UJIAN AKHIR SEMESTER
SISTEM DAN TEHNOLOGI INFORMASI AKUNTANSI
GANJIL 2013/2014
DOSEN : ERNA LOVITA, SE.,MSi., AK.,CA.
E-PROCUREMENT GANDA ALA MATSUSHITA
Melengkapi e-procurement berbasis teknologi EDI untuk kalangan internal, Grup Matsushita membangun system berbasis Web untuk pemasok dari luar grup. Toh, pemasok kecil tak
dilupakan.
Joko Sugiarsono dan Dedi Humaedi : SWA 01/XIX/19 – 22 JANUARI 2003
Buat kelompok Perusahaan sekelas matsushita yang bergerak di industri elektronik, system procurement (pengadaan barang) yang canggih merupakan kebutuhan vital, maklum produk matsushita amat beragam. Yang popular antara lain: TV, AC, kulkas, radio, mesin cuci dan kipas angin. Kantor dan pabriknya tersebar di Asia, Amerika Serikat, dan Eropa, dengan kantor pusat di Jepang. Di Indonesia, Matsushita punya 7 perusahaan termasuk PT National Gobel. Untuk membuat aneka produk elektronik di berbagai negara, jelas dibutuhkan ribuan jenis komponen. Belum lagi, kebutuhan pasokan barang-barang non produksi. Tak heran, Grup Matsushita setidaknya punya sekitar 4.500 perusahaan mitra pemasok 700-an perusahaan. Jadi,
tanpa system procurement yang memadai, bisa dibayangkan Matsushita bakal kerepotan.
Sejak 1990, Matsushita sebenarnya telah memiliki sistem e-procurement berbasis teknologi EDI (Elektronic Data Interchange) dan difasilitasi jaringan internalnya yang disebut GIS (Global Information Sharing). Sitem GIS menghubungkan perusahaan-perusahaan milik matsushita diseluruh dunia. Untuk menjalin GIS, dipasang lima server yang tersebar di Jepang, Singapura, AS dan Eropa.
Indonesia, Matsushita Lighting Company, Matsushita Semicoductor Indonesia, Matsushita Gobel Industry, dan Matsushita Gobel Battery Industry.
Praktiknya, fasilitas tersebut bisa difungsikan untuk aktivitas e-procurement dan penjualan. Katakanlah, National Globel membutuhkan kompresor untuk pembuatan kulkas, maka proses selanjutnya tinggal mengorder melalui fasilitas GIS (EDI buat Grup Matsushita) ke pabrik kompresor Matsushita di negara lain, sebut saja Singapura. Matsushita Singapura merupakan aktivitas penjualan. “jadi, di situ terjadi proses jual-beli,” kata Damiri Maulana, Manajer Pusat Sistem Informasi National Gobel. Proses yang sama juga berlaku di perusahaan Grup Matsushita lain, baik di Indonesia maupun negara lain.
Karena proses transaksi ini dinilai cukup efisien, timbul pemikiran mencoba system
procurement berbasis elektronik ini pada mitra pemasok di luar Grup Matsushita. Tujuannya agar tercapai cost competitiveness. Apalagi, buat perusahaan-perusahaan milik Matsushita di Indonesia yang merasakan tantangan gencarnya serbuan produk elektronik dari Cina. Maka, system pembelian material dari pemasok luar pun di nilai perlu beralih dari system konvensional (telepon dan faksimile) ke system berbasis elektronik. “bisa dibayangkan rumitnya kalau kami masih memakai pola konvensional. Terutama, ketika kami menerima order dalam jumlah besar, karena kami mencatatnya secara manual,” papar Damiri. Sekedar pengetahuan, setiap produk yang dihasilkan seperti TV, kulkas dan semacamnya, sekitar 75% tergantung pada komponen yang didatangkan dari pemasok. “Sangat dominan peranan pemasok untuk kelangsungan produksi perusahaan,” sambungnya.
Mulanya , Pemasok luar akan disertakan ke system e-procurement berbasis GIS. Karena alasan keamanan, manajemen Matsushita lebih memilih membangun e-procurement yang berbeda. “ Apa jadinya kalau ternyata jaringan kami justru diakses oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab,” kata Damiri serius. Agar lebih mudah dan murah, untuk system e-procurementyang baru dipilih teknologi berbasis Web.BeXcom terpilih sebagai provider
teknologinya. Hanya saja, e-procurement berbasis internet ini baru mencakup kebutuhan perusahaan Matsushita di ASEAN.
Penerapan e-procurement baru bisa dikatakan sebagai hasil kerja bersama semua perusahaan Matsushita di ASEAN. Prosesnya, sejak awal masing-masing perusahaan merumuskan bersama konsep e-procurement yang di inginkan. Setiap tim yang mewakili perusahaan menyodorkan data pemasok, bentuk form PO, forecast dan semacamnya. Tahap selanjutnya provider mengembangkan aplikasinya hingga seperti sekarang.
Sekarang, kedua system e-procurement itu berjalan sendiri-sendiri secara simultan. Jika GIS difungsikan untuk menfasilitasi e-procurement antar perusahaan Grup Matsushita saja, system dari BeXcom untuk menfasilitasi e-procurement antar anggota Grup Matsushita di ASEAN dengan pemasok dimasing-masing negara.
Boleh dibilang, proses implementasi e-procurement berbasis web ini tidak bertele-tele. Sejak awal 2002, prosesnya hanya berlangsung sekitar satu bulan. Pengalaman memanfaatkan jaringan berbasis EDI sediki-sedikit ikut membangun suksesnya implementasi e-procurement
pendamping ini.
Berbagai aktivitas yang masuk ke e-procurement antara lain : PO, respons (dari klien),
forecast, dan semacamnya. Contohnya praktiknya, ketika National Gobel ingin membuat PO, datanya tinggal “dicemplungkan” ke formulir yang tersedia di system BeXcom. Selanjutnya, para mitra pemasok bisa melihat sendiri order barang yang dibutuhkan National Gobel. Ketika PO itu muncul di situs internet system ini, mitra pemasok diberi tahu melalui e-mail. Tentu, mitra pemasok mesti memasukkan password dan user ID. Andaikan mereka keberetan dengan PO yang diminta, mereka bisa merespons dan mengirimkan kembali ke National Gobel lewat fasilitas yang sama. Nah, proses tersebut hanya memakan waktu beberapa menit.
Jelas, ini berbeda dibandingkan ketika masih menggunakan metode konvensional - via telepon dan faks – saat mengirim order dan forecast. Yang pasti, cara konvensional lebih merepotkan, karena setiap item bahan baku yang jumlahnya bisa mencapai ratusan jenis, harus diketik, selanjutnya baru dikirimkan melalui faks ke pemasok. Ini juga harus dilakukan berkali-kali, karena pemasok yang dituju banyak. Tak heran, prosesnya bisa berhari-hari. Kerepotan ini juga terjadi di sisi pemasok. Adakalanya pemasok tak bisa langsung merespon, karena belum menerima PO atau lantaran mereka berada di luar kantor. Untuk memberikan respons, pemasok pun tak perlu mengetik ulang semuanya.
sekarang menurun signifikan. “perkiraan kasarnya ada penurunan operational cost sekitar 30%-45%,” tandasnya.
Memang, di sisi lain, pada system yang baru ini para pemasok juga dituntut aktif, yakni mereka harus rajin membuka e-mail dan mengakses website BeXcom, kalau-kalau ada PO dari perusahaan di lingkunga Grup Matsushita. Artinya, kini tidak ada lagi alasan diluar kantor atau tidak menerima PO. Sebab, dimana pun pemasok berada sejauh mana ada fasilitas internet mereka bisa memeriksa dan merespons.
Keuntungan lagi yang justru dianggap penting adalah semakin baiknya bargaining position perusahaan Grup Matsushita. Contohnya, kalau sebelumnya National Gobel tidak mengetahui adanya beberapa pemasok yang sama menyuplai komponen atau barang yang sama ke perusahaan Matsushita lainnya, justru dengan fasilitas ini bisa terdeteksi, termasuk harga yang dipatok. Jadi, bila ternyata harga yang ditawarkan ke beberapa perusahaan Matsushita tidak seragam., pihak Grup Matsushita bisa menegur pemasok yang bersangkutan. Apalagi, kalu komponen yang dipesan 7 perusahaan Matsushita di Indonesia amat banyak, perusahaan bisa mnekan pemasok agar memberi keringanan atau semacam diskon. “Disinilah kami Punya posisi bargaining,” ujar Damiri.
Disisi lain, pemasok pun bisa merasakan manfaat system yang baru ini. Contohnya, PT Daidong Elektronik Indonesia, Produsen injection plastic ( komponen plastic berupa perangkat cabinet untuk audio) yang selama ini melayani National Gobel dan Matsushita Kotobuki Indonesia. Ambotang, Divisi Bisnis dan Penyelia Daidong, mengakui system yang dikembangkan Matsushita sudah sejalan dengan keinginan kebanyakan pemasok selama ini. Kendati aplikasi e-procurement lewat jaringan BeXombaru genap lima bulan, menurut Ambatong, efisiensi sudah bisa dirasakan khusunya dalam menekan biaya operasional.
Saat ini, tutur Ambatong, pengiriman PO dari Grup Matsushita tidak lagi via faks dan telepon. Karena itu, justru pemasoknya yang harus aktif memeriksa PO yang dikirimkan Matsushita melalui fasilitas internet. Prosenya cukup simple dan sederhana. Untuk pemberitahuan awal, pemasok diberitahu lewat e-mail. Dari situ, pemasok bisa mengecek web e-procurement
pemasok dapat mengirim e-mail kebagian helpdesk – untuk Indonesia alamatnya : indonesiahelpdesk@powerlan.com.
Proses seperti ini, kata Ambatong, sangat efisien. Sebelumnya ketika ada PO dating pihaknya harus menulis ulang secara manual dan bolak-balik mengkonfirmasikan ketersediaan atau keberatan. Belum lagi, kalu permintaannya dalam jumlah besartapi waktunya terbatas. “Jelas, ini membuat kami repot,” katanya. Contoh kasus seperti ini akan tambah merepotkan, bila orang yang dituju sedang siluar kantor, atau print-out yang dikirim Matsushita tidak terbaca seluruhnya.
Menurut pengalaman Ambatong, melalui fasilitas e-procurement pihaknya praktis tidak pernah menemui masalah. Cukup melakukan satu kali proses. Selama PO itu bisa dipenuhi, pihaknya langsung mencetak tanpa harus melakukan respon. Maklum, menurut ketentuan, bila dalam dua hari tidak ada respons. Dianggap bisa memenuhi. “Respons hanya dilakukan apabila ada permintaan yang tidak sesuai atau tidak bisa dipenuhi,” tambahnya.
Khusus untuk National Gobel, Damiri berharap, tahun 2003 seluruh pemasok setidaknya 200 pemasok dari keseluruhan 400 pemasok-online ke e-procurement baru ini. Kini, diperkirakan baru sekitar 160 pemasok utama –pemasok dalam jumlah besar yang terkoneksi. Ia menyebutkan, masih ada beberapa kendala misalnya ada pemasok belum memiliki PC yang terkoneksi ke internet.
Menurut damiri, dilapangan justru jumlah pemasok kecil lebih banyak. Direncanakan, National Gobel meminta mereka untuk menujuk satu perusahaan trading yang mengakomodasi transaksi mereka. Perusahaan trading inilah yang nantinya mengkoordinasi semua pemasok kecil. Dari sisi National Gobel, jelas meringankan, karena hanya akan berhubungan dengan satu perusahaan tanpa perlu lagi berhubungan dengan para pemasok kecil.
Selama ini, biaya implementasi e-procurement dibagi rata seluruh perusahaan Matsushita di ASEAN. Jumlahnya 45 perusahaan. Masing-masing perusahaan, kata Damiri harus membayar initial cost 45 ribu yen per bulan. Jumlah dana yang disetor itu tiap tahun dikaji ulang dan diperkirakan setahun ke depan biayanya meningkat menjadi 55 ribu yen. Kemungkinan karena ada beberapa pengembangan system, antara lain untuk fasilitas e-invoicing (penagihan). Maklum, proses e-procurement yang sudah berjalan saat ini, seperti kata Damiri, baru memasuki tahap pertama.
Agar adopsinya berjalam mulus, masing-masing perusahaan yang mengimplementasikan
pengadaan barang. Mereka diberi pelatihan dan simulasi mulai dari bagaimana menggunakan system dan mengevaluasinya.
Sosialisasi ke kalangan pemasok juga bukan soal sulit. Alasannya, kata Damiri, mereka hanya diminta mengerti bagaimana membuka e-mail dan situs web. Ambotang menceritakan, proses pelatihan yang diadakan National Gobel untuk pemasok berlangsung dua hari. Dalam pelatihan itu, semua pemasok diajarkan bagaimana cara membuka dan menindaklanjuti setiap PO yang dikirim via e-mail.
Dari sisi hardware yang mesti disiapkan para pemasok pun tak begitu merepotkan. National Gobel hanya mensyaratkan agar setiap pemasok memiliki computer dengan spesifikasi minimum prosesor Pentium III, memory 64 kb, harddisk 100 Mb, dan tentunya terkoneksi internet. “Jadi, anggaranya hanya setara dengan membeli satu computer baru,” ujar Ambotang. Pertanyaan:
1. Jelaskan apa yang anda ketahui e-Procurement?
2. Jelaskan e-Procurement dengan menggunakan EDI di Matsushita! 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan cost competitiveness?
