SISTEM INFORMASI KOPERASI PEGAWAI PADA PT PROSAM PLANO
Nama : Tisna Soelistyo Budi NIM : 02.41010.0045 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vii
ABSTRAK
Pengelolahan Data pada Koperasi pegawai PT Prosam Plano dilakukan
secara manual mulai dari transaksi pembelian, penjualan, barang konsinyasi,
simpanan, pinjaman maupun perhitungan laporan keuangan dan perhitungan Sisa
Hasil Usaha. Sehingga permasalahan yang terjadi dibutuhkan waktu untuk pencatatan
transaksi yang terjadi dan sering transaksi yang terjadi tidak sama dengan data yang
ada.
Dengan adanya permasalahan yang dialami koperasi ini, maka dibutuhkan
sebuah sistem yang terkomputerisasi yang dapat mencari dan mencocokkan data-data
yang ada, menampilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan simpanan dan
laporan pinjaman, laporan keuangan dan sisa hasil usaha, sehingga dengan adanya
sistem terkomputerisasi ini dari data-data fisik yang ada dapat di tampilkan menjadi
sebuah laporan analisa sistem informasi yang dapat membantu manager koperasi
pegawai PT Prosam Plano dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.
Dengan adanya Sistem informasi ini dapat memberikan informasi dapat
memberikan informasi untuk pembagian sisa hasil usaha (SHU) kepada semua
anggota. Dan juga dapat memberikan informasi laporan keuangan untuk manager
dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.
xi
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1Koperasi ... 6
2.1.1 Azaz-Azaz Koperasi ... 6
2.1.2Manajemen Koperasi ... 7
2.2 Simpan Pinjam ... 7
2.2.1 Simpanan ... 8
2.2.2 Pinjaman ... 9
2.3 Pembelian ... 10
2.4 Harga Perolehan ... 10
2.5 Penjualan ... 11
xii
2.7 Sisa Hasil Usaha ... 13
2.8 Sistem Informasi ... 15
2.8.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 15
2.8.2 Komponen Sistem Informasi ... 16
2.9 Pengantar Permodelan Visual ... 17
2.10 Data Flow Diagram (DFD) ... 17
2.11 Konsep Dasar Basis Data ... 19
2.11.1 Database ... 19
2.11.2 Sistem Basis Data ... 19
2.11.3 Database Management System... 21
2.12 Microsoft Visual Basic 2005 ... 22
BAB III PERANCANGAN SISTEM ... 24
3.1 Desain Arsitektur ... 25
3.2Prosedur Pengembangan ... 28
3.2.1 Survey dan Studi literatur ... 28
3.2.2 Analisa dan Perancangan Sistem ... 29
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 84
4.1 Impementasi Sistem ... 84
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 84
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras ... 84
4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi ... 85
4.2.1 Form Login ... 85
xiii
4.2.3 Form Pendaftaran Anggota ... 87
4.2.4 Form Pendaftaran Supplier ... 88
4.2.5 Form Pendaftaran Perusahaan Konsinyasi ... 89
4.2.6 Form Data Barang ... 90
4.2.7 Form Pembelian Barang ... 91
4.2.8 Form Barang Konsinyasi Masuk ... 93
4.2.9 Form Barang Konsinyasi Keluar ... 94
4.2.10 Form Kasir ... 95
4.2.11 Form History Penjualan ... 96
4.2.12 Form Pengajuan Dan Setoran Simpanan ... 97
4.2.13 Form Penarikan Simpanan ... 98
4.2.14 Form Pengajuan Dan Setoran Deposito ... 99
4.2.15 Form Penarikan Deposito ... 101
4.2.16 Form Pinjaman ... 102
4.2.17 Menu Pembayaran Piutang ... 103
4.2.18 Menu SHU ... 105
4.2.19 Form Laporan ... 107
4.3 Evaluasi Sistem ... 107
BAB V PENUTUP ... 111
5.1 Kesimpulan ... 111
5.2 Saran ... 111
DAFTAR PUSTAKA ... 112
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Koperasi pegawai PT Prosam Plano adalah koperasi yang bergerak di
bidang penjualan barang, simpanan dan pinjaman. Koperasi Pegawai ini didirikan
untuk membantu perekonomian pegawai PT Prosam Plano dengan cara menjual
barang kebutuhan sehari-hari dengan harga yang kompetitif dan menyesuaikan
dengan kondisi finansial pegawai PT Prosam Plano yang rata-rata
perekonomiannya menengah ke bawah. Selain itu fasilitas simpan pinjam juga
ditawarkan koperasi ini kepada karyawan PT Prosam Plano. Dengan adanya
koperasi pegawai ini diharapkan bisa meringankan beban ekonomi semua pegawai
PT Prosam Plano dengan memanfaatkan fasilitas dan kemudahan yang ditawarkan
oleh koperasi.
Pada awalnya pengolahan data koperasi pegawai PT Prosam Plano
dilakukan secara manual mulai dari penjualan, pembelian, simpanan, peminjaman,
perhitungan laporan keuangan dan perhitungan Sisa Hasil Usaha.
Pembelian yang terjadi pada koperasi pegawai PT Prosam Plano hanya
mengandalkan nota pembelian sehingga jika ada nota pembelian yang tidak
terdata ataupun hilang bisa mengakibatkan ketidaksesuaian antara data barang
yang tercatat dengan jumlah barang sebenarnya. Selain itu tidak ada pencatatan
pembelian yang sudah dilakukan sehingga manager akan kesulitan dalam
jual barang. Hal ini mengingat ketetapan harga jual barang mengikuti trend pasar
yang berlaku.
Produk penjualan pada koperasi pegawai PT Prosam Plano ini adalah
penjualan tunai dan penjualan kredit. Untuk penjualan kredit dibutuhkan verifikasi
data kredit yang sudah dilakukan oleh anggota. Baik pada bulan itu atau pada
bulan yang lalu. Data tersebut lalu dicocokkan dengan data angsuran pinjaman
anggota dan juga dengan data maksimal kredit anggota. Saat ini penjualan yang
terjadi pada koperasi pegawai PT Prosam Plano hanya mengandalkan nota
penjualan sehingga jika ada nota yang tidak terdata ataupun hilang maka
mengakibatkan data barang yang ada dengan barang yang ada tidak sama dan
tidak ada pencatatan penjualan yang terjadi.
Untuk melakukan proses pinjaman dan penjualan kredit koperasi pegawai
PT Prosam Plano di liat dari data maksimal piutang per bulan dari tiap anggota.
Data ini dihitung dari gaji pegawai tiap bulan. Selain itu dalam proses pinjam
verifikasi terhadap data pinjaman anggota yang ada. Pada waktu pembayaran
angsuran pinjaman dibutuhkan verifikasi data angsuran pinjaman anggota yang
harus dibayarkan dan kroscek terhadap pembayaran yang sudah dilakukan.
Namun demikian, ada kalanya koperasi tidak bisa memberikan pinjaman kepada
anggota dikarenakan dana untuk pinjaman tidak tersedia.
Produk simpanan pada koperasi pegawai PT Prosam Plano adalah
simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan sukarela. Pada saat melakukan
pengambilan simpanan sukarela dibutuhkan verifikasi terhadap arsip dan
perhitungan bunga simpanan. Sama halnya dengan simpanan wajib dibutuhkan
Pada saat perhitungan sisa hasil usaha (SHU) diperlukan verifikasi
terhadap arsip transaksi penjualan, pinjaman dan simpanan yang dilakukan
anggota selama satu tahun.
Dengan adanya permasalahan yang dialami koperasi ini, maka dibutuhkan
sebuah sistem yang terkomputerisasi yang dapat mencari dan mencocokkan
data-data yang ada, menampilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan
simpanan dan laporan pinjaman, sehingga dengan adanya sistem terkomputerisasi
ini dari data-data fisik yang ada dapat di tampilkan menjadi sebuah laporan
keuangan dan pembagian sisa hasil usaha pada koperasi yang dapat menyajikan
suatu informasi untuk mempermudah manager dalam mengawasi keuangan
koperasi tersebut.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, perumusan
masalah yang ada pada sistem informasi Koperasi Pegawai pada PT Prosam
Plano pada koperasi tersebut adalah :
1. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi laporan keuangan
pada koperasi yang dapat menyajikan suatu informasi untuk mempermudah
manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.
2. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi pembagian sisa hasil
usaha (SHU).
1.3Pembatasan Masalah
Adapun batasan masalah dari pembuatan sistem informasi manajemen ini
Sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.NET
2005. Sedangkan untuk database digunakan SQL Server 2005.
1.4Tujuan
Sesuai dengan permasalahan yang ada, tujuan dari pembuatan sistem
informasi ini adalah sebagai berikut :
1. Melakukan penyajian suatu informasi laporan keuangan untuk mempermudah
manager dalam mengawasi keuangan koperasi tersebut.
2. Melakukan penyajian suatu informasi sisa hasil usaha (SHU).
1.5Sistematika Penulisan
Di dalam penulisan Tugas Akhir ini secara sistematika diatur dan
disusun dalam lima bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisikan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Batasan masalah dan Tujuan, serta Sistematika Penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Berisikan teori – teori tentang koperasi, manajemen koperasi,
simpan pinjam, pembelian, harga perolehan, penjualan, harga
pokok penjualan, sisa hasil usaha, sistem informasi, data flow
diagram, basis data, microsoft visual basic yang digunakan sebagai
landasan dalam desain dan implementasi sistem.
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Berisikan tentang analisis sistem yang terdiri atas Block Diagram,
Diagram level 0, Data Flow Diagram Level 1 dan Entity
Relational Diagram.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Berisi tentang kebutuhan perangkat lunak serta perangkat keras
sistem, dan cara untuk mengimplementasikan sistem.
BAB V : PENUTUP
Berisi kesimpulan dari Tugas Akhir, serta saran sehubungan
dengan adanya kemungkinan pengembangan sistem pada masa
6
LANDASAN TEORI
2.1Koperasi
Menurut Hendrojogi (1998:20), bahwa koperasi merupakan suatu wadah bagi golongan masyarakat yang berpenghasilan rendah yang dalam rangka usaha untuk memenuhi kebutuhan hidupnya berusaha meningkatkan tingkat hidup mereka. Dalam paparan Basuki menjelaskan bahwa koperasi diatur dalam Pasal 1 Undang-Undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian, Koperasi adalah Badan Usaha, sehingga dalam hakikatnya dalam undang-undang koperasi dipandang sebagai perusahaan, koperasi merupakan organisasi yang dibentuk oleh anggota-anggotanya untuk melakukan kegiatan usaha dan menunjang kepentingan ekonomi anggotanya. Sebagai bentuk konsekuensi dari badan usaha, maka koperasi akan berinteraksi dengan masyarakat bisnis.
2.1.1 Prinsip dan Azaz-Azaz Koperasi
Menurut pasal 2 UU No. 25/1992, Koperasi Berlandaskan Pancasila dan Undang-undang dasar 1945 serta berdasar atas asas kekeluargaan.
Menurut Pasal 5 UU No. 25/1992, Prinsip Koperasi adalah 1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.
2. Pengelolaan dilakukan secara demokrasi.
3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota.
5. Kemandirian
6. Pendidikan koperasi. 7. Kerja sama antar koperasi.
2.1.2 Manajemen Koperasi
Pengertian manajemen dapat merujuk kepada orang / sekelompok orang atau bisa kepada proses. Dalam hal tersebut, manajemen koperasi itu terdiri dari: Rapat Anggota, Pengurus dan Manajer. Ada hubungan timbal balik antara ketiga unsur tersebut, dalam arti bahwa tidak ada satu unsur pun akan bisa bekerja secara efektif tanpa dibantu atau didukung oleh unsur-unsur lainnya.
Menurut Ewell bahwa manajemen dari koperasi itu melibatkan 4 unsur (perangkat) yaitu: Anggota, Pengurus, Manajer, dan Karyawan. Khusus tentang karyawan ini dikatakan bahwa mereka merupakan penghubung antara manajemen dan anggota pelanggan.
2.2 Simpan Pinjam
2.2.1 Simpanan
Setiap anggota koperasi diwajibkan untuk membayar beberapa iuran simpanan sebagai berikut:
a. Simpanan Pokok
Iuran ini dibayar sewaktu pertama kali mendaftarkan diri menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran ditentukan pihak koperasi sebesar Rp.50.000,-.
b. Simpanan Wajib
Iuran ini dibayar setiap bulan selama menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran ditentukan oleh pihak koperasi sebesar Rp.5000,- per bulan. c. Simpanan Sukarela
Iuran ini dibayar oleh anggota koperasi secara sukarela atau tidak ada paksaan, dimana besarnya iuran sesuai dengan kemampuan anggotanya (bersifat sukarela).
c. Deposito
Simpanan ini dibayar oleh anggota koperasi secara sukarela atau tidak ada paksaan, dimana besarnya iuran sesuai dengan kemampuan anggotanya (bersifat sukarela). Bunga simpanan yang diberikan anggota telah ditentukan oleh pihak koperasi yaitu sebesar 12 % per tahun dari jumlah simpanan per bulannya dan untuk simpan maksimal.
2.2.2 Pinjaman
Pemberian kredit pinjaman merupakan jasa atau bisnis yang beresiko, karena kemungkinan kredit yang diberikan tidak dapat tertagih/macet. Sehubungan dengan hal tersebut sudah menjadi keharusan bagi koperasi hanya memberikan pinjaman kepada anggota yang layak dengan menseleksi setiap usulan kredit dan memberikan batas maksimal peminjaman.Adapun persyaratan bagi anggota yang ingin transaksi pinjam yaitu:
a. Setiap anggota koperasi mendapatkan pinjaman dalam bentuk uang maupun barang, khusus untuk pinjaman barang perhitungan besarnya ditentukan berdasarkan nilai harga jualnya.
b. Jumlah maksimal pinjaman yang diberikan kepada anggota ditentukan pihak koperasi, dimana besarnya yaitu 40% dari gaji anggota.
c. Jangka waktu pinjaman tergantung dari berapa lama angsuran (kesepakatan bersama pihak koperasi), sedangkan bunga pinjaman juga ditentukan berdasarkan kebijakan pihak koperasi yaitu 15 % dari pinjaman dengan sistem bunga flat.
2.3Pembelian
Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau untuk dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.
Pembelian dapat dilihat dari dua sisi, yang pertama dari sisi penjual yang membeli barang atau bahan baku ke supplier, dan yang kedua dari sisi penjual yang dibeli barangnya oleh seorang konsumen. Kedua tipe pembelian tersebut tetap saja merupakan sebuah pembelian, hanya saja pada tipe yang pertama, si penjual berubah menjadi seorang konsumen dari supplier yang berperan sebagai seorang penjual; sedangkan pada tipe yang kedua merupakan sebuah pembelian pada umumnya, yaitu antara seorang penjual dan konsumen atau pembeli.
Jadi inti dari pembelian adalah sebuah proses kejadian dimana sebuah barang yang ditawarkan oleh penjual dibeli dengan uang atau ditukar dengan barang lainnya oleh seorang konsumen yang sudah memilih barang tersebut dan melakukan proses penawaran.
Di dalam AD/ART koperasi PT.Prosam Plano telah ditentukan bahwa pembelian yang terjadi dilakukan oleh bagian pembelian, dan bagian pembelian melakukan pembelian barang kepada supplier pada saat stok barang mencapai batas minimal barang.
2.4Harga Perolehan
nilai terkait dengan sesuatu yang dinilai, yaitu proses pengadaan barang sampai barang tersebut mempunyai nilai. Adapun hal yang terkait dengan harga pokok barang jadi adalah sebagai berikut :
a. Pengadaan barang yang diperjual belikan dalam pengadaan barang, penjual dapat membeli barang jadi atau dengan membuat sendiri. Hal ini sangat berpengaruh dalam menghitung harga pokok barang yang akan diperjual belikan.
b. Diskon dari pemasok dalam pembelian barang ini dimungkinkan pemasok memberikan potongan harga atau diskon atas pembelian barang.
2.5Penjualan
Menurut Winardi (1985) penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda.
Penjualan pada Koperasi Prosam Plano yang disebut dengan customer order adalah sebuah proses dimana seorang customer datang pada sebuah tempat transaksi untuk meminta jasa layanan dari sebuah perusahaan, yang pada akhirnya perusahaan akan melaksanakan sebuah proses dan menghasilkan suatu barang ataupun juga jasa dan kemudian akan diserahkan kepada customer, dan customer akan membayar sejumlah uang yang sebanding dengan jasa yang telah dilakukan oleh perusahaan.
Persediaan 1 Januari 2010 ……….. Rp. 26.000,- Pembelian 5 Januari 2010 ……. Rp. 27.000,-
Pembelian 10 Maret 2010 ……. Rp. 30.000,- +
Harga Pokok Pembelian ……… Rp. 57.000,- + Harga Pokok Barang yang tersedia untuk dijual …. Rp. 83.000,- Persediaan Akhir 31 Desember 2010 ……….. Rp. 21.000,-
- Harga Pokok Penjualan ... Rp. 62.000,-
Di dalam AD/ART koperasi PT.Prosam Plano telah ditentukan bahwa ada dua penjualan yang terjadi, yaitu penjualan kredit dan penjualan tunai. Dimana penjualan kredit anggota dibayar dengan melakukan pemotongan dari gaji pegawai.
2.6 Harga Pokok Penjualan
Harga pokok penjualan adalah persediaan awal ditambah dengan harga pokok barang yang dibeli dan dikurangi harga pokok persediaan akhir.
Di dalam AD/ART koperasi PT.Prosam Plano telah ditentukan bahwa perhitungan harga pokok penjualan dengan metode FIFO (First In First Out).
Dalam perhitungan harga pokok penjualan dengan metode FIFO, harus diketahui persediaan barang pada awal tahun, berapa jumlah barang yang dibeli dan berapa jumlah barang yang terjual.
2.7 Sisa Hasil Usaha
Menurut pasal 45 ayat (1) UU No. 25/1992, SHU adalah sebagai berikut : Sisa Hasil Usaha Koperasi merupakan pendapatan koperasi yang diperoleh dalam satu tahun buku dikurangi biaya, penyusutan dan kewajiban lainnya termasuk pajak dalam tahun buku yang bersangkutan.
Menurut Soemarso.S.R (2003) Sisa Hasil Usaha (SHU) adalah Pendapatan yang diperoleh dalam satu tahun dikurangi penyusutan dan beban – beban dari tahun buku yang bersangkutan. Pada hakikatnya SHU koperasi sama dengan laba untuk perusahaan yang lain.
Menurut UU No. 25/1992 pasal 5 ayat 1 mengatakan bahwa “Pembagian SHU kepada anggota dilakukan tidak semata-mata berdasarkan modal yang dimiliki seseorang dalam koperasi, tetapi juga berdasarkan perimbangan jasa
usaha anggota terhadap koperasi. Ketentuan ini merupakan perwujudan kekeluargaan dan keadilan”.
Sedangkan menurut Soemarso.S.R (2003) SHU setelah dikurangi untuk dana cadangan dibagikan kepada anggota sebanding dengan jasa usaha yang dilakukan oleh masing – masing anggota. Disamping itu, SHU juga digunakan untuk keperluan pendidikan perkoperasian dan keperluan lain dari koperasi sesuai dengan rapat anggota.
Di dalam AD/ART koperasi pegawai PT.Prosam Plano telah ditentukan pembagian SHU sebagai berikut: Cadangan koperasi 60%, jasa anggota 40%.
Penjualan ………. Rp. 75.900,- Harga Pokok Penjualan ……… Rp. 62.000,-
-
Sisa Hasil Usaha Kotor……… Rp. 13.900 Beban Usaha ………... Rp. 0,- Pendapatan Lain ………... Rp. 1.500,- Biaya Lain – Lain ... Rp. 0,-
Sisa Hasil Usaha ... Rp. 15.400,- simpanan anggota dan Jasa Penjualan sebesar 20% yang dihitung dari pembelian yang dilakukan oleh anggota baik penjualan tunai maupun penjualan kredit.
Di dalam AD/ART koperasi pegawai PT.Prosam Plano telah ditentukan pembagian SHU untuk tiap – tiap anggota dibagikan pada akhir periode tahun Sisa Hasil Usaha dengan melihat semua transaksi Penjualan untuk Jasa Penjualan dan Jasa Modal dari simpanan.
Tabel 2.2 ContohPerhitungan Sisa Hasil Usaha
Dari Tabel 2.2 dapat diliat Sisa Hasil Usaha dari koperasi sebesar 15.400,-, dari Sisa Hasil Usaha tersebut telah ditentukan pembagiannya sebesar 60 % untuk cadangan koperasi, 20 % jasa modal anggota dan 20% jasa penjualan, hasil dari perhitungan tersebut dapat diliat didalam tabel 2.3.
Sisa Hasil Usaha ... Rp.15.400
Cadangan Koperasi = 60% X Rp.15.400,- = Rp. 9.240,-
Jasa Modal Anggota = 20% X Rp.15.400,- Jasa Modal Anggota = Rp.3080,-
Jasa Penjualan Anggota = 20% X Rp.15.400,- Jasa Penjualan Anggota = Rp.3080,-
anggota dibagi dengan total penjualan dan dikalikan dengan jasa penjualan anggota. Total Sisa Hasil Usaha yang didapatkan per anggota di dapatkan dari Jasa modal ditambah dengan jasa penjualan.
Tabel 2.3 Perhitungan Pembagian Sisa Hasil Usaha
Tabel 2.4 Perhitungan Pembagian Sisa Hasil Usaha per Anggota
Anggota Penjualan Simpanan Jasa
Modal
Jasa Penjualan
Total
A Rp.66.000,- Rp. 50.000,- Rp. 770,- Rp. 2.678,- Rp. 3.448,- B Rp. 9.900,- Rp. 50.000,- Rp. 770,- Rp. 402,- Rp. 1.172,- C 0 Rp. 50.000,- Rp. 770,- 0 Rp. 770,- D 0 Rp. 50.000,- Rp. 770,- 0 Rp. 770,-
Total Rp.75.000,- Rp.200.000,- Rp.3.080,- Rp.3.080,-
2.8 Sistem Informasi
2.8.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi yang umum, sistem informasi diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi. Sistem informasi berbasis komputer adalah suatu sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang memanfaatkan teknologi komputer dalam pengelolaan dan penyediaan informasi guna mendukung operasional manajemen maupun pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
2.8.2 Komponen Sistem Informasi
Komponen sistem informasi terdiri dari :
a. Blok masukan, mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok model, terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran, berupa informasi yang berkualitas.
e. Blok basis data, merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.
f. Blok kendali, Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
2.9 Pengantar Permodelan Visual
Permodelan visual adalah suatu cara berpikir tentang persoalan menggunakan model-model yang diorganisasikan seputar dunia nyata. Model berguna untuk memahami persoalan, mengkomunikasikan dengan orang-orang yang terlibat dalam proyek ( customer, ahli dibidangnya, analis, designer, dll ), memodelkan perusahaan, menyiapkan dokumentasi, merancang program, dan merancang basis data.
2.10 Data Flow Diagram (DFD)
Penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.
a. Eksternal Entity
Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Gambar 2.1 Simbol Eksternal Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 2.2 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbul Process.
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data store.
Gambar 2.4 Simbol Data Store
2.11 Konsep Dasar Basis Data
2.11.1 Database
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
2.11.2 Sistem Basis Data
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah: 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
2.11.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:1), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah: 1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Data Definition
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
2.12 Microsoft Visual Basic 2005
Pencapaian teknik ini dimungkinkan dengan cara mengubah teknik pengompilasian dan pengeksekusi program. Jika pada masa lalu sebuah program/aplikasi yang telah dibuat akan dikompilasi menjadi sebuah file yang dapat dieksekusi langsung ( sistem operasi dapat menerjemahkan kompilasi file menjadi bahasa mesin ), maka pada berbasis Teknologi .NET, program akan dikompilasi menjadi Microsoft Intermediate Language (MSIL), selanjutnya MSIL akan dikompilasi oleh .NET Compiler menjadi bahasa mesin sesuai dengan sistem operasi dan spesifikasi yang terdapat pada hardware.
24
PERANCANGAN SISTEM
Penyusunan suatu sistem informasi yang dilakukan oleh komputer
membutuhkan persiapan operasional maupun sumber daya yang memadai dan
tidak hanya asal-asalan, sehingga akan meyebabkan kesalahan yang berakibat
fatal dalam penyusunan sistem tersebut. Oleh karena itu, dalam merancang sistem
informasi tersebut, penulis berpedoman pada 7 poin dalam System Development Life Cycle (SDLC), yaitu:
1. Identifikasi masalah, peluang dan tujuan
Pada tahap ini apa yang sedang dilakukan dalam bisnis harus dapat
ditemukan oleh analis. Orang-orang yang terlibat antara lain: user, analis dan
manajer sistem yang bertugas untuk mengkoordinasi proyek. Output dari tahap ini adalah laporan yang fleaksible berisikan definisi masalah dan ringkasan tujuan.
2. Penentuan syarat
Pada tahap ini ditentukan perangkat-perangkat apa saja yang digunakan,
memeriksa data mentah, dan prototyping. Tahap ini membentuk gambaran mengenai organisasi dan tujuan-tujuan yang dimiliki seorang analis.
Orang-orang yang terlibat pada tahap ini yaitu: analis dan pemakai, serta manajer.
3. Analisa kebutuhan sistem
Penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan
output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur dan kamus data berisi
4. Perancangan sistem yang direkomendasikan
Merancang prosedur data-entry dan menggunakan teknik-teknik, bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin efektifitas input sistem informasi
dan merancang file-file atau basis data.
5. Pengembangan dan pendokumentasian perangkat lunak
Pada tahap ini analis bekerja sama dengan programmer untuk mengembangkan perangkat lunak. Analis bersama programmer juga
mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif.
Pendokumentasian ini dapat berupa Frequently Asked Question (FAQ), help
maupun manual.
3.1 Desain Arsitektur
Tugas akhir ini berupa rancangan dan pembuatan aplikasi, dimana akan
dibuat suatu rancang bangun sistem sistem informasi Koperasi Pegawai pada PT
Prosam Plano yang dapat mengintegrasikan bagian pembelian, bagian simpan
pinjam, kasir dan manager sehingga dapat mempercepat pertukaran data dan dapat
meningkatkan mutu layanan terhadap anggota. Sistem yang saat ini sedang
berjalan di Koperasi Pegawai PT Prosam Plano ditunjukkan dengan blok diagram
Block diagram tersebut menampilkan beberapa proses yang ada dalam
Sistem Informasi Koperasi Pegawai. Digambarkan dalam block diagram tersebut,
tidak semua proses dilakukan secara komputerisasi. Demikian juga data yang
diolah di Sistem Informasi ini nantinya adalah data elektronik dan data manual
berupa nota, bon, kuitansi atau formulir.
Secara umum, block diagram di atas terdiri dari 6 blok proses. Blok
pertama adalah blok registrasi yang terdiri dari proses Registrasi Anggota,
Registrasi Supplier dan Registrasi Perusahaan Konsinyasi. Blok kedua diisi oleh
proses Pembelian Barang. Blok ketiga terdiri dari proses Simpanan dan Input Data
Simpanan, proses Penjualan Kredit dan Pinjaman dan proses Penjualan Tunai.
Blok keempat adalah proses Pembayaran Piutang Karyawan. Blok kelima berisi
satu proses yaitu Perhitungan Sisa Hasil Usaha (SHU). Blok yang terakhir yaitu
blok keenam adalah tentang laporan yaitu proses Pembuatan Laporan.
Masing-masing proses pada tiap blok mengeluarkan output yang
sebagian digunakan oleh proses lain. Seperti proses registrasi yang mengeluarkan
Data Anggota, Data Supplier, Data Perusahaan Konsinyasi dan Data Barang
Konsinyasi yang dipergunakan pada proses seperti Penjualan Kredit dan
Pinjaman, Perhitungan Sisa Hasil Usaha, Pembelian Barang dan Penjualan Tunai.
Semua proses menggunakan output dari blok ini.
Pembelian Barang adalah proses dimana koperasi membeli barang dari
supplier (kulak). Blok ketiga mengolah keuangan koperasi. Baik itu pemasukan
yang berasal dari penjualan barang tunai dan kredit, maupun simpan pinjam. Pada
proses Simpanan dan Input Data Simpanan dan Penjualan Kredit dan Pinjaman
Pembayaran Piutang Karyawan merupakan proses pemotongan gaji
karyawan akibat dari tanggungan karyawan yang berupa penjualan kredit dan
pinjaman. Jumlah gaji yang dipotong sesuai dengan jumlah cicilan perbulan yang
disetujui oleh karyawan pada awal pengajuan.
Proses Perhitungan Sisa Hasil Usaha adalah proses yang berlaku pada
semua koperasi di Indonesia sesuai dengan azaz koperasi itu sendiri. Perhitungan
ini berdasarkan antara lain data Penjualan Barang, data Simpanan dan Pinjaman
Anggota dan Operasional Koperasi. Output dari proses ini adalah Sisa Hasil
Usaha.
Proses yang terakhir adalah Pembuatan Laporan. Proses ini mencetak
semua laporan yang diperlukan oleh manager seperti Laporan SHU, Laporan
Simpanan Anggota, Laporan Pinjaman Anggota, Laporan Pembelian Barang,
laporan Penjualan Tunai, Laporan Penjualan Kredit. Laporan Barang Konsinyasi,
Laporan Penarikan Simpanan, Laporan Pembayaran Penjualan Kredit, Laporan
Pembayaran Pinjaman, Laporan Deposito Anggota, Laporan Pembayaran Barang
konsinyasi.
3.2 Prosedur Pengembangan
3.2.1 Survey dan Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan mempelajari berbagai buku, jurnal,
karya ilmiah, dan sumber-sumber lain terutama yang berhubungan dengan
koperasi, penjualan, pembelian, simpan pinjam, dan SHU. Selain itu juga
dilakukan survey, wawancara, dalam hal ini kepada pihak Koperasi Pegawai
3.2.2 Analisa dan Perancangan Sistem
Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk
mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang digunakan adalah
Dokumen Flow, Sistem Flow, Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram. Dalam Bab ini juga disertakan struktur tabel dari sistem yang akan diterapkan.
I. Dokumen Flow
A. Dokumen Flow Pembelian Barang
Gambar 3.2. merupakan Dokumen Flow Pembelian Barang, dimana
sebelum melakukan pembelian kepada supplier, bagian pembelian melakukan
Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang
proses permintaan pembelian dan kemudian manager menyetujui data permintaan
pembelian, setelah itu bagian pembelian mengirimkan dokumen permintaan
pembelian kepada supplier, supplier mengirimkan barang dan dokumen
pembeliaan kepada bagian pembelian, setelah itu bagian pembelian membuat
laporan pembelian untuk diberikan kepada manager.
B. Dokumen Flow Penentuan Harga Jual
Dokumen Flow Penentuan Harga jual
Manager
Start
1 Laporan Pembelian
Data Barang
Penentuan Harga Jual
Harga Jual Barang
End
Gambar 3.3. merupakan Dokumen Flow Penentuan Harga Jual, dimana
manager setelah menerima laporan pembelian, manager melakukan proses
penentuan harga jual.
C. Dokumen Flow Barang Konsinyasi Masuk
Gambar 3.4. merupakan Dokumen Flow Barang Konsinyasi Masuk,
perusahaan konsinyasi mengisi data barang konsinyasi dan meneyerahkan barang
kepada bagian penjualan dan simpan pinjam, bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan pengecekan barang dan melakukan proses pembuatan nota barang
konsinyasi dan penentuan harga jual, bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan proses pembuatan laporan barang konsinyasi masuk untuk di berikan
kepada manager.
D. Dokumen Flow Penjualan Tunai
Gambar 3.5. merupakan Dokumen Flow Penjualan tunai, anggota
mengisi form data beli yang kemudian bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan proses cek barang, setelah barang ada maka bagian penjualan dan
simpan pinjam melakukan proses buat nota penjualan tunai dan proses update data
barang, nota penjualan tunai dibuat dua rangkap dimana yang satu diberikan
kepada anggota dan yang satu di arsip, setelah itu bagian penjualan dan simpan
pinjam melakukan proses pembuatan laporan penjualan tunai untuk diberikan
kepada manager.
E. Dokumen Flow Penjualan Kredit
Gambar 3.6. merupakan Dokumen Flow Penjualan kredit, anggota
mengisi form data beli yang kemudian bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan proses cek data maksimal piutang dan setelah itu cek barang, setelah
barang ada maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota
penjualan kredit, update data maksimal piutang dan proses update data barang,
nota penjualan kredit dibuat dua rangkap dimana yang satu diberikan kepada
anggota dan yang satu di arsip, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan proses pembuatan laporan penjualan kredit untuk diberikan kepada
manager.
F. Dokumen Flow Pinjaman
Gambar 3.7. merupakan Dokumen Flow Pinjaman, anggota mengisi
form data pinjaman yang kemudian bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan proses hitung cicilan dan bunga, stelah itu melakuakan proses cek data
maksimal piutang jika cicilan pembayaran tidak melebohi batas maksimal pituang
maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota pinjaman,
update data maksimal piutang dan proses update data barang, nota pinjaman
dibuat dua rangkap dimana yang satu diberikan kepada anggota dan yang satu di
arsip, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses
pembuatan laporan pinjaman anggota untuk diberikan kepada manager.
G. Dokumen Flow Pembayaran Piutang Anggota
Gambar 3.8. merupakan Dokumen Flow Pembayaran Piutang Anggota,
dimana dari laporan penjualan kredit dan laporan pinjaman anggota bagian
penjualan dan simpan pinjam melakukan proses jumlah piutang anggota, data
piutang anggota dikirimkan ke pegawaian PT.Prosam Plano dimana PT.Prosam
Plano melakukan bayar piutang dari pemotongan gaji anggota, bagian penjualan
dan simpan pinjam membuat proses buat nota pembayaran piutang untuk
diberikan kepada bagian PT.Prosam Plano dan juga melakukan proses pembuatan
laporan pembayaran piutang, dimana laporan pembayaran piutang untuk manager.
H. Dokumen Flow Barang Konsinyasi Keluar
Gambar 3.9. merupakan Dokumen Flow Barang Konsinyasi Keluar,
dimana perusahaan konsinyasi mengajukan dokumen bukti barang masuk, bagian
penjualan dan simpan pinjam melakukan proses cek data, setelah data benar maka
bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat bukti barang
konsinyasi keluar dan pembayaran barang. Bukti konsinyasi keluar dan barang
diberikan kepada konsinyasi beserta pembayarannya. Bagian penjualan dan
simpan pinjam juga melakukan proses update data barang konsinyasi dan
membuat laporan barang konsinyasi keluar untuk manager.
I. Dokumen Flow Setoran Deposito
Gambar 3.10. merupakan Dokumen Flow Setoran Deposito, anggota
menyerahkan form data setoran deposito dan uang, bagian penjualan dan simpan
pinjam melakukan proses hitung deposito dan bunga, setelah itu melakukan
proses buat nota setoran deposito untuk diberikan kepada anggota sebagai bukti
pengambilan deposito, setelah itu bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan
proses buat laporan setoran deposito untuk diberikan kepada manager.
J. Dokumen Flow Pengambilan Deposito
Gambar 3.11. merupakan Dokumen Flow Pengambilan Deposito,
anggota menyerahkan form nota setoran deposito, bagian penjualan dan simpan
pinjam melakukan proses cek setoran deposito dan jangka waktu, setelah cocok,
maka bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota
pengambilan deposito yang kemudian diserahkan kepada anggota beserta uang
depositonya. Bagian penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat laporan
pengambilan deposito untuk diberikan kepada manager.
K. Dokumen Flow Setoran Simpanan
Gambar 3.12. merupakan Dokumen Flow Setoran Simpanan, anggota
menyerahkan form data setoran simpanan, bagian penjualan dan simpan pinjam
melakukan proses cek jenis setoran, jika jenis setoran simpanan pokok maka
melakukan proses cek simpanan pokok dan melakukan proses buat nota simpanan
pokok dan update simpanan pokok, jika jenis setoran simpanan wajib maka
melakukan proses cek simpanan wajib dan melakukan proses buat nota simpanan
wajib dan update simpanan wajib, jika jenis setoran simpanan sukarela maka
melakukan proses buat nota simpanan sukarela. Bagian penjualan dan simpan
pinjam melakukan proses buat laporan setoran simpanan untuk diberikan kepada
manager.
L. Dokumen Flow Pengambilan Simpanan Sukarela
Gambar 3.13. merupakan Dokumen Flow Pengambilan Simpanan
Sukarela, anggota menyerahkan form nota Simpanan sukarela, bagian penjualan
dan simpan pinjam melakukan proses cek data, setelah cocok, maka bagian
penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat nota penarikan simpanan
sukarela yang kemudian diserahkan kepada anggota beserta uang. Bagian
penjualan dan simpan pinjam melakukan proses buat laporan penarikan simpanan
sukarela deposito untuk diberikan kepada manager.
M.Dokumen Flow Perhitungan SHU
Gambar 3.14. merupakan Dokumen Flow perhitungan SHU, manager
melakukan proses perhitungan SHU dari laporan pembelian, laporan penjualan
tunai, laporan penjualan kredit, laporan konsinyasi keluar, laporan pinjaman
anggota dan laporan pengambilan deposito yang ada. Dari data SHU manager
melakukan proses pembayaran anggota dimana dari SHU yang ada 40%
dibagikan kepada anggota dari hasil setoran simpanan yang ada dan penjualan
yang terjadi.
II. Sistem Flow
A. Sistem Flow Pembelian Barang dan Penentuan Harga Jual
Gambar 3.15. merupakan Sistem Flow Pembelian Barang dan Penentuan
Harga Jual, dimana manager mendapatkan rekomendasi pembelian, sistem akan
membuatkan permintaan pembelian dan akan dikirimkan kepada supplier.
Supplier mengirimkan data pembelian barang dan barang dan akan diproses oleh
sistem untuk penentuan harga jual dan sistem juga akan mengupdate data barang
dan sistem akan memproses data pembelian barang, bila manager ingin mencetak
data pembelian maka bisa langsung dicetak data pembelian yang ada didalam
sistem.
B. Sistem Flow Barang Konsinyasi Masuk
Gambar 3.16. merupakan Sistem Flow Barang Konsinyasi Masuk,
dimana pada saat perusahaan konsinyasi ingin memasukkan barang maka
dilakukan input data barang konsinyasi masuk, setelah itu sistem akan melakukan
proses penentuan harga jual barang konsinyasi, buat nota konsinyasi masuk dan
update data barang konsinyasi dan simpan transaksi barang konsinyasi masuk,
perusahaan konsinyasi akan mendapatkan bukti konsinyasi masuk. Manager bisa
mecetak barang konsinyasi masuk yang terjadi.
C. Sistem Flow Penjualan Tunai
Gambar 3.17 merupakan Sistem Flow Penjualan Tunai, anggota
melakukan proses input data penjualan barang, dan sistem akan melakukan proses
update data barang dan penjualan tunai dan buat cetak nota penjualan tunai.
Manager bisa mencetak penjualan tunai yang terjadi.
D. Sistem Flow Penjualan Kredit
Gambar 3.18 merupakan Sistem Flow Penjualan Kredit, anggota
melakukan proses input data penjualan barang, sistem akan melakukan proses cek
batas maksimal piutang anggota, bila piutang tercukupi maka sistem akan update
Gambar 3.17 Sistem Flow Penjualan Tunai
data barang, penjualan kredit dan buat cetak nota penjualan tunai. Manager bisa
mencetak penjualan kredit yang terjadi.
E. Sistem Flow Pinjaman
Gambar 3.19 merupakan Sistem Flow Pinjaman, anggota melakukan
proses input data pinjaman. Sistem akan memproses hitung pembayaran pinjaman
cetak nota pinjaman data dan update data pinjaman. Manager bisa mencetak
transaksi pinjaman yang terjadi.
F. Sistem Flow Pembayaran Piutang Anggota
Gambar 3.19 Sistem Flow Pinjaman
Gambar 3.20 merupakan Sistem Flow Pembayaran Piutang Anggota,
Sistem akan melakukan proses penagihan kredit dan pinjaman dari tabel penjualan
kredit dan pinjaman kemudian data piutang anggota dikirmkan kepegawaian
PT.Prosam Plano, Kepegawaian PT.Prosam Plano Melakukan Proses Pembayaran
dan sistem akan melakukan proses buat Nota pembayaran Piutang dan update data
piutang yang dibayarkan . Manager bisa mencetak transaksi pembayaran piutang
yang terjadi.
G. Sistem Flow Barang Konsinyasi Keluar
Gambar 3.21 merupakan Sistem Flow Barang Konsinyasi Keluar,
perusahaan menunjukkan bukti konsinyasi masuk kepada petugas kemudian
petugas mencocokkkan data yang ada, bila data cocok maka sistem akan
melakukan proses pembuatan bukti konsinyasi keluar dan pembayaran, update
data barang konsinyasi dan input data konsinyasi keluar. Manager bisa mencetak
transaksi barang konsinyasi keluar yang terjadi.
H. Sistem Flow Setoran Deposito
Gambar 3.22 merupakan Sistem Flow Setoran Deposito, petugas
menginputkan setoran deposito dari anggota, sistem akan memproses perhitungan
bunga, buat nota setoran deposito dan simpan transaksi deposito. Manager bisa
mencetak transaksi setoran deposito yang terjadi.
I. Sistem Flow Pengambilan Deposito
Gambar 3.22 Sistem Flow Setoran Deposito
Gambar 3.23 merupakan Sistem Flow pengambilan Deposito, anggota
membawa nota setoran deposito untuk ditunjukkan kepada petugas, dimana
petugas menginputkan nota setoran deposito, sistem akan mencari data setoran
deposito tersebut, bila jangka waktu pengambilan telah sesuai maka sistem akan
memproses buat nota penarikan deposito dan simpan transaksi pengambilan
deposito. Manager bisa mencetak transaksi pengambilan deposito yang terjadi.
J. Sistem Flow Setoran Simpanan
Gambar 3.24 merupakan Sistem Flow Setoran simpanan, petugas
menginputkan setoran deposito dari anggota, sistem akan mengecek jenis
simpanan yang terjadi, setelah itu sistem akan menginput data simpanan dan
membuat nota setoran simpanan. Manager bisa mencetak transaksi setoran
simpanan yang terjadi.
K. Sistem Flow Penarikan Simpanan Sukarela
Gambar 3.25 merupakan Sistem Flow penarikan simpanan
sukarela,anggota membawa bukti simpanan sukarela dan petugas menginputkan
kode simpanan, bila data ada maka sistem akan mengecek jangka waktu
pengambilan, bila sudah jangka waktu pengambilan maka sistem akan mencetak
nota penarikan simpanan sukarela. Manager bisa mencetak transaksi penarikan
simpanan sukarela yang terjadi yang terjadi.
L. Sistem Flow Perhitungan SHU
Gambar 3.25 Sistem Flow Penarikan Simpanan Sukarela
Gambar 3.26 merupakan Sistem Flow Perhitungan SHU, dimana
manager menginputkan tahun perhitungan SHU, manager bisa mencetak Laporan
SHU, sedangkan sistem akan memproses SHU untuk Anggota dan akan disimpan
ditabel Master SHU.
III. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di Bukti Barang Konsinyasi Keluar dan barang
Pembayaran Piutang Anggota
Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT Prosam Plano
+
Terdapat 5 entitas yang berhubungan langsung dengan sistem informasi
ini yaitu Petugas Pembelian, Manager, Anggota, Admin Simpan Pinjam,
Perusahaan Konsinyasi dan Kepegawaian PT. Prosam Plano. Context Diagram ini
menggambarkan secara umum bagaimana sistem ini nantinya melalu aliran data
yang masuk dan keluar.
2. Data Flow Diagram Level 0
Laporan Penarikan Deposito
[Bukti Barang Konsinyasi Keluar dan barang] [Bukti Barang Masuk]
[Data Pembelian Barang] Data Pinjaman
Data Penjualan Kredit
6trn_pinjaman 7trn_penjualanKredit
8
Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ini mendesrkipsikan gambaran sistem
secara lebih detil. Context diagram dipecah menjadi 12 proses yaitu Registrasi
Anggota, Registrasi Supplier, Registrasi Perusahaan Konsinyasi, Pembelian
Barang, Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP), Simpanan Anggota,
Penjualan Kredit dan Pinjaman, Penjualan Tunai, Pencatatan Barang Konsinyasi,
Pembayaran Piutang Karyawan, Deposito, Perhitungan Sisa Hasil Usaha (SHU)
dan Pembuatan Laporan.
Pada DFD Level 0 juga nampak Data Store atau Penyimpan Data yang berjumlah 18 yaitu mst_anggota, mst_supplier, mst_pershKonsinyasi,
mst_barang, mst_barangKonsinyasi, trn_barang_konsinyasi keluar, mst_SHU,
trn_pembayaranKredit, trn_pembayaranPinjaman, trn_pembelian,
trn_penjualanKredit, trn_penjualanTunai, trn_pinjaman, mst_karyawan_koperasi,
trn_barangkonsinyasi_keluar, trn_penarikan_deposito, trn_deposito dan
trn_simpanan.
3. Data Flow Diagram Level 1
Data Flow Diagram (DFD) Level 1 adalah pemecahan proses yang
ditampilkan pada DFD Level 0 menjadi beberapa sub proses. Tidak semua proses
pada DFD Level 0 bisa dipecah. Berikut adalah DFD Level 1 dari beberapa proses
a. Subproses Registrasi Anggota
Registrasi anggota mempunyai dua sub proses yaitu Pencocokan Data
dan Penyimpanan Data Anggota. Data Pegawai yang hendak didaftarkan menjadi
anggota akan dicek kebenarannya di proses Pencocokan Data. Jika benar adalah
pegawai PT. Prosam Plano, maka data pegawai tersebut akan disimpan sebagai
anggota di proses Penyimpanan Data Anggota dan Anggota mendapatkan Kartu
Anggota.
b. Subproses Pembelian Barang
[Data Penjualan Kredit]
Gambar 3.29 Data Flow Diagram Level 1 Proses Registrasi Angota
Proses Pembelian Barang tergantung pada persetujuan rekomendasi
pembelian dari Manager dan diajukan oleh bagian Pembelian. Jika rekomendasi
pembelian disetujui, maka bagian pembelian akan melakukan pembelian barang
kepada supplier tertentu.
Ketika barang dari supplier sudah tiba, maka dilakukan pencatatan
barang pada proses Pencatatan Barang Masuk, setelah itu data barang di simpan di
mst_barang dan data pembelian di simpan trn_pembelian.
c. SubprosesPenjualan Kredit dan Pinjaman
[Persetujuan Rekomendasi Pinjam]
Peminjam dan pemohon penjualan kredit harus merupakan anggota dari
koperasi. Proses verifikasi ini dilakukan pada proses Cek Anggota. Jika benar
merupakan anggota koperasi, maka data anggota tersebut akan dibawa ke proses
Pelolosan Permohonan untuk diurus peminjaman atau penjualan kreditnya.
Gambar 3.31 Data Flow Diagram Level 1 Proses Penjualan Kredit dan
Pada proses Pelolosan Permohonan dilakukan rekomendasi pinjaman
kepada manager, apabila manager menyetujui maka data pinjaman di simpan di
trn_pinjaman atau data penjualan kredit disimpan di trn_penjualan_kredit dan
melakukan simpan stok barang.
d. Subproses Pencatatan Barang Konsinyasi
Data Barang Konsinyasi masuk
[Barang konsinyasi Keluar] Barang Konsinyasi Masuk
[Data Barang Konsinyasi Masuk] [Pembayaran Barang Konsinyasi] Data Perusahaan Konsinyasi
[Bukti Barang Konsinyasi Keluar dan barang] Perusahaan
Barang konsinyasi adalah barang titipan dari seseorang atau perusahaan
tertentu. Barang konsinyasi dijual oleh koperasi dengan mengambil keuntungan
sekian persen dari harga yang diajukan penitip. Barang konsinyasi tidak dikulak
melainkan menunggu perusahaan konsinyasi memasukkan barang titipannya.
Barang konsinyasi yang masuk dicatat pada proses Pencatatan barang
Konsinyasi Masuk, pada proses tersebut untuk mencocokkan data perusahaan
Gambar 3.32 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pencatatan Barang
konsinyasi dengan data dari table mst_perusahaan konsinyasi, setelah data
perusahaan ada maka barang yang masuk akan dibuatkan Bukti Barang Masuk
dan akan disimpan didalam trn_barangkonsinyasi_masuk untuk barang konisnyasi
masuk dan disimpan kedalam data barang konsinyasi.
Dalam jangka waktu tertentu setelah dititipkan, perusahaan tersebut akan
mengambil barang yang tersisa beserta uang hasil penjualannya. Proses tersebut
ada pada Proses Pencatatan Barang Konsinyasi Keluar. Perusahaan Konsinyasi
memberikan bukti barang masuk kepada koperasi untuk di cocokkan dengan data
yang ada, kemudian perusahaan konsiyasi akan menerima Bukti Pembayaran dan
Bukti Barang Keluar dan data akan disimpan di trn_barangkonsinyasi_keluar.
e. Subproses Pembayaran Piutang Anggota
[Data Piutang]
Piutang anggota terdiri dari dua macam, Kredit dan Pinjaman. Kredit
didapatkan dari penjualan kredit yang dilakukan anggota sedangkan pinjaman
berasal dari pinjaman yang diajukan anggota.
Kedua piutang ini dibayarkan melalui pemotongan gaji oleh bagian
Kepegawaian PT. Prosam Plano. Setiap bulan koperasi menagih kepada bagian
Kepegawaian tersebut untuk dipotongkan gajinya dan dibayarkan kepada koperasi
guna melunasi hutang anggota. Anggota akan mendapatkan nota pembayaran
kredit ataupun nota pembayaran pinjaman, dan data pembayaran kredit akan
disimpan di trn_pembayaran_kredit atau data pembayaran pinjaman akan
disimpan di trn_pembayaran_pinjaman.
Didalam Data Flow Diagram Level 1 proses deposito terdapat dua proses
yaitu setoran deposito dan pengambilan deposito.
Anggota yang menyetorkan deposito maka akan mendapatkan Nota
setoran deposito, nota setoran deposito ini digunakan untuk pengambilan
deposito.
Pada Saat Pengambilan Deposito, Anggota menyerahkan Nota setoran
deposito kemudian di lakukan pengecekan di proses pengambilan deposito, bila
data cocok maka Anggota mendapatkan Nota Penarikan Deposito beserta uang,
dan data penarikan deposito di simpan di trn_penarikan_deposito.
g. Subproses Perhitungan Sisa Hasil Usaha
[Bunga deposito]
Pembagiannya dilakukan di akhir tahun. Jumlah yang diterima masing-masing
anggota berbeda satu sama lain. Tergantung kontribusinya terhadap koperasi.
Kontribusi anggota dihitung dari pinjaman, simpanan, penjualan kredit dan
penjualan tunai yang dilakukang anggota.
Setelah dilakukan perhitungan SHU maka data SHU diberikan kepada
proses Pembagian ke anggota untuk dihitung data SHU yangg dibagikan kepada
tiap – tiap anggota dan data SHU disimpan di mst_SHU, anggota akan
mendapatkan SHU.
4. Data Flow Diagram Level 2
Beberapa proses pada DFD Level 1 memerlukan penjabaran yang lebih
mendalam. Beberapa proses pada DFD Level 1 dijabarkan lagi menjadi sub proses
yang lebih kecil. Berikut ini adalah proses yang ada pada DFD Level 2 adalah
a subproses Pelolosan Permohonan.
[Barang konsinyasi terjual]
Permohonan Kredit atau permohonan pinjaman harus memenuhi syarat
batas maksimal kredit/pinjam. Total keduanya dalam satu bulan harus kurang dari
atau sama dengan 40 % dari total gaji per bulan. Untuk itu perlu diadakan cek
maksimal kredit. Jika Jumlah keduanya kurang dari atau sama dengan 40 % dari
total gaji, maka permohonan tersebut bisa diberikan.
b subproses Setoran Deposito
Setoran deposito yang dilakukan oleh anggota dihitung dengan bunga
12% per tahun, dimana untuk jangka waktu deposito selama 6bulan. Data setoran
dan perhitungannya tersimpan dalam table trn_deposito.
IV. Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) dari Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan
Physical Data Model (PDM) dijelaskan pada gambar 3.38 dan gambar 3.39 berikut ini.
1. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 3.38 berikut ini merupakan Conceptual Data Model pada Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano. Terdapat 20 tabel yang digunakan
dalam aplikasi ini.
Ref_2841
2. Physical Data Model (PDM)
Gambar 3.39 berikut ini merupakan Physical Data Model Sistem Informasi Koperasi Pegawai PT. Prosam Plano. PDM merepresentasikan
tabel-tabel yang digunakan dalam Sistem Informasi Absensi beserta dengan tipe data
dan panjang masing-masing tipe data tersebut.
ID _DE POSIT O = ID_DEPOSITO ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A
ID _KR EDIT = ID_KRE DIT ID_SIMPANAN = ID_S IMPANAN
ID_BA RANGKON = ID_BARA NGKON ID _PE RSHKON = ID_PERSH KON
ID_BA RANGKON = ID_BARA NGKON ID_PE RSHKON = ID_PERSHKON
ID_SUPPLIER = ID_SUP PLIER ID _ANGGOTA = ID_ANGGOT A
ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A
ID_AN GGOT A = ID_ANGGOT A
ID_PINJAMAN = ID_PINJ AMAN
ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A
ID _AN GGOT A = ID_ANGGOT A
ID _AN GGOTA = ID_ANGGOT A ID_AN GGOT A = ID_ANGGOT A
ID_PE RSHKON = ID_PERSH KON ID _KA RYAWAN = ID_KARYAW AN
ID_PE MBELIAN = ID_PE MBELIAN ID _BA RANG = ID_BARANG
ID _BA RANGKON = ID_BARA NGKON ID _PE NJU ALANT UNAI = ID_PENJUALANT UNAI
ID _BA RANG = ID_BARANG ID _PE NJUALANTUNAI = ID_PENJUALANTUNAI
ID _BA RANG = ID_BARANG
ID _KR EDIT = ID_KRE DIT
ID _SU PPLIER = ID_SUP PLIER ID _BA RANG = ID_BARANG MST_ANGGOTA
V. Struktur Tabel Database
Tabel – tabel yang digunakan dalam sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Nama Tabel : MST_KARYAWAN
Primary Key : ID_KARYAWAN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data karyawan
Tabel 3.1 Struktur Tabel MST_KARYAWAN
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_KARYAWAN Varchar 10 Primary Key
NAMA_KARYAWAN Varchar 50
ALAMAT_KARYAWAN Varchar 50
TELP_KARYAWAN Varchar 15
DEPARTEMEN Varchar 30
JABATAN Varchar 20
Foreign Key : ID_KARYAWAN
Fungsi : Menyimpan data anggota
Tabel 3.2 Struktur Tabel MST_ANGGOTA
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_ANGGOTA Varchar 10 Primary Key
ID_KARYAWAN Varchar 50 Foreign Key
TGL_DAFTAR Date
TGL_KADALUARSA Date Tgl masa
keanggotaan habis
3. Nama Tabel : MST_BARANG
Primary Key : ID_BARANG
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data barang
Tabel 3.3 Struktur Tabel MST_BARANG
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_BARANG Varchar 10 Primary Key
HARGA_BARANG Numeric 9
STOK_BARANG Numeric 3
STOK_MINIMAL Numeric 3
HARGA_JUAL_BARANG Numeric 9
GRUP Varchar 30
SATUAN Varchar 5
BERAT Varchar 3
4. Nama Tabel : MST_BARANGKONSINYASI
Primary Key : ID_BARANGKON
Foreign Key : ID_PERSHKON
Fungsi : Menyimpan data barang konsinyasi
Tabel 3.4 Struktur Tabel MST_BARANGKONSINYASI
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_BARANGKON Varchar 10 Primary Key
ID_PERSHKON Varchar 10 Foreign Key
NAMA_BARANGKON Varchar 50
HARGA_BARANGKON Numeric 9
STOK_BARANGKON Numeric 3
STOK_MINIMALKON Numeric 3
HARGA_JUAL_BARANGKON Numeric 9
GRUP Varchar 30
SATUAN Varchar 5
BERAT Varchar 3
5. Nama Tabel : MST_SUPPLIER
Primary Key : ID_SUPPLIER
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data supplier
Tabel 3.5 Struktur Tabel MST_SUPPLIER
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_SUPPLIER Varchar 10 Primary Key
NAMA_SUPPLIER Varchar 50
NAMA_PEMILIKSUP Varchar 50
KOTA Varchar 20
TELP_SUPPLIER Varchar 15
6. Nama Tabel : MST_PERSHKON
Primary Key : ID_PERSHKON
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data perusahaan konsinyasi
Tabel 3.6 Struktur Tabel MST_PERSHKON
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_PERSHKON Varchar 10 Primary Key
NAMA_PERSHKON Varchar 50
NAMA_PEMILIK PERSHKON Varchar 50
ALAMAT_ PERSHKON Varchar 50
KOTA_ PERSHKON Varchar 20
TELP_ PERSHKON Varchar 15
7. Nama Tabel : MST_SHU
Primary Key : ID_SHU
Foreign Key : ID_ANGGOTA
Fungsi : Menyimpan data pembayaran SHU
Tabel 3.7 Struktur Tabel MST_SHU
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_SHU Varchar 13 Primary Key
ID_ANGGOTA Varchar 10 Foreign Key
JML_SHU Numeric 9
TGL_PEMBAYARAN Date
PERIODE Numeric 4
8. Nama Tabel : TRN_SIMPANAN
Primary Key : ID_SIMPANAN
Fungsi : Menyimpan data simpanan anggota
Tabel 3.8 Struktur Tabel TRN_SIMPANAN
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_SIMPANAN Varchar 13 Primary Key
ID_ANGGOTA Varchar 10 Foreign Key
JUMLAH_SIMPANAN Numeric 10
TGL_SETOR Date
TGL_AMBIL Date
9. Nama Tabel : TRN_PENARIKANSIMPANAN
Primary Key : ID_PENARIKAN SIMPANAN
Foreign Key : ID_SIMPANAN
Fungsi : Menyimpan data penarikan simpanan anggota
Tabel 3.9 Struktur Tabel TRN_PENARIKANSIMPANAN
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_PENARIKANSIMPANAN Varchar 13 Primary Key
ID_SIMPANAN Varchar 13 Foreign Key
TGL_PENARIKANSIMPANAN Date
10. Nama Tabel : TRN_PINJAMAN
Primary Key : ID_PINJAMAN
Foreign Key : ID_ANGGOTA
Fungsi : Menyimpan data pinjaman anggota
Tabel 3.10 Struktur Tabel TRN_PINJAMAN
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_PINJAMAN Varchar 13 Primary Key
ID_ANGGOTA Varchar 10 Foreign Key
JUMLAH_PINJAMAN Numeric 10
JANGKA_PINJAMAN Numeric 2
TGL_PINJAM Date
11. Nama Tabel : TRN_PEMBAYARANPINJAMAN
Primary Key : ID_PEMBAYARANPINJAMAN
Foreign Key : ID_PINJAMAN; ID_ANGGOTA
Fungsi : Menyimpan data pembayaran pinjaman anggota
Tabel 3.11 Struktur Tabel TRN_PEMBAYARANPINJAMAN
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_PEMBAYARANPINJAMAN Varchar 13 Primary Key
ID_PINJAMAN Varchar 13 Foreign Key
ID_ANGGOTA Varchar 10 Foreign Key
TGL_PEMBAYARANPINJAMAN Date
JML_PEMBAYARANPINJAMAN Numeric 10
KETERANGAN Varchar 10 Penanda
cicilan pembayaran kesekian
12. Nama Tabel : TRN_PEMBAYARANKREDIT
Primary Key : ID_PEMBAYARANKREDIT
Foreign Key : ID_KREDIT; ID_ANGGOTA
Fungsi : Menyimpan data pembayaran penjualan kredit
Tabel 3.12 Struktur Tabel TRN_PEMBAYARANKREDIT
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
ID_PEMBAYARANKREDIT Varchar 13 Primary Key
ID_KREDIT Varchar 13 Foreign Key
ID_ANGGOTA Varchar 10 Foreign Key
TGL_PEMBAYARANKREDIT Date
JUMLAH_PEMBAYARANKREDIT Numeric 10
