MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ANALISA SISTEM BERJALAN
KAWASAKI MATAHARI MOTOR TANGERANG
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
1. Alfat Nurdiansyah ( NIM : 12112722 ) 2. Carlie setiono ( NIM : 12113600 ) 3. Cyntia Reni Fitriyana ( NIM : 12112418 ) 4. Dwi Nastiti Permata Sari ( NIM : 12107533 )
5. Hervian ( NIM : 12112996 ) 6. Ihwan fauzi ( NIM : 12114020 ) 7. Nani Wahyuni ( NIM : 12112217 )
8. Zahara Hafni ( NIM : 12113684 )
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer
Bina Sarana Informatika
2012
KATA PENGANTAR
Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha esa, atas segala rahmat , hidayah dan bimbinga-nya , sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Penulisam makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Oleh karena itu, kami mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Ibu Mulyati selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
2. Bpk. Anton selaku pemilik Kawasaki Matahari Motor yang telah member izin untuk melakukan riset.
3. Teman-teman kelas 12.3F.03 semua yang telah mendukung dan memberi semangat kepada kami
Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini jauh dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk kesempurnaan makalah ini. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.
Tangerang, 12 November 2012
Penulis
Halaman judul BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1 Sejarah perusahaan 3
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada
penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK.
Sistem Informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk dan jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan
menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1.2. Pembatasan Masalah
Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu :
1. Konsep dari sistem informasi manajemen
2. Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi / perusahaan mengelola sistem informasi manajemennya sendiri
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 3 (tiga) jurusan Manajemen Informatika BSI
2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1.Sejarah Perusahaan
Kawasaki Matahari Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang dan jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani sevice motor dan menyediakan suku cadang motor Kawasaki. Pada bidang barang, perusahaan ini menyediakan sparepart motor dan penjualan motor khusus Kawasaki juga. Kawasaki Matahari Motor adalah sebuah Dealer Resmi Kawasaki berstatus 2S yang terletak di Jln. Raya Merdeka No. 137 Tangerang atau tepatnya di didepan Model
Karaoke.
Perusahaan ini didirikan pada april 2006, awal nya perusahaan ini hanya sebuah bengkel umum biasa lalu pemilik Bengkel ini yaitu Bpk. Anton Hwang mengajukan permohonan untuk menjadi Bengkel Resmi Kawasaki ke PT.KMI . Akhirnya setelah survey Lokasi, pada tanggal 13 Januari 2009 PT. KMI meresmikan Kawasaki Matahari Motor menjadi Bengkel Resmi Kawasaki.
Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani Service unit, pergantian suku cadang , Klaim Kupon Service Gratis dan Warranty Request. Seiring berjalanya waktu dan mengikuti
permintaan pasar, Kawasaki Matahari Motor juga menjual unit Kawasaki dari Motor Bebek, Ninja , dan Trail. Selain itu juga menjual Accessories Motor yang sebagain besar digunakan pada unit Ninja.
Kawasaki Matahari Motor memiliki tujuan pasar yang menjangkau semua kalangan terutama dari kalangan menengah keatas. Karena untuk segi harga Motor dan Suku Cadang Kawasaki terutama unit Sport terbilang cukup mahal. Tapi semua itu berbanding lurus dengan kualitas motor itu sendiri serta suku cadang nya. Unit atau Sparepart semua di Produksi di PT. KAWASAKI MOTOR
INDONESIA Jakarta ( KMI ) yang awal nya di import dari Thailand yang merupakan supplier terbesar di Asia Tenggara.
2.2. VISI dan MISI Perusahaan
2.2.1. VISI Kawasaki Matahari Motor yaitu :
Menjadi Dealer Kawasaki Terbaik di Kota Tangerang, serta memberikan suatu pelayanan secara komprehensif dalam suatu bidang penjualan unit dan service dalam proses mendekatkan diri kepada masyarkat sehingga terjalin suatu hubungan saling memberi kontribusi.
2.2.2. MISI Kawasaki Matahari Motor ialah : 1. Mencapai target penjualan unit setiap bulannya
2. Membantu konsumen dalam melakukan pembiayaan dengan bunga ringan dan proses yang mudah tidak berbelit-belit
4. Memberikan manfaat bagi masyarakat luas dan pelanggan
5. Menjadi Mitra Terpercaya dalam kepemilikan dan perawatan sepeda motor Kawasaki bagi masyarakat
6. Selalu mengutamakan mutu pelayanan sehingga menghasilkan tingkat kepuasan pelanggan yang maksimal.
7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3.3. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Demikian pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang dilakukannya.
2.4. Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi
2.4.1. Owner
1. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan 2. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan
3. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian sesuai bidangnya
4. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan 5. Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun
2.4.2. Assistant Owner
1. Menerima wewenang dari owner untuk mengontrol jalannya kegiatan setiap harinya 2. Memantau kelancaran operasional dalam penjualan, pemesanan, gudang dan pengiriman 3. Mengevaluasi setiap laporan-laporan yang dihasilkan dari kegiatan operasional
4. Menyampaikan Laporan bulanan kepada Owner
6. Menentukan strategi memajukan perusahaan 2.4.3. Marketing Unit
1. Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyak nya
2. Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan 3. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer
4. Menjaga mutu pelayanan kepada customer
5. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu dan sesuai dengan yang dipesan 6. Melaporkan laporan penjualan unit setiap bulannya
2.4.4. Admin
1. Pengurusan dokumen STNK dan BPKB.
2. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi
3. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan 4. Memberikan laporan keuangan dari kas kecil sampai kas besar setiap bulannya
5. Pembukuan data perusahaan
6. Mengeluarkan kas operasional perusahaan
7. Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan
8. Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam bukti-bukti yang ada
2.4.5. Chief mekanik
1. Bertanggung jawab penuh terhadap bengke 2. Bertanggungjawab terhadap karyawan bengkel
3. Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi
4. Menangani pengaduan pelanggan terhadap cara kerja mekanik 2.4.6. Mekanik
1. Bertanggung jawab terhadap kendaraan yang masuk ke bengkel 2. Melayani pelanggan yang datang ke bengkel.
3. Memperbaiki kendaraan pelanggan yang datang ke bengkel
4. Melakukan pemeriksaan mesin pada kendaraan yang akan diperbaiki
5. Melakukan pengecekan ulang sebelum kendaraan diserahkan kepada pelanggan 2.4.7. Bag. Sparepart
1. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang
2. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera dilakukan pemesanan 3. Membuat PO pemesanan barang
4. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia 5. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang 2.4.8. Customer Service (CS) dan Kasir
1. Menerima Telepon masuk
2. Menerima pendaftaran service saat ada pelanggan masuk 3. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service 4. Mencatat Data kendaraan pelanggan
5. Melayani customer saat melakukan pembayaran 6. Pengurusan KSG
7. Membuat laporan peneriaman kas harian
8. Bertanggung jawab terhadap kas kecil bengkel beserta pengeluaranya
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan
service kendaraan kawasaki serta penyedian suku cadang khusus Kawasaki. 3.1.1 Alur dari Proses Penjualan unit
1. Penjualan unit secara Tunai
a) Tahapan proses pemesanan kendaraan 1) Permintaan Customer
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, menjual ataupun tukar tambah kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik dalam satu merk kawasaki.
2) Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing / sales akan meminta Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) yang diisi data
customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory kendaran, adakah kendaraan yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe, tahun pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut. Sales juga akan menjelaskan spesifikasi tipe-tipe unit melalui katalog unit yang tersedia.
3) Sales melakukan pengecekkan inventory di cabang
Jika di dalam showroom tersebut tidak ada kendaraan yang diingini oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan dengan cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-buang waktu dan biaya.
4) Customer melihat kendaraan yang ditawarkan Proses ini akan terjadi bila customer telah menemukan kendaraan yang diinginkan, dimana tentunya customer akan melihat dengan teliti kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan tersebut sesuai dengan keinginannya
5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.
6) Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi kecocokan harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan bahwa customer akan membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut tidak dapat dijual lagi kepada pihak lain, sampai batas waktu tertentu sesuai dengan perjanjian dari kedua belah pihak.
7) Pembuatan dan pengiriman surat pengambilan kendaraan ke cabang
Setelah Customer memberi uang tanda jadi, jika kendaraan yang terjual itu berada di cabang lain, maka bagian sales akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.
8) Cabang membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di cabang, maka pada saat kendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom tempat pembeli berada, maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan yang akan ditandatangani oleh yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti bawa kendaraan tersebut telah di serahkan.
9) Pengiriman kendaraan ke showroom tempat pembeli berada
Langkah selanjutnya ialah kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar terlihat lebih menarik
b) Proses Pembayaran
Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang
direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang disepakati.
4. Laporan Bulanan
Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap bulannya.
1. Pemesanan sparepart ke KMI
a. Perincian kebutuhan sparepart dan pesanan sparepart dari customer b. Konfirmasi PT. KMI perihal persediaan sparepart dan inventorinya c. Pembuatan PO (Purchase Order )
d. Konfirmasi ke bag. Admin ( pembagian jenis pesanan ke fix order, additional, emergency ) e. Pengiriman PO via email
f. Menuggu proses pengiriman sparepart dari PT. KMI kurang lebih 3 hari (tergantung jenis pemesanan)
g. Barang datang lalu dirapihan dan hubungi customer apabila ada yang sudah memesan barang h. Transaksi penjualan
2. Penjualan sparepart a. Customer dating
b. Permintaan kebutuhan barang c. Pembayaran ke kasir
3.1.3 Alur Pelayanan Service Kendaraan 1. Customer datang
2. Pencatatan data pelanggan yang tertera di STNK kendaraan pada form service, yang meliputi tanggal service, jenis motor, plat nomor, nama pemilik, dan no telepon pemilik saat pendaftaran sebagai arsip Bengkel
3. Permintaan service atau pergantian suku cadang serta keluhan-keluhan yang dirasakan customer pada kendaraannya
4. Pemeriksaan awal oleh kepala mekanik
5. Analisa kerusakan pada kendaraan dan bagaimana solusi yang harus dilakukan 6. Perawatan dan perbaikan
7. Penggantian suku cadang bila ada part yang harus diganti
8. Pemeriksaan akhir oleh kepala mekanik terhadap hasil kerja mekanik 9. Penyerahan kunci kendaraan ke kasir
10. Customer melakukan pembayaran dan pengambilan kunci kendaraan ke kasir
3.2 TOOL BLOK
1. Blok input
Alat yang digunakan untuk menerima data : a. Keyboard
b. Mouse
c. Mesin scanner 2. Blok Output
Alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran : a. Printer
3. Blok Model
Aplikasi maupun program yang sering digunakan adalah a. Ms. Office
b. Ms. Acces 4. Blok Teknologi
a. Menggunakan internet speedy b. Wi-fi
5. Blok Database
a. Database DBF (clipper database file) 6. Blok Control
a. Avast anti virus b. Avira
BAB IV
PENUTUP
4.1.Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dalam hal ini Kawasaki Matahari Motor masih belum berkembang dengan baik terutama manajemen komputersasinya. karena masih banyak pengolahan data secara manual.
4.2.Saran
* Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara optimal * Dalam penjualan sparepart sudah terprogram dengan baik tetapi dalam penjualan unit perlu adanya program komputersasi penjualan yang bagus
* Lebih meningkatkan promosi sehingga penjualan motor terus meningkat
DAFTAR PUSTAKA
Anonim,2011 Modul Sistem Informasi Manajemen,Jakarta: Bumi aksara http://www.google.com/search?
hl=id&source=hp&biw=&bih=&q=pengertian+sistem+informasi+manajemen
