Makalah Sistem Informasi Manajemen Anali (2)

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ANALISA SISTEM BERJALAN

*nama dealer*

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat nilai UAS mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

1. Mitha Sri Aprita (12135403)

2. Nadilla Yunizar Karima (12135671) 3. Niken Restiana Ayuningrum (12136161)

4. Kurnia Siti Rahmah (12136641)

KELAS 12.3A.24

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER BINA SARANA INFORMATIKA CIKARANG

2014

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat, hidayah dan bimbingan-nya, sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah ini.

Tujuan penulisan makalah ini salah satunya yaitu untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Oleh karena itu, kami mengucapkan rasa terima kasih kepada :

1. Ibu Diah Wijayanti selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

2. Bapak Rizal selaku admin Pacific Motor 3 yang telah memberi izin untuk melakukan riset.

3. Teman-teman kelas 12.3A.24 yang telah mendukung dan memberi semangat kepada kami

Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini jauh dari sempurna, maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk kesempurnaan makalah ini. Pada akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.

Cikarang, 25 Oktober 2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK.

Sistem Informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk dan jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

1.2 Pembatasan Masalah

Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu :

1. Konsep dari sistem informasi manajemen

2. Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi / perusahaan mengelola sistem informasi manajemennya sendiri

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :

1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 3 (tiga) jurusan Manajemen Informatika BSI.

2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1

Sejarah Perusahaan

Pacific Motor 3 merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang dan jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani service motor dan menyediakan suku cadang motor Honda. Pada bidang barang, perusahaan ini menyediakan sparepart motor dan penjualan motor khusus Honda juga. Pacific Motor 3 adalah sebuah Dealer Resmi Honda yang terletak di Jln. Raya Cibarusah no. 80, Lippo Cikarang. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2005. Awal nya perusahaan ini hanya sebuah bengkel umum biasa lalu pemilik Bengkel ini yaitu Bpk. Anton Hwang mengajukan permohonan untuk menjadi Bengkel Resmi Kawasaki ke PT.KMI . Akhirnya setelah survey Lokasi, pada tanggal 13 Januari 2009 PT. KMI meresmikan Kawasaki Matahari Motor menjadi Bengkel Resmi Kawasaki. Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani Service unit, pergantian suku cadang , Klaim Kupon Service Gratis dan Warranty Request. Seiring berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar, Pasific Motor 3 juga menjual unit Honda dari Motor Bebek, Matic dan Trail. Selain itu juga menjual Accessories Motor yang sebagain besar digunakan pada unit CBR dan Mega Pro. Pasific Motor 3 memiliki tujuan pasar yang menjangkau semua kalangan terutama dari kalangan menengah keatas. Karena untuk segi harga Motor dan Suku Cadang Honda terutama unit Sport terbilang cukup mahal. Tapi semua itu berbanding lurus dengan kualitas motor itu sendiri serta suku cadang nya. Unit atau Sparepart semua di Produksi di PT. ASTRA HONDA MOTOR Jakarta ( AHM ) yang awal nya di import dari Jepang yang merupakan supplier terbesar di Asia Timur.

2.2. VISI dan MISI Perusahaan

VISI Pasific Motor 3 yaitu : Menjadi Dealer Honda Terbaik di Kota

Cikarang, serta memberikan suatu pelayanan secara komprehensif dalam suatu bidang penjualan unit dan service dalam proses mendekatkan diri kepada masyarkat sehingga terjalin suatu hubungan saling memberi kontribusi.

1. Mencapai target penjualan unit setiap bulannya

2. Membantu konsumen dalam melakukan pembiayaan dengan bunga ringan dan proses yang mudah tidak berbelit-belit

3. Melakukan pengembangan usaha di bidang otomotif 4. Memberikan manfaat bagi masyarakat luas dan pelanggan

5. Menjadi Mitra Terpercaya dalam kepemilikan dan perawatan sepeda motor Honda bagi masyarakat

6. Selalu mengutamakan mutu pelayanan sehingga menghasilkan tingkat kepuasan pelanggan yang maksimal.

7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Demikian pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang dilakukannya

2.4. Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi

2.4.1. Owner

1. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan

2. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan

3. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian sesuai bidangnya

4. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan 5. Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun

1. Menerima wewenang dari owner untuk mengontrol jalannya kegiatan setiap harinya

2. Memantau kelancaran operasional dalam penjualan, pemesanan, gudang dan pengiriman

3. Mengevaluasi setiap laporan-laporan yang dihasilkan dari kegiatan operasional

4. Menyampaikan Laporan bulanan kepada Owner

5. Merencanakan dan mengawasi kegiatan penjualan unit,sparepart dll

6. Menentukan strategi memajukan perusahaan

2.4.3. Marketing Unit

1. Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyak nya 2. Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik

perusahaan

3. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer 4. Menjaga mutu pelayanan kepada customer

5. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu dan sesuai dengan yang dipesan

6. Melaporkan laporan penjualan unit setiap bulannya

2.4.4. Admin

1. Pengurusan dokumen STNK dan BPKB.

2. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi 3. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan

keuangan perusahaan

4. Memberikan laporan keuangan dari kas kecil sampai kas besar setiap bulannya

5. Pembukuan data perusahaan

6. Mengeluarkan kas operasional perusahaan

7. Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan 8. Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang

2.4.5. Chief mekanik

1. Bertanggung jawab penuh terhadap bengkel 2. Bertanggungjawab terhadap karyawan bengkel

3. Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi

4. Menangani pengaduan pelanggan terhadap cara kerja mekanik

2.4.6. Mekanik

1. Bertanggung jawab terhadap kendaraan yang masuk ke bengkel 2. Melayani pelanggan yang datang ke bengkel.

3. Memperbaiki kendaraan pelanggan yang datang ke bengkel 4. Melakukan pemeriksaan mesin pada kendaraan yang akan

diperbaiki

5. Melakukan pengecekan ulang sebelum kendaraan diserahkan kepada pelanggan

2.4.7. Bag. Sparepart

1. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang

2. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera dilakukan pemesanan

3. Membuat PO pemesanan barang

4. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia 5. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang

2.4.8. Customer Service (CS) dan Kasir

1. Menerima Telepon masuk

2. Menerima pendaftaran service saat ada pelanggan masuk 3. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service 4. Mencatat Data kendaraan pelanggan

5. Melayani customer saat melakukan pembayaran 6. Pengurusan KSG

7. Membuat laporan peneriaman kas harian

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Analisa Sistem Berjalan

Kawasaki Matahari Motor merupakan dealer resmi kawasaki yang melayani Penjualan unit, jasa service kendaraan kawasaki serta penyedian suku cadang khusus Kawasaki.

3.1.1 Alur dari Proses Penjualan unit

1. Penjualan unit secara Tunai

a. Tahapan proses pemesanan kendaraan

Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, menjual ataupun tukar tambah kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik dalam satu merk kawasaki.

2) Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing / sales akan meminta Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) yang diisi data customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory kendaran, adakah kendaraan yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe, tahun pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut. Sales juga akan menjelaskan spesifikasi tipe-tipe unit melalui katalog unit yang tersedia.

kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan tersebut sesuai dengan keinginannya 5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai

pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.

6) Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi kecocokan harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan bahwa customer akan membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut tidak dapat dijual lagi kepada pihak lain, sampai batas waktu tertentu sesuai dengan perjanjian dari kedua belah pihak.

8) Cabang membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di cabang, maka pada saat kendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom tempat pembeli berada, maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan yang akan ditandatangani oleh yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti bawa kendaraan tersebut telah di serahkan.

pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar terlihat lebih menarik

b. Proses Pembayaran

Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang disepakati.

c. Proses Pengiriman Unit

Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap unit yang akan dikirim yaitu:

 Gesek nomor rangka/mesin untuk proses

faktur

 Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin

sesuai surat jalan

 Membersihkan unit sehingga terlihat lebih

bersih,

 Memeriksa keadaan fisik unit dalam

keadaan tanpa cacat

 Memeriksa part unit berfungsi dengan baik

 Mengcharge aki unit, menghidupkan unit

agar siap pakai

 Mengecheck perlengkapan unit meliputi

customer. Selanjutnya unit dinaikan oleh menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya akan menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer akan dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan dengan pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira Finance, Mega Finance, Beta Finance, HD Finance serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU. Tahap-tahap prosesnya adalah :

a. Proses Pemesanan unit

Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit secara tunai, sales akan meminta fotocopy atas nama faktur serta membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, nama faktur, alamat domisili, nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :

 Fotocopy KTP suami dan istri

 Fotocopy Kartu Keluarga

 Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan

lain sebagainya yang dirasakan perlu sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan.

Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey oleh pihak leasing.

b. Proses Survey Leasing

Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan melakukan survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta jangka waktu kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah disiapkan surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey akan meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang sudah ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.

c. Proses Verifikasi data

Proses ini akan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung manajemen dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan mengirimkan PO tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO apabila unit sudah dikirim.

d. Proses Pembayaran uang muka

dahulu melakukan pembayaran uang muka kepada pihak dealer.

e. Pengiriman unit

Proses Pengiriman unit ini sama dengan pengiriman unit secara tunai, driver harus memperhatikan prosedur yang berlaku

f. Pengajuan pelunasan leasing

Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer. pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang muka, kwitansi insentif, kwitansi pelunasan (bermaterai 6000), BAST (Berita Acara Serah Terima) unit, gesekan no rangka dan mesin. Semua berkas tersebut ditandatangani oleh Owner dan di stampel dealer. Proses pencairan ini biasanya sekitar 2-3 hari kerja melaui tranfer rekening.

g. Proses pembayaran angsuran oleh customer

Customer bisa melakukan pembayaran angsuran langsung ke kantor leasing atau melaui bank/atm, kantor pos terdekat serta melampirkan nomor kontrak yang diberikan oleh pihak leasing. Biasanya jatuh tempo pembayaranya sesuai dengan tanggal pengiriman unit bulan berikutnya.

3. Pengurusan STNK dan BPKB

bulan. Setelah STNK dan BPKB jadi, maka pihak delaer akan langsung menyerahkan STNK dan BPKB kepada customer yang membeli tunai. Bagi yang kredit, dealer hanya akan menyerahkan STNK saja dan akan menyerahkan BPKB langsung ke pihak leasing. Proses kepada customer pun selesai, selanjutnya proses customer ke pihak leasing baik pembayaran angsuran sampai pengambilan BPKB apabila pembayaran kredit telah lunas.

4. Laporan Bulanan

Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap bulannya.

3.1.2 Alur Penjualan Sparepart

A. Pemesanan sparepart ke KMI

 Perincian kebutuhan sparepart dan pesanan

sparepart dari customer

 Konfirmasi PT. KMI perihal persediaan sparepart

dan inventorinya

 Pembuatan PO (Purchase Order )

 Konfirmasi ke bag. Admin ( pembagian jenis

pesanan ke fix order, additional, emergency )

 Pengiriman PO via email

 Menuggu proses pengiriman sparepart dari PT. KMI

kurang lebih 3 hari (tergantung jenis pemesanan)

 Barang datang lalu dirapihan dan hubungi customer

apabila ada yang sudah memesan barang

 Transaksi penjualan

B. Penjualan sparepart

 Customer dating

 Pembayaran ke kasir

3.2 Alur Pelayanan Service Kendaraan

1) Customer datang

2) Pencatatan data pelanggan yang tertera di STNK kendaraan pada form service, yang meliputi tanggal service, jenis motor, plat nomor, nama pemilik, dan no telepon pemilik saat pendaftaran sebagai arsip Bengkel 3) Permintaan service atau pergantian suku cadang serta keluhan-keluhan

yang dirasakan customer pada kendaraannya 4) Pemeriksaan awal oleh kepala mekanik

5) Analisa kerusakan pada kendaraan dan bagaimana solusi yang harus dilakukan

6) Perawatan dan perbaikan

7) Penggantian suku cadang bila ada part yang harus diganti

8) Pemeriksaan akhir oleh kepala mekanik terhadap hasil kerja mekanik 9) Penyerahan kunci kendaraan ke kasir

10) Customer melakukan pembayaran dan pengambilan kunci kendaraan ke kasir

3.3 TOOL BLOK

Blok input

Alat yang digunakan untuk menerima data :

 Keyboard

 Mouse

 Mesin scanner

Blok Output

Alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran :

 Printer

Blok Model

Aplikasi maupun program yang sering digunakan adalah

 Ms. Office

 Ms. Acces

 Menggunakan internet speedy

 Wi-fi

Blok Database

 Database DBF (clipper database file)

Blok Control

 Avast anti virus

 Avira

BAB IV

PENUTUP

4.1.Kesimpulan

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dalam hal ini Kawasaki Matahari Motor masih belum berkembang dengan baik terutama manajemen komputersasinya. karena masih banyak pengolahan data secara manual.

 Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat

berjalan secara optimal

 Dalam penjualan sparepart sudah terprogram dengan baik tetapi dalam

penjualan unit perlu adanya program komputersasi penjualan yang bagus

 Lebih meningkatkan promosi sehingga penjualan motor terus meningkat

DAFTAR PUSTAKA

Anonim,2011 Modul Sistem Informasi Manajemen,Jakarta: Bumi aksara http://www.google.com/search?

hl=id&source=hp&biw=&bih=&q=pengertian+sistem+informasi+manajemen http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen