KOMUNIKASI MELALUI SURAT
1. PENULISAN DIRECT REQUEST
I. PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST
Direct request atau permintaan lansung sering di artikan kurang tepat sebagai bentuk
permintaan barang dan jasa secara langsung yang di lakukan dengan tatap muka (facetoface) direct request dapat di artikan sebagai suatu kegiatan yang di lakukan oleh seseorang atau suatu organisai ( bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain ( seseorang/ individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.
Contohnya :
Suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik , seperti telepon, facsimile, atau email.
Organisai Direct Request mencakup 3 hal :
a) Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar di pahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman.
Contohnya :
jika anda meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan anda tersebut tidak tahu apakah yag anda inginkan adalah sautu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci yang berjumlah ratusan halaman.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.
b) Penjelasam rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata- kata lebih lancar, perlu membuat kalimat pertama di bagian pertengahan surat yang di buat dengan berorientasi pada pemberian mamfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang mungkin dapat di terapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkain pertanyaan terutama jika pertanyaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.
Jika pertanyaan anda lebih dari satu jenis, sebaiknya membuat daftar dan member nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya, oleh karena itu agar permintaan dapat di tangani dengan segera, perlu di ingat dua hal:
c) Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya di isi dengan suatu permintaan beberpa tanggapn khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi ataupun pemberian goodwill. Untuk
mempermudah pembaca mencantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja dan petugas yang dapat di hubungi.
II.
PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Surat –surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu ketika menulis surat permintaan rutin harus menjaga maksud atau tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda.
Dalam membuat surat permintaan perlu memperhatikan 3 pertanyaan :
- Apa yang ingin di ketahui
- Mengapa hal tersebut perlu di ketahui’ - Mengapa hal ini dapat membantu a. Permintaan di dalam organisai
Meskipun suatu permintaan dapat saja di lakukan secara lisan, beberapa pesan permintaan dapat di buat lebih permanen dalam bentuk tetulis seperti memo. Suatu permintaan dalam bentuk memo mengikuti standar perencanaan langsung, bentuk ini di mulai dengan pernyataan yang jelas menengenai alas an penulisan kemudian di ikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang di hendaki. Bentuk surat permintaan ini di lakukan di dalam organisai perusahaan . b. Permintaan keluar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya anda perlu berkomunikasi dengan para pelanggan , pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu banyak banyak surat yang harus di kirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk
memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi produk baru , katalog buku-buku terbaru , keinginan untuk menjalin kerja sama bisnis.
III.
Menulis direct request untuk pengaduan
Kapan saja merasa tidak puas terhadap suatu produk , jasa , atau kebijakan suatu perusahaan , anda perlu mengadukan masalah atau keluhan yang anda hadapi kepada orang-orang yang berkompoten seseger mungkin. Istilah surat pengaduan (claim letter ) dan surat penyesuain yang berkaitan dengan ketidak puasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa .
Hal yang perlu di perhatikan dalam pengaduan direct request
Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci
Uraikan masalah dengan rinci agar pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya
Untuk memperkuat surat pengaduan, harus memberikan bukti- bukti atau dokumen pendukung,
Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, usahakan bersifat rasional dan tidak bersifat emosional (marah- marah, menggunakan kata –kata kasar )
Permintaan tindakan khusus
IV.
Surat undangan , pesanan dan reservasi
a. Surat undanganPenulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung, dalam hal ini pendekatan langsung mencakup tiga kompeten yaitu :
- Ide pokok ( main idea )
- Penjelasan rinci ( explanations ) - Penutup (close countesy) b. Surat pesanan dan reservasi
Ketika perusahaan melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain, maka perusahaan terebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan langsung .
Surat pesanan mencakup 3 komponen penting yaitu : - Pernytaan rinci apa yang anda pesan
- Metode pengirimnya - Cara pembayarannya
V.
Permintaan kredit
Dalam dunia perkredita , kemampuan melunasi kredit sesuai dengan aturan main yang ada seperti tepat waktu , tidak menunggak dan lancar, akan memungkinkan untuk memperoleh kredit. Bagaimana memperoleh kredit ? secara sederhana ada dua tahapannya :
- Mengisi formulir yang telah di sediakan oleh lembaga perkreditan yang ada - Mengirim atau melampirkan berbagai data pendukung penting yang di perlukan
dalam proses memperoleh kredit.
Dalam surat pemohonan pengkreditan, di samping data pribadi , jenis usaha dan jumlah
(besarnya ) kredit yang di minta, juga harus di dukung dengan berbagai dokumentasi pentinh dan prospek bisnis di masa depan.. hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan dalam memperoleh kreedit baik di lihat dari sis besarnya kredit maupun jangka waktu
