IT Blueprint UPN v1.4.1

Template

IT Blueprint

UPN Veteran Jakarta

Disusun oleh:

Daftar Isi

1 Pendahuluan... 4

1.1 Latarbelakang...4

1.2 Tujuan... 4

2 Dokumentasi Bisnis...5

2.1 Arsitektur Bisnis...5

2.1.1 Visi dan Misi...5

2.1.2 Value Chain...5

2.1.3 Dokumentasi Proses Bisnis...6

3 Dokumentasi Teknologi Informasi...7

3.1 Tatakelola... 7

3.1.1 Posisi TI dalam Struktur Organisasi Universitas...7

3.1.2 Struktur Organisasi TI...7

3.1.3 Pola Pengambilan Keputusan...7

3.2 Aplikasi... 8

3.2.1 Aplikasi Eksisting...8

3.2.2 Kebutuhan Aplikasi...9

3.3 Infrastruktur... 9

3.3.1 Arsitektur Sistem...9

3.3.2 Arsitektur Jaringan...9

3.3.3 Arsitektur Server...10

3.3.4 Fasilitas... 10

4 Analisa Arahan Strategis...11

4.1 Analisa Arahan Strategis Bisnis...11

4.2 Analisa Arahan Strategis TI...11

5 Analisa Bisnis... 12

5.1 Operating Model...12

5.2 Ikhtisar Pengkajian Proses Bisnis...12

5.2.1 Domain Core Services...12

5.2.2 Domain Customer Relation...12

5.2.3 Domain Supplier Relation...13

5.2.4 Domain Corporate Management...13

5.2.5 ... 13

6 Cetak Biru Tatakelola TI...14

6.1 Posisi TI dalam Struktur Organisasi Universitas...14

6.3 Pola Pengambilan Keputusan...15

6.4 Proses Tatakelola...15

6.4.1 Model Proses Tatakelola...15

6.4.2 Program Prioritas Tatakelola...15

7 Analisa Cetak Biru Arsitektur TI...17

7.1 Analisa Dukungan Arsitektur TI...17

7.2 Use Case Model...17

8 Cetak Biru Arsitektur TI...19

8.1 Arsitektur Inventaris Layanan Aplikasi...19

8.1.1 Peta dan Deskripsi Inventaris Layanan Aplikasi...19

8.1.2 Persyaratan Inventaris Layanan Aplikasi...20

8.1.3 Layanan Aplikasi...20

8.2 Arsitektur Infrastruktur...21

8.2.1 Arsitektur Sistem...21

8.2.2 Arsitektur Jaringan...21

8.2.3 Arsitektur Server...21

8.2.4 Arsitektur Keamanan TI...21

8.2.5 Fasilitas... 22

9 Roadmap... 23

9.1 Gap Analysis...23

9.1.1 Arsitektur TI...23

9.1.2 Tata Kelola TI...25

9.2 Identifkasi dan Prioritisasi Inisiatif...27

9.2.1 Identiftikasi Inisiatif Potensial...27

9.2.2 Prioritisasi...30

1 Pendahuluan

1.1 Latarbelakang

{Berisi konteks keorganisasian IT Blueprint. Misalnya adalah keberadaan tantangan internal dan eksternal UPN terkait}

1.2 Tujuan

Tujuan dari keberadaan IT Blueprint adalah sebagai berikut:

2 Dokumentasi Bisnis

2.1 Arsitektur Bisnis

2.1.1

Visi, Misi dan Tujuan

Visi

Menjadikan perguruan tinggi terdepan dalam pengembangan Tri Darma Perguruan Tinggi untuk menghasilkan lulusan yang unggul guna menunjang pembangunan nasional

Misi

1. Menyelenggarakan Tri Darma Perguruan Tinggi yang adaptif terhadap perubahan lingkungan.

2. Menyelenggarakan Tata Kelola Universitas yang transparan dan berkualitas (Good University Governance).

Tujuan

Tercapainya kompetensi lulusan dalam rangka memenuhi kebutuhan

stakeholder.

2.1.2

Value Chain

2.1.2.1

Konteks Bisnis

N

o. Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar

1. Mahasiswa  Pendidikan  Penelitian  Pengabdian

Masyarakat

 KRS

 Keuangan  Usulan

Penelitian

 Usulan TA/

Skripsi/ Tesis

 KHS/Transkrip  Ijazah

 Hasil Penelitian  Tugas Akhir/

Skripsi/ Tesis

2. Masyarakat  Penelitian  Pengabdian

Masyarakat

 Calon

Mahasiswa

 Kandidat

Lokasi

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

 Informasi Publik

UPN

3. Yayasan

(BPDik)  Penentu Kebijakan UPN

 Pemberi Izin

Pengambilan Dana UPN Investasi (CAPEX)

 Kebijakan

Bidang Pendidikan dan

Pengajaran

 Kebijakan

Umum UPN

 Pengajuan

Program Kerja dan Anggaran

 Laporan

Keuangan

 Laporan

Pemberhentian Pegawai Penerimaan dan Pemberhentia n Pegawai  SKEP Anggaran yang Disetujui  SKEP Persetujuan Mata Anggaran Investasi & Anggaran  Pengajuan Pegawai  Usulan Pemberhentian Pegawai

4. Kemhan  Penyetuju

Anggaran UPN

 Pemberi Dana

Gaji PNS dan Pemeliharaan Gedung

 -  Pengajuan

Mutasi PNS

5. Bank  Penyimpanan

Dana  Penampungan Dana Pembayaran Mahasiswa  Cash Management Online  Keuangan UPN  Kewajiban Keuangan Mahasiswa 

-6. DIKTI  Pelaporan

EPSBED  Pemrosesan Borang Akreditasi  Penugasan Dosen DIKTI  NIDN  Status Akreditasi  Beasiswa Penelitian

 Dana Hibah

 EPSBED  Borang

 Usulan Dosen  Laporan

Penelitian

 Laporan Hibah

7. Alumni  Belum Ada  Biodata

Alumni 

Belum Ada

8. Industri  Pemberi

Beasiswa

 Penelitian  Kerja Praktek  Pengguna Lulusan  Usulan Kurikulum  Lowongan Kerja Praktek  Lowongan Kerja  Permintaan Penelitian  Prestasi Akademik Mahasiswa

 Usulan Kerja

Praktek

 Usulan

Penelitian

2.1.2.2

Proses Bisnis

High Level

N

o Grup Proses Deskripsi

A CORE PROCESS

1 Pelayanan Pra-Pendidikan Penerimaan mahasiswa baru (Penmaru), mulai dari pendaftaran s.d. pengumuman kelulusan.

Referensi: SOP Penerimaan Mahasiswa Baru Reguler

2 Proses Pendidikan Pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, mulai dari pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) s.d. Wisuda

Referensi:

1. SOP Pelayanan Pengurusan KRS 2. SOP Pengelolaan Data Mahasiswa

(Registrasi)

3. SOP Pelaksanaan Perkuliahan 4. SOP Ujian Akhir Semester (UAS)

5. SOP Pengangkatan Dosen Pembimbing dan Pembimbingan Akademik

6. SOP Tugas Akhir/ Skripsi/ Tesis 7. SOP Pengembangan Kurikulum 8. SOP Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan Perkuliahan 9. SOP Pengumuman Nilai Ujian 10.SOP Pembinaan Dosen Muda

KP KKN KHS Ijazah Yudisium Wisuda

3 Pelayanan

Pasca-Pendidikan Legalisir Salinan Ijazah dan TranskripPenyaluran Lulusan ke Industri 4 Penelitian dan Pengabdian

Masyarakat Proses penelitian dan pengabdian masyarakat mulai dari pengajuan s.d. seminar.

Referensi:

1. SOP Melaksanakan Penelitian 2. SOP Pengabdian Masyarakat PKM (Penelitian Kegiatan Mahasiswa) B CUSTOMER RELATION

1 Kemahasiswaan Beasiswa

Ekstra Kurikuler C MANAJEMEN ORGANISASI

1 Sarana Prasarana Proses manajemen aset mulai dari pengadaan s.d. penghapusan. Referensi:

1. SOP Pengadaan Barang dan Jasa 2. SOP Bendahara Materiil

3. SOP Pemeliharaan dan Penghapusan Materiil

4. SOP Penggunaan Sarana dan Prasarana (Rumah Tangga)

5. SOP Operasional Kendaraan Dinas (Randis)

2 Keuangan Proses manajemen keuangan mulai pemasukan s.d. pengeluaran.

Referensi: SOP Program Kerja dan Anggaran

AR GL AP

3 Kepegawaian Referensi:

1. SOP Pengadaan Pegawai Yayasan 2. SOP Pengembangan Pegawai 3. SOP Pemberhentian/Pemisahan

Pegawai

4 Teknologi Informasi Referensi: SOP Puskom

5 Kerjasama Kerjasama dengan Pihak Eksternal

6 Perpustakaan Pengadaan Buku

Pendigitalan Buku Peminjaman Buku Penghapusan Buku Referensi:

7 Administrasi Umum (SETUN)

Surat-menyurat Perjanjian

8 Unit Bisnis Fotokopi

Sewa Tempat (contoh: Kantin) Parkir

Koperasi

2.1.3

Dokumentasi Proses Bisnis

No Grup Proses Proses Sub-proses Dokumen

1 Penelitian & Pemberday aan

Masyarakat

Pedoman Bagi Dosen Untuk Melakukan

Pengabdian Pada Masyarakat

1. LPPM menerima proposal PPM dengan format sesuai ketentuan dan telah

ditandatangani oleh

dekan/direktur.

2. Tim Penilai memeriksa kelayakan proposal

3. Dosen

mempresentasikan proposal PPM dalam seminar kualifkasi

4. Dosen

memperbaiki proposal sesuai masukan peserta seminar

5. Dosen

mengajukan

perbaikan proposal kepada LPPM dan instansi terkait

6. Dosen

melaksanakan PPM

7. Dosen membuat laporan kemajuan PPM secara

bertahap sesuai format yang ditentukan.

8. Dosen membuat draft laporan akhir

9. Dosen

mempresentasikan hasil PPM

10.Dosen membuat

SOP

laporan akhir

2

Manajemen Aset (Biro Umum (ROUM))

Pengoperasian

Kendaraan Dinas 1. _penggunaan Pengajuan

Randis

2. Penentuan ijin penggunaan 3. Pencatatan penggunaan randis 4. Menentukan randis dan pengemudi 5. Memeriksa kondisi randis Melaksanakan pelayanan ops randis SOP Operasional Randis Pemeliharaan & Penghapusan Materiil 1. Rencana Pemeliharaan materiil 2. Permohonan ijin perbaikan materiil 3. Perbaikan ringan, perbaikan sedang dan berat

4. Laporan pelaksanaan Harmat 5. Rencana Pengahapusan 6. Ijin Penghapusan 7. Pelaksanaan Penghapusan materiil 8. Laporan pelaksanaan penghapusan SOP Pemeliharaan & Penghapusan Materiil pelaksanaan penggunaan sarana dan Prasarana 1. Rencana Pelaksanaan Kegiatan

2. Permohonan ijin penggunaan sarana dan prasarana

Langasung 4. Pemilihan Langsung 5. Pelelangan Swakelola proses administrasi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang

bergerak dan barang tidak bergerak

1. Penerimaan Barang 2. Penyimpanan Barang 3. Pendistribusian Barang 4. Penghapusan Materiil SOP Bendahara Materiil 3 Kepegawaia

n ProsesPengadaan Pegawai

1. Rencana Kebutuhan Pegawai 2. Seleksi Calon

Pegawai

3. Pengangkatan Calon Pegawai 4. Pendidikan dan

Pelatihan Awal 5. Pengangkatan Pegawai Tetap SOP Tentang Pengadaan Pegawai Yayasan Pengembangan Pegawai Dan Peningkatan Kualitas Pegawai Sesuai Peran Dan Fungsinya

1. Rencana kebutuhan pengembangan pegawai

2. Seleksi calon peserta

pengembangan pegawai

3. Surat keputusan

SOP Tentang Pengembangan Pegawai Pemberhentian/ Pemisahan Pegawai Dan Dilaksanakan Untuk Menjaga Keseimbangan Kompisisi Pegawai Dan Proses Regenerasi 1. Menghimpun data base pemisahan/pembe rhentian pegawai 2. Menyampaikan informasi ke masing-masing Ka.Satker dan ybs tentang

pemisahan/pembe rhentian pegawai. 3. Pengajuan

permohonan 4. Meminta

dokumen pemberhentian/pe misahan kepada ybs. 5. Menghimpun dokumenkelengka

dan Membuat konsep pengajuan pemisahan/pembe rhentian pegawai yang diajukan oleh tiap-tiap satker ke Yayasan

6. Mengusulkan pemisahan/pembe rhentian pegawai ke Yayasan

Surat Keputusan pemisahan/pember hentian pegawai oleh Yayasan

4 Manajeme_{n Bisnis} BPM Kumpulan SOP_{13 Okt 2010}

5 Keuangan Menyusun Program Kerja dan Anggaran (Progjagar) tahunan.

1. Menetapkan kebijakan umum oleh Pembina YKPPkepada Pengurus YKPP

2.Memberikan arahan oleh Pengurus YKPP kepada BP Dik YKPP

3.Memberikan petunjuk umum oleh BP Dik YKPP kepada Rektor UPNV

4.Memberikan petunjuk

perencanaan oleh Rektor kepada Ka Satker

5.Memberikan petunjuk

perencanaan oleh Ka Satker kepada Tim Penyusun Progjagar di Satker

6.Menyusun Rencana Program Kerja dan Anggaran/RAPB (Progjagar) Satker oleh Tim Penyusun tingkat Satker

7.Menghimpun RAPB dari masing-masing Satker dan

mengecek

kebenaran rincian perhitungan, indeks

dan ketepatan programnya oleh Kasubbag Rengar

8.Menghimpun Program Kerja masing-masing Satker

9.Menyusun rekap RAPB yang

diusulkan masing-masing Satker menjadi RAPB Universitas

10.Melaksanakan Nego-Costing dengan Tim Penyusun RAPB Satker bila rencana pendapatan tidak seimbang dengan rencana belanja pada neraca RAPB tingkat Universitas

11.Membuat rekap RAPB per Satker, per program, per belanja dan per mata anggaran menurut jenis anggaran ( terpusat, dipusatkan dan disalurkan )

12.Menyusun Buku Progjagar

13.Memaparkan konsep progjagar UPNVJ di depan Rektor

14.Memaparkan konsep progjagar universitas di depan BP Dik YKPP

15.Menerbitkan Surat Keputusan

pengesahan progjagar UPNVJ

Pembayaran Keuangan Mahasiswa Baru

1. Pembuatan Nota Bayar

2. Tembusan nota Pembayaran di

Berikan ke

Rengarku

3. Input data oleh rengarku dan memberikan

tembusan nota bayar ke fakultas

Alur Pembayaran Kewajiban

Keuangan Mahasiswa

Pembayaran Keuangan Mahasiswa

1. Rengarku

menerima data Mahasiswa aktif dari Fakultas

2. Rengarku

mengirim data KKM ke Server Bank, melalui

email/system bank melalui fashdisk di outlet UPN.

3. Rengarku

mendownload/men

erima data

pembayaran

melalui Internet Banking.

4. Rengarku

upload/mengirim data pembayaran ke fakultas, sehingga fakultas dapat mengetahui KKM yang sudah dibayar.

Alur Sistem Pembayaran Spc Bni/Bank Mega

6

Akademik Pelaporan Evaluasi

Program Studi Berbasis

Evaluasi Diri (Epsbed)

Semester Ganjil/Genap

1. Permintaan data laporan EPSBED ke Fakultas/Progdi

2. Penyerahan data lap.EPSBED dari fak. Ke Biro AA

3. Himpun data fak. Valid dan surat pengantar

4. Penyerahan data seluruh progdi yang valid ke Kopertis Wil.III

SOP Tentang

Pelaporan EPSBED

Prosedur

an Perkuliahan 2. Pelaksanaan perkuliahan harian

3. Pelaksanaan Kuliah

pengganti 4. Pelaksanaan

perkuliahan 5. Evaluasi

Perkuliahan 6. Penyusunan KP 7. Membuat

Jadwal Ujian 8. Menyiapkan

Soal Ujian 9. Menyelenggara

kan Ujian

10.Ujian Pengganti 11.Melaksanakan

Evaluasi Perkuliahan 12.Memproses

KHS

13.Menyusun Skripsi 14.Evaluasi

Kesesuaian SAP 15.Pelayanan adm 16.Ijazah

Proses Program

Studi 1. Merencanakan _Kurikulum

2. Merencanakan PMB

3. Menentukan Kriteria Pengajar 4. Memetakan

Kompetensi 5. Meningkatkan

Kompetensi Pengajar 6. Evaluasi

Efektivitas Pengajaran 7. Evaluasi

Pengajar 8. Teguran Pengajar 9. Menentukan

Kriteria Fasilitas 10.Memetakan

Fasilitas

Perkuliahan 11.Merencanakan

Pemenuhan dan

Peningkatan Fasilitas 12.Menyusun

Kalender Akademik 13.Mengolah Data

Baru

Proses Wisuda

dan Alumni 1. Melaksanakan _{Wisuda Dan}

Pendataan Alumni 2. Melaks. Persiapan

Wisuda

3. Melaks. Gladi resik 4. Melaksanakan

Upacara Wisuda 5. Evaluasi Hasil

Kegiatan 6. Melaksanakan

Wisuda

7. Wisuda Seluruhnya 8. Pendataan Alumni

SOP PP 6.0 WISUDA DAN ALUMNI

Registrasi 1. melaksanakan registrasi dan herregistrasi 2. Melaksanakan

Registrasi Mhs Baru

3. Membagi Kel. PA

4. Melaksanakan Permohonan Aktif kuliah 5. Melaksanakan

Bimbingan Akademik 6. Mengisi

Rencana studi 7. Pembatalan

Matakuliah 8. Melaksanakan

Permohonan Tidak Aktif

SOP PP 3.0 REGISTRASI

Perpustaka an

Proses

Perpustakaan 1. Perencanaan _Buku

2. Mengadakan Buku

3. Pelayanan Sirkulasi

3 Dokumentasi Teknologi Informasi

3.1 Tatakelola

Keterangan :

: Instruktif/Direktif : Pengawasan

: Koordinasi / Konsultasi : Pembinaan

Struktur organisasi TI sebagai berikut.

Pola hubungan organisasi TI pusat dengan masing-masing unit sebagai berikut.

{polahubungan organisasi TI pusat dan masing-masing unit}-deskripsi

{Lampiran job description (bila ada)}-(lampiran)

3.1.2 Pola Pengambilan Keputusan

Saat ini pengambil keputusan dan pihak terkait dalam keputusan tersebut sebagai berikut.

Keputusan Pengambil Keputusan Pihak Terkait

IT Principles Rektorat & Puskom Rektorat

IT Architecture Puskom Vendor

Business Application Needs Rektorat & Puskom Rektorat & Satker

IT Infrastructure Puskom Rektorat & Bag. Keuangan

IT Investment Puskom Rektorat & Bag. Keuangan

Keterangan:

Pola pengambilan keputusan eksisting dapat dipetakan sebagai berikut.

IT Principles

IT Architectu

res

Business App. Needs

IT Infrastruc

ture

IT Investmen

t

Rektorat

D/R/P

D/R/P

D/R/P

D/R/P

D/R/P

Puskom

R/P/C/X

R/P/C/X

R/P/C/X

R/P/C/X

R/P/C/X

Keuangan

R

R

R

R

D/R

Satker

R/P/C

R/P/C

R/P/C

R/P/C

R/P/C

Vendor

R/C/X

R/C/X

R/C/X

R/C/X

R/C/X

3.1.4 Kebutuhan Terkait Tata Kelola IT

- SDM : SDM tersedia belum memenuhi kepangkatan yang dipersyaratkan, tetapi untuk merekrut SDM yang baru mempunyai kendala baik segi kebijakan (tentang pembatasan SDM) maupun segi ketertarikan financial SDM IT

- IT Helpdesk : belum adanya procedure tentang layanan IT Helpdesk dan Struktur Organisasi intern yang membawahinya.

- Unit Teknis dan workshop : Sebagai tindak lanjut dari pelayanan IT Helpdesk adalah ke bagian Unit Teknis dan workshop

- Belum tersedianya prosedur kerja untuk Rekomendasi Keputusan IT, prosedur kerja pelayanan IT Helpdesk dan pekerjaan teknik lainnya.

memutuskan ulasan

mengusulkan

3.2 Aplikasi

3.2.1

Aplikasi Eksisting

No

. NamaAplikasi Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

Keterang an

(keaktifa n)

1.

UNISYSS

Platform: Delphi 7 OS: Windows / Linux DB: PostgreSQL

PT. Gerbang

Cipta Solution SIM-AK

2007 (PJ: Puskom)

Modul : 1 Penmaru

Modul : 2 Mahasiswa

Modul : 3 Keuangan

Modul : 4 Kurikulum

Modul : 5 Jadwal dan KRS

Modul : 6 Pengolahan Nilai

Modul : 7 Dosen

2. Minku 2008 Platfrom : FoxPro

OS : Windows

DB : foxbase

Karyadi KEU MHS

2005 (PJ: Keuangan,

MHS)

Modul : 1 Master

Modul : 2 Transaksi

Modul : 3 Laporan

3. Krishand

GL v.3 Platfrom : OS : Windows DB :

Elex Media

Komputindo KEU UNV

2008 (PJ: Keuangan,

UPN)

Modul : 1 Jurnal

Modul : 2 Buku Besar

Modul : 3 Neraca Saldo

Modul : 4 Posting / Unposting

Modul : 5 Laporan

Modul : 6 Tutup Tahun

Modul : 7 Pemeliharaan System

4. DOS Platfrom :

OS : DOS

DB :

Transport, Honor Dosen, Gaji PNS 1998 (PJ: Cipto Keu)

5. Ms. Excel Platfrom :

OS : Windows

DB : Ms. Office

Penggajia n Karyawan 2000 (PJ: Cipto Keu)

6. Personalia Platfrom :

OS : Windows

DB : Ms.Access

Husein,

S.Kom Kepegawaian (PJ: Kepeg)2000

Modul : 1 Entry Data

Modul : 2 Cetak Laporan

Modul : 3 Cetak Urut Nik, KTA

Modul : 4 Cetak Jab. Struktural &

Nominatif DEPHAN

Modul : 5 Cetak Daftar Tmt, gol,

pensiun

Modul : 6 Cetak pendidikan, gol,

No

. NamaAplikasi Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

Keterang an

(keaktifa n)

Modul : 7 Cetak alamat pegawai &

laporan triwulan 7. Finger Print

T&A System 1.00 Taruna Jaya

Platfrom :

OS : Windows

DB : Ms.Access

Absensi

Karyawan (PJ: Kepeg)2008

Modul : 1 System

Modul : 2 SDM

Modul : 3 Kehadiran

Modul : 4 Eksepsi

Modul : 5 Koneksi

Modul : 6 Tarik Data

8. Dosen Platfrom :

OS : Windows

DB : Ms.Access

Husein,

S.Kom Entry DataDosen

2005 (Tidak

aktif)

Modul : 1 Entry Data

Modul : 2 Hapus Data

Modul : 3 Cetak

Modul : 4 Cetak Sumber Dosen Ganjil

Modul : 5 Cetak Sumber Dosen Genap

Modul : 6 Ploting

9. Penmaru

(UNISYSS) Platfrom : OS : Windows / Linux

DB : PostgreSQL

PT. Gerbang

Cipta Solution Penmaru 2010

Modul : 1 Penjualan Formulir

Modul : 2 Data Penjualan Formulir

Modul : 3 Biodata Camaru

Modul : 4 Test Panmaru

Modul : 5 Evaluasi Ujian Test Ofine

Modul : 6 Statistik Penerimaan

Penmaru

Modul : 7 Hasil Ujian Penmaru Non

Ujian Tulis

Modul : 8 Daftar Ulang Camaru

Modul : 9 Laporan Penmaru

Modul : 10 Evaluasi Ujian Tulis YKL

10. Senayan

Library Platfrom : OS : Windows / Linux

DB : MYSQL

Perpustak

aan 2010

11. Sipisis Platfrom :

OS : Windows

DB : mdb

Perpustak aan Peminjam an Buku & Anggota

2008 (Tidak

aktif)

12 RO AA Platfrom : OS : DB :

13 Fakultas Ilmu Komputer

Platfrom :

OS : Windows

DB : FoxBase

No

. NamaAplikasi Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

Keterang an

(keaktifa n)

Modul : 2 Modul : 3 Modul : 4 Modul : 5 Modul : 6 Fakultas Ilmu Komputer (Unisyss)

Platfrom :

OS : Windows/Linux

DB : PostgreSQL

PT. Gerbang Cipta Solution Modul : 1

Modul : 2 Modul : 3 Modul : 4 Modul : 5 Modul : 6 Modul : 7 14 Fakultas

Kedokteran Platfrom : OS : Windows

DB : Basuki dkk

15 Fakultas Ekonomi (Unisyss)

Platfrom :

OS : Windows/Linux

DB : PostgreSQL

PT. Gerbang Cipta Solution

16 Fakultas :

F.Hukum F.Teknik FIKES

Pasca Sarjana FISIP

Platfrom :

OS : Windows

DB : Ms.Excel

3.2.2

Kebutuhan Aplikasi

Unit

Bisnis ProsesBisnis

Aplikasi yang menduku

ng (Eksistin

g)

Kendala Aplikasi Kebutuhan_Aplikasi

Keuanga

n KeuanganMahasiswa Minku 2008 Blm terintegrasiSering delay

Jika ingin menambah data harus di copy dulu

- User friendly - system terintegrasi

Keuangan

Universitas Krishand GLv3 Output Kurang - Laporan yg sesuaikebutuhan management

Penggajian pegawai NPP

Ms. Excel Aturan dr atasan sering

berubah - Bisa online- Sistem baru

dibuat(aturan baku dibuat)

Transport Honor dosen Gaji PNS

DOS - tidak ada - tidak ada

Kepegaw

aian Kepegawaian Personalia Jika ada perubahanformat hrs panggil yg membuat

User friendly

Dosen Dosen Jarang digunakan

Absen Finger Print Dr mesin/manusianya Penmaru Promosi UNISYSS Akses ke data center

Penerimaan

MABA -Perangkat computerblm memadai

-Tdk ada genset

- Pengadaan perangkat komputer

3.3 Infrastruktur

3.3.1

Arsitektur Sistem

No Lapisan Arahan Strategis

1. Presentation Layer

 Standarisasi antarmuka menggunakan platform berbasis web untuk seluruh software aplikasi yang dikembangkan.

 Dan sebagian besar berbasis desktop 2. Application

Layer

 Lingkup sistem informasi harus mencakup sistem-sistem informasi utama yang telah dijelaskan di bagian Arahan Strategis Arsitektur Sistem Informasi.

 Pengembangan sistem informasi menggunakan platform yang memungkinkan interoperabilitas antar aplikas, khususnya untuk sistem informasi utama.

 Untuk meningkatkan efsiensi pengembangan sistem aplikasi, diutamakan untuk mengimplementasikan penggunaan platform Open Source.

 Khusus untuk sistem informasi yang bersifat common

diutamakan untuk menggunakan strategi Open

Sources Packages. Penggunaan platform Open Source

dimaksudkan untuk mengefsiensikan investasi. Contoh sistem informasi yang masuk dalam golongan ini adalah:

o E-Learning

o SI Otomasi Perpustakaan

3. Data Layer  Lapisan ini mengelola data-data PT. PT perlu untuk memelihara sejumlah besar records dalam satu tempat serta mekanisme untuk mengakses dan

memutakhirkan data secara efsien. Beberapa dari data ini mengandung informasi yang sensitif. Hal ini

berdampak pada isu lainnya seperti security dan business continuity.

 Data-data yang dapat diakomodir dikelompokkan dalam kategori:

o Operasional – digunakan sehari-hari oleh

No Lapisan Arahan Strategis

o Terkonsolidasi – Data operasional kemudian dibersihkan, diringkas serta dikelompokkan untuk kepentingan proses pengambilan keputusan dan analisa. Data ini biasa disebut sebagai data terkonsolidasi, yang nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk business

intelligence platform

o Tak Terstruktur – Semua data yang terkandung dalam pesan e-mail, dokumen, lembar

presentasi bahkan yang berada dalam format audio dan video. Document management, fle dan messaging server merupakan solusi manajemen ang umum dalam area ini. Data jenis ini relevan sebagai dasar bagi collaboration platform

o Referensi – Data ini digunakan oleh aplikasi untuk otentikasi, profling, konfgurasi serta keperluan perbandingan. Data ini nantinya akan digunakan dalam identify & policy management platform

 Seluruh sistem informasi yang menjadi lingkup arahan strategis dalam dokumen ini dikembangkan di atas platform RDBMS.

4. Base Layer  Layanan dasar infrastruktur jaringan PT mencakup:

o Common System Service – Merupakan service-service dasar sesuai kebutuhan di antaranya file & print services, IP Services, Remote Access Services, Web Application Services

o Network services – Menyediakan solusi untuk komunikasi dan konektiftas, di antaranya:

Transport Services, Routing Services, Network Protocol, Wireless Services, Quality of Services, Domain Name Resolution

 Layanan dasar infrastruktur jaringan internal PT terdiri dari jaringan lokal.

 Layanan dasar infrastruktur jaringan eksternal PT memfasilitasi konektiftas ke sumberdaya-sumberdaya akademik eksternal dan memungkinkan berbagai pihak eksternal mengakses berbagai layanan dan publikasi kompetensi PT secara memadai sesuai dengan perkembangan kebutuhan.

5. Security Services

No Lapisan Arahan Strategis

6. Network & System Management Services (NSMS)

 PT mengimplementasikan NSMS yang memungkinkan konsolidasi dan sentralisasi pengelolaan jaringan dan

system software yang menjadi infrastruktur pendukung keberjalanan seluruh layanan aplikasi bisnis.

 Lingkup services adalah:

o Backup & Recovery

o Service monitoring & Control o Network management

o Device management

o Configuration management o Problem & issure tracking o Remote administration

3.3.2

Arsitektur Jaringan

SIM

DB MODEM

WEB

MAIL PROXY

Fiber Optic

FO

FTI

FIK

LAB SKILL FK AKPER FK

FE REKTORAT

FIK FKM LABIMKAR/PPS PUSKOM

FH

FISIP

Core

Distribution

Category 6 Category 5e

Switch L2

Switch L3

Topologi Jaringan LAN UPNVJ

Deskripsi komponen arsitektur jaringan sebagai berikut.

Komponen Kapasitas Teknologi Deskripsi

Switch

(Core) 24 port (3 buah)8 port (1 buah) 100 mbps100 mbps Server (Puskom)Staff (Puskom) Switch

(Distribusi)

24 port (Ekonomi) 24 port (Kesmas)

100 mbps 100 mbps

Distribusi Switch Selatan

Distribusi Switch Utara

Switch

(Access) FE (24 Port)FT (8 Port) FIK (8 Port) FISIP (8 Port) FIKES (8 Port) Ro AA (8 Port)

100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps Router(Core

) 4 Port4 Port Router(Mikrotik)Router(Mikrotik) Mengatur bandwidth,Web Server,

Wif 2 (Plaza)

1 (R.Dosen fungsional FE)

1 (FE)

1 (Ruang rapat FE) 1(UPNHOTSPOT(kes mas))

1 (FIKES) 1 (FT) Kabel UTP 1000 kbps

100 kbps Cat-6Cat-5 Backbone(CoreDistribusi) Distribusi-Access

Sesuai dengan penilaian yang dilakukan, kebutuhan arsitektur jaringan sebagai berikut.

Komponen Permasalahan Kebutuhan

Switch (Core) Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch Core dengan Switch layer 3(Switch manageable)

Switch (Distribusi)

Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch Distribusi (Switch manageable)

Switch

(Access) Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch (Switch manageable)

Router(Core) Terbatas dengan jumlah port Mengganti dengan Router manageable

Wif Terlalu banyak user, belum ada pembatasan user (user account)

Membuat user management

Kabel UTP Banyaknya hambatan dimedia

3.3.3

Arsitektur Server

Server Aplikasi DB. App

MODEM _Core

Email Database

Web Mobile

Server Aplikasi Internal

Router

Backup Database

Deskripsi komponen arsitektur server sebagai berikut.

Komponen Kapasitas Teknologi Deskripsi

Web Server OS : Fedora 6 & 11 Untuk Web UPN (Kecuali : Kedokteran) Aplication &

Database Server

Aplikasi : Delphi OS : Linux / Windows

DB : PostgreSQL

Aplikasi Unisyss

Backup database Server

OS : Linux / Windows

DB : PostgreSQL

Backup Database

SMS

Gateway OS : XP

Sesuai dengan penilaian yang dilakukan, kebutuhan server sebagai berikut.

Komponen Permasalahan Kebutuhan

Web Server Sudah tidak sesuai dengan

kebutuhan system Perlu upgrade Aplication &

Database Server

Masih dalam 1 server Pemisahan antara aplikasi dengan database

database Server

berkelanjutan

Mail Server Belum ada Perlu untuk email civitas akademika

File Server Belum ada Perlu untuk elearning,

perpustakaan, penelitian, dokumen

DNS backup di

luar Belum ada Untuk menjaga DomainRecovery

Bandwidth

manager Ada (mikrotik), setting belumoptimal Pelatihan mikrotik ataubandwidth manager

3.3.4

Fasilitas

{Keterangan fasilitas seperti fasilitas datacenter, laboratorium komputer, akses internet publik dsb}

Deskripsi fasilitas sebagai berikut.

Fasilitas Deskripsi

Datacenter: 1. Mahasiswa 2. Keuangan 3. Pegawai 4. Camaru 5. LPPM 6. Sarpras 7. Biro

Akademik (RO AA)

8. Perpustakaan

Puskom + Fakultas Keuangan

Kepegawaian Puskom LPPM Sarpras

RO AA + Fakultas

Perpustakaan Pusat + Perpustakaan Fakultas

Laboratorium Komputer:

1. FIK 2. FE 3. FISIP

4. Pusbabimkar

FIK FE FISIP

Pusbabimkar, FIKES

WIFI:

1. Puskom 2. FT 3. FE 4. Plaza

5. Perpustakaan Pusat

Rektorat FIK, FT, FIKES FE, FH, FISIP

Camaru, Mahasiswa, Umum Mahasiswa,

Sesuai dengan penilaian yang dilakukan, kebutuhan fasilitas jaringan sebagai berikut.

Komponen Permasalahan Kebutuhan

Bandwidth Management bandwidth belum ada

4 Analisa Arahan Strategis

4.1 Analisa Arahan Strategis Bisnis

Criteria Categor y Importance Area High-Importance Tujuan Perbaika

n Rencana Tindakan

Wa ktu

Penan ggung Jawab Kategori – PENDIDIKAN PENGAJARAN

Kurikulum Terwujudnya KBK diseluruh program studi

Terwujudnya

KBK di

empat program studi dan Persiapan KBK pada progdi yang lain

a. Melaksanakan KBK untuk tahun pertama di empat progdi

b. Menyusun modul dan GBPP/SAP c. Melaksanakan pelatihan mentor 2011 -2015 Operasional Pendidikan Terselengaranya kegiatan pembelajaran dengan 16 kali tatap muka termasuk UTS dan UAS dimasing-masing progdi dengan metode pembelajaran problem base learning (PBL) Terselenggar anya kegiatan tatap muka sebanyak rata-rata 13

kali di

seluruh progdi dengan metode PBL untuk yang sudah KBK dan metode konvensional baik yang belum KBK

Melaksanakan proses pembelajaran semi KBK (Hybrid) 2011 -2015 Terpenuhinya kehadiran mahasiswa

minimum 75 % dalam perkuliahan

Terpenuhiny a kehadiran mahasiswa minimum 75% dalam perkuliahan

Melaksanakan tertib administrasi kehadiran mahasiswa

2011 -2015

Terwujudnya 80% mahasiswa lulus tepat waktu

Terwujudnya 60%

mahasiswa lulus tepat waktu

Melaksanakan bimbingan dan konseling bagi mahasiswa

2011 -2015

Terselenggaranya penggunaan bahasa

inggris dalam proses Terselenggar anya penggunaan bahasa

Melaksanaan perkuliahan dalam bahasa inggris dimasing-masing progdi

pembelajaran inggris untuk dua

matakuliah, dua kali dalam satu semester Terwujudnya ratio

yang ideal antara jumlah dosen tetap (S-2 dan S-3) dengan mahasiswa baik dari segi kualitas maupun kuantitas

Terpenuhiny a ratio dosen sesuai ketentuan baik dari segi kualitas maupun kuantitas (80%)

a. Melaksanakan pelatihan dan peningkatan jabatan akademik dosen

b. Memberikan bantuan beasiswa bagi dosen tetap (organik) S-2, 3 orang dan S-3, 4 orang 2011 -2015 Wisuda Terlaksananya pelaksanaan wisuda satu kali tiap semester

Terlaksanan ya

pelaksanaan wisuda satu kali tiap semester

Melaksanakan wisuda 2011 -2015 Peningkatan Mutu Akademik Terwujudnya peningkatan nilai akreditasi masing-masing progdi dan institusi (“A” : 40% dan “B” : 60%)

Terwujudnya peningkatan nilai akreditasi masing-masing progdi yang diakreditasi tahun ini Mempersiapkan dokumen-dokumen akreditasi 2011 -2015 Terpenuhinya standar-standar mutu yang telah diterapkan

Terpenuhiny a standar-standar mutu yang telah diterapkan

Melaksanakan

pengawasan mutu baik oleh BPM maupun gugus Kendali Mutu 2011 -2015 Perpustakaa n Tersedianya perpustakaan sesuai standar KBK Tersedianya perpustakaan sesuai standar KBK (20%)

a. Melengkapi dan memperbanyak jenis dan sumber pustaka

b. Menjalani

kerjasama dengan pihak-pihak terkait rangka akses e-book/e-library c. Menyiapkan tenaga-tenaga berpendidikan perpustakaan 2011 -2015 Labolatoriu m Terpenuhinya labolatorium sesuai

Terpenuhiny a

a. Pengadaan labolatorium dan

-standar KBK, baik kualitas maupun kuantitasnya

labolatorium sesuai standar KBK, baik kualitas maupun kuantitasnya (80%) perlengkapanya b. Menyiapkan

tenaga laboran yang memiliki kempetensi

2015

Kategori – PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru)

Promosi Meningkatnya

animo masyarakat

untuk menjadi

mahasiswa UPNVJ

Meningkatny a animo untuk

menjadi mahasiswa UPNVJ sebesar 5% dari tahun sebelumnya

Pelaksanaan promosi baik melalui media cetak, elektronik, dsb. 2011 -2015 Puspenm aru Seleksi Tercapainya kualitas calon mahasiswa baru

yang dapat

mengikuti sistem KBK

Tercapainya kualitas calon mahasiswa baru yang dapat

mengikuti sistem KBK

Melaksanakan tes tulis, tes bebas narkoba dan tes buta warna untuk progdi tertentu

2011 -2015

Penerimaan Tercapainya

peningkatan jumlah mahasiswa baru dari tahun ketahun

Meningkatny a jumlah mahasiswa sebesar 5% dari tahun sebelumnya

Penerimaan mahasiswa baru

2011 -2015

Kategori – Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

Penelitian a. Meningkatn

ya mutu penelitian dosen tetap yang terpublikasi dalam msalah ilmiah terakreditas i b. Meningkatn ya keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan penelitian Terwujudnya satu penelitian per tahun bagi setiap dosen tetap Meningkatny a keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan penelitian dan Program Kreativitas

a. Memberikan insentif bagi setiap dosen yang akan melakukan penelitian

b. Melaksanakan pelatihan penelitian a. Memberikan

dan Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) Mahasiswa (PKM) Pengabdian Kepada Masyarakat Terwujud satu

bidang pengabdian kepada masyarakat bagi setiap program studi per tahun baik di desa binaan maupun di tempat lain

Tercapainya satu bidang pengabdian kepada masyarakat bagi setiap program studi per tahun

Melaksanakan

pengabdian masyarakat (PKL) 2011 -2015 Terwujudnya pelaksanaan pengabdian

masyarakat yang terintegrasi yang melibatkan

mahasiswa dan dosen

Terlaksanan ya SIMADA yang

terintegrasi dan

LATSITAR DUS

Pelaksanaan SIMADA dan LATSITARDUS

2011 -2015

Kategori – Kemahasiswaan

Organisasi Kemahasis waan Terwujudnya organisasi kemahasiswaan yang mampu mengakomodir kegiatan dan kreativitas mahasiswa Terwujudnya organisasi kemahasiswa an yang mampu mengakomo dir kegiatan dan kreativitas mahasiswa a. Mengevaluasi organisasi kemahasiswaan yang sudah ada b. Memberikan

bimbingan dan pelatihan kepada pengurus organisasi kemahasiswaan 2011 -2015 Lulusan dan Alumni Terwujudnya organisasi alumni

yang dapat

bersinergi dengan almamater secara

baik dan

berkesinambungan

Terbentukny a organisasi alumni di tingkat universitas

a. Melaksanakan penelusuran dan pencatatan data alumni masing-masing progdi b. Mendorong

pembentukan organisasi alumni tingkat program

studi dan universitas 2011 -2015 Kesejahtera an Mahasiswa Terwujudnya peningkatan kesejahteraan mahasiswa Terwujudnya peningkatan kesejahteraa n mahasiswa a. Mengembangkan program magang yang ditujukan untuk

counseling (konsultasi) mahasiswa c. Mencari

sumber-sumber baru

pemberi beasiswa Suasana

Akademik

Tercapainya situasi

yang kondusif

dalam menunjang proses

pembelajaran

Tercapainya situasi yang kondusif dalam menunjang proses pembelajara n a. Memberikan kesempatan yang

luas kepada

dosen, pegawai dan mahasiswa untuk menyampaikan pendapat/saran, kritik dll 2011 -2015 b. Menegakan aturan-aturan akademik dan non akademik secara konsisten c. Menyediakan

fasilitas atau area bagi mahasiswa untuk berdiskusi dan mengakses internet

d. Melaksanakan program kampus bersih, hijau dan bebas asap rokok

Kategori – Sistem Informasi

Sistem Informasi Akademik

Terwujudnya sistem informasi akademik berbasis teknologi

informasi dan jaringan Terwujudnya aplikasi sistem informasi akademik di

3 (tiga)

Fakultas/PPs

a. Rancang bangun aplikasi sistem informasi akademik 2011 -2015 b. Meningkatkan kapasitas koneksi internet

c. Mengembangkan perangkat keras dan jaringan d. Pelatihan tenaga

operator

e. Menyusun blue print IT UPNVJ Sistem Informasi Non Akademik Terwujudnya sistem informasi

keuangan, SDM

informasi dan jaringan Materiil yang terintegrasi keuangan, SDM dan Materiil

Kategori – Pengelolaan Institusi

Kerjasama Terwujudnya kerjasama yang menguntungkan dalam menunjang kegiatan akademik dan non akademik baik dalam negeri maupun luar negeri

Terselenggar anya 5 (lima) kerjasama untuk mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan berbagai institusi baik di dalam negeri maupun luar negeri

a. Mencari peluang dan implementasi kerjasama dengan pemerintah/dunia usaha/lembaga-lembaga

pendididkan baik dalam negeri

maupun luar

negeri

b. Evaluasi hasil kemitraan dalam upaya

meningkatkan kualitas

kemitraan di

masa yang akan datang

2011 -2015

Eligibilitas 1. Terwujudn ya UPNVJ sebagai Perguruan Tinggi yang menjadi peminatan Terciptanya mutu pendidikan sesuai dengan standar akreditasi a. Menyempurnakan manual mutu, prosedur,

spesifikasi dan

lainya yang

berkaitan dengan bidang akademik

dan non akademik b. Melaksanakan penjaminan mutu 2. Terlaksana nya pembukaan beberapa progdi baru dan perpanjang an Ijin Penyelengg araan Pendidikan (IPP) untuk progdi yang sudah berjalan Terlaksanan ya pembukaan progdi S-1 Psikologi dan D-IV Fisioterapi dan

perpanjanga n IPP untuk progdi yang habis tahun ini

a. Menuntaskan proposal pembukaan progdi S-1 Psikologi dan D-IV

Fisioterapi b. Mengurus

perpanjangan IPP yang habis tahun

ini dan

naan tatapamong dan tatakelola yang baik (Good Governance)

tatapamong dan

tatakelola yang baik (Good Governance

kegiatan akademik dan non akademik

Pengawasan Terlaksananya pengawasan baik internal maupun eksternal yang mampu mengontrol terjadinya

penyimpangan

Terlaksanan ya

pengawasan baik internal maupun eksternal yang mampu mengontrol terjadinya penyimpang an

Pelaksanaan pengawasan oleh BPH UPNVJ, Itjen Kemhan dan kantor Akuntan Public

Organisasi Terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien sesuai tugas dan fungsinya

Terciptanya struktur dan pengawakan sesuai dengan kebutuhan

Menyususn uraian tugas masing-masing jabatan

Kategori – Dukungan

Sarana dan Prasarana

1. Tersediany a sarana prasarana sesuai standar untuk mendukung kegiatan akademik dan non akademik

Tercukupiny a sarana dan prasarana untuk menunjang kebutuhan akreditasi program studi dan pelaksanaan KBK serta sarana untuk kegiatan non kurikuler

Tercukupinya sarana dan

prasarana untuk

menunjang kebutuhan akreditasi program studi dan pelaksanaan KBK serta sarana untuk kegiatan non kurikuler

2011 -2015

2. Terpenuhin ya aspek legalitas sarana dan prasarana

Terpenuhiny

a aspek

legalitas sarana dan prasarana

a. Melakukan reevaluasi atas nilai aset saat ini sehingga

mencerminkan nilai yang wajar b. Sertifikasi tanah

dan pemilahan antara aset IKN dan non IKN 3. Terealisasin ya pengemban gan prasarana Terlaksanan ya pembelian tanah disamping kampus Pd.

kampus Labu dan peremajaan bus Kepegawaia n 1. Terwujudn ya sistem informasi manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Terwujudnya sistem informasi manajemen SDM (50%) Pembuatan software sistem informasi manajemen SDM 2. Terwujudn ya penempatan pegawai sesuai kompetensi nya Terwujudnya perencanaan SDM yang bersifat komperhensi f (25%)

a. Menyusun kebijakan SDM yang

komprehensif meliputi analisis pelatihan yang di butuhkan dan kualifikasi staf yang di butuhkan masing-masing bagian

b. Menyusun blue print kebijakan SDM

c. Melaksanakan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan

pegawai dan

dikawal bagi PTY 3. Terwujudn

ya system kompensasi yang dikaitkan dengan penilaian kinerja pegawai dan jenjang karir fungsional Terwujudnya sisem penilaian kinerja pegawai dan jenjang karir fungsional (25%)

a. Menyusun tata cara penilaian kinerja

b. Melaksanakan penyesuaian kompensasi atas penilaian yang sedang berjalan

Keuangan 1. Terwujudn

ya dana cadangan khusus (DCK) sebesar satu kali biaya operasional 1 tahun anggaran

Terwujudnya dana

cadangan sebesar 10,5% dari RAPB tahun 2011

a. Melaksanakan efisiensi dalam pembiayaan b. Memaksimalkan

2. Terwujudn ya sumber dana universitas yang berasal dari hibah dan bentuk usaha lainnya sebesar 5% setiap tahun

Terwujudnya sumber dana universitas yang berasal dari hibah dan bentuk usaha lain sebesar 5%

a. Pengembangan usaha BUU b. Meningkatkan

pemasukan dana dari kegiatan yang berdasarkan hibah kompetensi

di berbagai

bidang

c. Secara bertahap mengurangi ketergantungan

dana dari

mahasiswa 3. Terwujudn

ya system keuangan yang terintegrasi dengan fakultas/PP s Terwujudnya system keuangan yang terintegrasi dengan tiga fakultas/PPs

Pembuatan software

system informasi

keuangan fakultas/PPs

4. Tersusunny a laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi keuanagan dengan opini laporan wajar tanpa pengecualia n Tersusunya laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi keuangan dengan opini laporan wajar dengan pengecualian a. Melaksanakan system keuangan sesuai standar yang berlaku umum

b. Melaksanakan

audit dan

ferifikasi baik internal maupun eksternal

4.2 Analisa Arahan Strategis TI

Arahan Strategis TI UPN diimplementasikan dalam IT Principle. IT Principle ini merepresentasikan peran strategis TI dalam konteks penyelenggaraan seluruh aktifitas dalam value chain UPN. IT Principle diturunkan dari visi, misi dan tujuan. IT Principle yang adalah sebagai berikut.

1. integrasi universitas dalam aplikasi 2. Ketersediaan Infrastruktur

3. monitoring kinerja organisasi dan pengambilan keputusan

4. mendukung positioning dan publisitas UPN secara global maupun nasional 5. mewujudkan good IT governance

6. mendukung pengajaran dan pembelajaran

Untuk memberikan gambaran lebih detail mengenai implementasi IT Principle di atas, berikut ini adalah pemetaaan IT Principle ke dalam indikator kinerja apa saja yang harus dipenuhi untuk merelisasikan masing-masing peran:

No IT Principle Deskripsi Indikator Kinerja 1. integrasi

universitas dalam aplikasi

Memfasilitasi administrasi proses akademik yang terintegrasi

1. Tersedianya sistem aplikasi yang mengintegrasikan seluruh tahapan proses akademik sejak pendaftaran sampai dengan kelulusan mahasiswa, serta integrasi dengan perbankan dan sistem informasi manajemen terkait lainnya

2. Tersedianya sistem pelaporan dan evaluasi penyelenggaraan proses pendidikan sebagai bentuk

pertanggungjawaban institusi terhadap publik

3. Tersedianya electronics portfolio (teaching and learning, student, dan

lecturer)

2. _Ketersediaan Infrastruktur

Tersedianya infrastruktur yang handal dan

memadai, yang memungkinkan operasional berbagai layanan TI terintegrasi

1. Tersedinya backbone di area Kampus UPNVJ Pondok Labu

2. Tersedianya koneksi VPN yang menghubungkan kampus antar UPNVJ Pondok Labu, PPS dan lain-lain

3. Tersedianya Data Center terpusat dengan kapastias komputasi dan penyimpanan data yang memadai, yang mendukung operasional seluruh aplikasi prioritas

3. monitoring kinerja organisasi dan pengambilan keputusan

Memastikan kesatuan dan akses data serta komunikasi yang efektif, efisien dalam membantu pengelelolaan bisnis, pengambilan keputusan dan pelayanan kepada stakeholder

1. Tersedianya sistem aplikasi yang memfasilitasi pengelolaan layer transaksional manajemen korporat (keuangan, SDM, aset) secara terintegrasi

2. Tersedianya interoperabilitas dengan institusi perbankan untuk melancarkan transaksi pembayaran mahasiswa dan pengelolaan keuangan universitas

No IT Principle Deskripsi Indikator Kinerja

mengintegrasikan data dari seluruh lini transaksional manajemen korporat serta proses akademik dan

penelitian-pengabdian masyarakat

4. Semakin cepat dan akuratnya pengambilan keputusan manajemen yang didasarkan pada data transaksi riil

5. Memfasilitasi

aksesibilitas sumberdaya dan potensi universitas oleh pihak eksternal

1. Tersedianya portal publik yang bersifat

One Stop Service, yang berisi seluruh informasi PT kepada publik secara komprehensif

2. PT masuk ke dalam kelompok terkemuka perguruang tinggi nasional dalam kerangka webometric

6. Mewujudkan good IT

governance

1. Terbentuknya komite IT yang memfasilitasi komunikasi dan pengambilan keputusan yang terkait dengan kebijakan IT

2.

7. Meningkatkan kualitas

pengajaran dan pembelajaran dalam mewujudkan

pembangunan SDM yang kompetitif, andal dan sesuai dengan kebutuhan dunia kerja

1. Tersedianya sistem aplikasi untuk e-learning

2. Tersedianya sistem aplikasi sebagai pendukung e-learning, meliputi: journal, dictionary, encyclopedia, e-book, dan sejenisnya

3. Sistem aplikasi e-learning memiliki konten-konten yang berasal dari matakuliah-matakuliah yang dibuka

4. Sistem aplikasi e-learning digunakan dosen dan mahasiswa untuk

memperkaya interaksi pengajaran dan pembelajaran

5. Mahasiswa memiliki kemampuan dasar TI sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja

Tersedianya akses yang memadai ke sumber-sumber referensi ilmiah digital internasional

8. Memfasilitasi

administrasi penelitian dan pengabdian

No IT Principle Deskripsi Indikator Kinerja

terintegrasi _{perencanaan, pelaksanaan dan}

monitoring-evaluasi.

2. Tersedianya aplikasi yang memungkinkan publikasi hasil

5 Analisa Bisnis

5.1 Operating Model

Kriteria tingkat standardisasi:



Kriteria tingkat integrasi:



Tipe operating model: { }

5.2

Ikhtisar Pengkajian Proses Bisnis [aplikasi]

5.2.1

Domain Core Services

Proses Bisnis Eksisting Ke depan

PENMARU (Prapendidikan)

Promosi  Promosi masih dilakukan dengan menggunakan konsep door to door

Membuat website promosi berbasis online system dan memasukkan virtual trip. Penerimaan

MABA

 UNISYSS

Mahasiswa melakukan Pendaftaran dibagian PENMARU Universitas, melakukan pembayaran di bank yang ditunjuk.

Kemudian mahasiswa mengikuti ujian melalui system seleksi dan dapat mengetahui score.

Hasil penerimaan

mahasiswa didistribusikan ke fakultas dalam bentuk laporan rekapitulasi MABA

 Registrasi online, payment online

dan system terintegrasi

Proses Pendidikan

 Menggunakan aplikasi SIMAK UNISYSS

Belum semua fakultas menggunakan UNISYSS

 HerRegistrasi Online

 KRS Online

 Absensi (menggunakan user

account & fnger print)

 KHS Online

 Nilai Online

Pelayanan Pasca-Pendidikan

Proses Bisnis Eksisting Ke depan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

 Belum ada  Membuat aplikasi administrasi PPM dan database Repositori penelitian dan Abdimas

5.2.2

Domain Customer Relation

Proses Existing Ke depan

Kemahasiswaa

n Belum ada Membuat aplikasi informasi beasiswa berbasis online serta membuat aplikasi yang

berhubungan dengan ekstra kurikuler mahasiswa.

5.2.3

Domain Supplier Relation

Proses Existing Ke Depan

5.2.4

Domain Corporate Management

Proses Existing Ke Depan

Sarana

Prasarana Belum ada

Membuat aplikasi yang

berhubungan dengan

inventory seperti : pengadaan

barang (tender),

pemeliharaan, penghapusan , dan distribusi barang dan berbasis LAN. Tender berbasis internet.

KEUANGAN Keuangan

Mahasiswa  Minku 2008Aplikasi Minku 2008

digunakan untuk

memproses keuangan mahasiswa secara manual. Mahasiswa meminta no.billing ke bagian keuangan dan melakukan

 User friendly

pembayaran ke bank berdasarkan no.billing yang telah diberikan.

Mahasiswa memberikan bukti pembayaran ke

bagian keuangan,

kemudian dibuat

rekapitulasi ke fakultas. Keuangan

Universitas

Krishand GL v3

Laporan pembukuan

dibuat dengan

menggunakan Aplikasi Krishand GL v3 dimana belum sesuai dengan kebutuhan management dan belum memanfaatkan LAN untuk distribusi laporan.

Perbaikan laporan sesuai

dengan kebutuhan

management dan

menggunakan system

terintegrasi berbasis LAN

Penggajian Pegawai NPP

 Ms. Excel

Masih bersifat manual Dibuatkanpenggajian berbasis LANsystem dimana setiap pegawai dapat melihat data gajinya berdasarkan account masing-masing

Dibuat standar prosedur penggajian

Transport Honor dosen Gaji PNS

DOS

Masih bersifat manual

 Sistem terintegrasi dengan system penggajian pegawai, dimana dosen dan karyawan dapat melihat estimasi pembayaran honor/gaji. KEPEGAWAIAN

Kepegawaian Personalia

Proses pendataan

pegawai sudah

menggunakan access namun belum optimal dan belum berbasis jaringan.

User friendly, system terintegrasi

dan berbasis LAN

Dosen Dosen

Proses pendataan dosen sudah menggunakan access namun belum optimal dan belum berbasis jaringan.

Terintegrasi dengan kepegawaian.

Absen Finger Print

Pemanfaatan alat absen belum maksimal, karena menggunakan konsep

cabut-pasang dilakukan secara manual. Teknologi

Informasi

Untuk monitoring jaringan belum ada.

Membuat aplikasi monitoring paket data antar satker. Kerjasama Belum ada Membuat aplikasi yang dapat

memberikan informasi mengenai kerjasama dengan pihak eksternal baik yang lalu, sekarang, dan yang akan dating.

Perpustakaan Senayan Library

Belum semua fakultas memanfaatkan fasilitas ini.

Membuat perpustakaan terintergrasi. Menambahkan fasilitas ebook, journal, e-skripsi, dan

Administrasi

Umum (SETUN) Belum ada Membuat aplikasi suratmenyurat digital yang terintergrasi yang berbasis LAN.

Unit Bisnis Belum ada Membuat aplikasi administrasi unit bisnis yang berbasis LAN.

6 Cetak Biru Tatakelola TI

6.1 Posisi TI dalam Struktur Organisasi Universitas

{insert usulan struktur organisasi Universitas yang menggambarkan posisi TI terhadap struktur organisasi univesitas}

KSI KTI UPT

{Deskripsi usulan posisi TI}

Dasar pertimbangan posisi TI adalah sebagai berikut: 1. ...

2. ... 3. ...

6.2 Struktur Organisasi TI

{insert usulan struktur organisasi TI}

{Deskripsi usulan organisasi TI}

Berikut ini adalah pola hubungan Unit Pengelola TI di tingkat universitas dengan unit pengelola TI atau staff pengelola TI di tiap unit kerja

{insert pola hubungan staf TI di tiap unit kerja ke struktur inti pengelola TI}

Berikut ini adalah deskripsi tugas dari staff yang ada dalam struktur organisasi:

Posisi Jabatan Uraian Tugas

Komite Pengarah TI Keanggotaan : -Pembantu Rektor I - Pembantu Rektor II - Pembantu Rektor III

a. Menetapkan Rencana Strategis TI dan Cetak Biru TI; b. Mereview dan memberikan Rencana TI universitas

(khususnya yang bersifat stategis) yang mengakomodir kepentingan seluruh stackholder melalui penetapan Cetak Biru TI;

c. Melakukan evaluasi secara berkala atas keberjalanan inisiatif TI strategis dan ketercapaian benefitnya; d. Menetapkan Kebijakan dan SOP TI yang telah direview

oleh Komite Kerja TI

Posisi Jabatan Uraian Tugas

diselenggarakan sesuai kebutuhan berdasarkan

permintaan Rektor, Pembantu Rektor atau Komite Kerja TI; Topik yang menjadi pembahasan dalam pertemuan Komite Pengarah TI diantaranya adalah:

1. Review dan persetujuan Rencana TI Strategis (dan perubahannya jika ada) yang akan ditetapkan oleh Rektor;

2. Review dan persetujuan Rencana TI Tahunan (dan perubahannya jika ada) yang akan ditetapkan oleh Rektor;

3. Evaluasi program TI Strategis dan pencapaian target benefitnya

Posisi Jabatan Uraian Tugas

Komite Sistem Informasi Keanggotaan:

- Ketua: Pembantu Rektor I

- Anggota:

1. Kepala UPT Puskom (merangkap

sekretaris) 2. Perwakilan UPT 3. Perwakilan Biro-biro 4. Perwakilan Fakultas/

Lembaga/Badan-badan

5. Perorangan karena kepakaran

a. KSI bertemu minimal 3 (tiga) bulan sekali, selain pertemuan on demand yang dapat diselenggarakan sesuai kebutuhan berdasarkan permintaan dari Pembantu Rektor I, UPT Puskom, atau unit kerja terkait;

b. Topik yang menjadi pembahasan dalam pertemuan KSI diataranya:

1. Review permintaan kebutuhan akan sistem TI oleh bagian bisnis lain kepada TI, khususnya untuk permintaan yang bersifat strategis dan akan memerlukan sumber daya yang

signifikan;

2. Evaluasi rutin seluruh implementasi inisiatif TI yang telah direncanakan sebelumnya; 3. Evaluasi rutin index kepuasan stackholder

atas layanan TI

Posisi Jabatan Uraian Tugas

Pimpinan Unit Pengelola TI f. Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan dan merawat data administrasi akademik dan

administrasi umum

g. Melaksanakan pembinaan sistem informasi melalui koordinasi dan kerjasama dengan satuan kerja/ instansi lain baik didalam maupun diluar lingkungan universitas h. Memberikan pelayanan informasi untuk menunjang

program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta keperluan lain dalam rangka kepentingan universitas

i. Mengembangkan sistem informasi bagi kepentingan universitas, yang meliputi pengembangan aplikasi, sistem informasi dan sistem jaringan (network) j. Memberikan pelatihan dibidang teknologi informasi

Posisi Jabatan Uraian Tugas

Sub Bagian

Pembinaan Sistem Informasi Pengelolaan Aplikasi dan Sistem Informasi

a. Melaksanakan penyusunan rencana pembinaan dan pengembangan sistem informasi

b. Melaksanakan pemantauan, pemeliharaan, evaluasi dan modifikasi sistem

c. Melaksanakan sosialisasi uji penerapan sistem d. Melaksanakan pengembangan sistem informasi e. Melaksanakan pengembangan aplikasi portal Pembinaan Sistem Operasi

Jaringan dan Portal Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi

a. Melaksanakan pembinaan Sistem Operasi Komputer b. Menyusun jaringan (network) baik dengan lingkungan

universitas maupun dengan luar universitas c. Melakanakan pengembangan perangkat komputer

Pengelolaan Data dan Laporan a. Melaksanakan penghimpunan, penyimpanan data b. Menyiapkan dukungan fasilitas, pengendalian dan

pengoperasian komputer

c. Melaksanakan pengamanan, perawatan hardware dan software

d.

PPKS a. Melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat

rutin dan mengarsipkan

b. Menyususn rencana anggaran dan pembukuan

c. Mengatur, memelihara, dan merawat sarana prasarana pendukung

d. Melaksanakan pembinaan administrasi personil e. Melaksanakan administrasi pertanggung jawaban

keuangan

f. Menyusun laporan pelaksanaan program Sub-Struktur

IT Helpdesk 

 

Technical support 

 

Staff TI di Setiap Unit Kerja

Staff IT SATKER/ Fakultas  Pelaksana IT Helpdesk tingkat satker/Fakultas

 Penghubung IT Helpdesk universitas

 Administrator

 Operator

 Kegiatan : minimal 3 bulan sekali, selain pertemuan on demand yang dapat diselenggarakan sesuai kebutuhan

 Melakukan tugas dan fungsi pengendalian jaringan di unit kerja

Posisi Jabatan Uraian Tugas

 Bersama-sama Ka. Divisi Layanan melakukan evaluasi rutin indeks kepuasan stakeholder atas layanan TI.

6.3 Pola Pengambilan Keputusan

Usulan pola pengambilan keputusan sebagai berikut.

IT Principles

IT Architectures

Business App. Needs

IT Infrastructure

IT Investment

Komite

Pengarah TI

C/ R /D

-

-

-

C/R/D

Komite SI

P

C/ R /D

P/C/R/D

-

R

SATKER

-

-

P/C

P/C

P/C

Puskom

X

P/X

P/X

P/C/D/X

P/C/X

6.4 Proses Tatakelola

6.4.1

Model Proses Tatakelola

Tatakelola mengharuskan IT Project dan IT Operation dimonitor,dievaluasi dan diarahkan dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan tekanan dalam bisnis/tuntutan eksternal. IT Project dan IT Operation tersebut dimonitor performance dan conformance-nya. Hasil monitoring tersebut digunakan dalam evaluasi proposal dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan tekanan dalam bisnis. Hasil evaluasi digunakan untuk membuat arahan yang dijabarkan dalam bentuk rencana dan kebijakan.

Model IT Governance berdasarkan ISO 38500 ini didasarkan atas 6 prinsip utama yang jika diikuti akan terbangun tatanan IT Governance yang memadai:

a. Penetapan tanggung jawab yang tepat atas TI

Memastikan individu dan kelompok yang ada dalam universitas telah memahami dan menerima tanggungjawab dalam IT dengan baik.

b. Perencanaan TI yang mendukung Organisasi

Memastikan bahwa rencana IT sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini dan yang akan datang. Selain itu, memasikn bahwa rencana IT mendukung rencana perusahaan.

c. Pengadaan TI dilakukan secara tepat dan valid

Memastikan pengadaan TI dilakukan sesuai dengan keputusan dan cara yang telah disetujui, berdasar pada anlisa yang tepat. Pengadaan tersebut juga mempertimbangkan dengan tepat antara biaya, risiko, dan keuntungan jangka pendek, panjang.

d. Kinerja TI yang memadai, kapan pun dibutuhkan

Memastikan TI sesuai dengan tujuannya mendukung organisasi setiap saat ketika diperlukan oleh bisnis.

e. Kesesuaian dengan aturan formal

Memastikan bahwa TI menaati semua regulasi dan mengikuti semua kebijakan dan kebiasaan internal.

Memastikan TI memenuhi kebutuhan sekarang dan kebutuhan yang terus berkembang dari semua orang yang terlibat dalam proses.

{Deskripsi proses tatakelola}

6.4.2 Program Prioritas Tatakelola

Program Tata Kelola TI prioritas sebagai berikut.

No Item Deskripsi

1. Kebijakan TI Kebijakan TI akan memberikan informasi tentang obyektif keberadaan TI, peran strategis yang diharapkan, pola pengelolaan berbagai sumberdaya TI dan klausul terkait pelanggaran dan sanksi.

2. Standar dan Prosedur Prioritas

Kebijakan TI akan dapat operasional jika didukung oleh standar-standar teknis. Berikut ini adalah standar-standar teknis yang menjadi prioritas berdasarkan model di atas: a. Prosedur Pegadaan Aset IT

b. Prosedur Pengembangan Aplikasi dan SIM

c. Prosedur Pemeliharaan Infrastruktur dan Teknologi Informasi

d. Prosedur Layanan IT Helpdesk e. Prosedur Pengadaan SDM IT

f. Prosedur Pengembangan SDM dan SDM IT 3. ...

7 Analisa Cetak Biru Arsitektur TI

7.1 Analisa Dukungan Arsitektur TI

Proses

Bisnis DukunganAplikasi Perbaikan Aplikasi Keterangan

Pelayanan

Pra-Pendidikan

Unisyss Penmaru

Informasi Penmaru, Registrasi Online

Informasi berisi ketentuan, syarat , & Prosedur Penmaru.

Form Registrasi baru bisa di buka

bila sudah

melakukan

pembayaran(online atau via transfer) Proses

Pendidikan UnisyssAdministrasi Akademik

Registrasi, KRS, Nilai, &

KHS Online Registrasi & KRSdapat diakses apabila sudah melakukan

pembayaran (heregristrasi),

Dosen dapat

Internet

E-learning E-learning terdapat di data center dan dapat di akses oleh semua Fakultas

Informasi Penjadwalan Penjadwalan terdiri dari :

1. Kuliah 2. Praktek

3. Ujian (UTS, UAS, KP, TA)

Absensi Perkuliahan Menggunakan fnger print dan user account

KBK Menyediakan

aplikasi yang dapat memenuhi

kebutuhan KBK Pelayanan

Pasca-Pendidikan

Portal Alumni

(IKATIK-FIK) Setiap Fakultas memilikiPortal Alumni SetiapAlumni terhubungportal dengan domain UPN VJ

Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat

(Belum ada) Membuat Aplikasi

Informasi LPPM Termasukpenyediaan aplikasi

administrasi LPPM Proses

Manajemen

(Belum ada) Aplikasi Bussines Intelegen

Menyediakan

informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan

Penjaminan

Mutu (Belum ada) AplikasiFakultas dan UniversitasRepositori Merupakan datawarehouse yang berisi kebutuhan

data untuk

menunjang akreditasi Kemahasisw

aan (Belum ada) Membuat aplikasi unitkegiatan mahasiswa berbasis web dalam bentuk portal

Menyediakan

informasi kegiatan mahasiswa

Registrasi beasiswa dan informasi penerima beasiswa online

Setiap mahasiswa dapat mengajukan beasiswa melalui aplikasi yang disediakan

Sarana

Prasarana (Belum ada) Registrasitender online peserta Setiaptender pesertadapat melakukan

registrasi via internet

inventori pemeliharaan barang, penghapusan barang

Keuangan Kris Hand 3.0 (Pembukuan & Laporan)

Membuat Aplikasi

Akuntansi Keuangan Aplikasi ini seliputiseluruh kegiatan akuntansi

keuangan Foxpro dan

Unisyss (Keuangan Mahasiswa)

Informasi Keuangan Mahasiswa Online

Dos

(Keuangan pegawai

Informasi Keuangan Pegawai

Kepegawaia n

(Belum ada) Membuat aplikasi kepegawaian

Termasuk penerimaan

pegawai, penilaian pegawai, mutasi

pegawai dan

pemberhentian pegawai (pensiun) Teknologi

Informasi Unisyss Aplikasipaket data, Aplikasimonitoring Bussines Intelegen

Termasuk

monitoring data dan jaringan

Kerjasama (belum ada) Membuat Aplikasi Administrasi Kerjasama Perpustakaa

n SenayanLibrary Digital Library Memaksimalkanpemanfaatan e-Library dengan memasukkan

konten Book, E-Journal, E-Skripsi Administrasi

Umum (belum ada) MembuatAdministrasi UmumAplikasi Aplikasi ini untukmenyimpan surat-menyurat dan perjanjian dalam bentuk digital, dapat diakses oleh bagian-bagian tertentu

Unit Bisnis (belum ada) Membuat Aplikasi Unit Bisnis

Termasuk sistem informasi parkir, sistem administrasi koperasi, sistem penyewaan

tempat, sistem administrasi

7.2 Use Case Model

{Insert use case model}

Deskripsi use case model sebagai berikut.

Actor

Actor #1 LPPM

Actor #2 Dosen

Use Case

Use Case Pengajuan

Deskripsi

Singkat Mengajukan Proposal Penelitian Dan Pemberdayaan Masyarakat Pre-Condition - Proposal

- Data Peserta

Event Flow  Mengisi Form Pengajuan Proposal

 Upload Dokumen Proposal

Post-Condition - Proposal tersimpan dalam database - Data Peserta tersimpan dalam database

berdasarkan kategori penelitian Use Case Seleksi Penelitian

Deskripsi

Singkat Memeriksa Kelengkapan dan Kelayakan Proposal Penelitian Pre-Condition - Data Proposal

- Data Peserta Seleksi

Event Flow  Memeriksa Kelengkapan Dokumen Proposal Penelitian

 Memeriksa Kelayakan Proposal Penelitian

 Approval/Reject

 Revisi Proposal

Post-Condition - Menyimpan data proposal Penelitian yang diterima kedalam database.

- Mengembalikan proposal penelitian yang ditolak ke peserta peneliti.

Use Case Seleksi Pemberdayaan Masyarakat Deskripsi

Singkat Memeriksa Kelengkapan dan Kelayakan Proposal PM Pre-Condition - Data Proposal

- Data Peserta Seleksi

Event Flow  Memeriksa Kelengkapan Dokumen Proposal PM

 Memeriksa Kelayakan Proposal PM

 Approval/Reject

Post-Condition - Menyimpan data proposal PM yang diterima kedalam database.

- Mengembalikan proposal PM yang ditolak ke peserta peneliti

Use Case Penjadwalan

Deskripsi

Singkat Membuat Jadwal Presentasi Penelitian & Pemberdayaan Masyarakat

Pre-Condition Jadwal Presentasi Proposal dan hasil Penelitian sudah disepakati

Event Flow  Mengisi Form Jadwal Presentasi

 Pengumuman Jadwal Presentasi

Post-Condition Jadwal Yang sudah ditentukan disimpan kedalam database.

Use Case Log Book

Deskripsi

Singkat Mencatat dan mereview Perkembangan Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat Pre-Condition Data Perkembangan Penelitian dan Pemberdayaan

Masyarakat

Event Flow  Mengisi Form Perkembangan Peneliti