TUGAS AKHIR
Nama : Oei Hay Liang NIM : 08.41010.0061 Program : S1 ( Strata Satu ) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vi
ABSTRAK
PT. Istana Accu merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam
bidang jual beli Akumulator. PT. Istana Accu mempunyai 53 (lima puluh tiga)
cabang yang terletak di seluruh Indonesia. Kantor Pusatnya berlokasi di Waru,
Sidoarjo, Jawa Timur. Pada proses pencatatan transaksi penjualan yaitu merekap
nota penjualan dan penerimaan barang ini ke buku rekap harian manager banyak
menemukan ketidaksesuaian antara nota dan buku rekap harian. Sehingga
manager tidak bisa memonitor kegiatan penjualan secara valid.
Berdasarkan permasalahan tersebut akan dibuat sebuah sistem informasi
penjualan dengan penempatan database pada kantor pusat. Sehingga manager
pusat dapat mengontrol dan mengevaluasi kinerja keseluruhan secara real time
dan menghasilkan laporan perbandingan omzet, laporan penjualan produk dan
laporan periodik pesanan penjualan.
Sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu dapat memusaktkan
transaksi penjualan pada semua Point Of Sales perusahaan, selain itu sistem
informasi penjualan dapat menghasilkan informasi perbandingan omzet antar
cabang perusahaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi penjualan dan
mengevaluasi penjualan yang memiliki omzet tertinggi.
Kata kunci : Sistem Informasi Penjualan, Penjualan, Usaha Dagang, Point Of
ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xiiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 6
2.2 Antarmuka atau interface ... 7
2.3 Penjualan ... 8
2.4 Konsep dasar basis data ... 15
2.4.1 Database ... 15
2.4.2 Sistem basis data ... 16
2.4.3 Database Management Sistem ... 18
x
2.6 Data Flow Diagram ... 21
2.7 Testing dan Implementasi Sistem ... 20
2.7.1 White Box Testing ... 23
2.7.2 Black Box Testing ... 23
2.8 Testing dan Implementasi Sistem ... 24
2.8.1 Model Two-Tier ... 24
2.9 LogMeIn Hamachi 2.1.0.210 ... 25
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 26
3.1 Analisis Sistem ... 26
3.2 Perancangan Sistem ... 32
3.2.1 Blok Diagram ... 32
3.2.2 Context Diagram ... 36
3.2.3 Diagram Berjenjang (HIPO) ... 37
3.2.4 Data Flow Diagran ... 38
3.2.5 Entity Relationship Diagram ... 45
3.2.6 Struktur Tabel ... 47
3.2.7 Desain Interface Input / Output ... 54
3.2.8 Desain Uji Coba ... 68
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 76
4.1 Implementasi ... 76
4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 76
4.1.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 76
4.1.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 77
xi
4.1.2.1 Halaman Login ... 80
4.1.2.2 Form Master Customer ... 81
4.1.2.3 Form Master Barang ... 83
4.1.2.4 Form Transaksi Penjualan ... 84
4.1.2.5 Form Transaksi Retur Penjualan ... 85
4.1.2.6 Form Transaksi Pelunasan Piutang ... 87
4.1.2.7 Form Informasi Penjualan ... 88
4.1.2.8 Form Informasi Retur Penjualan ... 88
4.1.2.9 Form Informasi Piutang... 89
4.1.2.10 Form Informasi Pelunasan Piutang ... 90
4.1.2.11 Form Informasi Kartu Kas ... 91
4.1.2.12 Form Informasi Stok ... 88
4.1.2.13 Form Informasi Aktivitas User... 92
4.1.2.14 Form Laporan Perbandingan Omzet ... 93
4.1.2.15 Form Laporan Penjualan Produk ... 95
4.1.2.16 Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 97
4.1.2.17 Saldo Piutang Setiap Pelanggan ... 99
4.1.2.18 Form Cetak Faktur Penjualan ... 99
4.1.2.19 Form Tabel Umur Piutang ... 100
4.2 Uji Coba dan Evaluasi Sistem ... 101
4.2.1 Uji Coba ... 101
xii
BAB V PENUTUP ... 123
5.1 Kesimpulan ... 123
5.2 Saran ... 123
DAFTAR PUSTAKA ... 124
xiii
Tabel 3.1 Struktur Tabel T0Customer ... 47
Tabel 3.2 Struktur Tabel T2Satuan ... 48
Tabel 3.3 Struktur Tabel T5Stok ... 49
Tabel 3.4 Struktur Tabel T6Penjualan ... 49
Tabel 3.5 Struktur Tabel T7Penjualan ... 50
Tabel 3.6 Struktur Tabel T6Piutang ... 51
Tabel 3.7 Struktur Tabel T6PelunasanPiutang ... 51
Tabel 3.8 Struktur Tabel T7PelunasanPiutang ... 52
Tabel 3.9 Struktur Tabel T6ReturPenjualan ... 52
Tabel 3.10 Struktur Tabel T7ReturPenjualan ... 52
Tabel 3.11 Struktur Tabel T6PenerimaanBarang ... 53
Tabel 3.12 Struktur Tabel T7PenerimaanBarang ... 53
Tabel 3.13 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Penjualan ... 57
Tabel 3.14 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Retur Penjualan ... 59
Tabel 3.15 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Piutang ... 60
Tabel 3.16 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Pelunasan Piutang ... 61
Tabel 3.17 Fungsi Obyek Desain Form Informasi ... 63
Tabel 3.18 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Perbandingan Omzet ... 64
Tabel 3.19 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Penjualan Produk ... 65
Tabel 3.20 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan 67
Tabel 3.21 Desain Uji Coba Halaman Login ... 69
xiv
Tabel 3.23 Data Penjualan Cabang Waru ... 70
Tabel 3.24 Data Penjualan 89 Pusat ... 79
Tabel 3.25 Data Penjualan 89 Cibubur ... 71
Tabel 3.26 Desain Uji Coba Form Laporan Perbandingan Omzet ... 71
Tabel 3.27 Parameter Form Laporan Penjualan Produk ... 72
Tabel 3.28 Desain Uji Coba Form Laporan Penjualan Produk ... 72
Tabel 3.29 Parameter Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 73
Tabel 3.30 Desain Uji Coba Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 74
Tabel 3.31 Desain Uji Coba Pengujian Piutang Perusahaan ... 75
Tabel 4.1 Tabel Uji Coba Halaman Login ... 102
Tabel 4.2 Tabel Uji Coba Form Laporan Perbandingan Omzet ... 112
Tabel 4.3 Tabel Uji Coba Form Laporan Penjualan Produk ... 115
Tabel 4.4 Tabel Uji Coba Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 116
xv
Gambar 3.1 Document Flow Penjualan Barang pada PT. Istana Accu ... 27
Gambar 3.2 Document Flow Penagihan Piutang pada PT. Istana Accu ... 28
Gambar 3.3 Document Flow Retur Penjualan Barang pada PT. Istana Accu . 29 Gambar 3.4 Blok Diagram Sistem Informasi Penjualan pada PT Istana Accu ……….. 32
Gambar 3.5 Blok Diagram Koneksi Jaringan ... 35
Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan Pada PT Istana Accu ……….. 36 Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Penjualan pada PT Istana Accu ……….. 38 Gambar 3.8 Data Flow Diagram level 0 ... 39
Gambar 3.9 DFD level 1 Penjualan ... 41
Gambar 3.10 DFD level 1 Retur Penjualan ... 42
Gambar 3.11 DFD level 1 Pelunasan Piutang ... 43
Gambar 3.12 DFD level 1 Pembuatan Laporan ... 44
Gambar 3.13 CDM (Conceptual Data Model) ... 45
Gambar 3.14 PDM (Physical Data Model) ... 46
Gambar 3.15 Desain Halaman Login ... 54
Gambar 3.16 Desain Form Utama ... 55
Gambar 3.17 Desain Form Master ... 56
Gambar 3.18 Desain Form Transaksi Penjualan ... 58
Gambar 3.19 Desain Form Transaksi Retur Penjualan ... 59
Gambar 3.20 Desain Form Transaksi Piutang ... 61
xvi
Gambar 3.22 Desain Form Informasi ... 63
Gambar 3.23 Desain Form Laporan Perbandingan Omzet ... 65
Gambar 3.24 Desain Form Laporan Penjualan Produk ... 66
Gambar 3.25 Desain Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 68
Gambar 4.1 Topologi Client-Server Sistem Informasi Penjualan Pada PT Istana Accu ……….. 75
Gambar 4.2 Setting Company ... 79
Gambar 4.3 Halaman Login ... 80
Gambar 4.4 Form Utama ... 81
Gambar 4.5 Form Master Customer ... 81
Gambar 4.6 Form Master Barang ... 83
Gambar 4.7 Form Transaksi Penjualan ... 84
Gambar 4.8 Form Transaksi Retur Penjualan ... 85
Gambar 4.9 Form Pengecekan Kondisi Barang ... 86
Gambar 4.10 Form Item Barang Retur ... 86
Gambar 4.11 Form Pelunasan Piutang ... 87
Gambar 4.12 Form Informasi Penjualan ... 88
Gambar 4.13 Form Informasi Retur Penjualan ... 89
Gambar 4.14 Form Informasi Piutang ... 90
Gambar 4.15 Form Informasi Pelunasan Piutang ... 91
Gambar 4.16 Form Informasi Kartu Kas ... 91
Gambar 4.17 Form Informasi Stok ... 92
Gambar 4.18 Form Informasi Aktivitas User ... 93
Gambar 4.19 Form Laporan Perbandingan Omzet ... 94
xvii
Gambar 4.22 Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 97
Gambar 4.23 Form Drill Down Periodik Pesanan Penjualan ... 98
Gambar 4.24 Saldo Piutang Setiap Pelanggan ... 99
Gambar 4.25 Faktur Penjualan ... 100
Gambar 4.26 Form Tabel Umur Piutang ... 101
Gambar 4.27 Transaksi Toko Michael 3 Juni 2012 ... 104
Gambar 4.28 Transaksi Toko Michael 5 Juni 2012 ... 105
Gambar 4.29 Transaksi Bapak Budi 10 Juni 2012 ... 106
Gambar 4.30 Transaksi Bapak Budi 15 Juni 2012 ... 106
Gambar 4.31 Transaksi Bapak Budi 20 Juni 2012 ... 108
Gambar 4.32 Transaksi Bapak Anto 10 Juli 2012 ... 109
Gambar 4.33 Transaksi Bapak Anto 15 Juli 2012 ... 110
Gambar 4.34 Rekap Keseluruhan Penjualan ... 111
Gambar 4.35 Hasil Uji Coba Laporan Perbandingan Omzet ... 112
Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Laporan Penjualan Produk ... 113
Gambar 4.37 Hasil Uji Coba Laporan Penjualan Produk Cabang Waru ... 115
Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 117
Gambar 4.39 Hasil Uji Coba Drill Down Periodik Pesanan Penjualan ... 118
Gambar 4.40 Transaksi Pertama Pengujian Piutang ... 120
Gambar 4.41 Transaksi Kedua Pengujian Piutang ... 120
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Biodata Penulis ... 125
1
1.1Latar Belakang Masalah
PT. Istana Accu merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam
bidang jual beli Akumulator. Akumulator adalah alat yang dapat menghasilkan
energi listrik atau biasa disebut aki. Untuk kemudahan penyebutan istilah pada
Tugas Akhir ini, selanjutnya Akumulator akan disebut aki.
PT. Istana Accu mempunyai 53 (lima puluh tiga) cabang yang terletak
di seluruh Indonesia. Kantor Pusatnya berlokasi di Waru, Sidoarjo, Jawa Timur.
Jenis aki yang diperdagangkan meliputi semua jenis, tipe, dan ukuran, mulai
dari aki yang diperuntukkan untuk kendaraan motor hingga aki yang
dipergunakan untuk kapal. Perusahaan juga memperdagangkan jenis aki baru dan
aki bekas. Saat ini pemilik perusahaan berada diluar negeri. Pemilik perusahaan
dibantu oleh manager-manager cabang dalam mengolah perusahaan cabang.
Setiap satu kantor cabang dipimpin oleh seorang manager. Setiap bulan para
manager mengirimkan rekapitulasi transaksi perusahaan cabang yang dipimpinnya
ke kantor pusat. Manager kantor pusat memberikan informasi omzet perusahaan
kepada pemilik perusahaan melalui media telepon.
Penjualan pada PT. Istana Accu dapat dikategorikan sebagai penjualan
yang konvensional. Pelanggan membeli barang kemudian dicatat pada nota
penjualan. Hal yang dicatat adalah jumlah, nama barang, dan harga. Nota ini
dicatat pada buku nota rangkap dua. Satu lembar diserahkan ke pelanggan dan
2
terjadi saat stok barang di rak gudang menipis. Barang-barang yang stoknya
menipis ini dicatat untuk dibuatkan PO (Purchase Order). Tidak ada pertimbangan
khusus dalam proses pemesanan barang. Jika jumlah barang di rak gudang sedikit,
maka harus segera dipesan. Demikian kebijakan perusahaan saat ini. Ketika
barang datang akan dicek kondisi fisik dan dihitung sesuai dengan surat jalan dari
supplier, dan dicocokkan dengan arsip PO. Apabila telah sesuai maka barang akan
dikirim ke gudang.
Karena ditulis manual, nota penjualan dan PO seringkali susah terbaca,
bahkan tidak jarang hilang, rusak. Padahal ada proses pencatatan berikutnya yaitu
merekap nota penjualan, PO, dan penerimaan barang ini ke buku rekap harian.
Dari pengamatan penulis di lapangan, banyak ditemukan ketidak sesuaian antara
nota dan buku rekap harian. Hal ini tentu sangat disesalkan, mengingat dampak
dari pencatatan yang kacau ini manajemen tidak bisa memonitor aktivitas maupun
kinerja perusahaan. Manager tidak mengetahui omzet perusahaan secara tepat.
Omzet perusahaan digunakan manager untuk mengetahui kekayaan perusahaan
dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan kinerja perusahaan di masa
yang akan datang. Berdasarkan permasalahan tersebut, akan dibuat sebuah Sistem
Informasi penjualan yang dapat menghasilkan informasi omzet perusahaan yang
ada. Informasi omzet digunakan untuk menilai kinerja perusahaan.
1.2Rumusan Masalah
Dari uraian pada latar belakang masalah, maka perumusan masalahnya
adalah sebagai berikut:
1. “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Penjualan antar
2. “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi yang dapat
menghasilkan laporan peringkat omzet pada PT. Istana Accu?”
1.3Batasan Masalah
Batasan masalah pada permasalahan ini adalah sebagai berikut:
1. Studi Kasus yang digunakan adalah tiga cabang PT. Istana Accu.
2. Sistem informasi penjualan tidak membahas tentang pengiriman barang ke
pelanggan.
3. Tidak membahas tentang koneksi jaringan.
4. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan tools pemrograman Microsoft Visual
Basic .Net 2005 dan database Microsoft SQL Server 2005 Express.
1.4Tujuan
Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dibuatnya perangkat
lunak ini adalah:
1. Menghasilkan sistem informasi Penjualan antar point of sales perusahaan
dengan database terpusat.
2. Menghasilkan sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan peringkat
omzet dan informasi stok pada PT. Istana Accu.
1.5Manfaat
Penelitian ini diharapkan memiliki beberapa nilai manfaat penulisan,
antara lain:
1. Pembuatan sistem informasi penjualan pada PT Istana Accu diharapkan dapat
membantu manager dalam memberikan informasi untuk kebutuhan
4
2. Dapat memberikan informasi kepada pemilik perusahaan tentang kinerja
perusahaan.
1.6Sistematika Penulisan
Penulisan laporan Tugas Akhir ini diatur dan disusun secara sistematis
kedalam lima bab. Lima bab tersebut terdapat penjelasan yang berbeda-beda, baik
dari bab pertama sampai bab kelima. Untuk sistematika penulisan Tugas Akhir
Sistem Informasi Penjualan pada PT. Istana Accu akan dijelaskan pada
penjelasan berikut ini:
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
batasan masalah, tujuan, manfaat serta sistematika penulisan laporan Tugas Akhir
sebagai ringkasan materi dari masing-masing bab. Dalam hal ini, masing-masing
item harus saling berkaitan satu sama lain.
BAB II: LANDASAN TEORI
Bab ini membahas landasan teori membahas tentang konsep dan teori
yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi tersebut. Teori-teori penunjang
tersebut antara lain seperti pengertian sistem informasi, antar muka atau interface,
penjualan, konsep dasar basis data, Structured Query Language (SQL), Data
Flow Diagram (DFD), dan testing dan implementasi sistem.
BAB III: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ketiga analisis dan perancangan sistem membahas tentang analisa dan
perancangan sistem yang akan dibuat secara jelas, lengkap, mudah dipahami, dan
sesuai dengan perumusan masalah Tugas Akhir yaitu bagaimana merancang dan
yang dilakukan antara lain membuat blok diagram sistem informasi penjualan
pada PT. Istana Accu, context diagram sistem informasi penjualan pada PT.
Istana Accu, diagram jenjang sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu,
DFD, ERD, Struktur tabel, desain input output dan desain uji coba.
BAB IV: EVALUASI DAN IMPLEMENTASI
Bab keempat implementasi dan evaluasi membahas tentang implementasi
dan pembahasan dari program yang telah dibuat. Pada tahap ini juga dilakukan
evaluasi dan uji coba penjualan antar point of sales perusahaan, uji coba pengujian
piutang dari sistem informasi yang telah dibuat untuk memastikan apakah
program yang telah dibuat sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.
BAB V: PENUTUP
Bab kelima penutup adalah membahas tentang kesimpulan dari sistem
informasi yang telah dibuat dan juga terdapat saran-saran yang diberikan untuk
pengembangan sistem informasi di masa yang akan datang. Perlu diketahui bahwa
kesimpulan yang dihasilkan tersebut harus sesuai dengan tujuan awal yang ingin
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1Pengertian Sistem Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto,1999). Informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat
bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut (Jogiyanto, 1999).
Informasi dapat menggambarkan kejadian nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data yang berbentuk huruf,
simbol, alfabet dan sebagainya. Sistem informasi mempunyai elemen utama, yaitu
data yang menyediakan informasi, prosedur yang memberitahu pengguna
bagaimana mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan masalah, membuat
keputusan dan menggunakan sistem informasi tersebut. Orang-orang dalam sistem
informasi membuat prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data sehingga
menghasilkan informasi dan menyebarkan informasi tersebut ke lingkungannya.
Model dasar sistem adalah masukan, pengolahan dan pengeluaran.
Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan
dan diolah dalam waktu periode sebelumnya. Oleh karena itu, dalam model sistem
informasi ditambahkan pula media penyimpanan data. Maka fungsi pengolahan
informasi bukan lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi juga menyimpan
2.2Antarmuka atau interface
Antarmuka juga dikenal dengan nama GUI (Graphical User Interface),
yaitu program antarmuka yang berbasis grafis, dimana perintah-perintah tidak lagi
diketik lewat keyboard, tetapi dengan cara melakukan interaksi langsung terhadap
apa yang terlihat pada layar, yang sebenarnya merupakan suatu abstraksi dari
suatu perintah kepada komputer agar komputer mengerjakan apa yang diinginkan.
Terdapat beberapa tipe komunikasi/ interaksi antara manusia dengan
komputer, yaitu:
1. Dialog berbasis alami
Pengguna secara bebas dapat memberikan instruksinya. Dengan kebebasan
yang dimiliki pengguna untuk memberikan sembarang instruksi komputer
harus mampu untuk mengelola bahasa alami. Meskipun demikian, karena
bahasa alami sering menimbulkan ambiguitas, maka dialog dengan bahasa
alami tidak dapat diimplementasikan secara sempurna.
2. Sistem menu
Sistem menu dilakukan dengan memilih pilihan-pilihan yang tersedia pada
layar tampilan, atau dengan meng-klik pilihan-pilihan dari menu pulldown
yang tersedia, maka komputer akan memproses instruksi tersebut.
3. Form filling dialog
Pengguna seolah-olah mengisikan data kedalam formulir elektronik
8
4. Dialog berbasis icon
Tampilan layar menggunakan icon (gambar sederhana yang menunjukkan
suatu aktivitas tertentu). Jadi dengan meng-klik gambar tersebut, maka
komputer akan mengerjakan perintah dari maksud gambar tersebut.
5. Dialog berbasis jendela
Tampilan pada layar terdapat jendela, yaitu terdapat banyak bentuk empat
persegi panjang dan dibatasi oleh suatu pembatas yang biasanya nampak. Hal
ini memungkinkan pengguna untuk melihat banyak jendela yang berisi
informasi yang dapat dilihat secara serempak.
6. Manipulasi langsung
Pengguna langsung berinteraksi pada objek yang ada pada layar tampilan
dengan mengarahkan pointer yang ada dilayar, atau menekan tombol-tombol
yang digambarkan pada layar tampilan.
7. Interaksi grafis
Pengguna seolah-olah berdialog dengan grafik yang dibuatnya. Pengguna
mempunyai kelulusan mengubah gambar yang ada pada layar tampilan.
2.3Penjualan
Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh
pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang
diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. Penjualan
dapat dilakukan secara kredit maupun tunai dan pada umumnya kepada beberapa
pelanggan. Seperti halnya waktu membeli, ketika menjual perusahaan juga terikat
Pada waktu menjual, kadang-kadang perusahaan harus menerima
pengembalian barang yang dijual tidak sesuai dengan permintaan pembeli.
Penerimaan barang kembali yang telah dijual disebut penjualan retur (sales
return), sedangkan pemberian potongan harga tersebut disebut pengurangan harga
(sales allowances). Pada umumnya penjualan retur dan pengurangan harga dicatat
pada suatu perkiraan yang disebut penjualan retur dan pengurangan harga (sales
return and allowances). (Soemarso, 1992)
Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2010, 98), Proses bisnis
dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi:
1. Konsumen memesan barang
2. Perusahaan mengirim barang yang dipesan ke konsumen.
3. Perusahaan mengirim tagihan ke konsumen.
4. Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen.
Tidak semua perusahaan memiliki proses bisnis yang sama. Karakteristik barang
atau jasa yang dijual serta pilihan kegiatan usaha mempengaruhi proses bisnis
perusahaan tersebut.
Perusahaan membangun sistem informasi akuntansi dalam siklus
penjualan dengan harapan agar:
1. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar ke konsumen secara tepat
waktu.
2. Konsumen membayar tepat waktu.
3. Tidak ada peluang kecurangan yang dapat memotivasi karyawan perusahaan
10
Risiko dalam siklus penjualan antara lain meliputi:
1. Menerima uang palsu dari pelanggan.
2. Kasir menggelapkan kas yang diterima pelanggan.
3. Perusahaan kehabisan stok, sehingga tidak bisa melayani pelanggan atau
terlambat dalam melayani pelanggan, yang berakibat perusahaan berisiko
kehilangan penjualan atau bahkan kehilangan pelanggan.
4. Lalai mengirim barang pesananan ke konsumen.
5. Mengirim produk yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan
(salah kirim produk).
6. Salah kirim jumlah produk.
7. Mengirim produk yang kualitas tidak bagus.
8. Mengirim produk ke konsumen yang salah.
9. Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah unit di faktur yang salah, atau
karena jenis produk di faktur yang salah, atau bahkan tagihan dikirim ke
alamat yang salah).
10.Lalai tidak menagih konsumen.
11.Data konsumen jatuh ke tangan pihak eksternal yang tidak dikehendaki
(misalnya ke tangan pesaing).
12.Kerusakan data. Data perusahaan bisa saja rusak karena virus, atau karena
kerusakan hardware (misal harddisknya rusak).
13.Lapping. Lapping adalah kecurangan untuk mengambil uang yang diterima
dari konsumen A, kemudian pada saat konsumen lain (misal konsumen B)
yang membayar, maka kas dari konsumen B akan dicatat sebagai penerimaan
piutangnya, karyawan yang melakukan lapping akan mencatat penerimaan kas
dari konsumen C sebagai penerimaan kas konsumen B. Jadi, karyawan
mencuri uang dan menutupi kecurangannya dengan menunda merancang
mencatat pelunasan piutang dari seorang konsumen.
Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penjualan untuk
meminimalkan risiko-risiko tersebut diatas adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk dapat mengawasi mutasi
persediaan. Informasi mutasi persediaan tersebut berguna untuk memantau
produk yang laris dan disukai pelanggan dan agar persusahaan tidak kehabisan
stok.
2. Setiap kali menerima pesanan dari pelanggan (baik melalui telepon, fax
ataupun email), perusahaan perlu membuat Surat Order Penjualan dan salah
satu Surat Order Penjualan tersebut perlu dikirim kembali ke konsumen yang
memesan. Surat Order Penjualan yang dikirim ke konsumen ini berguna untuk
memastikan tidak adanya kesalahpahaman antara perusahaan dengan
konsumen (barang apa yang dipesan, berapa jumlahnya, kapan barang tersebut
dibutuhkan, dan barang tersebut harus dikirim ke mana). Apabila terjadi
kesalahpahaman, diharapkan bisa segera terselesaikan pada saat konsumen
menerima copy dari Surat Order Penjualan.
3. Perusahaan perlu mengarsip Surat Order Penjualan berdasarkan tanggal janji
pengiriman. Arsip ini berguna untuk memantau ketepatan waktu pengiriman
12
4. Perusahaan perlu mengarsip faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur.
Arsip ini berguna untuk memudahkan bagian piutang menagih piutang
konsumen yang telah jatuh tempo.
5. Jika perusahaan melayani retur, arsip faktur per tanggal jatuh tempo harus
dilengkapi dengan nota retur terkait, sehingga bagan piutang memiliki
informasi mengenai besarnya piutang masing-masing konsumen.
6. Jika perusahaan belum menggunakan aplikasi akuntansi dalam membuat
faktur, maka setelah faktur dibuat, perlu ada orang lain yang mengecek
kebenaran perhitungan dalam faktur tersebut sehingga faktur yang diterima
oleh konsumen sudah benar. Pengecekan ini berguna untuk memastikan tidak
ada salah kalkulasi, jumlah dalam faktur sesuai dengan jumlah barang yang
tertulis dalam delivery order, jenis barang yang tertera dalam faktur juga
sesuai dengan jenis barang dalam delivery order, dan sebagainya.
7. Perusahaan perlu memastikan adanya pemisahan tugas antara bagian yang
bertanggung jawab menagani penjualan (karyawan bagian penjualan dan
karyawan bagian pengiriman barang), bagian yang bertanggung jawab
menyimpan persediaan (karyawan bagian gudang barang jadi), bagian yang
bertanggung jawab menyimpan kas (kasir), serta bagian yang bertanggung
jawab mencatat data keuangan (bagian piutang). Pemisahan tugas ini perlu
untuk meminimalkan kecurangan.
Kecurangan seperti lapping dapat terjadi jika wewenang untuk menerima kas
dirangkap oleh karyawan yang juga berwenang mencatat piutang konsumen.
Pemisahan tugas antara karyawan gudang yang bertugas menyiapkan barang
untuk memastikan kebenaran jenis barang dan jumlah barang yang harus
dikirim. Karyawan bagian pengiriman harus mengecek ulang barang yang
telah disiapkan oleh karyawan gudang. Mengirim barang dengan benar sejak
awal jauh lebih murah dibandingkan jika perusahaan harus mengirim ulang
karena salah kirim.
8. Dokumen bernomor urut tercetak. Dokumen bernomor urut tercetak ini
berguna untuk memastikan kelengkapan data perusahaan. Dokumen bernomor
urut akan berguna untuk memastikan bahwa semua penerimaan kas dari
perusahaan maupun dari tagihan benar-benar diterima oleh perusahaan.
Dokumen bernomor urut tercetak efektif sebagai alat pengendalian apabila
urutan nomor dokumen dicek secara berkala. Jadi, tidak boleh ada nomor
dokumen yang hilang. Dokumen yang tidak terpakai karena salah isi tidak
boleh dirobek dan dibuang, tetapi harus diarsip dengan tulisan Salah Isi.
Sistem informasi penjualan diharapkan dapat menghasilkan informasi
berupa:
1. Saldo piutang setiap konsumen. Informasi ini berguna untuk melakukan
penagihan. Informasi saldo piutang yang tidak valid akan berakibat timbulnya
konflik dengan pelanggan.
2. Tabel umur piutang. Informasi ini berguna untuk menganalisis piutang
perusahaan, berapa besarnya piutang yang macet (sudah lewat tanggal jatuh
tempo dan belum dilunasi) dibandingkan dengan piutang yang lancar.
3. Piutang yang hampir jatuh tempo. Informasi ini berguna untuk melakukan
14
4. Total penjualan setiap bulan. Informasi ini berguna untuk melihat kinerja
perusahaan dari bulan ke bulan. Data historis dari bulan ke bulan bahkan dapat
berguna untuk melihat trend penjualan.
5. Penjualan setiap lini produk. Informasi penjualan setiap lini produk berguna
untuk membandingkan penjualan antar lini produk. Produk mana yang
memenuhi selera pasar.
6. Penjualan setiap wilayah. Informasi ini berguna untuk memperbandingkan
penjualan antar wilayah.
Dalam Akuntansi lazim digunakan metode penentuan harga perolehan
yang didasarkan pada aliran anggapan (bukan aliran fisik yang sesungguhnya),
yaitu :
1. First-in, first-out (FIFO)
Metode FIFO menganggap bahwa barang yang terlebih dahulu dibeli akan
dijual lebih dahulu. Dengan demikian harga perolehan barang yang lebih
dahulu dibeli, dianggap akan menjadi harga pokok penjualan lebih dahulu
juga.
2. Last-in, first-out (LIFO)
Metode LIFO didasarkan pada anggapan bahwa barang yang dibeli akan lebih
akhir akan dijual atau dikeluarkan lebih dahulu. Dengan demikian harga
perolehan barang yang dibeli lebih akhir akan dialokasikan lebih dahulu
3. Harga pokok rata-rata
Metode rata-rata didasarkan pada anggapan bahwa barang yang tersedia untuk
dijual adalah homogin. Pada metode ini, pengalokasian harga pokok barang
yang tersedia untuk dijual dilakukan atas dasar harga pokok rata tertimbang.
Perusahaan-perusahaan yang menjual barang dangangan yang harganya
tidak terlalu mahal seperti obat, alat tulis, dan bahan makanan, biasanya
menggunakan sistem persediaan pepetual. Ciri-ciri terpenting dalam sistem
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembelian barang dengan dicatat dengan mendebet rekening persediaan,
bukan rekening pembelian.
2. Harga pokok penjualan dihitung untuk setiap transaki penjualan dan dicatat
dengan mendebet rekening harga pokok penjualan, dan mengkreditkan
rekening persediaan.
3. Persediaan merupakan rekening control dan dilengkapi dengan buku pemandu
persediaan yang berisi catatan untuk tiap jenis persediaan. Buku pembantu
persediaan menunjukkan kuantitas dan harga perolehan untuk tiap jenis barang
yang ada dalam persediaan.
2.4Konsep Dasar Basis Data 2.4.1 Database
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
16
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),
masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
2.4.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat 4 komponen pokok, yaitu :
1. Data
Data di dalam sebuah basis data dapat disimpan secara terintegerasi
(integerated) dan data dapat dipakai secara bersama-sama (shared)
2. Hardware (Perangkat Keras)
Terdiri dari semua peralatan komputer yang digunakan untuk pengelolaan
sistem basis data
3. Software (Perangkat lunak)
Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data fisik pada
basis data
4. User atau peakai
Pemakai basis data dibagi atas 3 klasifikasi, yaitu:
b. Programmer
c. End User
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan
data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang
18
2.4.3 Database Management Sistem
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management Sistem (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
Fungsi dari DBMS adalah:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis
data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada
saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
2.5Structured Query Language (SQL)
Pada umumnya semua engine database (termasuk MySQL) mengadopsi
bahasa standar SQL yaitu bahasa yang digunakan untuk memanipulasi dan
memperoleh data dari sebuah database relasional. SQL membuat seorang
developer atau administrator database melakukan hal-hal berikut:
a. Mengubah struktur sebuah database,
b. Mengubah pengaturan keamanan sistem,
c. Memberikan hak akses kepada pengguna untuk mengakses database atau tabel,
d. Memperoleh informasi dari database.
Perintah-perintah SQL secara umum dapat dikelompokkan menjadi lima
20
1. Data Definition Language (DDL)
Adalah perintah SQL yang digunakna untuk menjelaskan objek dari database.
Dengan kata lain DDL digunakan untuk mendefinisikan kerangka database.
Prinsipnya adalah:
a. Create: untuk membuat/menciptakan obyek database
b. Alter: untuk memodifikasi/mengubah obyek database
c. Drop: untuk menghapus obyek database
d. Obyek database yang dimaksud terdiri dari database, tabel, index, dan view
2. Data Manipulating Language (DML)
Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi isi
database. SQL menyediakan 4 perintah DML:
a. Select: digunakan untuk mengambil data dari database
b. Delete: digunakan untuk menghapus data pada database
c. Insert: menambahkan data ke database
d. Update: memodifikasi data ke database
3. Security
Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjamin keamanan data.
Antara lain terdiri atas:
a. Grant: memberi akses kepada user tertentu untuk akses ke database
b. Revoke: mencabut hak akses dari user
4. Integrity
Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjaga kesatuan data.
5. Auxilliary
Adalah perintah-perintah pelengkap atau tambahan seperti: unload dan
rename.
2.6 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram atau DFD berfungsi untuk menggambarkan proses
aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang
terendah, yang memungkinkan untuk melakukan suatu dokumentasi, mempartisi
atau membagi sistem ke dalam bagian–bagian yang lebih kecil dan lebih
sederhana. DFD fokus pada aliran dara dari dan ke dalam sistem serta memproses
data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Terdapat beberapa macam tentang
DFD, sebagai berikut :
1. External Entity
External Entity merupakan suatu yang berada di luar sistem yang dapat berupa
organisasi, orang, bagian lain ataupun sistem lain yang berada di lingkungan
luar yang memberikan pengaruh berupa input atau menerima output dari
sistem.
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda anak panah dan garisnya
diberi nama aliran data yang bersangkutan. Aliran data yang dimaksudkan
adalah aliran data yang masuk maupun yang keluar dari sistem.
3. Process
Process merupakan symbol yang dituliskan dan dikerjakan oleh sistem yaitu
transformasi aliran data yang keluar. Satu process memiliki satu atau lebih
22
4. Data Store
Data Store ini digunakan untuk tempat penyimpanan data. Simbol ini
digunakan untuk penyimpanan data-data yang memungkinkan penambahan
dan perolehan data.
2.7Testing dan Implementasi Sistem
Menurut Standar ANSI/IEEE 1059, testing adalah proses menganalisa
suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan antara kondisi yang ada
dengan kondisi yang diinginkan (defects/error/bugs) dan mengevaluasi fitur-fitur
dari entitas software. Menurut Romeo (2003:3), testing software adalah proses
mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan untuk:
1. Verifikasi.
Apakah telah berlaku sebagaimana yang ditetapkan (menurut spesifikasi)?
2. Mendeteksi error.
3. Validasi.
Apakah spesifikasi yang ditetapkan telah memenuhi keinginan atau
kebutuhan pengguna yang sebenarnya?
Menurut Romeo (2003:33), test case merupakan tes yang dilakukan
berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah
ditentukan sebelumnya. Metode testing ini dibagi menjadi dua, yaitu white box
2.7.1White Box Testing
White box testing atau glass box testing atau clear box testing adalah
suatu metode disain test case yang menggunakan struktur kendali dari disain
prosedural. Metode disain test case ini dapat menjamin:
1. Semua jalur (path) yang independen/terpisah dapat dites setidaknya sekali tes.
2. Semua logika keputusan dapat dites dengan jalur yang salah atau jalur yang
benar.
3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasionalnya.
4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validasinya.
2.7.2Black Box Testing
Black box testing atau behavioral testing atau specification-based testing,
input/output testing atau functional testing dilakukan tanpa sepengetahuan detil
struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing berfokus
pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari
software.
Menggunakan black box testing, perekayasa software dapat
menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa
keseluruhan kebutuhan funsional pada suatu program. Kategori error dapat
diketahui melalui black box testing, antara lain:
1. Fungsi yang hilang atau tidak benar.
2. Error dari antar-muka.
3. Error dari struktur data atau akses eksternal database.
4. Error dari kinerja atau tingkah laku.
24
2.8Client-Server
Menurut Yuswanto (2004:1), Dasar arsitektur Client-Server sebenarnya
cukup sederhana yaitu komputer yang berbeda melakukan tugas yang berbeda,
dan setiap komputer dapat dioptimalkan untuk suatu tugas tertentu. Dalam
lingkungan networking, DBMS terdapat di dalam satu komputer. Namun banyak
aplikasi yang mengakses database yang sama. Program yang meneriman dan
melayani permintaan ini adalah DBMS. Sedangkan komputer yang menjalankan
DBMS disebut dengan Server Database.
Pada arsitektur Client-Server, aplikasi dipecah-pecah ke dalam dua
komponen utama yang bekerja sama untuk mencapai satu tujuan bersama.
Komponen-komponen ini disebut dengan Tier (tingkat) dan setiap tingkat
mengimplementasikan fungsi yang berbeda.
2.8.1 Model Two-Tier
Tingkat kedua pemograman client-server adalah Database Server
(DBMS). Tingkatan ini memanipulasi obyek yang sangat kompleks yaitu database
menawarkan tampilan yang sederhana dari database tersebut melalui OLE DB dan
ADO. Model Two-Tier ini merupakan sebuah arsitektur yang sangat efisien untuk
aplikasi database, tetapi tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Sebagian besar
programmer mengembangkan aplikasi Two-Tier yang dijalankan pada LAN kecil.
Dalam client-server, client-server yang cerdas bertanggung jawab untuk
bagian dari aplikasi yang berinteraksi dengan user, termasuk logika bisnis dan
komunikasi dengan server database. Tipe-tipe tugas yang terjadi pada client antara
lain:
Interaksi database
Pengambilan dan modifikasi data
Sejumlah aturan bisnis
Penanganan kesalahan
Dalam sistem client-server, sebagian besar logika bisnis diterapkan
dalam database. Pada server database yang berisi mesin database bertugas
menangani:
Manajemen data
Keamanan
Query, trigger, prosedur tersimpan
Penanganan kesalahan
2.9LogMeIn Hamachi 2.1.0.210
Menurut Olzak (2008), LogMeIn Hamachi adalah aplikasi VPN (Virtual
Private Network) yang dapat menghubungkan dua komputer dengan media
internet dan melindunginya dengan standart enskripsi. LogMeIn Hamachi
26
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1Analisis Sistem
PT. Istana Accu merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam
bidang jual beli Akumulator. Akumulator adalah alat yang dapat menghasilkan
energi listrik atau biasa disebut aki. Untuk kemudahan penyebutan istilah pada Tugas
Akhir ini, selanjutnya Akumulator akan disebut aki.
PT. Istana Accu mempunyai 53 (lima puluh tiga) cabang yang terletak di
seluruh Indonesia. Kantor Pusatnya berlokasi di Waru, Sidoarjo, Jawa Timur. Saat ini
pemilik perusahaan berada diluar negeri. Pemilik perusahaan dibantu oleh
manager-manager cabang dalam mengolah perusahaan cabang. Setiap satu kantor cabang
dipimpin oleh seorang manager. Setiap bulan para manager mengirimkan rekapitulasi
transaksi perusahaan cabang yang dipimpinnya ke kantor pusat. Kemudian manager
kantor pusat mengolah data tersebut dan melaporkan keadaan pangsa pasar
perusahaan, pendapatan perusahaan, dan kinerja cabang perusahaan kepada pemilik
perusahaan.
Proses penjualan pada PT. Istana Accu dimulai dari pelanggan membeli
barang kemudian dicatat pada faktur penjualan. Hal yang dicatat adalah jumlah, nama
barang, dan harga. Faktur ini dicatat pada buku Fakur rangkap tiga. Faktur pertama
adalah faktur berwarna putih yang diberikan kepada pelanggan ketika pelanggan
melakukan pembayaran secara tunai. Faktur kedua adalah faktur bewarna merah yang
adalah faktur bewarna kuning yang disimpan sebagai bukti pembelian pelanggan.
Proses penjualan dimulai dari bagian penjualan menerima pesanan penjualan
kemudian dilanjutkan dengan proses memeriksa stok, jika stok habis maka pesanan
ditolak, jika stok tersedia proses dilanjutkan dengan menyiapkan barang dan
mencetak faktur penjualan. Gambar 3.1 adalah document flow penjualan barang pada
PT. Istana Accu.
Gambar 3.1 Document Flow Penjualan Barang pada PT. Istana Accu
Bagian Penjualan
Faktur Penjualan Pelanggan
Ya Tidak
Menyiapkan Barang
Faktur Penjualan
Stok Tersedia?
Selesai
Memeriksa Stok Barang
Faktur Penjualan Pesanan
ditolak
Membuat Faktur Penjualan Mulai
28
Untuk proses penagihan piutang bagian akun PT. Istana Accu membuat nota
penjualan yang digunakan untuk menagih piutang kepada pelanggan. Proses dimulai
dari bagian akuntan menerima faktur penjualan yang bewarna putih dari bagian
penjualan, kemudian akuntan akan memeriksa piutang perusahaan yang belum lunas
terbayar dan menagih piutang pelanggan tersebut melalui media telepon. Gambar 3.2
adalah document flow proses penagihan piutang pada PT. Istana Accu.
Akuntan
Mulai
Memeriksa Piutang Perusahaan
Diperiksa transaksi yang belum lunas dibayar
Membuat Nota Penjualan
Dapat memuat lebih dari satu transaksi penjualan
Selesai Faktur Penjualan
Membuat Nota Penjualan
Gambar 3.3 Document Flow Retur Penjualan pada PT. Istana Accu
Gambar 3.3 adalah document flow retur penjualan pada PT. Istana Accu.
Retur penjualan pada PT. Istana Accu terjadi jika pelanggan menerima barang yang
rusak atau terjadi kesalahan pengiriman barang. Proses dimulai dari pelanggan
30
membawa faktur penjualan. Faktur digunakan sebagai bukti penjualan dilakukan pada
PT. Istana Accu. Setelah memeriksa faktur penjualan maka bagian penjualan
memeriksa kondisi barang tersebut jika memenuhi kondisi maka retur penjualan
disetujui. Jika aki yang di retur rusak karena disengaja maka barang tidak dapat
diretur. Setelah memeriksa kondisi barang maka bagian penjualan menentukan
metode retur penjualan. Terdapat dua metode dalam retur penjualan yaitu dengan
penggantian uang atau dengan mengganti barang yang di retur menjadi barang baru.
Jika diganti dengan uang maka faktur penjualan pelanggan diarsip sebagai bukti retur
penjualan yang akan diberikan kepada bagian akuntan.
Pada awal tahun 2011 pemilik perusahaan dan manager pusat mengadakan
rapat mengenai evaluasi kinerja perusahaan cabang selama ini. Dari hasil rapat
tersebut terjadi penyusutan penjualan selama 3 (tiga) tahun terakhir. Selain itu
masalah arus kas yang telah meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman dalam
jangka pendek. Ketika pemilik perusahaan meminta keterangan lebih jelas mengenai
masalah tersebut, manager pusat menjelaskan bahwa pesaing ternyata memberikan
pelayanan yang lebih baik. Informasi tersebut didasarkan pada 2 (dua) pelanggan
terbesarnya. Manager pusat mengakui bahwa manager tidak dapat mengidentifikasi
siapa pelanggan terbesar PT. Istana Accu. Kemudian pemilik perusahaan bertanya
tentang masalah arus kas perusahaan. Didapati bahwa banyak pelanggan yang belum
melunasi piutang perusahaan. Akibatnya, PT. Istana Accu harus menambah pinjaman
jangka pendek perusahaan. Pemilik perusahaan tidak mendapat informasi secara rinci
Penulis melakukan analisa penyebab permasalahan tersebut dikarenakan
output dari transaksi yang dihasilkan selama ini tidak menunjang untuk keputusan
mengevaluasi dan mengontrol perusahaan secara relevan dan tepat waktu.
Berdasarkan permasalahan tersebut akan dibuat sebuah sistem informasi penjualan
dengan penempatan database pada kantor pusat. Sehingga manager pusat dapat
mengontrol dan mengevaluasi kinerja keseluruhan secara real time.
Sistem informasi penjualan dapat melakukan analisis pesanan penjualan
dengan mengolah transaksi penjualan yang mempunyai input nama pelanggan,
tanggal transaksi, jumlah barang yang dibeli, nama barang, dan harga menjadi sebuah
laporan periodik pesanan penjualan. Laporan periodik pesanan penjualan berguna
bagi manager cabang untuk mengevaluasi penjualan perusahaan. Hasil analisis
pesanan penjualan juga dapat mencetak laporan penjualan produk. Laporan tersebut
berguna membantu manager dalam menghindari kelebihan penumpukan persediaan
yang mengakibatkan timbulnya biaya persediaan barang, sehingga mengurangi kas
perusahaan. Selain itu sistem informasi penjualan dapat melakukan analisis piutang
pelanggan pada transaksi penjualan dengan mengolah input nominal piutang, nama
pelanggan, termin piutang yang dapat menghasilkan informasi piutang yang
digunakan oleh manager cabang untuk menagih pelanggan dengan jumlah yang valid.
Sistem informasi penjualan juga dapat menghasilkan laporan perbandingan
omzet perbulan didapatkan dari hasil analisis omzet perusahaan dengan mengolah
transaksi penjualan seluruh cabang dengan cara melakukan penjumlahan penjualan
perbulan masing-masing cabang sehingga berguna untuk manager pusat dan pemilik
32
tingkat penjualan tertinggi sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan
pemberian dana untuk renovasi perusahaan cabang untuk peningkatan penjualan
mereka. Sistem informasi penjualan dapat melakukan analisis aktifitas user karena
setiap transaksi yang dilakukan oleh user tercatat pada database. Sehingga manager
cabang dapat melakukan kontrol terhadap tindakan apapun yang melibatkan dari
pihak managemen seperti penambahan batas kredit pelanggan. Semua kegiatan
aktifitas user harus dicatat dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang
sebagai bagian dari jejak audit.
3.2Perancangan Sistem
Dari analisa sistem diatas, perancangan sistem akan dijelaskan sebagai
berikut:
3.2.1Blok Diagram
Gambar 3.4 Blok Diagram Sistem Informasi Penjualan pada PT Istana Accu
Penjualan Maintenance
Data Master Admin
Data Pelanggan
Data Barang Informasi Pelanggan
Blok diagram sistem informasi penjualan secara umum. Proses dimulai dari
bagian penjualan melakukan maintenance data master yang dibutuhkan sebelum
program siap digunakan melakukan transaksi penjualan. Data tersebut meliputi data
pelanggan, dan data barang. Data pelanggan adalah nama pelanggan, alamat
pelanggan, nomor telepon pelanggan, termin yang diberikan kepada pelanggan
tersebut. Data barang yaitu nama barang, kode barang, merk, ukuran, dan warna
barang. Data-data tersebut di maintenance dan digunakan pada transaksi penjualan
pada PT. Istana Accu. Transaksi penjualan terdiri dari penjualan, retur penjualan, dan
penagihan piutang dan pelunasan piutang.
Pada transaksi penjualan dibutuhkan data nama pelanggan, waktu proses
penjualan, jumlah barang, satuan barang, nama barang, dan harga jual. Sedangkan
pada transaksi retur penjualan dibutuhkan data pelanggan yang melakukan retur,
waktu proses, jumlah barang yang akan diretur, satuan barang, nama barang, dan
harga barang, metode yang akan digunakan untuk pergantian retur, potongan harga
yang diberikan.
Transaksi pembuatan nota penjualan (penagihan piutang) dibutuhkan data
nama customer, data transaksi penjualan yang ingin ditagih, dan waktu proses.
Transaksi ini digunakan untuk mencetak nota penjualan untuk menagih piutang ke
pelanggan. Transaksi pelunasan piutang sebagai tanda bahwa nota penjualan sudah
dilunasi, data yang dibutuhkan adalah nama customer, waktu proses, dan nota
34
Berdasarkan transaksi-transaksi tersebut akan diolah lagi pada proses
pembuatan Laporan perbandingan omzet perbulan, Laporan penjualan produk,
Laporan periodik pesanan pelanggan, Saldo piutang setiap pelanggan, tabel umur
piutang, informasi piutang lunas. Laporan perbandingan omzet perbulan adalah
laporan hasil penjualan PT. Istana Accu. Laporan perbandingan omzet perbulan
menghitung total penjualan yang terjadi dari periode awal sampai periode yang
ditentukan. Dapat dikelompokkan menjadi informasi harian, bulanan ataupun
tahunan. Laporan disajikan dalam bentuk diagram lingkaran, diagram batang, dan
diagram garis. Laporan-laporan tersebut juga disajikan berdasarkan per wilayah
cabang. Sehingga memungkinkan bagi manager pusat dan pemilik perusahaan untuk
melakukan perbandingan omzet percabang perusahaan. Dari Laporan perbandingan
omzet perbulan dapat diperoleh informasi omzet tertinggi, yaitu nominal omzet
tertinggi, tanggal diperoleh omzet tertinggi, nama perusahaan cabang yang
memperoleh omzet tertinggi. Selain informasi omzet tertinggi, laporan omzet juga
menghasilkan informasi omzet terendah. Informasi–informasi tersebut adalah
nominal omzet terendah, tanggal diperoleh omzet terendah, nama cabang perusahaan
yang memperoleh omzet terendah. Laporan perbandingan omzet perbulan juga
menyediakan informasi rata-rata omzet, nominal total omzet, Marketing yang
melakukan penjualan tertinggi, jumlah penjualan marketing, jumlah omzet marketing.
Informasi penjualan barang tertinggi digunakan untuk mengetahui barang
terbanyak yang paling sering dijual, diretur, informasi yang didapat adalah nama
penjualan barang tertinggi juga menampilkan transaksi jumlah dan nominal
terbanyak. Laporan periodik pesanan pelanggan yaitu mengolah data customer dari
setiap transaksi penjualan. informasi yang dihasilkan adalah informasi barang yang
paling sering dipesan oleh pelanggan. Laporan Piutang digunakan untuk mengolah
data piutang yang ada pada penjualan menjadi informasi piutang. Informasi piutang
yang dihasilkan adalah informasi piutang yang sudah jatuh tempo, informasi piutang
yang membayar sebagian, informasi piutang yang sudah lunas, informasi piutang
yang belum lunas, informasi piutang yang terlambat membayar, dan informasi
pemutihan piutang.
Gambar 3.5 Blok Diagram Koneksi Jaringan
Gambar 3.5 adalah topologi jaringan pada Sistem Informasi Penjualan Pada
PT. Istana Accu dimulai dari komputer-komputer pada cabang perusahaan
dikoneksikan dengan modem wireless yang tersambung pada koneksi internet. Begitu
juga dengan komputer server yang tersambung dengan koneksi internet dengan
bantuan modem wireless. Dengan media internet, komputer pusat dengan komputer
Pusat Cabang 1
Cabang 2
Cabang 3
Cabang 4
Server Database Modem
Modem
Modem
Modem
Modem
36
cabang dapat terintegrasi. Komputer cabang membaca IP (Internet Protocol) yang
ada di komputer server sehingga pertukaran data dapat terjadi antar unit. Untuk
menjaga keamanan jaringan maka digunakan VPN (Virtual Private Network) yang
bertujuan menyembunyikan IP public server dan membuat IP baru untuk komputer
server. IP baru tersebut dibaca oleh komputer client untuk mengakses database yang
ada di komputer server. Maka proses client-server dapat terjadi pada komputer pusat
dan komputer cabang.
3.2.2 Context Diagram
Gambar 3.6 merupakan data flow diagram level konteks yang
menggambarkan alur data pada sistem secara umum. Context Diagram dari sistem
informasi penjualan pada PT. Istana Accu terdiri dari 4 (empat) entity, yaitu
pelanggan, manager pusat, manager cabang, dan owner.
Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Istana Accu INFO STOK
DATA BARANG
T ABEL PIUT ANG SALDO PIUTANG SET IAP PELANGGAN LAPORAN PERIODIK PESANAN PENJUALAN
LAPORAN PENJ UALAN PRODUK DATA PELUNASAN PIUT ANG
NOT A PENJ UALAN INFO RETUR PENJ UALAN
F AKT UR PENJUALAN
LAPORAN PERBANDINGAN OM ZET PERUSAHAAN PERBULAN
LAPORAN PENJ UALAN PRODUK LAPORAN PERBANDINGAN OM ZET PERBULAN
DATA RET UR PENJUALAN PESANAN PELANGGAN
0
SIST EM INF ORMASI PENJ UALAN PADA
PT IST ANA ACCU
+
Pada waktu pesanan pelanggan masuk maka sistem akan memproses
pesanan barang tersebut. Proses yang dilakukan adalah memeriksa stok barang yang
dipesan. Jika pesanan masih ada maka sistem akan mencetak faktur penjualan dan
diberikan kepada pelanggan. Faktur yang dicetak adalah faktur tiga rangkap. Faktur
rangkap pertama bewarna putih yang diberikan jika pelanggan membeli secara tunai.
Faktur rangkap kedua bewarna merah yang diberikan kepada pelanggan jika
pelanggan membeli secara kredit. Faktur ketiga disimpan oleh bagian penjualan
sebagai arsip transaksi penjualan. Pada saat terjadi pelunasan piutang bagian
penjualan akan memberikan faktur penjualan rangkap pertama sebagai bukti
pelunasan piutang. Dalam proses retur penjualan pelanggan memberi faktur
penjualan kedalam sistem dan mencatat metode retur yang digunakan. Metode
pertama adalah pergantian barang dan metode kedua adalah pergantian dengan uang.
Jika metode pergantian barang yang dipilih maka barang yang rusak akan diganti
dengan yang baru. Sedangkan jika metode pergantian uang maka barang yang rusak
akan diganti dengan uang. Pada metode pergantian uang faktur penjualan yang asli
akan disimpan oleh bagian penjualan untuk arsip retur penjualan.
3.2.3Diagram Berjenjang (HIPO)
Setelah membuat context diagram, tahap selanjutnya adalah membuat
diagram berjenjang (HIPO). Diagram berjenjang yang digambarkan berupa hirearki
seluruh proses yang ada pada sistem. Dengan adanya diagram berjenjang, alur proses
yang ada pada sistem akan lebih teratur dan jelas. Proses yang ada pada sistem
38
penjualan, retur penjualan, penagihan piutang, pelunasan piutang, maintenance
pembelian, dan proses pembuatan laporan. Proses penjualan dibagi menjadi 4 (empat)
proses yaitu proses memeriksa customer, memeriksa piutang, memeriksa ketersediaan
barang, dan mencetak faktur. Untuk proses retur penjualan dibagi menjadi 2 (dua)
proses yaitu proses memilih item penjualan dan proses menyimpan data. Proses
pelunasan piutang dibagi menjadi 2 (dua) proses yaitu mencatat piutang customer dan
menyimpan data pelunasan. Untuk proses pembuatan laporan dibagi menjadi proses
membuat laporan omzet, membuat laporan customer, membuat laporan peringkat
barang, dan membuat laporan piutang. Gambar 3.7 merupakan diagram berjenjang
sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu.
Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Penjualan pada PT. Istana Accu SISTEM INFORMASI
3.2.4Data Flow Diagram
Setelah membuat context diagram dan diagram berjenjang, perancangan
dilanjutkan dengan membagi context diagram menjadi proses-proses yang lebih kecil
dan rinci sesuai dengan diagram berjenjang. Gambar 3.8 adalah data flow diagram
level 0 sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu
Gambar 3.8 Data Flow Diagram level 0
[INFO STOK]
[DATA BARANG] [UPDATE STOK]
INFO DETIL PIUTANG INFO PIUTANG M ASUK
INFO DETIL KAS
DETIL PENJ UALAN PELANGGAN PENJ UALAN PELANGGAN
INFO DETIL PELUNASAN PIUTANG INFO PELUNASAN PIUTANG
UPDATE STATUS PELUNASAN PIUTANG INFO PENAGIHAN PIUTANG
INFO DETIL RETUR DISIMPAN INFO RETUR PENJ UALAN DISIMPAN
[INFO RETUR PENJUALAN]
[DATA RETUR PENJUALAN] INFO DETIL PENJ UALAN DISIMPAN
INFO PENJ UALAN DISIMPAN
40
Gambar 3.8 Data Flow Diagram level 0 (lanjutan)
Ada beberapa proses yang dilakukan dalam proses penjualan sehingga
proses penjualan perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci.
DFD level 1 penjualan terdiri dari 4 (empat) proses utama yaitu proses memeriksa
customer, proses memeriksa piutang, proses memeriksa ketersediaan barang, dan
proses mencetak faktur. Sedangkan entitas yang terlibat adalah pelanggan. Tabel
yang digunakan pada DFD level 1 penjualan terdapat 6 (enam) tabel yang terdiri dari
Tabel T0Customer, T6Piutang, T2Satuan, T5Stok, T6Penjualan, dan 7Penjualan.
Gambar 3.9 menggambarkan DFD level 1 penjualan. [SALDO PIUTANG SETIAP PELANGGAN]
[TABEL PIUTANG] [LAPORAN PERIODIK PESANAN PENJUALAN]
[LAPORAN PENJUALAN PRODUK] INFO PENAGIHAN
INFO NOTA PENJ UALAN
INFO DETIL PELUNASAN INFO PELUNASAN
[LAPORAN PERBANDINGAN OMZET PERUSAHAAN PERBULAN] [LAPORAN PENJUALAN PRODUK]
[LAPORAN PERBANDINGAN OMZET PERBULAN]
INFO DETIL RETUR INFO RETUR PENJ UALAN DIBACA
INFO STOK DIBACA INFO PIUTANG DIBACA INFO DETIL PENJ UALAN
Gambar 3.9 DFD level 1 Penjualan
Proses retur penjualan terdiri dari beberapa proses sehingga proses retur
penjualan perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci. DFD level
1 retur penjualan terdiri dari 2 (dua) proses utama yaitu proses memilih item
penjualan, dan proses menyimpan data. Entitas yang terlibat adalah pelanggan. Tabel
yang digunakan pada DFD level 1 retur penjualan terdapat 5 (lima) tabel yang terdiri
dari tabel T6Penjualan, T7Penjualan, T5Stok, T6Piutang, T6ReturPenjualan,
T7ReturPenjualan. Gambar 3.10 menggambarkan DFD level 1 retur penjualan.
[INFO STOK HABIS] [INFO PESANAN DITOLAK]
INFO PESANAN PELANGGAN INFO PIUTANG PERUSAHAAN INFO PELANGGAN
[INFO STOK DISIM PAN] [INFORMASI PIUTANG]
[INFO DETIL PENJUALAN DISIMPAN] [INFO PENJUALAN DISIMPAN]
42
Gambar 3.10 DFD level 1 Retur Penjualan
Proses pelunasan piutang terdiri dari beberapa proses sehingga proses
pelunasan piutang perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci.
DFD level 1 pelunasan piutang terdiri dari 2 (dua) proses utama yaitu proses mencatat
pelunasan piutang customer dan menyimpan data pelunasan. Entitas yang terlibat
adalah pelanggan. Tabel yang digunakan pada DFD level 1 pelunasan piutang
terdapat 3 (tiga) tabel yang terdiri dari tabel T6PelunasanPiutang,
T7PelunasanPiutang, dan T6Piutang. Gambar 3.10 menggambarkan DFD level 1
pelunasan piutang.
[INFO DETIL RETUR]
[INFO RETUR PENJUALAN DISIMPAN] [INFO DETIL RETUR DISIMPAN]
