sistem administrasi yang efektif adalah:

1. Planning / Rencana / Program Kerja

Bagian penting dalam penyelenggaraan administrasi adalah harus ada program kerja yang dibuat sesuai dengan keputusan rapat tentang apa yang akan menjadi tujuan untuk dikerjakan (untuk jangka waktu tertentu).

2. Organisasi

Perlu ada pengaturan otoritas dan tugas sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan dengan tepat oleh orang yang tepat dengan cara yang bertanggungjawab.

3. Pendelegasian

Pembagian tugas harus dilakukan mengingat bahwa setiap orang mempunyai keahlian/ketrampilan yang berbeda dengan orang lain.

4. Personel / Staf

Harus ada cukup orang untuk melakukan tugas-tugas yang sudah direncanakan, oleh karena itu perlu ada pertanggungjawaban dari masing-masing orang yang terlibat didalamnya

Tugas-tugas yang tidak dikoordinasi dengan baik akan menyebabkan pekerjaan yang tumpang tindih sehingga menghasilkan kerja yang tidak efektif dan efisien.

6. Pelaporan

Pertanggungjawaban dari setiap bagian perlu dilakukan agar dapat diketahui hasil yang dicapai dan kegagalan-kegagalan yang terjadi sehingga dapat diusahakan perbaikan-perbaikan yang perlu diadakan di masa yang akan datang.

7. Budget

Memprediksi jumlah keuangan yang dibutuhkan, dan yang mampu didapatkan, dan yang mampu dipertanggungjawabkan adalah sangat penting untuk menentukan seberapa jauh program kerja dapat dilaksanakan supaya tidak macet di tengah jalan.

D. Fungsi dan Peranan Sistem Administrasi

Pada dasarnya fungsi sistem administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.

Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi antara lain :

 Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana, akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8)

Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan. (Daft, 2006:9).

 Leading (Kepemimpinan)

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)  Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006:11)

E. Tujuan Sistem Administrasi

Di dalam administrasi, tentu terdapat tujuan yang dapat berupa seperti Tujuan Jangka Panjang. Di dalam tujuan jangka panjang ini terdapat beberapa ciri-ciri yang diterapkan antara lain:

 Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya.

 Agar seorang pelaksana usaha dapat menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.

 Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

F. Jenis-jenis Sistem Administrasi  Administrasi Publik

Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas ialah tiga elemen utama dalam sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.

 Administrasi Pembangunan

Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya ialah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.

 Administrasi Lingkungan

Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

G. Sifat Sistem Administrasi

 abstrak, karena tidak dapat dikenali wujud rupanya. Bandingkan dengan hal yang berupa barang, materi seperti manusia, batu hewan dan bangunan yang langsung bisa dideskripsikan dan wujudnya dapat dilihat dengan jelas.

 buatan manusia (man made systems), karena dia buatan manusia tentunya mempunyai kelemahan dan tidak terlepas dari berbagai kepentingan dari manusia itu sendiri.

 terbuka (open systems), karena peka terhadap pengaruh lingkungan, baik sosial maupun fisik. Sebagai sesuatu yang sifatnya terbuka harusw terbuka terhadap sesuatu yang baru dan menyesuaikan diri terhadap lingkungannya.

 hidup (living systems), berkembang terus akibatnya sifat terbukanya. Akan berubah sesuai dengan perkembangan zaman, ketika dia bersentuhan dengan hal-hal yang baru, dia akan dituntut untuk mengikuti perkembangan zaman itu sendiri sehingga dia tetap bisa dipaka dan berdaya guna tidak menjadi (out of date).

 kompleks, karena di dalamnya terdapat banyak subsistem, terjadi banyak hubungan antara subsistem antara satu dengan yang lain.

Administrasi negara sebagai penyelenggaraan kebijaksanaan negara/pemerintahan juga merupakan suatu sistem dengan sifat-sifat seperti yang di sebutkan di atas. Administrasi negara sebagai suatu sistem terdiri dari berbagai subsistem antara lain: tugas pokok, fungsi kelembagaan, ketatalaksanaan, kepegawaian, sarana dan prasarana. Sistem administrasi berinteraksi dengan berbagai sistem lain seperti sistem politik, ekonomi, sosial budaya, agama, hukum, di samping ekosistem lain seperti geografi, demografi, dan kekayaan alam membentuk sistem kehidupan nasional dalam rangka mencapai tujuan negara.

Sistem administrasi negara adalah keseluruhan penyelengaraan kekuasaan pemerintah negara indonesia dengan memanfaatkan dan mendayagunakan segala kemampuan aparatur negara serta segenap dana dan daya demi tercapainya tujuan nasional dan terlaksananya tugas Negara Republik Indonesia seperti yang telah ditetapkan dalam UUD 1945.

SANRI secara simultan dipengaruhi dan mempengaruhi berbagai faktor lingkungan fisik alami, Juga oleh faktor regional dan global. Oleh karena itu tidak ada satu negarapun yang memiliki konstitusi dan landasan filosofis serta keseluruhan faktor ekologi yang sama dengan SANRI.

Sebagai sistem, admnistrasi negara indonesia perlu dikembangkan dan disempurnakan dalam berbagai aspeknya, sehingga sebagai sarana untuk mencapai tujuan nasional, maka SANRI senantiasa mampu mengatasi kendala, menjawab tantangan dan memamfaatkan peluang yang timbul baik dalam lingkup nasional, regional dan global. Pengembangan dan penyempurnaan yang terus menerus dilakukan itu, disebabkan antara lain:

 Semakin meningkatnya tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan baik volume maupun intensitasnya.

 Keberhasilan pembangunan telah pula menimbulkan masalah-masalah baru.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

menjadi sains. Tetapi didahului oleh perkembangan dalam bentuk seni (art) kemudian berlanjut dalam perkembangannya sebagai ilmu.

Pada dasarnya fungsi sistem administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.

3.2 Saran

 Sebagai seorang calon administrator, kita harus senantiasa mengetahui konsep dasar sistem administrasi dengan baik.

 Demi memajukan negara Indonesia, Sistem Administrasi Negara Indonesia mutlak dipelajari dan dikembangkan agar tujuan negara dapat tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Anggara, Sahya. (2012). Ilmu Administrasi Negara. Bandung: Pustaka Setia. Syafri, Wirman. (2012). Studi tentang Administrasi Publik. Jatinangor: Erlangga.